Por: Eneko
El primer paso a dar cuando recibes una tarea es apuntarla en tu bandeja de entrada. Esto que suena muy sencillo, a veces no lo es tanto, pero es vital para conseguir una mejor organización, tanto en nuestro trabajo, como en nuestra vida personal.
Debemos tener en cuenta una cosa sobre nuestra memoria: recordar una idea requiere que nuestro cerebro la traiga a primer plano de vez en cuando, en un intento de rescatar el recuerdo y volver a grabarlo.
Este comportamiento tiene al menos dos inconvenientes: supone un desgaste y además, el cerebro no avisa, es imprevisible, y en cualquier momento puedes recordar eso que tienes pendiente y que es tan urgente. En mi caso, por poner un ejemplo, suelo tener este tipo de recuerdos en la ducha, cuando me preparo mentalmente para el día que comienza.
El hecho de apuntarla supone que nuestro cerebro puede enviarla a la papelera y no volver a recordarla más, puesto que sabe que está apuntada. Es una forma de descargar la cabeza, de descansar, que la verdad es que ayuda a combatir el estrés al saber que no vamos a perder nada si lo olvidamos, porque lo tenemos apuntado. Un pequeño paso para dormir mejor.
Claro que, para poder hacer esta recopilación en condiciones, debemos estar preparados en todo momento y lugar. Estas son las herramientas que más uso.
Aún así, con todo esto, hay veces que no hay forma humana de apuntar nada .. por ejemplo, cuando estoy conduciendo. En ese momento, si no hay nadie a quien pedir que lo apunte por mi, lo mejor es tratar de memorizarlo y recordarlo más tarde … no es 100% efectivo, pero es mejor que tener un disgusto por sacar el movil para apuntar algo cuando no se debe.
Como veis, lo importante no son las herramientas, sino tener un sistema que permita recopilarlo todo y que no se pierda nada.
Y tú, ¿qué herramentas utilizas para recopilar tus tareas?
El primer paso a dar cuando recibes una tarea es apuntarla en tu bandeja de entrada. Esto que suena muy sencillo, a veces no lo es tanto, pero es vital para conseguir una mejor organización, tanto en nuestro trabajo, como en nuestra vida personal.
Debemos tener en cuenta una cosa sobre nuestra memoria: recordar una idea requiere que nuestro cerebro la traiga a primer plano de vez en cuando, en un intento de rescatar el recuerdo y volver a grabarlo.
Este comportamiento tiene al menos dos inconvenientes: supone un desgaste y además, el cerebro no avisa, es imprevisible, y en cualquier momento puedes recordar eso que tienes pendiente y que es tan urgente. En mi caso, por poner un ejemplo, suelo tener este tipo de recuerdos en la ducha, cuando me preparo mentalmente para el día que comienza.
El hecho de apuntarla supone que nuestro cerebro puede enviarla a la papelera y no volver a recordarla más, puesto que sabe que está apuntada. Es una forma de descargar la cabeza, de descansar, que la verdad es que ayuda a combatir el estrés al saber que no vamos a perder nada si lo olvidamos, porque lo tenemos apuntado. Un pequeño paso para dormir mejor.
Claro que, para poder hacer esta recopilación en condiciones, debemos estar preparados en todo momento y lugar. Estas son las herramientas que más uso.
- El teléfono móvil: No hace falta tener uno de ultima generación para que sirva como un buen sistema de recopilación. En mi caso, cuando me acuerdo de algo y no tengo dónde apuntarlo, lo apunto en el móvil como una tarea o como una nota, ya que estás permiten más texto. En algunos casos, incluso uso la cámara (para fotografiar en una tienda un objeto que quiero comprar o cuyo precio quiero comparar) o la grabación de voz, dejándome notas que luego escucharé. En este caso, el paso de aquí a la bandeja de entrada de RTM es manual (excepto en el caso de las tareas, que se pueden sincronizar con MilkSync), así que luego toca copiarlas a mano en RTM.
- El correo electrónico: En el trabajo, utilizamos Outlook y tengo sincronizadas las tareas con las de RTM, de manera que cuando creo una nueva tarea desde Outlook me aparece en el Inbox de RTM. Además, RTM permite añadir tareas a través de un email, por lo que basta enviar un correo electrónico para que la tarea aparezca en la bandeja de entrada. Y si no estoy en mi sitio, sino en el sitio de un compañero y me acuerdo de algo, simplemente le pido que me envíe un correo electrónico y listo.
- Rainlendar: En casa, tanto mi mujer como yo utilizamos este calendario sincronizado con Google Calendar para los eventos de agenda, pero también sincronizamos las tareas (en este caso solo las personales y la bandeja de entrada) con RTM, por lo que basta con añadir una tarea para tenerla en la bandeja de entrada de RTM.
- Otros: Si tengo la mala suerte de acordarme teniendo papel y boli a mano, eso basta para apuntar una tarea, que luego copiaré en la bandeja de entrada.
Aún así, con todo esto, hay veces que no hay forma humana de apuntar nada .. por ejemplo, cuando estoy conduciendo. En ese momento, si no hay nadie a quien pedir que lo apunte por mi, lo mejor es tratar de memorizarlo y recordarlo más tarde … no es 100% efectivo, pero es mejor que tener un disgusto por sacar el movil para apuntar algo cuando no se debe.
Como veis, lo importante no son las herramientas, sino tener un sistema que permita recopilarlo todo y que no se pierda nada.
Y tú, ¿qué herramentas utilizas para recopilar tus tareas?
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