Toda institución, empresa u organismo, público o privado, tiene una línea de acción sobre la que trabaja y a cuyo cumplimiento y perfeccionamiento se encamina su labor. Esta conducta marcada, se materializa, en última instancia, en documentos de archivo (analógicos o digitales, según sea su codificación).
¿No es fundamental la organización de estos documentos que, en última instancia, constituyen la verdadera identidad y esencia de la institución?
El primer paso para la organización de un fondo de archivo de una entidad es la identificación, tarea de tipo intelectual en la que se investiga:
- La institución productora: plan estratégico, líneas de acción, legislación, evolución institucional…
- Las funciones que la entidad determina para el cumplimiento de sus líneas de acción.
- Las actividades que ejecuta para desempeñar y materializar sus funciones.
Así, por ejemplo, un hospital tiene como una de sus líneas de acción la implantación de un sistema de calidad. Para ello apuestan, entre otras, por las siguientes actividades:
- Formación de directivos y mandos intermedios en el modelo EFQM.
- Evaluación e identificación de áreas de mejora en el hospital según el Modelo de Excelencia de Calidad EFQM.
- Fomentar la gestión por procesos como mejora continua asistencial.
- Creación de una unidad de calidad.
Y cada actividad generará sus documentos: informes, memorias, certificaciones, solicitudes, actas, resoluciones… Atendiendo a esto, los tipos documentales que reflejen una misma actividad se agruparán en series. De esta manera, se constituirán, por ejemplo, la serie de expedientes de gestión económica y presupuestaria o la de expedientes de sesiones de la Comisión de control de calidad…
Por eso, para nuestro control interno y difusión externa elaboraremos un cuadro de clasificación o mapa de las relaciones jerárquicas. Es importante que la estructuración sea ordenada, lógica y funcional. Esta clasificación funcional supone lo siguiente:
- Agrupar la documentación de acuerdo con las actividades de las que son resultado constituyendo SERIES.
- Las series deben ser reunidas bajo clases más amplias que recojan todas las actividades emparentadas por ser fruto de una misma FUNCIÓN.
- Las funciones se agrupan en las clases más amplias derivadas de las LÍNEAS DE ACCIÓN de la entidad productora.
Es importante recalcar que la clasificación funcional es la única recomendable en cualquier institución que genere documentos de manera natural ya que es la única que es estable, objetiva y que emana de la propia naturaleza de los documentos. Por tanto la clasificación por materias (resultado del análisis del contenido de los documentos) ha de ser rechazada porque no cumple ninguno de estos requisitos.
El siguiente paso es describir la documentación y elaborar instrumentos para facilitar el conocimiento, la consulta y la difusión. Al fin y al cabo, los archiveros tenemos la obligación de servir la documentación que guardamos pero también de facilitar y difundir los medios para su conocimiento y acceso, sólo así podremos realizar un servicio eficiente. Gracias a los instrumentos de descripción facilitaremos recuperación de información.
En este momento de acumulación informativa la última fase del tratamiento archivístico se convierte en esencial. La valoración y selección consiste en analizar y determinar los valores primarios (valor administrativo, contable, fiscal, jurídico, legal) y secundarios (valor informativo, testimonial o histórico) de las series documentales. Atendiendo a estos valores y basándonos en una serie de criterios fijaremos:
- La vigencia administrativa
- Los plazos de transferencia
- Calendario de conservación
- El régimen de acceso
- La conservación o eliminación (total/parcial).
Esta última fase no es una fase destructiva. Al contrario, permite la conservación adecuada de los documentos ya que impide que su crecimiento exponencial dificulte la recuperación eficaz. Además es necesario subrayar que los criterios de evaluación y valoración no cambian con el soporte, ya que por ejemplo para los documentos electrónicos se sigue la misma metodología.
Hoy todas estas tareas son más cómodas, factibles y eficaces con los sistemas de gestión documental y de gestores de contenidos. Con ellos logramos una gestión más efectiva de nuestros fondos documentales y nos procuramos un mayor control y difusión.
No obstante una cosa no puede sustituir a otra. Cada institución debe implementar un software de gestión que facilite su funcionamiento pero creo que hay procedimientos intelectuales que no pueden hacer estas herramientas. Es necesario un profesional que dé sentido jerárquico a la información, la reúna, conserve, ordene y difunda, bien para la gestión administrativa, la información, la investigación científica o la cultura.
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