En este post voy a hacer una relación de todos los tipos de recordatorios de GTD.
Porque, en esencia, GTD es simplemente eso, una colección organizada de recordatorios visibles de distintos tipos.
Son muchas las personas que confunden saber GTD con conocer, o incluso dominar, la jerga GTD: proyectos, contextos, áreas de enfoque y responsabilidad, etc.
Pero, en muchos casos, ese dominio de la jerga oculta un profundo desconocimiento de la metodología.
Si a esas mismas personas les hablaras de GTD sin usar los términos de GTD, probablemente estarían perdidas, sin saber de qué les estás hablando.
Lo que quiero decirte es que evites perderte en la terminología y te centres en comprender la esencia: tu GTD únicamente contiene recordatorios.
Cuando entiendas bien esto, la práctica de GTD te resultará súper-sencilla.
Y hasta que eso no ocurra, estarás siempre a un paso del fundamentalismo y la sobrecomplicación.
Recordatorios de GTD para ganar estabilidad
Empezando por el principio, cualquier captura que haces es un recordatorio de algo que te ha llamado la atención en un momento dado y que tiene un valor potencial para ti.
Dicho de otra manera: tus capturas son recordatorios.
Asimismo, una bandeja de entrada llena es un recordatorio de que tienes una serie de decisiones pendientes de tomar.
Por eso es tan importante vaciar completamente las bandejas al aclararlas, ya que una bandeja vacía no es un recordatorio de nada.
Veamos ahora las seis categorías organizativas básicas de GTD®. ¡Ojo con no confundir herramienta con categoría organizativa!
El Calendario es la categoría que contiene los recordatorios de lo que necesitas saber o hacer en una fecha o momento concretos.
La categoría Siguientes Acciones contiene recordatorios de actividades físicas y visibles que necesitas hacer tú lo antes posible.
Si organizas tus Siguientes Acciones por Contexto, cada contexto contiene recordatorios de Siguientes Acciones que necesitas hacer cuando se den unas determinadas circunstancias.
La categoría Agenda contiene recordatorios de lo que necesitas tratar con otras personas, una a una o en grupo, la próxima vez que hables o te reúnas con ella o con ellas.
En la categoría Proyectos tienes recordatorios de los resultados que quieres conseguir, requieren más de un paso, puedes alcanzar en menos de un año y sobre los que ya estás haciendo algo al respecto.
Y, por último, en categoría Algún día / Tal vez tienes recordatorios de decisiones que pospusiste en su día para reevaluarlas más adelante.
Estos son los tipos de recordatorios que necesitas dominar para ganar estabilidad.
Recordatorios de GTD para ganar claridad
La utilidad de los recordatorios de este grupo y del siguiente varía en función de dónde estés en el camino para dominar GTD.
Me refiero a que, si quieres que estos tipos de recordatorios te sirvan para algo más que para presumir, necesitas haber integrado los hábitos de Reflexionar y Ejecutar.
Por ejemplo, las áreas de enfoque y responsabilidad son recordatorios de aspectos de tu vida que son importantes para ti y en los que quieres mantener ciertos estándares.
Las revisiones de orientación son recordatorios de elementos que quieres revisar regularmente, por ejemplo, la situación de determinados aspectos de tu vida y/o tu trabajo, o con determinadas personas.
Los mapas de orientación y, en concreto, los checklists, son un universo prácticamente ilimitado de recordatorios de múltiples tipos.
Por ejemplo, pueden ser recordatorios de cosas que quieres o necesitas hacer con una frecuencia determinada, cada vez que ocurra algo o cuando llegue un momento concreto.
También pueden ser recordatorios de cómo se hace algo o de lo que puedes querer o necesitar en determinadas circunstancias recurrentes o puntuales.
Estos son los tipos de recordatorios que te permitirán ganar claridad.
Recordatorios de GTD para ganar coherencia
A este grupo pertenecen los llamados Horizontes Superiores que, como ya sabes, son sólo para Reflexionar.
Por ejemplo, las metas y objetivos son recordatorios de lo que te gustaría conseguir —o de dónde te gustaría estar— personal y profesionalmente en el próximo par de años.
La visión es un recordatorio del estado ideal final (o de los estados ideales finales) al que (o a los que) te gustaría llegar en uno o más aspectos de tu vida.
Y, por último, el propósito, que es un recordatorio de lo que es realmente significativo para ti porque te hace feliz o, si lo prefieres, porque te hace sentir una sensación de profundo bienestar.
Estos son los tipos de recordatorios que te permiten ganar coherencia a la hora de integrar todos los aspectos de tu vida, personal y profesional, a corto, medio y largo plazo.
Conclusión
Nuestro cerebro es una chapuza gestionando recordatorios, por eso la buena práctica es sacarlos todos de la cabeza y mantenerlos en una mente externa de confianza.
Para que esa mente externa sea fiable y funcional, además de mantenerla completa y actualizada, necesita estar bien organizada.
Y estar bien organizada significa que a cada espacio le corresponde un único significado, sin mezclar.
La mayor o menor variedad de recordatorios distintos que contenga tu sistema suele ser simplemente un reflejo de tu vida.
Cuanto más rica, compleja y llena de matices sea tu vida, más tipos de recordatorios contendrá probablemente tu GTD.
Afortunadamente GTD te proporciona una estructura de utilidad demostrada para que puedas mantener fácilmente todos tus recordatorios, de todos los tipos, en un único sitio fiable para ti.
Con la ventaja adicional de que, en lugar de estar viendo todos esos recordatorios todo el tiempo, podrás ver en cada momento únicamente aquellos que tengan sentido.
Espero que te haya resultado útil el post y me encantará conocer tu opinión en los comentarios. ¿Has echado en falta algún tipo de recordatorio?
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