Aunque parezca que el estar desbordado por tareas sea una cosa moderna, lo cierto es no.
Mientras nosotros nos quejamos de que las tareas nos desbordan y que no damos hecho, en la época de los romanos, tenían el mismo problema solo que con rebeliones, provincias en guerra y crisis de todo tipo.
La noticia curiosa de todos modos es que, a pesar de lo que tenían entre manos, la Historia los recuerda y va a recordarlos siempre por lo bien que se les daba el asunto. De ahí la pregunta: ¿qué hacían los romanos para gestionar tan bien sus recursos?
La clave está en gestionar la atención y vamos las reglas que nunca, bajo ningún concepto dejaban de seguir para que tú también puedas aplicarlas en tu día a día.
Las 4 reglas de prioridades de los romanos:
1. No puedes estar luchando en todos los frentes a la vez
Lo primero de todo es admitir que tienes un límite de capacidades.
Aunque tengas mil cosas que atender no es posible más que atender unas pocas en paralelo. Y si me apuras, lo ideal es no tener más que una cosa entre manos a cada vez.
Aunque tengas una productividad de hierro, aunque seas super-eficaz y aunque te creas invencible: nadie puede pelearse contra 100 y ganar. Los romanos no lo hacían pese a ser superiores militarmente. No lo hagas tú con tus proyectos.
Di que no a menudo y asume que en una semana cualquiera, si tienes más de 3 o 4 temas en la cabeza estás preparando el que fracasen todos.
2. Ejerce autocontrol: domina cuándo empieza cada batalla
Odiamos saber que merecemos más, que podríamos sacar un resultado mejor o que nos están timando. Pero lo cierto es que tienes que recordar el primer punto: no puedes estar luchando en todos los frentes a la vez.
Eso implica que de vez en cuando en algún frente o proyecto te van a entrar ganas de entrar en guerra abierta porque lo que te está pasando es injusto.
Imagínate una semana en la que tienes 3 objetivos que avanzan a medias y de repente tu jefe no cumple una promesa y la compañía eléctrica intenta timarte con una factura. Eso son ejemplos de frentes que vienen a ti y te pueden dar ganas de reaccionar de inmediato.
Ahora bien, recuperar 12,14€ de una factura o el entrar en un enfrentamiento abierto con tu jefe son temas que requieren energías, concentración y margen de maniobra cuando esta semana deberías centrarte en acabar tus 3 objetivos.
En estas situaciones, apunta los problemas, céntrate en cerrar los otros frentes y cuando vuelvas, no solo habrás logrado tus 3 últimos objetivos sino que estarás en situación de abrir, cerrar y ganar el nuevo problema que te acaban de crear.
3. Cuando abordes un tema, ciérralo bien
Ahora que sabes que para ser eficaz no puedes estar volviendo a antiguos temas cada dos por tres, es importante que desarrolles la capacidad de cerrarlos bien.
¿Qué es cerrar bien un tema? Pues tomar decisiones y obtener un máximo de garantías de que no se te va a reabrir el frente en poco tiempo.
Por ejemplo, si te abres una cuenta en un banco barato y te pasan por segunda vez una comisión inesperada, la acción que se requiere por tu parte no es “reclamar” sino “cambiar de banco”. ¿Por qué? Porque tú lo que quieres no es “cerrar el problema de la reclamación” que tienes hoy entre manos sino “cortar de raíz” la fuente de problemas que supone un banco que cada X meses intenta colarte comisiones injustificadas.
Es muy muy importante detectar el patrón y actuar en consecuencia. No vas a llegar nunca a gestionar un imperio si te pasas tus días gestionando los detalles.
4. Aprovecha las épocas de calma para revisitar y preparar
¿Y que pasa con los tiempos de calma? ¿Nos sentamos a esperar? Evidentemente que no.
Una cosa son las vacaciones, en las que hay que descansar al 100% aunque arda Roma y otra cosa son las épocas de calma.
Las épocas de calma son a veces semanas sueltas, días descolgados o algún mes de baja intensidad al año. En esos momentos, lo mejor es abordar mejoras de fondo porque tienes la energía y la capacidad que hacen falta.
La habilidad de apagar fuegos es muy útil pero, no hay nada más poderoso en esta vida que saber prevenirlos. Un problema cuesta diez vez más cuando estalla que cogido antes de que cause ningún efecto.
Así que si tienes un par de días libres y los inviertes en aprender algo nuevo, probar una organización mejor o hacer un cambio que necesitabas desde hace tiempo, verás que los periodos de estrés futuros “no son tan estresantes” porque esta vez, a diferencia de las anteriores, estás bien preparado.
¿Qué me dices? ¿Tienes alguna estrategia que te funcione para gestionar los muchos frentes abiertos que tenemos todos?
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De Iago Fraga en Técnicas de Organización
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