Resulta que la globalización, la reciente crisis económica mundial y los entornos altamente competitivos a los que se tienen que enfrentar la mayoría de las organizaciones actuales, han terminado por generar ambientes VUCA muy parecidos a los que tenían que enfrentar el ejército de Estados Unidos en sus campañas militares de los años noventa. De ahí que hoy casi resulta imposible leer cualquier trabajo serio sobre innovación o mejora de la competitividad de las organizaciones sin que aparezca este término.
Todo pinta que la naturaleza VUCA de los entornos económicos no va a desaparecer en un futuro previsible. Y para bien o para mal, las realidades de cada individuo también se están empezando a teñir de lo VUCA. Ya nadie puede estar seguro de cuánto tiempo va a mantener su trabajo, o de si mañana no surgirá una nueva tecnología que hará que sus conocimientos se vuelvan obsoletos, por poner solo un par de ejemplos. Vivir en un mundo VUCA implica estar dispuesto a cambiar de rumbo en cualquier momento, y enfrentarse continuamente a lo desconocido. Y eso, si no se sabe gestionar correctamente, genera estrés y frustración, por no hablar de que impide seriamente hacer bien las cosas correctas, lo que Peter Drucker denominó «ser efectivo».
Es decir, el que un entorno de trabajo sea VUCA implica una manera específica de trabajar, una manera que es distinta a la que muchos profesionales modernos están acostumbrados. Por ejemplo, en un entorno altamente predecible y estable, planificar tu trabajo puede tener sentido, porque sabes que es poco probable que algún suceso imprevisto te impida hacer lo que tenías planeado hacer desde hace días o semanas. Pero cuando tienes que lidiar constantemente con nuevos «inputs» que pueden —y de hecho suelen— cambiar tus planes, planificar el trabajo por adelantado no solo no te ayuda, sino que resulta una absoluta pérdida de tiempo. Además, como los imprevitos no te permiten cumplir lo que te habías propuesto hacer con anterioridad, te frustras. Y como siguen llegando nuevos imprevistos, terminas cayendo en una espiral de estrés de la que te resulta muy difícil salir.
El problema principal de efectividad que sufren la mayoría de las organizaciones modernas viene del hecho de que muchos profesionales siguen trabajando de una manera que fue «inventada» para una realidad muy distinta a la que tienes que enfrentarse hoy en día. Esta falta de sincronización entre la realidad VUCA actual y unas prácticas de trabajo heredadas de nuestros padres y abuelos —que trabajaban en entornos esencialmente no VUCA—, es la que ha llevado a buena parte de los trabajadores del conocimiento a las altas tasas de estrés y frustración, y de baja efectividad laboral, que todos podemos observar hoy en día.
Para trabajar de manera efectiva en entornos volátiles, inciertos, cambiantes y ambiguos, antes de ponerte a hacer nada tienes que asegurarte de que tienes una «foto» actualizada de todas las posibilidades de acción que tienes a tu alcance en un momento dado. Cuando tienes a la vista todo lo que puedes hacer, decidir qué es lo que tiene más sentido hacer en primer lugar se vuelve un simple ejercicio de eliminación: empiezas por aquello que aporta más valor a tu trabajo y que físicamente puedes hacer ahora, en función de las circunstancias del momento. Algo que resulta totalmente imposible si no eres consciente de todas las cosas que tienes que hacer, o te dejas llevar por el impulso de empezar siempre por lo más reciente.
Este enfoque constituye precisamente una de las piedras angulares de la metodología de productividad personal Getting Things Done® de David Allen. Los tres primeros pasos de la metodología —capturar, aclarar y organizar— van encaminados a construir esa «foto» permanentemente actualizada de posibilidades de acción, de manera que luego puedas reflexionar correctamente —paso cuatro— y ejecutar primero el trabajo que tiene más sentido en cada momento —paso cinco—, lo que te conducirá a obtener los resultados que te hayas fijado.
Trabajar con un inventario de posibilidades de acción permanentemente actualizado elimina el estrés, ya que desaparece la incertidumbre de si estarás pasando algo importante por alto. Además, elimina la frustración, porque un inventario completo de posibilidades te permite elegir siempre aquello que debes hacer en primer lugar —en función de las circunstancias VUCA del momento—, de manera que lo que se queda sin hacer se queda sin hacer, no por descuido, sino porque entiendes que había otras cosas más importantes que hacer primero.
Esta «nueva» forma de trabajar no hará que un entorno VUCA se convierta en un entorno no VUCA, ni tampoco que dejes de tener más trabajo por hacer que tiempo para hacerlo. Pero al menos te proporciona una manera efectiva de lidiar con una realidad que es la que es, sin necesidad de vivir instalado en el estrés y la sensación permanente de frustración por no poder alcanzar los resultados que te propones, tanto a nivel profesional como personal. Lo que a la postre nos llevará a organizaciones con personas mucho más efectivas y felices.
Foto por Jonathan Choe vía Flickr
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