Este hábito, que como vimos recibe el nombre de «procesar» o «aclarar», es el segundo de los pasos de la metodología de productividad personal GTD®. Aclarar el significado de todo lo que capturamos —o de lo que se captura solo, como por ejemplo el correo electrónico—, es fundamental, porque nos da la oportunidad de pensar y tomar decisiones sobre qué es cada cosa y qué necesitamos hacer con ellas. Pero pensar y tomar decisiones no es suficiente. Después tienes que crear los recordatorios necesarios de manera que seas consciente de las decisiones que has tomado en el momento y lugar adecuados.
De la misma manera que dejas algo importante junto a las llaves para no olvidar llevártelo cuando sales de casa, el sistema de recordatorios de GTD® te permite «poner delante de tu mente» tus compromisos y decisiones en el momento adecuado. Así, por ejemplo, puedes saber todas las acciones que están pendientes de llevar a cabo por terceros gracias a una lista llamada de asuntos que están «A la espera». O no olvidar que hoy salen a la venta las entradas de un concierto al que quieres ir, gracias al «Archivo de seguimiento». Ambos son parte de un sistema GTD®.
¿Qué es lo que tienes que organizar?
Después de haber aclarado algo de la bandeja de entrada, será necesario que organices dos cosas. En primer lugar, para lo que requiere algún tipo de acción, ya sea lo antes posible o en algún momento del futuro, o simplemente crees que puede llegar a requerirla —aunque ahora no estés seguro—, necesitas organizar recordatorios de acción. Dependiendo del horizonte temporal usarás una categoría de organización diferente, como veremos después.
Después, debes hacer algo con lo que has sacado de la bandeja de entrada. Como vimos cuando explicamos el paso de aclarar o procesar, cuando sacas un elemento de la bandeja de entrada, dicho elemento ya no puede volver a ella. Tienes que tomar una decisión y poner el elemento procesado en algún lugar distinto, fuera de la misma —si no lo haces así, jamás podrás vaciar las bandejas de entrada, y ya vimos que vaciarlas es fundamental para que sigan siendo funcionales. Como sucede con los recordatorios, dependiendo de la naturaleza de la decisión que hayas tomado, deberás utilizar una categoría de organización u otra, como veremos enseguida.
Es decir que, después de aclarar, necesariamente debes organizar el elemento procesado fuera de la bandeja de entrada. Luego, si procede, también deberás añadir un recordatorio de acción que refleje la decisión que has tomado al respecto.
¿Cómo tienes que organizar?
Aunque, técnicamente, aclarar —segundo paso— y organizar —tercer paso— son hábitos distintos, en la práctica se llevan a cabo uno a continuación del otro. Es decir, no se puede organizar sin aclarar, y no se puede aclarar sin luego organizar. Aclarar y organizar son dos caras de la misma moneda.
Las decisiones que tomas se deben organizar inmediatamente después de ser tomadas. Es decir que, cuando coges un elemento de la bandeja de entrada, primero aclaras su significado para tomar una decisión, e inmediatamente después añades a tu sistema un recordatorio de la decisión que has tomado. Una vez organizado el recordatorio, debes organizar también el elemento procesado, antes de pasar a aclarar el siguiente elemento de la bandeja de entrada.
Es importante entender perfectamente este doble paso, ya que el hecho de que ambos hábitos, aclarar y organizar, vayan siempre juntos, hace muy tentador organizar las cosas de la bandeja de entrada directamente, sin aclarar, o aclaradas de manera deficiente. Organizar elementos mal procesados hace que tu sistema se vuelva poco fiable, lo que supone una de las causas más frecuentes de abandono de GTD®. Así que no escatimes tiempo a la hora de aclarar, y asegúrate de que procesas correctamente todo antes de organizarlo.
¿Dónde se organizan los recordatorios?
Como acabamos de ver, hay dos cosas que tienes que organizar: los recordatorios de tus decisiones, y los elementos que sacas de las bandejas de entrada. En el caso de los recordatorios, dependiendo de su naturaleza, irán una de las siguientes categorías de organización:
Lista de «Siguientes acciones», para poner los recordatorios de lo que has decidido hacer tú, lo antes posible. Como veremos más adelante, esta lista se suele fragmentar según distintos criterios para hacerla más operativa pero, conceptualmente, se trata de una sola categoría de organización: la lista de todas las acciones que has decidido diferir —hasta terminar de aclarar la bandeja de entrada y haber organizado el resultado—, y que por tanto tienes que llevar a cabo tan pronto como te sea posible.
Lista de «Proyectos», para poner los recordatorios de todos los resultados que requieren más de una acción. Para usar correctamente esta lista es importante recordar la diferencia entre hacer y conseguir. Cuando decides que algo requiere acción lo antes posible, debes añadir un recordatorio en la lista de «Siguientes acciones»; si con es acción no puedes dar por terminado el asunto, además deberás añadir un recordatorio a esta lista de «Proyectos», de manera que sirva como «anclaje» del resultado que aún está sin conseguir, y así puedas seguir añadiendo acciones a tu sistema cuando sea necesario —como veremos durante el cuarto paso, reflexionar.
Lista «A la espera», para poner los recordatorios de lo que decides delegar, es decir, de lo que tienen que hacer otros, y que estás esperando recibir, ya sea porque tú eres el responsable de que se haga, o porque lo necesitas para continuar avanzando en tu trabajo. También van a esta lista los recordatorios de las cosas que estás esperando sin necesidad de que las hayas pedido, como por ejemplo, el borrador de la declaración de hacienda.
Lista de compromisos, o «Calendario», para poner los recordatorios de lo que tienes que hacer un día y/o una hora específicos, y para información relevante que no quieres olvidar un día en particular, como por ejemplo, un documental que ponen en la TV y que te gustaría ver si tienes la oportunidad. Aunque suene raro, el calendario se trata también de una lista de recordatorios, solo que una lista de recordatorios ordenada cronológicamente.
Lista «Algún día/Tal vez», para los recordatorios de lo que has decidido no hacer de momento. De nuevo, es importante recordar aquí la diferencia entre incubar y diferir: lo que difieres va a la lista de «Siguientes acciones», mientras que lo que incubas para a esta lista «Algún día/Tal vez». Como la lista de «Siguientes acciones», esta lista también suele fragmentarse para hacerla más operativa.
Hay dos situaciones en las que no es necesario organizar ningún recordatorio: 1) cuando decides que algo no requiere acción y tampoco tiene ningún valor presente o futuro, y; 2) cuando decides hacer lo que sea que hay que hacer de manera inmediata, en aplicación de la regla de los dos minutos.
¿Dónde se organizan los elementos procesados?
Cuando sacas un elemento de la bandeja de entrada y tomas una decisión con respecto a él, se dice que has procesado el elemento. La decisión se organiza en una lista de recordatorios, como acabamos de ver. El elemento procesado, de nuevo, se organiza en una categoría de organización distinta, dependiendo de su naturaleza:
«Papelera», para los elementos que no requieren acción y tampoco tienen ningún valor presente o futuro. Como varias de las listas anteriores, en la práctica tendrás varias papeleras, tanto físicas como digitales, para deshacerte de los diferentes elementos procesados, según su naturaleza o de la bandeja de entrada donde fueron capturados.
«Archivo de referencia», para los elementos que no requieren acción, pero sí tienen un valor futuro. Se trata del archivo de toda la vida, que solo consultas si ocurre algo que te obliga a ello. Por ejemplo, la garantía de la caldera se organizaría en el archivo de referencia, ya que sólo necesitas usarla si alguna vez tienes que llamar al servicio técnico.
«Material de apoyo», para los elementos que tienes que usar a la hora de llevar a cabo una acción —como por ejemplo una relación de facturas que tienes que puntear en el ERP de tu empresa—, o que necesitas utilizar a lo largo de la vida de un proyecto —como un diagrama de Gantt para el lanzamiento del nuevo producto. En realidad, el material de apoyo no es más que una especie de archivo de referencia, cuyos elementos tienen valor principalmente presente y, por tanto, se usan con mucha frecuencia. A menudo, una vez completada una acción o proyecto, muchos de estos elementos se terminan «organizando» en la papelera, aunque si conservan algún valor futuro, también pueden trasladarse al archivo de referencia.
Como hemos visto, tanto las listas para organizar recordatorios, como los «contenedores» para organizar los elementos procesados, son todos categorías de organización y, por tanto, puedes necesitar tener varios de cada uno de ellos, tanto físicos como digitales. Más adelante veremos cómo implementar cada una de estas categorías para construir lo que se llama un sistema GTD®.
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