Reuniones Exprés: la nueva colaboración en equipo

Por: Berto Pena

Las reuniones exprés… ¡qué invento más increíble! Ojalá alguien me las hubiera descubierto cuando dirigía equipos a gran escala. Si buscas colaborar y compenetrarte mejor, pero la idea de más reuniones te provoca hartazgo, lánzate a las reuniones exprés. Porque son revolucionarias. Así es la nueva Productividad en Equipo.

Cuando te reúnes con tu equipo o tus compañeros, ¿qué buscas principalmente? Seguramente coordinar, compartir, debatir y sobre todo decidir y actuar. Todo eso y más te lo dan las reuniones exprés. Y además en un formato sencillo, extremadamente rápido que casi no roba tiempo de trabajo a los que participan. (Justo la consecuencia más grave de cualquier reunión.)

Las Reuniones Exprés…

Son reuniones de 3-4 personas que se hacen de pie y que no duran más de 7 minutos. Sirven para despachar, comentar y decidir de forma rápida, sobre la marcha. También sirven para informar de últimos cambios, avances, ajustes, y cosas que han ido surgiendo. Se pueden tener a una hora fija del día, o bien crearlas sobre la marcha cuando hay necesidad.

Sus puntos fuertes

Tienen muchos, pero estos cinco son mis favoritos:

1. Ahorran un montón de interrupciones innecesarias (consultas, comentarios, dudas que pueden esperar, encargos para próximos días, etc.)
2. Aun teniendo dos fijas al día (por ejemplo mitad de mañana y mitad de tarde) no llegan a robar ni 15 minutos de trabajo real.
3. Su formato ágil no deja otra opción: todo el mundo es directo y va al grano. Eso además nos contagia a todos de algo esencial en la empresa: capacidad de síntesis.
4. Aumenta el conocimiento y la coordinación con los demás. Cada persona es más eficaz si se compenetra mejor con los demás.
5. Mejora el conocimiento de todos: sé lo que está pasando con mis proyectos y mis clientes, e incluso los de otros. Eso reduce posibles descoordinaciones y futuras urgencias.

¿Cómo hacerlas bien?

Las reuniones exprés son buenísimas… si se hacen bien. Ten en cuenta estos puntos esenciales:

• Se hacen de pie, formando un círculo entre los participantes. No en una mesa sentados cómodamente con la merienda y las palomitas.
• Se tiene que controlar el tiempo. Literalmente mirando el reloj (“start-stop-adiós”).
• No se deben abordar temas complejos que requieran muchas explicaciones o un análisis profundo. Son para comentar y decidir rapidísimamente. (Si surge algún tema mayor se saca de ahí para otro momento/lugar.)
• Cada participante debe llevar sus temas anotados y preparados. Para ir al grano desde el minuto uno.
• Hay que tener claro lo que NO hay que comentar.

¿Para quién son?

¡Para todos! Todo el mundo puede y debe beneficiarse de ellas. Pueden hacerse entre equipo-equipo, y también jefe-equipo.

Por ejemplo…

Equipo-Equipo
Todos los días a las 10:45, después de haber hecho nuestras tareas clave y antes del café, mi equipo más cercano, con quien comparto mesa, nos reunimos durante unos minutos para intercambiar temas del día. Y a veces, si han surgido nuevas cosas, volvemos a vernos a las 17:00 o cuando alguien lo solicite.

Jefe-Equipo
Todos los días a las 17:40, antes de ir cerrando el día, el jefe se reúne con su segundo de a bordo (o bien las personas clave de su equipo) para recibir los titulares del día. Eso le permite comprender mejor, hallar fallos, hacer ajustes para el día siguiente, dar indicaciones rápidas, etc.

Las reuniones exprés o minireuniones no son en absoluto nuevas, pero sí lo son para la mayoría de nosotros.

Son de hecho unas de las protagonistas de mis Cursos y Talleres en Empresas, donde juntos descubrimos cómo es la nueva Productividad en Equipo, y cómo se puede sacar más de todos con un trabajo inteligente.

No tengas reparos a incorporar estas reuniones a vuestra forma de trabajar. Son flexibles y ágiles, respetuosas con la agenda de todos, y sirven para muchas cosas necesarias como reforzar la colaboración y ahorrar muchísimas interrupciones. Además son compatibles (¡por supuesto!) con otras fórmulas y herramientas de trabajo en equipo. Incluídas otras reuniones, como la semanal de planificación.

Recuerda: no hay Cambio sin cambios. No se puede mejorar el trabajo en equipo haciendo las cosas como hace cinco años. Hay que actualizarse.