El motivo principal por el que se nos atascan muchas de las cosas que anotamos en nuestra lista de cosas por hacer es que creemos que sabemos lo que tenemos que hacer, pero en realidad no es así. Por ejemplo, anotamos “preparar la reunión con X”, algo que a priori parece bastante claro. Sin embargo, “preparar” es una acción demasiado ambigua que puede significar muchas cosas distintas. Es lo que mi amigo José Miguel Bolívar denomina “lenguaje nebuloso”. ¿Por dónde empiezas a “preparar”? ¿Hay que acordar primero una fecha con X? ¿Necesitas una presentación? Si es así, ¿no será mejor empezar primero por la presentación? Ah, por cierto, ¿ya tienes todos los datos que necesitas? ¿O vas a tener que pedirle los datos de ventas a algún compañero y esperar a que te los envíe?
Todas esas preguntas, y muchas más, están girando alrededor de ese ambiguo “preparar la reunión con X”. Y aunque tú no te des cuenta, tu subconsciente sabe que para hacer esa tarea va a tener que tomar aún unas cuántas decisiones. Es decir, va a tener que pensar. El problema es que el subconsciente está regido por nuestro cerebro reptiliano y no le gusta pensar. Así que, lo que sucede cuando una tarea está anotada de manera tan ambigua es que, cada vez que revises tu lista de tareas, te la saltarás y harás otra cosa. Todos hemos experimentado este fenómeno muchas veces.
Es decir, que puestos a elegir, nuestro subconsciente nos incita a hacer las cosas que resultan más evidentes antes que las cosas que no resultan tan evidentes. Y esta es solo una pequeña parte de nuestro proceso de toma de decisiones. Tras años de investigación, el psicólogo Henri Lavorit enumeró toda una serie de factores que determinan las cosas que preferimos hacer en primer lugar. Por ejemplo, hacemos primero las cosas más fáciles, las que sabemos hacer mejor, las que duran menos tiempo, las que nos gustan más, las que nos pide el jefe, las que percibimos como más urgentes, etc.
Si lo piensas un poco, esto tiene bastante sentido y es fácilmente constatable. El principio de Lavorit es la razón por la que, por ejemplo, al abrir el correo por la mañana siempre respondemos primero el mismo tipo de emails, y dejamos para luego los que percibimos como más complejos o aburridos. También es el motivo por el a que la gente le encanta aplicar la regla de los dos minutos: nos da la sensación de avance, de que estamos haciendo algo útil… o sea, de que estamos siendo productivos.
El problema es que, como seguramente ya intuyes, la efectividad personal no se mide por el número de emails o tareas fáciles o rápidas que hacemos. El verdadero valor de nuestro trabajo se suele esconder precisamente en esos emails o tareas que nos vamos saltando sistemáticamente durante días o semanas, que no son tan rápidas de hacer, ni tan fáciles, ni tienen una recompensa tan inmediata.
La buena noticia es que las tareas “difíciles” casi nunca lo son en realidad. Como decíamos al principio, lo que sucede simplemente es que no está claro lo que hay que hacer, y entonces nuestro cerebro le pone automáticamente la etiqueta de “complejo”. Y por experiencia sabemos que, cuando algo es complejo, tendremos que emplear tiempo extra a pensar –una actividad de naturaleza radicalmente distinta a hacer–, y seguramente nos obligará a salirnos de nuestra zona de confort. Vaya, que no se lo estamos poniendo nada fácil a nuestro subconsciente para que elija esa tarea lo antes posible.
El objetivo sería entonces, si queremos mejorar nuestra efectividad personal, encontrar una manera de hacer que las tareas complejas sean percibidas por nuestro subconsciente como menos complejas. Pero, ¿cómo podemos hacerlo? Pues descomponiéndolas en acciones físicas atómicas, tan evidentes que nuestro subconsciente no oponga ninguna resistencia a la hora de elegirla. Es decir, poniendo al mismo nivel de “elegibilidad” todas las cosas que tenemos en la lista de tareas. O como dice José Miguel Bolívar en su libro Productividad personal, tenemos que conseguir que todo lo que esté en nuestras listas sea altamente tacharle.
Claro, eso implica que cada tarea “compleja” ahora tiene que ser sustituida por varias acciones atómicas, lo que necesariamente supone una pequeña sobrecarga de trabajo a la hora de gestionar tus listas. Eso lo ve casi todo el mundo. Lo que menos personas ven es que, no hacerlo, generalmente implica mucho más tiempo para completar la tarea y, lo que es peor, muchas veces terminamos haciéndolo sólo cuando ya es urgente –es decir, cuando las consecuencias de la inacción ya son inminentes–, sometiéndonos a un estrés innecesario y poniendo en riesgo el cumplimiento de nuestros compromisos, con el impacto que esto tiene para nuestra credibilidad como personas y profesionales.
Dominar esta técnica de análisis y descomposición de tareas en acciones físicas, atómicas, evidentes, altamente elegibles, es una de las competencias más importantes que puedes llegar a desarrollar si quieres potenciar tu efectividad personal. Ahí es donde reside gran parte del valor del trabajo del conocimiento. Porque no nos engañemos, ejecutar las acciones resultantes –hacer llamadas, responder correo, escribir informes…–, puede hacerlo cualquiera que sepa usar un teléfono, enviar un email o crear un documento en el ordenador.
Y tú, ¿cuántas cosas tienes atascadas en tus listas? ¿Realmente estás obteniendo el valor que deseas de tu trabajo?
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