Llega un momento en la vida de todas las personas en que nos damos cuenta de que son más las cosas que tenemos o que queremos hacer, que el tiempo disponible para hacerlas. Para unos eso sucede al entrar en la secundaria o el bachillerato, para la gran mayoría durante la universidad, y para los que tienen más suerte, eso pasa cuando se incorporan al mundo laboral. En cualquier caso, tener más cosas que hacer que tiempo para hacerlas es una característica de la “vida moderna”, y debemos aprender a vivir con ello, para lo bueno y para lo malo.
Aparentemente, nuestros abuelos y padres siempre han tenido la fórmula para afrontar esta terrible situación: “Tú lo que tienes que hacer es organizarte y priorizar”. Lo que quiere decir, de manera más o menos implícita, es que si hacemos un inventario de todas las cosas por hacer, y luego ordenamos esas cosas de más a menos prioritaria, decidir en cualquier momento lo siguiente que tenemos que hacer debería ser coser y cantar.
Sin embargo, todos sabemos que las cosas no son tan sencillas. Organizar las tareas según su prioridad, asignándoles una letra (A, B, C), o un número del uno al cinco, ya se ha convertido en todo un clásico de los cursos de gestión del tiempo —cursos, por cierto, que ya deberían quedar erradicados de una vez por todas en los programas de formación de cualquier organización que se tome en serio su competitividad—, y como seguro muchos ya se han dado cuenta después de años intentándolo, la mayoría de las personas suele ignorar las prioridades asignadas cuando les toca decidir que va a hacer a continuación. ¿Te has preguntado alguna vez por qué pasa eso?
Los que llevamos tiempo estudiando sobre efectividad personal —o el noble arte de ser eficiente al mismo tiempo que se es eficaz—, tenemos una cosa clarísima: vivimos en tiempos líquidos, como muy bien describió el sociólogo Zygmunt Bauman, donde la única constante es el cambio. Da igual que pienses que preparar ese informe para tu jefe es importante, siempre puede suceder algo durante las próximas horas o días —y generalmente sucede—, que hará que su prioridad cambie antes de que hayas tenido ocasión de ponerte a la tarea de prepararlo.
¿Quiere ello decir que no debemos priorizar? Por supuesto que no. Sin priorizar sería prácticamente imposible avanzar en los proyectos importantes que aportan valor a nuestro trabajo, ya sea en la oficina o en casa. El problema es que nos hemos pasado media vida intentando priorizar de la manera equivocada, dando por sentado que una vez determinada la importancia de una tarea, dicha importancia ya no cambia hasta que llega el momento de hacerla.
La clave para priorizar bien está en resistir la tentación de “clasificar” la tareas según criterios y juicios de valor que a buen seguro van a cambiar en cuanto sigan llegando más compromisos a nuestro sistema. En su lugar, debemos aprender a evaluar cada vez todas las opciones disponibles, de modo que podamos elegir la que en ese momento tiene más sentido por encima de las demás. Para hacer esto debemos utilizar nuestra intuición, que debe estar bien entrenada y tener detrás un buen sistema que le de soporte y la guíe en la toma de decisiones. Un sistema como por ejemplo GTD. Pero eso es un asunto que da para otro post, que quizá escriba algún día.
Es decir, asignar prioridades no es priorizar, es jugar a ser adivino. Las prioridades no se asignan —lo que equivaldría a asumir ingenuamente que nuestro entorno no va a cambiar de aquí a que vayamos a ejecutar la tarea en cuestión—; las prioridades se evalúan sobre la marcha, siempre que sea necesario tomar una decisión con respecto a qué es lo siguiente que vamos a hacer.
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