∞ Cómo planificar en tiempos líquidos

Por: Jeroen Sangers

Cualquier sistema que no es flexible, rompe. Es imposible fijar las prioridades en un mundo cambiando cada vez más rápido. Alberto Barbero comparte 2 hábitos para planificar para el corto plazo.

Planificar es hoy más difícil de lo que fue nunca. La realidad es mucho menos estable. Fluctúa continuamente. Las prioridades te las cambian, no siempre las decides tú. En definitiva, estos “tiempos líquidos”obligan a que la planificación tenga que plantearse de otra forma. Necesitamos métodos que nos hagan más adaptables.

∞ Lea el artículo en El Canasto

✓ Getting Teams Done con Holacracy

Por: Jeroen Sangers

Llevo muchos años enseñando a profesionales y organizaciones cómo ser más productivos. Si he aprendido sola una cosa es que un equipo de gente altamente productivo no necesariamente es un equipo productivo. Ser una persona eficaz ya es bastante complicado, pero el trabajo en equipo sólo complica la situación más.

¿Cuántas veces has tenido que enviar recordatorios a tu compañero para que te envía los datos de ventas? ¿Cuántas veces has arreglado cosas que tu compañero debería haber hecho?

Lo que necesita un equipo es una metodología de productividad para colaborar eficazmente. A nivel individual, la metodología de productividad más usada es Getting Things Done de David Allen. Además de GTD necesitarás algo como Getting Teams Done. Esta extensión natural de GTD existe y se llama Holacracy. Es imposible explicar todas las facetas de Holacracy en un post, pero quiero dar algunas características que pueden ayudar a mejorar la productividad de una organización.

Lea todo el artículo en Zyncro Blog

∞ Hábitos para preparar una buena digestión… de tus asuntos

Por: Jeroen Sangers

Mark Twain, que según parece sabía mucho de productividad personal, decía que “El secreto para avanzar es comenzar. Y el secreto para comenzar es dividir las tareas abrumadoramente grandes en tareas pequeñas y manejables, y abordar la primera”. Seguir el consejo de Mark Twain nos lleva a plantearnos una de las preguntas más importantes para preparar bien la digestión de cada uno de nuestros asuntos: ¿Cuál es la acción siguiente?… Vaya… qué tontería, ¿no?

Ser productivo es sentido común (pero el sentido común es el menos común de los sentidos)

∞ Lea el artículo en El Canasto

Filtros inteligentes: ese tesoro olvidado del Email

Por: Berto Pena

En los últimos años he ido recuperando la fe en el Email. Y lo he hecho de la mano de tres cosas: 1) hábitos productivos; 2) una buena estrategia de filtros; 3) aprender a escribir mensajes de forma deficiente. Los filtros (reglas) inteligentes son uno de los inventos más grandes que tenemos. Pero se siguen utilizando mal o a medias.



En los últimos años he visitado cientos de empresas y me he reunido con miles de personas para hablar de Productividad Personal. Pues bien, el uso de los filtros en el Email es minúsculo.

Hay quien desconoce qué son y para qué son. Otros lo conocen pero no saben que lo tienen ahí, “instalado” en su propia aplicación. Hay otros sí los utilizan, pero de forma testimonial, sin sacarles todo su potencial («tengo tres, los típicos para el jefe y algún cliente»). Y otros que sí se ponen en serio con ellos, terminan desencantantados al cabo de un tiempo (sin saber que hay que mantenerlos, actualizarlos y mejorarlos de forma regular).

¡Apóyate en ellos!

Dejando a un lado los cuatro enooooooormes regalos que te dan (Clasificación, Priorización, Atención y Tranquilidad), las otras ventajas de los filtros son:

• Tu aplicación de Email ya los tiene. Sea Gmail, Outlook, Apple Mail, Thunderbird, Lotus… Los tienes ahí “instalados”.


• Sus beneficios son inmediatos. No hay que (como los hábitos) invertir tiempo y esfuerzo en ello. Crea 3-5 filtros y a partir de ya empezarán a actuar.


• Puedes ir adaptándolos a tus necesidades y estilo de trabajo. Haciendo filtros para quedarse ahí para siempre, o bien otros puntuales de “usar y tirar” que solventen una situación temporal.

Hay gente que tiene 5, otros 20 y otros 100. El número no importa. Lo que importa que te ayuden y hagan la gestión del Email más fluida y rápida. Recuerda: menos tiempo en el Email significa más tiempo para hacer cosas importantes. Ninguno de nosotros pasará a la historia por gestionar el Email. Deja que los filtros lo hagan por ti, o aligeren esa tarea para ti.

Hoy, en 2014, la mayoría de las personas se empeña en gestionar el Email de la misma manera que se hacía en los años 90. Y, claro, se ahogan.

La clave de los filtros y las reglas es que rompen con esa monumental mentira que alguien nos hizo creer y con la que seguimos viviendo: que el Email hay que leerlo de forma lineal o cronológica: de arriba para abajo; de abajo para arriba; del primero al último; o del último al primero. No hombre, no.

Para mí el Email puede y debe gestionarse de una manera más inteligente y adaptada a lo que necesitamos hoy. Y ahí, los filtros y reglas inteligentes tienen muchísimo que decir.

Y tú, ¿los útilizas en serio? ¿Les sacas partido? ¿Aprendes de ellos y de tu uso para mejorarlos? ¿Descubres nuevos usos con los que gestionar mejor tu correo?

Primeros pasos con los filtros

Para aquellos que quieran empezar en serio con los filtros y reglas, yo siempre recomiendo cuatro cosas:

1. Que te lo cuenten otros: no pierdas tiempo investigando por tu cuenta cómo hacerlos. En Internet hay montones de videos y artículos hechos por personas como yo que explican cómo crear filtros. Independientemente de la aplicación que utilices.


2. Planifícalos, hazlos con sentido: toma lápiz y papel y pinta un diagrama o mapa para decidir de qué personas o en qué circunstancias merece la pena crear filtros. Hacer un filtro para todo no es eficiente.


3. Empieza poco a poco: crea 2-5 filtros para empezar a familiarizarte con ellos. Luego, al cabo de 7-10 días, agrega otro grupo y así hasta el número que necesites.


4. Revísalos y actualízalos: crea una tarea repetitiva para que, cada 3-5 semanas, le dediques un tiempo a: a) eliminar los que se han quedado obsoletos; b) mejorar los que más tráfico absorben; c) crear otros nuevos para nuevas necesidades que hayan podido surgir.

Hacía mucho que en este blog no escribía nada de los filtros. Y me da rabia por, como digo, la importancia capital que juegan en tu gestión diaria (en tus tareas, en tus proyectos, en tu comunicación, en…). Quiero enmendar eso para, a partir de ahora, dedicarles más entradas con nuevas pistas e ideas que te puedan ayudar.

✓ Estreno nueva sección en El Canasto

Por: Jeroen Sangers

Empecé a escribir en El Canasto porque no encontraba ningún blog en castellano especializado en las modernas técnicas de productividad personal. El resto de la historia seguramente ya lo conoces: mi pequeño blog fue más exitoso de lo que me podía haber imaginado y hoy en día es el fundamento de mi negocio como consultor de productividad personal.

En los últimos años he tenido el placer de poder trabajar con empresas altamente eficaces: impartiendo talleres de productividad, aconsejándolas sobre la productividad de los trabajadores y ayudándolas con la implementación de herramientas productivas. Durante este trabajo, he descubierto otro tema que me interesa mucho: la colaboración en equipo.

Es un tema estrechamente relacionado a la productividad personal, porque incluye —entre otros— flujos de trabajo, cambiar hábitos, comunicación y objetivos. Otra vez, encuentro relativamente poca información sobre este tema en castellano, así que he decidido ampliar El Canasto con una sección sobre la colaboración.

La mayoría de mis artículos sobre la productividad están centrados en lo que considero la mejor metodología: Getting Things Done. Para los artículos sobre la colaboración también he elegido la mejor metodología, que además es una extensión natural de GTD: Holacracy©. Sigo esta metodología desde hace unos años y he tenido el placer de facilitar la implementación en una empresa.

En los próximos meses hablaré con más detalle sobre esta metodología: qué es, cómo funciona, para quien sirve (y para quien no), cómo implementarlo, etc.

∞ Optimizando la atención en entornos colaborativos

Por: Jeroen Sangers

Aunque GTD es un método de productividad personal, algunos conceptos también se puede aplicar en grupos de trabajo, como explica José Miguel Bolivar es este artículo.

A menudo las personas se enfrentan a situaciones de trabajo colaborativo sin estar mentalmente preparadas para contribuir con todo su potencial y aprovechar al máximo las oportunidades que surjan. Las preocupaciones, tanto si se deben a temas relacionados con el objeto de ese trabajo colaborativo como si están causadas por cualquier otro asunto, consumen gran parte de la capacidad de atención y dificultan estar realmente presentes en lo que está ocurriendo.

∞ Lea el artículo en El Canasto

✓ Pasos más rápidos con Outlook

∞ ¿Qué es un trabajador del conocimiento?

Por: Jeroen Sangers

Estos trabajadores del conocimiento son personas cuya labor principal consiste en la aplicación del saber que han acumulado a mediante el estudio o la experiencia a la realización de proyectos.

Si quieres saber si eres un trabajador de conocimiento, sólo hay que consultar los libros infantiles. Ya sabes, estos libros dónde el cerdo es un carnicero, el búho es un profesor y el perro es un agente de policía. Si tu trabajo no sale en estos libros, eres un trabajador de conocimiento.

∞ Lea el artículo en El Canasto

∞ Reflexiones sobre la planificación anual

Por: Jeroen Sangers

Ahora que estamos en marzo, ¿cómo van los buenos propósitos del año 2014?

A la primera vista, parece que lo normal es hacer una planificación por año natural o por años escolar, pero ¿por qué empezar tu planificación anual en abril?

Como Jordi Fortuny indica, una planificación anual va ligada a la evaluación del año anterior:

el ímpetu de las fechas y las ganas de abrir un nuevo ciclo provocó que dedicara toda la energía a planear el futuro, en abrir nuevos frentes, pero enseguida me di cuenta que no había hecho balance ni crítica suficiente de lo que tenía sobre la mesa a medio hacer, ni había analizado como estaban los buenos propósitos de hace un año, tomé consciencia de lo indispensable de este paso y yo lo estaba olvidando, así que cambié de óptica y llegué a la conclusión que en estas fechas es más importante cerrar, y si conviene, eliminar, que crear nuevos propósitos.

Hacer una reflexión al final de un ciclo es muy importante, pero no excluye poder hacer después una nueva planificación. Son dos cosas muy distintas.

∞ Lea el artículo en El Canasto

evernote

Por:

Cada persona usa Evernote de manera distinta. Esto es particularmente cierto en el trabajo, ya que posiblemente tengas un estilo de trabajo diferente al de la persona que se sienta junto a ti. Para saber cómo aplicar Evernote en el trabajo, les pedimos a nuestros Embajadores de Evernote que nos contaran cómo usan Evernote para organizarse en el trabajo. Esto es lo que nos dijeron:

Elimina el papel que no necesites

"Al tener todo mi desorden de papeles en Evernote, ahora puedo aprovechar la otra mitad de mi mesa para esbozar nuevos diseños y construir prototipos para mi línea de productos de decoración para el hogar". - Erin Souder, Embajador de Dish"Al poder marcar documentos PDF desde Evernote con mi iPad, logro mantener mi mesa organizada y me ahorro tener que imprimir documentos sólo para devolverlos firmados. Guardo 3 años de informes en Evernote, en vez de ocupar espacio en mi mesa o en el archivador”. - Daniel Hendrick, Embajador de Fotografía

Sé creativo

“Puedo borrar viejos diseños y Notas de Post-it® de la pizarra y la mesa sin preocuparme de haber borrado algo importante”. - Rebecca Sowards-Emmerd, Embajadora de Viajes de aventura

“Puedo redactar historias más atractivas ya que puedo acceder rápidamente a mis estudios y entrevistas. Al tenerlo todo guardado en Evernote, no tengo que ponerme a investigar mientras escribo”. 
- Kristi Willis, Embajadora Freelance

Trabaja desde cualquier parte

"Evernote me deja pensar con más claridad e ir de una oficina a otra con la tranquilidad de no haberme olvidado o dejado nada”. - Chris Murphy, Embajador de Emprendimiento

"Esté donde esté, guardo mis archivos de clientes en Evernote, por lo que nunca me falta nada que pueda necesitar de un cliente" - Stacey Harmon, Embajadora de Marketing

¿Qué posibilidades te brinda el estar organizado en el trabajo con Evernote?

∞ Desconectar para reconectar

Por: Jeroen Sangers

Hoy quiero compartir este post de Vanesa Tejada sobre la importancia de desconectar:

las mejores ideas vienen cuando estas fuera del día a día, cambias de contexto y estás descansado.

Siempre cuando tengo que preparar una conferencia nueva, el primer paso es ir al gimnasio para desconectar. Mis mejores ideas las tengo cuando estoy haciendo deporte.

∞ Lea el artículo en El Canasto

✓ ¿Qué necesito para ser más productivo? (VIII) Descubrir TU sistema

Por: Daniel Grifol

Seguir los consejos de los gurús de la productividad personal es genial. Ellos son expertos en la materia con años de experiencia y sus consejos siempre deben ser recibidos.

Sin embargo cada persona es un mundo y, lo que funciona para unos, no funciona para otros. Además, al esto de la mejora de la productividad no deja de ser un cambio en nuestras rutinas, y las rutinas diarias dependen de las circunstancias de cada uno.

No cerréis las puertas a ningún cambio

El mayor escollo a la hora de cambiar vuestra percepción del mundo y vuestras rutinas sois vosotros mismos. He oído un montón de veces frases como “esto te funciona a ti, pero a mi no me funcionará”.

Bueno, es posible que a ti no te funcione, pero deberías por lo menos intentarlo. Si no intentas aplicar nuevas técnicas no sabrás nunca si estas mejoran tu forma de vida.

Quedaos con lo que mejor funcione

Hay consejos que supondrán una mejora en vuestra vida y otros que no. Prueba lo que crees que puede resultarte útil, quédate con lo que te ha funcionado mejor y desecha el resto. Al final llega un momento en el que las pequeñas mejoras suponen un gran cambio.

A mi me ocurre a menudo que, aunque he intentado aplicar una técnica o un truquito y el experimento no ha salido demasiado bien, me quedo con algunos detalles útiles para aplicar a mi día a día.

Por ejemplo, hace tiempo leí un libro sobre técnicas de estudio. No pude aplicar muchas de las cosas que decía ese libro a mi trabajo, pero me quedé con un consejo que parece absurdo: los subrayadores amarillos cansan más la vista que los de otro color porque la luz de las bombillas es amarilla.

No hay marcha atrás

Una vez apliquéis nuevas prácticas a vuestro propio sistema y comprobéis que funcionan fenomenal, tenéis que ser lo bastante fuertes para no volver a los viejos e improductivos hábitos de los que venís. Si habéis incorporado una mejora es precisamente por eso, porque mejora vuestra vida. ¿Por qué volver a lo que teníais antes?

No existe la verdad universal

Los consejos que intentamos compartir los bloggeros son aplicables a cualquier persona, pero debéis quedaros con lo que os resulta más útil a vosotros. Poco a poco iréis cristalizando vuestro propio sistema de optimización del tiempo que probablemente sea un híbrido irreconocible entre todos los sistemas de los que habéis aprendido a lo largo del tiempo.

¡Quien sabe, quizás os sintáis tan orgullosos de lo que habéis conseguido que decidáis escribir un blog y compartir vuestra experiencia con todos nosotros!

¿Qué necesito para ser más productivo?

1. Tener ganas


2. Establecer métricas


3. Objetivos


4. Herramientas


5. Un área de trabajo estable


6. Que nadie me interrumpa


7. Leer mucho


8. Descubrir TU sistema

Daniel Grifol

Especialista en Desarrollo Web y apasionado de la Productividad Personal. Me encanta aplicar mis conocimientos a la dirección de equipos y la gestión de proyectos.

Blog: danielgrifol.es

∞ Una lágrima de productividad en un océano improductivo

Por: Jeroen Sangers

Si sigues GTD y tus compañeros no lo hacen, seguramente tienes la tendencia de querer enseñar a los demás la mejor manera de hacer las cosas — es decir tu manera. Te equivocas; no se puede imponer buenos hábitos productivos a los demás personas. Crear hábitos es algo muy difícil que sólo se puede conseguir si realmente tienes la motivación para hacerlo.

Y es que la productividad de un equipo no es solamente la suma de las productividades de sus miembros: la estructura empresarial, el sistema de producción, la planificación y los flujos de comunicación deben de servir como catalizador, pero también pueden servir como penalizador.

∞ Lea el artículo en El Canasto

∞ Todo tiende al desorden

Por: Jeroen Sangers

Existe un concepto científico procedente de la termodinámica que se conoce con el nombre de entropía. Se trata del proceso mediante el cual la energía pierde la capacidad de generar trabajo útil, o lo que es lo mismo, se transforma en otro tipo de energía que es menos aprovechable y controlable, lo que implica se genere desorden.

Com licenciado en la Química, me encanta aplicar conceptos de la física al trabajo

La falta de revisión suele ser uno de los grandes motivos por los que las personas que comienzan con GTD suelen caerse del barco de la productividad. El hecho de dar los primeros pasos, aclarar el significado de los asuntos, planificar los proyecto y dotar a todo esto de un sistema de organización funcional no sirve de nada si no se revisa de forma regular.

Cualquier sistema necesita mantenimiento: hay que cambiar el aceite del coche cada 15.000 km, hay que revisar la caldera cada año y hay que revisar tu sistema de productividad personal cada semana.

Si saltas una semana, no pasa nada, pero si no lo haces nunca, pronto el sistema deja de funcionar. Imagínate qué pasara con tu coche si nunca cambias el aceite…

∞ Lea el artículo en El Canasto

∞ 35 hábitos para ser más eficiente

Por: Jeroen Sangers

¿Conoces a ese tipo de personas que hacen tantas cosas que parece que tienen 30 horas al día, mientras que el resto de nosotros tenemos únicamente 24? Ya sabes, aquellos que pareciera que terminan más cosas antes del desayuno que tú en toda la jornada.

Una lista con consejos interesantes. Una pena que sólo dedican 2-3 palabras a cada consejo, porque podrían haber escrito un post entero sobre cada consejo.

∞ Lea el artículo en El Canasto

Nuevos aires, nuevas estrategias

Por: Jerónimo

Aún me siento un poco raro volviendo a aporrear el teclado para escribir un artículo del blog. Pero ya era justo y necesario. Para ser sincero, llevo un tiempo trabajando en mi regreso, y aunque aún me queda muchas cosas por hacer, no quería seguir esperando para encontrarme de nuevo con vosotros. Como dice el adagio, el movimiento se demuestra andando.

Los que os habéis pasado por el blog últimamente, os habréis dado cuenta de la cantidad de cosas que han cambiado: el dominio de El Gachupas ha sido redirigido a JeronimoSanchez.com, el diseño del blog es totalmente nuevo, el sitio se ha convertido en una página personal… En fin, que más de uno se habrá vuelto loco. Por eso considero necesario compartir con vosotros, mis fieles lectores ya por unos cuántos años, de qué va todo esto.

Hace ya un par de años largos pasé por una de las experiencias personales más significativas que he tenido en mi vida. Mi buen amigo José Miguel Bolívar me ayudó a conocerme mejor mediante una serie de sesiones de coaching. Fruto de aquellas sesiones inicié un proceso de “reconversión” profesional y personal que apenas está concluyendo ahora.

Por desgracia, el proceso de cambio fue largo y muy demandante de mis escasos recursos productivos, así que tuve que dejar a un lado algunas cosas que, siendo importantes, no eran las más importantes en esos momentos. Una de ellas, precisamente este blog.

Para quien esté interesado, y rápidamente para no aburrir, “redescubrí” mi pasión desde que estudiaba en el instituto –programar ordenadores–; busqué un nicho en el que poder desarrollar dicha pasión –la consultoría SAP–; estudié, me certifiqué –como consultor SAP ABAP– y empecé a ganar experiencia profesional; y, finalmente, dejé mi anterior empleo y me convertí en un consultor independiente, algo que era necesario para alinearme con mi visión personal.

Con este panorama, no me quedaba otra opción que replantearme algunas cosas con respecto al blog. Hasta este momento, el blog siempre ha sido un espacio dedicado casi exclusivamente a la productividad personal y GTD. Por otro lado, necesito un espacio en el que poder compartir mis intereses profesionales, y consolidar mi imagen de marca personal en la red. El problema es que, como digo, mis recursos productivos son escasos.

Así que, con la idea de capitalizar el esfuerzo todo lo posible, he tomado la decisión de convertir el blog en mi página personal, la de un profesional del mundo SAP. A partir de ahora publicaré mayoritariamente enfocándome en esa dirección. Habrá entradas técnicas, por supuesto, pero también entradas más generales relacionadas con el mundo de la consultoría, freelancing, la actualidad de negocios, etc.

El punto clave aquí es que seguiré publicando sobre productividad personal en general, y GTD en particular. A fin y al cabo, un consultor independiente necesita de esas herramientas aún más si cabe. Simplemente no quiero crear falsas expectativas. Por simple cuestión de prioridades, la productividad personal ya no será un tema tan dominante como lo ha sido hasta ahora.

Espero y confío en que este cambio no asuste a la mayoría de vosotros. Soy consciente de que alguno quizá estéis pensando en abandonar el carro. Lo único que puedo decir es que, sinceramente, creo que podré seguir aportando valor a la comunidad interesada en la productividad. Sí, es cierto que muchas entradas no serán de interés para muchos, pero siempre queda suscribirse por RSS e ignorar las entradas aburridas.

Muchísimas gracias por seguir ahí. Gracias por seguir comprando mi libro –me acaba de decir mi editor que ha habido regalías del 2013, algo increíble–. Y sobretodo, gracias por entender este cambio.

Bienvenidos de nuevo, y sigamos con el espectáculo…

Artículo original escrito por Jerónimo Sánchez . Sígueme en Twitter.

Foto por cortesía de Alan Levine vía Flickr.

evernote

Por:

Para ser más productivo, es esencial deshacerte del desorden que puede invadir tu espacio de trabajo. Para muchos de nosotros, esto significa comprometerse a organizar y archivar tarjetas de visita, cartas, papeles y la documentación que se interponga en nuestro camino. A menudo pasamos por alto una distracción diferente: el desorden virtual.

A continuación compartimos algunos consejos sobre cómo puedes utilizar Evernote para ordenar tu espacio de trabajo digital:

Limpia tu escritorio (virtual). Después de una semana de mucho trabajo, es posible que el escritorio de tu ordenador esté lleno de documentos, capturas de pantalla y hojas de cálculo. No sólo supone un reto analizar este contenido para encontrar lo que necesitas para trabajar, sino que se ve desordenado y crea una distracción visual. Piensa en Evernote como un lugar práctico para recopilar y compartir todo tipo de archivos, incluyendo archivos de Word, PowerPoint y Excel. Una vez que hayas adjuntado tus documentos a Evernote, podrás buscar y editar tus archivos rápidamente, por lo que te resultará fácil encontrar y trabajar en lo que necesitas.

Di adiós a los marcadores. Si haces un montón de investigación en línea, es posible que hayas creado marcadores para la información que has encontrado o que arrastres los accesos directos de sitios web directamente al escritorio de tu ordenador. En su lugar, utiliza Evernote Web Clipper para evitar los marcadores y crear un registro permanente de lo que has encontrado, al instante. Si estás recopilando datos de la investigación en nombre de tu equipo, guarda capturas de los sitios web en una Libreta Compartida de Evernote Business para que todos puedan ver automáticamente lo que has capturado.

Elimina el desorden del correo electrónico. El correo electrónico puede acumularse muy rápido, y cuando todo está en tu bandeja de entrada, es difícil encontrar lo que necesitas para trabajar después. Reenvía mensajes de correo electrónico importantes de tu bandeja de entrada a una Libreta de Evernote Business para el proyecto en el que estás trabajando - de esta manera, todos los elementos de un proyecto estarán en un solo lugar fácilmente accesible para ti y tus compañeros de trabajo. Todos los documentos o archivos adjuntos de un correo electrónico se incluyen automáticamente y se pueden buscar cuando se guarden en Evernote, de modo que tu equipo puede encontrar un archivo concreto cuando más lo necesite.

∞ Una herramienta no mejora la productividad por sí misma

Por: Jeroen Sangers

Existe una gran cantidad de aplicaciones de productividad en el mercado. Tantas, que es imposible encontrar la herramienta perfecta. La buena noticia es que no necesitas la herramienta perfecta; algunas de las personas más productivas son capaces de gestionar su vida y trabajo con sólo papel y lápiz. Deja de probar aplicaciones y concéntrate en tus hábitos.

Nunca jamás esperéis una aplicación milagrosa que resuelva vuestros problemas de productividad, incorporad la herramienta a vuestra forma de trabajar de forma juiciosa y meditada y comprobad si vuestra productividad es mejor que si no la hubierais usado.

∞ Lea el artículo en El Canasto

Etiquetar y distinguir tus tareas y eventos

Por: Berto Pena

En tu lista de tareas y agenda seguro que hay montones de tareas y eventos. Muchísimos. Aunque separados por listas y calendarios, se entremezclan y se juntan en un mismo sitio. Y no siempre todo está todo lo claro e intuitivo que podría. Saber etiquetarlos y nombrarlos, es un hábito que no cuesta nada, y que ofrece enormes ventajas.



Muchas aplicaciones (como Hightrack) permiten asignar etiquetas o distinguir por colores tanto a tareas como eventos. Si tienes esa funcionalidad a tu alcance, utilízala a conciencia. Te permitirá separar, agrupar y filtrar tareas y eventos parejos con un solo clic. O incluso distinguirlos rápidamente en un rápido barrido visual en vertical (listas de tareas) u horizontal (calendario semanal).

Pero, ¿qué pasa si la aplicación que utilizas no tiene esta funcionalidad, o si utilizas papel y lápiz para organizarte? La solución pasa por nombrar de forma inteligente tus tareas y eventos. Utilizando, como primera palabra para todos ellos, un acrónimo o palabra clave que te ayude a identificarlos. Se trata de un recurso barato, rápido de implementar y sin curva de aprendizaje.

Ahí van unos sencillos ejemplos de acrónimos por si te sirven como pista:

En tareas…

• INF (preparar informe) — INF: Ventas primer trimestre 2014


• DIS (diseñar) — DIS: Nueva cabecera blog corporativo


• PLAN (planificar) — PLAN: Desarrollo y fases proyecto X

En eventos…

• REU (reunión) — REU: Coordinar lanzamientos verano 2014


• TLF (llamada) — TLF: Verificar status contrato Y


• VIA (viaje) — VIA: Londres – Congreso anual

Naturalmente no se trata de terminar manejando 200 acrónimos, sino utilizar los 5-10 que más se repitan en tu trabajo/estudios/casa. Y siempre, claro está, como soporte y ayuda del sistema o método de tareas que ya estés utilizando. Nunca para complicarlo.

Sea mediante etiquetas, colores u otro recurso digital, o sea mediante acrónimos o códigos personales, separar-distinguir-identificar rápidamente TODA la actividad que rodea a tu trabajo y casa, te permitirá organizar, visualizar y decidir con muchísima más rapidez. Será como tener todos esos calcetines en el mismo cajón pero bien separados por zonas. Todos juntos, todos separados.

∞ Trabajar en la Zona, encontrar el Flujo

Por: Jeroen Sangers

Ya he escrito varias veces sobre el concepto de Flow. Bert Peno lo describe así:

De repente, te das cuenta que todo parece fluir. No hay distracciones, tú trabajas con gran intensidad, te dejas llevar, te olvidas del reloj y de alguna forma pierdes la noción del tiempo. Estás tan volcado en lo que estás haciendo que el resto de cosas casi no te importan. Has encontrado el flujo, estás en la zona. Eres un “terminator”, vamos.

En el estado de Flow eres capaz de hacer tu mejor trabajo, pero para encontrar este estado necesitas unas condiciones específicas. No sólo necesitas una tarea desafiador, también necesitas poder concentrarte durante al menos media hora. Desafortunadamente, en la mayoría de las oficinas es imposible conseguir tanta concentración. Si realmente necesitas hacer un trabajo creativa de alta calidad, reserva la sale de reuniones o hazlo en casa.

∞ Lea el artículo en El Canasto

✓ Nitro: una aplicación peculiar para tus tareas en Dropbox

Por: Jeroen Sangers

Nitro es un gestor de tareas muy peculiar.

Es peculiar, porque es una aplicación de código libre que puedes instalar en tu propio servidor si tienes los conocimientos necesarios.

Es peculiar, porque en lugar de una base de datos, almacena tus tareas en un fichero de texto en Dropbox.

Es peculiar porque su diseño es muy atractivo e intuitivo.

Por el resto, Nitro es un gestor de tareas muy completo y apto para implementar Getting Things Done. Además de la versión online, hay aplicaciones para Mac, Chrome, Ubunto y el resto de las distribuciones Linux.

En la barra lateral puedes seleccionar si quieres trabajar con las tareas que vencen hoy, con las tareas que vencen próximamente, con las tareas archivadas o con todas las tareas. Además encuentras en la barra lateral los grupos de tareas (son los proyectos si usas GTD).

Cada tarea tiene una descripción, etiquetas (los GTDistas las pueden usar para sus contextos), la prioridad, una fecha final y un amplio campo de notas.

Si, por alguna razón, no tienes acceso a internet, siempre puedes trabajar con el fichero todo.txt en tu Dropbox. No es tan fácil de usar, pero suficiente en situaciones de emergencia.

Objetivos nobles, objetivos lastre

Por: Iago Fraga

Admítelo, de vez en cuando te llega esa sensación de no saber qué llevas haciendo en los últimos meses ni por qué narices aún no has sido capaz de tumbar ese objetivo que tanto tiempo lleva en tu lista.

Bien entendido, sólo hablo de una parte de tus objetivos aunque, desafortunadamente, se trata de la parte que más atención nos come.

El nacimiento de los objetivos

Imaginemos que empiezas hoy en la productividad personal, ¿de acuerdo? Yo te contaría esa historia de que hace falta que hagas un vaciado mental y de que pongas en ella todo lo que te preocupa.

A continuación, porque es más fácil gestionar cuánto menos tengas en paralelo, te propondría que intentases cerrar frentes de entre lo que tienes abierto. Te propondría poner fin a lo inútil, lo obsoleto y aquello que persigues pero que en realidad no te interesa. Ya sabes que la rutina, sin revisión periódica, acaba por conducirte a ninguna parte.

Lógicamente, detalle arriba, detalle abajo, la próxima etapa sería centrarse en a dónde quieres ir. Deberías fijarte unos objetivos que te importan, que te motivan y que realmente cuentan. Pagar las facturas no lo es, pero empezar a perseguir algo relativamente ambicioso, que hasta te da miedo escénico pero que te haría sentir verdaderamente increíble si lo lograses, eso ya es otra cosa. En este momento nacerían lo que ahora mismo bautizaremos tú y yo como “objetivos nobles”. Porque son la parte bonita de tus tareas, aquelle que si lo logras te cambia y la que sustituye la rutina por superación.

Pero paremos el carro. Saquemos una foto al instante y analicemos la situación. Mi pregunta en particular es la siguiente: ¿cuáles son, al acabar este proceso, tus objetivos actuales?

Objetivos nobles vs objetivos lastre

Creo que más de uno ya habéis adivinado por dónde van los tiros. Efectivamente, el error común es pensar que tus únicos objetivos son esos “objetivos nobles” que mencionaba antes. Cuando, con cierto optimismo, te propones objetivos tales como conseguir acabar un maratón o publicar una novela, estás haciendo lo correcto.

Sin embargo el problema de productividad viene después, en el día a día para intentar lograrlo. Y hoy me quiero centrar en un sólo aspecto que es la coordinación de objetivos.

Tu “objetivo noble” no cabe duda de que será difícil por sí mismo y hasta, en cierta medida, si no resulta complicado probablemente no acabe siendo tan interesante. Pero lo que no puedes ignorar es el hecho de que ése no es tu único objetivo. Aquí tienes una lista de objetivos que quieres a diario y que no figuran nunca en tus listas:

• Comer 3 comidas al día


• Sobrevivir


• Mantener tu higiene personal


• Tener buenas relaciones con gente próxima (ejemplo: acordándote de sus cumpleaños)


• …

Nadie acaba el año diciendo “este año ha sido un gran año porque me he acordado del 100% de los cumpleaños”, pero en realidad sí es mejor que cuando no lo hacemos.

Tu lista de objetivos por lo tanto siempre será una sublista de cosas que ahora merecen un nivel especial de atención, pero no deberías frustrarte si no los consigues al 100% o pronto. Ten en cuenta que acabar un maratón es algo fascinante, pero sobrevivir a la carrera normalmente es algo también suele necesitar ser considerado.

Sé consciente del contexto

Como ves, incluso si tu lista de objetivos tiene tan sólo tres elementos (¡muy buen tamaño!), por innumerables razones en realidad tienes más.

Las últimas recomendaciones que me gustaría darte al respecto tienen por meta el no rendirse ante tan abrumador inconveniente:

• Prepárate para optimizar los lastres
  
  Ahora ya sabes que existen objetivos divertidos (los nobles) y los objetivos lastre (ej: reparar una tubería). Cualquiera puede hacerte perder tiempo y ser ineficaz pero de hecho, pasamos más tiempo en todo ese lastre que trabajando en lo que nos gusta. Si optimizas el tratar el lastre, tendrás más tiempo para lo noble y acabarás con este segundo también antes.


• Reduce la carga de otros proyectos de forma temporal
  
  Prepararte para unas olimpiadas puede exigir mucho. Sin ir más lejos, en mi propia universidad (INSA de Lyon, Francia) proponían una filial para atletas que querían aún así sacarse la carrera. Como acabar la carrera puede sobrepasar el nivel de exigencia compatible con una preparación olímpica, varios conseguían un equilibrio suficiente gracias a la posibilidad de hacer la misma formación pero extendida a lo largo de más años.


• Adáptate constantemente
  
  Las grandes empresas siguen siendo líderes mientras son capaces de adaptarse. No puedes tener la misma fábrica para crear cámaras digitales que cuando producías carretes. Así que no te ancles en el pasado y predisponte a organizar nuevos retos con nuevas herramientas. Acuérdate de alternar fases de constructor con fases de minimalista.

¿Me he dejado algo? Ya sabéis que aquí importa tanto vuestra opinión como la mía, así que nos vemos en los comentarios.

» Ver el artículo en el blog





De Iago Fraga en Técnicas de Organización

Take Away Digitales – Episodio Nº 6: Autoría de contenidos en Google, una buena razón para dar la cara

Por: Franck Scipion

Anonimato.

La eterna pesadilla de Google.

Gente que publica contenidos sin dar la cara por ellos.

Contenidos que el buscador rastrea.

Luego clasifica en ranking.

En algunas ocasiones, los coloca muy alto en las páginas de resultados.

Aunque estos contenidos no sean de calidad.

Ni vengan escritos por una autoridad en el asunto.

Este mismo problema pretende resolver Google, con la autoría de contenidos.

Especial Autoría de contenidos en Google

Tú lo planteas como la gran oportunidad para los productores de contenido… ¿Por qué?

Esta es una funcionalidad relativamente reciente que podemos ver en las páginas de resultados de Google. A veces, en los listados de resultados de esas páginas, ahora aparecen las fotos de los autores de estos contenidos.

Esto es posible hoy en día gracias a la integración que está haciendo Google de todos sus servicios en su capa social, en su red social que es Google Plus.

Los primeros 3 puestos de los resultados de búsqueda son los que más visitas van a capturar (el primero va a capturar alrededor del 40 %, el segundo, 12 % y el tercero 8%) y si no estás entre estos 3 primeros puestos donde se juega todo, el hecho de tener una foto y ser el único que la tiene en esta página de resultados, va a permitir a los productores de contenidos destacarse entre otros que no tienen esta foto.

Los que vivimos de esto, de producir contenidos, es lo que tenemos que hacer. Con el paso del tiempo uno se va a haciendo más experto en estos temas.

Pero lo que sí es cierto es que Google hoy en día está haciendo una caza sin ninguna piedad a todos los contenidos anónimos.

Así que algunos pretenden hacer trampa…

El juego durante años ha sido tratar de engañar a Google y con el mínimo esfuerzo, es decir escribiendo artículos muy cortos, tratar de aparecer en los primeros rankings.

Durante años era posible y es cierto que desde hace un par de años Google está tratando de aportar respuestas a estos problemas.

Debes saber que en Google se hacen 500 millones de búsquedas al día. Estamos hablando de más de 1.000 millones de búsquedas al mes.

Google rastrea cada día más de 20.000 millones de páginas web. Es decir, que hay un montón de contenidos que Google tiene que analizar y obviamente, Google no es perfecto.

Google no es perfecto pero se las sabe todas también, ¿no?

Sí, es cierto que dispone de mucha información para poder tomar sus decisiones pero, a veces, es un poco injusto.

En estos momentos, Google está introduciendo un nuevo factor en su algoritmo. Este parámetro se llama el “Author Rank” de la misma forma que Google utiliza desde hace años un factor para valorar la calidad de las páginas que se llama el “Page Rank”, Google quiere ahora aplicar el Author Rank.

Te lo explico en 2 minutos:

No es lo mismo que nos hable de negocios Warren Buffet que lo haga un tal ‘Pepito Pérez’ que es panadero en Ciudad Real. Y tampoco es lo mismo que ‘Pepito Pérez’ nos hable de cómo hacer un buen pan casero o que lo haga el mismo Warren Buffet.

Ésta es la idea base detrás de este parámetro del Author Rank en Google.

Es decir que Google quiere premiar, de alguna forma, a gente que es reconocida como experto en su gremio y que está produciendo contenidos válidos, haciendo aparecer estos resultados más altos en la página de resultados.

Lo que hace Google directamente es actuar por nosotros y efectuar la criba de una manera más eficaz

Sí, es más fácil para el usuario y nosotros tenemos todos que esperar que, por fin, la gente que tiene marca personal y lo está haciendo bien pueda luchar un poco mejor en Google, frente a grandes marcas que tienen todo el poder para producir miles de páginas de contenidos cada año.

¿Y qué pasa con el spam, Franck?

El spam es un problema general, que no va a desaparecer. Google está sacando cada cierto tiempo un animalito del zoo: el Panda luchaba contra los contenidos basura, el Pingüino lucha contra los esquemas de enlaces de baja calidad. Son parches que Google aplica a su propio algoritmo para tratar de resolver problemas que ha detectado. Entonces se rumorea por aquí que va a salir un nuevo animalito en estas semanas.

La lucha del bien contra el mal

Es muy difícil dominar el spam. Yo creo que mientras el spam tenga una realidad económica, habrá gente que apostará por este tipo de tácticas.

Son dos formas distintas de pensar en tu negocio: aportar valor o ir a por tácticas más arriesgadas, a por un “pelotazo” quizás más inmediato, pero mucho más arriesgado.

photo by: zaratron

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∞ Ley de Parkinson: sin fechas nunca terminarás las tareas

Por: Jeroen Sangers

Daniel Grifol habla del compromiso para finalizar las tareas y propone fijar una fecha límite a todas las tareas:

Si no se fija una fecha de entrega para realizar un proyecto, por ejemplo, este proyecto tenderá a prolongarse indefinidamente en el tiempo. Asimismo si disponemos de dinero infinito para invertir en un proyecto, este tenderá a necesitar cada vez más dinero.

Lo he intentado hace unos años, pero no me funcionó. Pasaba al menos un cuarto de hora al día cambiando las fechas de las tareas vencidas.

Para mi la solución está en tener claro cuál es el objetivo de mi lista de tareas: son cosas que quiero finalizar lo antes posible. Mantengo mi lista de acciones ligera y aparco el resto de las cosa en la lista ‘Algún día/Quizás’. Mi hábito de hacer una revisión semanal para decidir qué voy a hacer en la semana que viene haz que no tengo que preocuparme por las fechas finales de mis proyectos.

∞ Lea el artículo en El Canasto

evernote

Por:

Para muchos de nosotros, la primavera es el mejor momento para hacer balance y deshacernos de las cosas que no necesitamos. Puesto que es probable que pases gran parte de tu día en la oficina o lugar de trabajo, vale la pena dedicar parte de tu tiempo a eliminar el desorden que se interpone en tu camino. A continuación te mostramos algunos ejemplos de cómo Evernote puede ayudarte:

Toma el control de las pequeñas cosas. Inspecciona tu escritorio en busca de pequeños objetos que te recuerden algo - cartuchos de impresora vacíos que necesitan reemplazarse, notas con listas de verificación, listas de tareas garabateadas en servilletas y menús de restaurantes con entrega local. Hazles fotos con Evernote desde tu móvil o tableta y así siempre dispondrás de una referencia del cartucho de impresora que necesitas, un registro permanente de las ideas que has garabateado rápidamente y un fácil acceso al menú de la pizzería de la esquina.

No más papeles “decorando” tu monitor. ¿La pantalla de tu ordenador está plagada de un marco permanente de Notas de Post- it® repletas de números de teléfono, direcciones de correo electrónico y tareas escritas a mano? Utiliza la Cámara para las Notas de Post-it® de Evernote para capturar tus notas, y no sólo eliminarás el marco alrededor de tu monitor, sino que podrás buscar fácilmente y acceder a esas notas clave escritas a mano desde cualquier lugar.

Para acceder rápidamente a las notas, como números de teléfono o información de referencia importantes, sólo tienes que arrastrarlos a la zona de Atajos de Evernote.

Ahorra espacio. Haz fotos de los elementos a los que no necesitas acceder todos los días y guárdalos para ayudarte a ordenar y liberar un valioso espacio de trabajo. Antes de guardarlos en tus armarios o espacios de almacenamiento, hazles fotos con Evernote, y añádelos a una nota llamada “Almacenamiento de Oficina”. Con sólo ver tu nota sabrás fácilmente qué es lo que has guardado, sin necesidad de buscar como un loco por los armarios. Comparte notas de referencia con tus compañeros de trabajo para que todos puedan encontrar lo que necesitan.

Aprende más sobre cómo utilizar Evernote para el trabajo

✓ 5 pautas para dormir mejor

Por: Jeroen Sangers

El mes pasado fui a un concierto en Barcelona. Me lo pasé muy bien, pero no llegué a casa hasta la una y media de la madrugada. El día después me levanté a la hora habitual — las 7 — para empezar otro día productivo. Tenía planificado crear un nuevo artículo para El Canasto pero no conseguí escribir absolutamente nada durante media hora. Tenía que cambiar mis planes… Cogí mi lista de tareas Zombi y dediqué el resto de la mañana a tareas administrativas sencillas.

Seguramente no soy el único quien ha tenido esta experiencia. ¿A ti también lo ha pasado? Entonces sabes que si no duermes lo suficiente, tendrás menos energía, menos capacidad de concentrarte y menos creatividad. Tu estado físico tiene una gran efecto en la calidad de tu trabajo.

Dormir bien es importante

Aunque desde hace muchos años soy consciente de los beneficios de dormir ocho horas al día, no siempre lo consigo. Es uno de mis puntos débiles en cuanto a los hábitos productivos. La razón es que mi fuerza de voluntad está muy baja al final de un día con mucho trabajo. Entonces es fácil caer en la tentación de quedarme al sofá mirando un poco más la televisión.

Cómo dormir mejor

He estado estudiando un poco el tema de dormir bien y he encontrado estos cinco consejos para mejorar la calidad del descanso.

1. Mantén el ritmo

No se puede recuperar durmiendo más horas al fin de semana. Tu cerebro necesita suficiente tiempo para poder regenerarse. Si no duermes las horas necesarias, nunca repararás los daños hechos.

Lo mejor es mantener el mismo horario durante los siete días de la semana. De este manera descansas mejor y además notarás que tu cuerpo se adapta mejor al ritmo. Es probable que ya no necesitarás un despertador.

2. Los últimos 30 minutos sin pantalla

Si quieres dormir mejor, deja de mirar la televisión, el ordenador, la tablet o tu móvil al menos media hora antes de acostarte. Las pantallas de estos dispositivos emitan luz en tonos azules, lo tu cerebro identifica como luz de día. Es mejor dedicar los últimos minutos del día leyendo un libro o escribiendo — ¡en papel! — para preparar tu mente.

3. Haz un vacío mental

Cuando estás preocupado sobre algún tema, resulta difícil coger el sueño. Los seguidores de GTD ya conocen la solución: sacar tus preocupaciones de tu cabeza. Antes de ir a dormir, apunta todo lo que te ocurre en una hoja de papel: tareas pendientes, ideas que has tenido, reacciones emocionales, cosas que te gustaría hacer algún día, inquietudes, etc.

Como tienes un buen flujo de trabajo, tu mente sabe que mañana procesarás estas notas para luego tomar acción y se queda tranquila.

4. Ten algo a mano para tomar notas

Personalmente, nunca me despierto por la noche, pero si eres de estas personas que suelen tener sus ideas más brillantes a las dos de la madrugada, asegúrate de tener algo a mano para registrar esta idea. No hay nada más improductivo que perder una buena idea.

5. La oscuridad es tu amigo

Cuanto más oscuro es tu habitación, mejor será la calidad de tu descanso. Baja las persianas completamente, cierre las cortinas e elimina todos los dispositivos electrónicos. Si necesitas un despertador, mejor elegir uno sin pantalla iluminada.

Buenas noches

Como he indicado arriba, quiero mejorar mis hábitos a la hora de dormir. He compartido las cinco consejos más interesantes que he encontrado en la literatura. ¿Cuál es tu consejo para dormir mejor? ¿Duermes suficiente? ¡Compártalo en los comentarios!

∞ ¡Haz reuniones contigo mismo!

Por: Jeroen Sangers

Hoy comparto un consejo estupendo de Berto Pena:

En el trabajo cada vez disfrutamos de menos tiempo de calidad. Una hora u hora y media de pura concentración haciendo tareas clave, es un auténtico tesoro. Pero cada vez cuesta más encontrar momentos así. ¿Por qué no inventarlos? Las reuniones contigo mismo pueden ser una opción.

¿Alguna vez has estudiado en una biblioteca? ¿Alguna vez te has metido solo en una sala a trabajar en algo? Pues precisamente buscamos eso.

Llevo proponiéndolo desde hace mucho tiempo en mis cursos y habitualmente los asistentes contestan que no pueden hacerlo. No obstante, cuando lo propongo a los gerentes de la empresa, casi siempre les parece una buena idea.

∞ Lea el artículo en El Canasto

5 Factores Clave para Recopilar o Capturar con Éxito

Por: Jose Miguel Bolivar

Además de contar con las herramientas adecuadas para poder recopilar o capturar mejor, es imprescindible asegurarnos de que el proceso de recopilación o captura no se vea dificultado o perjudicado por ningún factor externo y, si es posible, intentar facilitarlo al máximo. No olvides que, sobre todo al principio, el objetivo es desarrollar y consolidar un hábito. Algunas ideas a considerar son las siguientes:

• No existen las malas ideas: El criterio “bueno/malo” no solo es tremendamente subjetivo sino también muy impreciso. ¿Para qué en concreto es bueno o es malo? ¿Lo es siempre, en cualquier momento y circunstancia? ¿Lo es para todo el mundo? Por eso, uno de los factores clave para recopilar o capturar con éxito es no evaluar mientras capturas. Evaluar, reflexionar sobre las cosas, aclarar qué son y qué hay que hacer con ellas corresponde a una etapa posterior del proceso. Además, aún en el supuesto de que la idea fuera realmente mala, puede que descartarla sin más no sea una buena decisión


• No temas sobrecapturar: Piensas en muchas más cosas de las que crees. El contenido real de nuestra mente es territorio desconocido para la mayoría de las personas. Si te atreves a entrar en él, te sorprenderás de tus hallazgos. Lo más probable es que a día de hoy estés aprovechando solo una mínima parte de tu potencial creativo y el hábito de recopilar o capturar intensivamente es una de las formas más fáciles y eficaces de liberarlo


• La información es el origen del conocimiento: Si te das permiso para liberar tu pensamiento al nivel de tu capacidad real, comprobarás que el valor que puedes llegar a generar es prácticamente infinito. Si dejas fluir las ideas, recopilándolas o capturándolas sin juzgarlas ni decidir sobre ellas, tomarás conciencia de posibilidades y recursos cuya existencia hasta ahora desconocías. Como dice Mario Alonso Puig, “no vivimos a la altura de nuestras posibilidades sino a la altura de nuestras creencias”


• Libérate de compromisos: Recopilar o capturar ideas significa simplemente eso, sacarlas de tu cabeza para que no molesten ni se pierdan. Y nada más. El hecho de recopilar o capturar una idea no implica en absoluto el más mínimo compromiso de que vayas a hacer nada con ella, ni ahora ni nunca. A veces, cuando la gente me ve capturando cosas me pregunta si realmente pienso hacerlas todas y cuando les respondo que no lo sé me dicen que no entienden por qué las apunto entonces. Para que recopilar o capturar se convierta en un hábito es muy importante que lo separes de cualquier tipo de compromiso o responsabilidad. Lo único que pretendes es vaciar tu mente para luego poder considerar todas las opciones


• Conviértelo en un estilo de vida: Recopilar o capturar requiere intención y esfuerzo. Intención de decidir algo al respecto más adelante y esfuerzo para escribirlo. Hay quienes presumen de no tomar notas por no necesitarlo. Claro que “necesitar” es un concepto relativo. Si cuando un pensamiento irrumpe en tu cabeza no lo recopilas ni capturas, estás abonando el terreno para que aparezca recurrentemente, generalmente cuando no puedas hacer nada al respecto, de forma que consumirás cantidades importantes de atención sin obtener nada a cambio y te resultará difícil tomar buenas decisiones en la medida que a menudo se te pasarán por alto opciones. Cuando recopilar o capturar forma parte de ti, te cuesta entender que haya gente que prefiera llevar la cabeza permanentemente llena de ruido

La productividad y la eficacia personal en la Era del Conocimiento dependen fundamentalmente de elegir mejor qué hacer y qué dejar sin hacer para, una vez tomada la decisión correcta, entregarte a ella con atención plena hasta terminarla. Para conseguirlo, necesitas contar en todo momento con un mapa completo de opciones y con las condiciones mentales adecuadas para prestarle toda tu atención. GTD te ofrece un camino para ello y el primer paso es vaciar tu mente. Estos 5 factores clave te ayudarán a conseguirlo.

Este artículo, 5 Factores Clave para Recopilar o Capturar con Éxito , escrito por José Miguel Bolívar y publicado originalmente en Optima Infinito, está licenciado para su uso bajo una Licencia Creative Commons 3.0 España.

Muchas gracias por suscribirte a Optima Infinito.

Entradas relacionadas:

1. GTD: Herramientas para Recopilar o Capturar Mejor


2. GTD: Buenas Prácticas para Capturar


3. Capturar: El Primer Paso para Obtener el Control en GTD

Mi fórmula para conseguir desconectar

Por: Berto Pena

Desconectar del trabajo cada vez parece misión más complicada. Y es crucial. Porque si no separas momentos trabajo y descanso, cada día tienes peores ideas, te cuesta más concentrarte, y no logras disfrutar ni de una cosa ni de otra. El «burnout» está casi asegurado. ¿Cómo conseguir desconectar?



Esta pregunta no tiene una única respuesta. Porque depende. Cada persona afronta de un modo distinto esa desconexión. Así que yo sólo puedo contarte cómo lo hago yo. Cómo poco a poco he logrado separar esas dos partes esenciales de mi día, pero que irremendiablemente tienen que ir de la mano.

El buen descanso es esencial para trabajar duro. Y de forma inteligente.

Mi “fórmula” para desconectar consiste en una serie de pautas que tras prueba-error he comprobado que me dan un buen resultado. No son cosas complicadas ni rebuscadas. Pero por su sencillez (casi obviedad) son cosas que ignoré durante años. Ahora disfruto de ellas.

Limito mis horas de trabajo. Marco una frontera.

En mi caso personal «echar horas» o «trabajar como un burro» no sirve para nada. Y desde luego no es el camino a hacer las cosas con más calidad. Para mí el trabajo es importante pero no lo más importante. Así que fijo límites, pacto conmigo un tiempo para trabajar, tiempo para descansar. Y además son estricto.

Cuando termina mi tiempo de trabajo reconozco lo que he hecho, celebro las tareas que he completado, me felicito y me animo con los proyectos que he completado. «Por hoy vale. Mañana haré otra parte del puzle». De esta forma, además, saboreo mejor el tiempo de desconexión (descanso).

Tengo un hobby. Varios. Y fuera de Internet.

Cuando trabajaba sin parar, incapaz de desconectar, entre otras cosas era porque no tenía una afición, ni una actividad que me animara a «venga, deja ya el ordenador y a descansar».

La lectura, la fotografía, y el cine son parte esencial de mi proceso de desconexión, porque me alejan por completo de lo que habitualmente hago. Me distraen, me divierten, me enriquecen, me aportan nuevas ideas y me reinician para el día o la semana siguiente.

Cuando desconecto, desconecto. Cero distracciones.

La tecnología es extraordinaria… cuando pones tus hábitos por delante. Si no, estás a su merced. Creo que a la hora de desconectar hay que ser radical. Porque, bajo “mirar un momento el correo”, “entrar un segundo a ver no sé qué”, o darle al “refrescar”, sólo hay una invitación a alejarte de lo que estás haciendo en tu descanso.

Basta un solo correo para calentarte la cabeza durante todo un día y que no logres disfrutar de tu descanso. O peor, decir «tengo que mirar esto» y directamente ponerte a trabajar. Mejor desconecto, y mañana estaré más fresco y despejado para atenderlo. Antes y mejor.

Muchísimas personas creen que esto de la Productividad y la Gestión Personal únicamente va del trabajo o de cómo hacer cosas. Cuando también va del descanso y de aprender a hacer nada. A desconectar.

evernote

Por:

A veces no hay mejor forma de expresar una idea que un simple boceto. A través de un gráfico de una reunión, una ecuación de clase o una idea durante un viaje, la escritura a mano puede ser la forma más directa de capturar lo que estás pensando o viendo.

Cuando empezamos a trabajar en cómo llevar la escritura digital a Evernote para Android, sabíamos que nuestro enfoque debía ampliar la experiencia actual de Evernote en lugar de simplemente proporcionar un método de entrada alternativo.

Nos llevó bastante tiempo averiguar exactamente cómo conseguirlo, pero creemos que lo hemos logrado. Es bonito y potente y estamos muy contentos de poder presentártelo hoy.

Consigue Evernote para Android

Una experiencia de escritura a mano integrada

Nos dimos cuenta de que una experiencia de escritura a mano fluida sería aquella que te permitiera pasar con facilidad de escribir a mano a escribir a máquina en las fotos y viceversa, todo dentro de una misma nota.

Digamos que estás en clase de química. Debes ser capaz de escribir todo lo que dice el profesor, después, dibujar una estructura química, a continuación, escribir un poco más, y todo mientras grabas la clase en audio. No son ideas independientes. Todas deben fusionarse. Y esto es lo que hemos creado.

Pulsa para escribir

Cuando estés en una nota, pulsa el icono del clip, y a continuación el icono del boli. Si necesitas más área de escritura, pulsa la flecha de abajo y a continuación el signo “más”. Utiliza dos dedos para moverte en el área de escritura. Si necesitas un color o grosor distinto, elígelo. Cuando hayas terminado, pulsa en la marca de verificación. Después de esto, podrás seguir escribiendo, adjuntar un archivo, grabar audio y colocar una imagen en la nota. Todo está en un solo lugar.

Nos encanta la escritura a mano

Algunos de nuestros ingenieros e investigadores fueron los pioneros que, hace décadas, hicieron que digitalizar la escritura a mano fuera hoy posible. Más recientemente, adquirimos Penultimate, la increíble aplicación de escritura de iPad. Escribir y hacer que la escritura se pueda buscar forma parte de nuestro ADN. Estamos convencidos de que te encantará escribir en Evernote con tu teléfono o tableta Android. Estamos deseosos de que lo pruebes.

Otras mejoras

La escritura a mano no es la única cosa que hemos incluido en esta actualización. También hemos mejorado significativamente el editor de notas y las funciones de cámara.

Edición mejorada

Hemos mejorado la edición de notas para que puedas hacer cambios en las notas creadas en otras plataformas. Además hay una nueva opción para resaltar y poner énfasis en algunas notas. Ahora también puedes duplicar notas y crear enlaces de notas para cambiar con facilidad de una nota a otra.

Cámara más rápida

La cámara es más rápida que nunca antes. Prácticamente se ha eliminado el retraso que los usuarios experimentaban en el pasado. Además, ahora tienes mejoradas las opciones de enfoque y autoenfoque.

Y mucho más

Además de todo esto, hemos arreglado varios errores y hemos conseguido que Evernote sea más estable y más agradable de usar. Comparte tu opinión con nosotros.