5 pasos para organizarte ante una semana llena de reuniones

Por: Berto Pena

No sabes cómo, pero poco a poco tu agenda se ha ido llenando de reuniones. Aceptaste aquí y allí, y ahora tu próxima semana se asemeja a una partida de Tetris. Y es cuando te preguntas: «con tanta reunión, ¿cómo voy a poder hacer todo lo que tengo pendiente?»

¿Quién no se ha enfrentado a una semana plagada de reuniones? También citas, eventos, comidas y compromisos. Todo suma y suma con un resultado claro: hay menos tiempo real de trabajo. Pero las tareas de tu lista están ahí, y muchas de ellas tienen fecha de entrega; y algunas de ellas son más importantes que las reuniones que tienes programadas.

También están los imprevistos, y alguna urgencia que intuyes que aparecerá por el camino; porque suele pasar. Así que no es raro agobiarse pensando: «¿cómo me las voy a arreglar?»

Supongo que cada persona tiene su fórmula. Yo, como siempre hago desde aquí, te cuento cómo lo hago yo. O mejor dicho, cómo he aprendido a hacerlo…

Paso 1: Revisa a fondo, ¿seguro que todo es necesario?

Haz un repaso exhaustivo de todas las reuniones y citas que tienes por delante. ¿De verdad todo lo programado es necesario? Tal vez en el momento de acordar la reunión viste la necesidad pero ahora es distinto. Y cuestionarlo tampoco implica que vas a cancelar o posponer…

• ¿Puedo cancelar/retrasar alguna reunión?
• ¿Puedo delegar en alguien para que asista en mi nombre? (aunque sólo sea una, ya gano).
• ¿Puedo sustituirla por una llamada, videoconferencia o correo?

Paso 2: Haz un “inventario” de las reuniones

Con el paso previo has podido adelgazar algo la agenda pero no mucho, la verdad. Ahora toca preguntarse cómo son esas reuniones y qué van a pedir de ti.

• ¿Qué tipo de reuniones son? ¿Son rutinarias o de seguimiento? ¿Consejo de Administración o Socios? ¿Propuesta comercial a un cliente? ¿Negociación de condiciones con un proveedor? ¿Toma de contacto o presentación de producto?
• ¿Qué necesito para cada reunión? En cuanto a información, materiales y preparación. ¿Lo tengo todo? ¿He de pedir algo a alguien ya?
• ¿Tengo que enviar algún correo previo a las personas que van a asistir?

Paso 3: Identifica momentos y bloques de trabajo

A juzgar por tanto colorín en tu agenda, tu semana parece llena, pero realmente no es así. Claro que habrá momentos y huecos disponibles para el trabajo. Haz otro repaso a fondo e identifica principalmente lo siguiente:

• El día o los días de la semana que están más despejados.
• Inicios del día (la primera hora) que no tienen reuniones.
• Mañanas y tardes en las que tienes bloques de dos horas sin reuniones.
• “Huecos” entre reuniones donde, aunque sea desde una cafetería o un hotel, puedes aprovechar para hacer cosas.

Tener claro todo esto es fundamental para programar las tareas. Sobre todo las que más resultados te van a dar. Las cosas que sí o sí, con tres o mil reuniones, tienes que hacer. Y además hacer muy bien.

Paso 4: Haz un “itinerario” de reuniones

No es lo mismo que el 100% de esas reuniones tengan lugar en tu oficina, en la sala de al lado, que si te ves obligado a desplazarte por la ciudad en una especie de peregrinaje de empresa en empresa. Porque en ese caso, a cada reunión, tendrás que añadirle tiempo por delante y por detrás. Y además estará el componente desplazamiento y localización de cada sitio.

• ¿Tienes bien apuntado dónde es cada reunión? Hablo de la dirección exacta.
• Para los días más complicados, haz una pequeña “ruta”: «primero voy aquí; luego aprovecharé media hora hasta la siguiente reunión para revisar el presupuesto; después me toca ir hasta ahí; antes de la comida puedo revisar mi Correo; y para la comida tengo que ir hasta aquí».

Paso 5: Revisa las tareas, distingue, separa, programa

Es hora de dejar el calendario y las reuniones, y poner la atención en la pieza más importante de tu actividad: tus tareas. Haz una revisión a fondo de todo lo que tienes previsto hacer:

• ¿Qué tareas tienen fecha de cierre/entrega durante esa semana?
• ¿Cómo son esas tareas? ¿Hay alguna tarea clave de gran impacto y resultados? ¿En qué días-bloques-momentos sería mejor programarlas?
• ¿Tienes que pedir
• ¿Cómo me interesa repartir las piezas a lo largo de la semana? ¿En qué huecos y momentos encaja mejor cada una?

Cuando uno se enfrenta a una semana así, no queda otra que capear el temporal. Pero eso no deja de ser un parche para salir del paso. No es la solución para el futuro. En cosas así, siempre hay una o varias lecciones con las que ganar experiencia. Hay que parar, pensar y aprender:

• ¿Por qué dejé que mi semana se llenara así?
• ¿Por qué acepté tanta reunión y no busqué alternativas?
• ¿Por qué dejé que otros decidieran por mí?