Mesa, ordenador, silla… en ese espacio reducido vas a pasar cientos de horas. Y en ellas vas a tener que solucionar, proponer, crear, inventar, planificar y analizar. Y sobre todo concentrarte, hacer, avanzar… ¿Tu zona de trabajo te ayuda realmente a todo eso?
Tal vez ahora estés leyendo esto justamente en tu zona de trabajo. Obsérvala. Dedícale una mirada a todo lo que te rodea. Todo lo que tienes, y cómo lo tienes, ¿invita a crear, concentrarse y solucionar? ¿O más bien lo contrario?
Créeme, antes mi zona de trabajo era mucho peor. Hasta que después de escuchar a gente mejor que yo, decidí tomármelo en serio.
Me di cuenta que el exterior, lo que te rodea, impacta sobre el interior más de lo que parece. Y con ese “interior” me refiero a tu Energía + Atención, a tu capacidad para hacer y avanzar, a tu Eficiencia.
Naturalmente, lo que puedas llegar a mejorar en tu zona de trabajo dependerá de las posibilidades, estructura y dimensiones que tenga. No lo es lo mismo tener un cubículo enano que tener un despacho cerrado o una oficina en casa. Así y todo, hay algunas ideas prácticas que siempre podrás aplicar, y que mejorarán ese espacio donde tantas cosas importantes tienen que ocurrir. Estas son algunas de mis favoritas…
La «Operación Limpieza» empieza hoy
Vamos a empezar aligerando tu zona de trabajo. Dedica un rato (por ejemplo una hora el viernes) y que empiece la limpieza de verdad. Recuerda que, también en la parte física y organizativa, todo lo que no suma, resta. Así que tira y recicla a lo bestia. No tengas piedad.
Crea dos zonas, aunque tengas una sola mesa
La idea es despejar al máximo la parte donde más tiempo pasas, y donde debe ocurrir el trabajo de calidad. Para ello crea dos zonas de trabajo: la principal con lo estrictamente imprescindible (ordenador, libreta y bolígrafos); y la secundaria con el resto de cosas (teléfono, carpetas, etc.). Si dispones de más sitio o incluso una zona en “L”, puedes tener la mesa principal y la auxiliar con el resto de cosas.
Lo más habitual siempre a mano
Ten siempre a mano lo que más utilizas. Haz un listado con las cosas que de verdad necesitas todos los días. Luego disponlas a una distancia que alcances sin esfuerzo. Lo demás, arrincónalo en un extremo de la mesa, o guárdalo en cajones o cajas, pero no lo dejes a la vista. Y es que habitualmente cosas que no necesitamos se ponen en el camino de las que tienes que encontrar ya.
El teléfono móvil, aparcado en su rincón
Si eres como la mayoría, serás de los que pone el móvil debajo del monitor, o junto al portátil. Firme, de pie, con la pantalla apuntando a los ojos para “no perderte” nada. ¿En serio piensas enchufarte a tus tareas así? Designa un pequeño rectángulo en una esquina de la mesa. Desde hoy será el “aparcamiento” del móvil. Lo podrás utilizar si lo necesitas, pero no estará tan a la vista como para distraerte con cualquier chorrada.
Tres herramientas clave siempre a mano
Hay tres herramientas que yo considero básicas en toda zona de trabajo. Da igual si es la del becario o del director general: una libreta, dos bolis de colores distintos, y notas adhesivas (varias, de colores mejor). Hay que recuperar y potenciar las herramientas “analógicas”. El papel, sigue y seguirá siendo una aliado inigualable, a la hora de apuntar, anotar, garabatear… La mente funciona distinta así.
Lo que te rodea condiciona tu capacidad. Gran parte de tu Eficiencia depende de cómo sea y cómo cuides tu zona de trabajo.
Las cajas son tus aliadas
Si no tienes cajones o zona de almacenaje, o bien no tienes más espacio, utiliza cajas pequeñas. Las típicas de IKEA (o similares) son geniales. Te permiten agrupar elementos y objetos comunes, fomentan el orden y eliminan la sensacio?n de caos y confusio?n. Aun cuando tengas dos o tres sobre una mesa, ocupando espacio, siempre será mejor que tenerlo todo por ahí tirado.
Crea una “Bandeja de Entrada”
Designa una zona o una bandeja (física) para los documentos y papeles que vayan entrando en el día. Aunque el papel va a menos, siempre te irán trayendo cosas, las irás imprimiendo, las rescatarás de alguna carpeta… en lugar de esparcirlas por la mesa, júntalas en esa bandeja. Luego, al final de la mañana o del día, decide qué hacer con ello: 1) guardar en carpeta o archivador; 2) guardar en digital (escanear); 3) tirar (reciclar).
Cuida el aire y la luz
La calidad del aire que respiras y la luz de tu zona de trabajo definen tu rendimiento, estado anímico y empuje para trabajar. No es una chorrada, es algo físico. Si no tienes luz natural, ¿tienes la mejor lámpara y tipo de luz (bombilla)? Si tienes la posibilidad de hacerlo, ventila cada cierto tiempo (pon una alarma para recordarlo). Hasta hace no mucho yo pasaba de estas cosas, y ahora noto muchísimo la diferencia. Mi mente está más afilada.
Tres ideas básicas de ergonomía
Todo el mundo pasa de la ergonomía, hasta que tienes treinta y muchos años y empiezan las molestias y dolores. Luego toca fisio. Yo me quedo con estas tres ideas principales: 1) Monitor a la distancia y altura adecuada de tus ojos; 2) Acostúmbrate (fuérzate) a colocar las piernas en “L”, y deja de cruzarlas de mala manera; 3) Invierte en una buena silla (si la que tienes es una mierda, habla con quien sea para convencerlo, o incluso cómprala tú. Es tu espalda, y no hay repuestos.)
Limpia y ordena al terminar
Justo antes de irte, en el momento ya en el que te pones de pie, dedica 30 segundos (sí, medio minuto), a ordenar, recolocar, limpiar y despejar la mesa de trabajo. Así mañana, cuando empieces un nuevo día, llegarás y verás una mesa despejada que invita a sentarse y hacer cosas. Esto forma parte de mi rutina para cerrar mi día.
Erróneamente creemos que trabajar, rendir y avanzar consiste en poner el culo en la silla y echar a correr. Hoy en día dependes cada vez más de tu mente, de la parte cualitativa. Y tener a punto tu zona de trabajo y tus herramientas es clave para afinar tu mente, tu Eficiencia.
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