Dar cabida en nuestra vida a todo aquello que atrapa nuestra atención resulta un auténtico imposible si pretendemos usar para ello, nuestra propia memoria, ya que sabemos de sobra su nefasto funcionamiento. Es como tratar de retirar un tornillo Philips con una llave Allen. Acabaremos sintiéndonos frustrados, estresados y con una escasa sensación de control. ¿Te suena de algo?
Para salir de este atolladero, GTD plantea la necesidad de desarrollar el hábito de vaciar la mente. Para ello necesitas construir una mente externa que, además de ser 100% fiable, ha de estar constantemente actualizada. Si este principio no se cumple, tus asuntos acabarán regresando a tu mente. Esta mente extendida es lo que solemos conocer como nuestro sistema o herramienta GTD.
Implementar Getting Things Done es como ponerse en forma. Sencillo si se mira a largo plazo e imposible si se mira a corto plazo. Se trata de todo un camino de aprendizaje que lleva su tiempo, de ahí que el propio David Allen recomiende comenzar este viaje con herramientas muy sencillas de uso cotidiano, como son carpetas, papel y lápiz. Para que nos entendamos, baja tecnología o, más bien, cero tecnología. Si eres capaz de sentar a tu ego en el banquillo y seguir las recomendaciones de David Allen, créeme, te librarás de más de un berrinche.
Las herramientas sencillas, como el papel, funcionan muy bien porque te permiten darte cuenta de qué estás haciendo y cómo lo estás haciendo. Por ejemplo, definir tus propios contenedores, escribir de forma correcta tus acciones en lugar de copiarlas y desarrollar los hábitos necesarios de una forma más simple. En definitiva, te permiten aprender.
En mi caso, anduve más de un año de app en app, es decir, de flor en flor, hasta que introduje la variable «humildad» en mi ecuación de aprendizaje. ¿Será verdad esto que cuenta el Sr. Allen? Para saber si algo funciona o no, el camino es probarlo, así es que decidí olvidarme de la tecnología por un tiempo. El resultado fue un éxito rotundo. En dos o tres meses, método dominado y, cómo no, resultado tachado.
Es cierto que llega un momento en que experimentas control genuino y comienzas a sentir que necesitas unas mejores zapatillas. En ese punto comienzas a mirar el mercado de posibles apps para soportar tu sistema y te das cuenta de que estás jodido. No hay muchas opciones y tienes que mover ficha. Seguir usando tu primer sistema comienza a resultarte ineficiente, dado el elevado grado de digitalización actual.
¿Cuál es la mejor opción? Después de muchos años usando GTD y dándole vueltas a esta pregunta, he llegado a la conclusión de que la mejor opción es aquélla que te permite seguir aprendiendo, como ocurre con las soluciones en baja tecnología. Herramientas como por ejemplo Omnifocus, te permiten conseguirlo.
No hay un sistema core GTD que sea igual que otro. Lo que sí tienen en común es que permiten aprender a sus usuarios e ir mejorando su eficiencia a través de su evolución, gracias a que son herramientas muy abiertas.
Afirma Jeroen Sangers que «el mejor gestor de tareas es la solución que ya estás usando». Estoy 100% de acuerdo con él, siempre que la solución te funcione, claro ;-). Aún así, recuerda siempre que tu herramienta GTD debe permitirte aprender.
Imagen Aprendizaje cortesía de Shutterstock
Antonio José Masiá
Antonio José Masiá es consultor artesano en efectividad centrada en las personas
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