5 sitios donde utilizar plantillas te hará ganar tiempo

Por: Berto Pena

Ahí, al lado tuyo tienes una auténtica mina para ganar tiempo. Se llaman “plantillas”. Son conocidas por la mayoría de la gente, utilizadas por menos y exprimidas por solo unos pocos.

La verdad es que no llaman la atención. No tienen gran prensa ni glamour. Pero son sencillas y muy cómodas, simplifican mucho el trabajo, te ayudan a organizarte con menos esfuerzo, y de remate te hacen ganar tiempo. ¿Puedes ignorar algo así?

¿Cómo ganar tiempo con tus plantillas?

Las plantillas en el trabajo te ayudan de dos formas:

1. Tienen escrito por adelantado parte del trabajo que tienes que hacer para una tarea. Basta con completar el resto.
2. Te ayudan a no tener que pensar qué poner o dónde ponerlo. Basta con rellenar espacios en blanco.

Por esos dos motivos las plantillas brillan en la vida real. Porque son MUY prácticas.

Y entonces, ¿por qué la mayoría de las personas no las aprovechan? Porque no las “ven” aplicadas a lo que hacen, a situaciones reales. Y no me extraña. Porque la palabra “plantillas” no dice nada. Es algo abstracto.

¿Y si en vez de plantilla digo «un documento donde solo tienes que rellenar los espacios en blanco con (por ejemplo) lo que se decide en una reunión»?

Me gustaría compartir contigo mis cinco rincones favoritos donde utilizar plantillas te hará ganar tiempo. Tal vez mucho tiempo…

1En tu Correo

No conozco a nadie que no quiera ganar tiempo en el Correo. Por eso uno de los primeros cursos gratuitos que incorporé en mi Lista Privada fue «Automatiza tu Correo – Optimiza tu Sistema para Ganar Tiempo Cada Día». En él te cuento, entre otras muchas cosas, cómo explotar las plantillas para acelerar tu trabajo. Tus mensajes, en este caso.

✔ En el Correo las plantillas te hacen ganar tiempo así: son mensajes que tú has escrito por adelantado. Bien en su totalidad o una parte. Dan respuesta a consultas o situaciones típicas que llegan a tu buzón. Ese texto predefinido te ahorra un montón de tecleo que repites una y otra vez. (Calcula ahora los miles de mensajes que vas a escribir en los próximos años.)

2En tus Reuniones

Piensa en el tipo de anotaciones que haces en tus reuniones: acuerdos, temas a investigar, tareas y próximas acciones, “deadlines” y fechas de entrega, temas a delegar o seguir, nombres de contactos… casi todo eso se repite una y otra vez. ¿Dónde y cómo lo apuntas? ¿En cualquier sitio según va surgiendo?

✔ En las Reuniones las plantillas te hacen ganar tiempo así: son documentos (en papel o digital) con una estructura y diseño orientados a las cosas que sueles anotar. Tienen ciertos espacios en blanco que tú, sobre la marcha, vas rellenando con información útil. De ese modo todo está en su sitio, sin mezclarse, organizado según lo escribes. Y eso acelera y aclara muchísimo el trabajo posterior. (Calcula ahora los cientos de reuniones a las que vas a asistir en los próximos años.)

3En tus Llamadas

Es una variante del caso anterior, ya que las llamadas de teléfono, conferencias o videoconferencias no dejan de ser reuniones a distancia. Especialmente si en tu trabajo tienes muchas, y son de proyecto o seguimiento de clientes y entregas, van a disparar tu eficiencia. Como un pro de verdad.

✔ En las Llamadas las plantillas te hacen ganar tiempo así: por un lado puedes tener apuntado por adelantado lo que vas a tratar, con lo que no se te escapará nada y además en el orden que te interesa. Por otro, podrás anotar justo al lado los acuerdos, decisiones y próximas tareas. (Calcula ahora los cientos de llamadas… eso, ¿lo ves verdad?)

4En tus Listas

Al cabo del año, ¿cuántas listas de cosas haces para viajes, compras, eventos, proyectos, instalaciones o actividades? Es fácil que varias decenas. Y es fácil que cada vez las hagas de cero, en blanco… Y eso se repite una y otra vez, una y otra vez. Podrías ganar tiempo si las tuvieses guardadas, listas para reutilizarlas en cualquier momento.

✔ En las Listas las plantillas te hacen ganar tiempo así: por una parte aceleran el proceso de anotar, ya que muchas cosas se repiten y no tienes que rehacerlas de nuevo. Por otra, hacen que no se te olvide nada, y que no tengas que hacer el esfuerzo de pensar: «¿se me olvida poner algo?».

5En tu Blog

Si tienes un Blog y sueles escribir con frecuencia, tú mismo habrás detectado esta necesidad. Y es que muchos de los artículos tienen una estructura similar o idéntica que se repite una y otra vez. Ganar tiempo aquí es facilísimo, pues con 3-4 plantillas que puedes utilizar según lo que vayas a escribir: artículo de reflexión, reseña, lista con las “X” claves para, etc. (Este mismo artículo ha sido escrito utilizando una estructura hecha hace meses, y que reutilizo cada vez que escribo un post con este formato.)

✔ En tu Blog las plantillas te hacen ganar tiempo así: aceleran la escritura de ciertas partes y código HTML o CSS que se repite constantemente, y que además es tedioso de escribir. Hacen que tu esfuerzo vaya al contenido, tu mensaje, y no a la estructura, formato o código.

Ganar tiempo. No conozco a nadie que no le interese esto. Sobre todo en cosas que se repiten tanto pero que (lo digo una vez más) no llaman la atención. No subestimes TODO lo que puedes ganar aquí, porque puede llegar a ser una pasada.

¡Vivan las plantillas!

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