Esta semana me encuentro en Amsterdam, terminando la formación para certificarme como Master Trainer en la metodología de productividad personal Getting Things Done (GTD), de la mano de la David Allen Company. Además de compartir experiencia formativa con algunos de mis colegas de varias partes del mundo, he tenido la oportunidad de escuchar al maestro David Allen por segunda vez en lo que va de año —bueno, la segunda vez en persona.
Una de las primeras lecciones extraídas hasta ahora es haber constatado, una vez más, la universalidad del método. De hecho, estamos representados cuatro de los cinco continentes —los pinguinos aún no practican GTD—, incluyendo, entre alumnos y maestros, participantes de culturas y países tan dispares como Italia, Sudáfrica, Estados Unidos, Holanda, Brunei, Colombia y, por supuesto, España y, de algún modo, también México. Y es que, efectivamente, al final todos somos mucho más parecidos de lo que nos imaginamos, al menos en lo que se refiere a la necesidad de tener bajo control nuestras vidas, tanto en el trabajo como en el ámbito personal.
Pero claro, cinco días encerrado con David Allen dan para mucho —que nadie se asuste, también está su mujer Kathryn, que impedirá que suceda nada raro jeje. Y ya desde el primer día, no se han hecho esperar las «perlas» productivas. He de reconocer que ya se lo había leído en alguna ocasión a David, e incluso se lo había oído mencionar al maestro José Miguel Bolívar citando a Allen. Y aunque lo tengo interiorizado desde hace mucho tiempo, no ha sido hasta ahora que ha resonado en mi cabeza este principio fundamental, quizá por el entorno y las circunstancias en los que me encuentro estos días.
En un momento de la sesión, ante la pregunta de unos de los asistentes sobre la mejor manera de gestionar las interrupciones, David Allen saltó como un resorte:
«There are no interruptions, there are only mismanaged inputs.»
O sea, «no existen las interrupciones, solo hay entradas mal gestionadas». Lo que a algunos les puede parecer un sacrilegio, filosofía barata de libro de autoayuda. O como diría mi madre, simplemente escurrir el bulto. Y sin embargo, tiene una implicación muy profunda en la manera en que vemos y gestionamos nuestro trabajo.
Efectivamente, la percepción negativa que tenemos de las interrupciones tiene mucho que ver con nuestros (malos) hábitos a la hora de gestionarlas. Cuando estamos trabajando intensamente en algo y, de repente, suena el teléfono o se acerca un compañero a pedirnos algo, la mayoría de las personas dejan de hacer lo que están haciendo y dan cancha a la interrupción. Dejan que el nuevo input absorva toda su atención, independientemente de lo importante o urgente que realmente sea para ellos el asunto. La cosa se agrava porque, en muchas ocasiones, permiten que la conversación derive con facilidad a temas totalmente ajenos al asunto en cuestión. Al final, lo que suele ocurrir es que, una vez terminada la interrupción —que a estas alturas ya no se puede llamar interrupción, sino cambio de actividad—, se «olvidan» de lo que estaban haciendo anteriormente, dando prioridad al nuevo asunto sin ningún tipo de evaluación previa. El resultado: frustración y estrés permanente por no completar las cosas que se proponen.
En efectividad personal existe un principio que mi amigo Antonio José Masiá describe fantásticamente como «enfriar el pensamiento». Efectivamente, existen dos sistemas de pensamiento. El primero, el sistema límbico, o como lo llama Antonio José, el «sistema de pensamiento caliente», está íntimamente ligado a las emociones, y se activa casi de manera automática. El sistema caliente nos impulsa a la acción inmediata, sin apenas tiempo para la reflexión. Dejar actuar libremente a este tipo de pensamiento es lo que causa que muchas de las interrupciones acaben con el abandono de lo que estábamos haciendo y nos pongamos a trabajar inmediatamente con el nuevo input, con las consecuencias que ya conocemos.
Para poder reflexionar sobre las cosas, y así tener la oportunidad de tomar mejores decisiones sobre qué hacer en cada momento, hay que evitar tomar decisiones sobre la marcha. Es decir, hay que «enfriar» las cosas, esperar un poco antes de tomar decisiones, ya que al pensamiento reflexivo le cuesta más tiempo en activarse que que al impulsivo. De ahí que Antonio José se refiera a él como el «sistema frío».
Cuando David Allen dice que no existen las interrupciones, sino los inputs mal gestionados, se refiere precisamente a que, cuando algo o alguien nos interrumpe, generalmente no permitirnos que se active el pensamiento frío, actuando de manera impulsiva siguiendo casi exclusivamente los dictados de nuestro pensamiento caliente.
Por eso, es fundamental que las interrupciones terminen con lo que, en la metodología Getting Things Done, se denomina una captura. Es decir, dejando constancia del objeto de la interrupción en algún lugar fiable —y tu cabeza no es ese lugar—, de manera que puedas tomar una decisión al respecto más tarde, en frío, cuando termines de hacer lo que estás haciendo en este momento. ¿Y si se trata de de un asunto objetivamente urgente? Bueno, en ese caso, lo que debes capturar no es el objeto de la interrupción, sino lo que estabas haciendo cuando te interrumpieron. De esa manera podrás enfocar toda tu atención en el objeto de la interrupción con la confianza de que luego serás capaz de retomar lo que estabas haciendo en el mismo punto donde lo dejaste, cuando llegue el momento.
En cualquiera de los dos casos, las interrupciones siempre acaban con una captura. ¡Siempre! Y cuanto más rápidamente seas capaz de hacerlo, menor impacto tendrán en tu trabajo, hasta el punto en que no sentirás que se trata de interrupciones. Requiere práctica, por supuesto, pero se puede conseguir. Sin tener que llegar al extremo de esgrimir el argumento anti-interrupciones definitivo del maestro Bergonzini —ese que reza «tu urgencia no es mi prioridad»—, siempre es posible educar a las personas con las que trabajas para que entiendan que no atender inmediatamente un asunto puede ser, de hecho, la manera más eficiente de atenderlo. Conseguirlo está en tu mano.
Foto por Karolina Kabat vía Flickr
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