¿Puede una aplicación cambiar para siempre la forma en la que trabajas y te organizas? En mi caso sí. Se llama Evernote. Es junto a mis Hábitos personales mi gran aliado productivo. Pero para conseguir eso primero tuve que aprender.
(Aclaración. Me gustaría decir que Evernote nunca me ha pagado ni dado nada, lejos de regalarme una camiseta hace unos cuantos años. Escribo sobre esta aplicación por pasión ;-)
En el momento en el que me dí cuenta que Evernote iba a ser mi herramienta principal, me puse en serio a descubrirla. Y no hablo de pillar “cuatro cosas” aquí y allá, sino de aprenderla a fondo. Lo hice sin casi esfuerzo, mediante artículos y tutoriales en blogs, vídeos y screencasts que descubría en mis rincones del día.
En todo este tiempo, he descubierto mucho. Pero estas cinco claves están detrás de que él y yo nos llevemos tan bien…
1Utilizo pocas libretas y estiro las notas
Si no tienes una estrategia de organización, y si no haces el esfuerzo por contenerte, es fácil terminar con cientos de libretas y varios miles de notas. A mí me costó lograr la sencillez y simplicidad que necesitaba, pero ahora me doy cuenta que es uno de los ingredientes esenciales de mi éxito diario. Yo hago dos cosas:
- Antes de crear una nueva libreta pienso 3-4 veces si de verdad es necesario, y si no puedo aprovechar alguna de las (suficientes) libretas que ya tengo. Casi siempre es así.
- Estiro mucho las notas, poniendo bastante contenido en ellas. En lugar de hacer dos, tres o cinco notas para una cosa, lo junto todo en una sola y utilizo elementos visuales para separar claramente el contenido (líneas horizontales, encabezados, etc).
2Me he olvidado de clasificar y etiquetar
Con el etiquetado en Evernote he pasado por todas las fases: no hacerlo; poner alguna de vez en cuando; etiquetas todas las notas; poner tres o cuatro por nota hasta terminar con más cien etiquetas en mi sistema… Al final me he dado cuenta que, sabiendo buscar en serio, no necesito etiquetar tanto.
La clave no es tenerlo todo bien etiquetado y clasificado. Sino poner un buen título a las notas y saber buscar.
3Lo utilizo para todo. Pero todo es todo (casi)
Un error que cometí al principio era tener en Evernote “bastantes cosas” pero no todas. El resto estaban desperdigadas en el Email, en papel y libretas, en Dropbox, en notas manuscritas… Me puse muy en serio a centralizar ahí toda la información, y ahora lo utilizo para todo, todo. Lo personal, familiar y profesional.
Trabajar sin papel (el famoso “paperless”) va principalmente de hacerte más eficiente y ágil. Y para eso, lo primero, es centralizar todoen un solo sitio.
(Un apunte importante: no guardo en Evernote información sensible.)
4Utilizo las imágenes… una barbaridad
Desde siempre he utilizado imágenes en Evernote. Pero de un tiempo a esta parte mi uso se ha convertido en intensivo: fotografías, capturas y escaneos, y por supuesto imágenes que capturo en páginas web, y que acompañan a anotaciones o ideas.
Creo que es cuando rompes la “barrera del texto”, y empiezas a combinar texto, imágenes, adjuntos, audio, etc. de forma activa, cuando Evernote destapa todo su potencial de verdad.
La gran mayoría de la gente utiliza Evernote para guardar texto. Su potencial se destapa cuando mezclas imágenes, archivos, audio…
5Me muevo con atajos y búsquedas
Da igual el número de libretas y notas que tengas en Evernote. La clave es saber moverte por él. Yo apenas “navego” por Evernote. Entre los atajos y las búsquedas guardadas y las que hago sobre la marcha, no pierdo tiempo buscando visualmente algo.
Una de las claves para que tú formes un buen equipo con una aplicación es saber moverte (ágil) por ella. Por eso los atajos son cruciales, y han cambiado la forma en la que trabajo. Ahí pongo las 3-5 notas que más utilizo, donde se concentra el 80% de mi actividad diaria. Es un rincón que cuido mucho y que limpio y reviso con frecuencia (quito notas, añado otras…).
Y después de estos cinco puntos, sin duda la clave principal era la que comentaba al principio: aprender, aprender y aprender. Y no pierdas de vista algo importantísimo: a mi me importa un bledo Evernote en sí. Porque para mí es sólo una herramienta. El objetivo último es que Evernote me facilite la vida y el trabajo. Por eso me he molestado en aprenderlo. Y dominarlo. ¡Y lo he conseguido!
0 comentarios:
Publicar un comentario