Entre agendas de reuniones, actas y diapositivas impresas, cada reunión puede dejarte un montón de papeles a los que hacer frente. Evernote Business puede ayudarte a ti y a tu equipo a eliminar la mayor parte de los papeles que se generan en una reunión. Aquí te indicamos cómo:
Crear una consistencia en la toma de notas.
Las reuniones suelen tener documentos estándares, como agendas y actas. Si utilizas Evernote Business, puedes crear plantillas para estas notas, dándole a tu equipo un formato base para ahorrarles tiempo.
Para empezar, crea una Libreta compartida de Evernote Business para guardar todas las plantillas de notas y crea notas con los campos claves que necesitas para la información relacionada con la reunión. Cuando un miembro del equipo quiera usar una plantilla para la siguiente reunión, puede simplemente hacer clic con el botón derecho de ratón sobre la plantilla que desee y luego copiarla en un lugar donde almacene y/o comparta sus notas de reunión.
Estandariza el almacenamiento y uso compartido de notas.
Las plantillas ayudan a tu equipo a producir un conjunto estandarizado de notas, pero todavía tendrá que decidir cómo se organizan las notas de las reuniones. Teniendo esto en cuenta con antelación, se ahorrará mucho tiempo y frustración en el camino.
Por ejemplo, ¿las notas de reunión están archivadas como parte de un proyecto con el que están asociadas, o dentro de una Libreta compartida de Evernote Business llamada “Notas de Reuniones”? ¿Quién es la persona responsable de tomar notas en las reuniones y guardarlas después en la libreta adecuada? Y, por último, ¿quién tendrá acceso a las notas? Responde a estas preguntas y asegúrate de que tu equipo sea consciente de las directrices de tu empresa para crear, almacenar y compartir notas de reunión.
Prepárate sin papel.
Imprimir diapositivas, documentos clave o páginas web con investigaciones importantes desperdicia mucho tiempo y papel. A medida que te prepares para una reunión, adjunta archivos y documentos de la presentación directamente a tu nota de agenda de la reunión y los miembros del equipo con los que hayas compartido esa nota automáticamente obtendrán acceso a esos archivos. Captura importantes investigaciones de Internet utilizando Web Clipper, y comparte esas notas con tu equipo también.
Cuando los miembros de tu equipo van a una reunión con su tableta, teléfono u ordenador, tendrán pleno acceso a todo lo que necesitan dentro de Evernote - sin necesidad de imprimir una sola hoja de papel.
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