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Este es un post aportado por Jamie Todd Rubin, Embajador Digital de Evernote.

Compartir conocimiento con tu equipo es más fácil cuando los documentos importantes no están encerrados en archivadores o perdidos en el escritorio de un compañero de trabajo. Digitalizarte en el trabajo ayuda a todo tu equipo a acceder fácilmente a la información que necesitan, justo cuando lo necesitan. Aquí te mostramos tres formas en las que Evernote Business puede ayudar a crear una oficina sin papel:

Establece las normas. Como parte de tu proceso para digitalizarte, reunidos en equipo y decidid las normas sobre cómo los miembros del equipo deberían llamar las notas y libretas de tu empresa. Por ejemplo, tu empresa puede preferir nombrar las notas nuevas con la fecha del documento original en papel, seguido del título del documento actual, o tal vez prefieres que sea al revés. Asegúrate de que todo tu equipo entiende el formato de los nombres, lo que reduce al mínimo las incoherencias y hace que cada una de tus notas sea mucho más fácil de encontrar.

Gestiona el papel que recibes rápidamente. A pesar de que tu oficina puede digitalizarse, es probable que tus clientes y proveedores todavía trabajen con papel en diversos grados. Para hacer frente al influjo de papel, haz que los miembros de tu equipo escaneen los papeles que reciban en Libretas compartidas de Evernote Business. Esto es más fácil cuando cada uno tiene un escáner, como el escáner ScanSnap edición Evernote, en su escritorio para que pueda gestionar el papel de inmediato. Adquirir el hábito de escanear los papeles en Evernote inmediatamente puede ayudar a que los montones de papel dejen de crecer.

Mantén todo organizado. Cuando los documentos estén escaneados, cada miembro del equipo debería dedicar unos minutos a cada nota nueva para conseguir la máxima claridad y organización. Por ejemplo, para cada documento escaneado, tu equipo puede entrar en Información de la Nota en Evernote y ajustar la fecha de “Creado” para que coincida con la fecha real del documento original. Esto hace que la búsqueda de un documento por fecha sea mucho más fácil. Si tu equipo utiliza etiquetas para la organización, anímalos a etiquetar los documentos escaneados inmediatamente.

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