∞ No me mandes un email

Por: Jeroen Sangers

El texto de hoy parece estar escrito después de un momento de frustración, pero contiene unos buenos consejos para el uso (o no-uso) del correo electrónico.

Un mensaje instantáneo cubre la mayoría de las interacciones banales de forma más eficiente, un invitación a un evento por Facebook es mejor para organizar un asado y una llamada telefónica ayuda a resolver un conflicto que cualquier tipo de comunicación digital empeora. Recordá que la ausencia de lenguaje corporal e inclinaciones verbales hace que falte el 90% de la información que usualmente procesamos. Los emoticones no sirven para nada!

∞ Lea el artículo en El Canasto

✓ Identifica tus interrupciones

Por: Jeroen Sangers

Tienes un sistema, has recopilado toda la información, la has procesado y utilizas tu agenda y lista de tareas para decidir qué hacer. Dominas GTD con todos sus detalles. Pero en el día a día es imposible planificarlo todo porque hay muchas interrupciones. Ya sabes que los ladrones del tiempo no existen, pero ¿cuánto tiempo pierdes por culpa de las interrupciones?

¿Cuántas interrupciones recibes cada día?

Si sumas todas las preguntas que te plantean tus compañeros, las veces que suena el teléfono o una alerta del correo electrónico, todas las distracciones digitales, la contaminación visual, incluso tus propias ideas cuando estas realizando una actividad o las preocupaciones por las tareas que aún tienes pendientes, verás que te queda muy poco tiempo para llevar a cabo un trabajo continuado.

En la psicología hay un concepto llamado “Efecto Zeigarnik” que se refiere a la tendencia humana a recordar tareas inacabadas o interrumpidas con mayor facilidad que las que han sido completadas. Cada interrupción ocupa un poco de tu atención y hace que te puedes concentrar menos en la tarea actual.

Para que seas conscientes de lo que estoy hablando te sugiero a llevar a cabo el siguiente experimento: consiste en apuntar en una hoja de papel todas las interrupciones que recibes durante un día de trabajo, indicando la hora en la que se produce y el nivel de concentración antes de que se produjese la interrupción. Te darás cuenta de que te suceden muchas más interrupciones de las que pensabas. Es interesante que tras realizar el experimento reflexionas sobre estas cuestiones:

• ¿Cuántas interrupciones has tenido?


• ¿Cuál es el periodo más largo sin interrupciones?


• ¿Cuál es el promedio? (por ejemplo, cada cuántos minutos al día recibes interrupciones)


• ¿Cuánto tiempo has perdido?

La media indica que somos interrumpidos cada 2-10 minutos. En la mayoría de los entornos profesionales actuales no podemos concentrarnos durante más de diez minutos.

¿Cuántas interrupciones recibes cada día?

Foto cortesía de bizior

evernote

Por:

Imagínate acercándote hasta una estantería de tu casa. Si sabes dónde está el libro que deseas, lo ves y lo coges. Si no sabes dónde está, entonces tratarás de recordar su color, los libros que estaban a su lado, la ubicación cronológica o cualquier otra característica del libro hasta que encuentres lo que necesitas.

La búsqueda de Evernote siempre ha sido genial a la hora de conseguir la primera parte. Si sabes lo que estás buscando, escribe algunas palabras clave y las notas aparecerán. Hoy, presentamos un nuevo enfoque llamado Búsqueda Descriptiva. Ahora disponible en inglés, la Búsqueda Descriptiva te permitirá encontrar esas notas, incluso si tu recuerdo es vago y contextual.

Búsqueda Descriptiva

La Búsqueda Descriptiva funciona permitiéndote describir lo que estás buscando usando términos comunes, lo que hace que crear una búsqueda compleja sea increíblemente sencillo.

Estos son algunos ejemplos de búsquedas. Solo tienes que escribirlos en la barra de búsqueda de Evernote para Mac:

"Images from Prague since 2012" 
 Esta búsqueda mostrará todas tus notas desde 2012 que contengan imágenes con Praga como ubicación.

"Recipes with photos tagged vegetarian"
 Esta búsqueda mostrará todas las notas que Evernote clasifica como recetas que contengan una imagen y la etiqueta ‘vegetariano’.

"Powerpoint from last week"
 Esta búsqueda mostrará todas las notas con presentaciones de PowerPoint adjuntas desde la semana pasada.

Parte de la diversión es descubrir todas las formas en las que ahora puedes descubrir el contenido de tu cuenta. La otra parte consiste en encontrar lo que necesitas más rápidamente que nunca.

Disponibilidad

La Búsqueda Descriptiva está disponible sólo en inglés en Evernote para Mac y pronto estará en otros idiomas y versiones de Evernote.

∞ Resumen extensa de Zen To Done (ZTD)

Por: Jeroen Sangers

Hace unos seis años, el método de productividad personal Zen To Done, desarrollado por Leo Babauta, estaba de moda. ZTD fui creado como reacción a la percepción de complejidad de GTD y consiste de diez hábitos, como está explicado en este resumen extensa de Miguel de Luis:

Zen To Done, ZTD es un sistema a la vez simple y potente que te permitirá desarrollar los hábitos necesarios para organizar todas tus tareas y projectos, simpliflicar tu jornada y mantener tu escritorio y tu correo electrónico limpio y despejado y que hará hacer lo que tienes que hacer, sin distracciones.

Hoy en día, no se escribe mucho sobre ZTD. Creo que es método con unos aspectos interesantes — como las Tareas Más Importantes, pero como método de productividad personal es incompleto. Incluso el creador del método, Leo Babauta, ha dejado de usar ZTD.

∞ Lea el artículo en El Canasto

evernote

Por:

Entre agendas de reuniones, actas y diapositivas impresas, cada reunión puede dejarte un montón de papeles a los que hacer frente. Evernote Business puede ayudarte a ti y a tu equipo a eliminar la mayor parte de los papeles que se generan en una reunión. Aquí te indicamos cómo:

Crear una consistencia en la toma de notas.

Las reuniones suelen tener documentos estándares, como agendas y actas. Si utilizas Evernote Business, puedes crear plantillas para estas notas, dándole a tu equipo un formato base para ahorrarles tiempo.

Para empezar, crea una Libreta compartida de Evernote Business para guardar todas las plantillas de notas y crea notas con los campos claves que necesitas para la información relacionada con la reunión. Cuando un miembro del equipo quiera usar una plantilla para la siguiente reunión, puede simplemente hacer clic con el botón derecho de ratón sobre la plantilla que desee y luego copiarla en un lugar donde almacene y/o comparta sus notas de reunión.

Estandariza el almacenamiento y uso compartido de notas.

Las plantillas ayudan a tu equipo a producir un conjunto estandarizado de notas, pero todavía tendrá que decidir cómo se organizan las notas de las reuniones. Teniendo esto en cuenta con antelación, se ahorrará mucho tiempo y frustración en el camino.

Por ejemplo, ¿las notas de reunión están archivadas como parte de un proyecto con el que están asociadas, o dentro de una Libreta compartida de Evernote Business llamada “Notas de Reuniones”? ¿Quién es la persona responsable de tomar notas en las reuniones y guardarlas después en la libreta adecuada? Y, por último, ¿quién tendrá acceso a las notas? Responde a estas preguntas y asegúrate de que tu equipo sea consciente de las directrices de tu empresa para crear, almacenar y compartir notas de reunión.

Prepárate sin papel.

Imprimir diapositivas, documentos clave o páginas web con investigaciones importantes desperdicia mucho tiempo y papel. A medida que te prepares para una reunión, adjunta archivos y documentos de la presentación directamente a tu nota de agenda de la reunión y los miembros del equipo con los que hayas compartido esa nota automáticamente obtendrán acceso a esos archivos. Captura importantes investigaciones de Internet utilizando Web Clipper, y comparte esas notas con tu equipo también.

Cuando los miembros de tu equipo van a una reunión con su tableta, teléfono u ordenador, tendrán pleno acceso a todo lo que necesitan dentro de Evernote - sin necesidad de imprimir una sola hoja de papel.

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Por: Jeroen Sangers

Todoist Next, un gestor de tareas de la última generación

Antes de escribir este post sobre la última versión de la aplicación Todoist he vuelto a leer mi último post sobre este gestor de tareas, escrito en el año 2007. Ha cambiado mucho desde entonces, aunque los puntos fuertes ya estaban allí: Todoist Next tiene soporte para una amplia gama de plataformas (ahora son 13 en total), un diseño ligero, moderno y agradable y todas las funciones que puedes necesitar.

Lo que distingue Todoist Next de los otros gestores en el mercado es la integración con las aplicaciones de correo más populares (Microsoft Outlook, Thunderbird y Gmail) para facilitar la creación de tareas nuevas a partir de un mensaje de email.

Además, permite estructurar tu trabajo de forma flexible, desglosando los proyectos y tareas en sub-proyectos y sub-tareas. También el trato de datos en la aplicación me gusta mucho. No es necesario ir ‘clickeando’ de campo a campo para entrar todos los datos de una tarea; Todoist Next entiende el lenguaje coloquial, así que simplemente puedes crear la tarea “Reunión departamental el lunes a las 2” y la aplicación rellena automáticamente la descripción y la fecha y hora de inicio de la tarea.

Hay dos tipos de cuentas: gratis y de pago. La cuenta gratis es, en mi opinión, más que suficiente para la mayoría de los usuarios, porque — a diferencia a otras aplicaciones — no hay límites en el número de tareas y proyectos que puedes crear. La cuenta de pago te permite etiquetar y buscar tus tareas, añadir notas y ficheros a las tareas y programar recordatorios. La cuenta de pago cuesta $29 al año.

evernote

Por:

Guardas muchos recuerdos e información valiosa en tu cuenta de Evernote: tu plan de negcio, las facturas, los proyectos de arte de tus hijos, etc. Asegurarte de que sólo tú tienes acceso a tus notas, incluso si pierdes tu dispositivo móvil, es una gran razón para activar el Código de bloqueo.

Abre las Preferencias en tu dispositivo. Pulsa el menú de la pantalla de tu ordenador de casa.

En los ajustes Premium, selecciona Código de bloqueo.

Configura tu contraseña y a continuación confírmala.

Descárgate Evernote Premium

∞ GTD es para todos

Por: Jeroen Sangers

En mi opinión, GTD es el mejor método de productividad personal. Es el más completo, el más avanzado, pero también suficientemente sencillo y genérico para que puede ser usado por cualquiera personal.

Javier Lianes explica en este artículo que GTD sirve para todos, incluso para estos personas que creen que basta con una sencilla lista de tareas:

Hay personas que no necesitan GTD y les basta con unas simples lista, pero no porque no sean directores ejecutivos, si no porque o bien no quieren dar lo mejor de si mismos o bien porque no tienen unas metas y objetivos en la vida bien definidos, lo cual es respetable pero no comparto.

∞ Lea el artículo en El Canasto

∞ ¿Es tiempo de renovarse?

Por: Jeroen Sangers

Según Albert Einstein — alguien mucho más inteligente que yo, cuando siempre haces las mismas cosas, siempre puedes esperar el mismo resultado. O dicho de forma diferente, si necesitas otras resultados, debes cambiar algo. Esto parece lógico, pero a veces somos ciegos para la necesidad de cambiar.

Joaquín Olivas nos explica en este artículo cómo podemos identificar la necesidad de cambio.

Queremos rendir y ser más productivos, pero no nos damos cuenta que estamos desgastándonos, en nuestra salud, usando herramientas obsoletas, o tratando de aplicar estrategias que ya no dan los resultados que esperábamos para nuevas situaciones, o no nos damos tiempo para descansar y desconectarnos del trabajo, etc. La falta de renovación es como olvidarnos de poner gasolina al coche, tarde o temprano nos quedaremos sin movimiento. La naturaleza nunca perdona la falta de cuidado que tengamos con nuestro cuerpo y nuestra mente. No nos damos tiempo para renovar nuestras capacidades, simplemente tomamos el camino y nos vamos de frente sin “afilar la sierra” y terminamos cansados, enfermos y desgastados.

∞ Lea el artículo en El Canasto

El síndrome de la “autourgencia”

Por: Berto Pena

«Es que en mi trabajo está lleno de urgencias». ¿Es tu trabajo o eres tú quien contribuye a esas urgencias? A veces las urgencias ocurren y ocurren. Y sólo queda actuar ante ellas. Pero hay montones de ocasiones donde nosotros (sin querererlo naturalmente) somos la causa de esas urgencias que nos obligan a romper planificaciones y posponer proyectos importantes. Son las autourgencias.



Cuando trabajas sin pararte a analizar cómo haces las cosas, generalmente no te enteras de lo que te pasa o por qué te pasa. Pero cuando escarbas un poco, y evalúas cómo trabajas, descubres que ciertos hábitos de que arrastramos generan esa urgencia que te hace escupir pestes y renegar de tu trabajo.

A veces por una mala o falta de planificación: sufres las consecuencias de la urgencia porque en lugar de ir por delante de tus tareas, has ido persiguiéndolas.

A veces por una mala o falta de comunicación: fechas límite o de entrega mal comunicadas, expectativas no aclaradas, mal uso de herramientas…

A veces por excesiva relajación o parsimonia: pensaste que había tiempo de sobra, caíste en una falta de tensión productiva, los plazos se han echado encima y te ha pillado el toro.

Claro que hay otras causas, como el compañero perezoso, el jefe que es un inútil, o el cliente que es un caprichoso. También hay imponderables que se escapan de nuestro control. Pero no hay que echar balones fuera, un gran número de las urgencias que padecemos vienen de uno mismo.

Pero veámoslo desde el punto de vista constructivo: ¡esta es una fenomenal noticia! Porque si hay algo que va mal, y yo soy el culpable de ello, yo mismo puedo corregirlo. Y si cambiando dos o tres cosas, eres capaz de reducir 10, 70 ó 273 urgencias al año, eso es fantástico, ¿no? Tu corazón lo agradecerá, tus proyectos lo agradecerán, tu eficacia y eficiencia también.

Serás más productivo sin tener que echar más horas, sino haciendo mejor lo que haces. Esta es la pieza fundamental del trabajo inteligente que hoy más que nunca necesitamos.

¿Y cómo “vacunarse” ante estas autourgencias?

Ahora viene la mala noticia: no hay una respuesta única ni una fórmula rápida. Esto no se corrige de la noche a la mañana. Requiere el trabajo en conjunto de varios hábitos y fórmulas que precisamente te vengo contando en el blog desde hace tiempo. Pero empezando a cuidar algunos detalles y rincones clave desde ya, notarás la diferencia; y tal vez puedas atajar una futura urgencia hoy mismo. Mis tres ingredientes favoritos para conseguirlo son estos:

1. Por delante de las fechas. Cuando pidas o te pidan una tarea, anota siempre claramente la fecha para hacerla. Exige que te lo diga la otra persona. Las fechas de las tareas son ESENCIALES para construir tu planificación diaria y semanal; las dos herramientas que te permitirán ir por delante de tus tareas, en lugar de perseguirlas.


2. Divide las tareas complejas. Hay tareas que suelen dar más guerra de lo que primera vista parece. Se complican, se tuercen y en cinco minutos se ha montado una urgencia. Prepáralas con tiempo, analízalas y divídelas para hacerlas con más facilidad y flexibilidad en dos o más días.


3. Anticipación e iniciativa. Proactividad, iniciativa y anticipación son ingredientes clave del trabajo junto a otras personas. No esperes a que el otro venga, no esperes a que el otro aclare, no esperes a que te lo envíen… ve, pregunta, pide, aclara y anticípate. La pasividad es enemiga de los calendarios y por tanto de tus grandes proyectos.

Ante las urgencias, la mejor medicina es la prevención. Y esa medicina no viene de fuera sino de nosotros mismos. Tus proyectos, tus grandes tareas, las que de verdad dejan huella, agradecerán que des ese paso adelante.

∞ La matriz de la autogestión en GTD

Por: Jeroen Sangers

GTD tiene dos ejes centrales: el control y la perspectiva. Habitualmente, los principiantes en GTD empiezan trabajando el control, aplicando el flujo de trabajo, y luego desarrollan sus niveles de perspectiva.

David Allen ha creado una herramienta muy útil para determinar cuanto control y perspectiva tienes en este momento, y esta herramienta es el tema central del post de José Miguel Bolívar:

La matriz está dividida en cuatro grandes áreas, cada una de la cuáles está dividida a su vez en otras cuatro partes. Para David Allen, cada una de las cuatro áreas principales está asociada a lo que él llama un “síndrome” diferente, que a su vez encierran aspectos positivos y negativos.

Antes de hacer el test, hay que saber algunas cosas:

• Tu posición en la matriz es algo dinámico, es decir que puede cambiar cada día.


• También puede haber diferencias por area de la vida. Conozco personas que tienen su entorno y planificación profesional muy bien controlados, pero son un desastre a casa.


• Además de la web mencionado por José Miguel Bolivar, también hay una aplicación para iOS.

∞ Lea el artículo en El Canasto

evernote

Por:

Este es un post aportado por Jamie Todd Rubin, Embajador Digital de Evernote.

Compartir conocimiento con tu equipo es más fácil cuando los documentos importantes no están encerrados en archivadores o perdidos en el escritorio de un compañero de trabajo. Digitalizarte en el trabajo ayuda a todo tu equipo a acceder fácilmente a la información que necesitan, justo cuando lo necesitan. Aquí te mostramos tres formas en las que Evernote Business puede ayudar a crear una oficina sin papel:

Establece las normas. Como parte de tu proceso para digitalizarte, reunidos en equipo y decidid las normas sobre cómo los miembros del equipo deberían llamar las notas y libretas de tu empresa. Por ejemplo, tu empresa puede preferir nombrar las notas nuevas con la fecha del documento original en papel, seguido del título del documento actual, o tal vez prefieres que sea al revés. Asegúrate de que todo tu equipo entiende el formato de los nombres, lo que reduce al mínimo las incoherencias y hace que cada una de tus notas sea mucho más fácil de encontrar.

Gestiona el papel que recibes rápidamente. A pesar de que tu oficina puede digitalizarse, es probable que tus clientes y proveedores todavía trabajen con papel en diversos grados. Para hacer frente al influjo de papel, haz que los miembros de tu equipo escaneen los papeles que reciban en Libretas compartidas de Evernote Business. Esto es más fácil cuando cada uno tiene un escáner, como el escáner ScanSnap edición Evernote, en su escritorio para que pueda gestionar el papel de inmediato. Adquirir el hábito de escanear los papeles en Evernote inmediatamente puede ayudar a que los montones de papel dejen de crecer.

Mantén todo organizado. Cuando los documentos estén escaneados, cada miembro del equipo debería dedicar unos minutos a cada nota nueva para conseguir la máxima claridad y organización. Por ejemplo, para cada documento escaneado, tu equipo puede entrar en Información de la Nota en Evernote y ajustar la fecha de “Creado” para que coincida con la fecha real del documento original. Esto hace que la búsqueda de un documento por fecha sea mucho más fácil. Si tu equipo utiliza etiquetas para la organización, anímalos a etiquetar los documentos escaneados inmediatamente.

Descárgate Evernote Business >

✓ 3 aplicaciones para convertirte en un ninja de Windows

Por: Jeroen Sangers

Hay tres aplicaciones que siempre instalo en ordenadores con Windows. Son aplicaciones que hacen que pueda hacer algunas tareas comunes con mucha más eficacia. Es más, siempre cuando trabajo en un ordenador dónde estas aplicaciones no estan instaladas, me siento muy improductivo. Hoy quiero compartir mi software ninja contigo, para que tu también puedes usar el ordenador con más eficacia.

Breevy

Si utilizas Microsoft Word, seguramente sabes que puedes reemplazar automáticamente algunas palabras por otras. Está función no solo sirve para corregir errores de ortografía, sino también para insertar caracteres especiales o fragmentos de texto.

La aplicación Breevy consigue lo mismo, pero lo hace en cualquiera aplicación — no solo en Microsoft Office. He definido un montón de fragmentos de texto, desde mi nombre y dirección, hasta enlaces a mi blog o redes sociales e incluso para respuestas frecuentes a emails. Para conocer cómo uso esta herramienta puedes leer el artículo 15 abreviaturas para escribir con más eficacia.

Si prefieres no pagar $35 para esta aplicación, también hay una alternativa gratis, aunque más difícil de usar: Phrase Express.

Launchy

La manera más rápida de abrir una aplicación o un fichero es escribir —parte de— su nombre en Launchy, una lanzadora de aplicaciones. La razón ya he explicado varias veces en El Canasto: usar el ratón va demasiado lento. Además, usando los plugins de Launchy, lo puedes usar para más acciones, como hacer cálculos o apagar el ordenador.

Aunque es una aplicación gratis, hay alternativas, como ActiveWords o Enso.

Belvedere

La tercera aplicación es mi mayordomo para mantener el ordenador limpio y organizado. Con Belvedere puedo archivar automáticamente los ficheros en mi PC. Uso esté software, entre otros, para guardar las facturas que recibo de las empresas de electricidad, agua y gas en sus correspondientes carpetas, para eliminar ficheros antiguos de la carpeta de descargas y para importar ficheros .MP3 en iTunes. Todo esto sin tener que hacer nada.

Estas son las tres aplicaciones que recomiendo para los ninjas de Windows. ¿Qué aplicación utilizas tu para sacar todo de Windows?

Imagen cortesía de HunterDsg

Por qué Necesitas Construir tu Lista de Suscriptores y Cómo Hacerlo Rápidamente

Por: Enric Suárez

Éste es un post invitado de Enric Suárez

El dinero está en la lista.

He leído esta frase en decenas de ocasiones y estoy seguro que si llevas un tiempo metido en el mundo de los negocios y el marketing por Internet también lo has hecho.

La verdad es que se trata de una afirmación completamente cierta.

Cuando dedicas horas y horas a tu blog lo haces con el objetivo de ver cómo crece día tras día.

Sin embargo, la mayoría de los bloggers (y muy probablemente tú también) cometen el error de obsesionarse en una métrica que no tiene ningún tipo de valor.

Esa métrica de tu blog es el número de visitantes diarios.

Evidentemente el volumen de tráfico que recibe tu blog es importante y como es obvio, cuantos más visitantes reciba tu sitio web más potencial tendrás para conseguir nuevos suscriptores y nuevos clientes para tus productos.

Sin embargo, por más visitantes que reciba tu sitio web, si no consigues que esos visitantes se involucren y se interesen por tu contenido, son visitantes perdidos.

Muchos de ellos abandonarán tu blog para siempre, sin haber aportado nada de valor para ti, sin haber ni siquiera pasado de la primera página en busca de más información.

Por lo tanto, es mejor recibir menos visitantes y conseguir que estos se interesen por tu contenido y vuelvan una vez tras otra a tu blog en busca de nueva información, que atraer mucho tráfico que no le interese lo que haces.

¿Qué le Aporta una Lista de Suscriptores a tu Negocio en Internet?

Como acabo de explicarte, lo que debe importarte (porque es donde verdaderamente está tu capacidad de negocio) son tus lectores recurrentes.

Estos lectores son los que están realmente interesados en lo que ofreces y los que estarán dispuestos a adquirir tus productos y servicios cuando se los ofrezcas.

Dicho esto, tu lista de suscriptores es la herramienta más poderosa que tienes a tu disposición para conseguir que tus visitantes se conviertan en lectores recurrentes.

El potencial de disponer de una lista de suscriptores potente no se queda aquí y los beneficios que tiene para tu negocio en Internet son mucho más amplios.

A continuación, te muestro cuáles son los principales beneficios que puede aportarte tu lista de suscriptores:

Construir una relación de confianza con tus lectores

Posiblemente la principal utilidad que tiene una lista de suscriptores es que te permite estar siempre en contacto con tus suscriptores.

Puedes comunicarte e interactuar con tus suscriptores y con el paso del tiempo podrás posicionarte como el experto al que recurrir en caso de cualquier problema o necesidad relacionada con la temática de tu blog.

De este modo, tu lista de suscriptores te permitirá construir una relación de confianza y credibilidad con tus suscriptores.

Convertir a tus lectores en “Fans”

Acabamos de ver el potencial de tu lista para interactuar con tus suscriptores y construir esa relación de confianza tan necesaria para poder hacer negocio.

Si los haces correctamente, muchos de tus suscriptores visitarán tu blog una vez tras otra, convirtiéndose en auténticos fans que compartirán tu contenido en las redes sociales y te ayudarán por lo tanto, a promocionar tu contenido y maximizar su alcance sin necesidad de que tú tengas que hacer nada.

Vender tus productos

Conseguir que tu blog crezca está muy bien. Ver cómo aumenta el número de visitas diarias o cómo cada día hay más gente suscrita a tu blog es muy gratificante y te anima a seguir trabajando.

Sin embargo, tu objetivo final como emprendedor es generar ingresos y es precisamente ése el momento en el que los dos beneficios anteriores hacen que tu lista de suscriptores sea el activo más valioso del que dispones.

Tu lista de suscriptores es una excelente herramienta para relacionarte con tus suscriptores y ayudarte a hacer crecer tu blog.

No obstante, el verdadero objetivo que persigues con tu negocio en Internet es obtener un rendimiento económico de tu trabajo.

En este sentido, siempre que lances un nuevo producto o servicio, tu lista de suscriptores será el principal recurso al que siempre podrás acudir para promocionarlo y conseguir venderlo.

Cómo Construir tu Lista de Suscriptores

Empezar a construir tu lista de suscriptores es sencillo.

Lo único que necesitas para poder empezar es contratar a un proveedor de email marketing. Personalmente utilizo Aweber, aunque Mailchimp es otra gran opción, especialmente si tu presupuesto es muy reducido, ya que ofrece un plan gratuito hasta los 2.000 suscriptores y por tiempo ilimitado.

Una vez hayas creado tu lista, únicamente falta colocar varios formularios de registro bien visibles en tu sitio web para que tus visitantes se registren.

Con esto podrás empezar a conseguir tus primeros suscriptores, sin embargo para poder hacer crecer tu lista al ritmo que deseas es necesario ir más allá.

Necesitas optimizar tu blog para poder obtener el máximo rendimiento de tu tráfico y poder así construir tu lista lo más rápidamente posible.

Cómo Acelerar el Crecimiento de tu Lista

Para acelerar el crecimiento de tu lista de suscriptores existen dos alternativas:

• Aumentar el volumen de tráfico.


• Aumentar la tasa de conversión.

La mayoría de bloggers cometen el error de centrarse exclusivamente en la primera alternativa.

Aumentar el volumen de tráfico es algo que cualquier blogger busca y trabaja cada día para conseguirlo.

Sin embargo, dejar completamente de lado las conversiones de tu blog es un error que no puedes permitirte.

Ten en cuenta que para doblar el ritmo de crecimiento de tu lista de suscriptores o bien duplicas el volumen de tráfico que recibe tu blog (manteniendo la tasa de conversión) o bien duplicas la tasa de conversión (manteniendo el volumen de tráfico).

Como sabrás si ya tienes tu propio blog, duplicar el tráfico es complicado y requiere de bastante tiempo y trabajo.

Sin embargo, realizando una serie de cambios y aplicando algunas técnicas puedes fácilmente optimizar tu blog y duplicar las conversiones.

Lo que te quiero decir con esto es que no puedes olvidarte de optimizar tu blog para mejorar las conversiones, porque con relativamente poco trabajo vas a poder conseguir muy buenos resultados.

Curso de Optimización de Conversiones

Si estás interesado en acelerar el crecimiento de tu lista de suscriptores, he creado el curso “Convierte tu Blog en una Máquina de Generar Suscriptores” en el que te explico las técnicas que personalmente utilizo y que mejores resultados me están dando para construir mi lista de suscriptores rápidamente.

Tu negocio necesita una lista de suscriptores y este curso es la única guía que necesitas para hacerlo. Échale un vistazo.

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✓ TeuxDeux, una lista to-do sencilla por día

Por: Jeroen Sangers

A veces, las cosas más simples son las que funcionen mejor. No todos necesitamos un gestor de tareas con campos para el contexto, proyecto, fecha final, área de responsabilidad, etc..

En este caso, la aplicación TeuxDeux podría ser exactamente lo que necesitas. TeuxDeux no tiene muchas opciones, pero es suficiente potente para una gestión básica. Dicho esto, no se puede usar TeuxDeux para GTD, porque sólo puedes agrupar las tareas por día y no trabaja con contextos.

En TeuxDeux puedes crear una planificación por día. Las tareas que estaban planificadas para hoy y que no has finalizado, automáticamente pasan a la lista de mañana. En la descripción de la tarea puedes utilizar el sintaxis Markdown para dar formato a tus tareas. Además de estas funciones básicas hay dos cosas más que puedes hacer con esta aplicación: crear tareas repetitivas y trabajar con una lista Algún día para las tareas que aún no puedes planificar. Esto es todo lo que hace.

La aplicación está disponible desde el navegador como aplicación web y además hay una versión para iOS. El precio de TeuxDeux es $2 por mes. ¿Qué opinas, sería esta aplicación suficiente para gestionar tus tareas?

evernote

Por:

Hace unos meses, presentamos el programa de recomendación de Evernote como una forma de agradecer a nuestros usuarios su apoyo continuo al éxito de Evernote. Hoy, nos complace anunciar que ahora puedes conseguir mucho más cuando invitas a tus amigos a utilizar Evernote. Así es como funciona:

Comienza a invitar a tus amigos

Invita a tus amigos

Ahora, cuando los amigos a los que invitas empiecen a utilizar Evernote, ganarás 10 puntos por cada uno de los tres primeros, lo suficiente para conseguir tres meses completos de Evernote Premium, con búsquedas más inteligentes, más capacidad de almacenamiento, una herramienta de compartir más potente y muchas más funciones exclusivas.

O bien, si ya eres un usuario de Evernote Premium, también puedes canjear tus puntos para obtener una capacidad adicional de carga mensual y así añadir cientos de documentos escaneados, imágenes de alta calidad o cualquier otro archivo o nota de gran tamaño que necesites para ser más productivo. Una vez que esté guardado en Evernote, estará disponible en todas partes.

Recompensas para tus amigos

Los amigos a los que invites también obtienen premios. Cuando alguno de ellos comience a usar Evernote, incluso a partir de los tres primeros, ganará un mes de Premium para disfrutar de la mejor experiencia Evernote.

Sigue ganando

También nos complace anunciar que puedes ganar puntos cuando tus amigos se hagan usuarios Premium. Cada vez que un amigo que recomiendes adquiera Evernote Premium por primera vez, ganarás 5 puntos adicionales. Esto incluye a los tres primeros amigos con los que ya hayas podido ganar puntos y los siguientes. ¡No hay límite!

Comienza a invitar tus amigos

Más información

Para obtener más información sobre el programa y ver los términos, por favor, lee este artículo de nuestra Base de Conocimiento. Para comprobar cuántos puntos tienes y canjearlos por premios en cualquier momento, visita tus ajustes de la cuenta en la web.

evernote

Por:

Tanto si trabajas con palabras, códigos, textos o gráficos, puedes guardar todos los detalles de tus proyectos de trabajo en Evernote y asegurarte de que cumples los plazos establecidos utilizando los Recordatorios.

Los Recordatorios son una función que te permite añadir alertas dentro de tu cuenta de Evernote y por correo electrónico (por no hablar de que también puedes fijar notas en la parte superior de tu lista de notas).

Deja que los recordatorios trabajen para ti

• Pulsa en el reloj de alarma. A continuación, selecciona una fecha.


• Evernote te avisará de los próximos Recordatorios con las notificaciones dentro de la aplicación, correos electrónicos y una marca en el mosaico de la aplicación.


• Cuando hayas establecido un Recordatorio para una nota, aparecerá en la parte superior de la lista de notas y podrás tacharla cuando deje de ser una prioridad o se haya realizado.


• Lo bueno de los Recordatorios es que están asociados con las notas que contienen aquello en lo que estás trabajando, para que puedas profundizar rápidamente esa propuesta, presentación o diseño.

∞ La productividad es decisiva para tu proyecto freelance

Por: Jeroen Sangers

Me han gustado estas reflexiones de Jesús Martínez sobre los principales problemas de trabajar sólo desde casa:

Tu objetivo debe ser exprimir mucho más las horas que estás activo. Que el tiempo que estés enfrascado en tu proyecto sea aprovechado al máximo y rentabilizado. Repetir por sistema jornadas interminables y semanas sin apenas descanso no te hará más productivo. Sólo allanará el camino para un agotamiento total.

∞ Lea el artículo en El Canasto

El poder de centrarte en una cosa

Por: Berto Pena

¿Buscas un cambio en Productividad Personal para este 2014? Te propongo uno que es toda una revolución para ti, para lo que haces y cómo lo haces. Algo tan sencillo de practicar y conseguir, que cuando experimentas sus beneficios te dices «¿cómo demonios no lo he hecho antes?» Esa revolución es la de centrarte en una cosa.



Muchas personas me preguntan cómo conseguir un cambio de verdad en su Gestión Personal. Están hartas de trabajar a trompicones, de ir siempre con la lengua afuera, de tener la sensación de remar sin avanzar y muchas cosas más. Buscan una gran revolución y esperan que les propongas medidas desesperadas, desproporcionadas. Casi como «si quieres adelgazar 10 kilos, entonces prepárate para una marathon». No hombre no, no hace falta tanto.

¿Por qué no empezar por algo asequible, cercano y que todo el mundo tiene? La ATENCIÓN.

Para mí la Atención es la clave de todo. Es el gran “pegamento” que junta todo lo bueno que tienes y te conecta con lo que tienes delante (un informe, un email, una llamada de teléfono, una conversación en una reunión…). Esa atención se puede construir con muchas piezas pero la que tienes más a mano, la más rápida de conseguir, y la más fácil, es centrarte en una sola cosa. Practicar la monotarea es algo que, atención, puedes hacer en cualquier momento y lugar, tanto en el trabajo o tus estudios, como en tu tiempo personal o familiar.

Hacer una sola cosa es potente. Pero además ser consciente cuando la haces (centrarte en ella) es algo mucho más poderoso si cabe. Desata tu capacidad, dispara tu agilidad mental, estimula tu proceso creativo, aumenta la calidad, y te hace más rápido y eficiente. Dicho en otras palabras: haces las cosas mejor, piensas mejor, creas más fácilmente, encuentras soluciones, te vas antes a casa, y las horas del día por fín te llegan.

Concentración, Claridad, Intensidad, Creatividad, Detalle, Calidad, Consciencia, Sencillez, Lucidez, Relajación, Agudeza, Disfrute, Agilidad… ¿Quién no quiere eso en su trabajo?

¿Por qué no empezar tu revolución por algo asequible, cercano y que todo el mundo tiene? La Atención.

TODO el mundo puede centrarse en una cosa, en la próxima cosa, en esto que tienes aquí y ahora, delante de ti. Lo puede hacer un niño y un anciano.

Y ¿cómo empezar esta revolución de centrarte en una sola cosa? Con dos ingredientes: 1) un miniplan diario (que ahora te contaré); 2) y sobre todo con práctica y más práctica. La Atención es un músculo que hay que ejercitar de forma regular.

El miniplan con el que yo he conseguido centrarme en una sola cosa requiere estos pasos:

1. Ten claro tu plan de trabajo: saber lo que hay que hacer y cuándo, la importancia-impacto de cada tarea, y preparar algunas cosas por adelantado.


2. Reduce el número de aplicaciones y utilidades que utilizas. Simplifica y haz limpieza. Hay que perder grasa digital.


3. Cierra o guarda todo lo que no necesites para lo próximo que vas a hacer. Ten frente a ti sólo las herramientas, materiales e información imprescindible.


4. Dale un sentido a la tarea que vas a hacer ahora. Piensa durante 10 segundos «qué voy a hacer y qué busco con ello».

A mí a veces me asusta lo que mucha gente cree que es la Productividad Personal. Métodos, fórmulas, disciplinas, hábitos y rutinas exigentes que parecieran están reservadas sólo a una élite. Como si ser productivo fuera algo parecido a ser un monje shaolín. Para nada.

Todo empieza por cosas tan cotidianas y asequibles como centrarte en una sola cosa. No subestimes (como hice yo) el potencial de estos gestos. Son toda una revolución.

∞ Atrapado en mi zona de confort de GTD

Por: Jeroen Sangers

Ruben Alzola confiesa:

El problema, para mí al menos, está en la perspectiva de GTD. Algo de esto escribí en su día en “Desafío vertical”. Pasar del control a la perspectiva, o mejor dicho, sumar perspectiva al control es el salto definitivo del GTD. En mi caso he llegado a definir mis “áreas de responsabilidad” e incluir proyectos nuevos en éstas que las dotasen de sentido. No obstante, creo que algo me falta. Bueno no lo creo, lo sé a ciencia cierta.

Para ser realmente productivo necesitas tener control sobre tu vida y trabajo y además hay que saber a dónde quieres ir. Necesitas control y perspectiva, eficiencia y eficacia, acción y rumbo…

Si sólo usas el flujo de trabajo de GTD sin haber definido tus niveles de perspectiva, seguramente te sientes más productivo que antes, pero podrás llegar más lejos.

∞ Lea el artículo en El Canasto

Sin No, no Eres Nada

Por: Jose Miguel Bolivar

En los comentarios a mi último post del año pasado, un par de lectores del blog me solicitaban que les ayudara a reflexionar sobre la toma de decisiones orientada a simplificar, es decir, a dejar sin hacer para no abarcar tantas cosas.

Por otra parte, cuando en los talleres que facilito sobre mejora de la productividad y eficacia personal digo, con clara intención provocadora, que GTD es para no hacer, me divierte observar las reacciones, porque siempre las hay y son de lo más variado.

Venimos de donde venimos pero estamos donde estamos. Y donde estamos, al menos las personas que nos dedicamos al trabajo del conocimiento, no tiene nada que ver con de dónde venimos.

Imagina un cazador primitivo que decide volver al poblado sin cazar. O un herrero medieval que decide abandonar la fragua dejando un caballo a medio herrar. O una persona que trabaja envasando sardinas que decide abandonar la línea de producción en mitad de la jornada. ¿Qué pensarías de la “profesionalidad” de esas personas? Dejar las cosas sin terminar, incompletas, “a medias”… Todo ello se asocia con baja profesionalidad.

También es cierto que el cazador primitivo, el herrero medieval y la persona que envasa sardinas lo tienen relativamente fácil para hacer bien su trabajo, al menos en cuanto a lo que completar la tarea se refiere. Lo tienen fácil porque la tarea es evidente: saben qué es lo que hay que hacer para que esté hecho. Esto significa que no se ven obligados a tomar decisiones sobre qué hay que hacer, qué hacer antes, qué hacer después y qué dejar sin hacer.

Además tienen la suerte de que su trabajo es relativamente estable y predecible, con poca probabilidad de interrupciones o de cambios constantes de importancia, urgencia y prioridad. Y eso es muy cómodo porque se pueden permitir tener poca o nula asertividad, simplemente porque no la necesitan para ser personas productivas y eficaces en su trabajo.

Pero en la Era del Conocimiento, la historia es bien distinta. La tarea no es evidente, como dice Peter Drucker, sino que hay que definirla. Antes de hacer, es preciso averiguar qué es exactamente lo que hay que hacer y cuándo estará hecho.

Este nuevo entorno es fluctuante, inestable y poco predecible, con constantes cambios de importancia, urgencia y prioridad. Y, para complicar las cosas, el trabajo pendiente casi siempre excede al tiempo disponible para hacerlo.

En estas nuevas circunstancias, la productividad y la eficacia personal pasan necesariamente por dejar cosas sin hacer. Y dejar cosas sin hacer es muy distinto de dejar el trabajo sin hacer. Porque la realidad es que gran parte de las jornadas se pierde en tareas absurdas que no nos acercan a nuestros objetivos, ni a los profesionales ni a los personales; en tiempos de tránsito, en rehacer trabajos que antes ya se hicieron pero se hicieron mal o incompletos.

Este es el primer cambio de paradigma. Dejar de creer que la productividad y la eficacia personal significan hacerlo todo. Las personas productivas y eficaces consiguen resultados relevantes gracias a que dejan sin hacer un montón de cosas irrelevantes.

Porque la productividad y la eficacia personal no consisten en hacer muchas cosas sino en elegir bien y hacer bien las cosas que haces.

Y elegir bien implica necesariamente el ejercicio frecuente, generoso y enérgico de la asertividad. En otras palabras, decir NO y decirlo a menudo, sin titubeos y sin sentirte mal. Si hay algo en lo que coinciden todas las personas que estudian la productividad y eficacia personal es en que decir que sí siempre a todos es la forma más fácil, rápida y segura de cargártela.

El problema es que ser una persona asertiva es más difícil de lo que parece. Es difícil porque a casi todo el mundo le gusta ayudar a otras personas, ser servicial, echar una mano si se puede. Y por esta razón, necesitas tener mucha confianza en ti y contar con un buen motivo para negar eso que te piden.

Piensa por un momento en una situación en que no te costó esfuerzo decir no a algo. Probablemente tenías muy claro que haber dicho sí habría supuesto decir no a otras cosas que para ti eran aún más importantes que eso que te estaban pidiendo.

Esa es la clave. Si cada vez que te planteas decir sí a algo eres consciente de qué te cuesta, de lo que te estás jugando, de a qué otras cosas estás diciendo no, seguramente dirás no mucho más a menudo.

Pero para ello, antes necesitas saber cuáles son todas esas cosas y qué significa cada una de ellas. Es lo que en el método GTD se llama tener control y perspectiva. Solo entonces, cuándo sabes cuáles son tus opciones de elección y qué implica cada una de ellas, reunirás las condiciones para decir no y sentirte bien al hacerlo.

Hasta entonces, la culpabilidad y la duda harán que te resulte muy difícil decir no, aunque en tu interior sientas que es lo que deseas y lo que deberías hacer.

Cuando hayas sentado las bases para tomar buenas decisiones y hayas aprendido a decir no con confianza, habrás dado un paso enorme hacia la consecución de los resultados que realmente te importan y te hacen feliz.

Merece la pena intentarlo porque, sin no, no eres nada.

Este artículo, Sin No, no Eres Nada , escrito por José Miguel Bolívar y publicado originalmente en Optima Infinito, está licenciado para su uso bajo una Licencia Creative Commons 3.0 España.

Muchas gracias por suscribirte a Optima Infinito.

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2. El Consejo de los Viernes: O eres Simpático o eres Productivo


3. GTD es Para No Hacer

✓ ¿Qué necesito para ser más productivo? (VI) Que nadie me interrumpa

Por: Daniel Grifol

Los seres humanos somos criaturas extraordinarias cuando alcanzamos nuestros momentos de máxima concentración. Con el estado mental apropiado, somos capaces de hacer casi cualquier cosa.

Incluso aunque estemos ejecutando una tarea que no requiera una gran concentración a priori, nuestra efectividad se multiplica cuando conseguimos enfocarnos completamente. Dos horas de máxima concentración equivale prácticamente a una jornada entera de trabajo.

Si podemos sacar tanto provecho de estar concentrado, la siguiente pregunta es ¿cómo lo consigo?

Para conseguirlo, debemos ser un poco expeditivos. Hay que declarar la guerra a todo aquello que nos molesta cuando necesitamos estar concentrado. Debemos declarar la guerra a las interrupciones.

Hay interrupciones que se pueden planear y evitar conscientemente. Por ejemplo, cuando necesites estar concentrado evita tener abierto el correo electrónico, pon tu móvil en silencio y no consultes tus redes sociales. Por regla general, no hay ningún email o mensaje que no pueda esperar treinta minutos a ser contestado. Comprenderlo y asimilarlo es la primera batalla que debemos ganar.

Las más complicadas de gestionar son aquellas interrupciones que no dependen de nosotros. Las llamadas de teléfono y compañeros (o jefes) que necesitan hablar con nosotros se cuentan entre las más habituales.

Lo más efectivo es intentar crear una pequeña cultura en tu empresa que haga que puedas olvidarte de estas molestias. Por ejemplo, pide a tus compañeros que no te interrumpan ni te pasen llamadas de 9 a 10 de la mañana, o de 15 a 16, cuando mejor encaje en tu trabajo. Así dispondrás de un rato de máxima concentración.

Otra práctica bastante extendida es ponerse a trabajar realmente pronto, antes de que el mundo se ponga en marcha. Trabajar de 6 a 7, después darte una ducha y empezar con el día propiamente dicho nos proporciona una hora extra en la que estamos seguros de que nadie nos molestará.

Esto es solo la punta del iceberg. Existen un montón de trucos que pueden enseñarte a mejorar la gestión de las interrupciones que conviene aprender si queremos poder tener ratos de máxima concentración a lo largo del día.

Es realmente sorprendente lo que mejora nuestra vida cuando podemos trabajar realmente duro un ratito sin que nadie nos moleste durante un rato.

Daniel Grifol

Especialista en Desarrollo Web y apasionado de la Productividad Personal. Me encanta aplicar mis conocimientos a la dirección de equipos y la gestión de proyectos.

Blog: danielgrifol.es

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El uso de Skitch siempre ha sido una experiencia intrínsecamente emotiva, que te ayuda a señalar las cosas que te gustan, adoras o que quieres reajustar rápidamente con formas y símbolos. En esta última actualización para iPhone y iPad, la versión 3.1, puedes añadir emoción a tus anotaciones con nuevos emoticonos. Es cuestión de transmitir tus opiniones de forma más rápida. Echemos un vistazo:

Descárgate Skitch para iPhone y iPad

Emoticonos

Esta actualización hace que sea más fácil mostrar tus sentimientos hacia algo. Elije uno de los 5 nuevos diseños de emoticonos y colócalos justo como harías con un Sello. Añade una cara sonriente a una foto divertida y compártela con amigos o añade una cara con gafas de sol para mostrarle a tu compañero de trabajo lo genial que es su diseño.

Puedes añadir algo de texto tocando tu emoticono y después pulsando el botón añadir texto. Además, tocar el botón (+) revelará un puntero que puede girarse para mostrar exactamente de qué parte de la imagen estás hablando.

Más opciones

Hemos añadido un nuevo botón cerca del disparador que hace que el modo de cámara de Skitch sea una manera aún más eficiente de compartir tus pensamientos. Al tocar este botón puedes elegir entre una flecha de Skitch, un rectángulo redondeado o nada en absoluto cuando haces fotos con Skitch. Cualquier forma que elijas se guardará como tu opción predeterminada para que puedas hacer rápidamente las fotos simplemente con las anotaciones que deseas.

Descárgate Skitch para iPhone y iPad

Esta actualización también incluye varias correcciones y mejoras para una experiencia mejor y más completa. Ya está disponible en iTunes - ¡pruébalo y danos tu opinión!

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Puesto que muchos de nosotros reflexionamos sobre los logros conseguidos el año pasado, hemos pensado que sería buena idea compartir algunos de nuestros consejos sobre cómo usar Evernote para alcanzar todos tus objetivos en 2014.

Sé firme. Para ser un nuevo tú en el Año Nuevo, anota y haz un seguimiento de tus propósitos para cumplirlos. Las listas son una manera perfecta de ayudarte a afrontar los objetivos. Escríbelos en una lista de verificación de Evernote y motívate a medida que los vas tachando en el Año Nuevo. Establece Recordatorios para mantener al día tus propósitos, sin importar si esto significa seguir un programa de ejercicio semanal, abordar una reforma de tu casa o leer más libros. Para mantenerte motivado después del 1 de enero, envía la lista de verificación de una Libreta Compartida a amigos o familiares que estén afrontando propósitos similares.

Captura momentos importantes. Evernote te permite documentar fácilmente las imágenes, sonidos y sabores de las fiestas. Captura notas de audio de un concierto de Navidad, haz una foto para recordar cómo has colocado tus luces de Navidad para montarlas fácilmente el próximo año o documenta tus cenas familiares utilizando Evernote Food.

Nunca pierdas esa buena idea. Descárgate Evernote en todos tus ordenadores y dispositivos, para que estés donde estés - en el coche, en un avión o en la cama - puedas coger cualquier dispositivo que tengas a mano para escribir texto, grabar audio o hacer una foto.

No te limites a perder el tiempo en la web. Pasamos gran parte de nuestro tiempo conectados a Internet. Grandes contenidos e ideas en la web pasan volando tan rápido como las actualizaciones en redes sociales. Usa Evernote Web Clipper para guardar cualquier cosa - incluyendo texto, enlaces e imágenes - en tu cuenta de Evernote con un solo clic. Web Clipper es ideal para guardar artículos, productos, recetas y mucho más.

Limpia tu archivador. ¿Estás cansado de los montones de facturas, contratos, documentos fiscales, manuales y recibos? Comprométete a ordenar tu vida y escanear estos documentos importantes en tu cuenta de Evernote. Es genial poder prescindir del papel en 2014.

¿Qué propósitos esperas lograr con la ayuda de Evernote?

∞ Cómo ser más productivo y eficiente en lo que hacés

Por: Jeroen Sangers

La mejor manera de ser más productivo es aprender un método completo de productividad personal, pero si sólo buscas algunos buenos consejos, te recomiendo leer este post:

Hay tantas responsabilidades y tareas por cumplir que parecería no haber tiempo para nada y dado este escenario, se busca la manera de mejorar el desempeño en las tareas cotidianas.

Para mí no se trata de hacer más cosas, sino de seleccionar cuidadosamente aquellas que realmente importan y que nos ayuden en el cumplimiento de nuestros objetivos.

∞ Lea el artículo en El Canasto

evernote

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Ayer me dieron un mal tipo de regalo de cumpleaños: un sincero post escrito por Jason Kincaid lamentando la disminución de la calidad del software de Evernote en los últimos meses. Yo podría objetar con los detalles, pero leer el artículo de Jason fue una experiencia dolorosa y frustrante, ya que, en general, tiene razón. Vamos a solucionar esto.

Los últimos años han sido increíbles para Evernote. Hemos crecido de forma espectacular como empresa, comunidad y producto. Y todavía seguimos creciendo rápidamente. Sin embargo, cuando estás en pleno auge llega un momento en el que es importante parar un momento y mirar dentro en lugar de hacia arriba. Cuando es más importante mejorar las funciones existentes que añadir otras nuevas, conseguir que nuestros usuarios estén satisfechos en vez de simplemente añadir más usuarios nuevos y centrarnos en la dirección que queremos tomar en lugar de la velocidad. Esto es simplemente sentido común, pero en la fase inicial solo quieres crecer y normalmente, a la mayoría de nosotros no se nos ocurre disminuir el ritmo de forma intencionada para fijarnos en los detalles y la calidad. A pesar de ello, las mejores empresas de productos del mundo han descubierto cómo incluir las mejoras continuas en su ADN esencial. Apple, Google, Amazon, Facebook, Twitter y Tesla saben cómo hacer esto. Así que nosotros también lo conseguiremos. Este es nuestro eje central para 2014: la mejora constante de la promesa principal de Evernote.

Esto no es algo que decidiéramos ayer. Iniciamos un esfuerzo en toda la empresa para mejorar la calidad hace un par de meses. El factor desencadenante fue el frustrante despliegue de nuestra versión iOS 7. Hemos ganado muchos usuarios nuevos, pero correr para rehacer por completo la aplicación para la nueva plataforma derivó en problemas de estabilidad que afectan de manera desproporcionada a los clientes a largo plazo, incluidos nosotros mismos. Dado que todos los empleados de Evernote somos usuarios avanzados por definición, no hay nadie más motivado que nosotros para mejorar Evernote ya sea simplemente por el bien de nuestra propia productividad y sensatez. Nunca he visto a nadie tan feliz simplemente corrigiendo errores.

Las mejoras de calidad son el tipo de cosas que debes mostrar, no solo hablar de ello, por lo que no habíamos planeado hablar de este tema hasta casi el final de 2014. Sin embargo, el artículo de Jason es un caso demasiado cercano como para dejarlo pasar, así que decidí estar al frente de lo que hemos hecho en los últimos meses y lo que vamos a hacer en los próximos.

Plantilla

Hoy, hay 164 ingenieros y diseñadores que trabajan en Evernote. Cerca de 150 de ellos se encargan actualmente de nuestros productos de software principales. El número total aumentará bastante en 2014, pero la proporción será la misma: más del 90% de nuestros recursos se destinarán a la mejora de nuestras experiencias principales.

Últimos dos meses: estabilidad

En noviembre del año pasado, nuestra primera prioridad fue mejorar drásticamente la estabilidad y rendimiento de nuestras principales aplicaciones, especialmente para los usuarios a largo plazo con muchas notas. Hemos hecho un progreso significativo y Evernote tiene muchos menos errores que hace dos meses.

Estamos empezando a ver los primeros resultados de este esfuerzo en nuestras calificaciones de la App Store. Por ejemplo, cuando empezamos a hacer este esfuerzo en noviembre, Evernote para iOS 7 tenía una frustrante y baja calificación de 2 estrellas. Hoy en día, está en 4,5. Nuestros volúmenes de soporte al cliente para iOS se han reducido en más de la mitad: de un promedio de 366 al día en noviembre, a 148 ahora. También hemos hecho mejoras similares en muchas de las otras aplicaciones. Estoy orgulloso del progreso que hemos logrado en esta área, pero sólo porque una aplicación tenga una buena calificación, no significa que nuestro trabajo haya terminado, hay un sinnúmero de mejoras en la estabilidad y rendimiento que seguiremos haciendo.

Estas son mejoras recientes, pero la percepción de estabilidad es un indicador rezagado de la estabilidad real; juzgas la solidez o los fallos de una aplicación basándote en tu experiencia de los últimos meses con ella. Así que a pesar de que Evernote es mucho mejor ya, y será todavía mucho mejor, llevará más tiempo para que esta sensación realmente desaparezca. Entendemos que tenemos que mantener un alto nivel de calidad a largo plazo, si queremos que Evernote sea visto como un verdadero producto de alta calidad.

Futuro próximo: diseño y simplicidad

A medida que nos acercamos a la consecución de nuestros objetivos de estabilidad y rendimiento, hemos centrado nuestra atención hacia el otro componente importante de calidad: gran diseño. En los próximos meses, lanzaremos nuevas versiones de todas las aplicaciones que incorporan las numerosas lecciones que hemos aprendido sobre lo que funciona y lo que no. Todas nuestras aplicaciones van a obtener mejoras y simplificaciones importantes para la experiencia del usuario a partir de las próximas semanas. Las cinco áreas más importantes de mejora en las que nos estamos centrando en todas las plataformas son la edición de notas, navegación, búsqueda, sincronización y colaboración.

Nuestra nueva filosofía es encontrar cada parte de nuestros productos en donde nos hemos visto obligados a compensar entre hacer lo que es simple y hacer lo que es potente, y a continuación volver a pensar en ello de manera que el enfoque más simple sea también el más potente. Sabemos que hemos encontrado un buen diseño para algo cuando desaparece ese conflicto. Parece magia cuando eso sucede, y vamos a experimentar esa magia en los próximos meses.

Ayer cumplí 42 años, que es el año en que, según los clásicos de la literatura occidental, la vida, el universo y todo empezará a tener sentido. Esta no es la manera en que yo imaginé empezarlo, pero me alegro de tener la oportunidad de contarte lo que empezamos hace unos meses, y en lo que vamos a centrarnos en 2014.

Gracias a Jason y a los millones de usuarios de Evernote que dependen de nosotros cada día y que hacen el esfuerzo de luchar por un mejor Evernote. Nuestro objetivo no es tener un producto que simplemente sea lo suficientemente bueno como pare que los usuarios confíen en él a pesar de sus defectos, sino tener un producto de primera clase, construido con tecnología sólida y con un ajuste y acabado digno de la estima y lealtad de nuestros usuarios.

Somos los usuarios más grandes de Evernote y es importante que te apasione lo que construyes.

Va a ser un gran año.

- Phil Libin, CEO

PD. Para abordar el punto específico de Jason sobre los problemas de privacidad relacionados con el Asistente de Mac:

No hay ningún problema de privacidad inherente, pero el artículo de Jason nos alertó de un error en nuestra función de nota rápida en el menú de la barra de ayuda para Mac. Este error dio lugar a una copia extra de las notas rápidas que se almacenan en el registro de actividad de tu disco duro local. Esto en sí mismo no es un problema grave, pero era incorrecto para nuestro personal de soporte sugerir que enviar el archivo de registro por correo electrónico no podría exponer información privada. Hemos hecho tres cambios inmediatos como consecuencia: (1) El error en el menú de ayuda se ha corregido y está disponible en la versión de descarga directa de Evernote para Mac. (2) Ahora aparece un mensaje al hacer clic en el botón de “enviar registro por correo electrónico” que advierte a los usuarios que los registros pueden contener información de la cuenta, como el título de la nota y nombres de la libreta, que se pueden quitar si se desea, así como otros metadatos diseñados para ayudar al usuario y al técnico del soporte a trabajar juntos para diagnosticar rápidamente los problemas. (3) Hemos cambiado la capacitación de nuestro personal de soporte de modo que ahora advierten a los usuarios que los títulos de la nota y nombres de las libretas están presentes en el archivo de registro, y que los usuarios pueden eliminarlos, si se desea.

La improductividad de los periodos a medias tintas

Por: Iago Fraga

Seguro que te ha pasado más de una vez el encontrarte implicado en una situación cuyo futuro es incierto. De hecho, el fenómeno del que tengo ganas de hablarte es tan genérico que me costaría creer que no tengas una larga lista de ejemplos similares en mente.

Pero para salir cuanto antes de lo abstracto y entrar en situaciones y que puedas reconocer exactamente el tipo de situación de la que hablo, tomemos un ejemplo.

Imagínate (si es que hace falta) que eres una persona muy implicada en tu trabajo. Pongamos además por caso, que no sólo tu empresa va bien, sino que además tienes muy buena relación con tu jefa y ésta reconoce tu trabajo.

Tu trabajo produce mejoras notables, haces horas extra y la actividad que realizas hace avanzar a la empresa. Estás claramente en una situación muy favorable.

La sombra amenazadora

Un buen día entra tu jefe por la puerta y organiza una reunión de equipo. Hay noticias importantes.

Os sienta a todos en una mesa redonda y os explica que la empresa se va a fusionar de igual a igual con otra. Los equipos van a reestructurarse y mezclarse. La empresa crecerá, habrá mejoras y puede que se lleven a tu jefa a otro equipo.

Pequeño detalle: aunque te lo anuncian hoy, la fusión se hará efectiva en 6 meses.

Determinación aplacada

¿ Qué pasa ahora? ¿En tu opinión cómo sigue la historia?

Yo me imagino algo así : el barco que iba viento en popa a toda vela, empieza a zozobrar.

El primer día a lo mejor sales de la sala de reuniones con el mismo ímpetu y energía, te quedas a hacer 2 horas extra y cuando pulsas en enviar el último email de la jornada tu cabeza descansa… al menos, del trabajo.

Es en ése momento cuando empieza a entrar una lógica un tanto corrosiva. Empiezas por preguntarte la pertinencia de lo que acabas de hacer y de un par de las cosas que tienes para mañana.

A tus tareas simples, le brotan condiciones. Todo lo que tenías en mente que extienda mínimamente en el tiempo requiere ahora confirmación. Nada que se parezca mínimamente a una inversión de esfuerzo tiene sentido sin la validación de tu jefa. Y aún cuando le preguntas, te puede caer un “ya veremos” de lo más atascante.

Espiral de degradación

Un mes después te encuentras en un laberinto de espinos. Casi parecen pan comido las pocas tareas que tienen la ventaja de que estás seguro que hay que hacerlas: “nos fusionemos como nos fusionemos, a los clientes que tenemos hay que seguir tratándolos bien”.

Pero el que anda entre espinos acaba por pincharse y a ti cada vez te queda menos margen de maniobra. Te han puesto como objetivo aumentar los clientes pero no das sacado ni el primero. ¿En que tipo de clientes me especializo? ¿Qué les respondo cuando me preguntan si les daremos soporte técnico? ¿Con qué recursos cuento?

Renuncias a los clientes grandes porque si te piden algo demasiado extenso pasarás por un payaso al decir que no puedes. Renuncias a las masas de micro-clientes porque para ellos necesitas cambiar la oferta y no puedes invertir (ni en eso ni en nada). Y en definitiva renuncias a todo el que no venga a llamar a la puerta de tu empresa y responda exactamente a lo que podías hacer hace un mes y puedes garantizar para los próximos 5.

Un estado permanente

Lo realmente complejo de esta situación, como decía al principio, es que es demasiado genérica y la vivimos continuamente. No te hagas ilusiones, este estado no se acaba, en cuanto se acaba una fusión, empieza a tramarse la siguiente.

Si es un estado permanente hay que reaccionar en consecuencia. Del mismo modo que el comercial del ejemplo no puede decidir cómo abordará a sus clientes mientras no sepa lo que puede ofrecer, tú no puedes actuar hasta que no definas muchas cosas.

No se trata de aprovechar todas las situaciones, sino de avanzar. Y he de decir que somos especialistas hoy en día en perdernos en una ambiciosa lluvia de oportunidades porque no sabemos renunciar a cosas pequeñas. Bloqueamos la compra de unos pantalones hasta las rebajas, aparcamos nuestro objetivo de salir a correr porque caen 4 gotas y esperamos, esperamos y esperamos a definir lo que queremos hasta el día en que nos toque la lotería (aparentemente el único día que valdrá la pena hacerlo).

Si hay un mensaje que quiero hacerte llegar hoy es que te pasas la vida de periodos de tres meses, cuatro meses, dos semanas y doce días (o de cualquier otra duración). En el primero esperas a que te hagan fijo y en el último pospones cosas hasta jubilarte. En otro te frenará un dolor de tobillo y en otro no harás nada especial porque sólo vienes para a esta ciudad para tres meses.

Da igual que se esté hundiendo el Titanic, que si aún no estás bajo el agua, es un momento tan bueno como otro para darle una caladita al cigarrillo.

» Ver el artículo en el blog





De Iago Fraga en Técnicas de Organización

5 efectos de retrasar tus tares clave

Por: Berto Pena

Posponer las cosas para otro momento es algo muy humano. Pero ¿qué pasa cuando lo que postergamos es una tarea detrás de la que hay grandes resultados y avances de verdad? La procrastinación, según la tarea que tengamos delante, puede salirnos más cara de lo que pensamos. Y muchas veces sin darnos cuenta.



Procrastinar es fácil, rápido, cómodo. Y produce dos “beneficios” inmediatos ante los que es difícil resistirse: alivio por no tener que hacer esa tarea; y tiempo extra para otras cosas, seguramente más atractivas. Pero el bumerán ya está lanzado, y más temprano que tarde volverá sobre nosotros.

Si sabemos eso, ¿por qué lo hacemos? Lo que ocurre es que los efectos de la procrastinación a menudo son inapreciables. Porque posponemos tareas pequeñas o medianas. En esos casos procrastinar nos sale barato. Y eso (aquí viene la trampa) nos hace creer que podemos actuar del mismo modo con tareas de mayor calibre. Con tareas clave, con las cosas que representan el corazón de nuestro trabajo. Error monumental.

Cuando sin motivo “empujamos” una tarea clave hacia una fecha futura, desatamos una serie de efectos sobre nosotros, nuestro trabajo, y el resultado de nuestro esfuerzo:

• Más trabajo acumulado: ¿crees que dentro de dos días o una semana sólo vas a tener que hacer esa tarea? ¿Crees que tus compañeros, tu jefe o tus clientes van a despejar tu agenda para que puedas hacer esa tarea? Junto a ella tendrás otras muchas cosas que también pedirán tiempo, energía y atención. ¿O es que también piensas posponerlas? Procrastinar una tarea clave supone multiplicar la carga de trabajo de otro día, que ya estará a tope. Es autosabotearte.


• Más ansiedad: cuando sumas una carga de trabajo (autoimpuesta) y menos tiempo para hacer todo, delante de ti tienes la receta de la ansiedad, los agobios, las prisas. Y las carreras no son buenas ni para ti ni para tus tareas. Sobre todo para aquéllas que demandan calma, concentración y esmero.


• Menos preparación: las tareas clave no se hacen en cinco minutos. Tampoco se improvisan. Requieren, antes de empezar, tener bien claro el objetivo, tener a mano los materiales y herramientas, haberla dividido en partes (comprenderla), y otras cosas más. Todo ello exige cierta preparación y anticipación. Cosas que no tienes cuando empujas la tarea hacia delante y además tienes otras muchas que hacer.


• Menos margen: las tareas y actividades clave son complejas y exigentes, y no siempre son fáciles de terminar. A veces se tuercen y plantean imprevistos y bloqueos. Cuanto menos tiempo tengas para ellas, menos margen para lidiar con lo inesperado. Un imprevisto con margen de sobra es menos imprevisto. Un imprevisto al límite de la fecha ya es una urgencia.


• Menos calidad: estas tareas no hay que hacerlas y ya está, sino hacerlas muy bien. Porque son el corazón de tu trabajo y demandan calidad, detalle y creatividad. A menos tiempo, más ansiedad y menos preparación, más precipitación y falta de cuidado en los detalles. Si por ejemplo quien la está esperando es un cliente o tu jefe, lo notará.

Yo sigo procrastinando. Y sobre todo ciertas tareas/actividades que no logro corregir (¡estoy en ello!). Pero lo que sí dejé de hacer para siempre fue lo de posponer tareas clave. Para mí son la columna vertebral de mi día y mi semana. ¿Cómo lo logré? Me aseguro de hacerlas nada más empezar el día, y así luego no tengo motivos para procrastinarlas.