Desde el punto de vista de GTD, una bandeja de correo electrónico es exactamente igual que cualquier otra bandeja de entrada. Sin embargo, el email tiene algunas peculiaridades. En primer lugar, las «cosas» se recopilan o capturan de manera automática, por lo que es casi obligatorio vaciar su contenido de manera frecuente para que permanezca funcional. Además, es una bandeja susceptible de recibir muchas cosas que no requieren acción, ya sea porque son basura o porque son simple información, lo que puede introducir un nivel de «ruido» considerable. Por si esto fuera poco, mucho emails están relacionados con varios asuntos y/o requieren más de una acción.
Teniendo en cuenta todo esto, y asumiendo que ya hemos aclarado el significado del email como expliqué en el hábito de vaciar las bandejas de entrada, veamos ahora un par de estrategias para organizarlo.
El principio básico sigue siendo el mismo que para cualquier otra cosa que captures: una vez abierto, un email ya no puede quedarse en la bandeja de entrada. Hay que aclarar su significado y organizarlo fuera de esta. Es la única manera de que al final la bandeja de entrada quede vacía, lista para seguir recibiendo correo nuevo. El hecho de vaciar la bandeja y aclarar lo que hay que hacer con cada email es lo que nos permite aumentar la sensación de control y reducir el estrés.
Email como recordatorio
La primera estrategia es, una vez aclarado el significado de un email, utilizar el propio correo como recordatorio de lo que hay que hacer. Es decir, mover el correo de la bandeja de entrada y colocarlo en una carpeta que contenga solo emails que requieran acción. Una convención muy extendida entre los practicantes de GTD es llamarla «@ACCIONES», o algo similar.
El primer problema que nos encontramos con esta estrategia es que, para que funcione bien, es necesario renombrar los asuntos de los emails. Los emails raramente tienen un título descriptivo, mucho menos reflejan lo que hay que hacer en términos de siguiente acción. Si los emails de la carpeta «@ACCIONES» conservaran su asunto original, te verías obligado a volver a pensar una y otra vez qué es lo que había que hacer cada vez que los vieras.
Otro problema es que si un email implica más de un paso o acción —algo muy común—, tienes entre manos lo que en GTD llamamos un proyecto. Es decir, necesitas una forma de llevarle la pista tanto a la acción —lo siguiente físico y visible que hay que hacer—, como al proyecto —el resultado que quieres conseguir—, por lo que tienes que idear una manera de crear dos recordatorios en dos carpetas distintas —«@ACCIONES» y «@PROYECTOS»—, a partir de un solo email, ay sea duplicándolo, reenviándotelo, etc.
Además, aunque la mayoría de los «inputs» relevantes llegan vía email, aún tienes cierto número de cosas recopiladas por otros medios, como papeles, ideas que se te ocurren, etc. Si ya estás utilizando listas de siguientes acciones y proyectos en otro sitio para este tipo de recordatorios que no vienen por email, tendrás que asegurarte de revisar dos juegos de listas de recordatorios —la del email y la otra— de manera sistemática, o tu sistema dejará de ser confiable y dejarás de usarlo.
Como ves, utilizar los emails como recordatorios de tu sistema GTD es posible, pero introduce un grado de complejidad innecesario en tu sistema. Aunque muchas personas intentan implementar esta estrategia para «ahorrarse» trabajo, definitivamente no es la mejor práctica a la hora de gestionar el email, y suele acabar con la vuelta a la forma de trabajar anterior, estresante y poco eficaz.
Email como información
La segunda estrategia para gestionar el email, y la más efectiva, es utilizar los emails sólo como información. Es decir, una vez aclarado su significado, añades los recordatorios que sean necesarios en tu sistema de listas, y luego mueves el email fuera de la bandeja de entrada para consultarlo después si es necesario. La idea es que, una vez creados los recordatorios, el email aún puede contener información que puede resultar útil en el futuro y, por tanto, hay que conservarlo.
Desde el punto de vista de GTD, existen dos grandes categorías de información: información de apoyo e información de referencia. La información de apoyo es aquella que necesitamos para completar una siguiente acción, o que necesitamos consultar a lo largo de la vida de un proyecto, y que generalmente se termina desechando una vez concluida la acción o proyecto —por ejemplo, una lista de movimientos contables que tenemos que puntear. La información de referencia, por el contrario, tiene valor a más largo plazo, es decir, la conservamos porque no sabemos cuando o si será necesario consultarla en el futuro —por ejemplo, una lista de precios. En este sentido, la información de apoyo puede convertirse en información de referencia una vez concluida la acción o proyecto, si creemos que puede mantener valor en el futuro.
Para implementar esta estrategia en la gestión del email, pueden utilizarse un par de carpetas, como por ejemplo «@APOYO DE ACCIONES» y «@APOYO DE PROYECTOS», donde puedes mover los correos de la bandeja de entrada que representan información de apoyo. Por ejemplo, si te mandan un email con una lista de movimientos contables que tienes que puntear, puedes añadir un recordatorio de la siguiente acción en la lista correspondiente de tu sistema GTD y guardar temporalmente el email en la carpeta «@APOYO DE ACCIONES», de manera que puedas encontrar fácilmente la lista de asientos a puntear cuando llegue el momento de hacer la tarea, y luego usar el email original para responder. Si el email es, por ejemplo, una lista de precios relacionada con un proyecto de inversión, podría tener sentido mover el email a una subcarpeta asignada a dicho proyecto dentro de la carpeta «@APOYO DE PROYECTOS».
Además de las carpetas para información de apoyo, deberías utilizar también una carpeta para información de referencia, llamada por ejemplo «ARCHIVO». Los emails que tengan información potencialmente útil que no esté relacionada con una acción o proyecto específicos, pueden moverse a esta carpeta. Algunas personas se sienten más cómodas creando subcarpetas dentro de la carpeta «ARCHIVO», por ejemplo, para cada proyecto, cliente, departamento, etc. Utilizar una subcarpeta por proyecto hace muy fácil que, si es necesario, se puedan mover subcarpetas de «@APOYO DE PROYECTOS» a «ARCHIVO», modo de información de referencia futura, una vez concluidos los proyectos.
En cualquier caso, es muy recomendable mantener la estructura de carpetas de información de apoyo y de referencia lo más simple posible. Las funciones de búsqueda de la mayoría de los clientes de correo son muy potentes, y nos permiten encontrar rápidamente cualquier cosa sin necesidad de usar complejas jerarquías de carpetas. No hay que olvidar que una buena parte de los malos hábitos en la gestión del email se han ido consolidando por falta de pericia en el uso de los programas de correo.
Al final, se trata de implementar un flujo de trabajo que te permita vaciar la bandeja de entrada de manera frecuente, al mismo tiempo que tienes una idea clara de lo que tienes que hacer sin tener que volver a leer los correos una y otra vez, y que puedes encontrar aquellos emails que tienen información útil cuando la necesitas. Esa es la única manera de trabajar productivamente con el email manteniendo una sensación de control relajado y sin estrés.
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