UPA: Definiendo el flujo óptimo de efectividad

Por: José Miguel Bolívar

Del mismo modo que la eficacia máxima tiene su momento óptimo, es decir, existe un momento óptimo en el que empezar a hacer las cosas, la efectividad guarda una estrecha relación con saber parar a tiempo, es decir, con no parar ni demasiado pronto (chapuza), ni demasiado tarde (perfeccionismo). Una vez visto «cuándo» empezar a hacer «qué» y durante «cuánto» tiempo, solo nos queda ver «cómo» hacerlo. De eso va este post.

El flujo óptimo de efectividad define un estado en el que los recursos se distribuyen de forma idónea entre todos los compromisos, de tal modo que todos ellos avancen adecuadamente, sin primar unos en detrimento de otros. Este principio, que parece bastante lógico y con el que la mayoría de las personas estaría de acuerdo, se corresponde sin embargo bastante poco con la realidad que conozco.

Aplicar este principio significa varias cosas. Por una parte, tener muy claro qué compromisos hemos adquirido y, de ellos, cuántos y cuáles son compromisos con una fecha objetiva y cuántos y cuáles son compromisos que hay que cumplir lo antes posible. Por otra parte, también necesitamos tener muy claro qué compromisos conllevan una única acción para completarse y cuáles de ellos van a requerir más de una acción para ser completados, es decir, cuántos de ellos son un «resultado».

El flujo óptimo de efectividad es un concepto que únicamente se aplica en el caso de Resultados Alcanzables Tachables (RATs).

Ante este tipo de situaciones, hay tres opciones posibles:

• El flujo «apresurao» de efectividad
• El flujo «cansino» de efectividad
• El flujo «óptimo» de efectividad

El flujo «apresurao» es característico del perfil «gaseoso», es decir, personas que empiezan con mucho ímpetu, con ganas de completar el RAT lo antes posible (son precrastinadoras en potencia), para luego descubrir que son incapaces de mantener ese ritmo y tener que «levantar el pie», de tal forma que mantienen un flujo de efectividad decreciente durante el tiempo de consecución del resultado.

En el extremo contrario tenemos el flujo «cansino», que es característico del perfil «huevón», es decir, personas que empiezan a un ritmo excesivamente lento (son procrastinadoras en potencia), para luego descubrir que a ese ritmo no van a alcanzar el resultado y tener que «acelerar», de tal forma que mantienen un flujo de efectividad creciente durante el tiempo de consecución del resultado.

Estos dos perfiles cometen errores de cálculo muy parecidos. El «gaseoso» sobreestima su capacidad de trabajo, mientras que el «huevón» infraestima la carga de trabajo. Además, ambos comenten el error de incluir el tiempo en sus estimaciones. El «gaseoso» quiere alcanzar el resultado «en el menor tiempo posible», mientras que el «huevón» avanza a ritmo lento porque «tiene tiempo de sobra».

Llegamos así al flujo «óptimo» de efectividad, característico del perfil «efectivo», es decir, personas que empiezan con un ritmo sostenible, el cual les permite mantener un flujo de efectividad constante durante el tiempo de consecución del resultado, evitando de este modo las precipitaciones y las prisas de último momento. Su forma de trabajo es muy parecida a la que se emplea en los MASS.

Veamos cómo aprender a trabajar en resultados logrando un flujo «óptimo» de efectividad.

Lo primero es entender que la unidad de trabajo que vamos a utilizar es la Unidad Personal de Acción (UPA). La UPA es la unidad de «tachabilidad» por excelencia, una unidad de trabajo que equilibra capacidades, preferencias personales y realismo, dejando a un lado cualquier estimación de tiempos. Una UPA es una unidad de trabajo óptima, en el sentido de que su duración es el resultado de combinar varios elementos de forma idónea:

• Cómo de fácil o difícil me resulta hacer esa actividad
• Cuánto me gusta o me disgusta hacerla
• Qué nivel de motivación tengo para hacerla
• Expectativas realistas de poder trabajar de manera ininterrumpida en ella
• …

Así, habrá UPAs que durarán hora y pico y habrá UPAs que serán de tan solo unos minutos. El número de UPAs para completar un RAT es por completo irrelevante, ya que la carga total de trabajo permanece invariable, al ser independiente de que la fragmentes mucho o poco. De hecho, ante la duda, lo correcto es fragmentar. Los problemas siempre vienen por fragmentar de menos, nunca por fragmentar de más.

Lo segundo es entender la frecuencia con la que deberemos completar las UPAs pertenecientes a un mismo RAT. Esta es la parte más compleja y, como siempre, es más importante entender y aplicar los principios básicos que intentar seguir siempre una misma receta.

La frecuencia con la que completar UPAs depende de dos factores:

• Si el RAT al que pertenece tiene o no fecha objetiva
• El volumen total de UPAs en unas determinadas Circunstancias Óptimas de Ejecución (COE)

Si el RAT tiene una fecha objetiva, lo ideal sería completar una UPA al día, cuando nos encontremos en las COE que corresponda. Para ello, una vez completada la UPA, capturaremos que es necesario añadir más, de tal forma que la tengamos disponible al día siguiente. Evidentemente, si al ritmo de una UPA al día es imposible completar el RAT en la fecha objetiva, habrá que aumentar esta frecuencia. En la práctica, si empiezas las cosas con fecha objetiva tan pronto te llegan, lo normal es que este problema se te plantee únicamente en rarísimas ocasiones.

Si el RAT no tiene una fecha objetiva, hay que completar como mínimo una UPA a la semana, cuando nos encontremos en las COE que corresponda.

El volumen total de UPAs en unas COE determinadas influirá en los dos principios anteriores. Si el volumen total es relativamente bajo, podremos completar más de una UPA a la semana para los RATs sin fecha objetiva. Por el contrario, si el volumen es muy alto, es probable que algún día no podamos completar la UPA correspondiente a los RAT con fecha objetiva.

Lo fundamental es entender que:

• Cualquier UPA de cualquier RAT con fecha objetiva tiene siempre prioridad sobre cualquier UPA de cualquier RAT sin fecha objetiva. Lógicamente, hablamos de UPA agrupadas bajo unas mismas COE. La aplicación férrea de este principio marca un antes y un después en la mejora de la efectividad personal. Garantizado!
• Nunca más de una UPA de un mismo RAT al día, salvo que a) una UPA al día sea insuficiente para completar el RAT en la fecha objetiva o que b) nos hayamos quedado sin ninguna UPA por hacer al haber completado todas las UPA de todos los COE a nuestro alcance.
• Siempre es preferible avanzar en amplitud que en intensidad, es decir, siempre es mejor «avanzar un poco de muchos RATs» que «un mucho de pocos RATs». Otro principio que marca un antes y un después en efectividad personal. También garantizado!

En un próximo post veremos la aplicación conjunta de estos principios en uno de los elementos centrales de la metodología OPTIMA3^®: la «ventana óptima de efectividad». Cuento contigo!

Entradas relacionadas:

1. Deja de engañarte: Usa solo fechas objetivas
2. La eficacia máxima tiene su momento óptimo
3. Delegación efectiva como competencia directiva clave