Sin embargo, todo el mundo necesita llevarle la pista a las cosas que tiene que hacer, ya sea en la cabeza o en algún sitio fuera de ella. A estas alturas, asumo que todo el mundo tiene claro que trabajar «de cabeza» no es una buena idea. La memoria a corto plazo, que es la que utilizamos para poder recordar lo que tenemos que hacer, tiene una capacidad muy limitada. A poco que tengas unas cuantas tareas pendientes, confiar en la memoria normalmente te llevará a olvidos, incumplimiento de compromisos, estrés y frustración. Esa es la razón por la que casi todo el mundo prefiere utilizar un calendario en lugar de intentar recordar las citas de memoria.
Si tienes una simple lista de tareas y un calendario, ya estás dedicando cierto tiempo a gestionar un sistema de organización, por básico que sea. Y dado que el calendario no es mas que una lista de citas ordenadas cronológicamente, de hecho podemos decir que casi todo el mundo gestiona al menos dos listas. Ahora, ¿te has preguntado alguna vez por qué separas las tareas de las citas?
La razón es que las citas tienen una naturaleza distinta a las tarea. Mientras que las citas representan compromisos que debes cumplir un día a una hora concretos, las tareas en realidad puedes llevarlas a cabo ya si tú quieres. Cuando revisas tu lista de tareas, no tiene mucho sentido estar viendo también otras cosas que no tienes que hacer aún. Tener mezcladas cosas que puedes hacer ya con cosas que tienes que esperar para poder hacer, lejos de ayudar genera confusión. Y peor aún. Te obliga constantemente a tener que filtrar mentalmente lo que sí puedes hacer de lo que no puedes hacer. Es decir, que separas las citas y las tareas por una mera cuestión de eficiencia.
Pues resulta que las tareas también pueden tener —y de hecho tienen— distinta naturaleza entre sí. Por ejemplo, no es lo mismo las cosas que tengo que hacer yo que las cosas que he delegado en otros y tengo a la espera, o las cosas que tengo que hacer yo pero pueden esperar. La mayoría de las listas de tareas que conozco son un conjunto de estas y otras cosas mezcladas, lo que las convierte en sumamente ineficientes y poco útiles. Si a eso le sumamos que las listas de tareas suelen estar incompletas, en el sentido de que no contienen el inventario completo de todo lo que hay que hacer —otro tema interesante del que hablaré otro día—, es lógico que funcionen tan mal.
Cada tipo de tarea requiere un tratamiento diferente y, por tanto, deberías tenerlas separadas, cada una en una lista diferente. La cuestión no es si prefieres trabajar con una sola lista porque así «pierdes» menos tiempo, si no qué es lo que tienes que hacer para trabajar de manera más efectiva, dada la naturaleza de tu trabajo.
Puedes seguir trabajando con la lista de tareas de toda la vida, pero si eres un trabajador del conocimiento, estarás trabajando de manera subóptima. Si crees que tener varias listas es más trabajo que usar una sola es porque no estás haciendo bien las cuentas.
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