Cómo tener unas vacaciones productivas

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Desde mi punto de vista, las vacaciones tienen todo que ver con la productividad personal.

Si mantienes una goma elástica estirada durante demasiado tiempo, esta goma pierde su elasticidad y finalmente se rompe. Con los humanos pasa algo similar, necesitamos pausas para recuperar nuestra elasticidad y creatividad. Necesitamos algunas micro-pausas durante el día laboral, necesitamos descansar cada noche, necesitamos desconectar al menos un día cada semana y necesitamos vacaciones para volver a cargar las pilas.

Curiosamente, las vacaciones también están vinculadas a los días más productivos del año.

Yo creo en la productividad holística, es decir que es imposible separar la vida laboral de la vida personal.

Cuando reviso mis áreas de responsabilidad, tendré áreas profesionales y otras áreas que son de carácter personal. En mis vacaciones, habitualmente pongo mis áreas profesionales en pausa y me enfoco completamente en mis responsabilidades personales: la relación con mi pareja, mi salud, el desarrollo personal, el ocio… Dedicar durante unas semanas toda mi atención a estas áreas de mi vida es un acto muy productivo.

1. ¿Cuál es la mejor manera de planificar y organizar las vacaciones?

Entre tus responsabilidades personales seguramente habrá el proyecto de organizar las vacaciones. En este proyecto siempre hay que enfocarte en planificar lo mínimo posible y dejar el máximo espacio para la improvisación y simplemente hacer lo que te da la gana. Unas vacaciones con la agenda más llena que un día laboral no sirven para recargar las pilas…

Aplica el modelo de planificación natural

Como todos los proyectos en tu vida, inconscientemente estás aplicando el modelo de planificación natural al organizar tu viaje. Este modelo consiste de los siguientes cinco pasos:

1. Definir el propósito y los valores
2. Visualizar el resultado
3. Generar ideas
4. Organizar las ideas
5. Identificar las próximas acciones y ejecutar el plan

Cuando no viajas solo, vale la pena aplicar este modelo de forma consciente, especialmente las partes que tratan con el propósito de las vacaciones y los valores. Esto puede evitar problemas durante la vacaciones debido a diferencias en propósito — ella quiere descansar en la playa pero él prefiere hacer deporte — y valores: ¿cuánto quieres gastar para conseguir tu objetivo?

La lista de control

Cuando preparas las cosas que quieres llevar de viaje, vale la pena siempre utilizar un checklist o lista de control. Si guardes una copia de esta lista dentro de la maleta, siempre la tendrás a mano cuando salgas de viaje.

Se trata de una lista de control del tipo hacer–comprobar¹, es decir que primero preparas la maleta y luego revisas la lista para verificar que no falta nada.

Mi lista de control me ha salvado las vacaciones en más de una ocasión.

Además de la lista genérica, también puedes usar unas listas más especializadas, por ejemplo, para diferentes tipos de vacaciones: camping, montaña, playa, extranjero, etc.

Es recomendable dedicar un momento durante los primeros días de las vacaciones para actualizar la lista de control con las cosas que has encontrado al hacer la maleta.

La ‘hoja’ de viaje

Otro documento útil es la hoja de viaje con todos los detalles del viaje: aviones, trenes, rutas, hoteles, entradas, direcciones, fotos del destino, etc.

En el pasado creaba este documento de forma manual en Word, pero en la actualidad prefiero la aplicación Tripit. Simplemente reenvío los emails de confirmación de vuelos y hoteles y Tripit genera automáticamente la hoja de viaje. Además existe la posibilidad de sincronizar Tripit con tu calendario para que tus vuelos y eventos aparezcan directamente en tu calendario².

En lugar de Tripit también puedes usar una solución genérica como Evernote.

La ‘hoja de viaje’ no solo es para uso propio, sino también puedes comparirlo con las personas que viajan contigo y con un persona de contacto en casa.

2. ¿Trabajar en las vacaciones?

Hay profesionales que también en sus vacaciones leen el email de trabajo. Yo soy uno de ellos, pero con moderación.

Trabajo como Freelance y por tanto no puedo delegar todas mis responsabilidades durante mi ausencia, aunque procuro siempre dejar las comunicaciones más importantes en manos de socios de confianza. No obstante, intento conectarme³ cada 2–3 días para verificar que todo va bien. Con una inversión de sólo diez minutos gano la posibilidad de desconectarme mejor.

Obviamente, lo mejor es siempre delegar todas tus responsabilidades para poder desconectar de verdad.

Limpiar la lista de tareas antes de salir

Uno o dos días antes de salir de vacaciones hay que reservar una hora⁴ para hacer una revisión profunda de tu sistema productivo. De esta forma estarás seguro de que todo está completo y actualizado.

Cuando hagas esta revisión, hay que tener en cuenta que no avanzarás en la mayoría de tus proyectos y tareas mientras estás de vacaciones. Puedes utilizar el campo de ‘fecha de inicio’ en tu gestor de tareas para poner en pausa todos estos proyectos hasta uno o dos días después de las vacaciones, cuando podrás retomar el proyecto.

Así, tendrás una lista de acciones muy reducida durante las vacaciones que automáticamente se expandirá cuando vuelves.

Ya lo sabes: los métodos de productividad personal son para gestionar las tareas que no estás haciendo en este momento.

Productividad durante las vacaciones

Aunque lo intentes eludir, a veces es inevitable tener que hacer alguna tarea durante las vacaciones, y por eso hay que asegurarte de tener todo el material de referencia disponible.

Yo tengo mi material de apoyo de los proyectos almacenado en Dropbox. Cuando viajo a una zona dónde no puedo estar conectado a internet, marco todos los ficheros relevantes con una estrella en la aplicación de dropbox, para que estén disponibles en la memoria de mi teléfono.

Lo mismo hago con el material de referencia, que tengo en la aplicación Evernote.

Finalmente, ser productivo durante las vacaciones tiene todo que ver con capturar todas estas buenas ideas que tendrás. El hecho de tener tiempo libre, de no tener presión y de estar en un otro lugar hace que la parte subconsciente de tu cerebro es capaz de crear conexiones creativas entre ideas y memorias, algo que no pasa cuando sólo piensas de forma lógica.

En las vacaciones seguramente tendrás más ideas de una mejor calidad.

Por eso es recomendable también en tus vacaciones llevar un pequeño bloc de notas y un bolígrafo — o otra herramienta de captura — para no perder estas ideas.

3. Controlar el email

Aunque tu estás de vacaciones para relajarte, el mundo continúa. Como resultado, mientras tu estás descansando a la playa, caminando en las montañas o visitando ciudades en el extranjero, tu bandeja de entrada del correo se está llenando. Cuando vuelves al trabajo necesitarás al menos la primera mañana para procesar todos estos mensajes y tener alguna idea de lo que ha pasado durante tu ausencia. Pero hay algunas cosas que puedes hacer para disminuir este problema.

Gestiona las expectativas

Siempre intento avisar a mis contactos cuando tengo previsto estar con poca conectividad durante un tiempo.

Dos semanas antes de salir de vacaciones puedes pegar un post-it a tu pantalla con un recordatorio para mencionar tu ausencia en todas las conversaciones que tendrás a partir de este momento.

Así te aseguras que al menos tus clientes, proveedores y socios habituales saben que estarás fuera. Es mejor hacerlo por teléfono o Skype para así poder contestar directamente todas las preguntas que pueden surgir.

Mensaje automático

Aunque ha avisado a la mayoría de tus contactos, no significa que no recibirás email durante tu ausencia. Hay algunas personas con quien no has hablado en las semanas anteriores a tus vacaciones, habrá contactos que han olvidado tu mensaje y hay personas nuevas interesadas en tus servicios.

Para eso sirven las respuestas automáticas. Deja un mensaje programado para todos los mensajes que recibes durante tu ausencia. En este mensaje explicas que estás ausente, indicas la fecha en que vuelves al trabajo y proporcionas datos de contacto por si no pueden esperar a tu regreso.

La mayoría de las plataformas de correo tienen la posibilidad de crear estos mensajes automáticos. Procura configurar el mensaje para que cada persona lo reciba sólo una vez a la semana.

Si trabajas en equipo, en lugar de utilizar una respuesta automática y dejar tus contactos esperando hasta que vuelves, es mejor simplemente delegar tu trabajo a un compañero y reenviar todos los mensajes a esta persona.

Procesar el correo

Si decides conectarte durante las vacaciones⁵, enfócate en clasificar los mensajes nuevos. El objetivo es eliminar emergencias y facilitarte el trabajo cuando vuelves a la oficina.

Lea rápidamente cada mensaje y decide qué hay que hacer con el correo basado en estas cinco categorías:

• Papelera
  Si el contenido del email no tiene ningún valor, simplemente borras el mensaje. Se trata de spam, mensajes duplicados o simplemente algo que nunca más necesitarás consultar.
• Material de referencia
  Estos son mensajes que no requieren ninguna acción, pero que contienen información útil que te gustaría poder consultar en el futuro. Hablo de contratos firmados, propuestas, actas de reuniones, etc. Todos estos mensajes los guardas en una única carpeta llamada ‘Archivo’.
• Respuestas rápidas
  También conocido como la regla de dos minutos: si puedes contestar el correo en menos de dos minutos, hazlo en este momento y archiva el correo.
• Tareas y citas
  Todos los mensajes que implican alguna acción de más de dos minutos paso al gestor de tareas. Simplemente puedes reenviar el email a la dirección especial de tu aplicación para convertir el mensaje en una tarea.
• Desconocido
  A veces encontrarás un correo de que no sabes qué hay que hacer. Normalmente puedes crear una tarea para analizar el contenido del mensaje, pero cuando estás de vacaciones no hay tanto tiempo. Simplemente puedes guardar estos mensajes en una carpeta especial. Una manera fácil de hacer eso es usando una aplicación llamada Sanebox para automatizar algunas tareas de email. Cuando vuelves de tus vacaciones, Sanebox mueve todos los correos de esta carpeta especial a la bandeja de entrada.

Auto-corrección

Un último truco que puedes aplicar al email cuando estás de viaje es utilizar la función de auto-corrección del móvil. Escribir textos con el teclado en la pantalla del móvil no es tan fácil que con el teclado del ordenador.

Puedes usar la auto-corrección no solo para corregir tus faltas de ortografía, sino también para introducir rápidamente fragmentos de texto que utilizas habitualmente: instrucciones de pago de facturas, recordatorios de sesiones de consultoría, etc.

¿Cómo lo haces tu?

¿Qué consejos tienes tu para tener unas vacaciones productivas? Explícalo en los comentarios.

Imagen Viajando cortesía de Shutterstock

1. 
   
2. A diferencia de una lista leer–hacer. ↩︎
   
3. Especialmente si viajas a un país o una región en otra zona horaria puede resultar difícil entrar los desplazamientos bien en la agenda. ↩︎
   
4. Es habitual que paso gran parte de mis vacaciones completamente desconectado — me gustan los lugares remotos — pero también cambio la configuración de mi móvil para que no recibir nada relacionado con el trabajo. ↩︎
   
5. Ya lo sé, los días antes de las vacaciones es justo cuando no tienes tiempo para hacer una revisión, pero es importante hacerlo. ↩︎
   
6. Repito, lo mejor es no hacerlo para desconectar de verdad. ↩︎
   

Jeroen Sangers

Fundador del Canasto, formador y consultor artesano especializado en mejorar el rendimiento de personas, equipos de trabajo y organizaciones utilizando las modernas técnicas y herramientas de efectividad y colaboración.