Siempre he hecho planificación semanal pero mi convencimiento y pasión por este potente hábito personal ha ido creciendo en los últimos dos años. Dado que mis trabajos han ido aumentando en complejidad y volumen, he tenido que reforzar una “herramienta” que, bien utilizada, facilita y aligera una barbaridad el trabajo diario.
La planificación semanal complementa la diaria. Tiene otra duración, propósito y enfoque. Te fijas en ciertas cosas y las miras de un modo distinto, “desde un poco más arriba” que en la planificación diaria.
A lo largo de todos estos años, esos 20 minutos semanales me han ayudado una barbaridad en mi trabajo. Porque me ayudan a conocer por adelantado para anticiparme. Personalmente la hago los viernes, generalmente a mediodía (salvo que algún curso me lo impida).
Las claves de mi planificación semanal (de mi anticipación) son estas:
Anticiparte a tus tareas clave
Hacer esa “foto” por adelantado te permite localizar antes las tareas que van a marcar los resultados y objetivos de tu siguiente semana. Eso hace que tomes conciencia de su peso, empezando a vigilarlas, cuidarlas y situarlas en los mejores momentos. Incluso antes de ponerte con ellas, ya las estás haciendo bien.
Anticiparte a las fechas límite
Una fecha de entrega o límite “mal vigilada” es una futura urgencia que vas a generar para ti o para otros. Sin embargo, si eres consciente de ellas, si vas por delante de las fechas, las posibilidades de despiste casi desaparecen. No basta con saber lo que hay que hacer, hay que saber cuándo.
Anticiparte a la carga de trabajo
Hay que “pesar” todas las tareas pendientes. No para agobiarte sino para comprenderlas. Esto te permite organizarlas y distribuirlas con mayor eficiencia durante todos los días de la semana. La planificación semanal te da perspectiva y lucidez para programar y balancear todo lo que tienes que hacer. Tu semana nacerá más equilibrada.
Anticiparte a lo que necesitarás
Muchas de las cosas que harás la semana que viene requerirán información, detalles, instrucciones, algún documento… «¿Lo tengo todo?» Si no es así, el viernes es un momento perfecto para anticiparte, pidiendo por correo para así tenerlo listo cuando llegue el momento.
Anticiparte al próximo lunes
El trabajo de preparación del viernes te permite decidir cómo empezar la próxima semana. Hace que empieces el lunes al 100%, desde el minuto 1. No hay vacilación y el arranque de tu semana (el momento más importante, por cierto) se hace con una o dos marchas más de velocidad. No llegas y te sientas a pensar cómo organizarte. Llegas y empiezas.
Anticiparte a futuros errores
La planificación no es sólo enfocar los próximos días sino también ver cómo lo has hecho. Yo la entiendo también como un ejercicio de autoevaluación. Esto te permite detectar errores en tu flujo de trabajo, tics improductivos que hay que atajar, rincones que debes mejorar, hábitos a corregir,… Si no te paras a ver lo que va mal, ¿cómo vas a mejorar?
El trabajo, nuestro trabajo, ya es duro de por sí. Y cada vez más. ¿Qué tal si lo hacemos un poco más fácil? La planificación semanal (y otros hábitos de Productividad Personal) te permiten tomar el control de lo que haces. Ir por delante de tus objetivos, proyectos y tareas. Ir por delante, en lugar de perseguirlos. Anticiparte.
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