También te asegura contar con una visión global y actualizada de todos tus asuntos.
Cuando algo es susceptible de cambio, sin que tú sepas exactamente cuándo ni qué ha cambiado, ni tampoco cómo queda aquello después de cambiar, su fiabilidad se resiente.
Este es el motivo por el que se revisan los coches o las calderas, por ejemplo. Su uso continuado genera cambios y algunos de esos cambios pueden conllevar riesgos.
Su revisión periódica asegura que esos cambios se puedan detectar y corregir, con lo que la fiabilidad se mantiene intacta.
Tu sistema GTD® es tu mente extendida, tu sistema externo de confianza, que te permite:
- Descargar tu mente de recordatorios
- Liberar el estrés
- Impedir los olvidos
- Elegir en cada momento lo que tiene más sentido hacer
- Garantizar que haces las cosas «estando a lo que estás»
Si tu sistema deja de ser de confianza, es decir, si pierde su fiabilidad, todos los beneficios anteriores desaparecen. Te has caído de la tabla.
En este post me gustaría compartir contigo 7 buenas prácticas que pueden ayudarte a hacer mejor, disfrutar más y sacar más partido a tu Revisión Semanal.
1. Cualquier revisión es mejor que ninguna revisión
Una de las «trampas» habituales que nos hacemos al dar los primeros pasos con GTD® es buscar (o incluso inventarnos) excusas para «saltarnos» la Revisión Semanal.
De entre todas estas excusas, la de «no tengo tiempo» es la número 1.
Recuerda que una buena Revisión Semanal, completa, se puede hacer sin problema en aproximadamente 1 hora de tiempo.
Si de verdad eres incapaz de encontrar 1 hora en toda la semana para hacer tu Revisión Semanal, dedícale menos, pero dedícale algo.
Por pequeña que sea, cualquier revisión de tu sistema contribuirá algo a mantener su fiabilidad y, sobre todo, al comprobar en primera persona los beneficios que aporta, te animará a «encontrar» más tiempo para hacer una Revisión Semanal completa.
2. Revisa sin hacer
El error más habitual entre las personas «novatas» en GTD® es convertir la Revisión Semanal en la «Recuperación Semanal», es decir, en intentar ponerse al día con todos los temas que se han ido quedando sin hacer, casi siempre debido a que se están «saltando» Ejecutar, el paso peor entendido de GTD®.
La consecuencia negativa de este error es doble.
Por una parte, la Revisión Semanal se eterniza, pudiendo llegar fácilmente a las 2 o 3 horas, o incluso más. Esto es agotador.
Por otra, como se está ejecutando en lugar de revisar, nos alejamos del objetivo original, que es mantener la fiabilidad y obtener una visión global. En otra palabras, la Revisión Semanal deja de cumplir su cometido.
3. Optimiza tu energía mental
Si alguien te ha dicho que la Revisión Semanal hay que hacerla un día y a una hora concretos, ignóralo, porque es mentira.
El único requisito personal para poder hacer una Revisión Semanal bien hecha es asegurarte de que tu energía mental sea suficiente.
Evita por tanto hacer tu Revisión Semanal cuando tu energía mental esté bajo mínimos.
Pero ten claro que tampoco necesitas que tu energía mental sea máxima, aunque siempre ayuda.
4. Asegura las condiciones adecuadas
Al igual que necesitas tener la energía mental suficiente, el entorno también debe reunir unos requisitos mínimos.
El trabajo del conocimiento va de pensar, y pensar exige atención. Es imposible «estar a lo que estás» bajo un bombardeo de interrupciones.
Por eso es tan importante que hagas siempre una gestión proactiva de las interrupciones, y aún más cuando vas a hacer tu Revisión Semanal.
Busca un sitio tranquilo, cómodo y bien iluminado. Desactiva todo tipo de notificaciones. Pon el móvil en modo reunión y déjalo boca abajo.
Si existe riesgo de que alguien te interrumpa, usa algún tipo de indicador visual que haga saber a otras personas que en este momento no se te puede interrumpir.
Recuerda que, en ninguna organización, existen «emergencias» que no puedan resistir 60′.
5. Genera el hábito
El motivo por el que GTD® cuesta al principio es el mismo por el que cualquier cosa nueva cuesta al principio: te falta el hábito.
Cuando empiezas a hacer algo que antes no hacías, utilizas el Sistema 2. Esto, además de consumir mucha energía mental, supone un esfuerzo intelectual.
Cuando a fuerza de repetir, repetir y repetir, generas un hábito, eso que al principio te costaba tanto deja de costarte. Esto se debe a que ya no lo gestiona tu Sistema 2, sino que ha pasado a ser gestionado por tu Sistema 1.
La manera de que las cosas dejen de suponer un esfuerzo es convertirlas en hábito. Y la forma de generar un hábito es repetir tantas veces como haga falta.
Si te obligas a hacer tu Revisión Semanal el tiempo suficiente, te aseguro que dejará de costarte y que incluso te apetecerá hacerla (hablo por experiencia personal).
6. Gamifícate
Hay muchas personas a las que les funciona «gamificar» su Revisión Semanal, de tal forma que les dé menos «pereza» hacerla.
Por ejemplo, hay personas que tienen una playlist específica para cuando hacen su Revisión Semanal.
Otras se dan algún tipo de premio o recompensa al terminar de hacerla.
Lo que se consigue con este tipo de prácticas es reforzar lo que en PNL se conoce como «anclajes», que a su vez facilitan la construcción de hábitos.
Una vez hayas desarrollado el hábito, la tranquilidad, confianza y perspectiva global que te da la Revisión Semanal es la mayor recompensa posible, pero hasta que llegues a ese punto, te invito a que pruebes estas estrategias de gamificación.
7. Lleva tu Revisión Semanal al siguiente nivel
Una vez hayas consolidado el hábito de la Revisión Semanal, estarás en condiciones de saltar con garantías al siguiente nivel.
La Revisión Semanal es un momento excelente para revisar muchos de tus checklists, que se trabajan a fondo en el Nivel 2 de formación GTD® oficial.
También es un momento fantástico para revisar el material de apoyo de tus proyectos, e incluso para hacer un pequeño «Barrido Mental».
Y, por supuesto, es el mejor momento para aplicar la creatividad, es decir, para darte unos segundos y dejar fluir tu mente, aprovechando ese estado de control y perspectiva particularmente potentes que te proporciona la Revisión Semanal.
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