Empezamos con una relación de posibles situaciones cotidianas:
- Un compañero te hace un comentario en la máquina de café sobre un nuevo servicio, y eso te despierta una duda sobre tu puesto actual, que tal vez querrías aclarar en un futuro con tu jefa.
- Te llama un cliente por teléfono y te pide que incorpores una opción adicional a la propuesta técnica que le estás preparando.
- Al salir de casa te das cuenta de que el grifo de la cocina sigue goteando por muy bien que lo cierres.
- Ves una presentación en una reunión y se te ocurre una buena idea para incorporar a tus conversaciones con clientes.
- Te comentan que hay una web muy interesante en la que a menudo se publican análisis de productos de tus competidores.
- Estás redactando un email y de repente te acuerdas de que tu ahijado Carlitos cumple años en un par de semanas.
- Te llega un email con el número de pedido de un cliente que estabas esperando para poder emitirle una factura.
- En una cena con tus amigas, una de ellas hace un comentario sobre una serie que le ha encantado.
- Conduciendo, ves una valla publicitaria sobre unas zapatillas de deporte y eso te hace pensar dónde pueden estar las tuyas, si es que aún las tienes.
- Ya en la cama, a punto de dormirte, se te ocurre un argumento fantástico para incluir en la presentación comercial de mañana.
En todas estas situaciones hay elementos potencialmente relevantes a nuestro alcance, por lo que habría que llevar a la práctica el hábito de «Registrar», a fin de asegurar que entren en nuestro sistema de organización personal.
Vamos a ver a continuación qué, cómo, cuándo y dónde Registrar el elemento correspondiente en estas situaciones de ejemplo, así como a qué forma de Registrar corresponde a cada uno de los casos.
1 ➜ Un compañero te hace un comentario en la máquina de café sobre un nuevo servicio, y eso te despierta una duda sobre tu puesto actual, que tal vez querrías aclarar en un futuro con tu jefa.
En este ejemplo, el elemento potencialmente relevante es una duda, luego lo que habría que registrar debería ser una expresión que contenga el nombre «duda». En su versión más minimalista, podría ser algo como «duda nuevo servicio» o «duda posición», pero también valdría algo más extenso como «duda sobre posición y nuevo servicio». Lo importante es registrar una «cosa» y por tanto, algo sin verbos.
En cuanto a cómo y dónde registrar el elemento, habría múltiples formas: anotarlo en el móvil, escribir un mensaje a un grupo que tienes contigo mismo/a en Whatsapp o Telegram, enviarte un email a ti mismo/a con el elemento registrado como asunto, grabar una nota de voz en el móvil o hacer una anotación en una libreta de bolsillo.
En los ejemplos anteriores, la «registradora» en cada caso sería: las notas del móvil, el grupo de Whatsapp o Telegram, el buzón de email, las grabaciones del móvil y la libreta.
El momento correcto de registrar es en los segundos inmediatamente posteriores a que surja la duda. Cuando más tiempo pase entre que surje la duda y la registres, más te estarás alejando de las buenas prácticas de registrar.
Por último, estaríamos ante un ejemplo de registro activo/reactivo, ya que lo registras tú después de que aparezca el elemento.
2 ➜ Te llama un cliente por teléfono y te pide que incorpores una opción adicional a la propuesta técnica que le estás preparando.
En este caso, el elemento potencialmente relevante es una petición de un cliente, luego lo que hay que registrar es una expresión que contenga el nombre «petición» o, como alternativa, la opción que te ha pedido el cliente. «petición cliente X» o «opción cliente X» serían ejemplos válidos, como también lo sería «opción adicional pedida por cliente X». Nuevamente, lo importante es evitar el uso de verbos que digan que hay que hacer con la «cosa» registrada.
Los posibles modos y lugares de registrar son los mismos que en el ejemplo anterior, utilizando las mismas registradoras. También podrías anotarlo en un post-it y dejarlo en tu mesa de la oficina. En este caso, la mesa sería una «registradora».
En cuanto al momento correcto de registrar, aplica lo mismo que en el ejemplo anterior. Tienes que conseguir que registrar se convierta en un automatismo.
Por último, nos encontramos nuevamente ante un ejemplo de registro activo/reactivo, es decir, tú registras el elemento inmediatamente después de que aparezca.
3 ➜ Al salir de casa te das cuenta de que el grifo de la cocina sigue goteando por muy bien que lo cierres.
En este caso, el elemento potencialmente relevante puede ser un grifo que gotea, la necesidad de arreglarlo o de llamar a un fontanero. «Grifo cocina» o «fontanero» serían ejemplos válidos de registro, así como «avería grifo cocina» o «fontanero grifo cocina». Lo importante es evitar cualquier tipo de verbo.
En este caso las opciones de registro son casi las mismas que antes, pero hay que eliminar la opción del post-it en la mesa de tu oficina. En cambio, sí podrías hacer una foto con el móvil al grifo que gotea, cosa que no tendría sentido en los ejemplos anteriores. En ese caso, tendrías una nueva registradora, que serían las fotos de tu móvil.
Lo mismo que en los ejemplos anteriores en cuanto modos, lugares y tipo de registro (activo/reactivo).
4 ➜ Ves una presentación en una reunión y se te ocurre una buena idea para incorporar a tus conversaciones con clientes.
Aquí el elemento potencialmente relevante es una idea, luego la captura podría ser «idea X», «idea sobre X» o «idea para clientes», por ejemplo. También podría ser más específica: «idea X para conversaciones con clientes».
Al igual que en el ejemplo anterior, una posible forma de registro es hacer una foto en el momento a la slide de la presentación que ha dado lugar a la idea.
Lo mismo que en los ejemplos anteriores en cuanto modos, lugares y tipo de registro (activo/reactivo).
5 ➜ Te comentan que hay una web muy interesante en la que a menudo se publican análisis de productos de tus competidores.
En este caso nos encontramos ante una situación distinta de las anteriores. El elemento potencialmente relevante es la información que una web publica sobre tus competidores, que daría lugar a dos tipos de registro.
Por una parte, en el momento que te llega esa información, debería tener lugar un registro activo/reactivo utilizando cualquiera de las registradoras ya vistas. Posibles ejemplos son la URL de la web o «web competidores (con su URL)».
Por otra parte, aquí nos encontramos ante una situación que requiere también de un registro pasivo/proactivo, como por ejemplo suscribirnos a esa página web, de forma que los análisis que publiquen sobre productos de nuestros competidores nos lleguen directamente si necesidad de intervenir.
Es registro pasivo porque los artículos van a llegar solos, bien a nuestro email, bien a nuestro lector de RSS. Es registro proactivo porque «nos adelantamos» a que se publiquen futuros artículos, asegurándonos de que se registren automáticamente en el momento de su publicación, en lugar de tener que registrarlos posteriormente de manera reactiva.
6 ➜ Estás redactando un email y de repente te acuerdas de que tu ahijado Carlitos cumple años en un par de semanas.
El elemento a registrar sería «Carlitos» o «cumple Carlitos». También valdría algo más extenso, como «regalo cumple Carlitos».
Por lo demás, es un ejemplo análogo al 1.
7 ➜ Te llega un email con el número de pedido de un cliente que estabas esperando para poder emitirle una factura.
Este caso es distinto de los anteriores. En lugar de ser algo que da lugar a un pensamiento, como en los otros ejemplos, aquí el elemento potencialmente relevante es un objeto: el email.
Nos encontramos ante un ejemplo de registro pasivo, y que no es ni reactivo ni proactivo, ya que la persona no interviene en ningún momento en el registro del mismo (quién lo ha registrado en realidad ha sido la persona que envió el email).
8 ➜ En una cena con tus amigas, una de ellas hace un comentario sobre una serie que le ha encantado.
El elemento a registrar sería «serie S» o «serie S recomendada por X».
Por lo demás, un ejemplo análogo a 1 y 6, aunque a lo mejor la opción de grabarte una nota de voz en el móvil no sea muy buena idea en un sitio ruidoso…
9 ➜ Conduciendo, ves una valla publicitaria sobre unas zapatillas de deporte y eso te hace pensar dónde pueden estar las tuyas, si es que aún las tienes.
El elemento a registrar sería «deportivas» o «zapatillas deporte». Otra posibilidad sería «anuncio zapatillas deporte».
En este caso nos encontramos con un reto adicional a la hora de registrar, y es hacerlo «legalmente»
Una buena forma de conseguirlo es aprovechando las opciones que brinda la tecnología. Si usas iPhone, podrías aprovechar las opciones de «Siri». Si usas Android, puedes usar «OK, Google».
También habría que registrar el elemento en el momento de su aparición, y se trataría de un registro activo/reactivo.
10 ➜ Ya en la cama, a punto de dormirte, se te ocurre un argumento fantástico para incluir en la presentación comercial de mañana.
El elemento a registrar sería algún texto o nota de voz que recuerde el argumento para la presentación comercial. Además de con el móvil, se podría registrar con un post-it.
Yo, por ejemplo, siempre guardo un taco de post-it pequeños junto con un lápiz en la mesilla de noche.
La clave es sacarlo de tu cabeza tan pronto aparece, sin darle más vueltas. Ya pensarás sobre ello con calma en otro momento.
Por último, nos encontramos nuevamente ante un ejemplo de registro activo/reactivo.
Y esto es todo. Espero que te hayan resultado útiles estos ejemplos. De todos modos, recuerda que puedes plantear tus dudas en los comentarios al post y que estaré encantado de responderlas.
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