Como considero que la comprensión del concepto «mente extendida» es imprescindible para entender, y por tanto poder aplicar con éxito, la metodología GTD®, me ha parecido adecuado profundizar un poco más sobre él. También he editado un par de párrafos en el post mencionado para evitar errores de interpretación.
Me parece también importante destacar las profundas diferencias existentes entre las prácticas concretas que proponen las metodologías más avanzadas y avaladas por la neurociencia, como GTD® y OPTIMA3®, y los consejos bienintencionados, pero carentes de fundamento científico, que plantean los antiguos métodos de «gestión del tiempo» y que siguen defendiendo a día de hoy algunos supuestos «métodos innovadores» de productividad personal.
Por resumir rápidamente el contenido del post anterior, en él hablábamos de lo siguiente:
- Listas tipo «lista de la compra»: son listas destinadas a ser completadas en su totalidad, al margen de que luego eso sea o no posible. La mayoría de listas de tareas, «to-do lists» y listas en general que plantean los métodos de organización tradicionales son listas de este tipo.
Su utilidad principal es hacerlo todo sin que se olvide nada. - Listas tipo «menú»: son listas destinadas a ofrecer una perspectiva completa de opciones disponibles con el fin de facilitar el proceso de elección. La mayoría de «listas» que usamos a diario son de este tipo: menú de cualquier programa informático, páginas web, cartas de restaurante…
Su utilidad principal es ofrecer un inventario completo de opciones para ayudar a elegir mejor. - «Mente extendida»: Es un inventario completo, actualizado y accionable de opciones previamente definidas y decididas que optimiza el proceso de elegir con confianza qué hacer y qué no hacer en cada momento, en función de las circunstancias y posibilidades reales, y asumiendo que siempre quedan cosas sin hacer.
Como explicaba en el post anterior, la mayoría de las personas utiliza una o más listas del tipo «lista de la compra», es decir, listas que contienen «decisiones» relacionadas con «acciones». Estas «decisiones» pueden ser «compromisos», «intenciones» o, incluso «posibilidades».
Comentaba Jeroen «Cuanto más reflexiono sobre este tema, más claro tengo que la lista de acciones es como una lista de compra». Desconozco qué método o trucos usa Jeroen a día de hoy para organizarse, pero su comentario parece dejar claro que no utiliza una «mente extendida», ya que habla de «lista de acciones», dando a entender que es una única lista.
Cuando en efectividad personal – inicialmente en GTD® y posteriormente también en OPTIMA3® – hablamos de «mente extendida», no nos referimos a una o más listas aisladas, sino de un conjunto estructurado de listas diversas con contenidos específicos, distintos y complementarios que integran un todo con un significado único.
Dicho de otro modo, una «mente extendida» es una «meta-lista» global, es decir, una «lista de listas» que representa la externalización de la totalidad de nuestros recordatorios, independientemente de la naturaleza de los mismos.
En la «mente extendida» que proponen utilizar GTD® y OPTIMA3®, algunas de las listas que la componen son listas tipo «lista de la compra» y otras son listas tipo «menú».
Por ejemplo, el Calendario en GTD® es una lista tipo «lista de la compra», ya que contiene una lista de recordatorios de todas las acciones que tienes que hacer en un día determinado o en un día y hora determinados.
Algo parecido ocurre con las Agendas de GTD®, que contienen los recordatorios de siguientes acciones que tenemos que llevar a cabo la próxima vez que hablemos o nos reunamos con una persona determinada.
Sin embargo, una lista (o contexto) @Teléfono es una lista tipo «menú», ya que no está pensada para que todas las siguiente acciones que contiene se hagan de una única vez, sino para ayudar a elegir mejor qué llamada hacer en cada momento, teniendo presente todas las llamadas que hemos decidido hacer o tenemos intención de hacer.
Por citar un último ejemplo, una lista Algún día / Tal vez es también una lista tipo «menú».
Lo más interesante, sin embargo, es que una «mente extendida» es una lista (de listas) tipo «menú», cuya finalidad es ayudar a elegir mejor y con confianza qué hacer y qué no hacer en cada momento.
Uno de los principales problemas a los que se enfrentan las personas en el proceso de mejora de su efectividad personal es la falta de humildad y de realismo. A menudo confunden lo que quieren, desean o creen con la realidad, negándose a admitir sus limitaciones, y esto es una fuente de estrés y frustración para ellas.
Nos guste o no, tenemos más cosas para hacer que tiempo para hacerlas, luego hay que interiorizar que siempre quedan cosas sin hacer, aunque no te guste. Solo desde este convencimiento tiene sentido, y se puede entender, la utilidad de una «mente extendida».
Como decía en el post anterior, cuando asumes que siempre quedan cosas sin hacer, dejas de preocuparte por intentar hacerlo todo y te enfocas en elegir de forma óptima qué tiene más sentido hacer en cada momento.
Desde este planteamiento, seguirás dejando cosas sin hacer, pero con la tranquilidad de saber que todo lo que haces es lo que hay que hacer.
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