Espacio de trabajo. El orden es igual a claridad

Por: David Torné

Mantener el orden y unas prácticas adecuadas con mi entorno y mis herramientas me ayuda a mantenerme centrado. Espacio físico, espacio virtual. El escritorio de mi oficina y el de mi ordenador, mi archivo en papel y todo lo que acaba en mi Evernote.

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Cómo me relaciono con mi espacio de trabajo influye en mi rendimiento y en mi estado de animo
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El post de hoy es un post de detalles, de pequeñas cosas que están allí pero a las que no prestamos atención.

El espacio y la claridad

Me encuentro en mi escritorio, donde habitualmente escribo mis post, y mientras escribo me doy cuenta de lo que está a mi alrededor:

Mi ebook, la cartera, un bote de bicarbonato … basura que invita a la distracción.

Al final de cada jornada debería limpiar mi puesto de trabajo, recoger lo que sobra, ordenar los papeles y vaciar mi bandeja de entrada, si es necesario pasar un paño. Es una medida de higiene básica, de higiene mental me refiero.

Abrir la puerta al desorden es cerrar la puerta a la claridad. Sobre todo a la claridad mental. El desorden es distracción y ruido.

Cuidar mis herramientas

Hace un par de semanas leía un comentario en la misma línea en la newsletter de David Bonilla. Si eres programador o te dedicas al mundo de la tecnología te la recomiendo. Hablaba de la necesidad de mantener un respeto por nuestras herramientas.

Bonillaware (Newsletter de David Bonilla)

Cuidar nuestro equipo de trabajo (ordenador). Mantener su exterior limpiando su teclado y pantalla regularmente. También su interior, verificando el software de uso habitual y desinstalando el resto.

¿Lo haces habitualmente? Yo si no es una cuestión de imperativa necesidad, no.  Me resulta curioso ver con que deferencia trato cierto tipo de herramientas, como mi pluma y el cuaderno que utilizo como diario. ¿No debería hacer lo mismo con mi arsenal electrónico? (smartphone y portátil).

Guardar solo lo necesario

Donde hay un poco más de armonía es a mi cuenta de Evernote. Hace tiempo encontré un sistema claro y sencillo para organizar mi información.

Evernote. Experimentando con el potencial de los tags

How I organize my Evernote de Michael Hyatt (de donde saque la idea original)

Más tarde lo rematé estableciendo unos criterios menos laxos para dejar entrar información en mi disco duro y en mi cuenta de Evernote.

Evernote. Quédate con lo útil y elimina lo innecesario

Dos decisiones que parecen de sentido común pero a las que me costó llegar. Atesorar “contenido” es cada día más fácil pero el exceso podía acabar hundiendo mi archivo digital.

No puedo decir lo mismo de mi archivo en papel. Soy uno de esos abueletes que lo guarda todo, desde las nominas del día que empecé a trabajar hasta todo tipo de documentación (seguros, contratos, etc …) no tengo criterio. Aquí todavía reina el “y si un día lo necesito”.

Me fascina este tipo de dualidad, tengo una gran seguridad en el ámbito digital y un miedo terrible a tirar algo “oficial” en formato papel!

Un nuevo espacio para mis pausas

Otro asunto son las prácticas no relacionadas con el trabajo que llevamos a cabo en el lugar de trabajo. En el trabajo como habitualmente en mi escritorio, lo que pensándolo detenidamente me parece una guarrada, de hecho lo es y no voy a entrar en detalles.

Si fuera capaz de cambiar mi dinámica de descansos, desplazándome de mi mesa para comer a media mañana o media tarde, sacaría un mayor partido a mis pausas.

La primavera ya está aquí, la temperatura es agradable y salir fuera la oficina es un buena opción.  Si no fuera posible, levantarme y desplazar-me sólo unos pasos para comerme el bocadillo junto a la cafetera ya representaría un cambio notable.

Un espacio para el ocio y otro para el trabajo

El otro gran problema lo tengo en casa. El lugar desde donde estoy escribiendo las presentes líneas es el mismo desde donde realizo mis actividades de entretenimiento. Mi estación de trabajo casera también es mi media center.

¿Cuál es el problema? Vinculo entretenimiento al mismo espacio que uso para trabajar en mis proyectos personales y para escribir. Eso genera obstáculos. No veo problema en dejar de lado lo que hago para tirarme a 10 minutos de Youtube por ejemplo, lo hago de forma casi instintiva.

Una solución factible es la de desplazarse a otra habitación con el portátil. Estar desconectado de internet y trabajando con batería me ayuda a mantenerme en lo que debo hacer. Un condicionamiento útil y fácil de llevar a la práctica.

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El post son reflexiones sobre algunos aspectos que no acaban de funcionar o que podrían funcionar mejor.

Son detalles que no representarán un gran cambio a mejor pero si pueden hacer que las cosas vayan un poco más rodadas, permitiendo centrar mi atención y energía en “los grandes asuntos”.

Eliminar fricciones para disminuir la resistencia y fluir con más facilidad

Photo by Anas Alshanti on Unsplash

Profundizando sobre el concepto de «mente extendida»

Por: José Miguel Bolívar

A raíz de mi anterior post, «Usar listas es distinto de usar GTD^®», se originó un interesante debate en el blog que me hizo darme cuenta de que probablemente no había conseguido expresar con claridad, o al menos no en su totalidad, las ideas y conceptos que quería transmitir en dicho post.

Como considero que la comprensión del concepto «mente extendida» es imprescindible para entender, y por tanto poder aplicar con éxito, la metodología GTD^®, me ha parecido adecuado profundizar un poco más sobre él. También he editado un par de párrafos en el post mencionado para evitar errores de interpretación.

Me parece también importante destacar las profundas diferencias existentes entre las prácticas concretas que proponen las metodologías más avanzadas y avaladas por la neurociencia, como GTD^® y OPTIMA3^®, y los consejos bienintencionados, pero carentes de fundamento científico, que plantean los antiguos métodos de «gestión del tiempo» y que siguen defendiendo a día de hoy algunos supuestos «métodos innovadores» de productividad personal.

Por resumir rápidamente el contenido del post anterior, en él hablábamos de lo siguiente:

• Listas tipo «lista de la compra»: son listas destinadas a ser completadas en su totalidad, al margen de que luego eso sea o no posible. La mayoría de listas de tareas, «to-do lists» y listas en general que plantean los métodos de organización tradicionales son listas de este tipo.
  Su utilidad principal es hacerlo todo sin que se olvide nada.
• Listas tipo «menú»: son listas destinadas a ofrecer una perspectiva completa de opciones disponibles con el fin de facilitar el proceso de elección. La mayoría de «listas» que usamos a diario son de este tipo: menú de cualquier programa informático, páginas web, cartas de restaurante…
  Su utilidad principal es ofrecer un inventario completo de opciones para ayudar a elegir mejor.
• «Mente extendida»: Es un inventario completo, actualizado y accionable de opciones previamente definidas y decididas que optimiza el proceso de elegir con confianza qué hacer y qué no hacer en cada momento, en función de las circunstancias y posibilidades reales, y asumiendo que siempre quedan cosas sin hacer.

Como explicaba en el post anterior, la mayoría de las personas utiliza una o más listas del tipo «lista de la compra», es decir, listas que contienen «decisiones» relacionadas con «acciones». Estas «decisiones» pueden ser «compromisos», «intenciones» o, incluso «posibilidades».

Comentaba Jeroen «Cuanto más reflexiono sobre este tema, más claro tengo que la lista de acciones es como una lista de compra». Desconozco qué método o trucos usa Jeroen a día de hoy para organizarse, pero su comentario parece dejar claro que no utiliza una «mente extendida», ya que habla de «lista de acciones», dando a entender que es una única lista.

Cuando en efectividad personal – inicialmente en GTD^® y posteriormente también en OPTIMA3^® – hablamos de «mente extendida», no nos referimos a una o más listas aisladas, sino de un conjunto estructurado de listas diversas con contenidos específicos, distintos y complementarios que integran un todo con un significado único.

Dicho de otro modo, una «mente extendida» es una «meta-lista» global, es decir, una «lista de listas» que representa la externalización de la totalidad de nuestros recordatorios, independientemente de la naturaleza de los mismos.

En la «mente extendida» que proponen utilizar GTD^® y OPTIMA3^®, algunas de las listas que la componen son listas tipo «lista de la compra» y otras son listas tipo «menú».

Por ejemplo, el Calendario en GTD^® es una lista tipo «lista de la compra», ya que contiene una lista de recordatorios de todas las acciones que tienes que hacer en un día determinado o en un día y hora determinados.

Algo parecido ocurre con las Agendas de GTD^®, que contienen los recordatorios de siguientes acciones que tenemos que llevar a cabo la próxima vez que hablemos o nos reunamos con una persona determinada.

Sin embargo, una lista (o contexto) @Teléfono es una lista tipo «menú», ya que no está pensada para que todas las siguiente acciones que contiene se hagan de una única vez, sino para ayudar a elegir mejor qué llamada hacer en cada momento, teniendo presente todas las llamadas que hemos decidido hacer o tenemos intención de hacer.

Por citar un último ejemplo, una lista Algún día / Tal vez es también una lista tipo «menú».

Lo más interesante, sin embargo, es que una «mente extendida» es una lista (de listas) tipo «menú», cuya finalidad es ayudar a elegir mejor y con confianza qué hacer y qué no hacer en cada momento.

Uno de los principales problemas a los que se enfrentan las personas en el proceso de mejora de su efectividad personal es la falta de humildad y de realismo. A menudo confunden lo que quieren, desean o creen con la realidad, negándose a admitir sus limitaciones, y esto es una fuente de estrés y frustración para ellas.

Nos guste o no, tenemos más cosas para hacer que tiempo para hacerlas, luego hay que interiorizar que siempre quedan cosas sin hacer, aunque no te guste. Solo desde este convencimiento tiene sentido, y se puede entender, la utilidad de una «mente extendida».

Como decía en el post anterior, cuando asumes que siempre quedan cosas sin hacer, dejas de preocuparte por intentar hacerlo todo y te enfocas en elegir de forma óptima qué tiene más sentido hacer en cada momento.

Desde este planteamiento, seguirás dejando cosas sin hacer, pero con la tranquilidad de saber que todo lo que haces es lo que hay que hacer.

Entradas relacionadas:

1. #cienciaGTD: Cómo gestionar la información para reducir el estrés
2. Amplía tu Mente y Olvida la Complejidad
3. #cienciaGTD: La necesidad de una «mente extendida»

7 pasos indispensables para coordinarte bien a distancia

Por: Berto Pena

Es fácil que en tu trabajo tengas que trabajar a distancia o coordinarte bien con personas que no están en tu misma oficina. Y si no te pasa ahora, no tardará mucho. Y es que la forma de trabajar ha cambiado mucho en poco tiempo. Cada vez hay más necesidad de colaborar, tener reuniones, solucionar urgencias y gestionar un proyecto, con personas que no tienes delante. La pregunta es… ¿cómo se te da? ¿Sabes hacerlo bien?

Piensa ahora cuando te toca trabajar a distancia con otras personas. Cuando tienes que coordinarte, gestionar un proyecto y además solucionar urgencias y problemas diarios. Y ahora pregúntate esto:

• ¿Hemos creado hábitos y fórmulas de coordinación a distancia?
• ¿Conocemos los horarios y rutinas de trabajo de los de demás?
• ¿Hacemos una planificación o un seguimiento de las tareas conjuntas?
• ¿Cómo nos aseguramos que todos estamos “sincronizados” y que (por ejemplo) no hay duplicidades?
• ¿Hemos elegido las mejores herramientas para intercambiar información (sin abusar tanto del Correo)?

Trazar una estrategia de trabajo y coordinación en remoto va mucho más allá de escribir un simple artículo. Por eso he elegido mis siete pasos favoritos para coordinarte bien con los demás. Ahí van…

1¿Cuáles son nuestros horarios?

Necesitáis conocer la jornada de las personas que están fuera, con los que te tienes que coordinar: a qué hora empiezan y terminan, su hora de la comida… Sé que esto puede sonar obvio, pero he visto en un montón de empresas que esto no lo tenían claro: «Oye, Javi ¿a qué hora suele conectarse? Es que le estoy enviando cosas y no me dice nada». Y si hay cambios en la disponibilidad (ausencias por temas personales, visitas al médico, días de vacaciones, etc.), comunicadlos por adelantado.

2Nos vemos todos los viernes

El viernes es el día perfecto para tener una videoconferencia periódica con quien trabajas a distancia. Os servirá para hacer una revisión y evaluación de la semana que termina, y una planificación conjunta para los próximos días. Fijáos sobre todo en esto: 1) Avances, tareas y fases completadas hasta ahora; 2) Fallos o dificultades de los últimos días (y cómo solucionarlas); 3) Siguientes pasos: qué tareas y fases haréis la próxima semana.

3Anticipación = Menos urgencias

La anticipación es uno de los puntos que más tienes que cuidar si te interesa saber colaborar bien con otras personas. Pero mucho más si no están contigo. Debes ir por delante de tus cosas y pedir con toda la antelación que puedas lo que necesitas de los demás. Eso exige llevar al día tu Planificación y Agenda. Sé todo lo previsor que puedas aquí y añade un día o dos a los plazos que normalmente te pones con los que sí están en la oficina.

4Si hay retrasos, informo rápido

Es importantísimo que habléis y sepáis lo que le está pasando al otro. Si ves que tu parte se está complicando, o te has encontrado con algún atasco que va a impedir cumplir con un plazo que le diste a la otra parte, adviérteselo cuanto antes. Por supuesto que no se trata de pulsar el botón rojo por cualquier cosa que se tuerza, pero tampoco de caer en la falta de comunicación o de que no fluya la información. Porque eso SIEMPRE se traduce en una urgencia futura.

5Sabemos qué canal utilizar para cada cosa

Antes de lanzaros a trabajar a distancia hablad primero. Acordad para qué cosas vais a utilizar el Correo, y para qué el teléfono, la videoconferencia u otra herramienta de colaboración que incorporéis. No asumáis de entrada que todo tiene que ser por Correo. Por ahí llegan también muchos problemas.

Y si utilizáis aplicaciones de mensajería, fijad unas reglas básicas de utilización. Por ejemplo: 1) aprended a desconectarlas puntualmente, cuando necesitéis concentración; 2) utilizad mensajes personalizados para vuestro estado de conexión; 3) nunca enviéis por ahí ni urgencias ni cosas que pueden esperar (para lo primero mejor el teléfono; y para lo segundo el Correo.)

6El Correo es importante pero no lo primero

Evitad los correos a primera hora pidiendo cosas. Piensa (y así tiene que ser) que la otra persona no va a leer su Email a primerísima hora, sino que va a estar centrada en sus Tareas Claves. Pídelo mejor el día anterior o a lo largo de la mañana. Y si a primera hora ha surgido una urgencia de verdad, utiliza el canal-herramienta que hayáis decidido para eso.

7Nosotros escribimos nuestros correos así

Podéis acordar juntos un formato común para los Asuntos de vuestros mensajes de Correo. Por ejemplo utilizando una serie de Palabras Clave. Algo que por un lado os permita identificar el contenido de los mensajes sin tener que abrirlos, y que además facilite su clasificación automática mediante reglas. Esto es utilísimo.

Piensa que si un equipo es algo que por definición tiende a desajustarse, que unos vayan a ritmos distintos que los otros… imagina si hablamos de un equipo en el que unos están aquí y otros allá.

Se puede trabajar muy bien a distancia. Pero hay que saber hacerlo con estos y otros pasos. ¡A por ello!

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Usar listas es distinto de usar GTD®

Por: José Miguel Bolívar

Al igual que el post de la semana pasada sobre la diferencia entre ignorar con comodidad o ignorar con seguridad, este post también está inspirado en la entrevista que hacía recientemente David Allen a mi colega William Elliot, GTD^® Certified Master Trainer y Global Partner de  formación GTD^® de la David Allen Company en Sudáfrica.

En un momento dado de la entrevista, William comenta que evolucionar desde la idea de «lista de la compra» a la idea de «mente extendida», supone un cambio de paradigma y un trabajo considerables, afirmación con la que estoy completamente de acuerdo.

La mayoría de las personas que se acercan a la metodología GTD^® lo hacen contando con una experiencia previa de lo que es «una lista». Y si carecen de dicha experiencia, porque nunca las han usado, al menos sí saben lo que es «una lista».

El problema es que esas «listas» que la mayoría de la gente conoce son muy distintas de las «listas» que se utilizan en GTD^®.

Qué es una lista

Una lista es simplemente una relación de elementos que se elabora con un determinado propósito.

El que una lista se cree en base a un propósito es un detalle muy importante, porque según el propósito tendremos un tipo de lista u otro.

Por ejemplo, el propósito de una «lista de la compra» es distinto del propósito de una «lista de bodas» y eso hace que ambas pertenezcan a tipos distintos.

Además, las listas pueden adoptar apariencias distintas, aparte de la tradicional, que suele ser en forma de columna. Por ejemplo, la carta de un restaurante o la cartelera del cine son también «listas».

Las listas tipo «lista de la compra»

La gran mayoría de gente utiliza listas tipo «lista de la compra».

Las listas tipo «lista de la compra» se entienden como conjuntos de tareas que hay que completar en su totalidad.

Esta percepción particular del concepto «lista» conlleva a su vez la creencia de que la lista «se puede» completar.

La mayoría de las listas que plantean los múltiples sistemas de organización del tiempo, es decir, las tradicionales «to-do lists», son listas tipo «lista de la compra».

Las listas tipo «menú»

Las listas tipo «menú» son conjuntos de opciones de entre los que elegir únicamente una opción cada vez.

Aunque al hablar de «listas» normalmente pensamos en las listas tipo «lista de la compra», lo cierto es que la cantidad y variedad de listas tipo «menú» es notablemente superior.

Algunos ejemplos de listas tipo «menú»:

• Lista de bodas
• Carta de vinos
• Cartelera del cine
• Menú del día (en general, cualquier carta o menú de un restaurante)
• Cualquier catálogo de productos o servicios

Excepto el Calendario (que también es una lista), todas las listas que GTD^® propone usar son listas tipo «menú».

El problema del sobre-compromiso

«La falacia de la planificación» es un sesgo cognitivo que afecta a todos los seres humanos. Lo mismo ocurre con el sesgo conocido como «efecto superconfianza».

Dicho con otras palabras, tendemos a creer que las cosas llevarán menos tiempo del que realmente llevarán y también tendemos a creer que nuestras capacidades son superiores de lo que realmente son.

Evidentemente, esta «mezcla explosiva» tiene consecuencias y una de las más graves es el sobre-compromiso. Sobre-comprometerte es comprometerte a hacer más cosas de las que realmente se pueden hacer.

Las listas de tareas tradicionales son un ejemplo perfecto de sobre-compromiso, ya que, cuando las vamos rellenando, realmente «creemos» que vamos a ser capaces de completar todo lo que hay en ellas.

La solución de GTD^® al sobre-compromiso

GTD^® parte de un planteamiento realista que tiene en cuenta la realidad VUCA en la que vivimos.

Constantemente llegan a nuestro «radar» nuevos elementos que llaman nuestra atención. Lo que por la mañana era muy urgente, horas más tarde ya no lo es, y lo que ayer no parecía importante, hoy se ha convertido en una prioridad.

Además, como profesionales del conocimiento, vivimos en un entorno en el que la cantidad de cosas por hacer excede por sistema al tiempo y recursos disponibles para hacerlas. Dicho de otro modo: siempre quedan cosas sin hacer.

Una vez asumimos esta incómoda verdad, la prioridad se centra en elegir con confianza la opción idónea sobre qué hacer en cada momento.

Esta forma de interaccionar con nuestros compromisos nos permite tener en todo momento la seguridad de que nada de lo que todavía sigue sin hacer «va antes» que lo que hemos elegido hacer.

Cuando interiorizas que nunca vas a hacer todo lo que quieres hacer, te liberas y entiendes que, si cada vez que eliges hacer algo, eliges bien, da igual que queden cosas sin hacer. Tener esta idea clara es el mejor indicador de «madurez efectiva».

De la «lista de la compra» a la «mente extendida»

En el camino para dominar GTD^® y, en general, en el proceso de transformación personal hacia la «madurez efectiva», uno de los principales y más potentes cambios de paradigma es el relacionado con el significado y utilidad de «las listas».

Cuando una persona da sus primeros pasos hacia la efectividad, es normal que su concepto de «lista» se vea reducido al tipo «lista de la compra». Todas las personas que llevamos años mejorando nuestra efectividad hemos pasado por ahí.

Sin embargo, en la medida en que se van entendiendo, aplicando e interiorizando los diversos principios productivos universales, se llega a un punto en el que se comprende que este tipo de «listas», lejos de resultar una ayuda, supone un serio obstáculo para nuestra efectividad.

La alternativa efectiva que proponen metodologías como OPTIMA3^® y GTD^®,  ambas avaladas por la neurociencia, es construir una «mente extendida» que – por definición – está integrada por diversas listas tipo «menú».

En el momento que se asume que siempre quedan cosas sin hacer, lo inteligente es poder contar siempre con el menú más completo y actualizado posible de opciones, que nos permitan elegir en cada momento qué hacer y qué no hacer.

Cuando se tiene esto claro, la preocupación porque haya muchas cosas en las listas desaparece y es sustituida por otra «preocupación» mucho más sana y efectiva: que nuestra «mente extendida» esté siempre lo más completa y actualizada posible.

Conclusión

Muchas personas intentan mantener sus «listas» con el menor número posible de elementos, porque utilizan listas tipo «lista de la compra», es decir, listas que hay que completar en su totalidad. Esta mala práctica genera estrés, ya que el resto de elementos no desaparece por el simple hecho de no haber sido incluidos en la lista.

Las cosas son como son, no como nos gustaría que fueran, y que algo no se incluya en una lista no significa que desaparezca, sino simplemente que en lugar de en la lista va a permanecer en nuestra mente, constituyendo una fuente constante de auto-interrupciones y de frustración.

Cuando aceptamos que siempre quedan cosas sin hacer y somos conscientes de que es mejor tener las cosas fuera de nuestra mente que dentro de ella, pasamos de preocuparnos porque nuestras listas tengan «lo mínimo posible» a que nuestra «mente extendida» contenga «todas las opciones necesarias».

Porque GTD^® no te dice que uses listas ni tampoco qué tienes que tener en tus listas. Lo único que te dice GTD^® es que, si tienes algo, la buena práctica es tenerlo en una «mente extendida» en lugar de tenerlo en tu cabeza.

Usar listas ni es bueno ni es malo. Depende de qué tipo de listas uses y de cómo las uses. La clave está en abandonar el paradigma de las listas tipo «lista de la compra» y entender que las listas que realmente contribuyen a nuestra efectividad son las listas tipo «menú» que integran una «mente extendida».

Por eso, aunque a día de hoy siguen siendo muchas las personas que creen que usar listas es usar GTD^®, la realidad es muy distinta, ya que usar listas, al menos como las usa la mayoría de la gente, tiene poco o nada que ver con usar GTD^®.

Entradas relacionadas:

1. GTD: Descubre la Utilidad de las Listas “Tal Vez Nunca”
2. GTD: Libera tu Creatividad con las Listas “Algún día/Tal vez”
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Las 4 grandes mentiras de un proyecto en equipo

Por: Berto Pena

En mi vida he dirigido cientos de proyectos. Y creo que mi mayor fallo ha sido aceptar una serie de cosas que no son así. Y me costaron caro. Puede haber sido exceso de confianza, demasiada relajación, dejarme llevar por otros, pecar de presuntuoso, o simplemente inexperiencia.

El caso es que ahora que asesoro a equipos de trabajo en el desarrollo de proyectos, sigo escuchando las mismas frases que antes decía yo. Claro que hay muchas, pero hay cuatro que se repiten mucho. A ver si te suena alguna…

1«Todo el mundo sabe lo que tiene que hacer y está alineado»

Ni de broma. Al principio del proyecto ya puedes definnir unos objetivos concretos, marcar “deadlines” y plazos claros, o echar horas y “currar mucho” en las próximas semanas… y eso no garantiza nada. De hecho hablar solo al principio no va a evitar que algunos vayan en direcciones opuestas, que haya duplicidades, retrasos sin comunicar, bloqueos o parones que afecten a otros, etc.

Esa “alineación” se consigue primero con todo eso, por supuesto, pero después con un SEGUIMIENTO que garantiza la coordinación entre los que trabajan en ese proyecto.

2«Aquí hay gente muy buena. Se trabaja en equipo. El proyecto saldrá»

Pues tampoco. Y por cierto, ¿qué es eso de «trabajar en equipo»? En serio. Que alguien me lo explique porque llevo escuchando esa expresión desde niño y todavía no me he enterado. Ahora, si me hablas de cosas como «comunicar claramente cada fecha y plazo de entrega», «avisar a tiempo de ciertos retrasos o bloqueos», «trabajar sin interrumpir tanto, respetando la atención de los demás», «tener reuniones cortas y (en serio) productivas», y «hacer un seguimiento serio de lo que estamos haciendo y de lo que vamos a hacer», entonces ya me voy enterando más.

Tener la mejor gente del mundo (individualmente) implica que además tendréis que crear-acordar una cultura interna de trabajo común. Con unos hábitos y mecanismos que os permitan sacar lo mejor de cada uno para volcarlo en ese proyecto.

3«Tenemos recursos de sobra. Gente buena volcada en el proyecto»

No es verdad. O puede no ser verdad. Puede haber gente muy buena trabajando un montón haciendo cosas que no valen para nada. Podéis estar perdiendo muchos recursos en trabajo basura o tareas intrascendentes que no suman. Tanto el responsable del proyecto como cada persona tienen que vigilar en qué cosas están gastando su Tiempo-Energía-Atención, con una pregunta esencial: «¿Qué 5-10 cosas de esta semana van a generar el mayor impacto en esta fase? del proyecto».

A lo largo de un proyecto “hay que trabajar mucho”, por eso más que nunca os interesa cumplir la regla del 80/20… que el 20% de las cosas suelen generar el 80% de los Resultados. Si consigues eso con la gente buena que estáis ahí, verás qué diferencia…

4«Vamos con retraso pero llegaremos. Solo tenemos que apretar un poco más»

Falso. Bueno sí… Sí que vais a llegar, terminar y entregar o lanzar ese proyecto. Pero… ¿va a ser lo mejor que podéis hacer? ¿La mejor versión? ¿Las mejores ideas? ¿Las soluciones más creativas? ¿Habéis subido el listón y superado las expectativas de todos? ¿O simplemente lo habéis “terminado a tiempo”?

El problema de llegar siempre justo es este: no dejáis margen a la CALIDAD. No hay tiempo para mejorar detalles, cambiar cosas por otras mejores, optimizar y afinar, aportar soluciones distintas, recortar recursos o incluir algo nuevo que nadie espera. Lo que hagáis no será lo mejor que podríais hacer. Simplemente cumpliréis. Y como el proyecto se ha terminado, entregado y lanzado a tiempo, os diréis: «somos la leche, hemos llegado a tiempo».

En un equipo muchas veces la Mediocridad va haciendo una curva descendente tan imperceptible que casi nadie lo ve. Hasta que es demasiado tarde.

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Como he pasado de la productividad a la efectividad personal

Por: David Torné

Me obsesiona la idea de progresar. Con los años he asociado esta idea con el hecho de completar acciones y cerrar proyectos.

El progreso de mi actividad es sólo un indicador de mi capacidad para ejecutar pero ejecutar no tiene por qué estar vinculado a obtener resultados ni trabajar con propósito.

Hacer más y mejor es el punto de partida de un camino en el que se van quemando etapas y donde aparecen nuevos intereses, problemas a solucionar, preguntas a responder y decisiones a tomar.

Completando cada etapa no sólo se alcanzan resultados, también se desarrolla un cierto sentido crítico y se madura. Se gana profundidad en lo que se hace y en cómo se vive, no sólo amplitud para abarcar el máximo posible.

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Pasar de la Productividad en la efectividad convierte el 'Hacer más y mejor' en 'Ser más y mejor'
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Es en este punto donde la productividad personal se transforma en eficacia personal. Donde no sólo cuenta como haces las cosas sino también qué cosas importan. No es sólo un juego de palabras:

En J. M. Bolívar te lo explica mejor que yo. Diferencias entre Eficiencia, eficacia y efectividad.

Cuesta describir como se produce esta evolución. La mejor manera es teniendo un contexto, por eso el post de hoy es más largo que la mayoría. Cada punto describe una etapa de lo que ha sido este proceso de ocho años sintetizando beneficios y problemas para dar una idea de lo que he ido sembrando y recogiendo.

Diferentes etapas, diferentes problemas, diferentes aprendizajes:

Encontrar un sistema para salir del caos

El primer paso consiste en salir del caos, organizarme a través de un sistema de productividad personal. En mi caso fue Getting Things Done (GTD) creado por David Allen.

La gran mejora pasa por tener un flujo de trabajo predefinido, unas pautas a seguir para definir y realizar mi actividad. Introduzco hábitos como la revisión semanal que me permite mantener el sistema en orden y generar continuidad.

Como hago mi revisión semanal

Persistir es ganar. Tengo altibajos pero voy refinándome y empezando a descubrir conceptos muy poderosos como trabajar por contexto o preparar mis proyectos importantes a través de la planificación natural.

¿Cuáles son los beneficios?

Aumenta mi claridad, mi capacidad para completar pequeños proyectos y acciones pero sobre todo mi entusiasmo.

En cierto modo me ayuda a cambiar la imagen que tenía de mí mismo. No soy un desastre, no soy un vago, soy capaz de tirar adelante mis proyectos y ocuparme de mis asuntos.

¿Cuál es mi gran error?

Busco hacer más para sentirme satisfecho, lleno mi lista de próximas acciones sin criterio. Las acciones y proyectos no buscan otro resultado que ser completados. Cerrar asuntos es la finalidad en sí mismo.

Planificar y obtener resultados

He de aplicar filtros a mi actividad sino acabaré quemado.

Empiezo siendo más estricto a lo que doy entrada a mi lista de próximas acciones. Incubo asuntos sin complejos, mi lista de Algún día/Tal vez empieza a engordar de manera importante.

Doy un mayor peso a los proyectos. Son el camino para obtener resultados. Por exiguos que sean ya demuestran un criterio, un propósito.

Me implico en “grandes proyectos” buscando resultados relevantes cuya actividad puede prolongarse durante semanas o meses.

Como hago una planificación natural

Por lo tanto toma importancia la planificación. Pensar antes de actuar. Antes de iniciar un proyecto importante me pregunto cuál es su propósito real y que debe suceder para que sea un éxito. No es mucho pero ya es algo.

¿Cuáles son los beneficios?

Estructuro mi actividad de forma incipiente. Ya no me muevo por acciones o proyectos inconexos, detrás hay un plan y aunque no complete un “gran proyecto” si que logro finalizar sus partes importantes.

Hay un nivel de progreso y unos resultados que antes no había alcanzado, en algunos casos llegan a ser relevantes.

Por otra parte me doy cuenta que hay cosas que no funcionan y empiezo a pensar que debería hacer algo al respecto. Despierta cierto sentido crítico.

¿Cuál es mi gran error?

Abuso de la idea de planificación. Intento definir toda la actividad de un “gran” proyecto a priori, al menos aquella que se puede definir. Me paso tardes enteras en mi escritorio recorriendo los 5 pasos de la planificación natural, realizando mapas mentales y definiendo proyectos y acciones al por menor…

… es agotador y a la larga me genera una gran insatisfacción. Empiezo a pensar que no vale la pena dedicar tanto tiempo a preparar mi actividad.

Pasar a la acción de forma inmediata

Refino mis conocimientos. Una re-lectura de Organízate con Eficacia de David Allen me abre la puerta a reinterpretar la lista de proyectos.

Organízate con eficacia de David Allen

En lugar de trabajar con proyectos con la totalidad de la actividad definid confecciono una lista con todos los proyectos y la punteo a diario para asegurarme de que siempre hay una acción en la lista de próximas acciones.

Cómo crear tu lista de proyectos

La segunda lectura clave es la de “Aprende a liberarte del estrés” de José Miguel Bolívar.

Incorporo a mi sistema la lista “Esta semana no”  para no saturar mi lista Algún día/Tal y revisar ese almacén de ideas cada semana. La revisión semanal se hace más liviana.

Asisto a reuniones “Café y Productividad” y comento mis problemas con profesionales y gente con una base de conocimiento sobre el tema. Conozco otros puntos de vista y formas de hacer las cosas.

El intercambio de ideas me permite descubrir una forma más racional para realizar la planificación natural. Identifico el propósito y defino las acciones imprescindibles para ponerme en marcha de forma inmediata.

¿Cuáles son los beneficios?

Mi sistema de organización personal es más magro. No pierdo el tiempo en definir actividad de forma innecesaria y me centro más en hacer.

El intercambio de ideas pone en cuestión algunas creencias que parecían inamovibles. Hay vida más allá de GTD y de los sistemas de productividad personal. Compartir actividad profesional  con algunas de las personas de este colectivo renueva mi interés para llevar este tipo de prácticas a mi faceta profesional.

¿Cuál es mi gran error?

Continuar creyendo que puedo diseñar una visión de futuro sentado ante un escritorio como un arquitecto que dibuja un plano de un edificio.

Mi actividad está estructurada pero no consigo definir mi largo plazo. Lo veo como una carencia. Me etiqueto como microgestor.

Asistentes al café y productividad

Propósito

Para definir el largo plazo tengo que definir mi propósito. Intento hacerlo por mi cuenta a través de la escritura. Defino un breve texto sobre que soy y que quiero.

Tengo la oportunidad de contactar con la coach Paz Garde integrante de OptimaLab a través de los encuentros “Café y Productividad”. Juntos definimos mi propósito de forma más asertiva. Se me confirma una necesidad no atendida de transmitir conocimiento a los demás

Comparto la inquietud con el autor/blogger de productividad personal Dani Aguayo. Investigamos más sobre el tema y nace la necesidad de hacer algo conjuntamente que vaya más allá de los respectivos blogs.

Me abro a nuevas inquietudes en cuanto a mi rol profesional. ¿Puedo convertirme en un coach o en formador? Es excitante e inquietante a la vez.

Me atrevo a hacer algún mentoring por skype a algún lector de mi lista privada. Algunas son un éxito otros no terminan como yo esperaba. Es agotador.

Uno de mis puntos débiles siempre ha sido aplicar la productividad en el ámbito profesional. Lo he intentado pero no encaja. Lecturas como las del libro Scrum de Jeff Sutherland me inspiran para abrir vías complementarias a GTD.

¿Cuáles son los beneficios?

Del mismo modo que en su día ordené mi actividad ahora empiezo a organizar mi perspectiva. Me pregunto qué quiero de verdad.

Me he abierto a otro tipo de inputs más allá del conocimiento a en productividad personal, conozco nuevas personas y vivo en más profundidad.

¿Cuál es mi gran error?

Me he dejado deslumbrar por un mundo que puede no ser el mío, el de la formación y el mentoring. Si quieres grandes cambios tienes que hacer grandes sacrificios. En otras palabras si quiero cambiar de vida debo dejar atrás la vida que tengo ahora. Planteárselo crea inseguridad, da miedo.

La inversión en tiempo y atención equivale a un empobrecimiento de los recursos que dedico a mi perfil profesional actual.

Me encuentro entre dos mundos.

Llenar mi lista de próximas acciones con actividad relevante

Mi blog ha sido mi vía para persistir en el aprendizaje. Un vínculo para escribir cada semana que me empuja a repasar un concepto nuevo o actualizar uno ya revisado.

Con el tiempo ha perdido frescura, se llena de contenido que no refleja lo que voy aprendiendo en mi día a día. Quiero volver a aplicar lo que aprendo en mi vida de una forma genuina. Vivirlo en primera persona.

Creo una lista de objetivos

He de poblar mi lista de próximas acciones de actividad relevante. Se inunda con actividad de mantenimiento (poco relevante) con demasiada frecuencia. Hay épocas en que priorizo ​​la actividad que puedo atender de forma fácil antes de que los retos.

Creo una lista de objetivos o de grandes proyectos que llevo siempre conmigo. Como mínimo la repaso una vez por semana para tenerlos presentes.

Del mismo modo que revisar la lista de proyectos me permite asegurarme de que siempre hay al menos un acción en la lista de próximas acciones, la lista de objetivos me permite preguntarme que hay en marcha que me ayude a alcanzar esa meta, cuánto tiempo hace que trabajo y que tengo que hacer si la actividad en curso se ha atascado (la cancelo, la replanteo, la delego).

Necesidad de claridad

Noto como mi capacidad para centrarme ha menguado. Me dedico a cultivar en el trabajo deliberado. Reservo bloques de dos horas para trabajar centrado en un solo tema de forma continuada.

Las redes sociales, el smatphone, la conexión continuada en Internet nos ha cambiado la vida a todos. Desde hace tiempo percibo algo pernicioso en ese cambio.

Sigo blogs como el de Cal Newport, autor del libro Deep work el que habla frecuentemente sobre el tema. Empiezo a despegarme de mis redes sociales.

Blog Cal Newport

Have smartphones destroyed a generation?

Llevo el hacer una sola cosa a la vez al extremo. Una sola cosa a la vez, si veo la tv veo la tv, si estoy con el móvil estoy con el móvil, si leo sólo leo… por pequeña que sea la tarea sólo me dedico a algo.

He dejado de utilizar mi sistema de organización (GTD) como un corsé. Lo sigo utilizando de manera ortodoxa, siguiendo los 5 pasos y los criterios base para administrar las acciones y proyectos pero no me cierro a otros conocimientos aunque entren en conflicto.

Cierro el post con esta etapa donde todavía no hay ni beneficios ni errores a comentar. Es lo que se está cocinando en este momento, es donde estoy ahora.

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Me he planteado muchas veces que me aporta dedicar tanta energía y tiempo a una temática que difícilmente puedo vincular a mi rol profesional. El propósito es la maduración adquiriendo nuevos conocimientos y exponiéndome a nuevas situaciones.

Es un pretexto para sentarme a escribir y ordenar ideas. Para pensar que hago y cómo lo hago, qué cosas quiero y que me preocupa. Y sobre todo para hacer algo al respecto.

Siempre he pensado en ofrecer contenido funcional y no tan retorico. Espero que sepas disculparme si este articulo a caído de forma excesiva en esta última categoría.

Ignorar con comodidad o ignorar con seguridad

Por: José Miguel Bolívar

Solo te puedes sentir bien con lo que no haces cuando sabes qué es lo que no haces.
David Allen

El otro día, escuchando una entrevista que hacía David Allen a mi colega William Eliot, GTD^® Certified Master Trainer y Global Partner de  formación GTD^® de la David Allen Company en Sudáfrica, escuché una frase que no solo me gustó sino que me ha dado bastante que pensar, hasta el punto de haberme llevado a escribir este post.

La frase era en realidad una pregunta que planteaba William al hablar sobre las muchas cosas que, inevitablemente, siempre quedan sin hacer en el trabajo del conocimiento: «What’s the difference between safely ignore and comfortably ignore?».

Pensando sobre ella, me di cuenta de que la mayoría de las personas se encuentra en una posición mucho más próxima al «comfortably ignore» que al «safely ignore», con todas las consecuencias que ello supone, y eso me hizo pensar en lo muy distintas que son estas consecuencias para las personas efectivas y las personas inefectivas.

Como decía antes, una de las características del trabajo del conocimiento es que, al margen de lo mucho que se trabaje, de lo muy competente que se sea o del mucho compromiso que se tenga, siempre quedan cosas sin hacer.

Dicho con otras palabras, somos literalmente «incapaces» de hacer todo lo que hay que hacer. Por sistema. Lo anterior es una verdad dolorosa, pero inamovible, por lo que, como suelo decir en mis cursos, cuanto antes la interiorices, más feliz vas a vivir.

Una vez se ha asumido el hecho de que siempre quedan cosas sin hacer, lo siguiente es analizar el impacto que genera en nosotros esta realidad. En este sentido, lo que más condiciona el tipo de impacto es la relación que mantenemos con, o hacia, todas esas cosas que han quedado sin hacer.

Habitualmente, las personas inefectivas solo son conscientes de una parte de todo lo que no hacen. Esto es un grave problema, porque el hecho de desconocer qué es exactamente lo que estás dejando sin hacer solo acarrea consecuencias negativas.

Por una parte, desconocer lo que no haces te impide actuar proactivamente sobre ello y este impedimento afecta a múltiples niveles. Por ejemplo, te impide renegociar el compromiso que habías adquirido, pero también te impide prepararte con un plan de contingencia.

De hecho, una de las premisas fundamentales de la metodología GTD^® es que los compromisos mal gestionados generan estrés. Y algo que estás dejando sin hacer sin ser consciente de ello es, por definición, un compromiso mal gestionado. Luego desconocer lo que no haces, es también una gran fuente de estrés.

Por el contrario, las personas efectivas son plenamente conscientes de todo lo que no hacen. Esto supone una enorme ventaja, ya que hace posible la proactividad, bien a la hora de renegociar compromisos , en lugar de incumplirlos, bien a la hora de poner en marcha planes de contigencia que minimicen las consecuencias negativas de no hacer las cosas.

Tanto las personas efectivas como las inefectivas son «incapaces» de hacer todo lo que hay que hacer, pero unas y otras se encuentran en situaciones muy distintas, que dan lugar a la paradoja que William Elliot ponía de manifiesto en su pregunta.

Por una parte, tenemos que, mientras que las personas inefectivas viven en una situación de «cómoda incapacidad», las personas efectivas viven en una situación de «incómoda incapacidad».

Dicho de otra forma, ignorar lo que se está dejando sin hacer resulta cómodo, ya que, como lo ignoras, no te genera ningún tipo de sentimiento negativo de frustración, culpabilidad, miedo… Por el contrario, ser consciente de todo lo que estás dejando sin hacer resulta generalmente incómodo, porque te produce precisamente todas esas sensaciones negativas.

Por otra parte, tenemos que las personas inefectivas viven en una situación de «incapacidad peligrosa», mientras que las personas efectivas viven en una situación de «incapacidad segura».

En otras palabras, ignorar lo que estás dejando sin hacer es peligroso, porque te impide prepararte para las posibles consecuencias negativas. Sin embargo, ser consciente de todo lo que estás dejando sin hacer es seguro, porque te permite actuar proactivamente sobre ello y prevenir posibles consecuencias.

La paradoja por tanto es que ignorar lo que dejas sin hacer es cómodo, pero peligroso, mientras que ser consciente de todo lo que dejas sin hacer es mucho más seguro, aunque también es más incómodo, al menos en un primer momento.

Digo en un primer momento, porque una de las muchas ventajas que disfrutamos las personas que hemos integrado completamente la efectividad personal en nuestras vidas es que, gracias a ello, hemos podido romper la paradoja.

Y es que las personas altamente efectivas no solo disfrutan de la seguridad que da saber qué no están haciendo y tenerlo controlado, sino que además han aprendido a sentirse bien con ello, porque saben, en todo momento y con plena confianza, que están haciendo lo que hay que hacer.

Entradas relacionadas:

1. Practica el realismo y mejora tu efectividad
2. Evidenciar, o cómo pensar para aportar valor
3. Efectividad personal y gestión emocional del compromiso

5 sencillas rutinas que me dan mucho cada día

Por: Berto Pena

Cada año que pasa y me sigo preocupando por cómo vivo y cómo trabajo, me doy cuenta de la brutal importancia que tienen las rutinas y hábitos que NO tienen que ver con la Productividad, al menos de forma directa. Sencillas costumbres de cada día que no se suelen encontrar en la lista de métodos para hacerte megaefectivo y vivir sin estrés, pero que creo que día a día te marcan: cómo eres, cómo haces las cosas, incluso lo que vas a conseguir.

Pues hoy quiero compartir contigo cinco de esas sencillas rutinas que desde hace tanto tiempo me han dado tanto cada día. Ahí voy…

Comer muy pronto y además ligero

Quizá sea efecto de levantarme y empezar el día pronto, o quizá herencia del tiempo que pasé en otros países donde se come antes. El caso es que como y ceno muy pronto para los horarios españoles. En mi caso como a la 12:30 y ceno a las 19:30. Y además intento que sea todo lo ligero posible. Esto me ayuda a que la comida no se alargue, a no comer más de la cuenta, y a hacer unas digestiones más ligeras. En el caso de la cena esto se nota mucho más, puesto que me permite conciliar el sueño sin problemas.

Acostarme siempre a la misma hora

A las 22:00 como muy tarde estoy en cama. Y lo más importante: siempre soy constante en eso, incluso cuando estoy de viaje y me toca dormir en hotel. Esa constancia me ayuda a clarificar el día, a garantizar un número de horas de descanso, y también a no alargar innecesariamente el día. Si hay algo (tanto de casa como del trabajo) que no he hecho a esa hora, ya no lo voy a hacer. Mañana será otro día.

Revisar el día al acostarme

La autoevaluación sigue siendo uno de mis puntos fuertes. No sería quien soy y no hubiera llegado aquí sin hacerme preguntas: «¿qué he conseguido hoy?» «¿Qué he hecho hoy por mis prioridades y objetivos?» «¿Estoy cayendo en distracciones o procrastinación?» «¿Qué voy a hacer y cambiar mañana para..?» Esa “mejora constante” de la que siempre he oído hablar yo la encuentro a través de preguntas y respuestas, que luego me llevan a hacer cambios. Y casi siempre al repasar mi día, justo antes de dormir.

Cada día trabajo para hacerme mejor a mí y los demás. Lo hago a través de mi Método Productivo pero también de sencillas rutinas que no llaman la atención.

Leer y Descansar en modo avión

Me asusta a donde nos estamos dirigiendo con las distracciones y este mundo hiperconectado. Porque ya hasta las cosas más importantes de nuestra vida personal y familiar están perdiendo. Hubo un tiempo donde me ví a mí mismo descansando con el móvil en la mano. No podía ver de una peli o leer un libro durante diez minutos sin mirar la pantalla y mirar cualquier estupidez. Así que hice un pacto conmigo: «A partir de ahora el descanso es DESCANSO. Total desconexión». Porque quiero de verdad disfrutarlo y saborearlo. Así que me pongo en modo avión. Yo y mi tecnología. Sobre todo cuando estoy con mi familia o amigos esto me lo tomo más en serio. Y además les pido que hagan lo mismo.

Ordeno y recoloco lo que no está en su sitio

En mi despacho, en la cocina, en las habitaciones, por los armarios… si saco algo y lo utilizo, lo devuelvo inmediatamente a su sitio. O si veo algo desordenado por casa (mantas en el sofá, un libro fuera de su sitio, juguetes de los perros tirados…), lo recoloco justo en ese momento. No es que sea un obseso del orden y la organización que resopla cuando ve algo por ahí, es que mentalmente me ayuda a tener más claridad y menos caos y ruido alrededor. Soy un activo defensor de que el entorno condiciona mucho al interior. Porque eso (claro) luego se traslada a mi trabajo, mis herramientas, mis documentos y materiales de trabajo.

Cada día me levanto y sigo creyendo en la posibilidad de cambiar y mejorar las cosas. Para mí y para otros. Lo hago a través de mis Prioridades y Objetivos (mis “Drivers”), de mi Método Productivo desarrollado durante años, pero también de las pequeñas y sencillas rutinas que no llaman la atención.

La entrada 5 sencillas rutinas que me dan mucho cada día aparece primero en ThinkWasabi.

Diferencias entre «Agenda» y «Agendas» en GTD®

Por: José Miguel Bolívar

Uno de los retos importantes que plantea el aprendizaje, la aplicación y el disfrute de GTD^® es entender bien los términos empleados en la metodología, algo que en la práctica resulta menos sencillo y evidente de lo que en un principio cabría esperar.

Así, el concepto original de «next action», cuyo significado en inglés es evidente, se complica en sus traducciones al español, tanto si utilizamos «siguiente acción» (o «acción siguiente»), como si optamos por utilizar «próxima acción».

Una «next action» es la actividad física y visible que hay que llevar a cabo para que algo avance hacia su resultado final. Esto implica que una «next action» es una actividad que ya es realizable en este momento, sin depender de que se complete antes ninguna otra actividad.

Sin embargo, para muchas personas, una «siguiente acción» es la que va después, a continuación, de la acción que ya puede hacerse ahora mismo, es decir, confunden el significado de «acción» (todavía no puede hacerse, hasta no completar la «siguiente acción») con el significado de «siguiente acción» (ya puede hacerse, sin dependencia alguna), intercambiándolos.

Algo parecido ocurre cuando se traduce como «próxima acción», ya que algunas personas lo interpretan como «acción cercana en el tiempo», algo que no tiene nada que ver con el concepto original.

Otro ejemplo de concepto con traducción problemática es «proyecto» que, en mi experiencia, es sistemáticamente malinterpretado por más del 90% de las personas en su primer contacto con GTD^®. Precisamente aprovechando mi reciente certificación como Master Trainer de Nivel 2 de GTD^®, «Projects and Priorities», en las próximas semanas compartiré por aquí una serie de posts dedicados específicamente al tema de los proyectos en GTD^®.

Dejando a un lado los ejemplos anteriores, en el resto de este post voy a centrarme en dos conceptos que también «sufren» en su traducción al español: «Agenda» y «Agendas».

En GTD^®, «Calendario es el nombre que damos a la categoría organizativa en la que guardamos los recordatorios de acciones que tenemos que llevar a cabo en un momento concreto (día y hora) o en un día concreto, así como la información referente a un día concreto».

En inglés, «Calendar» significa simplemente «Calendario», por lo que no hay lugar a confusión. Sin embargo, en español utilizamos dos nombres para referirnos al «Calendario»: Calendario y Agenda, lo que plantea un conflicto con el concepto «Agendas» de GTD^®.

En GTD^®, «Agenda» es el nombre que damos a la categoría organizativa en la que guardamos los recordatorios de siguientes acciones que tenemos que llevar a cabo la próxima vez que hablemos o nos reunamos con una persona determinada (tu jefa, un cliente, tu pareja…).

También se puede utilizar la categoría «Agenda» para recordatorios de siguientes acciones que tenemos que llevar a cabo la próxima vez que nos reunamos con un grupo definido de personas (reunión mensual de departamento, reunión semanal de seguimiento de un proyecto…).

Un detalle importante es que lo normal es tener varias «Agendas» en un sistema GTD^®, por lo que generalmente se habla de «Agendas» más que de «Agenda».

En mi experiencia, la mayoría de las personas suele tener entre un mínimo de 2/3 y un máximo de 14/15 «Agendas» en su sistema.

El caso es que, como puedes comprobar a continuación, el concepto «Agenda» de GTD^® plantea no uno sino tres problemas en español.

Por una parte, el que ya hemos visto de su posible confusión con el concepto «Calendario».

Por otra parte, lo extraño del concepto «Agenda» en sí mismo, puesto que no deja de ser un tipo más de «Contexto», con la única diferencia de que el factor limitante en este caso es una persona en vez de ser un lugar o una herramienta. De hecho, en la traducción original de Getting Things Done^® al español («Organízate con eficacia») no se menciona el concepto «Agenda» de GTD^® sino que al hablar de contextos se explica que pueden ser personas, lugares o herramientas.

Por último, que en la traducción original de Getting Things Done^® al español («Organízate con eficacia»), la palabra «Agenda» se utiliza únicamente para referirse al «Calendario».

Por todos los motivos anteriores, en este blog he evitado utilizar hasta ahora el concepto «Agenda» de GTD^®, hablando siempre de «contextos de persona» (frente a contextos de lugar o de herramienta) o utilizando en su lugar el concepto «Contacto». Del mismo modo, he venido utilizando la «Agenda» únicamente como equivalente a «Calendario».

Resumiendo, estos son los significados correctos de los conceptos «Calendario» y «Agenda» en GTD^®:

Recordatorios de siguientes acciones que tienes que hacer en un momento o fecha concretos, así como información referente a una fecha concreta ➜ «Calendario».

Recordatorios de siguientes acciones que tienes que hacer la próxima vez que hables o te reunas con una persona concreta, o con un grupo definido de personas concretas ➜ «Agenda».

Si tienes la costumbre de llamar «Agenda» al «Calendario», mi recomendación es que olvides el concepto «Agenda» de GTD^® y lo sustituyas por «Contexto (de persona o grupo de personas)»

Espero que este post te haya ayudado a tener un poco más claros los conceptos de GTD^® y te invito a seguir profundizando en ellos con la serie sobre Proyectos que comenzará en breve.

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2. En GTD la Agenda es Otra Cosa
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