El peligro de inventarte fechas

Por: Jerónimo Sánchez

Una de las prácticas más comunes a la hora de trabajar, recomendada incluso por muchos de los llamados «expertos» en productividad personal, consiste en asignar fechas de vencimiento a gran parte de las cosas que hay que hacer. Y no me refiero solo a las fechas de vencimiento impuestas por la realidad, como por ejemplo un informe que te ha pedido tu jefa para el viernes, o el último día para entregar la declaración de la renta —fechas que mi amigo José Miguel Bolívar llama fechas objetivas, y que es imprescindible gestionar bien para ser efectivos. No, me refiero a esas fechas que nos inventamos y asignamos a las tareas con la secreta esperanza de que, de ese modo, nos «obligaremos» a hacerlas.

Algunas personas incluso rizan el rizo y, no conformes con las fechas de vencimiento objetivas propias de las tareas, se atreven con fechas aún más cortas para, dicen, evitar que llegue el día de vencimiento de verdad y no les haya dado tiempo a terminarlas. El resultado es que tienen el calendario hecho un auténtico tetris, como diría Alberto Almoguera. Lo cual sería hasta gracioso si no fuera porque ese «tetris» de colores hace que el calendario se vuelva una herramienta absolutamente inservible.

Efectivamente, una inflación de fechas de vencimiento tiene el mismo efecto que marcar todos los emails como urgentes: cuando todo es urgente, en realidad nada es urgente. Quien recibe todos los emails con la marca de urgente activada sabe que ya no puede confiar en dicha marca y, más pronto que tarde, terminará ignorándola. De igual modo, cuando todo tiene fecha es como si nada tuviera fecha.

Por un lado, ponerle fecha a todo implica necesariamente que todos los días tendrás un número significativo de tareas que, al menos en teoría, tienes que llevar a cabo «sin falta». Si tenemos en cuenta que, en el trabajo del conocimiento, los imprevistos y los cambios constates de prioridad están a la orden del día, la mayoría de las veces te resultará imposible tacharlas todas. El resultado es que se te quedarán cosas sin hacer, por mucho que les hayas puesto fecha. Y esta situación, repetida un día tras otro, terminará generándote frustración y estrés, derivados de no ser capaz de cumplir el plan que te habías propuesto.

Además, cuando las tareas compiten por el espacio en tu calendario, llega un momento en que te resulta muy difícil distinguir cuáles de esas tareas son de verdad para hoy —porque te has comprometido con un tercero, o debes cumplir un plazo—, y cuáles son simplemente fruto de tu buena voluntad. En estas circunstancias, aumenta enormemente el riesgo de terminar haciendo primero aquellas cosas que podrían haber esperado sin sufrir consecuencias indeseables, y de dejar sin hacer cosas que tendrías que haber hecho hoy sin falta. Como resultado, además de más estrés y frustración, llega el incumplimiento sistemático de muchos de tus compromisos y la pérdida de confianza en tu trabajo.

La alternativa consiste en dejar de ponerte fechas de vencimiento inventadas y usar el calendario solo para aquellas cosas que debes hacer en un día concreto sin falta, y que no es posible o no tiene sentido hacerlas en otro momento. Es decir, para aquellas cosas que de verdad te has comprometido a llevar a cabo —como citas, reuniones, llamadas, etc.—, y no para lo que te gustaría o habías pensado que ibas a hacer. Así, puedes empezar todos los días enfocándote primero en aquellas cosas que están en el calendario —ya que solo contiene cosas que tienen que estar hecho hoy sin falta—, y luego dando preferencia a aquellas cosas que tienen fecha de vencimiento comprometida, empezando en primer lugar con las más cercanas.

Trabajando de esta manera te asegurarás de dos cosas: por un lado, que tienes un número razonable de cosas en el calendario y nada que tenga que estar hecho hoy se quedará sin hacer; y por otro, que todo lo que tiene una fecha de vencimiento real es completado antes de que llegue el día, al ritmo que te permitan las circunstancias, sin estrés ni frustración.

¿Por qué nadie habla de estrategia en productividad?

Por: Iago Fraga
Una de las cosas que más me frustraban cuando empecé en el mundo de la productividad es que incluso la mayoría de aquellos libros que decían hablar de productividad personal, hablan en realidad de “gestión de tareas y tiempos”. No me extraña que la mayoría de métodos acaben fracasando cuando los implementas (y no por […]

7 claves para que tu jefe o un cliente no te pillen desprevenido

Por: Berto Pena

Hay algún jefe o un cliente que no hay por dónde cogerlos. Trabajar con ellos es complicado (siendo generoso) y siempre terminan “pillándote”. Malentendidos, descoordinaciones, el «yo no te dije que hiceras eso», el terrible «eso lo necesitaba para ayer, y mil cosas más.

Aunque haya aspectos de vuestra relación que no vas a poder cambiar, SIEMPRE hay detalles y puntos clave que puedes mejorar MUCHO… sobre todo si los cuidas de forma constante, y no solo cuando te ves con el agua al cuello. Como estos siete puntos que vienen ahora. Te aseguro que si te pones las pilas con ellos, las cosas van a mejorar bastante, y además cada día. ¿Los vemos?

1Reconfirma lo hablado por escrito

Con tu jefe y cliente hablarás mucho por teléfono y en persona, sobre todo en reuniones. Si se trata de un tema de cierta importancia, te interesa ponerlo por escrito para reconfirmar y aclarar. Envíale un rápido correo con lo que habéis hablado. De ese modo quedará constancia por escrito de lo que tienes que hacer. Y cuando se trata de un cambio de planes o nuevos encargos, evitarás el típico «yo no te dije que hicieras eso» de muchos jefes y clientes. Por supuesto que no se trata de enviar ahora un correo para todo lo que se comente, pero sí para las cosas más sensibles.

2Utiliza siempre el lenguaje de las fechas

Las fechas y los plazos suele ser el primer punto donde empieza la descoordinación con los demás. Ya sea tu jefe, clientes o el resto de tu equipo. Por eso, al hablar de tareas y proyectos es vital utilizar fechas siempre que puedas. Si en una reunión, correo, llamada o en una conversación de pasillo, se habla de “hacer algo”, inmediatamente pregunta y aclara esto: «¿CUÁNDO?». Y si no hay una fecha clara o no sabe qué decir, asígnale tú una fecha plazo que mejor te convenga, y luego infórmale que lo tendrás listo para ese día.

3Identifica las tareas o encargos sin fecha

(Siguiendo el importante punto anterior.) A más tareas de tu jefe o clientes sin fecha, más problemas sobrevolando sobre ti. Como un grupo de buitres que olfatean un cuerpo sin vida. Por supuesto que no todo lo que tienes en tu lista tiene que tener una fecha, pero intenta que, al menos las tareas/temas de ellos, las tengan. Haz un barrido diario-semanal por tus listas en busca de este tipo de tareas. Presta especial atención a aquéllas que llevan mucho tiempo anotadas ahí, y de las que todavía no has hecho nada. Porque un día de estos es fácil que te digan: «Oye, ¿cómo tienes eso que hablamos hace un mes?… y claro, ese día te habrá caído una urgencia que en el fondo podías haber evitado.

4Haz un seguimiento regular de vuestros temas

Repasar y hacer un seguimiento frecuente de todos tus temas, es algo, no ya de Productividad Personal, sino de supervivencia profesional. Pero si hablas de jefe y clientes, es un detalle innegociable. Cada día, cada semana, pregúntate cosas como estas: «¿Me ha encargado algo nuevo mi jefe/cliente? ¿Tengo claras fecha y objetivo de eso?» «¿Tengo que enviar algún informe-reporte o dar feedback sobre algo?» «¿Hay algo de algún cliente que haya quedado pendiente esta semana?» «¿Tengo bien definidas las próximas tareas para mis clientes?» «¿Cuándo y cómo tengo que hacer llamadas o informar a alguno de ellos?» (Por cierto, estas son algunas de las preguntas que yo me hago en mi Lista de Comprobaciones semanales, que puedes descargar aquí, si quieres)

5Detecta YA temas sin cerrar o aclarar

Dentro de ese repaso frecuente de tus tareas y proyectos, hay un grupo de temas que NECESITAS identificar y vigilar a tope. Y son los temas sin cerrar, sin decidir, sin aclarar. Son los típicos puntos calientes que, por no detectarlos y enfriarlos a tiempo, siempre terminan por explotarte en las manos (¡Urgencia!). Y cuando hay jefes y clientes por el medio… eso no es nada bueno, te lo aseguro. Porque la explosión suele ser devastadora. Así que dentro de tu Revisión diaria/semanal reserva un espacio específico para identificar esos temas sin aclarar, y enfría esos puntos calientes cuanto antes y como sea: mediante una llamada, un correo, una reunión exprés, ve a verlo…

6Prepara-y-Enfoca próximas reuniones y llamadas

Sí, lo sé. Es todo un clásico y además MUY obvio. Pero ¿cuántas veces has ido a reunirte con ellos sin haber mirado antes las cosas? Yo unas cuantas. Y no hay que preparar un powerpoint o un megainforme cada vez que te reúnas con ellos, pero sí mirar por adelantado una serie de cosas. Porque cuando te adelantas a mirar el contenido de reuniones y llamadas, y lo preparas solo “un pelín”, tienes claro cómo vas a enfocar la conversación, por dónde vas a empezar a hablar, qué cosas vas a destacar, las ideas que has pensado antes, y sobre todo sabes lo que vas a decir y lo que NO vas a decir. Una vez más: es cuestión de madurez y supervivencia profesional, no solo si te interesa tu efectividad.

7No te vengas arriba con los plazos

Uno de los primeros jefes que tuve en mi vida me enseñó casi todo lo que sé sobre trabajar con otros. Y una de las lecciones que nunca me olvidaré fue esta: «Hijo, a un jefe o a un cliente, NUNCA le des un plazo en caliente». ¡GRACIAS jefe! Porque aplicar esa regla me ha salvado el culo un montón de veces en mis veinte años de vida profesional. Si tu jefe o un cliente te piden una estimación, un plazo de entrega o cuándo puede estar listo eso de ahí, no contestes en el momento, en caliente. Porque es fácil que les des una fecha irreal que no vas a poder cumplir. Responde algo como esto: «Ahora no puedo decirte. Déjame que mire el resto de cosas que tengo pendientes y te confirmo por correo en media hora». Aun cuando tendrás que comprometerte a una fecha (porque te la están pidiendo), será más calculada, sopesada y realizable. ¡Esencial!

Son Siete GRANDES ideas. Al menos para mí. Porque durante todos estos años me han ayudado una barbaridad a colaborar, coordinarme y trabajar con un jefe o un cliente que no siempre me lo han puesto fácil. Tenía la opción de ponerlos a parir, enfurruñarme y verlos como los “enemigos”. Pero opté por poner algo de mi parte. Ahora te toca a ti…

La entrada 7 claves para que tu jefe o un cliente no te pillen desprevenido aparece primero en ThinkWasabi.

¿Cuál es la mejor herramienta para crear un webinar? Descubre las 3 mejores opciones y cuál es mi preferida

Por: Franck Scipion

Los webinars están de moda. Y no van a ser una moda puntual, han venido para quedarse.

Si no me crees, ve a EEUU e investiga a la gente de tu sector. Descubrirás que muchos de ellos usan webinars. Da igual si son automáticos o en vivo, pero los usan.

Y hoy en día en el mundo del marketing en español ya estamos empezando a ver webinars todos los días. Pásate por Facebook y ya verás que, entre todas las publicaciones de tus amigos tomando copas, encontrarás más de una que te invita a registrarte en un webinar.

Quién sabe, a lo mejor hasta esa publicidad es mía.

La pregunta que viene a continuación está clara: ¿vas a subirte al carro de los webinars o vas a seguir utilizando técnicas de venta del siglo XX?

Un poco exagerado lo del siglo XX, pero tú me entiendes.

Sé que vender por email, el Product Launch Formula y los famosos funnels “automáticos” funcionan.

Pero, si te digo la verdad, en los últimos años, con ninguna herramienta  he convertido mejor y más rápido que con un webinar.

Y hago uno cada semana, por lo que sé de lo que hablo.

¿El problema?

La tecnología, como siempre.

Yo me considero tecnófobo y odio que me ocurran fallos tecnológicos. Es una de las cosas que más me frustran en mi día a día.

Por ese motivo, para hacer mis webinars en directo, decidí probar casi todas las herramientas conocidas para acabar decidiéndome por una. No FUE una decisión fácil, ya que me juego unos 3.000-5.000€ semanales con estos webinars (ya hablaremos más sobre eso).

Y lo que vas a encontrar en este post es un pequeño análisis de todas las herramientas para webinars que he probado o que, al menos, conozco de forma superficial.

Si estás pensando en montar un webinar, este es el primer paso. Acompáñame en este “viaje tecnológico” por la senda de los webinars para evitar meter la pata en tu primera experiencia con este sistema de venta.

¿Qué herramientas para webinars conozco y he probado?

Empecemos por enumerar el casting de los participantes en este particular concurso de herramientas para webinars:

1. GoToWebinar
2. Webinar Jam
3. Webinar Ninja

¿Hay más plataformas para hacer webinars? Seguro, pero estas son las que he probado y/o conozco de primera mano. Aun así, al final enumeraré algunas más que existen por si quieres probarlas..

Y ahora que tenemos la lista de participantes, vamos a ver qué tienen de bueno (y de malo) cada uno de ellos.

Te voy a presentar las 3 opciones, con sus pros y sus contras, y finalmente elegiré un ganador.

#1 GoToWebinar: la opción segura, fiable y perfecta para los directos

Es el líder.

La referencia para mí y para la mayoría de los que hacemos webinars en directo de forma regular.

Es una herramienta segura, que no da problemas y que lleva funcionando bien prácticamente desde que aquí no sabíamos ni lo que era un webinar.

¿Por qué me gusta GoToWebinar?

1. Nunca falla: he utilizado GoToWebinar durante los últimos años y todavía no he sufrido ningún problema en un directo. Y cuando digo ninguno es ninguno. Nada de cortes, problemas con el chat, delays, fallos al poner una presentación u otro presentador en pantalla, etc. Ni un fallo, y eso es decir mucho para una herramienta. Fallar en directo tiene un precio muy alto y puede arruinarte el mejor webinar del mundo.
2. Cero delays en directo: la interacción con la audiencia es vital en un webinar. Y GoToWebinar, a diferencia de otras plataformas, no sufre de un delay cuando alguien pone un comentario en el chat. Si pone el comentario, aparece de forma automática, algo que no ocurre con su principal competidor aquí en España y en EEUU como veremos más adelante.
3. Calidad de imagen y sonido: la calidad de grabación de GoToWebinar es, sin lugar a dudas, superior a todos sus competidores. Solo tienes que ver un replay de GoToWebinar y de otra herramienta y verás la diferencia, sobre todo cuando se comparte la pantalla.

¿Por qué no me gusta GoToWebinar?

• Página de registro mejorable y poco flexible: la página de registro por defecto es bastante mejorable, no tiene ningún tipo de diseño optimizado y es muy poco flexible. Y si quieres insertar el registro en una página diseñada de forma externa a GTW, tendrás que integrar el botón de registro con Thrive Leads o Leadpages.
• Notificaciones prewebinar y poswebinar bastante mejorables: el diseño y personalización de las notificaciones para el webinar no son flexibles, tienen un diseño un poco feo y cuesta mucho trabajo crear algo que de verdad funcione. Al final, si quieres optimizar esto al 100%, no te queda otra que crear un sistema con algún software externo (Mailchimp, Active Campaign, …).
• Problemas de integración directa con otras herramientas: el problema siguiente es que integrar GTW con cualquiera de esas herramientas no es tan sencillo como parece. Muchas veces hay que utilizar Zapier e investigar un poco para conectar una herramienta con otra, mientras que otras herramientas de webinars sí te permiten hacerlo de forma casi directa.

¿Cuánto cuesta GoToWebinar?

GoToWebinar es, como puedes ver, la opción más cara del mercado. Es el precio de ser el nº1 y el más fiable.

Teniendo en cuenta que lo ideal es que tengas la opción Pro, ya que la Starter se queda un poco corta, el precio mensual son 199$/mes.

Dudo que vayas a necesitar la versión Plus, al menos en un principio, ni por supuesto la Enterprise.

Comprar GoToWebinar

#2 WebinarJam: grandes integraciones, automatizaciones y multitud de opciones

WebinarJam es probablemente la herramienta para webinars más popular en español junto con GoToWebinar.

Fue mi opción nº1 durante un tiempo, aunque luego volví a la que siempre estuve utilizando (puedes imaginar cuál es, ¿verdad?).

Para mi gusto tiene todo el potencial para convertirse en la mejor de todas, pero le fallan muchas cosas básicas dentro del directo. Y una herramienta para webinars NO puede fallar en los directos.

¿Por qué me gusta WebinarJam?

1. Asistentes ilimitados: el plan único de WebinarJam te permite tener asistentes ilimitados en tu webinar. Mientras que otros sistemas te bloquean los precios por asistentes, aquí tienes barra libre para invitar a todas las personas que quieras.
2. Decenas de integraciones sencillas de hacer: puedes integrar WebinarJam prácticamente con cualquier herramienta de email marketing, Google Analytics, Facebook Ads, etc. Todo con 2 clics, pegando un código y poco más. Muy, muy sencillo de hacer.
3. Landings y notificaciones dentro de la aplicación: WebinarJam viene con decenas de opciones de landings prediseñadas y, en caso de que quieras utilizar una landing propia, solo tienes que pegar un código en el botón de la misma. Además, las notificaciones prewebinar y poswebinar se hacen dentro de WebinarJam y te permite tener estadísticas de apertura, clics y demás. Todo en un solo lugar.

¿Por qué no me gusta WebinarJam?

• Delay en los comentarios en directo: me desespera el delay en WebinarJam. Cuando la gente deja un comentario, normalmente tarda entre 5-10 segundos (y puede que hasta más) en aparecer en el chat. Y eso en un directo significa romper el ritmo, parecer poco profesional (aunque no tenga nada que ver contigo) y ponerte nervioso. Es odioso que esto ocurra en directo.
• Fallos al compartir presentaciones o vídeos: no sé cuántas veces se me ha quedado colgado WebinarJam cuando comparto una presentación o un vídeo grabado, pero estoy seguro que más de 2 y de 3 veces. Y teniendo en cuenta que el 99% de los webinars llevan presentación o que a veces hago webinars mixtos entre live y vídeo grabado… mal vamos.
• Problemas para copresentar webinars: si quieres añadir a otro presentador en el directo, ponerle la cámara y el micro, prepárate para sufrir. No sé si yo tendré mala suerte, pero esta opción nunca me ha funcionado bien en WebinarJam.

¿Cuánto cuesta WebinarJam?

WebinarJam cuesta 397$ al año o 33$ al mes si lo queremos prorratear. Aun así, siempre habrá que hacer ese pago anual.

El precio es muy inferior al de GoToWebinar, te permite tener asistentes ilimitados y no hay ninguna opción bloqueada para un plan superior.

El único problema es que, a diferencia de GoToWebinar, Webinar Ninja, Demio y Crowdcast, si quieres hacer webinars en automático tendrás que comprar otra herramienta paralela (EverWebinar).

Pero aquí no estamos hablando de automatización, así que el precio para hacer webinars en directo es magnífico.
Comprar WebinarJam

#3 Webinar Ninja: el nuevo jugador de la partida

Webinar Ninja es una de las opciones más recientes que han aparecido en el mercado y lo ha hecho con fuerza. Si no fuera así, no lo apoyaría gente como Pat Flynn o no hubieran conseguido sacar una oferta en Appsumo.

Gracias a esa oferta hay mucha gente que lo compró con su versión mínima para 100 asistentes. Una versión ideal para dar, por ejemplo, soporte en cursos o hacer webinars de pago en los que no esperes más de 100 asistentes.

Se nota que es una herramienta que tiene potencial, pero mucho margen de mejora. Veamos por qué.

¿Por qué me gusta Webinar Ninja?

1. Sencillez de uso: Webinar Ninja es probablemente la herramienta más fácil de utilizar para crear un webinar de todas las mencionadas. En cuestión de 5 minutos puedes tener un webinar, landing page más o menos apañada y varias notificaciones predefinidas por email.
2. Integraciones sencillas: al igual que WebinarJam se integra fácilmente con cualquier software de email marketing, Facebook Ads o una página prediseñada. 3 clics y está hecho.
3. Todo tipo de webinars disponibles: a diferencia de WebinarJam, que necesita EverWebinar, o de la Beta muy mejorable de webinars automáticos de GoToWebinar, Webinar Ninja te permite hacer webinars en vivo, recurrentes, evergreen, híbridos o de acceso ilimitado. Todo por el mismo precio, no está nada mal.

¿Por qué no me gusta Webinar Ninja?

• Calidad de vídeo y audio mejorable: la calidad de grabación, sobre todo cuando se comparte una presentación a pantalla partida, es muy mejorable. La definición está muy lejos de GoToWebinar y por debajo de WebinarJam.
• Problemas al compartir la pantalla: al compartir una presentación o tener un copresentador la pantalla se suele partir en 2 o 3, pero es casi imposible leer nada de la presentación porque se pone muy pequeña. Esta opción es muy mejorable.
• A veces hace cosas raras: cuando probé Webinar Ninja tuve algunos problemas de conexión, a veces la pantalla se congelaba, otras los comentarios llegaban algo tarde, etc. Se nota que hay mucho por pulir aún.

¿Cuánto cuesta Webinar Ninja?

Webinar Ninja, en una versión básica de 200 personas al menos, cuesta 785$ al año o 85$ al mes si pagas mensualmente.

El precio, al venir de nuevo marcado por los asistentes, puede generar problemas. Si solo vas a hacer webinars en vivo es demasiado caro, ya que te están “cobrando” todas esas opciones adicionales, y si quieres hacer todo tipo de webinars quizás WebinarJam + EverWebinar sean una mejor combinación (si obviamos el maldito delay).
Comprar WebinarNinja

Bola extra: otras 3 plataformas para webinars que puedes probar

Estas 3 son las que yo conozco, pero eso no significa que sean las únicas. Por eso, para que tengas un listado más completo y puedas probar de todo, te dejo por aquí algunas opciones más:

• Demio
• Crowdcast
• Zoom

Son herramientas que sé que funcionan porque las usan, por ejemplo, Javier Gobea (Demio), Quaderno (Crowdcast) o Javi Barros (Zoom). Si ellos las usan, ¡por algo será!

Si ninguna de las opciones que te he comentado te gusta, puedes echarles un vistazo.

Y Franck, para ti… ¿cuál es la ganadora?

El orden que he elegido para presentarte las 3 herramientas para webinars NO es casual. Solo diciéndote esto, deberías sospechar quién es el ganador…

GoToWebinar.

¿Por qué?

Porque hoy en día tenemos una pequeña fiebre con el tema de los webinars automatizados cuando, si te pones a pensarlo, la mayoría no ha hecho ni un webinar de venta en vivo en su vida.

Pregúntate esto:

• ¿Qué sentido tiene crear un webinar automatizado si no has optimizado uno en vivo hasta el máximo?
• ¿Qué sentido tiene crear un webinar automatizado sin haber recibido feedback de miles de asistentes?
• ¿Qué sentido tiene perder decenas de horas en crear un funnel automático para acabar perdiendo tiempo y dinero por un webinar automatizado sin optimizar?

Por lo tanto, llegamos a 2 conclusiones:

• Hay que hacer muchos webinars en vivo antes de automatizar si quieres que funcionen bien de verdad. Por ejemplo, yo he hecho mi webinar de Extreme Blogging unas 15-20 veces ya y todavía sigo haciéndolo en directo. Antes de automatizar, prefiero mejorarlo.
• Necesitas la mejor herramienta para hacer webinars en vivo, que no falle y que te permita interactuar con tus asistentes sin problemas técnicos en el momento de la verdad.

¿Y cuál es la mejor herramienta para hacer webinars en vivo?

GoToWebinar, sin duda alguna.

Comprar GoToWebinar

Puede que el precio te asuste, pero te haré un simple juego de cálculos:

1. Gastas 89$/mes en GoToWebinar para empezar.
2. Haces un webinar semanal con diferentes afiliados en el que vendes un producto de 197€.
3. Tienes entre 50-75 asistentes a tu webinar semanal y conviertes a un 5% (muy bajo para ser un webinar en vivo).
4. 197€ x 0,05 x 50 = 394-591€/webinar. Si haces uno a la semana, son 1.576-2.364€ al mes.

Esta herramienta, o la que elijas, no es un gasto… es una inversión para generar aún más ingresos.

Ya tienes las mejores herramientas para webinars: no hay excusas para no empezar

No tienes excusas.

Ya no vale decir “no sé qué solución para webinars usar” y seguir esperando, leyendo y mirando comparativas. Si me sigues a mí, usa GoToWebinar y crea tu primer webinar a partir de mañana mismo. Si eliges cualquier otra opción, realmente no importa. Lo que importa es EMPEZAR.

También me encantaría saber qué herramienta usas tú para crear tus webinars o cuál has elegido para crear el primero. Déjame un comentario y vemos cuál es más popular en Lifestyle al Cuadrado.

Manos a la obra, ¡a crear tu primer webinar!

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Qué quieres conseguir y qué puedes hacer

Por: José Miguel Bolívar

Organizar sirve para reducir la carga cognitiva sobre el cerebro. La clave para organizar bien es establecer correspondencias entre ubicaciones y significados. El significado lo define todo y esto implica que, antes de poder organizar bien algo, hay que tener muy claro qué significa para nosotros. Si desconocemos este significado o, peor aún, lo suponemos, entonces lo que estaremos haciendo será «almacenar caos distribuido» en lugar de «organizar».

Además de reducir la carga cognitiva sobre el cerebro, organizar bien también aporta claridad, lo cual conlleva diversos efectos positivos: reduce la tendencia a la procrastinación, mejora la calidad del proceso de toma de decisiones, incrementa la eficiencia… A pesar de ello, muchas personas siguen confundiendo organizar con ordenar, lo que supone un grave error.

El «orden» es muy importante para las personas ordenadas, pero no para el resto. Puede parecer una obviedad, pero no lo es. Ser una persona ordenada, lejos de ser una virtud, puede ser una limitación, ya que necesitas un requisito más – el orden – para poder hacer lo mismo. Y que conste que me tengo por una persona ordenada. El orden es algo estético, emocional, puede que incluso higiénico, pero es innecesario para la efectividad, a no ser que seas una persona ordenada, claro, en cuyo caso te resultará muy difícil poder organizar algo si está desordenado. Siento el jarro de agua fría para la charlatanería de la «gestión del tiempo», pero esto es lo que hay, aunque duela.

La confusión entre orden y organización es una de las principales causas de frustración para muchas personas. Al tener las cosas ordenadas creen tenerlas también organizadas, pero la realidad es bien distinta. La clasificación es una organización «macro», de alto nivel, generalmente por área de atención (OPTIMA3^®) o de responsabilidad (GTD^®).

Clasificar solo es útil para archivar, es decir, cuando se trata de conservar algo (materiales, información…). Sin embargo, clasificar es muy poco útil para avanzar, es decir, cuando hay que utilizar ese algo para hacer algo con ello. Es útil para archivar porque libera la carga cognitiva de recordar dónde se conserva algo. Es muy poco útil para actuar porque mantiene toda la carga cognitiva referente a qué hay que hacer con ese algo, con qué herramienta, dónde, con quién(es) o cuándo hay que hacerlo.

Imagina que estás pensando organizar una gran fiesta de cumpleaños y llevas un tiempo trabajando en ello. Has elegido fecha, tienes claro cómo la vas a plantear e incluso has enviado ya las invitaciones. Ahora mismo estás esperando a que te respondan todavía a la mitad de ellas, sin lo cual no puedes contratar el catering. También quieres contratar a una banda para que toque en directo durante la fiesta. Muchas personas «clasificarían» todo lo anterior como un todo: fiesta de cumpleaños. Esto es muy poco efectivo, porque «mezcla» varios elementos con significados distintos y eso resulta agotador para nuestro cerebro:

• Un resultado esperado/deseado: Que mi fiesta de cumpleaños sea un éxito y todas las personas lo pasemos fenomenal.
• Un montón de cosas ya hechas: Buscar y elegir una fecha, escribir una lista de posibles invitados, enviar las invitaciones, buscar y elegir una empresa de catering, ver los menús y elegir uno…
• Un montón de cosas que tendrás que hacer pero que todavía no puedes hacer: Confirmar al catering el número de invitados, pagar una señal al grupo que va a tocar en la fiesta, comprar los regalos sorpresa para tus invitados (pero aún no sabes qué regalarles), etc.
• Unas pocas cosas que ya puedes hacer: Llamar a una amiga para pedirle los datos de contacto de un grupo que ella conoce y que te gustó mucho una vez que les viste actuar, buscar en Internet ideas para los regalos sorpresa, decidir qué va a ser y anotar toda la información para hacer un pedido en cuanto sepas el número de asistentes…

Para la mayoría de las personas resulta evidente que los recordatorios de las cosas ya hechas sirven de poco, por lo que seguramente no las conservarán con todo lo demás. Sin embargo, desde un punto de vista operativo, la utilidad de las cosas que tendrás que hacer, pero todavía no puedes hacer, es la misma que la de las cosas ya hechas: en ninguno de los dos casos se puede hacer nada con ellas.

Otro aspecto a tener en cuenta es que, antes de alcanzar el resultado esperado/deseado, el conjunto de cosas que tendrás que hacer puede cambiar muchas veces, apareciendo cosas nuevas que hoy no están y desapareciendo otras que hoy sí están… Y por si todo esto fuera poco, las cosas que ya puedes hacer van a suponer la mayor parte del tiempo solo una pequeña fracción de todo lo que hay que hacer para lograr el resultado esperado/deseado.

A pesar de lo anterior, lo habitual es mezclar las cosas que tendrás que hacer (pero aun no puedes hacer) con las cosas que sí puedes hacer ya. También es habitual confundir lo que quieres conseguir (resultado esperado/deseado) con lo que puedes hacer. Un ejemplo de esto último: si en tu lista de tareas anotas «organizar fiesta de cumpleaños», lo que estás anotando no es algo que puedas hacer, sino algo que quieres conseguir.

Todos estos malos hábitos impiden organizar bien, ya que se juntan elementos con significados distintos en un mismo sitio. Esta mezcla es también responsable de la pérdida de claridad sobre qué podemos hacer ahora mismo y qué no y, por si todo esto no fuera suficiente, da lugar a que el sistema de organización contenga un volumen de recordatorios varias veces superior al necesario, ya que la mayoría de ellos no sirve para nada, al no poder hacerse nada actualmente al respecto.

Uno de los aportes más espectaculares de la metodología GTD^® es ofrecer una estructura efectiva e inteligente para gestionar de forma diferenciada lo que quieres conseguir y lo que puedes hacer, dejando temporalmente al margen lo que tendrás que hacer, pero que ahora mismo no puedes hacer. Me refiero a los «proyectos» y a las «siguientes acciones».

En GTD^®, un resultado que requiere más de un paso y puedes alcanzar en el plazo de un año se llama «proyecto», y se organiza junto con todos los demás resultados – sin ninguna acción de ningún tipo – en la «lista de proyectos». Por su parte, una «siguiente acción» es cualquier actividad – física y visible – que supone un avance hacia la consecución del resultado. Muy importante: si para poder llevar a cabo esa acción es necesario completar algún paso previo, entonces NO es una «siguiente acción». Las «siguientes acciones» de GTD^® se organizan en la «lista de siguientes acciones», la cual puede segmentarse – si así se desea – por «contextos».

Los resultados que quieres conseguir en un plazo superior al año pueden ser metas y objetivos, los cuales están por lo general alineados con una visión y un propósito. Todos estos elementos pertenecen a lo que se conoce como «perspectiva» y por tanto se gestionan fuera del sistema de organización de recordatorios característico de la parte de «control».

¿Significa esto que no se puede pensar en las futuras acciones de nuestros proyectos? En absoluto. Se puede y se debe hacer. De hecho, GTD^® ofrece una herramienta específica para ello: el modelo de planificación natural de proyectos. Sin embargo, toda esta información, aunque sea extremadamente útil, no es accionable, es decir, no se puede actuar sobre ella a día de hoy, por lo que no tiene sentido mezclarla con los recordatorios que ya tienen utilidad operativa.

En el próximo post escribiré sobre las semejanzas y diferencias en la forma de gestionar acciones y resultados en GTD^® y OPTIMA3^®, pero por ahora lo importante es quedarnos con algunas ideas claras:

• Organizar bien es agrupar por significado, evitando mezclar.
• Para organizar bien, antes hay que diferenciar con nitidez lo que quieres conseguir de lo que tienes que hacer para conseguirlo.
• Lo que tienes que hacer para conseguir un resultado se distribuye entre:
  • Lo que ya has hecho.
  • Lo que aún no has hecho, que a su vez se divide en:
    • Lo que ya puedes hacer.
    • Lo que todavía no puedes hacer porque tienes que completar antes algún paso previo.
• Durante gran parte del tiempo que transcurre hasta lograrse un resultado, lo normal es que, en cualquier momento dado, lo que ya puedes hacer represente un mínimo porcentaje del total. La mayoría serán cosas o ya hechas o que aún no puedes hacer.
• Para tener algo completamente controlado solo necesitas saber dos cosas y hacer una:
  • Saber cuándo se acaba (qué quieres conseguir).
  • Saber cómo puedes avanzar (qué puedes hacer).
  • Revisar ambas cosas con la frecuencia necesaria.
• Planificar algo que vas a tener que replanificar es ineficiencia. Cuanto más replanificas, más ineficiente eres. Por eso, la nueva planificación se llama revisión.

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1. Cómo puedes evitar tú el estrés laboral
2. OPTIMA3: De las «listas» a las «vistas»
3. Cómo decidir de forma efectiva qué hacer

Consultorio GTD: Gestionar el material de apoyo

Por: Jerónimo Sánchez

Desde hace unos días tenía pendiente responder una consulta de Jaime Hortas sobre un asunto que, en mi experiencia, suele resultar confuso a la hora de empezar a practicar la metodología de productividad personal de David Allen. Me explicaba Jaime lo siguiente:

Una duda que tengo al respecto de la implementación de GTD y que no encuentro claramente resuelta por ningún lado (…), y se lo he preguntado a gente conocedora pero no me he encontrado respuesta definitiva, es: ¿que se hace con los elementos (emails, o documentos físicos) que salen de la bandeja de entrada porque ya están procesados, pero que está implicado/impactado/pendiente por una acción o proyecto siguiente? ¿Dónde se almacena esto?

El problema es que ese (el sitio donde vaya) será el «cajón desastre» de todo lo «pendiente», y al final será un caos virtual o/y físico. Eso lo llamo yo el «limbo» de las cosas procesadas. Digamos que en ese momento aparece una dualidad entre el ítem en el sistema GTD que uno tenga implementado y el elemento físico/virtual real que tengas que contestar/leer/trabajar…

Como ya expliqué hace un tiempo en una de las entradas de la serie #CoreGTD al hablar del hábito de organizar lo que aclaras, al procesar un elemento de una bandeja de entrada pueden ocurrir tres cosas: 1) que no tengas que organizar nada —por ejemplo, si lo que estás aclarando no te sirve—; 2) que tengas que organizar solo el elemento extraído de la bandeja de entrada, sin ninguna acción asociada —por ejemplo, si se trata de información con la que no hay que hacer nada pero te puede resultar útil en el futuro—; o 3) que tengas que organizar un recordatorio de acción y, además, el elemento que acabas de extraer —por ejemplo, un email que requiere un trabajo previo antes de responderlo.

En terminología GTD, los elementos de la bandeja de entrada extraídos y aclarados del caso 2 —información útil para consulta futura sin acción asociada—, se organizan en lo que se llama «archivo de referencia general». Por otro lado, cualquier elemento necesario para ejecutar una o varias acciones como el descrito en el caso 3 anterior, se denomina «material de apoyo» o «de soporte» —support material en su versión en inglés. Dependiendo de si el «material de apoyo» sirve de soporte para la ejecución de una única acción o como soporte a lo largo de la vida de un proyecto, irá a parar a lo que se denomina «archivo de material de apoyo para acciones» o «archivo de material de apoyo para proyectos», respectivamente.

A la hora de implementar estos tres archivos —de referencia general, de apoyo para acciones y de apoyo para proyectos—, existen muchas opciones distintas. La manera concreta de hacerlo dependerá mucho de tus necesidades y preferencias. En cualquier caso, es casi seguro que necesitarás una versión física y otra digital para cada uno de estos archivos. Te comparto cómo lo hago yo por si te resulta util.

Para el archivo de referencia general digital utilizo una estructura de carpetas en el disco duro del ordenador agrupando los archivos por aplicación, y sincronizada en la nube. Es decir, una carpeta para cada tipo de archivo —creado/editable con la misma aplicación—, y subcarpetas para agrupar los archivos que tengan contenidos con la misma naturaleza. Por ejemplo, tengo una carpeta donde archivo todos los documentos PDF y, dentro, subcarpetas para los archivos según la naturaleza de su contenido, como facturas emitidas, contratos, etc. Esta es la implementación a la que he llegado después de muchos años probando todo tipo de clasificaciones. En esencia, lo que hice fue simplemente aplicar uno de los principios básicos de la efectividad personal al diseño de mi sistema de archivo: agrupar las cosas por significado. Con un estándar de nombrado de archivos adecuado —que te permita encontrar cualquier archivo por proyecto o tipo de contenido—, y sabiendo utilizar la función de búsqueda de tu sistema operativo, organizar el material de esta forma me parece la manera eficiente de guardar y encontrar cosas.

Para lo que no son archivos, utilizo distintos soportes digitales, como la aplicación de contactos —teléfonos, direcciones, cumpleaños, números de cuenta y otros detalles personales—, la aplicación de notas —para información capturada a mano o desde internet—, y, por supuesto, la aplicación de correo electrónico.

Para los emails, en mi caso la cosa es aún más sencilla. Tengo una carpeta única denominada «Archivo» donde guardo todos los emails que quiero conservar y que no requieren acción, o cuya acción ya está completada. Utilizando la función de búsqueda de mi cliente de correo electrónico encuentro rápidamente lo que necesito el 99% de las veces. No tener que crear y mantener un sistema complejo de carpetas y subcarpetas compensa con creces el tiempo que pueda llegar a tardar en encontrar el otro 1% de emails.

Mi archivo de referencia general físico es bastante simple, compuesto de un archivador con carpetas colgantes donde solo guardo aquellos materiales que es necesario conservar en papel por razones legales, o porque su uso es principalmente físico —pasaportes, cartillas del veterinario, contratos, etc. Muchos de los documentos físicos también los tengo digitalizados, principalmente por disponer de una copia de seguridad por si ocurriera alguna contingencia. En cualquier caso, lo organizo siguiendo las recomendaciones de David Allen en su libro: un sistema sencillo, con una carpeta por tema, ordenadas alfabéticamente. Así, tengo una carpetas etiquetadas como «Bancos», «Casa», «Coche» o «Mascotas», por citar solo algunos ejemplos, y procuro no subclasificar. En mi experiencia, el tiempo necesario para crear y mantener un sistema complejo de clasificación es siempre mayor que simplemente buscar entre varios documentos de una o dos carpetas.

El material de apoyo digital lo guardo junto con el material de referencia general, y lo busco utilizando la herramienta de búsqueda de archivos de mi sistema operativo cuando llega el caso. En cuanto al email, hace tiempo escribí cómo organizar el email de manera efectiva, también como parte de la serie #CoreGTD. De las dos técnicas descritas, yo aplico la segunda: utilizo el email como información. En concreto, enlazo el email desde el recordatorio de acción de mi sistema GTD y luego lo archivo en la carpeta «Archivo» como cualquier otro email —no utilizo las carpetas de email «Soporte para acciones» y «Soporte para proyectos» que describe David Allen. Cuando llega el momento, simplemente abro el email desde el recordatorio de acción haciendo clic en el enlace, y listo.

Por último, para el material de apoyo físico utilizo un conjunto de carpetas siempre al alcance de mi mano. En concreto, tengo una carpeta para el material a «Escanear y archivar» —por ejemplo, para tickets de gastos ya registrados, documentos que quiero respaldar digitalmente, etc.—, otra para «Apoyo de acciones individuales», otra de «Salida» para las cosas que necesito para algún recado, y varias —una por proyecto— para aquellos proyectos que tienen mucho material de apoyo. Si solo tengo uno o dos papeles para un proyecto, lo guardo en la carpeta de «Apoyo para acciones» en lugar de crear una carpeta de proyecto.

Como te comentaba, esta es mi implementación, pero no tiene que ser necesariamente la tuya. Experimenta y haz los ajustes que sean necesarios. Aplicar los principios de la productividad personal con criterio para hacer tu sistema más efectivo es un síntoma de madurez como practicante de GTD. Nada más ten cuidado de no «jugar» demasiado con tu sistema como excusa para dejar de hacer… ¡sé de lo que hablo! ;)

Rompiendo récords y reflexionando sobre un futuro lleno de cambios en el Reporting Backstage 84 – Abril 2017

Por: Franck Scipion

Ha llegado el informe de actividad y resultados para el mes de abril de 2017.

Vamos a repasar juntos los datos del cuadro de mando del blog y las lecciones aprendidas durante este mes.

Contenidos

Se han publicado 8 artículos en este último periodo:

1. ¿Es posible facturar 6.500€ en un mes con un micronicho de programación? El caso de éxito de programación Siemens.
2. ¿Cómo saber si merece la pena posicionarte en un sector y hacerte un hueco en él?
3. Las 4 páginas que necesitas para construir un funnel de ventas que vende todos los días (sin tener que escribir cientos de posts).
4. Cómo gestionar picos de trabajo muy grandes, mejorar tu productividad y superar el síndrome del burnout.
5. Por qué estás perdiendo dinero con tu negocio online al no usar embudos de ventas con vídeos.
6. Cómo gestionar las tensiones internas en la familia y mantener tu felicidad en niveles altísimos al mismo tiempo que gestionas tu negocio online.
7. Semana negra, un caballo de Troya y el lanzamiento de Autoridad Ascendente en el Reporting Backstage 83 – Marzo 2017.
8. ¿Qué alternativas existen para posicionarse como experto en mi sector sin tener que escribir todas las semanas en un blog?

Si quieres mejorar la conversión de tus funnels de venta, no dejes de echar un vistazo al post que escribió Pepe Romera sobre cómo usar los vídeos en tus embudos (habla del amigo Jeff Walker).

Cuenta de resultados

Gastos

Los gastos del mes suman un total de 15.585€. Total acumulado de gastos de 787.742€ desde el inicio del proyecto.

Ingresos

Los ingresos del mes suman 81.495,37€. Total acumulado de ingresos de 1.321.202€ desde el inicio del proyecto.

Resultado

El resultado de explotación de este mes es de 65.910€, por un total de 533.459€ a lo largo del proyecto.

Todo lo que ha pasado en abril

Rompiendo límites con el lanzamiento de Autoridad Ascendente

Había prometido darte estos datos en el Reporting Backstage de marzo y aquí los tienes. Estos son los datos finales de la 4ª edición de Autoridad Ascendente:

• Ingresos: 141.817€ (entre los pagos únicos y pagos a plazos).
• Alumnos: 94 alumnos.
• Devoluciones: 8 devoluciones (8.5%).

Y esto quiere decir que, después de todo lo que sufrimos en marzo y de todos los problemas que tuvimos afrontar y solucionar sobre la marcha…

Este lanzamiento ha sido el mejor de la historia de Lifestyle al Cuadrado.

El esfuerzo ha merecido la pena y hemos roto la barrera de facturar los 100.000€ en un lanzamiento.

Seguimos teniendo por delante el reto de gestionar mejor estos lanzamientos para que el desgaste que vivimos no sea tan brutal, pero los resultados no están nada mal.

Pero aún hay más datos interesantes sobre Autoridad Ascendente.

De los 141.817€ que se han facturado, la situación es la siguiente:

• Se han ingresado 64.905,00€ en pagos únicos (1.997€).
• La financiación a 12 plazos supone que durante este y los próximos meses se ingresarán 76.921€ (12 pagos de 197€).

Puede parecer un riesgo que un 54% de los ingresos estén financiados, porque conlleva que cualquiera deje de pagar.

Pero este sistema de financiación a plazos ya lo probamos con Visibilidad Ascendente y hasta la fecha solo ha habido un par de abandonos en el pago. El resto pagan como es debido y sin problemas.

Con Autoridad Ascendente hemos terminado de comprobar que la financiación funciona. Si no fuera así, no la habrían utilizado más de la mitad de los alumnos.

Otra cuestión relevante es el número de alumnos, ¡casi 100!

Todos tienen a su tutor y, ante la llegada de tantos alumnos, hemos añadido alguna nueva cara conocida al grupo de tutores.

A la cabeza del equipo está Borja Navarro y después tenemos a Ana Vico, Antonio Ortega, Elsa López y Nuria González.

Si tu objetivo es montar un programa formativo intenso, la calidad del soporte que ofrezcas tiene que ser excepcional.

Ten previsto esto siempre si no quieres que tus niveles de calidad en la atención caigan por los suelos o tengas que emplear el 99% de tu tiempo disponible para atender a tus alumnos.

Adentrándonos en el funnel de Extreme Blogging

Si hay una conclusión que podemos extraer de los resultados de Autoridad Ascendente es que ya dominamos las lanzamientos a lo Jeff Walker con su “Product Launch Formula”.

Pero esto no obvia una realidad peligrosa: mis 2 programas formativos estrellas son temporales. Cada uno se lanza una vez al año. Y eso significa que te lo juegas todo a 2 cartas.

Por eso me parece importante trabajar en un sistema evergreen que me pueda reportar ingresos de forma regular. Y eso es en lo que he estado trabajando este mes: el funnel invisible de Extreme Blogging.

Extreme Blogging fue el producto estrella del año 2016 y quería experimentar con él para crear un embudo automatizado de venta.

Los materiales del workshop se han mejorado y yo he trabajado en rediseñar por completo los mensajes de venta del webinar para probar este funnel.

Porque ten clara una idea: si no tienes un webinar en vivo que no convierta más de un 5-10% es que todavía no estás listo para automatizar nada.

Ya me habrás oído decir que creo que existe una burbuja sobre todo lo que se refiere a la automatización, pero eso no quiere que piense que sea mala. Lo que veo absurdo es que intentes automatizar cuando acabas de empezar con tu blog.

Cada negocio tiene su momento idóneo.

Pero si todavía no has conseguido vender 100 unidades de tu infoproducto es que tus mensajes de venta están muy verdes. Aprende primero a vender con afiliados o con audiencias más frías. Y con eso claro, empieza a probar con un embudo de venta.

Y solo con uno.

Uno de los grandes errores que cometimos en el 2016 fue poner en marcha 4 embudos al mismo tiempo.

Empieza con un funnel y ve mejorando la conversión de cada fase de tu embudo. Solo cuando lo tengas optimizado es cuando deberías plantearte crear otro.

Meditando sobre Lifestyle al Cuadrado al lado del mar

En la última semana de abril me fui de vacaciones con la familia a una cabañita de madera cerca del mar. Aprovechando que las mellizas estaban de vacaciones, programamos un viaje de relax y desconexión para recargar las pilas.

El lanzamiento de Autoridad Ascendente fue brutal y era necesario descansar para dejar que la creatividad volviese.

No obstante, aunque esté desconectado del trabajo, esto no significa que no piense acerca del negocio y de todo lo que ocurre en él.

Además de dejarnos a todos agotados, Autoridad Ascendente volvió a dejar al aire uno de los grandes males de mi negocio… la mala gestión.

Lifestyle al Cuadrado no deja de ser una microempresa y todas ellas por definición suelen ser un caos. La falta de sistematización en los procesos hace que cualquier acción se pueda complicar hasta extremos sorprendentes.

Ya nos planteamos en su día trabajar sobre la creación de procesos, pero la realidad es que a fecha de hoy no hemos conseguido avanzar. Y ahora este tema es nuestra necesidad nº1. Necesitamos estandarizar todos los procesos para que la gestión no sea tan caótica.

Y esto me lleva a otro reality check: en estos primeros meses no he conseguido alcanzar mi objetivo de desarrollar lifestyle en mi proyecto.

Pero no es el no haberlo conseguido lo que me preocupa, sino el que tengo la impresión de que tengo que cambiar el modelo para que el proyecto pueda seguir creciendo.

Hemos llegado a un tope con el modelo del freelance de éxito.

Por eso he empezado a trabajar en soluciones más largas y duraderas. Y eso pasa por tener menos personas en el equipo, pero tenerlas a tiempo completo. Así eliminamos el agobio del trabajo externo y garantizamos la calidad de vida de los colaboradores.

Hay una frase que leí el otro día en una newsletter de Ramit Sethi (I Will Teach You To Be Rich), que me encantó:

“Lo que has hecho para llegar hasta aquí no te llevará a donde quieras llegar después”.

Las habilidades que tienes que desarrollar al principio no son iguales a las que debes tener cuando tienes un negocio de 100.000€.  Hay que evolucionar y seguir aprendiendo siempre.

Reinventarse siempre.

Otro de los grandes problemas con los que chocamos una y otra vez es con el trabajo en remoto. Cada vez me asaltan más dudas sobre este tema.

Veo que muchísimas de las gestiones que tenemos que hacer se complican en exceso por no estar todos juntos. Por lo que si hiciese falta más adelante, a lo mejor me planteo abrir una oficina de ensueño desde donde todos trabajemos juntos.

Mi apuesta a corto plazo es gente full time en remoto, pero si más adelante tengo que trabajar en un local, lo haré sin dudar.

Lo peor de abril

Mi equipo solo me da un aprobado (y “raspado”)

A finales del lanzamiento de Autoridad Ascendente mandé una encuesta al equipo para ver su grado de satisfacción al trabajar en Lifestyle al Cuadrado. Los resultados son claros:

• Una nota muy mala de mi equipo más próximo.
• Una nota buena de los colaboradores que vienen poco y tienen funciones más puntuales.

Tengo que reconocer que me lo esperaba, pero no deja de ser un palo. Aunque hay que afrontar la realidad.

Y la realidad es que no hay lifestyle en mi equipo más cercano.

No solo eso, sino que en las reuniones que ya he tenido con algunos, veo que el equipo ha perdido la fe en que el proyecto se pueda gestionar mejor. Están decepcionados por la forma en que se está llevando todo y cómo eso impacta en sus propios proyectos.

Pero la realidad es que yo también he perdido la fe en el modelo actual. Es lo que te explicaba más arriba, el modelo con freelance de éxito ha llegado a su tope.

Hemos montado algo muy gordo 5 personas a tiempo parcial, pero a costa de un desgaste tremendo. Hasta el punto de que genera la sensación de que no compensa.

Esto nos lleva a que lo más probable es que de aquí a cuando se organice el meeting presencial que hacemos todos los años, gran parte de mi equipo actual ya no estará conmigo.

Solo puedo agradecerles su contribución y desearles mucha suerte.

Lo mejor de abril

Venciendo en mi lucha contra el reloj

Ya sabes que para este año me he planteado como objetivo el trabajar solo 25 horas a la semana. Pues bien, este mes he conseguido pegarle un nuevo recorte al horario y he trabajado de media 5 horas 18 minutos al día.

Eso significa que solo me tengo que quitar 18 minutos.

Se trata de un dato muy esperanzador y en el que también es importante el que no se hayan dado grandes picos de trabajo.

Las 2 primeras semanas siguieron la línea del mes anterior, mientras que las otras 2 fueron muy light. Pero también hay que ver si es algo temporal o consigo que se mantenga en el tiempo.

El único “pero” que puedo poner es que todavía trabajo alguna hora en los fines de semana. Cuando eres un knowmada digital trabajas con mayor flexibilidad y si tienes que trabajar un domingo tampoco pasa nada.

¿Y en qué he repartido mis horas?

Pues al igual que en marzo, ha habido una actividad caníbal: Extreme Blogging. El preparar los materiales del nuevo webinar y trabajar sobre el embudo de venta que estamos preparando me ha llevado 48 horas, el 51% de mi tiempo.

El 2º bloque más grande de horas es para Autoridad Ascendente, un 23%. Aquí tengo reuniones con los tutores para ver cómo se pueden mejorar los materiales, los webinars que doy a los alumnos y ver de forma general cómo mejorar cada aspecto del programa.

El siguiente bloque de tareas que me lleva más tiempo es el podcast con un 14%.

Este punto creo que es bastante consistente ya que veo difícil reducir el tiempo que me lleva la creación de los materiales del podcast. Y ya en 4º lugar están las tareas administrativas y los meetings que realizo con el equipo.

¿Qué ocurrirá en mayo?

Como has podido ver estamos en la antesala de muchos cambios dentro de Lifestyle al Cuadrado.

La estructura del negocio y el propio equipo están en plena transformación… y eso hace que se avecinen meses intensos en los que se van a dar muchos cambios.

Y tú, ¿que estás haciendo en mayo y qué opinas de este cambio de modelo freelance a modelo full time?

Fotografía: Businessman on the finishing line in competition concept (Shutterstock).

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3 Herramientas de marketing digital que no conocías

Por: Carlos Carbellido Monzó

El trabajo de un profesional del marketing digital no se entiende sin sus herramientas. Como si de un fontanero se tratase, necesita para desarrollar sus tareas distintas herramientas que le ayudan a, entre otras tareas, optimizar su trabajo, a analizar el SEO de una web o realizar promociones entre los seguidores de una marca. De 3 de ellas vamos a hablar a continuación:

BlogsterApp, Xovi Suite y Easpromos: herramientas de marketing digital.

BlogsterApp. La herramienta de contenidos para blogs que te ahorrará mucho tiempo

Posiblemente no has oído hablar antes de esta herramienta de marketing digital, pero te aseguro que supondrá un antes y un después en tus tareas como community manager.

Como bien sabes, planificar los contenidos que has de difundir en las redes sociales de tus clientes o de tu blog requiere mucho tiempo, horas pensando en titulares atractivos y programando los posts para que se publiquen en las distintas redes sociales en el momento preciso. Pero esto se acabó.

Gracias a BlogsterApp podrás sincronizar los contenidos de tu blog para que, de forma aleatoria, se vayan publicando los distintos artículos en tus redes sociales: Twitter, Facebook, LinkedIn o Pinterest. Además, podrás definir hasta 5 titulares y luego comprobar cuál de todos generar mayor interacción. También puedes añadir noticias de otros para así resultar más interesante a tus seguidores.

Pruébalo ahora de forma totalmente gratuita, sin introducir datos bancarios y sin compromiso de permanencia. Verás al poco tiempo cómo aumenta de forma espectacular las visitas a tu blog y te convertirás en un blogger de éxito. Regístrate en www.blogsterapp.com.

Xovi Suite. La herramienta SEO más completa.

Seguro que has oído hablar de otras herramientas SEO como Semrush, Ahrefs o Majestic SEO pero no de Xovi Suite. Pues bien, no te preocupes, te voy a explicar algunas de las características de una de las herramientas SEO más completas, de origen alemán pero en español, con la cuál te resultará muy fácil trabajar tus proyectos SEO. ¿Por qué? Por todo lo que te permite saber del SEO on page y off page de tu proyecto, concretándose en los siguientes puntos:

• Realizar una auditoria de keywords o palabras claves. Podrás saber cuáles son los términos de tu sector con más volumen de búsqueda y con qué términos se están posicionando tus competidores.
• Monitorización de palabras claves. Podrás saber a diario cómo evolucionan los términos con los que estás posicionando tu web y medir la evolución a largo plazo.
• SEO on page. Te indica todas las mejoras que debes aplicar en tu proyecto web para mejorar el SEO on page: servidor, contenido, optimización de textos, tiempo de carga, etc. Haz la prueba. Implementa las mejoras que Xovi te indica y comprobarás al poco tiempo cómo la posición de tus palabras claves ha mejorado.
• LinkBuilding. Con esta herramienta podrás saber la calidad de los enlaces entrantes a tu web y en qué páginas se encuentran los links que apuntan a las páginas de tu competencia.
• Además, si estás realizando campañas SEM, también podrás analizarlas para mejorar sus resultados.

Esto es sólo una pequeña muestra de todo lo que te ofrece esta herramienta SEO. Si quieres saber más acerca de esta herramienta, te invito a que la pruebes. Su web es www.xovi.com. Dispones de 14 días de prueba gratis.

Easypromos. La herramienta impresindible para hacer sorteos y promociones.

No voy a extenderme mucho hablando de Easypromos, la aplicación que te permite hacer todo tipo de promociones y sorteos en Facebook, Twitter, Instagram y Youtube.

De ella ya hablé en anteriores artículos. En concreto, en el post “Sorteos en Instagram: cómo hacer concursos y que sean un éxito”, expliqué distintos tipos de sorteos que se pueden hacer en Instagram, cómo elegir al ganador en un sorteo y algunas claves para que el sorteo sea un éxito.

Además de ello, en el artículo “Cómo hacer promociones y sorteos en Facebook con total garantía” expliqué cómo hacer sorteos en el muro de Facebook paso a paso o en Twitter, entre quienes siguen la cuenta o hacen RT a un tweet.

Existen otras herramientas para hacer sorteos, por ejemplo, Cool Tabs, pero en base a mi experiencia, ésta es de las más completas. Si aún no la conoces, te invito a que te registre ahora en www.easypromos.com y haz tu primer sorteo de forma totalmente gratuita.

Espero que te resulten útiles estas 3 herramientas de marketing digital. Si quieres conocer más, en el artículo “El gran post de un community manager”, explico otras 12 herramientas imprescindibles para el día a día de un profesional del marketing digital. Si conoces alguna más que no está incluida, es tu momento de hablar de ella.

#TuGTDenMarxa Transformar. Definir y preparar la acción

Por: David Torné

Transformar es algo más que procesar, es dedicar atención y tiempo en exclusiva para convertir cualquier elemento de la bandeja de entrada en actividad que podamos realizar.

No se trata sólo de redactar la acción y etiquetarla con contexto, energía y tiempo. Es todo un proceso para crear una acción o secuencia de acciones preparadas para ser ejecutadas sin reflexión ni dilación previa.

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Transformar es dejar la actividad en el sistema de listas preparada para ser realizada
Clic para tuitear

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Cualquier acción en las listas se debate entre la ejecución y la procrastinación. Con las pautas dadas a continuación las alejaremos de la procrastinación dejándola lo más cerca posible de su resolución.

Redactado intensivo

Procesar cualquier elemento de la bandeja de entrada para depositarlo en una lista con un redactado descriptivo no invita por sí mismo a su resolución. Una redacción exhaustiva y clara, dejando el que, cuando, como y hasta el para que la hace mucho más atractiva:

Realizar la revisión mensual de mis proyectos

Realizar la revisión de mis proyectos personales aplicando la lista de control para 
su revisión mensual | Sábado a las 18:30

Jugando con el comportamiento humano

Nos esmeramos en la redacción para mejorar el atractivo de la acción dentro de la lista donde acabe ubicada. Queremos que nos apetezca realizarla o al menos que no invite a ser demorada.

Una redacción completa que no dé pie a pensar que tienes que hacer facilita el paso que hay entre su elección y su ejecución. Si el redactado invita a pensar, la posibilidad de demorarlo crece.

Lo mismo ocurre con el nombre del proyecto. Concreción y tiempo verbal adecuado. Lo redactaremos como si ya lo hubiéramos realizado:

He realizado la revisión mensual de mis proyectos.

El coche ha pasado la revisión de los 10.000 km

Actividad accionable

Trabaja sólo en acciones. Son concretas y describen una actividad física concreta que puedes empezar y terminar de una sola vez.

Las tareas son un paquete cerrado en el que no sabes que te encontrarás al abrirlo. Agrupan diversas actividades en una sola anotación, generando la necesidad de volver a pensar que tienes que hacer cada vez que vuelves a leerla, facilitando su demora y la aparición de elementos inacabados en tus listas.

Trabaja sólo con acciones y proyectos GTD. Es un proyecto? Pues divídelo en acciones básicas.

Realizar la revisión mensual de mis proyectos personales:

Archivar / eliminar el material de apoyo en digital de mis proyectos

Archivar / eliminar el material de soporte en papel de mis proyectos

Cerrar las carpetas de proyectos finalizados en las app Evernote y Facilethings

Redactar metas cuantificables y alcanzables en el próximo mes que estén relacionadas 
con mis objetivos.

Redactar una acción a realizar por cada una de las metas

Enviar a la bandeja de entrada de Facilethings las acciones redactadas

No definimos la actividad en acciones y proyectos

Para mí es prioritario entender y aplicar la pauta de deshacer las tareas en acciones. Una acción se puede realizar (empezar y terminar) de forma más sencilla que una tarea.

La podemos ubicar en un momento del día sin sentir el peso del resto proyectos, teniendo claro donde empieza y cuando acaba, la carga de tiempo que conlleva … No sentimos el rechazo que genera la imprecisión de la tarea.

Tenemos la tendencia a aplicar de forma parcial esta pauta. No entendemos la necesidad de atomizar todo en acciones y acabamos haciéndolo sólo para los proyectos más importantes.

Definir la imprescindible

Defino sólo la actividad necesaria para poner en marcha el proyecto. A menudo me viene a la cabeza una parte de la actividad que tienes que realizar para obtener un resultado:

Llevar el coche al taller

La actividad es simple y rutinaria. Pero implica más de lo que parece. Es necesario que me pare a definir todo en el momento de procesar? No. Creo el proyecto con la descripción:

El coche ha pasado la revisión de mantenimiento, y defino la primera acción a realizar:

Llamar a mi taller habitual para preguntar qué día y a qué hora llevarlo para pasar la 
revisión.

… y paso al siguiente elemento de la bandeja de entrada a procesar. Una vez realizada enviaré a la bandeja de entrada la próxima acción o si me descuido lo haré al llevar a cabo la revisión diaria. Así el proyecto nunca queda sin acciones, ni se detiene.

Etiquetar mis acciones

Preparar el filtrado de las acciones, sobre todo las de tu lista de próximas acciones, para ayudarte a elegir la siguiente actividad a realizar cuando sea necesario.

Asigna para cada acción que salga de la bandeja de entrada:

• Contexto: Una herramienta, una ubicación o una persona necesaria para realizar la acción. #ordinador #internet, @jordi, @joan …
• Tiempo. ¿Cuándo tardarás en hacerlo? Asigna medidas de tiempo predeterminados 5min, 15min, 30min .. 1h
• Energía. El nivel de capacidad que necesitas para resolver una acción. Alta por las más difíciles, Baja los detalles y normales o sin etiqueta para el resto.

Cuando lleguemos a la capsula destinada a Hacer hablaremos de cómo utilizar contexto y etiquetas para elegir que es lo siguiente que hacer.

Dividir en acciones, redactar, etiquetar. ¿Debes implantarlo todo a la vez? Si, hazlo. Es un salto cualitativo. Se trata de dejar preparada tu actividad para resolverla. Trabaja allí durante 2 semanas dedicándole atención plena, seguro que notas como cambia tu actividad :)

¿Alguna pregunta? Déjamela en la sección de comentarios