¿Cómo no descuidar lo importante? ¿Cómo centrarte en lo que deberías hacer cuando no paran de llegar cosas? ¿Cómo conseguir avanzar si la mayoría de cosas te frenan? Te propongo cuatro acciones para no perderte cuando tienes mucho que hacer. ¿Los vemos?
1Identifica y ASEGURA el “corazón” del día
Si no lo has hecho ya el día anterior, hazlo cuanto antes. ¿Cuál es el “corazón” del día? Las tareas y actividades clave que necesitas terminar para avanzar de verdad. Sin ese Rumbo claro, es facilísimo perderse y luego no encontrar el camino. Tres puntos clave aquí:
- Céntrate en esas cosas cuanto antes. A primerísima hora, antes del resto de cosas (Correo, chequeos, etc).
- Si no puedes a primera hora (porque te han atrapado con una urgencia, o tienes una reunión), revisa tu agenda y localiza otro bloque del día donde podrás hacerlo en condiciones.
- Si tu día está muy fragmentado (con reuniones, llamadas, visitas…), divide esas tareas en trozos que puedas ir encajando en los huecos que tengas.
2Pregúntate: ¿Cuál es la mejor tarea para AHORA?
Si tienes mucho que hacer, es fácil que vayas siguiendo tu lista de tareas de forma lineal. Es decir, haces las tareas en la secuencia que aparecen ahí. Eso puede ser una mala idea, puesto que podrías elegir hacer algo correcto pero en momento incorrecto. Analiza tu lista y pregútante: «para ESTE momento, según el tiempo que tengo, mis ganas y capacidad de atención, ¿qué me interesa hacer?».
El Rumbo y la Ruta son esenciales. Porque si no sabes a dónde vas, da igual el camino que tomes. Y si no sabes lo que quieres, da igual lo que hagas.
3«¿Esto que me piden es “para ya” o “para YA”?»
Uno de los puntos débiles de mucha gente es malinterpretar peticiones que llegan ahora, como cosas que tengo que hacer ya. Es una de las principales razones por las que te pierdes. Casi siempre que llegan cosas así, las perjudicadas son las tareas importantes, las que ya habías empezado, o las que tenías que entregar hoy. No te dejes llevar por el «necesito que me hagas esto». Aun cuando sea para “ya”, verás que la gran mayoría pueden esperar a que remates lo que estabas haciendo. Es la diferencia entre arrastrar cosas a medias o ir avanzando de verdad.
4Reduce o retrasa (conscientemente) temas menores
Cuando tienes mucho que hacer te puede interesar reducir o incluso retrasar cosas para otro día. Para hacer sitio a lo importante, a lo que más resultados te da, a lo que te da satisfacción y te permite dar en la diana. Yo siempre tengo una excusa para hacerle sitio a lo importante. No me importa procrastinar lo pequeño, las cosas que no me van a hacer llegar lejos. Ya las haré, no me preocupo, pero hoy me centro en no perderme y concentrarme donde quería.
Actividad vs. Productividad. Hacer un millón de cosas pero descuidar lo importante. Moverte sin parar pero sin un Rumbo claro. Trabajar un montón pero sin dirección…
¿Te sueles perder cuando tienes mucho que hacer? ¿Cuál es tu estrategia en días así?
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