GTD y la productividad personal (I)

Por: alex952

¿Vuestra vida es un caos? ¿Tenéis la cabeza llena de cosas por hacer y no sabéis ni por donde empezar? David Allen puede tener la solución con su sistema de organización personal GTD.

GTD se basa en el concepto de vaciar nuestra mente de tareas y recordatorios para poder concentrarnos de una manera más productiva en lo que estamos haciendo en esos momentos o en lo que realmente tenemos que empezar a hacer. Pero eso no significa que nos olvidemos de lo que tenemos que hacer. El objetivo está en tener un sitio en el cual almacenar nuestras cosas por hacer de una manera fiable, ya sea en una libreta o en soporte digital.

GTD es un sistema que en sí no es complicado, lo complicado radica en crear el hábito que requiere su flujo repetitivo. El sistema implica reaprender a elegir nuestras tareas y objetivos enfocando nuestro esfuerzo en las tareas importantes por encima de las urgentes. Para ello David creó un sistema de captura y procesamiento de tareas al que llamó GTD.

El sistema GTD se basa principalmente en cinco fases que nos ayudan a procesar dichas tareas.

Captura o recopilación

En esta fase se trata de amontonar las tareas y documentos que recibamos de cualquier sitio para después procesarlo todo. A este sitio se le suele llamar bandeja (aunque no tiene porque ser física) y debe contener todo lo que vaya surgiendo en nuestra cabeza o todo lo que nos llegue desde cualquier fuente (correo, familiares, jefe, etc..). No debemos ni pensar en lo que significa, se trata de tenerlo en nuestra mente el mínimo tiempo posible para poder continuar con lo que estamos haciendo en esos momentos.

Normalmente se aconseja tener una bandeja en cada sitio donde nos puedan llegar tareas, trabajo y casa normalmente, pero como un servidor no tiene trabajo pues con una bandeja virtual me apaño. Si trabajas mucho usando el correo electrónico puedes ver tu correo como una bandeja más que seguirá el mismo proceso que las demás. Cabe decir que David Allen no impone ningún tipo de herramienta ni de sistema para poner en práctica GTD, es nuestra decisión (y existen muchos servicios) para poder ejercerlo.

Procesamiento

¿Qué hacemos con esas bandejas llenas de tareas y documentos? Procesarlas. Según lo importantes o la cantidad de flujo de entrada de las bandejas, estas tienen que ser vaciadas en un tiempo que debemos de decidir; normalmente de una a dos veces al día es la medida normal. En esta fase se trata de vaciar por completo la bandeja que estemos procesando, pasando por los elementos que están en ella uno por uno haciéndonos una serie de preguntas para poder clasificarlos de manera correcta. Lo conveniente es fijar un momento del día en el que podamos realizar la fase por completo, porque dejar una bandeja a mitad de procesado está totalmente desaconsejado.

Como hemos dicho, por cada tarea debemos hacernos una serie de preguntas para poder clasificarla:

• ¿La actividad no requiere ninguna acción o puedo borrarla? Si la respuesta es que sí, adelante con ello, no la queremos en nuestra cabeza ni en nuestro sistema, debemos eliminarla y olvidarnos de ella.


• ¿Se trata de información de referencia? Si no se trata de una tarea, sino que es información que será útil en un futuro, debemos archivarlo como material de referencia, a menudo etiquetándolo para poder encontrarlo fácilmente.


• ¿Se puede hacer en dos minutos o menos? La regla de los dos minutos nos dice que si estamos procesando una tarea que hacerla no nos llevará más de dos minutos es más productivo hacerla inmediatamente que meterla en nuestro sistema. De esta manera además podremos avanzar más rápidamente y ver resultados más inmediatos.


• ¿Puede ser delegada en alguien? Si podemos delegar la tarea en alguien para poder liberarnos un poco debemos hacerlo. En ese mismo instante debemos avisar a la persona que deberá hacer esta tarea y agregar un recordatorio que nos indique que esperamos el resultado de la misma en una lista de tareas que David llama En espera. Puede ser buena idea almacenar lo que esperamos de dicha tarea, a quién se la estamos delegando y cuando lo hicimos para futuras referencias.

Si hemos conseguido pasar todas estas preguntas respondiendo en todas un rotundo no la tarea requiere de una atención por nuestra parte y debe de ser clasificada para hacerla lo antes posible. En este caso tenemos que hacernos una pregunta también.

¿Se trata de una tarea que requiere sólo una acción o es una tarea más compleja?

David Allen distigue entre acciones simples y proyectos, que no son más que tareas que requieren más de una acción física. Ambos conceptos son distinto y su gestión por lo tanto también lo es.

Si se trata de una tarea simple, o acción próxima siguiendo el término acuñado por David, debemos de contextualizarlo y añadirle algunos atributos antes de meterlos en nuestra lista de próximas acciones. El contexto de una acción es muy importante para filtrar las acciones y poder elegir correctamente sin tener que pensar demasiado. Con esto queremos decir que no siempre podremos hacer una tarea, sino que dependerá principalmente de si tenemos a mano lo que necesitamos para hacerla o de si estamos en el sitio indicado (no podemos sacar la basura de casa cuando estamos en la oficina, por ejemplo). Yo personalmente no uso mucho el concepto de contextos debido a que todo lo hago en el mismo sitio, pero no descarto que en un futuro no muy lejano me sea de utilidad. El tema es que mantengamos listas de tareas por contexto para poder fijarnos rápidamente en las tareas que podemos hacer viendo en dónde estamos en ese momento.

A continuación debemos asignarle a la tarea algo que para mi es bastante importante y que son la duración estimada de la tarea y la energía necesaria para completarla. Normalmente no tenemos todo el tiempo que desamos para hacer las cosas que tenemos que hacer, ni la energía suficiente (ojo, no confundir energía con pocas ganas de hacer las cosas). Por ello una clasificación de tareas por energía necesaria (con tres niveles, bajo, medio y alto, bastan) y por tiempo necesario puede ser un buen filtro para elegir qué tarea debemos hacer a continuación.

Resumiendo

Me parece que os seguiré hablando de GTD en otro post porque sino se me va a hacer la cosa bastante larga, pero resumiendo: las tareas deben de pasar por nuestra cabeza el mínimo tiempo posible y sólo debemos tener en nuestro sistema de tareas si realmente necesitan estar ahí.

Un saludo y feliz GTD