∞ GTD en un equipo

Por: Jeroen Sangers

Getting Things Done es un método de productividad personal. No existe GTD para equipos de trabajo, pero sabemos que un equipo es la suma de sus componentes. ¿Qué pasaría si todos los miembros del grupo trabajan según GTD? Vinay Patankar nos explica los beneficios de este caso.

no es tan fácil imaginar a un grupo de personas trabajando juntos como un equipo y usando los principios de GTD en su vida cotidiana, especialmente si tenemos en cuenta la complejidad de cada personalidad y el estilo de vida de cada individuo.

∞ Lea el artículo en El Canasto

evernote

Por:

Evernote para Windows tiene hoy dos mejoras importantes. La primera es que ahora puedes realizar anotaciones en imágenes dentro de tus notas. La segunda es que comprobarás que la sincronización es mucho más rápida. Echemos un vistazo a ambas.

Descárgate Evernote para escritorio de Windows

Anotación de imágenes

Si eres como muchos usuarios de Evernote, tendrás un montón de imágenes en tu cuenta. Es posible que hayas capturado una página web, hecho una foto usando Evernote con tu teléfono o simplemente arrastrado una desde tu escritorio. Ahora, puedes hacer que estas imágenes sean más útiles.

Pasa el ratón sobre una imagen y verás que aparece un botón de Anotación en la esquina superior derecha. Haz clic en él para abrir la herramienta de anotación. Desde aquí puedes señalar cualquier cosa con las flechas y sellos, añadir texto y formas o recortar y cambiar el tamaño. Cierra la ventana y tu nota se actualizará con la imagen anotada.

Nos encanta esta función para cualquier cosa, desde identificar un elemento clave de una visualización de datos hasta diseñar tu jardín. Pruébalo.

Sincronización rápida

Si tienes una cuenta de Evernote considerable o eres un usuario de Evernote Business, entonces notarás una mejora importante en el rendimiento de la sincronización. De hecho, en algunos casos, la sincronización es tan rápida que no la notarás en absoluto.

Y mucho más

Además, hemos mejorado la estabilidad, hecho que Evernote sea mejor para los nuevos usuarios y mucho más.

∞ ¡Las palabras que utilizas importan!

Por: Jeroen Sangers

Un tema central en la productividad personal es pensar antes de actuar: definir cuando antes posible exactamente qué hay que hacer. Cuando decides cuál es la tarea a hacer, las palabras que utilizas son muy importantes. A veces una tarea queda durante semanas en tu lista de acciones, simplemente porque su descripción no es lo suficiente clara. José Miguel Bolivar habla de este lenguaje nebuloso:

Definir nuestro trabajo requiere un esfuerzo intelectual que produce pereza. Por ese motivo eludimos hacerlo de forma habitual y preferimos referirnos a él empleando lo que yo llamo ‘lenguaje nebuloso’. Algunos ejemplos de este ‘lenguaje nebuloso’ serían “ver con Pepe lo del informe” o “llamar al taller”. Este tipo de lenguaje no define la tarea y por tanto no incita a completarla. ¿Qué significa “ver con Pepe”? ¿Validar unos datos? ¿Completar un análisis? ¿Decidir cómo responder ante una situación?

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7 grandes ejemplos de cómo usar el email y convertirlo en un espectacular aliado para tu negocio

Por: Javier García Barros

Imagina la herramienta perfecta para tu proyecto. ¿Cómo te gustaría que fuese? ¿Qué le pedirías?

Apuesto a que algo básico es que te ayude a vender, que sea un gran comercial.

También es fundamental que te permita comunicarte con tus antiguos y nuevos clientes de manera “íntima y personal”.

Otro aspecto importante es que sea fácil de usar para todos aquellos que no gustan de la tecnología.

Y, por supuesto, que la mayoría de las personas que componen tu mercado sepan utilizarla.

Pues deja de soñar, de buscar y de perder el tiempo probando la última red social.

La herramienta (casi) ideal y (casi) perfecta ya existe desde hace muchos años y se llama… email.

A continuación te voy a contar algunas de las estupendas maneras de cómo usar el email para que se convierta en el ‘mejor ayudante’ para tu negocio.

Cómo usar el email

Enviar newsletter semanal/mensual

Una newsletter es un envío que haces cada “x” tiempo con información de valor para tus contactos.

Puedes enviar la últimas entradas de tu blog, los últimos artículos relevantes para tu sector, información sobre eventos importantes…Todo lo que valga para ayudar a tus (posibles) clientes está ‘ok’.

El objetivo de una newsletter es “nutrir” la relación con tus contactos, hacerles ver que estás ahí. Si lo haces bien serás el primero en la lista cuando quieran comprar/contratar algo relacionado con lo que haces.

Enviar campañas de venta a tu lista de correo

También puedes debes vender. Por supuesto. Las personas que están en tu lista están interesados en lo que haces, necesitan tu ayuda y están dispuestos a escucharte.

Es más que recomendable que les informes de tus antiguos y nuevos productos, que hagas ofertas, descuentos, promociones…

Una cosa más… si no vendes, tu negocio se hunde. No hay excusa para no hacerlo.

Te ayuda a buscar futuros clientes: Prospección

Buscar y contactar con leads es básico. Sin potenciales clientes no hay proyecto.

Y tienes que salir a buscarlos. Sabes que no van a ir a llamar a la puerta de tu casa/enviarte un mail pidiéndote presupuesto.

El email es clave para tu prospección. Lo vas a utilizar para:

-Enviar emails a “interesados” o a personas que te puedan recomendar de tu red personal.

-Enviar emails a “interesados” o a personas que te puedan recomendar de tu red profesional.

-Enviar “emails fríos” (sí, como las llamadas a puerta fría) a personas que aún no saben lo que haces y en qué les puedes ayudar.

Mantener/resucitar viejos contactos

Estoy convencido de que ya lo has oído antes, pero la mayoría de tus oportunidades están esperando a que las rescates de tu libreta de direcciones.

Con un simple (pero bien estructurado) email podrás resucitar y/o mantener la relación con antiguos clientes, empresas, amigos de la universidad… que pueden convertirse en nuevos clientes para tu negocio.

Obtener información para tu próximo producto/servicio: Enviar encuestas

Si haces las cosas bien y regalas algo de mucho valor a cambio de un email, conseguirás tener una buena lista de correo. En calidad y en cantidad.

Puedes utilizar esa lista para saber qué quieren y qué necesitan tus clientes. Envía una encuesta semestral o anual para que te digan en qué quieren tu ayuda.

Empieza a escuchar lo que tienen que decirte. Déjate aconsejar.

Gestionar tu negocio/comunicarte con tus colaboradores

Está claro que no puedes hacerlo todo solo. Sea cual sea el estado de tu negocio necesitarás ayuda (fiscal, administrativa, técnica). Vas a tener colaboradores.

El email -bien utilizado- te va a permitir acordar reuniones, tramitar pagos, repartir tareas, enviar recordatorios, utilizarlo de archivo…

Contactar con influyentes/ establecer alianzas

Siempre digo que el networking es la polinización de tu negocio.

Por experiencia sé que tener la oportunidad de colaborar con personas relevantes e importantes de tu nicho solamente aporta aspectos positivos a tu negocio.

Puedes pensar que son personas inaccesibles, pero la mayoría de la veces basta con una buena estrategia para acercarte a ellos y un simple email bien estructurado.

El correo electrónico es la única herramienta que sabes que utilizan todos los días.

Pues estos son sólo algunos de los fantásticos usos que puedes darle al email ¿se te ocurre alguno más? Espero tu respuesta en los comentarios.

Una última cosa. Si quieres empezar a trabajar con tus listas de correo, saber cómo crear y enviar tus campañas, mejorar la redacción de tus email y muchas cosas más, no dejes de apuntarte al curso de email marketing …¡Trabajaremos juntos!

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∞ El sutil equilibrio de ZTD

Por: Jeroen Sangers

Zen To Done (o ZTD) es una versión minimalista de GTD. Su beneficio es que es más fácil de aprender e implementar, pero tiene un coste: no es tan completo ni cubre todas las situaciones.

GTD recomiendo que tu calendario anotes exclusivamente aquello que solo pueda hacerse en ese día y en esa hora concreta; todo lo demás debe ir a la lista de tareas. ZTD, por el contrario, establece que debes programar de una a tres Tareas Más Importantes, las TMI.

El concepto de las TMI es lo más interesante de ZTD y se puede implementar como un componente adicional a GTD. Es decir, la lista de Tareas Más Importantes se construye a partir de tus listas de Próximas Acciones, pero nunca puede reemplazar esta lista maestra.

Por cierto, la ‘policía de El Canasto’ no existe…

∞ Lea el artículo en El Canasto

✓ Cómo gestionar Twitter con eficacia

Por: Jeroen Sangers

Para muchos profesionales es imprescindible estar presente en Twitter, porque es dónde están las conversaciones con los influencers, los posibles clientes y los contactos actuales. Twitter es una de las mejoras herramientas para trabajar en tu marca personal. Pero es una arma de doble filo, porque si todo el día debes estar conectado, ¿cuando trabajas?

En este post explico mi estrategia y las herramientas que uso, esperando que sirve también para ti.

Cuentas y objetivos

En total tengo siete cuentas de Twitter, aunque cinco de ellas no las uso activamente. Las dos cuentas principales son @ElCanasto y @JeroenSangers.

@ElCanasto

La cuenta correspondiente del blog, la uso para difundir los contenidos y la información de El Canasto. Es una cuenta 100% automatizada y uni-direccional. Es decir, cuando alguien responde a un tweet de esta cuenta, siempre contesto desde mi cuenta propia. Lo hago porque creo que la comunicación es algo personal. No hablamos con organizaciones, hablamos siempre con personas dentro de estas organizaciones. El objetivo de la cuenta @ElCanasto es promocionar los contenidos y los servicios de El Canasto.

@JeroenSangers

Esta es mi cuenta personal. Aunque aquí también publico los posts de El Canasto, escribo además sobre otros temas que me interesan. Como he indicado arriba, es la única cuenta que gestiono — mayoritariamente — de forma manual. También es la cuenta que uso para leer — y contestar — tweets de personas que me interesan. Esta cuenta tiene varios objetivos: promocionar mis servicios profesionales, establecer mi marca personal, estar ‘al día’, tener conversaciones con mis amigos y proporcionar a mis seguidores información interesante.

Mi visión de Twitter

Veo Twitter como un evento de networking, una noche de cervezas con los amigos y un cocktail party — todo en uno. Aunque te lo pasas muy bien en Twitter, si estás todo el día presente tienes un problema. Además, Twitter no es la única manera de comunicarte, ni la más eficaz: sirve para mantener una relación muy poca profunda, pero con muchas personas a la vez.

Twitter es idóneo para los pequeños rincones del día, pero sólo cuando estás solo: en la sala de espera del médico, en el transporte público, etc. Habitualmente, abro Twitter entre 3 y 4 veces al día. Sigo a unos 1000 personas, así que es imposible — ni deseable — leerlo todo. Habitualmente, no leo más que los últimos 200 tweets en mi timeline. Creo que es similar a un evento social en la ‘vida real’. Cuando llegas, primero escuchas la conversación actual y luego empiezas a participar.

Mis herramientas

Como he dicho, tengo parte de mis tweets automatizados, lo que implica que necesito un conjunto de herramientas:

• Tweetbot es mi cliente principal de Twitter. Lo tengo instalado en mi ordenador, teléfono y tablet. Cuenta con dos funciones imprescindibles para mi flujo de trabajo.
  
  Primero, es capaz de sincronizar el estado de los mensajes leídos entre varios dispositivos. Es decir, cuando leo una mención, este tweet será marcado como leído en todos mis dispositivos.
  
  La segunda función importante es su gran capacidad de filtrar tweets. Hay temas que simplemente no me interesan, como la Fórmula 1. Los filtros de Tweetbot eliminan todos los tweets con una palabra clave o hashtag específico. Además uso los filtros para eliminar tweets generados por algunas aplicaciones: RunKeeper (muy bien que hayas salido a correr, pero no me interesa), fllwrs (entiendo que estés contento de tener más followers, per no me interesa), paper.li, etc. Finalmente, puedes crear filtros más sofisticados con expresiones regulares. De esta forma elimino tweets con hastags muy largos, con muchos hashtags, tweets hablando de Klout, tweets usando la forma antigua de hacer retweet (RT @) y algunas cosas más. Las expresiones regulares parecen muy complicadas — y algunas lo son — pero sólo hay que copiar y pegar los filtros que quieres utilizar. Los filtros eliminan muchísimo ruido de Twitter.


• Buffer es el servicio que uso para publicar enlaces interesantes. Cuando proceso mis feeds, habitualmente encuentro varios artículos que quiero compartir. En lugar de publicar un montón de información en poco tiempo, uso Buffer para distribuir las publicaciones a lo largo del día. Buffer también puede publicar en Facebook, LinkedIn y Google+.


• Mention es un servicio interesante para estar al tanto de lo que dicen de ti o de tus servicios. Mention busca en internet y en las redes sociales por las palabras que has configurado y te avisa cuando hay algo nuevo. Gracias a Mention sé cuando hay un nuevo tweet enlazando a una página en canasto.es, incluso cuando no hace una @mención a mis cuentas de Twitter. En la interfaz Mention puedo directamente contestar o reenviar cada mensaje.


• Yahoo Pipes y Twitterfeed son dos servicios que uso juntos para publicar tweets a partir de una feed RSS. De esta forma puedo publicar automáticamente los nuevos artículos de El Canasto y de algunos otros blogs interesantes. La función de Yahoo Pipes es modificar los contenidos del feed: cambiar la URL de feedburner por el URL original, eliminar el nombre del blog del título de la entrada, eliminar artículos de algunas categorías específicas o con una palabra específica en el título, etc.


• Tweko es una herramienta para automáticamente repetir algunos Tweets. La he empezado a utilizar después de un consejo de Guy Kawasaki: como vivimos en un mundo que funciona 24 horas, es recomendable repetir tus tweets importantes cada 8 horas durante un día para que el máximo número de followers lo puedan ver.


• Birdbrain es una pequeña aplicación que tengo en mi móvil. La uso a veces para ver quién son mis nuevos followers.


• Typinator no tiene nada que ver con las redes sociales, pero es una aplicación de ‘auto-corrección’. Tengo la costumbre de etiquetar todos los enlaces con unos parámetros de Google Analitics para poder analizar la eficacia — al menos de los enlaces a mis propias páginas. Cuando uso una de las herramientas mencionadas arriba para publicar automáticamente, estos parámetros ya están incluidos. Para los tweets manuales uso la abreviación ,tp (de “Twitter Parámetros”) que expande automáticamente en ?utm_campaign=sharing&utm_medium=social&utm_source=twitter.

Ya conoces mi estrategia y las herramientas que utilizo para gestionar Twitter. ¿Qué estrategia utilizas? ¿Cuáles son tus herramientas favoritas?

Utiliza la «Regla del 3» para tus cosas

Por: Berto Pena

Escribir, explicar o contar cosas proponiendo 3 cosas o en grupos de 3 es una fórmula que lleva funcionando desde la antigua Roma. Pero que también puede ayudarte en el día a día a la hora de mejorar tu organización y Productividad Personal.



Es muy posible que hayas escuchado o utilizado la “Regla del 3″ con anterioridad. Es bastante conocida en el mundo de los escritores, profesores, divulgadores y aquéllos que nos dedicamos a hablar en público. Así que, ¿por qué no aplicarla también en aquellos lugares donde habitualmente tenemos o se acumulan «un montón de cosas»?

Por ejemplo sirve para…

• Organizar y clasificar cosas de casa o en tu zona de trabajo.


• Planificar el trabajo de un día.


• Analizar y entender un problema o una tarea atascada.


• Fijar objetivos para una semana.


• Proponerte metas para un periodo más largo, como un año.


• Repetir gestos y construir hábitos.


• Hacer y avanzar por tu lista de tareas.

Y ¿por qué 3 y sólo 3? ¿Por qué 2, 9 ó 24?

— Tres es suficiente pequeño pero lo suficientemente grande para ser un grupo. Esto es importante cuando buscas equilibrio y armonía entre sencillez y compromiso, entre algo asequible pero con intención, entre algo realizable pero con significado.

— Tres es un número pequeño, manejable, comprensible. Un número proporcionado a la hora de organizar, visualizar, entender, planificar o hacer.

— Tres es fácil de recordar y fácil de repetir. Esto es fenomenal cuando tropiezas en la misma piedra y quieres corregirlo, o cuando te falta disciplina. Todo ello se puede corregir o mejorar mediante 3 pasos.

— Tres es asequible, no intimida, no asusta, no desanima. Cuando tienes que hacer algo complicado o voluminoso, y lo divides en tres partes, todo es mucho más fácil. Empiezas antes y con menos dificultad.

— Tres un número perfecto a la hora de fijar las tareas clave para hoy. Esas tareas tan tan especiales que conviene agruparlas y tratarlas de forma privilegiada cada día.

— Tres es perfecto cuando tienes que centrarte Es una cantidad limitada que te ayuda a enfocarte y no perderte con más opciones. Centra tu atención, limita tus opciones, hace que elijas antes porque no hay mil cosas reclamando tu atención.

— Tres es fenomenal cuando quieres capturar la atención de alguién, incluyéndote a ti mismo. Por ejemplo cuando estás en una reunión o expones algo frente a un grupo de personas. Concentrando tu mensaje en sólo tres puntos atrapas el interés antes y mejor.

— Tres es un buen número para dividir tu mañana o tu día de trabajo en bloques. O incluso tu semana. De este modo puedes distribuir mejor todo tu trabajo y dosificar tu esfuerzo a lo largo del día.

¿Ves por dónde va esta “regla” no? Casi cualquier cosa que hagas o tengas puede estructurarse, organizarse, agruparse o dividirse en tres. Yo utilizo esta fórmula muchísimo, y siempre con buenos resultados.

∞ 3 influencias insospechadas que afectan tu productividad

Por: Jeroen Sangers

Buena reflexión del coach Jason Womack sobre las causas de los cambios en tu planificación.

¿Alguna vez has sentido que tienes un plan detallado de lo que necesitas hacer, pero al final algo se interpone en tu camino?

∞ Lea el artículo en El Canasto

∞ El primer paso para implementar GTD

Por: Jeroen Sangers

Sé que, para muchas personas, la idea de aislarse del mundo un par de días para implantar GTD les parece algo inviable. Me encantaría poder proponer otras alternativas menos drásticas pero, si algo he podido comprobar hasta la fecha, tanto en primera persona como con muchas otras, es que implantar GTD “a trozos” rara vez funciona.

El flujo de trabajo de GTD es como una cadena de montaje: no tiene sentido recopilar información si luego no haces nada con ella.

Tampoco es necesario recopilar todo desde el principio. Por ejemplo, si tienes 1000 emails en tu bandeja de entrada, puedes empezar con los mensajes de la semana pasada y aparcar el resto para más tarde.

∞ Lea el artículo en El Canasto

∞ La productividad perdida y los tiempos de tránsito

Por: Jeroen Sangers

Mi compañero José Miguel Bolivar explica en este post cómo puedes aprovechar los pequeños rincones de tiempo durante el día:

Acostúmbrate a llevar contigo una lista con media docena de cosas que puedes hacer en menos de 10 minutos y para las que sea suficiente con tu móvil, tu cabeza y lápiz y papel.

Igual a José Miguel, tengo una lista con tareas pequeñas. He llamado esta lista ‘Pim Pim’. Lo que echo a faltar en el artículo es que aunque gracias a esta lista siempre puedes aprovechar los pequeños momentos, no es obligatorio. A veces decido no hacer nada.

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