∞ Inteligencia emocional y revisiones GTD (link)

Por: Jeroen Sangers

Esta reflexión por Ruben Alzola me hizo reflexionar sobre la gestión de problemas emocionales:

Cuando GTD habla de revisiones, lo hace siempre refiriéndose a revisiones sobre su propio sistema (cómo van los proyectos, organizar las tareas en sus correspondientes contextos, fijar las acciones del día siguiente, etc.).

Creo, no obstante, que puede ser necesario reservar un pequeño hueco (10 minutos pueden servir) al final del día para repasar nuestro comportamiento desde el punto de vista emocional. Las habilidades blandas resultan las más duras de mejorar.

GTD es para todo que te ocupa la atención. No solo tareas físicas, pero también emociones, relaciones etc. Por tanto, las emociones no sólo merecen un lugar en la revisión semanal, sino también en el flujo de trabajo de cada día.

Cuando noto algo de fricción en nivel emocional, lo apunto en mi bloc de notas. Esta nota pongo en mi bandeja de entrada y algunas horas más tarde, cuando proceso esta bandeja de entrada, tomaré una decisión sobre qué hay que hacer.

No hay ninguna diferencia entre un problema con mi coche o un problema en una relación con un familiar. Hay que capturar el problema, definir el Resultado deseado e identificar la Próxima Acción.

∞ Lea el artículo en El Canasto

Evitar las preguntas abiertas en el Email

Por: Berto Pena

Al escribir emails en muchas ocasiones tenemos que proponer o preguntar para obtener una decisión o acordar algo con la otra persona. Eso nos lleva a un intercambio posterior de mensajes que parece no tener fin. Uno, otro, otro más… hasta que finalmente llegamos a un acuerdo. Pero si lo sabes hacer bien, todo se puede reducir a uno de ida y otro de vuelta.



Enviar preguntas abiertas en el email es uno de los fallos en los que habitualmente caemos por no pensar antes de comunicar. Y es algo que está mucho más extendido de lo que parece (una vez más: nadie nos enseña estas cosas). La consecuencia de abusar de las preguntas abiertas es más mensajes de ida y vuelta, más confusión y menos fluidez.

Déjame poner un ejemplo muy sencillo para ver cómo funcionan las preguntas abiertas.

La semana que viene quiero quedar con Ana para comer. Hoy es jueves y le escribo un email:

Ana, ¿qué te parece si comemos la semana que viene?

Totalmente normal, ¿verdad? Sí, pero el problema es que así le estoy enviando un mensaje demasiado general y abierto, sin especificar ni centrar las opciones. Lo más normal es que Ana me diga que sí, me proponga unos días, yo le responderé si puedo o no, etcétera. Es decir, iniciamos una cadena de mensajes solo porque el primer mensaje estaba redactado de forma demasiado abierta.

Ahora fíjate la diferencia cuando empiezo a cerrar mi pregunta:

Ana, ¿qué te parece si comemos la semana que viene? Yo podría el miércoles y jueves. Si te viene mal, yo podría cualquier día de la siguiente semana. ¿A las 14:00 en el sitio de siempre?

De esta manera me estoy anticipando, centrando y limitando la conversación, y siendo mucho más específico con Ana. Es muy posible que únicamente con un solo mensaje de vuelta quede todo acordado.

Evitar las preguntas abiertas es una forma de acostumbrarse a comunicar mejor, ser más eficiente, claro y concreto, y reducir el volumen de mensajes que intercambiamos con otras personas. No siempre se podrán evitar las preguntas abiertas, es verdad, pero sí en muchas ocasiones. Y eso ya es algo que ganamos.

∞ Algunos mitos sobre el tiempo (link)

Por: Jeroen Sangers

¡La gestión del tiempo no existe!

No tengo tiempo

Todos tenemos tiempo siempre y, además, el mismo: 24 horas al día. Si no es una excusa, lo correcto sería decir: “tengo comprometido lo que voy a hacer durante este tiempo”, “tengo prioridades más altas ya comprometidas”, “tendrá que esperar a (mañana, la semana que viene…)”

Creo que voy a convertir este artículo de Rafael Hernampérez en lectura obligatorio para todos los que me piden un curso de gestión del tiempo.

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∞ La Productividad Personal es Cuestión de Enfoque (link)

Por: Jeroen Sangers

José Miguel nos habla de control y perspectiva

La clave reside en entender que el secreto para tomar buenas decisiones no radica en tener el convencimiento de estar haciendo siempre lo correcto (¿hasta qué punto podrías realmente llegar a saberlo?) sino en asegurarte de que dominas un proceso que funciona para descubrir cuál es la mejor elección posible en cada momento, comprometerte con ella, y hacerla.

∞ Lea el artículo en El Canasto

Una ojeada al Calendario en Hightrack

Por: Berto Pena

Cuando hace dos años empecé a pensar en crear una aplicación de productividad, una de las primeras cosas que me dije fue esta: «¿por qué la gran mayoría de las aplicaciones de organización y tareas no tienen un calendario?» Tareas y eventos son cosas distintas, sin lugar a dudas. Pero las dos van de la mano y son parte esencial de toda tu actividad.



¿Cómo vas a construir un plan de trabajo y tareas para mañana sin tener claro cómo de complicado o desahogado pinta tu día?

Este es un error muy habitual al organizarse: decidir las tareas de mañana SIN antes haber comprobado las horas que no tienes. Y justamente eso es lo que te dice tu calendario. Las reuniones, salidas, comidas, conferencias, viajes, compromisos, etc. son cosas que restan tiempo material de trabajo para hacer. De ahí que tener un calendario a mano es tan importante como tener tu lista de tareas bien cerca.

Pero no, la mayoría de las aplicaciones de tareas te obligan a utilizar otra aplicación independiente para gestionar tu agenda. Te obligan a tener tus cosas (tareas y eventos) en dos sitios distintos. De modo que si quieres echar un rápido vistazo a las próximas horas o simplemente añadir o cambiar un evento, tienes que molestarte en abrir otra aplicación o abrir otra pestaña para saltar a otra web. Siempre me pareció lento e improductivo.

De ahí que decidiéramos incorporar un calendario.

La segunda aplicación de Hightrack que acompaña a Tareas es Calendario. Es un calendario completo con todas las opciones que se te pueden venir a la cabeza: multicalendario, vistas de día, semana, mes, repetición de eventos…

Además hemos añadido una vista (pantalla) especial llamada Agenda. Con ella podrás ver todos los eventos de tu día de un modo intuitivo, con toda la información a la vista para no tener que hacer ningún clic, y combinando todos los eventos de todos tus calendarios en una pantalla limpia y despejada.

Por otro lado, sería absurdo obligarte a abandonar el calendario que ya vienes utilizando desde hace tiempo, así que Hightrack se podrá sincronizar con él. Ya en la primera beta, nuestro calendario se sincronizará con Google Calendar. Y para ir ampliando la lista poco a poco iremos añadiendo otros servicios.

Creo firmemente que las aplicaciones deberían centrarse y hacer bien ciertas áreas clave en lugar de intentar hacer mil cosas y quedarse a medias en la mayoría. Así que antes de lanzarnos a añadir “azucar” aquí y allí, nos dijimos: «hagamos una aplicación que de verdad sirva para organizar, decidir, hacer y conseguir». Eso es lo que para mí es la productividad.

¡Técnicas de Organización cumple 2 años!

Por: Iago Fraga

¡Hay que ver cómo pasa el tiempo!

Parece que fue ayer cuando arrancaba este blog pero si te fijas bien en el calendario, han pasado ya dos años desde que la publicación del primer artículo.

Pero los años no sólo pasan para el blog, también pasan para mí y es que lo que en realidad puedo celebrar hoy es el segundo aniversario del comienzo de mi actividad en el mundo de la productividad personal.

No os voy a negar que en todo este tiempo he probado más de un método horrible, me he equivocado mil y una veces, y además he llevado a cabo experimentos que lo único que me permiten es preveniros de que no los intentéis nunca. Sin embargo todas estas experiencias me han ido dejando un poso y son la razón que fundamenta mi forma de trabajar actual.

Por eso, mirando con retrospectiva, hoy es un aniversario muy feliz. Este camino me ha permitido también entrar en contacto con muy buenos referentes. Por un lado están los profesionales de este tema como Berto Pena, Jeroen Sangers y Jose Miguel Bolivar. Y por el otro, están otros bloggers que si bien no hacen de esto su profesión (o no exclusivamente), para mí se merecen el rango de profesionales, como puedan ser David Torné, Omar Carreño y Francisco Sáez.

Si bien aún quedan cientos de preguntas por responder, las dudas resueltas que tenía hace dos años sólo indican una dirección: continúa. Y esa sensación, ese mensaje de que “vale la pena”, creo que es la mejor conclusión que puedo transmitiros hoy.

¡Feliz lecto-aniversario!, un saludo a todos y muchísimas gracias por estar ahí.

» Ver el artículo en el blog





De Iago Fraga en Técnicas de Organización

∞ ¿Sabes equilibrar trabajo y descanso? (link)

Por: Jeroen Sangers

Se habla lo suficiente del descanso necesario para poder ser productivos. Porque una persona absolutamente agotada no podrá ser productiva en modo alguno, cometerá errores y en según que trabajos, puede incluso suponer un riesgo. De ahí los horarios controlados de camioneros o pilotos, por citar sólo dos ejemplos.

El descanso es un factor importante de la productividad personal. No obstante cuando tenemos mucho trabajo, el primero que descartamos es justo el descanso, resultando en una bajada significante en la productividad.

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evernote

Por:

Evernote Food hace que descubrir nuevos restaurantes sea muy fácil, pero su mayor utilidad es que te permite recopilar una lista de los lugares que quieres probar, para que no los olvides.

¿No tienes Evernote Food 2.0? Descárgalo para iPhone, iPad y iPod Touch ahora .

Busca y guarda restaurantes, estés donde estés

Supongamos que tienes muchas ganas de comer cangrejo y has oído hablar de un buen restaurante en tu ciudad que tiene cangrejo en su menú. Para buscar y guardar ese restaurante en tu lista de Evernote Food, solo tienes que seguir estos pasos:

1. Busca el restaurante, asegurándote de especificar la ciudad donde está ubicado, si no está situado en tu ubicación actual.

2. En el iPhone, una vez que el restaurante aparece en la búsqueda, puedes alternar entre las vistas de lista y mapa con los iconos de la esquina superior derecha del dispositivo (en un iPad, las vistas de lista y mapa aparecen una al lado de la otra).

3. Una vez que hayas ubicado el restaurante que quieres añadir a la lista, selecciónalo pulsando sobre él y guárdalo utilizando el icono de tijeras que aparece en la esquina superior derecha de la pantalla.

4. Pulsa la pestaña “Guardado” y el restaurante aparecerá en tu lista. Bonus: todos los restaurantes que guardes en Evernote Food se guardarán automáticamente en tu cuenta de Evernote.

Para obtener más información sobre cómo usar Evernote Food, consulta nuestro Manual del usuario de Evernote Food.

∞ Mi Moleskine (link)

Por: Jeroen Sangers

Una de mis herramientas favoritas es mi libreta Moleskine. José M. Villarmea está de acuerdo conmigo y ha publicado un texto explicando las 3 funciones de su bloc de notas:

• Organización.


• Pensar antes de hacer.


• Revisión.

Además da algunos consejos prácticos para el uso del Moleskine.

∞ Lea el artículo en El Canasto

✓ Procesar la bandeja de entrada de Nozbe

Por: Jeroen Sangers

Continuo la serie de videos sobre el gestor de tareas Nozbe. Después de la introducción y capturar información, ahora enseño a clasificar la información recopilada.

Si sigues los vídeos por iTunes, no olvides dejar un comentario o tu valoración en el iTunes Store para que más personas pueden encontrar estos vídeos.

Vídeos relacionados

• Introducción a Nozbe


• Capturar en Nozbe


• Procesar la bandeja de entrada de Nozbe