Al escribir emails en muchas ocasiones tenemos que proponer o preguntar para obtener una decisión o acordar algo con la otra persona. Eso nos lleva a un intercambio posterior de mensajes que parece no tener fin. Uno, otro, otro más… hasta que finalmente llegamos a un acuerdo. Pero si lo sabes hacer bien, todo se puede reducir a uno de ida y otro de vuelta.
Enviar preguntas abiertas en el email es uno de los fallos en los que habitualmente caemos por no pensar antes de comunicar. Y es algo que está mucho más extendido de lo que parece (una vez más: nadie nos enseña estas cosas). La consecuencia de abusar de las preguntas abiertas es más mensajes de ida y vuelta, más confusión y menos fluidez.
Déjame poner un ejemplo muy sencillo para ver cómo funcionan las preguntas abiertas.
La semana que viene quiero quedar con Ana para comer. Hoy es jueves y le escribo un email:
Ana, ¿qué te parece si comemos la semana que viene?
Totalmente normal, ¿verdad? Sí, pero el problema es que así le estoy enviando un mensaje demasiado general y abierto, sin especificar ni centrar las opciones. Lo más normal es que Ana me diga que sí, me proponga unos días, yo le responderé si puedo o no, etcétera. Es decir, iniciamos una cadena de mensajes solo porque el primer mensaje estaba redactado de forma demasiado abierta.
Ahora fíjate la diferencia cuando empiezo a cerrar mi pregunta:
Ana, ¿qué te parece si comemos la semana que viene? Yo podría el miércoles y jueves. Si te viene mal, yo podría cualquier día de la siguiente semana. ¿A las 14:00 en el sitio de siempre?
De esta manera me estoy anticipando, centrando y limitando la conversación, y siendo mucho más específico con Ana. Es muy posible que únicamente con un solo mensaje de vuelta quede todo acordado.
Evitar las preguntas abiertas es una forma de acostumbrarse a comunicar mejor, ser más eficiente, claro y concreto, y reducir el volumen de mensajes que intercambiamos con otras personas. No siempre se podrán evitar las preguntas abiertas, es verdad, pero sí en muchas ocasiones. Y eso ya es algo que ganamos.
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