Delégalo

Por:

Si reviso mis propios avances en mi efectividad personal en los últimos años, veo claramente que he mejorado mucho. En la actualidad soy capaz de generar más valor y conseguir más resultados que hace unos años, y la causa principal de esta mejora es que he aprendido a delegar más y mejor.

Francisco Sáez explica cuál es el proceso de delegar según el método Getting Things Done:

Para llegar a delegar algo, has debido seguir el siguiente proceso:

1. Has formulado claramente qué es eso que has recopilado.
2. Has determinado que, efectivamente, es necesario hacer algo.
3. Has establecido cuál debe ser exactamente la siguiente acción a realizar para alcanzar ese resultado.
4. Y has llegado a la conclusión de que, por la razón que sea (habilidades, tiempo disponible, coste, etc.) no eres la persona más adecuada para hacer esa siguiente acción.

Creo que el tema de delegar es un tema importante y complejo que merece más que solo unos parafos en el libro de David Allen.

Por ejemplo, en GTD, siempre se delega tareas, algo que en mi opinión es poco eficiente. Es mejor delegar responsabilidades. También hay muchas formas en que puedes delegar tus tareas.

El mejor recuso que he encontrado sobre este tema es un libro que desafortunadamente sólo está disponible en holandés…

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«Vivir Sin Reloj»: 7 verdades incómodas sobre las Prioridades

Por: Berto Pena

La semana que viene lanzo un Training en abierto muy especial, en el que he puesto muchísimo cariño y mucho mucho trabajo: Vivir Sin Reloj. Lo he diseñado principalmente con una idea: ayudarte a vivir más enfocado, a centrarte (por fin) en tus Prioridades, y a triunfar con tus Metas.

¿Y por qué esa temática y no otra como las Reuniones o el Teletrabajo? Porque después de hablar con cientos de clientes, alumnos, lectores y amigos, tengo más claro que necesitamos Foco; menos Reloj y más Brújula. Y cada vez lo necesitamos más.

Vivimos en un mundo tremendamente disperso, desenfocado, distraído. Cada vez hay más opciones, más información, más proyectos y más de todo. Y cada vez tenemos más “prioridades”. Pero a la vez, tú sigues teniendo el mismo número de horas, las mismas ganas y Energía, y el mismo nivel de Atención para dedicarte a ellas. La consecuencia es que queremos centrarnos pero cada vez lo estamos menos.

¿Cómo llegar a esas Prioridades si no sabes enfocarte? ¿Cómo centrarte si te empeñas en estar a mil cosas?

Verdades alrededor de las Prioridades

Una de las cosas que más llamó mi atención durante los meses de preparación de este curso, es ver lo perdidísimos que estamos respecto a Prioridades, Metas y Objetivos. Entre otras muchas cosas aprendí una serie de “verdades” sobre las Prioridades que es bueno que tú y yo tengamos muy presentes.

Generamos prioridades con ligereza y frivolidad
Hoy en día cualquier cosa nos llama la atención y nos seduce. Hay oportunidades, actividades y nuevos compromisos en cada esquina. Y nosotros generamos “prioridades” con una facilidad sonrojante. Algo que nos gusta o nos interesa, en nada pasa a la categoría de: «me voy a enfocar en esto?» ¿En serio es una prioridad DE VERDAD?

Vivimos en la fantasía de “intentar llegar a todo”
Como todo parece prioritario, al final uno se convence de que tiene que llegar a todo. Eso es una ilusión irreal que además tiene consecuencias. Intenta contentar a todos y el primer desilusionado serás tú; intenta llegar a todo y en todo te quedarás a la mitad. Si todo es prioritario, nada es prioritario.

No tenemos las prioridades CLARAS DE VERDAD
Hay tanta prioridad ficticia que le preguntas a la gente por las cosas que les motivan Y les orientan, y no aciertan a decirlas con rotundidad y claridad. O te dicen tantas que ninguna va en serio. Y al final, si no sabes lo que quieres da igual lo que hagas. Y si no sabes a dónde vas, da igual el camino que tomes. Hay que distinguir entre caminar y deambular. Con un Destino todo es más fácil.

Tengo claro el “qué” pero no el “cómo”
Por supuesto mucha gente sabe lo que quiere, y está dispuesto a pelear por ello, pero no sabe cómo llegar allí. No sabe por dónde empezar, qué hacer y qué no hacer… Les falta algo esencial. Llámalo método, llámalo plan, llámalo como quieras, pero tienes que tenerlo. O de lo contrario pasa lo que pasa: 1) Te quedas inmovil esperando a la situación ideal donde, de repente, lo vas a ver claro en tu cabeza (?????). 2) Vas haciendo cosas en “ratos libres”, a tirones, cuando los demás te dejan; y ahí termina venciéndote la frustración.

Para conseguir algo nos agarramo a lo intangible
Seguimos dependiendo demasiado de cosas como la motivación, la disciplina o la fuerza de voluntad. Al arrancar un proyecto difícil, pelear por una meta, o marcar una prioridad, invocamos a ese trío que promete mucho pero que luego… ¿qué te da en la práctica? Todo eso dura lo que dura. Por eso abandonamos con tanta facilidad nuevos hábitos o proyectos que hace no tanto nos encantaban.

La mayoría de las prioridades tiene caducidad
O te pones en marcha ya, o las perderás. La indecisión, la pasividad o el inmovilismo terminan pasando factura. A lo largo de mi vida yo he perdido varios trenes por quedarme parado en el andén. Y esos trenes no han vuelto a pasar, créeme.

Céntrate en lo que quieres DE VERDAD. Tal vez lo consigas o no… pero es la manera de vivir de verdad.

No saber «¿en qué me voy a concentrar hoy?»
Es una de las preguntas de oro que todo el mundo debería saber responder por la mañana. Y no siempre es así. Sabes que tienes que hacer “mil cosas”, que tendrás imprevistos y urgencias, y qué intentarás llegar a todo como buenamente puedas. Si no sabes dónde vas a enfocarte (falta de control), es muy muy difícil que avances de verdad (falta de resultados).

Con el Training Vivir Sin Reloj quiero ayudarte con todo esto. Para que seas una persona que vive enfocada y centrada, capaz de definir sus prioridades, de ocuparse de sus acciones clave aunque haya urgencias, que no procrastina lo importante, que se enchufa a lo que hace sin distracciones ni multitarea.

Cuando tienes más prioridades que tiempo… necesitas cambiar tu reloj por una brújula.

La entrada «Vivir Sin Reloj»: 7 verdades incómodas sobre las Prioridades aparece primero en ThinkWasabi.

Los mejores regalos para personas altamente efectivas

Por:

Si estás buscando un regalo para una persona altamente efectiva — o para alguien que lo quiere ser, esta lista es para ti.

Antes de presentarte la lista quiero darte un aviso: hay que vigilar mucho al dar un regalo productivo, porque la persona que recibe tu regalo lo puede interpretar como una señal que desde tu punto de vista no es productivo.

Tengo que admitir que no me gustan los regalos. Me gusta regalar cosas a mi familia y amigos, pero luego me siento culpable. La tradición de los regalos es un acto de reciprocidad y, por tanto, cada obsequio que regalo viene con un marrón: ¿qué regalar al Jeroen, que ya tiene de todo, que es minimalista y que además es muy exigente?

Si conoces alguien tan difícil como yo, quizás esta lista de regalos productivos¹ te puede ayudar.

Libros de productividad

• Esencialismo — Greg Mckeown
  El subtítulo ya lo dice todo: “Logra el máximo de resultados con el mínimo de esfuerzo”. Ser productivo no tiene nada que ver con organizar tus tareas, sino que hay que decidir qué hacer y que dejar de hacer. Este libro te ayudará a enfocarte en las cosas realmente importantes.
• Más agudo, más rápido y mejor — Charles Duhigg
  Sin duda el mejor libro para entender los avances de la ciencia de la productividad. Charles Duhigg escribe de forma clara y práctica, y nos explica por qué es más importante controlar cómo pensamos que el propio contenido de nuestras reflexiones.
• Pensar Rápido, Pensar Despacio — Daniel Kahneman
  Aprende cómo funciona tu herramienta de trabajo más importante: el cerebro.
• Haz que Funciona — David Allen
  Este libro es la mejor fuente para aprender todo sobre el método Getting Things Done. Este año, David Allen ha sacado una nueva edición de su best seller Getting Things Done. Si ya tienes la edición anterior no vale la pena, pero creo que hay muchos lectores que aún no han leído este libro de referencia.
• Getting Results the Agile Way — J.D. Meier
  Este libro aún no ha sido traducido al castellano, pero es interesante porque explica una forma iterativa de mejorar la productividad.
• El Poder de los Hábitos — Charles Duhigg
  Ser efectivo implica desarrollar hábitos productivos y desaprender hábitos tóxicos. Leyendo este libro aprenderás qué son los hábitos y, más importante, cómo cambiarlos.
• The Best Place to Work – Ron Friedman
  Un libro accesible con base científica sobre cómo crear un entorno altamente productivo.

Papelería

Manual Thinking Kit

• Manual Thinking Kit
  Un regalo que me han hecho el año pasado y que me ha hecho mucha ilusión es este kit para crear mapas mentales de forma colaborativo.
• Calendario Compacto
  Un producto muy conocido entre los lectores del Canasto que además es gratis. Descarga la versión en formato Excel y añade tus propios días especiales y cumpleaños para tener un regalo muy personal.
• Calendarista
  Calendarista es un calendario gigante (tamaño A0) a año vista. Es una solución sencilla para compartir planes y fechas importantes con tu equipo.
• Field Notes
  La libreta de notas para siempre llevar contigo.
• Midori Spiral Notebook
  No sé por qué, pero ver caracteres japoneses en mi libreta me hace sentir más productivo.
• Moleskine Evernote Smart
  Este es mi nuevo cuaderno favorito, que junta el mundo de papel con el mundo digital. Con esta libreta puede tomar mis notas como siempre he hecho y luego pasarlas a la aplicación Evernote.
• Behance Action Book
  Un producto muy bien diseñado basado en el Action Method de Behance.
• Fisher Space Pen
  El original bolígrafo antigravedad retráctil usado por la NASA.
• Uni-ball Uni Kuru Toga
  El mejor lápiz que no necesita sacapuntas.
• Uni-ball Jetstream
  Mi bolígrafo favorito para todas las situaciones.
• Reto de felicidad en 30 días
  Una pequeña caja con 30 tarjetas que durante treinta días te ayudarán a ser más feliz. También tienen cajas para ayudarte a conseguir tus hábitos.
• Fujitsu ScanSnap iX500
  Si no eres muy de papelería y prefieres tener tus documentos en format digital, el iX500 es la mejora solución. También hay una versión más portátil, la iX100.

Aplicaciones y servicios

Day One

• Day One
  Es la aplicación perfecta para registrar tus pensamientos y eventos en un diario digital. Hay versiones para macOS i iOS.
• Nozbe
  La aplicación más completa para tu propia productividad personal y para colaborar en equipo.
• OmniFocus
  La aplicación de tareas que llevo usando desde hace muchos años — y no pienso cambiar. Está disponible para macOS y iOS.
• Hightrack
  Una aplicación elegante que combina tu agenda con una lista de tareas versátil.
• FacileThings
  Una aplicación que sigue 100% el método Getting Things Done.
• Sanebox
  El mejor servicio para retomar el control de tu bandeja de entrada del email. Sanebox automáticamente clasifica los mensajes para ti.
• Backblaze
  No hay pérdida de tiempo más grande que perder todo el trabajo que has hecho en las últimas horas, días o semanas después de un fallo de tu ordenador. Con Backblaze tus datos están a salvo, porque hace continuamente copias de seguridad en la nube.
• Dropbox
  Aunque las grandes empresas como Apple, Google y Microsoft ofrecen servicios similares, Dropbox destaco por la facilidad de uso y sus funcionalidades.
• Tarjeta de regalo iTunes o Amazon
  Cuando no sabes qué aplicación necesita tu amigo invisible, puedes comprarle una tarjeta de regalo.

Hardware & gadgets

Esington Glass Productivity Timer

• Esington Glass Productivity Timer
  La manera más elegante para aplicar el método de Timeboxing.
• Belkin WEMO Interruptor
  Este dispositivo es la entrada perfecta en el mundo de la domótica. Activa tus dispositivos a distancia utilizando tu teléfono o automatízalo con IFTTT.
• Amazon Kindle Paperwhite
  Sin duda el mejor dispositivo para consumir libros electrónicos.
• Logitech Ultrathin
  Si escribes mucho con el iPad, es mejor utilizar un teclado externo. Esta funda de Logitech incorpora un teclado y es fácil de montar y desmontar.
• Anker Astro E4
  No importe el tamaño de tu smartphone, la batería nunca es suficientemente grande. Con esta batería externa sí llegues al final del día.
• Withings Aura
  Withings Aura es un sistema diseñado para controlar y mejorar la calidad de tu sueño por medio de una combinación de un sensor de sueño sin contacto que se coloca debajo del colchón, un dispositivo activo de luz y sonido para la mesilla de noche y una aplicación para el smartphone.
• Una tablet iPad o Android
  El futuro de los ordenadores es táctil.

Formación

Club Súper Efectivo

• Club Súper Efectivo
  El curso online más completo sobre la gestión del tiempo.
• Efectividad en tu día a día
  Aprende cómo organizar el trabajo sin perder el tiempo.
• Alcanza tus objetivos
  Aprende a planificar, gestionar y conseguir tus objetivos a corto plazo.
• Gestiona tu email con eficacia
  El impactante poder de dominar tu inbox y dejar de apagar fuegos.
• ¡Este Año Sí!
  Vas a tener éxito con tus buenos propósitos para el Año Nuevo.

¿Qué regalo productivo has comprado o recibido? Compártelo en los comentarios abajo.

Imagen Navidad cortesía de Shutterstock

1. Algunos de estos enlaces forman parte de programas de afiliación, es decir, yo recibo dinero cuando compras la aplicación ↩︎

Jeroen Sangers

Fundador del Canasto, formador y consultor artesano especializado en mejorar el rendimiento de personas, equipos de trabajo y organizaciones utilizando las modernas técnicas y herramientas de efectividad y colaboración.

#CoreGTD: Las listas de verificación o checklists

Por: Jerónimo Sánchez

Sorprendentemente —o quizá no debería sorprendernos tanto—, el uso de listas de verificación o checklists es uno de los temas que David Allen decidió tratar más en profundidad en la última revisión de su libro Getting Things Done. Y digo que no debería sorprendernos tanto porque, siendo GTD® una metodología de productividad personal que hace un uso extensivo de listas, parece lógico incluir este tipo especial de listas en la ecuación.

Como hemos visto en anteriores entregas de esta serie, el tercer paso de GTD consiste, entre otras cosas, en crear recordatorios de lo que hemos decidido que hay que hacer para que los asuntos avancen, y en organizar el material de apoyo necesario para llevar a cabo las distintas acciones. Para un número significativo de cosas, identificar la «siguiente acción» física, visible, será más que suficiente para hacer el trabajo. Sin embargo, en algunas ocasiones, puede resultar muy útil hacer uso de listas de verificación.

En su sentido más amplio, cualquier lista de «siguientes acciones» de GTD puede considerarse también una lista de verificación, ya que nos ayuda a identificar el trabajo que aún nos queda por hacer. Sin embargo, cuando hablamos de checklists normalmente nos referimos a un tipo especial de lista «reciclable». Es decir, una especie de «receta» que nos ayudan a ejecutar una tareas rutinaria con mayor eficiencia y eficacia. El principal beneficio de crear y mantener listas de comprobación es que nos evita tener que volver a pensar cómo hacer la misma actividad una y otra vez, además de permitirnos asegurar siempre la misma calidad en el resultado.

Como norma general, cada vez que nos topemos con una actividad de ejecución periódica, deberíamos plantearnos la conveniencia de crear una lista de verificación. Esto es especialmente cierto si dicha actividad reviste algún grado de complejidad. Sin embargo, no necesariamente hay que limitar el uso de checklists a actividades complejas. Tener documentados los pasos que hay que llevar a cabo para realizar un trabajo determinado, por simple que sea, nos da la oportunidad de revisar y «mejorar» el proceso de manera consciente cuando lo creamos necesario.

Otra situación evidente en la que conviene utilizar una lista de verificación es cuando toca hacernos cargo de una rutina nueva para nosotros. Cuanto más nueva sea una situación, más control necesitaremos y, por tanto, más conveniente será tener la ayuda de un buen checklist. Las listas de verificación nos permiten mantener el enfoque en lo que estamos haciendo, al menos hasta que hayamos interiorizado la rutina y seamos capaces de llevarla a cabo de manera casi «automática».

Una ventaja más de los checklists es que nos permiten delegar mejor algunas actividades. Si tenemos bien documentados los proceso de carácter rutinario, es muy fácil pedirle a otra persona que lo haga en nuestro lugar si no nosotros no podemos.

Técnicamente, desde un punto de vista de GTD, las listas de verificación pertenecen a la categoría organizativa de «material de referencia», ya que suponen elementos de consulta opcional, a los que puedes acudir en cualquier momento cuando lo necesites. Por ejemplo, es posible que, al llevar a cabo una rutina determinada, dudes de qué es lo que hay que hacer exactamente, y entonces decidas buscar el checklist correspondiente; o puede que tengas la sensación de que cierta rutina puede mejorarse, y decidas revisar su lista de verificación asociada para añadir o quitar cosas.

Los checklists son útiles a todos los niveles. Como hemos visto, son una excelente manera de asegurarte de hacer bien una tarea nueva o compleja, como por ejemplo la Revisión Semanal de GTD. También puedes usarlas para asegurarte de que no te falta nada en diferentes situaciones, como por ejemplo cada vez que organizas la logística de un viaje, o cuando preparas el material antes de una presentación. Otro uso de las listas de verificación es mantener inventarios de cosas, como personas con los que quieres interactuar de manera regular, recambios de los diferentes aparatos que usas, elementos de tu programa de entrenamiento, etc. Las posibilidades son virtualmente infinitas.

En definitiva, crear listas de verificación para todo lo que puedas es una buena práctica en general. No sólo te ayudará a hacer mejor tu trabajo, sino que además te dará la oportunidad de ganar claridad sobre las cosas que haces: ¿para qué estoy haciendo esto?, ¿existe alguna manera de hacerlo mejor?, ¿tiene sentido seguir haciéndolo?

Gestiona tus distracciones

Por:

Un tema que siempre sale cuando pregunta a mis alumnos pocos el principal problema de productividad son las interrupciones.

David Sánchez explica que las interrupciones por sí mismas no son negativas y, por tanto, el único que hay que hacer es capturarlas:

Porque ya que no puedes evitar las distracciones (y no puedes aunque te pretendas aislar del mundo), lo mejor es que aprendas a relacionarte con ellas correctamente para que no te distraigan de tu trabajo y afecten a tu efectividad.

Los ladrones del tiempo no existen; sólo tu decides qué merece tu atención. Cuando recibes una interrupción, lo mejor que puedes hacerlo es capturar la información lo más rápido posible para volver a concentrarte en la tarea actual.

Habitualmente cuando busca una solución para un problema, intento solucionarla dos veces: primero soluciono el problema que tengo entre mis manos y luego buscaré las raíces de este problema para evitar que volveré a pasar en el futuro.

Capturar la información cuando recibes una interrupción es un ejemplo del primer tipo de solución, pero no debes parar aquí.

Cuando analizo las interrupciones con mis clientes, observamos que gran parte de ellas son innecesarias y por tanto una pérdida del tiempo. En estos casos, capturar la información no es la solución, habrá que buscar maneras de evitar estas interrupciones; habrá que buscar las raíces.

No se trata de aplicar trucos, sino de tomar consciencia y crear un proceso sistemático para analizar las causas y diseñar estrategias y soluciones para evitar estas interrupciones innecesarias.

Resumiendo:

• Busca maneras para evitar interrupciones innecesarias.
• Cuando recibes una interrupción, captúrala.

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Los resultados del lanzamiento de Visibilidad Ascendente y un cambio de enfoque en Lifestyle al Cuadrado en el Reporting Backstage 79 – Octubre 2016

Por: Franck Scipion

Ha llegado el informe de actividad y resultados para el mes de octubre de 2016.

Vamos a repasar juntos los datos del cuadro de mando del blog y las lecciones aprendidas durante este mes.

Contenidos

Se han publicado 9 artículos en este último periodo:

1. 7 claves para crear un blog que te cambie la vida a través de los infoproductos
2. Mi primera vez en el blog: 5 consejos para escribir tu primera entrada sin morir en el intento
3. Cómo identificar el infoproducto que debes vender ahora mismo en 5 pasos
4. ¿Por qué la publicidad NO es un buen modelo de negocio para un blog?
5. Las 7 páginas esenciales que todo blog debe tener sí o sí
6. ¿Sigues sin vender infoproductos? Descubre los 4 errores que puedes estar cometiendo (y sus soluciones)
7. Los 7 mejores lugares para capturar suscriptores y llenar tu lista de futuros clientes
8. La Mega Guía del marketing de afiliación o cómo vender con tu blog desde el día Nº 1 sin tener que crear infoproductos
9. Vuelve el podcast y los ingresos se estancan en el Reporting Backstage 78 – Septiembre 2016

En este mes de octubre hemos hablado bastante sobre los infoproductos. Si estás pensando lanzar uno en 2017, aquí tienes unos cuantos posts que te vendrán muy bien.

Cuenta de resultados

Gastos

Los gastos de los 2 meses suman un total de 28.000€. Total acumulado de gastos de 554.771€ desde el inicio del proyecto.

Ingresos

Los ingresos de los 2 meses suman 43.000€. Total acumulado de ingresos de 1.042.562€ desde el inicio del proyecto.

Resultado

El resultado de explotación de este mes es de 15.000€, por un total de 487.791€ a lo largo del proyecto.

Todo lo que ha pasado en octubre

Fin de la campaña de venta de Visibilidad Ascendente

Septiembre estuvo protagonizado por el lanzamiento de Visibilidad Ascendente y gran parte de octubre también.

Ha sido un lanzamiento duro por 2 motivos:

1. Se han regrabado y actualizado el 100% de los contenidos: todos los vídeos, hojas de trabajo y contenidos en general del programa han sido regrabados y actualizados. Ahora mismo prácticamente tenemos un Máster en Visibilidad Online que debería funcionar durante, al menos, 2 o 3 años sin problemas. De hecho, ¡creo que hasta tenemos demasiado contenido dentro del programa!
2. Un lanzamiento largo: probamos con un training inicial de 7 lecciones, después entraron los afiliados y finalmente volvimos al sistema tradicional del training en vídeo. Creo que hemos dado tanto contenido gratuito previo que hay gente que, cuando llegó el momento de comprar, todavía ni había terminado ese contenido gratuito.

Ambas cosas nos han tenido a mí y a todo el equipo trabajando en el lanzamiento casi a diario.

Y aunque no hayamos llegado a los 104.000€ marcados en el presupuesto, nos hemos quedado cerca incluso habiendo sacado la “solución mágica” (Tier Pricing) en los últimos días.

Gran parte de los alumnos agradecieron este Tier Pricing y acabaron uniéndose al programa gracias a él. Está claro que lo mantendremos para Autoridad Ascendente y otros programas de precio similar.

En definitiva, a pesar de haber comenzado la campaña de venta con un ritmo muy lento, al final somos 89 alumnos y nos hemos quedado cerca del objetivo.

Para el próximo lanzamiento, con la lección aprendida, esperamos llegar al objetivo marcado.

Ha llegado el momento de medir el tiempo y la rentabilidad

Hasta el día de hoy el indicador general de éxito de Lifestyle al Cuadrado eran los ingresos.

¿Se presupuestaron 104.000€ de ingresos y se han conseguido? Perfecto, objetivo cumplido.

El problema es que en un negocio lo importante del todo no son los ingresos. Lo importante es la rentabilidad.

Y ese es un pensamiento que he reforzado muchísimo tras pasar por el Ontrapalooza en Estados Unidos. Allí lo que priorizan es el lifestyle, la rentabilidad y el conseguir resultados trabajando lo “mínimo”.

No me refiero a no trabajar, sino a sacar rentabilidad de las horas dedicadas. Hay que saber cuánto cuesta tu hora, en qué las inviertes y si se está haciendo de forma inteligente.

Por ejemplo, si en la campaña de Visibilidad Ascendente hubiéramos llegado a los 104.000€, pero invirtiendo el doble de horas que en otro lanzamiento que generó 80.000€… el resultado es mucho peor.

Esto me ha llevado a definir que la rentabilidad será el indicador Nº 1 del negocio a partir de 2017. Y por este motivo hemos tomado un par de medidas:

1. Medir qué hace cada persona del equipo con su tiempo: utilizaremos Toggl para medir el tiempo que utilizamos en diferentes tareas, programas, lanzamientos, campañas de venta, etc. Tenemos una tabla con todas las tareas del proyecto y cada uno de nosotros medirá en cuál de ellos usa su tiempo para ver después la rentabilidad del mismo.
2. Eliminar o delegar tareas: al hacer esta revisión del tiempo y organizar el presupuesto para 2017 he decidido eliminar algunas de las tareas que veníamos haciendo o delegar otras contratando más personas para el equipo. Necesito a mi equipo en las tareas adecuadas y no sobreviviendo al día a día.

Te recomiendo hacer lo mismo. Revisa todos tus proyectos, clientes y tareas y descubre dónde pasas más tiempo y cuánto generas a cambio de ese tiempo.

Una vez hecho el ejercicio verás que estás perdiendo el tiempo en muchas tareas y el dinero en muchas otras.

Lo peor del mes

El día a día de un lanzamiento

El final de un lanzamiento, si los resultados son buenos, es agradable.

Pero el día a día, luchando contra imprevistos, problemas técnicos, atención por email y mil y una cosas más no es tan agradable.

En esta campaña de Visibilidad Ascendente hemos tenido que sudar muchas ventas, hacer acciones especiales y cambios en mitad del lanzamiento para reavivar las ventas un par de veces. Y eso supone un día a día de muchas tareas.

Echando la vista atrás no me arrepiento, ya que todo este proceso me ha servido para aprender muchas cosas, pero sí que admito que han sido semanas de bastantes agobios.

Si vas a hacer tu primer lanzamiento en breve, te recomiendo reservar mucho tiempo, fuerzas y energía. Yo, a pesar de tener un equipo detrás, sigo luchando en las campañas de ventas y es algo que espero mejorar muchísimo de cara a 2017.

Imagínate lo que tendrás que trabajar tú, que seguramente estás en solitario, para hacer todas las tareas a la vez: creación de contenidos, atención por email, campaña de ventas, creación de página de ventas, gestión de afiliados, etc.

Si vas a lanzar, prepárate.

Lo mejor del mes

Un sistema estable que genera 3.000 (o más) suscriptores al mes

Tras una actualización de contenidos descargables, que nos llevó a crear más de 15 Content Upgrades y Lead Magnets, los resultados se notan.

Desde hace unos 4 o 5 meses el blog se ha estabilizado y, sin hacer ningún trabajo especial más allá de publicar, estamos captando unos 3.000 suscriptores mensuales de forma orgánica.

Es una buena cifra, comparada con los casi 900 que captábamos a estas alturas el año pasado, pero sabemos que podemos conseguir más. Y en 2017 vamos a hacer nuevas pruebas con Thrive Leads para mejorar la tasa de conversión de esos formularios.

Aun así, sabemos que el problema actual no está tanto en la captación de suscriptores, sino en la activación y conversión a clientes de estos suscriptores. Tenemos tasas de conversión muy bajas de nuestros embudos y toca retocarlos con el cambio a Ontraport.

Paso a paso. Primero generas los suscriptores con una estrategia de captación a lo grande y después optimizas el embudo para convertir a todos los posibles en clientes o futuros clientes.

Y tú, ¿mides la rentabilidad de tu proyecto?

Te he hablado del cambio de enfoque que voy a darle a Lifestyle al Cuadrado, pero me gustaría saber cómo lo haces tú.

¿Mides el tiempo y la rentabilidad de tus proyectos?

¿Sabes cuánto inviertes en cada uno de tus clientes o productos?

Si todavía no lo haces, es un buen momento.

Fotografía: Egg timer on an open laptop keyboard in a high angle view conceptual of measurement of time and countdown to a deadline (Shutterstock)

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OPTIMA3: Áreas de atención, equilibrio y efectividad

Por: José Miguel Bolívar

La forma en que se plantea y aborda el tema de las áreas de enfoque y responsabilidad en GTD^® suele resultar compleja para muchas personas, no tanto por su dificultad sino por su ambiguedad. Además, las «responsabilidades», aparte de ser algo bastante difuso en muchas ocasiones, a menudo tienen una connotación negativa de «obligación», es decir, de «carga extra de trabajo», lo que sumado a lo anterior da lugar a que este elemento del modelo de 6 niveles para revisar tu trabajo de la metodología GTD^® resulte por lo general poco atractivo.

Al margen de lo anterior, el tema del equilibrio es lo suficientemente importante como para requerir un trato mucho más específico y profundo que el que hace Allen al hablar de las «áreas de enfoque y responsabilidad». En este sentido, la mezcla de equilibrio y responsabilidades resulta poco práctica y, sobre todo, poco útil.

Por otra parte, los últimos avances en neurociencia ponen de manifiesto una vez más algo que Allen ya plantea en su obra: la necesaria alternancia equilibrada entre estados mentales y emocionales opuestos y complementarios para maximizar la efectividad. Allen explica que hay que alternar entre estados de enfoque total y desconexión total, algo que para muchas personas resulta prácticamente imposible en su día a día y que gracias a GTD^® se puede conseguir. Actualmente sabemos que esta misma alternancia tiene que darse también entre otras facetas de nuestra vida: entre actividad y descanso; entre soledad y compañía; y entre rutina y juego.

En la metodología OPTIMA3^® hay un módulo íntegramente dedicado a la proactividad. El motivo es que la eficacia tiene que ver con hacer las cosas correctas, lo que significa que hay que aprender a decidir mejor, ya que tus resultados son consecuencia de tus decisiones. La premisa de la que se parte es que «la calidad de las decisiones que tomas depende en gran medida de la calidad de la información que utilizas para tomarlas». En línea con ello, OPTIMA3^® plantea un conjunto de hábitos y herramientas orientados a incorporar, de manera regular y sistemática, información útil, relevante y actualizada que te ayude a decidir mejor.

Una de estas herramientas tiene que ver con información sobre la «sensación de equilibrio» que tienes en un momento dado. A lo largo del tiempo, prestamos atención a diversas áreas. Además del trabajo, están la familia, los amigos, el deporte, la salud, el ocio, las finanzas personales, la casa, el coche o la moto, la mascota (si tienes), tu imagen personal, el voluntariado, la espiritualidad, el desarrollo personal y profesional… Cada persona puede identificar a qué áreas presta atención a lo largo de los días, las semanas, los meses y los años. Esto da lugar a que, mientras que una persona podría identificar «familia» como una única área, otra persona podría identificar en su lugar «pareja», «hijos», «hermanos», «padres» y «familia política» como áreas de atención, siendo ambos planteamientos igualmente válidos.

Lo que medimos con la herramienta es el «grado de satisfacción con la atención que estás prestando a cada área en un momento dado». Aunque la definición de «en un momento dado» queda a criterio de cada persona, generalmente se refiere a «en las últimas semanas» o «durante los últimos meses».

Llegados a este punto es importante destacar que lo que mides es tu satisfacción con la atención que estás prestando a cada área. Esto es distinto de:

1. El tiempo que estás dedicando a cada área.
2. Tu satisfacción con el área.

Veamos un par de ejemplos. Sobre el primer punto, se puede estar dedicando mucho tiempo a algo y que eso genere una gran satisfacción o todo lo contrario. Por ejemplo, dedicas mucho tiempo al deporte y eso te resulta muy satisfactorio, pero también dedicas mucho tiempo a temas domésticos y eso te resulta muy poco satisfactorio. De manera análoga, se puede estar dedicando muy poco tiempo a algo y que eso genere una gran satisfación o una gran insatisfacción.
En cuanto al segundo punto, puedes sentir por ejemplo una gran satisfacción con la atención que prestas al deporte y sentir al mismo tiempo una gran insatisfacción con tu estado de forma física, que no evoluciona al ritmo que te gustaría.

Muchas personas parten del supuesto de que «más tiempo = más satisfacción», lo cual es falso. Lo cierto es que la satisfacción máxima se alcanza cuando se presta la atención óptima, ni más, ni menos. Según esto, si estás prestando más atención de la que te gustaría a un tema, tu satisfacción disminuirá. Exactamente lo mismo que ocurrirá si estás prestando menos atención de la que te gustaría a ese mismo tema.

La herramienta que usamos en OPTIMA3^® ofrece una panóramica que permite contrastar hasta qué punto estamos distribuyendo nuestra atención de forma equilibrada entre nuestras distintas áreas de atención (recuerda: son las áreas de tu vida a las que en algún momento prestas atención) y nos permite introducir cambios para reequilibrar la situación, en algunas ocasiones vía acciones puntuales y en la mayoría de los casos vía un cambio de tendencia apoyado en una MASS.

Convertir en hábito el uso de esta herramienta proporciona dos grandes beneficios. Por una parte, obtener – de forma regular – información útil, relevante y actualizada sobre cómo evoluciona tu sensación de equilibrio a lo largo del tiempo, lo que sin duda te ayudará a tomar mejores decisiones a la hora de decidir qué hacer y qué no hacer en cada momento. Por otra parte, te permite introducir cambios de tendencia – sostenibles a lo largo del tiempo – que te permitirán mejorar tu sensación de equilibrio.

En GTD^®, las «áreas de enfoque y responsabilidad» pertenecen a la parte de «Perspectiva» y no se contemplan explícitamente ni el paso Aclarar (o Procesar) ni en el paso Reflexionar (o Revisar) ni tampoco durante la Revisión Semanal. El único caso adicional en el que se menciona indirectamente este elemento es en el paso Ejecutar (o Hacer), cuando se plantea el modelo de seis niveles de perspectiva como una posible herramienta para elegir qué hacer.

Sin embargo, cuando pensamos o reflexionamos sobre aspectos de nuestra realidad, tanto si es de manera proactiva como reactiva, la mayoría de las personas lo hacemos en términos de «áreas de atención», aunque por lo general sea de manera inconsciente. Por este motivo, además de en el módulo dedicado a «proactividad», OPTIMA3^® incorpora las «áreas de atención» – de forma explícita – como un elemento clave en todas las partes de la metodología relacionadas con «pensar y decidir».

Para poder incorporar las «áreas de atención» en la parte más operativa de la metodología, ha sido necesario abandonar el concepto «lista», tan característico de GTD^®, evolucionándolo para dar lugar a un nuevo concepto, más amplio y versatil. Me refiero al concepto «vista», sobre el que escribiré en breve.

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Trabajando desde casa también se puede ser productivo y efectivo

Por:

Ya sabes que soy un freelance trabajando desde casa.

Me he acostumbrado tanto a esta forma de trabajar que creo que nunca más podría trabajar en una oficina.

José Ignacio Azkue nos explica los beneficios y desventajas de trabajar desde casa para la productividad personal.

Los tiempos han cambiado y un trabajador del conocimiento puede ser, hoy en día, productivo y efectivo trabajando desde su casa como si estuviera en su propio puesto de trabajo, en su empresa. Gracias a los avances informáticos y tecnológicos, cada vez más gente tiene la oportunidad de evitar desplazarse hasta “su trabajo” para cumplir con sus obligaciones laborales.

Parece ser que hoy, en España, esto lo realizan cerca de un 8% de los trabajadores. En Europa, también en esta ocasión están por delante de nosotros ya que cerca de un 15% de los profesionales realiza sus tareas o parte de ellas desde su domicilio.

Visto cómo están organizadas las oficinas abiertas modernas, que parecen estar diseñadas para maximizar el número de interrupciones,¹ creo que el título correcto de este articulo debe ser “Trabajando desde casa también se puede ser más productivo y efectivo”

1. Un señal de la ineficiencia de las oficinas es el hecho de que una gran cantidad de profesionales prefieren hacer el trabajo que requiere un alto nivel de concentración desde casa o otro lugar. ↩︎

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4 acciones para no perderte cuando tienes mucho que hacer

Por: Berto Pena

Artículo de la Serie VIVIR SIN RELOJ, un Programa de Aprendizaje de ThinkWasabi.

¿Cómo no descuidar lo importante? ¿Cómo centrarte en lo que deberías hacer cuando no paran de llegar cosas? ¿Cómo conseguir avanzar si la mayoría de cosas te frenan? Te propongo cuatro acciones para no perderte cuando tienes mucho que hacer. ¿Los vemos?

1Identifica y ASEGURA el “corazón” del día

Si no lo has hecho ya el día anterior, hazlo cuanto antes. ¿Cuál es el “corazón” del día? Las tareas y actividades clave que necesitas terminar para avanzar de verdad. Sin ese Rumbo claro, es facilísimo perderse y luego no encontrar el camino. Tres puntos clave aquí:

• Céntrate en esas cosas cuanto antes. A primerísima hora, antes del resto de cosas (Correo, chequeos, etc).
• Si no puedes a primera hora (porque te han atrapado con una urgencia, o tienes una reunión), revisa tu agenda y localiza otro bloque del día donde podrás hacerlo en condiciones.
• Si tu día está muy fragmentado (con reuniones, llamadas, visitas…), divide esas tareas en trozos que puedas ir encajando en los huecos que tengas.

2Pregúntate: ¿Cuál es la mejor tarea para AHORA?

Si tienes mucho que hacer, es fácil que vayas siguiendo tu lista de tareas de forma lineal. Es decir, haces las tareas en la secuencia que aparecen ahí. Eso puede ser una mala idea, puesto que podrías elegir hacer algo correcto pero en momento incorrecto. Analiza tu lista y pregútante: «para ESTE momento, según el tiempo que tengo, mis ganas y capacidad de atención, ¿qué me interesa hacer?».

El Rumbo y la Ruta son esenciales. Porque si no sabes a dónde vas, da igual el camino que tomes. Y si no sabes lo que quieres, da igual lo que hagas.

3«¿Esto que me piden es “para ya” o “para YA”?»

Uno de los puntos débiles de mucha gente es malinterpretar peticiones que llegan ahora, como cosas que tengo que hacer ya. Es una de las principales razones por las que te pierdes. Casi siempre que llegan cosas así, las perjudicadas son las tareas importantes, las que ya habías empezado, o las que tenías que entregar hoy. No te dejes llevar por el «necesito que me hagas esto». Aun cuando sea para “ya”, verás que la gran mayoría pueden esperar a que remates lo que estabas haciendo. Es la diferencia entre arrastrar cosas a medias o ir avanzando de verdad.

4Reduce o retrasa (conscientemente) temas menores

Cuando tienes mucho que hacer te puede interesar reducir o incluso retrasar cosas para otro día. Para hacer sitio a lo importante, a lo que más resultados te da, a lo que te da satisfacción y te permite dar en la diana. Yo siempre tengo una excusa para hacerle sitio a lo importante. No me importa procrastinar lo pequeño, las cosas que no me van a hacer llegar lejos. Ya las haré, no me preocupo, pero hoy me centro en no perderme y concentrarme donde quería.

Actividad vs. Productividad. Hacer un millón de cosas pero descuidar lo importante. Moverte sin parar pero sin un Rumbo claro. Trabajar un montón pero sin dirección…

¿Te sueles perder cuando tienes mucho que hacer? ¿Cuál es tu estrategia en días así?

Artículo de la Serie VIVIR SIN RELOJ, un Programa de Aprendizaje de ThinkWasabi.

La entrada 4 acciones para no perderte cuando tienes mucho que hacer aparece primero en ThinkWasabi.

10 años de productividad personal

Por:

A veces, parece que las estrellas se alinean y crean la situación perfecta para que pasa algo único. Yo he tenido uno de estos momentos en otoño del año 2006.

La primera estrella era mi interés en el tema de la productividad personal. Es una estrella que ya hace mucho tiempo estaba conmigo; creo que ha aparecida cuando todavía estudiaba en la universidad y tenía que compaginar mis estudios con un trabajo por las noches y varios cargos como voluntario en una ONG internacional. Cada semana dedicaba al menos una hora leyendo artículos en holandés e inglés sobre la productividad personal para aprender cómo tenía que organizar mis tareas para mantener mi vida en equilibrio.

Otra estrella que ya hace tiempo estaba colocada al firmamento era mi pasión para los blogs. Empezó mi primer blog en el año 1997, cuando la palabra ‘blog’ ni siquiera existía. Además de mi blog personal, mantenía dos blogs más durante este verano: tenía un blog medio abandonado sobre los puntos de venta y cajas registradoras (resultado de un experimento para ver si podía generar ingresos pasivos mediante la publicidad) y un blog para promocionar mi servicio de alojamiento web.

La tercera estrella fue un comentario de un cliente sobre las faltas de ortografía en un email que le había enviado. En este momento ya vivía casi cinco años en España, pero en mi trabajo en el departamento internacional de una empresa de informática hablaba todo el día en inglés, holandés, catalán o alemán; nada de español. Mi cliente tenía razón, mi nivel de castellano no estaba al nivel de alguien que ya hace un tiempo vive en el país.

La cuarta estrella apareció cuando decidí cambiar mi lectura productiva. En lugar de leer artículos en holandés e inglés, decidí buscar fuentes de información en castellano y así utilizar mi interés en la productividad personal para mejorar mi nivel de este idioma. Busqué en Google, pero por mi gran sorpresa no encontré ningún blog español dedicado a mi tema favorito.

Visto las estrellas alineadas así, el resultado era obvio: combinando mi interés en la productividad personal, mi experiencia en crear blogs, mi búsqueda de un proyecto nuevo en castellano y la falta de blogs sobre la productividad personal en castellano, el único resultado podría ser montar mi propio blog de productividad personal en español.

Creó una nueva cuenta en mi servidor, instalé WordPress,¹ busqué un tema con un diseño sencillo y el día 1 de diciembre del año 2006 publiqué el primer post en el blog llamado el Canasto.

Muchas personas me han preguntado por el origen de este nombre. Sencillamente he revisado los pocos documentos que tenía sobra la productividad personal en castellano en busca de una palabra relacionada con la productividad, pero sin que sea una palabra muy utilizada y con posibilidad de registrar un dominio. En uno de estos textos² encontré un capítulo sobre los ‘Canastos de Entrada’.

Ha pasado mucho desde entonces

En el momento de escribir este texto, hay 3.440 artículos publicados en el Canasto. La gran mayoría los he escrito yo, pero también he podido contar con la ayuda de 73 autores invitados que, entre otros, me han ayudado a mantener el blog vivo durante mis vacaciones. Puedo decir que casi todos los expertos hispanohablantes en la productividad personal han colaborado en algún momento.

Desde mi perspectiva, el Canasto es mucho más que un blog. Es un centro de aprendizaje, es una comunidad, es una manera de ser, … y es mi manera de contribuir a crear un mundo mejor.

Desde hace un poco más de cinco años, el Canasto también es mi principal fuente de ingresos. El enorme éxito del blog ha hecho posible dedicarme el 100% a ayudar miles de profesionales, equipos de trabajo y organizaciones a mejorar su efectividad; un trabajo de que disfruto cada momento.

Este éxito no ha sido posible sin el gran apoyo de mis lectores, quien me han animado con sus emails, tweets, comentarios y críticas o simplemente visitando el blog.

Tiempo efectivo

Para dar las gracias a todos los que me han apoyado, he creado un libro con una selección de lo que en mi opinión es lo mejor que he publicado en estos diez años.

Casi 200 páginas para disfrutar de la efectividad personal en 70 artículos que hablan de hábitos y herramientas para ser más productivo.

Obviamente, una colección de artículos no es un libro para leer rápidamente. Aúnque puedes utilizarlo como te gusta a ti, yo creo que es más un recurso para ir picando y de vez en cuando leer un capítulo.

Más regalos

Pero eso no es todo. Quiero celebrar estos diez años contigo y por eso tengo algunas cosas más planificado.

Para empezar, sólo hoy —1 de diciembre de 2016— te regalo una sesión de una hora de mentoring a distancia (con un valor de 129€) si te apuntas al Club Súper Efectivo.

Apúntate hoy al Club Súper Efectivo y te regalo una hora de Mentoring a Distancia

En los próximos meses habrá más regalos para celebrar el aniversario del Canasto. Estoy trabajando en organizar un sorteo de los mejores libros sobre la productividad personal ³ al principio del año que viene y además habrá algun evento presencial.

El futuro del canasto

El viaje del canasto aún está lejos de terminado. Tengo grandes planes para el futuro y aunque hoy he tomado un día libre, mañana ya estaré escribiendo más material para ayudarte a mejorar tu productividad personal.

Imagen Fiesta cortesía de Shutterstock

1. Una aplicación que ya hace un tiempo quería probar y que después de medio año he dejado de utilizar. ↩︎
2. Ya no me acuerdo cuál era el texto exacto, pero seguramente se trata de una traducción suramericana de un texto en inglés. ↩︎
3. Aunque no considero mi libre “Tiempo Efectivo” uno de los mejores libros sobre este temo, seguramente incluiré una copia en el sorteo. ↩︎

Jeroen Sangers

Fundador del Canasto, formador y consultor artesano especializado en mejorar el rendimiento de personas, equipos de trabajo y organizaciones utilizando las modernas técnicas y herramientas de efectividad y colaboración.