Uniéndome a la Red de Consultoría Artesana (#REDCA)

Por: Jerónimo Sánchez

A partir de hoy me considero oficialmente parte de la Red de Consultoría Artesana (#REDCA), como atestigua el logo que aparece en la barra lateral. La razón es muy simple: comparto plenamente sus señas de identidad, prácticas y valores.

Por desgracia, la profesión de la consultoría, sea de la especialidad que sea, se ha visto muy desvirtuada durante los últimos años, una veces por arribistas y otras por grandes corporaciones que persiguen un beneficio puramente económico. A mi me ha tocado sufrirlo como cliente en varias ocasiones, y ahora como consultor lo vivo desde adentro. Por supuesto, existen muchas y honrosas excepciones, pero reconozco que hay mucho espacio para la mejora.

Estoy convencido que la Red de Consultoría Artesana nos ayudará a aglutinar lo mejor de esta profesión, dando ejemplo, generando confianza y, sobre todo, aportando valor adicional con nuestro trabajo.

Desde aquí y desde ya me pongo a disposición de mis colegas y clientes para cualquier cosa en que pueda ayudar.

Cómo hacer más en menos tiempo

Por: Jerónimo Sánchez

He repetido hasta la hartura que productividad no es el arte de hacer muchas cosas en menos tiempo. Y por supuesto, tampoco es un técnica macabra que usan las empresas para explotarnos como si estuviéramos en la Edad Media. Aun a riesgo de parecer cansino, vuelvo a insistir: productividad es hacer las cosas que importan. Y como corolario, productividad es dejar de hacer las cosas que no tienen valor para conseguir tus objetivos.

Ahora bien, ¿y qué pasa si de verdad lo que quieres –o necesitas–, es hacer más en menos tiempo? ¿Tendrá algo que decir al respecto la productividad personal en general, y GTD en particular?

Estamos acostumbrados a ver en las revistas, la TV e internet a esos “genios” que lanzan empresas exitosas como churros. O que son capaces de generar millones en semanas de 4 horas de trabajo. O que son padres, deportistas y profesionales de éxito sin apenas despeinarse. ¿Serán cuentos chinos?

Bueno, pues como dice mi buen amigo Efraín, te tengo una buena y una mala. La mala es que no es posible conseguirlo de la noche a la mañana, simplemente leyendo un libro y chasqueando los dedos; la buena es que hay 3 hábitos productivos que, aplicados de manera consistente a lo largo de las próximas semanas, multiplicarán significativamente la cantidad de cosas que podrás hacer en mucho menos tiempo que antes.

1. Enfócate. Es muy simple. Emplea una tarde en identificar lo que quieres conseguir a corto y medio plazo, determina los proyectos y acciones físicas que tienes que llevar a cabo para alcanzarlos y… ¡olvídate de todo lo demás! Cuando te levantes cada mañana, selecciona un par de acciones que vas a completar en primer lugar. No hagas concesiones. Antes siquiera de abrir el correo electrónico trata de liquidar una de ellas. Y la otra antes de la hora de comer. Hazlo durante 3 semanas seguidas y verás el resultado.

En épocas de duda y sobrecarga de actividades, enfocarme de esta manera es lo que siempre me ha salvado el pellejo. El enfoque tiene además el beneficio de identificar las cosas que no aportan valor a tu vida, ayudándote a dejarlas a un lado sin esfuerzo, y liberando recursos para las cosas que te importan de verdad.

2. Delega todo lo que puedas. Algunos expertos en productividad dicen que hay que delegar las cosas que otros pueden hacer mejor que uno mismo. Yo digo que, salvo que esa actividad sea crítica y tú puedas hacerla mejor, delegues todo lo que puedas. No importa que no esté hecho con la calidad de que tú eres capaz. Si no es algo importante, delégalo. Y si es importante, busca quien puede hacerlo con la calidad que necesitas.

3. Revisa y da seguimiento. Por último, no asumas que los demás están comprometidos con tus metas de las misma manera que tú. Es natural y no hay que sentirse mal. Por eso es necesario que des seguimiento a las cosas que delegas. Asegúrate de que todos los días dedicas al menos 15 minutos a revisar los asuntos delegados, enviando correos electrónicos, haciendo llamadas o haciendo visitas para interesarte por el avance. Tú te sentirás en control, y los demás sentirán cierta “presión” positiva para cumplir con lo acordado.

En este sentido es muy importante poner fechas de próxima revisión a todas las cosas que delegas. Cada asunto tendrá su propio ritmo de avance, y no todo requerirá de una revisión diaria. No querrás que tu presión positiva termine haciendo que tus colaboradores huyan de ti cada vez que te vean.

Artículo original escrito por Jerónimo Sánchez . Sígueme en Twitter.

Foto por cortesía de Joe Shlabotnik vía Flickr.

∞ Qué es la visión de vida, o cómo no puedes ser productivo sin tener las cosas claras

Por: Jeroen Sangers

Un post interesantísimo sobre el penúltimo nivel de perspectiva en GTD:

La visión de vida debe ser corta y lo más concisa posible, pero no debe dejar de lado nada que sea realmente importante para nuestras vidas. Una visión no es algo concreto, más bien es una definición general de lo que queremos conseguir en la vida. La visión de vida es algo que, en general, no debería cambiar, así que ahí reflejaremos los principios básicos que nos guían en la vida. No pondremos cualquier tipo de afirmación que sepamos que puede ir cambiando a lo largo de los años.

Por lo tanto, sabremos que la misión está bien definida siempre y cuando trate todas las cosas imprescindibles que tenemos o queremos tener en nuestra vida, sin ninguna que pueda cambiar de forma radical. De esta forma, en nuestra visión de vida tendremos escritos en pocas líneas todos nuestros principios fundamentales.

Hay algunos puntos en este conclusión de Jordi Sánchez que yo trato diferente. Primero, no veo la necesidad de mantener la descripción corta y precisa. Como dice Jordi, el futuro es imprevisible y por tanto no puedes esperar que vas a llegar exactamente al punto que has planificado. La función de este nivel es más motivacional. Cuando trabajo con mis clientes de consultoría, a veces les pido escribir una historia sobre un día regular en su vida aquí a quince años.

Tampoco es necesario que sea un texto escrito; a veces les pido recortar fotos de revistas que representan su visión. Justo en este nivel de perspectiva podrás utilizar toda tu creatividad.

∞ Lea el artículo en El Canasto

✓ Contextos en GTD y Trabajo por Lotes. El caso de un abogado

Por: Javier Arnal

En ocasiones constato que la utilización de los contextos tradicionales que propone GTD resulta insuficiente o no se adapta bien a todo el mundo. En este artículo os voy a contar la experiencia de un abogado que utiliza GTD.

Contextos en GTD

Los contextos en GTD son requisitos físicos para hacer una tarea, como puede ser una ubicación (casa, oficina, calle), una persona, una herramienta (internet, teléfono,..), a los que también se ha añadido el tiempo disponible y la energía necesaria.

Los contextos en GTD son criterios que nos facilitan decidir qué tarea estoy en condiciones de hacer de entre todas las tareas que tengo en mi lista de "próximas acciones".

Cuando utilizas un software de gestión de tareas, etiquetas las tareas con el contexto adecuado para su ejecución. Haciendo un filtrado por el contexto en el que te encuentras, el software te presenta las acciones que están marcadas con dicha etiqueta.

El caso de un abogado

El planteamiento que me gustaría explicar en este artículo es el caso de aquellos profesionales, como los abogados, que tienen identificados sus grupos de tareas clave y dedican unos bloques de tiempo a ellas cada semana. Es decir, agrupan tareas en base a un criterio para aprovechar los beneficios del trabajo por lotes. Por ejemplo, un abogado tiene los siguientes grupos de tareas o

Contextos Principales

• Facturación (Billing): son las tareas que cuando las hace conllevan facturar a su cliente. Como preparar y asistir a un juicio, redactar un contrato, asistir a una reunión con su cliente o resolver una consulta.


• Comercial: aquellas tareas relacionadas con captar negocio. Como preparar el contenido de una oferta económica, dar una charla en una jornada empresarial, hacer llamadas para concertar visitas comerciales, o desarrollar un acuerdo de colaboración comercial con un colega de otra provincia o de otra especialización distinta a la mía (mercantil, procesal, laboral, etc.)


• Estudio: son las tareas que implican ponerse al día, principalmente estudiar nueva legislación, interpretaciones, jurisprudencia, sentencias, asistencia a cursos, mejorar un idioma, ...todo ello implica sentarse a estudiar para estar al día o mejorar su especialización.


• Mejora: son actividades de otros proyectos que en su actividad implicarán mejoras como puede ser actualizar la página web o diseñar un nuevo servicio a ofrecer.

He trabajado con abogados que tienen objetivos y se organizan para conseguirlos y una manera de trabajarlo es generar un cuadro horario semanal que contenga de manera equilibrada los grupos de tareas antes mencionados. (De manera equilibrada significa que cada grupo de tareas tiene que tener las horas necesarias para que su negocio de abogado funcione y consiga los objetivos planteados. En lo que he visto, los abogados que funcionan facturan al menos 4 horas al día y están trabajando entre 10-11 horas/día).

A estos cuatro grupos de tareas los podemos considerar los cuatro contextos principales del abogado. Y las tareas que entran en estas cuatro categorías vendrán etiquetadas con su contexto principal.

Subcontextos

Cada trabajo o encargo que tiene un abogado, perfectamente encaja en lo que llamamos proyectos en GTD. Cuando se desglosa un proyecto en acciones o tareas, cada una de esas tareas se etiquetará con su contexto principal y, adicionalmente, se puede etiquetar con el nombre del proyecto y con otras etiquetas que pueden ser subcontextos, como puede ser #mail, #llamada, #oferta, etc.

Por ejemplo: Hacer una llamada a un cliente (Persianas López, S.L) para confirmar una reunión en la que se le presentará una propuesta de contrato que ha encargado, lo podemos etiquetar con los contextos #Facturación, #López, #Llamar

Por ejemplo: redactar el boceto para una oferta económica para Persianas López, S.L. sobre el asesoramiento al realizar un ERE, lo podemos etiquetar con los contextos #Comercial, #López, #Oferta.

Por supuesto, estos abogados también tienen que hacer otro tipo de tareas necesarias para la actividad: gestionar el e-mail, tareas administrativas como las relacionadas con pasar las horas a facturar a cada cliente, reuniones de seguimiento internas del despacho, etc. Este tipo de tareas tendrán su tiempo en el cuadro horario semanal y su contexto correspondiente #Administrativo, #mail, #seguimiento, ...

Concluyendo

Los abogados pueden actuar con eficacia utilizando GTD y los contextos que necesita su profesión. Con ello conseguirá encontrar de manera ágil la tarea adecuada al momento en que se encuentra, conseguirá mejores resultados, reducirá su estrés y aumentará su calidad de vida.

Si eres abogado, ya sabes, GTD te puede ayudar mucho.

Javier Arnal

Ayudo a las personas a que mejoren sus resultados profesionales. Para ello les aconsejo cómo enfocarse hacia aquellas actividades que les producen mayor beneficio económico y emocional, utilizando técnicas de productividad personal.

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Remo pero no avanzo, así que lo dejo

Por: Berto Pena

Son bastantes personas las que, después de intentar un cambio productivo, deciden dejarlo. «Lo probé pero esto no es para mí». «Demasiadas reglas, no valgo para esto». «Mi trabajo es muy complicado, no se adapta a lo que necesito» ¿Por qué “fracasamos” en nuestro intento de mejorar nuestra Productividad Personal?



Al principio de mi cambio productivo personal, cometí tantos errores, tuve tantas dudas, y di tantos rodeos, que más de una y cinco veces estuve tentado de decir «remo pero no avanzo, así que mejor lo dejo». Pero hubo una cosa que me mantuvo en ruta: la idea de volver a lo que tenía antes era terrorífica. Deseaba retomar las riendas de mi trabajo y de mi vida más que otra cosa.

Así que todo lo que te voy a contar ahora lo he vivido en primera persona y en primera línea.

¿Por qué fallamos? O mejor dicho, ¿qué es lo que falla? Ojalá hubiera una sola razón o incluso dos. Sería mucho más fácil de corregir. Pero la realidad es que no mejoramos productivamente por una serie de razones que además suelen encadenarse, actuando en conjunto. Estas son mis “favoritas”:

No tienes motivos de verdad

Mucha gente dice que quiere cambiar y mejorar. Pero lo dicen de boquilla. No hay motivos, ni objetivos, ni prioridades, ni metas, ni sueños detrás. Leen una cita o un tuit, un post o incluso el primer capítulo de un libro, y creen que esa es gasolina suficiente para recorrer todo el camino. O tienes Motivos de verdad, o al primer revés te darás por vencido.

No tienes paciencia

Cambiar hábitos que llevan contigo tantos años no es algo que se hace de la noche a la mañana. No es un «voy a tomarme un café a ver si me despejo». Esto no funciona así. Requiere tiempo, constancia y por el camino mucha paciencia. Paciencia con lo que vas a intentar (hábitos, métodos, cambios…); y paciencia contigo mismo (fallos, dudas, recaídas…). Si vas buscando una pastilla que te cure rápido, busca en otro sitio.

Intentas muchas cosas a la vez

Esto es muy típico. Lees en algún sitio (tal vez en este blog) un montón de ideas y crees que intentando muchas, tal vez sonará la flauta y funcionará alguna. Consecuencia: te desorientas, te agobias, no funciona ninguna, y terminas por dejarlo. Cualquier cambio productivo implica siempre intentar muy pocas cosas o, mucho mejor, una sola a la vez. Primero una, luego otra, luego otra…. Hay tiempo de sobra para cambiar, pero es importante no atragantarse.

No tienes un plan o un método

No se puede cambiar a lo loco, sin saber qué vas a hacer, cuándo o cómo hacerlo. Sin seguir un plan o un método, o un sencillo calendario de cambios es complicadísimo que esas mejoras lleguen a cuajar. Como si de un ejercicio físico se tratase, necesitas un programa para empezar a ponerte en forma. Probar cosas sin ton ni son, o sólo cuando la necesidad obliga (por ejemplo los lunes, o cuando hay muchas tareas), no es una fórmula para alcanzar un éxito duradero.

Estás más preocupado por los demás

«Yo sí quiero ser productivo pero son los demás los que no me dejan». Hay MUCHAS cosas que puedes hacer (poner en marcha, consolidar, hacer crecer) aunque tu jefe y compañeros te hagan la vida imposible, productivamente hablando. Pero muchas veces es más cómodo refugiarte en ellos para justificar fallos personales. Céntrate mejor en los cambios que puedes poner en marcha tú, que controlas tú, que puedes corregir y modelar tú. El cambio personal siempre empieza por ti.

No estás dispuesto a esforzarte

A lo largo de los últimos 6 seis años, son muchísimas las personas que han ido a alguno de mis cursos, se han apuntado a mi curso online o han comprado alguna de mis publicaciones. Y creen que eso ya es suficiente. «Ya estoy en tu curso». ¿Y? ¿Quieres una medalla o que te de un abrazo? Ahora toca EMPEZAR: seguir un plan, trabajar, esforzarte, ser constante, tener una disciplina, hacer cosas que antes no hacías… Cuando no hay motivos, no hay esfuerzo. Y sin esfuerzo no hay resultados. En esto no hay nada gratis.

Buscas respuestas en la Tecnología

Son muchos los que, para solucionar sus problemas de hábitos, instalan cinco aplicaciones, compran tres licencias, o incluso adquieren el tablet último modelo. No hombre no. La Tecnología por sí sola no mejora tus problemas productivos. De hecho, sin hábitos, los va a agravar; va a ser como echar gasolina al fuego. Primero los hábitos, luego esa aplicación chula que has visto por Internet.

No repites lo suficiente

Los hábitos no se ponen en marcha. Tampoco se prueban o se experimentan. Los hábitos (de ahí la palabra) tienen que cuajar, arraigar, quedarse contigo. Uno no puede introducir un cambio, repetirlo un par de veces y decir «ya está, ya me lo sé, dame el siguiente». Hay que repetir, repetir, repetir, repetir y repetir hasta la saciedad (de ahí la enorme paciencia de la que hablaba antes). Que un hábito eche raíces implica repetirlo días, semanas… y tal vez meses. Si tienes motivos, si tienes un método, si tienes paciencia, vas a ver que no es tan difícil.

Bufff, ¿qué agobio no???? Después de leer todo esto la pregunta que me sale a mí es: «¿De verdad merece la pena tanto esfuerzo? ¿No será mejor invertir todas esas energías en trabajar como un burro o echar más horas?» Para las personas que buscamos el Trabajo Inteligente, la respuesta es No.

Las personas que consiguen ese cambio o revolución productiva no son miembros de una súper élite, ni tampoco tienen un gen especial. Son personas como tú y como yo que pusieron esfuerzo, disciplina y sacrificio (ojo, no tanto eh, que esto no es un drama). Al final, como todo, es un tema de elecciones personales. Ser bueno cuesta. Y me alegro que sea así.

∞ La productividad se vuelve negativa a partir de un umbral

Por: Jeroen Sangers

Quiero que este concepto queda muy claro:

Existen numerosos estudios tanto de productividad pura y dura como psicológicos que evidencian la realidad que se resume en este principio, conocido como Ley de la Productividad de Illich.

Tras un cierto tiempo, la productividad del tiempo invertido decrece primero y se hace negativa después.

La Productividad Personal se distingue en un aspecto importante de la productividad personal: no existe la relación directo entre la productividad y el número de horas activas. El cerebro humano sólo es capaz de concentrase durante seis horas al día. Podemos añadir dos horas para trabajo que no require toda nuestra atención, pero queda claro que no tiene sentido trabajar muchas horas más.

∞ Lea el artículo en El Canasto

∞ Porqué lo llamas urgente cuando quieres decir compromiso

Por: Jeroen Sangers

Un pedazo de artículo de la mano de David Sánchez:

La prioridad es un concepto claramente subjetivo, de manera que lo que puede ser urgente para unos no lo sea para otros y, en consecuencia, se genera una disonancia entre las diferentes partes que intervienen en el proceso de relación productiva que sólo puede solucionarse con el establecimiento de una “ejecución mandatoria”, impuesta desde los niveles superiores de la jerarquía organizacional con la frustración que ello genera para las diferentes partes.

Muchos de mis clientes me piden enseñarles cómo tratar con las urgencias. Yo prefiero enseñarles cómo evitarlas.

∞ Lea el artículo en El Canasto

✓ Productividad versus Estrés (I). La historia de Hulk.

∞ Qué hacer con tareas que se nos atragantan

Por: Jeroen Sangers

La descripción que utilizas al apuntar una tarea es muy importante. ¿Realmente es está la acción que hay que hacer? Hablando de esto, ¿tu tarea realmente es una acción, o quizás es un proyecto?

Con la descripción de las tareas, el tamaño importa:

¿Que tu trabajo es de más nivel y consiste en cosas mucho más elevadas? Cada vez que algo se te atragante, prueba a trocearlo en acciones más pequeñas y cuéntanos qué pasa.

∞ Lea el artículo en El Canasto

✓ Enfoque y Concentración

Por: Josep Maria Martinez

¿Qué es el enfoque?

El enfoque consiste en estar presente, y ser consciente de lo que se está haciendo. Ser conscientes de la actividad, o tarea que estamos desarrollando en ese preciso instante, sin distracciones o pensamientos dispersos que interfieran en su realización.

El enfoque y concentración, son la capacidad que tenemos para prestar atención, y por consiguiente, para que nuestra actividad, trabajo o estudio, sean de calidad.

Si nos desenfocamos durante la realización de una tarea o actividad, si nos desconcentramos, es más que probable, que cometamos algún error, y lo que es peor, se estima que la mente humana necesita entorno a 10 minutos para volver a conseguir el estado de concentración anterior. ¿Lo imaginas? ¿imaginas que por dos interrupciones de 5 minutos, necesites 20 minutos para recobrar tu enfoque y concentración?

Por desgracia, no siempre podemos conseguir un estado de enfoque y concentración suficientes, nuestro entorno es agresivo, bullicioso, con múltiples distracciones, ocasionadas por otros o por nosotros mismos. Un entorno hostil, con interrupciones acústicas, nos dificultará mucho conseguir el enfoque y concentración deseados.

Algunos ejemplos de distracciones más comunes son:

Nuestra propia mente

Nuestra propia mente es un foco de distracciones, durante la realización de una tarea o actividad, nuestra mente está pensando en otra cosa, o incluso hace que tengamos diálogos internos con nosotros mismos, con lo cual, físicamente estamos desarrollando una actividad o tarea, pero mentalmente estamos pensando en otra cosa, incluso podemos estar discutiendo internamente con nosotros mismos, que haremos el fin de semana, o en las próximas vacaciones.

El resultado será una tarea o actividad desarrolladas de forma mediocre, porque no hemos puesto todo nuestro enfoque y concentración sobre lo que estábamos haciendo.

Este es a mi entender, uno de los peores motivos de perdida de atención, ya que de nosotros depende no perder la atención, en este caso no interviene ninguna interrupción "externa", somos nosotros mismos y nuestra mente quienes generamos la interrupción.

Compañeros | Clientes | Proveedores | Jefe

Otra fuente de distracciones, son nuestros propios compañeros de trabajo, jefes, clientes, proveedores...

Es frecuente encontrarnos trabajando concentrados en alguna tarea, y recibir una interrupción por parte de un compañero que se acerca a nuestra mesa para preguntar cualquier asunto para el cual necesite nuestra ayuda. Bien sea un tema importante, o una tontería, el resultado será el mismo, la perdida de nuestra atención con la tarea que estábamos desarrollando.

También es habitual recibir una llamada de un cliente o de un proveedor durante el transcurso de una tarea, por el simple hecho de no haber tomado las medidas necesarias para evitarlo.

Y la más habitual de todas, es estar concentrados en nuestra tarea, y recibir la típica llamada o visita de nuestro jefe,...

• Hola, ¿tienes un minuto?


• Necesito comentar contigo unos asuntos

En el caso de recibir una llamada de clientes o proveedores, podríamos haber puesto el teléfono en modo "no molestar" y si el terminal no dispone de este modo, simplemente descolgarlo (teléfono de oficina)

En el caso de que nos requiera nuestro jefe,.... lo más normal seria decirle si puede esperar unos minutos a que terminemos la tarea que estamos realizando. Si es comprensivo lo entenderá y esperará a que terminemos nuestra tarea.

En caso contrario, no nos quedará más remedio que acudir a su llamada, e intentar terminar la tarea después de la reunión con el, si conseguimos recobrar el enfoque y la concentración.

Hijos | Pareja

Para aquellas personas que trabajan desde casa, es habitual tener que lidiar con el enfoque y la concentración, teniendo niños corriendo alrededor, o a nuestra pareja hablándonos cada dos por tres, o mandándonos encargos.

Es muy importante hacer saber a las personas de nuestro entorno, que durante nuestra jornada de trabajo en casa, no podemos ser interrumpidos a menos de que se trate de una urgencia, si disponemos de un despacho, o habitación de trabajo, debemos hacer saber al resto de habitantes de la casa, de que ese es nuestro espacio, y que durante nuestras sesiones de trabajo, no podemos atender a sus peticiones. Es como si no estuviésemos en la casa.

Teléfono Fijo | Móvil

Una gran fuente de distracciones, también son los teléfonos, ya sean fijos o móviles.

Una llamada, un SMS, un Whatsapp, una notificación de Facebook.... la cuestión es que durante el desarrollo de nuestras tareas o actividades, recibimos interrupciones de nuestro dispositivo o del terminal fijo que tenemos en nuestra mesa de trabajo, lo cual nos hace perder el enfoque y la concentración.

Cómo he dicho anteriormente, si el terminal fijo de nuestra mesa de trabajo, tiene modo "no molestar" será buena idea activar este modo, durante la realización de nuestra tarea. Si el terminal no dispone de este modo, otra buena idea es dejarlo descolgado para evitar que entre ninguna llamada.

Con el teléfono móvil, lo tenemos mejor. Podemos poner el móvil en modo "vuelo" con lo cual desconectamos todas las comunicaciones, también podemos apagar por completo el terminal, o bien ponerlo en silencio SIN vibración y boca abajo, para que la pantalla no nos distraiga si entra cualquier mensaje o llamada.

Notificadores | Alarmas | Calendarios

Imagina este escenario:

Te encuentras trabajando en una tarea muy importante, llevas trabajando en ella más de una hora, y has obtenido un nivel de enfoque y concentración muy elevados, disfrutas haciendo la tarea, tus ideas fluyen como el agua de un riachuelo.

Esta sensación, en productividad, se denomina, "Estado de Flujo" o también "Estar en la zona".

De pronto....

• Tu sistema operativo te avisa con una notificación, indicando que se ha actualizado el antivirus.


• Tu aplicación de correo electrónico, te avisa con una notificación de que te han llegado nuevos mensajes.


• Tu teléfono móvil, comienza a sonar con notificaciones de Whatsapp o Facebook.


• Tu aplicación de tareas, muestra una alarma para recordarte que debes realizar otra tarea.


• Tu aplicación de calendario, muestra un aviso para recordarte que esta noche debes asistir a una cena con un cliente.

¿Que ha sucedido? ¿Dónde está el enfoque y concentración que tenias para realizar la tarea que estabas haciendo?

De repente, has pasado de estar en un estado máximo de concentración y atención, a estar disperso, desenfocado, necesitas detener el avance de la tarea y tomar unos minutos para volver a concentrarte. Pero... es demasiado tarde, vuelves a ponerte con la tarea, pero no consigues volver a encontrar el estado de "flujo", ya no estas en la "zona".

No se si alguna vez te ha pasado lo que he descrito anteriormente, pero a mi si que me ha pasado, muchas veces, y la sensación que se me ha quedado, ha sido de frustración, seguido de mal humor, por no poder seguir avanzando en la tarea como antes.

Las alarmas y notificadores, son necesarios en algunas ocasiones, no podemos confiar todos los recordatorios a nuestra mente, la mente no ha nacido para recordar las cosas. Si que es bueno poner recordatorios, sobre todo para eventos del calendario, a los cuales debemos acudir sin falta, lo importante es no abusar de las alarmas y notificadores, si constantemente somos interrumpidos por ellos, nuestro enfoque y concentración, así como nuestro flujo de trabajo, se verán afectados considerablemente. Por lo tanto,... Eventos de calendario: con moderación, notificadores de Facebook, Twitter, Whatsapp... mejor silenciados durante nuestra jornada de trabajo.

Cómo ves, hay muchísimos factores que pueden afectar a que perdamos el enfoque y la concentración. Algunos ocasionados por nosotros mismos, y otros ocasionados por factores externos. En cualquier caso, el resultado será el mismo. Perdida de concentración y atención.

Personalmente, pienso que en las escuelas, desde pequeñitos nos deberían de enseñar a mantener el enfoque y concentración, bueno,... realmente pienso que en las escuelas, también nos deberían de enseñar a ser productivos, porque los alumnos de hoy, son los trabajadores del mañana, pero ese es otro tema. El caso es que también creo que mucho fracaso escolar, viene dado por perdida de enfoque y concentración por parte de los alumnos, a la hora de atender en clase y en sus estudios en general, bien sea por interrupciones de compañeros, o de uno mismo con pensamientos diversos que no tienen nada que ver con lo que se está haciendo en ese instante. Estoy seguro de que si en las escuelas se potenciase el enfoque y la concentración, la tasa de fracaso escolar se reduciría considerablemente.

¿Como podemos potenciar el enfoque y la concentración?

La verdad es que podemos utilizar varios recursos para potenciar el enfoque y la concentración. Recursos que nos ayudarán a mantenernos concentrados y enfocados. Estos son solo algunos de los ejemplos de recursos que me funcionan a mi, si tu tienes otros recursos o trucos que te funcionan para mantener el enfoque y la concentración, puedes compartirlos con nosotros en los comentarios :-)

Planifica tu trabajo el día anterior

Comenzar el día con una hoja de ruta de lo que tenemos que hacer, nos ayudará a mantener el enfoque y la concentración, evitando saltar de flor en flor, o lo que seria lo mismo, de tarea en tarea.

Una buena planificación, nos ayudará a comenzar el día predispuestos a hacer y completar, y por lo tanto, a estar concentrados y enfocados en nuestras tareas planificadas.

Si durante el día, surge alguna interrupción, imprevisto o tarea no planificada, una vez realizada, podremos volver a nuestra planificación y tendremos mayor facilidad para enfocarnos y concentrarnos.

Darle un sentido a la tarea o actividad que vas a realizar

Mentalmente piensa en la primera tarea que vas a hacer. Visualiza su primer paso, dale un sentido a la tarea, no hagas las cosas porque si, por que es tu trabajo y te pagan por ello, encuentra un sentido positivo y motivador para realizar esa tarea, por pequeño que sea. Dar servicio a un cliente que te cae bien, ayudar a un compañero, superarte a ti mismo... lo que sea, pero que te motive a hacer la tarea, a prestarle atención, a esforzarte y a hacerla con calidad.

Evita la multitarea

Wikipedia define Multitarea como: La multitarea es la característica de los sistemas operativos modernos de permitir que varios procesos se ejecuten --al parecer-- al mismo tiempo compartiendo uno o más procesadores.

En el ámbito humano, nuestro cerebro es el procesador, y a diferencia del cerebro de las computadoras, nuestro cerebro es bueno haciendo una sola cosa a la vez. No tenemos dos cerebros, por lo que es mejor no sobrecargar el único que tenemos, con varias tareas a la vez. El resultado seria, tareas a medias y mal hechas.

Apagar los notificadores, teléfonos y alarmas

Ya lo hemos visto anteriormente, notificadores, teléfonos, alarmas, avisos, etc... son distracciones en potencia. Prevenirnos y desactivarlos anticipadamente, nos hará ganar en productividad, concentración y atención. En el caso de los eventos del calendario, es buena idea hacer una pequeña revisión previa, para saber los eventos, citas o reuniones que tenemos durante el día, y así estar más atentos a su vencimiento, sin depender tanto de los notificadores visuales o sonoros.

Pide al entorno que te rodea, que sea respetuoso con tu concentración y atención

Trabajo en una oficina diáfana, sin despachos cerrados, separadores o cubículos. Para colmo, la oficina en la que trabajo, tiene una gran cristalera que da a pié de calle, y se ve pasar a toda la gente y a los vehículos. Además está cerca de una escuela, por lo que en horario de entrada y salida escolar, la afluencia de gente en la calle, todavía es mayor. También está al lado de una oficina de empleo, cosa que hace que la zona sea bastante transitada durante todo el día.

Personalmente, no puedo interferir en la gente de la calle ni en los vehículos que pasan, para evitar distracciones, pero si que puedo hacerlo con otros elementos internos.

Muchas veces, bajo las cortinas durante la primera hora y media de la mañana, para concentrarme y enfocarme nada más llegar a la oficina, y de esta forma no tener distracciones externas, y poder aprovechar bien la energía y concentración de las primeras horas.

Cómo medida disuasoria, utilizo auriculares, para lanzar un mensaje visual a mis compañeros, que diga: "no molestar" estoy en modo "concentración".

Le digo a mis compañeros de oficina, que no me molesten durante un rato, puesto que debo concentrarme para realizar una o dos tareas importantes.

En la oficina, utilizo dos monitores regulables en altura, los tengo ajustados a la altura máxima, de esta forma, cuando las cortinas están levantadas, son los propios monitores los que me impiden ver la calle a no ser que yo levante la cabeza por encima de ellos.

Elige bloques de 3 tareas

Si ves que te cuesta mantener el foco y la concentración, debido al alto número de tareas pendientes, reduce tu lista de tareas, creando una lista alternativa. Yo la llamo: "Lista de desbloqueo", todo y que la idea es original de Berto Pena (La lista B).

La lista de desbloqueo consiste en la creación de una lista de tareas alternativa, en la cual solo vas a poner 3 tareas, y te vas a concentrar única y exclusivamente en esas 3 tareas, lo demás no existe, da igual que todavía tengas otras 20 tareas por realizar. Ahora lo importante son esas 3 y nos vamos a centrar en ellas. Una vez completadas, cogemos otras 3 tareas de la lista principal, y las movemos a la lista de desbloqueo, y así sucesivamente, de esta forma, poco a poco conseguiremos el enfoque y concentración necesarios, a la par que avanzaremos con nuestras tareas.

Descansa

Parece Obvio ¿verdad?, si estamos cansados no podremos mantener el enfoque y concentración necesarios. Si la noche anterior no descansamos lo suficiente, por la mañana, iniciaremos el día desenfocados, desorientados, con somnolencia... Es importante un buen descanso.

Algo tan sencillo, en ocasiones es difícil de conseguir, puesto que cuando nos faltan horas del día, tendemos a robárselas a la noche.

Este es un planteamiento equivocado, porque no le estamos robando horas al día que ha pasado, si no que se las estamos robando al descanso del día que está por venir. La consecuencia, será que por la mañana, no tendremos el 100% de energía, enfoque y concentración, como tendríamos si hubiésemos descansado debidamente.

Define bloques de tiempo

Da igual que utilices la técnica Pomodoro, con sus Pomodoros predefinidos de 25 minutos, como que definas un tiempo mayor o menor en tu herramienta de cronometro. Lo importante cuando se está desenfocado, es trabajar por bloques de tiempo.

Define un tiempo X según tu nivel de energía y concentración, en una herramienta de temporizador. Dale al Start y ponte a trabajar en tu tarea, por el periodo de tiempo que hayas definido. Cuando el temporizador se detenga, haz una pausa, en función de tus niveles de energía y concentración. Si tienes la suerte de haber encontrado el estado de flujo durante la realización de la tarea, sigue trabajando en ella y no te detengas, por mucho que el temporizador se haya detenido. El temporizador, tan solo es una herramienta para ayudarte a enfocarte, si has tenido la suerte de encontrar el enfoque y la concentración, si estás en estado de Flujo, o estás en la "zona", aprovecha el tirón y no pares.

Quizá, tengas problemas para mantener el enfoque y concentración en periodos de tiempo largos, pero te sea más fácil hacerlo en periodos de tiempo cortos. Detectar e identificar que periodos de tiempo se adaptan mejor a ti, y a tu flujo productivo, aprovecharlos para mantener el enfoque y concentración, y tener la capacidad de análisis suficiente para adaptar estos bloques a tu estado de concentración, es el equivalente a preocuparse por tu productividad y por tus resultados.

Utiliza aislantes

Otro recurso que utilizo habitualmente para mantener el enfoque y la concentración, es la utilización de "aislantes" externos. Como he mencionado antes, habitualmente, utilizo auriculares para aislarme del entorno, pero también para escuchar música. Incluso en ocasiones los tengo puestos, sin escuchar nada, simplemente para disuadir.

Cuando escuches música, sigue estos pequeños consejos:

Cuidado! no sirve cualquier música, si te pones a escuchar tu grupo pop o rock preferido, probablemente no ayude a mantener el enfoque y concentración. Tampoco sirve que la música contenga letra cantada, puesto que te puede distraer y no contribuye a mantener el enfoque y la concentración. La música con letra, déjala, para cuando estés haciendo tareas menores, que no requieran de mucha concentración.

Cuando hagas tareas que requieran atención y concentración, lo mejor es música instrumental, sin letra y con ritmo bajo, nada de música dance, rock, disco,....

Mis recursos en este aspecto son tres

• El servicio Web: http://ift.tt/117eHhT


• El servicio Web: http://www.calm.com


• Mi Play List en Youtube con sonidos de relajación y meditación:http://ift.tt/1z4uNNG

En próximos artículos, seguiremos hablando sobre el Enfoque y la concentración.

Puedes contarnos tus trucos para mantener el enfoque y concentración, en los comentarios.

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Josep Maria Martinez

Asesor comercial TIC, desde hace 9 años, un día decidí que mi productividad debía cambiar.

No gestionaba bien los proyectos, las fechas limite, trabajaba sin rumbo ni orden.

A mediados de 2010, descubrí El Canasto por casualidad, pero en un primer momento, no le di la importancia que merecía, porqué no entendía para que era esto del GTD y de la productividad.

Cuando un tiempo después, decidí que debía mejorar mi productividad y comencé a buscar información, volví a caer en El Canasto.

Eso fue a finales de 2011, esta vez, le di mucha importancia a su autor y a sus contenidos, leí muchísimos posts, muchísimos comentarios de lectores y del propio Jeroen, comencé a tomar en serio la productividad, la organización personal y descubrí una de mis grandes pasiones… Getting Things Done.

Desde entonces, ya no he podido dejar de “aprender” a implementar GTD en mi vida, así como en esforzarme en ser productivo. Disfrutar de mi trabajo y de mi tiempo libre.