He repetido hasta la hartura que productividad no es el arte de hacer muchas cosas en menos tiempo. Y por supuesto, tampoco es un técnica macabra que usan las empresas para explotarnos como si estuviéramos en la Edad Media. Aun a riesgo de parecer cansino, vuelvo a insistir: productividad es hacer las cosas que importan. Y como corolario, productividad es dejar de hacer las cosas que no tienen valor para conseguir tus objetivos.
Ahora bien, ¿y qué pasa si de verdad lo que quieres –o necesitas–, es hacer más en menos tiempo? ¿Tendrá algo que decir al respecto la productividad personal en general, y GTD en particular?
Estamos acostumbrados a ver en las revistas, la TV e internet a esos “genios” que lanzan empresas exitosas como churros. O que son capaces de generar millones en semanas de 4 horas de trabajo. O que son padres, deportistas y profesionales de éxito sin apenas despeinarse. ¿Serán cuentos chinos?
Bueno, pues como dice mi buen amigo Efraín, te tengo una buena y una mala. La mala es que no es posible conseguirlo de la noche a la mañana, simplemente leyendo un libro y chasqueando los dedos; la buena es que hay 3 hábitos productivos que, aplicados de manera consistente a lo largo de las próximas semanas, multiplicarán significativamente la cantidad de cosas que podrás hacer en mucho menos tiempo que antes.
1. Enfócate. Es muy simple. Emplea una tarde en identificar lo que quieres conseguir a corto y medio plazo, determina los proyectos y acciones físicas que tienes que llevar a cabo para alcanzarlos y… ¡olvídate de todo lo demás! Cuando te levantes cada mañana, selecciona un par de acciones que vas a completar en primer lugar. No hagas concesiones. Antes siquiera de abrir el correo electrónico trata de liquidar una de ellas. Y la otra antes de la hora de comer. Hazlo durante 3 semanas seguidas y verás el resultado.
En épocas de duda y sobrecarga de actividades, enfocarme de esta manera es lo que siempre me ha salvado el pellejo. El enfoque tiene además el beneficio de identificar las cosas que no aportan valor a tu vida, ayudándote a dejarlas a un lado sin esfuerzo, y liberando recursos para las cosas que te importan de verdad.
2. Delega todo lo que puedas. Algunos expertos en productividad dicen que hay que delegar las cosas que otros pueden hacer mejor que uno mismo. Yo digo que, salvo que esa actividad sea crítica y tú puedas hacerla mejor, delegues todo lo que puedas. No importa que no esté hecho con la calidad de que tú eres capaz. Si no es algo importante, delégalo. Y si es importante, busca quien puede hacerlo con la calidad que necesitas.
3. Revisa y da seguimiento. Por último, no asumas que los demás están comprometidos con tus metas de las misma manera que tú. Es natural y no hay que sentirse mal. Por eso es necesario que des seguimiento a las cosas que delegas. Asegúrate de que todos los días dedicas al menos 15 minutos a revisar los asuntos delegados, enviando correos electrónicos, haciendo llamadas o haciendo visitas para interesarte por el avance. Tú te sentirás en control, y los demás sentirán cierta “presión” positiva para cumplir con lo acordado.
En este sentido es muy importante poner fechas de próxima revisión a todas las cosas que delegas. Cada asunto tendrá su propio ritmo de avance, y no todo requerirá de una revisión diaria. No querrás que tu presión positiva termine haciendo que tus colaboradores huyan de ti cada vez que te vean. 
Artículo original escrito por Jerónimo Sánchez . Sígueme en Twitter.
Foto por cortesía de Joe Shlabotnik vía Flickr.
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