martes, 24 de marzo de 2015

Aumenta tu Enfoque… y tu rendimiento

Por: Berto Pena

La Atención es lo más importante que tienes cuando estás haciendo cosas. Pone lo mejor que tienes y eres en un solo punto, una sola actividad, en una tarea, en una persona… Pero hay muchas cosas ante las que no basta con estar atento.



El Enfoque consiste en estar presente y ser consciente del momento, saber qué estoy haciendo, por qué y cómo lo estoy haciendo. Eso te permite tomar el control y los mandos de cada una de tus acciones y orientarlas hacia donde tú quieres llegar: un objetivo.


El Enfoque no es la Atención, no es la Concentración. Es mucho más…

Atención es mirar hacia un punto.

Concentración es mirar hacia un punto y permanecer un rato mirando en la misma dirección.

Enfoque es mirar hacia un punto, permanecer un rato mirando en la misma dirección porque buscas algo o porque quieres conseguir algo concrento (un objetivo), y además pones todo tu esfuerzo y energía en ello.



En la práctica el Enfoque es decir: «Voy a ponerme a trabajar en una presentación importantísima. Voy a eliminar distracciones, voy a limpiar mi mente, voy a poner toda mi creatividad y talento en cada tecleo y cada clic. Quiero sorprenderme a mí mismo».


¿Suena bien verdad?


Pero cada vez cuesta más encontrar Atención—Concentración—Enfoque. Vivimos en un mundo distraído e interrumpido donde estar pendiente de una sola cosa cada vez cuesta más. Pero hay momentos (muchos) donde es necesario, imprescindible. O encontramos ese Enfoque, o estamos perdidos. Porque cada vez cuesta más tener buenas ideas, soluciones, alternativas… El Enfoque te convierte en alguien muchísimo más capaz y eficaz.


El Enfoque no cae del cielo, se construye. Lo construye uno mismo. Se busca, se propicia, se “le llama”. Aunque esto se puede hacer casi de forma constante, en mi caso personal lo encuentro agotador. Yo sugiero hacerlo en momentos puntuales, cuando te dispones a empezar algo que requiere ese “extra” que muchas veces te exige tu trabajo o las circunstancias.


¿Y cómo se construye?


Hay diversas técnicas pero todas se sustentan en una cosa: PRÁCTICA. La Atención—Concentración—Enfoque es un músculo que se puede fortalecer… o atrofiar. Todo depende de lo que lo ejercites. La buena noticia es que ese ejercicio no requiere un gran esfuerzo; sólo un poco de interés por hacer mejor las cosas.


Yo te voy a proponer ahora una sencilla técnica con la que yo empecé hace tiempo. Verás que no tiene gran misterio pero, como muchas cosas de la Productividad Personal, tiene más miga de lo que se aprecia en la superficie.


Es un ejercicio para practicar antes de una tarea. También antes de una cita, una reunión, un compromiso, una llamada de teléfono… En realidad antes de cualquier actividad o momento importante en el que necesites ese “extra” de ti.


Justo antes de empezar esa actividad:



  1. Mentalmente pregúntate: ¿qué es lo que voy a hacer ahora? ¿Qué hay detrás? ¿Por qué es importante para mí? ¿Qué busco con ello?

  2. A continuación responde claramente. Dilo incluso en voz alta. Di: AHORA voy a…


Puede ser responder a un importante email, entrar en una reunión, terminar una presentación comercial, escribir código de una aplicación o una web, diseñar un logotipo, dar una conferencia, elaborar un plan estratégico, escribir un post para tu blog, etc. La clave es ser totalmente consciente de lo que vas a hacer justo antes de empezar.


Y después, una vez que empieces, recuérdate que lo estás haciendo. Durante unos pocos segundos, en medio de la actividad, mientras lo haces, di: «AHORA estoy haciendo esto. AHORA estoy haciendo esto. AHORA estoy haciendo esto…»


¿Sencillo? ¿Aparentemente poco efectivo?


¡Pruébalo! Pero no lo hagas una sola vez. Intenta repetirlo tres o cinco veces al día. Y repítelo varios días o semanas. Aunque te beneficiarás de ello en el momento, es cuando empiezas a acostumbrarte a ello cuando obtienes los mayores beneficios.


El Enfoque ha sido uno de los descubrimientos personales más fantásticos que he podido hacer en mi vida. Literalmente cambió para siempre la manera en la que hacía las cosas. Sin ningún género de dudas yo no habría llegado aquí sin el Enfoque.


Es, de lejos, una de las mayores “habilidades” que una persona podría desarrollar. Porque saca a la luz la mejor de versión de ti justo en el momento en el que más lo necesitas.




viernes, 20 de marzo de 2015

Enfocarse no es afirmar, es negarse

Por: Jerónimo Sánchez

Etiqueta Citas



“La gente piensa que enfocarse significa decir sí a aquello en lo que te enfocas, pero no es así. Significa decir no a otras cientos de ideas buenas que hay.” ~ Steve Jobs, cofundador de Apple.



Lo dice alguien que fue maestro en el arte de rechazar buenas ideas. Ideas a las que cualquier otro empresario se hubiera agarrado como a un clavo ardiendo para construir –probablemente– un negocio razonable. Lo que no le impidió alcanzar un éxito sin precedentes, y construir un legado que tiene pinta que perdurará muchos años.


A mi me queda claro: enfocarme no es comprometerme a hacer algo, sino comprometerme a dejar de hacer otras muchas cosas que me gustaría hacer, pero que me impedirían avanzar en la dirección que considero correcta. Eso es lo realmente complicado…




miércoles, 18 de marzo de 2015

GTD: Integrando los Factores de Compromiso

Por: Jose Miguel Bolivar

La «priorización» a la hora de decidir qué hacer en un momento concreto es un tema complejo que a menudo se resuelve de forma subóptima. Esto se debe a que el mecanismo que se suele utilizar para llevar a cabo la decisión es con frecuencia poco riguroso e incompleto, lo cual explica por qué es tan común ese sentimiento de «no he parado en todo el día y no he hecho nada».


Hacer una buena elección sobre qué hacer en cada momento exige, como cualquier buena decisión, contar con los siguientes elementos:



  • Saber cuáles son todas las opciones realmente disponibles en ese momento

  • Saber cuáles de esas opciones reales te van a acercar más, si las llevas a cabo, a la consecución de los resultados que buscas


Dice David Allen que, en todo momento, debes tener en cuenta los seis horizontes de tus obligaciones, los tres factores límite para la acción y las tres opciones respecto al tipo de actuaciones que escojas llevar a cabo. No sé si has intentado llevar a la práctica esta «teoría» en algún momento pero yo sí lo he intentado y no he sido capaz de hacerlo. Es más, me parece imposible y, desde luego, muy poco práctico como forma habitual de decisión.


Otra cosa que afirma David Allen, y con la que sí estoy plenamente de acuerdo, es que si insistes en creer que solo hay unos pocos asuntos que debas considerar «prioritarios», estás cometiendo un error. El motivo es que estás sobresimplificando la realidad y sobresimplificar conlleva descartar opciones que, a lo mejor, no deberías descartar.


Las estrategias que sugiere David Allen en su libro «Haz que funcione» me parecen excesivamente complejas y poco aplicables en la práctica. Allen habla de vincular las acciones a las obligaciones, estableciendo un nivel de jerarquías, de forma análoga a lo que haría un especialista en pensamiento estratégico. La forma de recorrer esta jerarquía, analizando los vínculos entre acciones concretas – la parte más operativa – y las áreas de responsabilidad, los objetivos y metas, la visión y el propósito – la parte más estratégica – puede hacerse de abajo a arriba o de arriba a abajo.


Creo que la escasa claridad que tradicionalmente ha acompañado a David Allen al tratar la parte de la «perspectiva» en GTD es uno de los principales motivos por el que la gente deja de profundizar en GTD cuando llega esta parte. En realidad, es todo mucho más sencillo.


La mayor parte de las decisiones cotidianas que tomamos son intuitivas, es decir, no te paras a pensar concienzudamente en tu visión ni en tus áreas de responsabilidad para decidir si haces una llamada o mejor envías un email. «Algo te dice» qué debes hacer primero.


Tomar decisiones basadas en la intuición es un buen hábito productivo, siempre que la intuición cuente con la información que necesita para hacer bien su trabajo. Por eso, la «perspectiva» está mayoritariamente vinculada al hábito de «revisar». Cuando revisas de forma habitual tu propósito, tu visión, tus áreas de responsabilidad y tus objetivos a largo, medio y corto plazo, estás proporcionando a tu intuición información útil y relevante para que pueda «priorizar» bien en cada momento. Cuando no revisas, tu intuición tiene que recurrir a la información que tiene, que por lo general será incompleta y poco precisa.


Revisar requiere un esfuerzo intelectual considerable durante un periodo de tiempo moderadamente largo. Cuesta esfuerzo y carece del atractivo que tiene «hacer». Por eso es probablemente el hábito más difícil y menos practicado de GTD. Y esto es un problema, porque revisar es también el hábito más importante: revisar para decidir qué hacer, revisar para mantener el sistema, revisar para ganar perspectiva.


Revisar es la clave del compromiso porque, en realidad, la integración de los factores de compromiso no es «algo que tienes que hacer» sino «algo que ocurre naturalmente» cuando revisas de forma habitual lo que es importante y tiene sentido para ti.



Optima Infinito Este artículo, GTD: Integrando los Factores de Compromiso , escrito por José Miguel Bolívar y publicado originalmente en Optima Infinito, está licenciado para su uso bajo una Licencia Creative Commons 4.0 Internacional.

Muchas gracias por suscribirte a Optima Infinito.




Cómo convertir una pierna rota o los viajes en bus en un incremento salvaje de tu productividad

Por: Iago Fraga

bus, contextos, limitaciones organizacion


Vamos a empezar dándole las gracias por su propuesta de tema a LaNa pero también deseándole una pronta recuperación porque la pierna rota que motiva el título del artículo, desgraciadamente, es la suya.


LaNa preguntaba en un comentario si existe algún consejo de productividad que pueda aplicarse cuando cambia tanto tu situación para intentar paliar la inminente caída del nivel de actividad. ¿Qué podemos hacer en una situación así?


Afortunadamente, no soy un experto en piernas rotas, pero si vemos a una pierna rota como una limitación añadida a gestionar hay una gran cantidad de ideas que se aplican a este caso. Además vamos a generalizar esto para cualquier limitación porque, desde el punto de vista la productividad, en realidad da igual si tienes todos los días 40 minutos de autobús o 1 mes con una pierna rota. Los conceptos y las reglas que se aplican para aumentar tu productividad son exactamente las mismas.


La teoría: tiempo, limitaciones y contextos


Empecemos por los conceptos de base y luego veremos aplicaciones directas.


Principio número 1: una limitación solo te molesta si lo que haces la pone a prueba


Quién tarda más tiempo en leerse 20 páginas: ¿un sordomudo o una persona en un bus? Exacto, lo mismo. Y ni falta hace que te diga que ni el hecho de ser sordo ni el hecho de ir en bus aumentan en nada el tiempo que tardas en leer. Las limitaciones no son universales. Es decir, aquello que en ciertas tareas es una limitación en otras no lo es. Una limitación solo impacta tu productividad cuando intentas hacer algo para lo que es relevante. Escoge bien la tarea que haces en cada momento, y puede que hasta te den igual tus limitaciones.


Principio número 2: cada contexto tiene tanto limitaciones como ventajas


¿Cuántas distracciones caben en la mesita de un tren? ¿Y cuantas llamadas pueden interrumpirte en un avión? Paradójico o no, las limitaciones a veces son ventajas. El aislamiento, voluntario o no, facilita la visión de conjunto (porque lejos del terreno, no puedes actuar, solo pensar). Aprende a dominar esas condiciones porque basta con esfuerzos muy pequeños para convertir malos entornos en entornos geniales. Quitarte internet, espacio en la mesa, disponibilidad al teléfono, capacidad de moverte, etc. pueden ser incluso medidas recomendables según qué contexto.


Los 3 niveles de optimización


Con esas dos ideas en mente el resto es pan comido. Lo que tenemos que intentar constantemente es llevar a la práctica esos dos principios básicos y en la vida real, de hecho, ambas acciones se deberían realizar casi simultáneamente a la hora de planificar.


Pongamos el ejemplo del bus, ¿vale? Digamos que tienes todos los días 2 viajes de 20 minutos para ir de tu casa al trabajo y vice versa. La situación por defecto es que te dediques a mirar alrededor durante el viaje y des ese tiempo por perdido. Todo lo que venga a mayores a mejorar tu productividad es una optimización.


Existen 3 niveles de optimización posibles del tiempo que pasas en ese bus y quiero que no te estanques en los dos primeros. Gestionar bien contextos y limitaciones es llegar hasta el tercer nivel.



Nivel 1: Ponerte a hacer algo cualquiera


El nivel uno de optimización es auto-convencerte de que estar en un bus NO es tiempo perdido. Así que puedes usarlo para pensar, para jugar con el móvil, para ver algo o leer algo, etc. El nivel uno implica recuperar la disponibilidad de ese tiempo que tendemos a considerar a priori como inútil.


Nivel 2: Ponerte a hacer cosas de las que tienes que hacer


El nivel siguiente es no solo decirte que ese tiempo es tuyo, sino además ser consciente de que hay tareas de tu lista que puedes hacer durante el bus sin problemas. Enviar un email, hacer una llamada, diseñar un plan. Esas cosas no son lo mismo que jugar o ver un vídeo porque no son cosas que “se te acaban de ocurrir” sino que son cosas que hacen que tus objetivos avancen. Es infinitamente más productivo, cuando estás en un contexto limitado, hacer una tarea que sabes que tienes que hacer, que hacer algo por rellenar el tiempo.


Nivel 3: Ponerte a hacer cosas que tienes que hacer y se benefician del contexto


El último nivel es hacer de la limitación una ventaja. Es decir, priorizar la realización de una tarea en un contexto diferente del principal. Tendemos a pensar que nuestro entorno de trabajo ideal es nuestra casa o nuestro puesto trabajo, pero los contextos “limitados” están mejor adaptados para según qué tareas. No solo hagas ciertas tareas en el bus, sino que incluso si llegas a casa y tienes una tarea por hacer, considera la posibilidad de posponerla hasta que estés en el bus.

Es más, si quieres un consejo sacado de la experiencia, no trabajes siempre en un proyecto desde el mismo sitio. La rotación de limitaciones te obliga a enfocar el mismo tema desde puntos de vista distintos (¡muy enriquecedor!).



Resolviendo los pormenores


Estos principios no se aplican solos, sino que te resultarán más o menos útiles en función de la intensidad con la que los apliques. Por ejemplo, hay veces en el bus que, simplemente, no te acuerdas de tus tareas. En esas situaciones es imposible hacer una tarea de la lista porque, aunque tienes la buena predisposición, te bloquea un elemento técnico.

Mi consejo en este aspecto es que no te pares nunca ahí. Puede que desaproveches un viaje de bus o dos por esta cuestión, pero no reacciones abandonando. Al contrario, la reacción correcta es evolucionar. Explora la posibilidad de poner tu lista de tareas accesible desde internet, en el móvil o en una libreta de papel que lleves contigo. 40 minutos 5 veces a la semana, son más de 3 horas por semana. No las cedas tan fácilmente.


Siempre que puedas, cambia el tiempo limitado por el tiempo al 100% de capacidad. En otras palabras, siempre que estés en un contexto con algún tipo de limitación, formúlate la pregunta de: ¿qué puedo hacer yo ahora para ahorrarme esfuerzos cuando esté sin limitaciones?


Nos pasamos unacantidad ingente de tiempo fuera de nuestro entorno ideal (pierna rota, bus, mudanza a medias, trabajo temporal, etc.). Así que avanza reflexiones futuras, haz las partes que ya puedes avanzar, rediseña y mejora las acciones antes de que puedas empezarlas. Paradójicamente, le corresponde al tiempo en entornos limitados el tomar las grandes decisiones porque, cuando te encuentres en tu mesa al 100% de tu capacidad, lo último que quieres que te pase es tener que ponerte aún a pensar el plan (cuando podías llevarlo preparado de antes).


Ejemplos de ideas concretísimas


Ahora sí. Para que quede claro claro, he aquí un par de instrucciones directamente aplicables para una situación como la de la pierna rota:



  • Rechaza o pospón toda tarea física y ponte a hacer tareas cognitivas actuales o futuras ineludibles (decisiones, planificación, organización, compras por internet, etc.)

  • Haz tareas cognitivas pero útiles (no hagas cosas de relleno, haz la parte que puedas de lo que harías con el pie curado)

  • Intercambia tareas con otras personas: tareas físicas que necesitas a cambio de tareas fáciles en tu condición (ordenador, redacción, diseño, etc.)

  • No abandones esta mentalidad incluso cuando la pierna se haya curado

  • Extiende la idea a otras limitaciones que puedas tener en tu día a día


¿Has vivido tú mismo alguna situación parecida? ¿Cómo hiciste para organizarte? Nos vemos en la zona de comentarios.




» Ver el artículo en el blog



Tecnicas de Organizacion

De Iago Fraga en Técnicas de Organización





martes, 17 de marzo de 2015

El secreto que nadie te cuenta para transformar un pop-up intrusivo en una herramienta híper relevante para atraer clientes y consolidar la relación con tus lectores

Por: Franck Scipion

Atraer clientes


Entras en cualquier web.


Y sin previo aviso, ahí lo tienes.


Un pop-up intrusivo.


De los que no sabes muy bien cómo salir.


No encuentras el botón de cerrar.


Te empiezas a cabrear.


Estás atrapado.


Piensas que te están haciendo perder el tiempo.


No lo dudas dos veces y cierras la pestaña de la web.


“Ya está, por pesados”.


Dicha experiencia seguro que la has sufrido.


Yo también.


Pero por las malas praxis de algunos no quiere decir que los pop-ups no sean una buena herramienta.


De las mejores para que hacer crecer tu conversión en tu newsletter.


Ten claro: más importa los mails que envias luego que el propio pop-up


Para mí no es tan relevante el pop-up como lo que ofreces.


O los correos que vas a enviar después del alta a la newsletter.


Es una táctica de marketing muy agresiva muy común en Estados Unidos.


Lo que hacen es usarlo para captar tu correo electrónico.


Justo en el momento del alta ya tienes una oferta de compra.


Obviamente, es una estrategia muy cortoplacista donde la idea es conseguir un dato para ofrecer un producto de pago al instante.


Puede que funcione o no.


Pero para mí es cargarte el 99% de los futuros clientes que podrías conseguir por este medio.


Antes de lanzar tu producto a vender rápido a puerta fría, deberías cultivar tu relación con el nuevo suscriptor.


La aventura de transformar el suscriptor en un nuevo cliente


Debes cultivar dicha relación poco a poco.


¿Cómo?


Ofreciendo contenidos buenos.


Y cuando ya tengas ganada su confianza será el momento de presentar tu producto.


Te darás cuenta de que la tasa de conversión de suscriptor a cliente es 1000 veces más alta.


Que si lo hicieras a puerta fría.


Sin crear un vínculo con el suscriptor.


Por lo que el problema no es el pop-up si ofreces un curso gratuito muy bueno.


Entonces la gente va a estar encantada de la vida.


En cambio si pones un pop-up ofreciendo un ebook.


Y nada más descargártelo envías cada día de forma insistente ofertas para que te compren.


La persona se sentirá agredida y decidirá darse de baja de tu lista de correos.


Además de entrar a forma parte de su carpeta de spam.


Con lo cual lo que importa no es tanto el pop-up como lo que hay detrás.


Si ofreces contenidos buenos, no tendrás ningún problema.


Irás consolidando tu relación.


Sin que tu hagas nada.


Todo lo hace otro compañera de viaje que se llama autoresponder .


Te permite automatizar las secuencias.


Irás enviando mails a tus nuevos suscriptores de tu lista de correo.


El autoresponder no tiene días libres y trabaja los 365 días del año para captar clientes


Desde el mismo momento que alguien se da de alta en tu newsletter comienzan a llegarles emails.


Podíamos decidir enviar una secuencia de cuatro o cinco.


Todo de forma automática.


Por ejemplo, mandar un correo cada dos días o cada tres.


Eso ya lo puedes configurar tu mismo.


Una vez que ya has montado el autoresponder todos tus nuevas altas pasarán por la misma secuencia de correos.


Además consigues solucionar uno de los problemas de los blogs en los que solo se destaca lo último publicado.


Que no quiere decir que sea lo más relevante para tus suscriptores.


El autoresponder puede enviar los contenidos antiguos que son más importantes.


Aportando mucho valor a las altas a tu correo.


¿Cada cuánto puedes poner la secuencia?


No hay una regla maestra.


Es variable, pero de tres a cinco mails o a lo mejor un tope de siete.


A partir de ahí le ofrecerías un servicio o producto ya que te has ganado la confianza y simpatía de esta persona.


Normalmente cuando ofreces un contenido valioso de forma gratuita, las personas se sienten en deuda contigo.


En psicología tiene un nombre: el ‘principio de reciprocidad’.


Se basa en que cuando de forma espontánea regalas a alguien algo de calidad se siente en deuda contigo.


Más adelante te devolverá el favor para intentar compensarte.


Muchos lectores fieles para atraer clientes incondicionales de tu trabajo


Necesitas personas que hablen bien de ti a sus amigos.


Que pasen a ser de los que se transforman en auténticos evangelistas de tu negocio.


Y lo puedes conseguir por ejemplo con un pop-up en el que ofreces un minicurso de cinco clases.


En el que explicas como tu hijo puede comer mejor, lo que seguro es percibido por los padres como un producto de mucho valor.


Los que más adelante seguro que van a decir a todo dios los avances que consiguieron con ese curso.


Por eso mismo es muy importante apostar por mimar a tus suscriptores.


Son embajadores.


Y de ahí que reforzar el impacto que siempre tiene el boca a boca en tu negocio o consulta.


Por lo que es fundamental que tu pop-up ya tenga un diseño profesional.


No nos vale cualquier cosa.


¡¡Ojo!! A veces veo diseños no muy logrados, muy molestos especialmente si usas un smartphone o una tableta para verlos.


En el caso de los móviles se vuelven algunas veces muy intrusivos porque no se pueden cerrar.


Lo que al final tiene un efecto contraproducente.


Por lo que apuesta por un diseño bien hecho, profesional y adaptativo.


O en el peor de los casos que se pueda desactivar en smartphones para que las visitas vean tu contenido.


Debes ser igual de estricto que con las landing pages .


Apostar por diseños atractivos donde se presenten beneficios.


Explica todo lo que van a aprender por solo dar su email.


Y no te quedes en los malos ejemplos en el uso del pop-up.


Piensa ya cuál va a ser tu recurso gancho.


Edita tu pop-up sexy.


Prepárate para dar un salto este mes en tus altas en la newsletter.


O puedes optar por seguir sin hacer nada…



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Toma de decisiones y estrés

Por: Jerónimo Sánchez

Etiqueta Práctica


Hace unos días un lector dejó un comentario en un artículo que escribí hace ya tiempo sobre el verdadero trabajo sin estrés. En el artículo explicaba el papel que juega la procrastinación en nuestro estrés, y cómo el saber las causas por las que estamos procrastinando nos puede ayudar a tomar mejores decisiones y reducir, o incluso eliminar totalmente, el estrés. La pregunta que el lector planteaba era la siguiente:



Todo lo que dices es muy bonito, pero si tienes un restaurante y todos quieren comer a la vez, ¿les digo que vengan más tarde para que no me causen estrés?



Aun sin estar directamente relacionada con el trabajo del conocimiento ni con la procrastinación —temas subyacentes del artículo—, la pregunta sigue siendo bastante interesante, y estoy seguro de que más de uno pondría sobre la mesa alguna pregunta similar hablando de estos temas. En concreto, creo que responderla puede arrojar bastante luz sobre el asunto de la toma de decisiones difíciles y el estrés, como parte de nuestro día a día productivo.



La respuesta que le di a mi lector fue, en resumen, “Si, así es, debes decirles a algunos de ellos que vengan más tarde”.


Si tienes un restaurante donde todos quieren comer a la vez, y no puedes hacerlo por el motivo que sea, necesariamente deberás dejar alguno sin atender. Las explicaciones que tengas que dar, lo que piensen o digan los clientes, o los sentimientos que te genere la situación son absolutamente irrelevantes. Hay un hecho objetivo, y es que alguno de los comensales se quedará sin atender o tendrá que esperarse.


Antes de continuar, decir que la idea de considerar siempre hechos objetivos es muy potente, y de hecho es algo en lo que siempre hago hincapié en los talleres que facilito cuando explico la fase de procesar en GTD. No puedes tomar buenas decisiones si no “objetivizas” los hechos, y nunca te sentirás conforme con las decisiones que tomes si no tienes la absoluta certeza de que son las decisiones correctas. Esto, que puede resultar obvio para algunos, no lo parece tanto a juzgar por cómo nos comportamos diariamente, en el trabajo y en la esfera privada. Constantemente utilizamos información subjetiva para tomar decisiones, y eso es lo que genera la mayor parte de nuestro distrés, o estrés malo.


Siempre que consideremos hechos objetivos —en este caso, que no hay nada que puedas hacer en este momento para poder atender a todos los comensales a la vez—, podremos vivir en paz con las decisiones que tomemos. Por supuesto, decirles a tus clientes que se esperen, o que se vayan y regresen luego, no es algo agradable. Pero el que no sea algo agradable no cambia el hecho de que no puedes atenderlos, y desde luego es irrelevante para tomar la decisión. Una vez que tienes esto claro, decidir que tienes que hablar con tus clientes es muy sencillo. Pasarás un mal rato, pero al menos tendrás la seguridad de que estás tomando la decisión correcta, y podrás vivir en paz dejando a algunos de ellos sin atender.


Hace unos meses decidí volver a España después de 10 años viviendo en México. La decisión supuso una serie de análisis más o menos complejos de mi situación personal, metas profesionales, etc. Pero una vez que tuve todos los elementos de juicio objetivos sobre la mesa, tomar la decisión fue muy sencillo.


Es posible que otras personas en mi lugar hubieran vivido estresados durante semanas, e incluso después de tomar la decisión siguieran dándole vueltas a la cabeza. Yo no. Simplemente analicé los hechos objetivos, descarté lo que era irrelevante, asumí lo que no debía hacer —aquello que no aportaba valor—, y empecé a hacer lo que sí tenía que hacer para ir en la dirección que me propuse. O dicho de otra forma, aclaré mi propósito, definí el resultado que quería obtener y me puse a trabajar. ¿Estrés? No, sólo paz mental, fruto de saber que estaba haciendo lo correcto.


Volviendo al ejemplo que planteaba mi lector, lo primero que debes hacer es decidir cuál es el propósito de tomar la decisión, y luego definir un posible resultado que te permita alcanzar dicho propósito, antes de tomarla. En este caso, si tu propósito es minimizar el daño que puede hacer a tu negocio la situación presentada, y decides que un resultado aceptable de la decisión es atender adecuadamente a la mayor cantidad de comensales posible, entonces, como le respondí a mi lector, la decisión es simple: tendrás que informar a parte de tus clientes que no podrás atenderlos, y enfocarte en atender al resto lo mejor puedas.


Si se hace bien, tomar decisiones siempre es sencillo y no debe generar estrés. Otra cosa es que ciertas actividades —como tener que decirles a tus clientes que no los podrás atender— te generen cierto estrés. En ese caso, piensa —objetivamente— por qué la actividad te está generando estrés y, recursivamente, toma una decisión al respecto. ¿Quizá aprender a ser más asertivo? ¿O puedes evitar directamente la situación estresante mejorando tus procesos, contratando más personal, etc.?


Te puedo asegurar que, hagas lo que hagas al final, el ejercicio te habrá dado claridad y contribuirá a reducir enormemente tu estrés, cuando no a eliminarlo por completo.




lunes, 16 de marzo de 2015

✓ GTD como un sistema de navegación

Por: Jeroen Sangers

Navegación

Cuando viajo en coche a un destino nuevo, habitualmente preparo el viaje en casa antes de salir.


Consulto el mapa para investigar las posibles rutas que puedo tomar. ¿Cuanto tiempo tarda cada ruta? ¿Hay peaje? De esta forma puedo una idea de cómo será el viaje y sé a qué hora debo salir para llegar a la hora prevista.


Mientras estoy conduciendo utilizo la aplicación de mapas en mi móvil como sistema de navegación. Una voz amable, me da las indicaciones y me ayuda a encontrar el destino. Con un vistazo a la pantalla del móvil tengo toda la información que necesito saber: dónde estoy en este momento, qué tengo que hacer después, cuántos kilómetros tengo delante, la hora prevista de llegada, etc. Además, el mapa se adapta a la situación: cuando estoy lejos de la próxima salida, la pantalla me muestra una vista más amplia, mientras más cerca de la salida me enseña la situación local con más detalles desde una perspectiva más baja.


En la planificación de mi viaje necesito las diferentes perspectivas tomadas desde diferentes alturas: una vista muy amplia con mucha altitud antes de salir, una vista intermedia cuando estoy en la mitad de la autovía y una vista con más detalles cuando estoy cerca de una salida, rotonda o intersección.


No obstante, en todo momento durante el viaje mantengo mi vista en los próximos 100 metros de la carretera. Allí es dónde está la acción.


Productividad personal


En mi trabajo aplico el método Getting Things Done que funciona de modo similar: cada día estoy haciendo el trabajo del nivel más bajo: escribir emails, sesiones de consultoría, preparando formaciones, haciendo mis llamadas, leyendo información, grabando vídeos para mi curso online, etc. Pero de vez en cuando necesito un sistema de navegación que me enseñe mi ruta desde un nivel más alto.


Este sistema de navegación en GTD consiste de los diferentes niveles de perspectiva: mis proyectos, las áreas de responsabilidad, los objetivos a corto plazo, mi visión a largo plazo y el propósito. Habitualmente trabajo en el nivel de tareas y citas, pero al menos una vez a la semana consulto el mapa para ver si avanzo en la dirección correcta.


Imagen «Navegación» cortesía de Shutterstock



viernes, 13 de marzo de 2015

Sacando partido de tus fortalezas

Por: Berto Pena

Cuando uno se aproxima al mundo de la Productividad suele hacerlo para corregir algo que no va bien. «Quiero arreglar esto, dejar de fallar aquí…» Ser productivo parece que sólo va de tapar goteras. ¿Alguna vez te has planteado que también va de aprovechar las cosas que YA tienes?


En nuestro afán por dejar atrás nuestro bajo rendimiento u organización, nos empeñamos en desarrollar nuevas habilidades y hábitos. Y eso buenísimo. Pero crecer y mejorar no sólo implica desarrollar nuevos hábitos o aprender nuevas técnicas, sino poner en juego y exprimir hasta la última gota tus fortalezas productivas. Las que ya tienes, hoy, en este mismo momento.


¿Y qué quiero decir con “fortalezas productivas?


Hay personas a las que se les da mejor planificar; otras con gran capacidad para concentrarse y aislarse de distracciones; otras son buenísimas a la hora de hacer-y-terminar (y no dejar cosas a medias); otras son capaces de distinguir bien imprevistos y urgencias, y manejarlas después; a otras se les da bien colaborar, comunicar y coordinarse con otros; otras aprovechan bien el tiempo, optimizando su agenda, etc.


Y a ti, ¿qué se te da bien? ¿Cuál o cuáles son tus fortalezas? ¿Las conoces bien? Y, muchísimo más importante, ¿las aprovechas a tope?


No conocer y exprimir las fortalezas productivas de uno mismo es como tener un turbo y negarse a utilizarlo.


Y ¿por dónde empezar con todo esto? ¿Cómo ponerse en marcha? A los alumnos de mi Curso Online les propongo tres pasos:


1. Identificar tus Fortalezas


¿Qué se te da bien? ¿En qué destacas? No hace falta que busques cosas en las que sólo obtengas una “nota alta”. Seguro que hay cosas que harás mejor que otras. Ésas ya son tus fortalezas. Recorre las principales áreas de tu actividad y la productividad a la caza de tus puntos fuertes (antes ponía algunos ejemplos). Tienes que tenerlos muy bien identificados.


2. Aplicar tus Fortalezas


Se trata de organizar y decidir tu plan de trabajo teniendo en cuenta no sólo lo que tienes que hacer (tareas próximas…), sino que harás uso activo y decidido de tus fortalezas productivas. La clave pasa por potenciar (cuidar el momento, proteger de enemigos, aumentar la actividad…) las áreas donde ya eres bueno. ¿Y qué consigues con esto? Aumentar tu impacto, mejorar resultados, avanzar más. Al final sacarás más de lo que ya eres, y de lo que ya haces.


3. Evaluar la acción de tus Fortalezas


Consiste en evaluar semanalmente si en tu planificación primero, y en el día a día después, has sido capaz de aprovechar activamente tus fortalezas y habilidades. Es un ejercicio básico que todo profesional debería hacer. Una pregunta tan tan obvia, que casi da vergüenza hacerla: «¿estoy aprovechando día a día todo lo bueno que tengo?» Y sin embargo es una pregunta que no muchos se hacen…


Para cambiar hay que cambiar; y ello implica sumar cosas nuevas. No hay duda. Pero también, más a menudo de lo que parece, mejorar no va de lanzarse a una cruzada por sumar hábitos y técnicas leídas en un blog o un libro, sino mirar hacia dentro, detectar tus puntos fuertes, y exprimirlos hasta la última gota. Pero, claro, esto no llama la atención. Son muchos los que lo subestiman o lo pasan por alto. Yo te recomiendo el cambio inteligente.




“For The Doers”, la esencia de la productividad personal

Por: Jerónimo Sánchez

Etiqueta Vídeos


No soy fanboy de ninguna marca. Durante años trabajé en la plataforma Windows, luego me pasé a Mac –tuve todo, ordenador, tableta y teléfono–, y desde hace un tiempo he vuelto al ecosistema Microsoft por cuestiones de eficiencia en mi trabajo. Nunca, ni en Twitter ni en ningún otro sitio había compartido o promocionado material de ninguna marca, porque como ya he dicho muchas veces, la productividad personal no es cuestión de herramientas sino de hábitos. Pero esta vez es diferente.


Hace unos días me topé con este vídeo promocional de Microsoft –vía Xataka Windows–, y la verdad me sorprendió muy gratamente. Quizá queriendo, o quizá no, han creado un vídeo muy inspirador, con una música preciosa, que da en la clave de lo que significa la productividad personal: hacer.


Traducido libremente, la voz en off dice algo así como:



Gente productiva.

La gente productiva es la que consigue que se hagan las cosas.

La que actúan para cumplir sus sueños.

La gente productiva hace hoy lo que los demás dejan para mañana.

No esperan a que les pidan las cosas;

no cuando son cosas que tienen que hacerse.

Nunca oirás a alguien productivo decir es muy difícil.

La gente productiva puede ver cosas inspiradoras más allá del estrés y las desveladas.

Están dispuestos a arriesgar todo por la causa en la que creen.

Pero la gente productiva no es única,

cualquiera puede serlo.

Todo lo que tienes que hacer es hacer.



Os dejo con el vídeo:





jueves, 12 de marzo de 2015

✓ La ciencia detrás de la procastinación: Mitos y verdades

Por: Tania Sanz

Espacio de trabajo

Vivimos en un mundo donde todos tienen un reloj pero nadie tiene tiempo. Es tan cierto.


La productividad se ha vuelto como una competencia interminable con nosotros mismos. Queremos hacer más cosas en menos tiempo y superar nuestros récords de efectividad en cada oportunidad.


En este caótico mundo, hacer más cosas en menos tiempo, nos permite salir adelante e incluso nos da más disponibilidad para hacer las cosas que amamos, fuera del trabajo.


El problema al que nos enfrentamos una y otra vez es el siguiente: es fácil estar motivado, pero que difícil es empezar.


Aprender más sobre la ciencia de la procastinación, te impulsará a trabajar de forma más eficiente.


[Nota mental: NO dejes este artículo para después y mejor sigue leyendo que esto se pone interesante]



“Ser productivo no significa hacer todo, significa hacer las cosas correctas”



Imagínate por un segundo que estás en tu lugar habitual de trabajo… ¿ya?


Tienes en delante de ti el computador y estás totalmente motivado a terminar ese gran reporte pendiente (que por cierto tiene una fecha límite para ser terminado). Pero por alguna razón: NO puedes empezarlo.


Un correo “urgente”, alguien pidiéndote ayuda “urgente”, suena el teléfono con una llamada “urgente”, tomas un café…¡adivinaste! URGENTE.


Y todo eso taaan urgente, no ha dejado espacio para empezar lo IMPORTANTE. Pospones una y otra vez empezar esa tarea.


¿Te suena familiar? ¡Bienvenido al mundo de la procastinación!


La buena noticia es que existe una solución muy simple (que a veces olvidamos). Pero antes de contártela, déjame explicarte algunos mitos y verdades en torno a este tema.


Lo único que necesitas es tener más fuerza de voluntad: FALSO


Así como leíste, falso. La fuerza de voluntad es un recurso agotable.


Lo primero que debemos reconocer en la búsqueda de aprovechar mejor el tiempo, es reconocer que la fuerza de voluntad por sí sola, no será suficiente para mantener la productividad. Estar encadenado a tu escritorio para demostrarlo, es improductivo e insaludable.


Recuerda la última vez que hiciste una dieta.


Te sentiste muy motivado, incluso lograste comprar frutas y verduras. Pero, en algún momento esa fuerza de voluntad, se empezó a derretir como hielo bajo el sol. Sin saber cómo, ni porque estabas nuevamente formado en la fila del mc Donalds en espera de una hamburguesa doble con papas y refresco.


Numerosos estudios han proporcionado evidencias, de que nuestra fuerza de voluntad es un recurso limitado. Cuanto más luchas, más se consume.1


No puedes arrancar tu auto sin gasolina. Un tanque vacío conduce a la motivación vacía.


Una multitud de investigación nos ha mostrado que, la disciplina se mantiene mejor a través de hábitos , no a través de la fuerza de voluntad.


Aún no te vayas que aún hay más…


El principal obstáculo consiste solo en empezar: CIERTO


Seguramente has pospuesto esa tarea importante, porque simplemente te volviste más productivo en otra actividad (Mal chiste).


John Bargh un investigador importante, demostró que tu cerebro intentará “simular” el trabajo productivo real, evitando grandes proyectos. Centrándose en tareas pequeñas y sin sentido solo para llenar tu tiempo. 2


Escena típica:



  • “Tengo que hacer ese largo reporte hoy mismo”

    (dos minutos después)

  • “Mejor me preparo algo de comer, no vaya a ser que me de hambre mientras trabajo”

    (una hora después)

  • “Creo que organizare mis escritorio, así tengo más espacio mental para acabar ese reporte”

    (24 horas después)

  • “No puede ser. ¿En qué se fue el tiempo? ”


Posponer una actividad con otras tareas, hace tu tiempo menos eficiente y te agota mentalmente. Esto está relacionado con el siguiente punto.


Tu memoria es una gran aliada para empezar una tarea: FALSO


La investigación en esta área sugiere que estamos propensos a procrastinar en grandes proyectos porque visualizamos las peores partes. Nos acordamos de situaciones pasadas similares y retrasamos el comienzo.3


Recuerda la última vez que hiciste una rutina de ejercicio (en uno de esos momentos de motivación y fuerza de voluntad). Al día siguiente, sentiste un dolor impresionante en músculos que ni siquiera sabías que existían.

Tu cerebro almacena esa información como negativa. La próxima vez que tu motivación diga: Hey hagamos ejercicio tu cerebro recuerda este episodio y se resistirá a hacerlo.


Tu cerebro puede sentir miedo en empezar una tarea: CIERTO


Otra investigación demostró que, nuestro cerebro en ocasiones le tiene miedo a esos proyectos grandes y no se compromete a objetivos a largo plazo porque somos susceptibles a “abandonar el barco” a la primer señal de peligro.4


Por ejemplo: si vez tu agenda llena de tareas pendientes. Puedes estar muy motivado en empezar a trabajar. Pero en algún momento, tu cerebro entra en modo “peligro” y pondrá el freno a cualquier intento por empezar todos esos pendientes.


Tal vez has pensado que, para quitar este freno, debes acelerar a toda marcha y terminar esos pendientes en un solo momento. Pero, te equivocas y a continuación el porque.


Empezar una actividad “a tope” es la mejor forma de lograr terminar: FALSO


Dado que la mayoría de nosotros estamos preocupados por la fuerza de voluntad, es común empujarnos a nosotros mismos a la salida máxima en un momento. El típico “darlo todo” de un solo golpe.


Un estudio de investigación realizado por la Administración Federal de Aviación reveló cómo pequeños descansos entre jornadas de trabajo más largas resultaron en una mejora del 16% en la conciencia y el enfoque.5


Por eso, es mucho mejor distribuir tu esfuerzo durante periodos consistentes de tiempo a lo largo del día y no pisar el acelerador a fondo.


Las fechas límites me ayudan a no procastinar: FALSO


Este es precisamente un error que comentemos al fijarnos metas: Fijamos una fecha límite la cual no es suficiente para prender el botón de encendido.


Para lograr dar el primer paso y no procastinar es importante fijar horarios. Es decir, tomar la decisión de hacer esa actividad desde antes.


En una investigación con pacientes adictos a las drogas, se les pidió redactar una historia, como una tarea importante por hacer. Dada su disposición por ser incapaces de comprometerse con muchas cosas, es posible que te sorprendas al descubrir que, solo aquellos pacientes que escribían: como hay que hacerla, cuando hay que hacerla y donde hay que hacerla, terminaban de redactar esa historia con éxito. Mientras que los que no lo hacían ni siquiera empezaban.6


Entonces ya dime, ¿Qué puedo hacer para no procastinar?


El principal hábito que puedes adquirir para no procastinar, suena bastante simple pero es muy útil.


Concéntrate solo en empezar con una pequeña parte de la gran tarea.



Dividir tus tareas en partes pequeñas es un hábito que te ayuda a no procastinar



Divide esa tarea por hacer, en partes más y más pequeñas. Siguiendo estos pasos:



  1. Escribe tu tarea por hacer

  2. Piensa en los pasos que debes hacer para terminarla

  3. Toma el primero de esos pasos y fíjate si puedes hacerlo más pequeño

  4. Concéntrate solo en empezar por la parte más fácil


Supongamos que quieres empezar a jugar baloncesto. Pero, no sabes por dónde empezar y has estado posponiendo esta actividad. A pesar de que te motiva, siempre hay algo urgente por hacer. La ventaja es que estas motivado, así que puedes aprovechar esto y seguir los mismos pasos:



  1. Tu tarea más importante es encestar el balón en la canasta

  2. Debo botar el balón varias veces, acércame a un punto estratégico de la cancha y lanzar el balón

  3. Puedo empezar botando el balón solo tres veces (aunque es aún muy difícil)

  4. Empezaré solo a tomar el balón con mis manos (así de simple)


Tal vez no quieres jugar basquetbol. Pero tal vez si quieres priorizar tus actividades en la mañana. Entonces empieza por la parte más fácil. Tan fácil como empezar solo a tomar el lápiz con tus manos (ni siquiera escribir)


Empezar con muy muy poco es un hábito clave para dejar de procastinar. Te ahorra el enfrentarte a una tare muy grande y facilita el camino para dar el primer paso.


No esperes más, empieza a cambiar los hábitos de tu rutina a partir de hoy


Los puntos que hay que saber:


Procrastinación - resumen


¿Qué opinas? ¿Te has enfrentado a situaciones parecidas?


Comparte conmigo tu respuesta en los comentarios de aquí abajo.


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  1. Bargh, J. A., Gollwitzer, P. M., Lee-Chai, A., Barndollar, K., & Trötschel, R. (2001). The automated will: nonconscious activation and pursuit of behavioral goals. Journal of personality and social psychology, 81(6), 1014-1027.

  2. Bargh, J. A., Gollwitzer, P. M., Lee-Chai, A., Barndollar, K., & Trötschel, R. (2001). The automated will: nonconscious activation and pursuit of behavioral goals. Journal of personality and social psychology, 81(6), 1014-1027.

  3. McGraw, K. O., & Fiala, J. (1982). Undermining the Zeigarnik effect: Another hidden cost of reward. Journal of Personality, 50(1), 58-66. Wiley-Blackwell.

  4. Baumeister, R. F., Bratslavsky, E., Muraven, M., & Tice, D. M. (1998). Ego depletion: is the active self a limited resource? Journal of personality and social psychology, 74(5), 1252-1265.

  5. Caldwell, J.A. (2008). Sleep and Psychomotor Performance during Commercial Ultra-Long Range Flights FAA Fatigue Management Symposium: Partnerships for Solutions, Vienna, VA

  6. Ariely, D., & Wertenbroch, K. (2002). Procrastination, deadlines, and performance: self-control by precommitment. Psychological science : a journal of the American Psychological Society / APS, 13(3), 219-224.



Tania Sanz


Soy la autora del blog Habitualmente. El objetivo de este espacio es lograr transformar tus hábitos y mejorar el diseño de tu rutina diaria de forma saludable. Todo esto con información práctica y estrategias útiles basadas en evidencia científica. Suscríbete GRATIS hoy mismo



miércoles, 11 de marzo de 2015

Primeras vías de mejora

Por: Iago Fraga


Este artículo es la tercera y última parte de mi guía de productividad personal para principiantes. Puedes encontrar este y otros artículos de referencia en los menús de la parte superior del blog que estoy reforzando actualmente con más contenido.


primeros pasos, productividad


Para acabar tu fase como principiante en productividad personal, tan solo te faltan un par de pasos ineludibles.


La fase de principiante de un aprendiz de productividad no se acaba cuando dejas de aprender, sino cuando eres totalmente autónomo en tu aprendizaje. Ten presente desde ya que el aprendizaje en productividad no se acaba nunca. Siempre podrás mejorar tu funcionamiento un poco más, siempre podrás afinar mejor tus objetivos, siempre podrás descubrir y probar una herramienta nueva.


Alguien de nivel intermedio, es alguien que posee la capacidad de poner en práctica una técnica, un artículo cualquiera o una idea y de adaptarla a sus necesidades (sin necesitar de que otra persona que le guíe).


Las claves para progresar


Para asegurarme de que alcanzas esa autonomía, nos faltan exactamente dos cosas:



  • Un modelo de aprendizaje - que defina como vas a ir implementando a tu organización diaria lo que vayas aprendiendo (y que evite que abandones antes de tiempo)

  • Unos conocimientos básicos - para asegurarme de que los primeros contenidos que aprendas te permitan tener una primera solución estable


Hasta ahora, lo que hemos visto, sirve únicamente para usarlo al principio. Lo que has leído hasta ahora es tanto una visión general de la productividad (para que sepas lo que es y si te gusta) y un proceso para retomar el control (para que tengas un poco de margen de maniobra). Ese contenido sirve para salir de un estado de saturación pero no evita que la situación vuelva a darse. Si te paras justo ahí, te seguirán llegando más emails de los que salen, te seguirás creando obligaciones que consumen más tiempo del que dispones y volverás a un proceso que acumula sobrecarga hasta desbordar.


La metodología que buscas aprender, por lo tanto, tiene permitirte que saques más de lo que entra, que acabes una tarea antes de que llegue la siguiente y que tengas tiempo para dedicarte a tus objetivos en vez de pasártelo todo apagando fuegos. Así que vamos por partes para que logres tener esa autonomía que tanto necesitas y empieces el proceso de transformación de tu rutina.


El modelo de aprendizaje


La primera mentalidad clave a integrar cuando empiezas en productividad es que es normal que esté todo por hacer.


Es más, no te agobies pensando en lo que no das hecho bien, porque como te he dicho antes, hasta los más experimentados siguen aprendiendo y mejorando. O lo que es lo mismo, hasta a los que más años llevan en esto les quedan temas por resolver.


Como esto es una carrera de fondo, no puedes pretender resolver todo. En vez de hacer una lista de todo lo que falla e intentar abordarlo en conjunto, deberías enfocar tu atención a cada paso en un problema concreto.


Tu método de trabajo debe ir construyéndose poco a poco porque cada elemento simple que integras es un pilar sobre el que construir el siguiente nivel. Por ejemplo, una manera posible de empezar a organizarse es instaurando una agenda como centro de organización. Una agenda es rudimentaria y debes asumir que, como estás empezando la agenda no podrá apoyarse en nada. Pero de cara a continuar mejorando tu organización, cada elemento que añadas no deberá preocuparse de la gestión de tareas, porque eso ya lo cubres con la agenda. Bloque a bloque irás construyendo un método como si fuesen piezas de Lego.


En esta dinámica, la pregunta que vas a formularte cada vez que acabes con un bloque es: ¿cuál es el siguiente del que me debería ocupar?


A este respecto el criterio está muy claro: hay que apuntar siempre a la parte de tu organización que más se pueda mejorar con el menor esfuerzo. ¿Por qué? Porque así le sacas el máximo partido a tu tiempo y esfuerzo siempre.


La mentalidad ganadora


Esto implica que en un primer momento tienes que dejar totalmente de lado cuestiones superficiales, métodos complejos, tendencias en aplicaciones de móvil, y técnicas elaboradas como la Pomodoro, la matriz de Eisenhower. Todo eso son cosas brillantes en apariencia pero que requieren demasiado esfuerzo para ponerlos en práctica bien y tú tienes todavía cien sitios mejores en los que emplear ese esfuerzo antes.


La creación de tu primera lista de objetivos, el aprender a escribir bien las tareas o el gestionar bien las interrupciones, entre otros, son cosas que puedes empezar a usar y rentabilizar desde hoy. Así que resumiendo:



  • No te agobies por lo que no está hecho

  • Enfócate en ir bloque a bloque

  • Apunta siempre a la necesidad más básica que puedas resolver con menor esfuerzo

  • No dejes que te distraigan de tu plan cosas útiles en apariencia


Constancia y resiliencia


Siguiendo con el modelo de aprendizaje, necesito prevenirte del principal riesgo de fracaso para que puedas anticiparlo. A lo mejor te sorprende que te lo diga pero, ¿sabes cuál es la principal causa de fracaso en la productividad?


El olvido.


El olvido natural


Y no es nada extraño porque te puedes olvidar de muchísimas formas. Hoy te apasiona la idea y mañana, metido de nuevo en tu rutina ya ni te acuerdas del enlace en el que habías hecho click y leído eso tan interesante.


El exceso de ambición


La segunda gran fuente de olvido es el exceso de ambición. Eso pasa cuando te lees un artículo como este y empiezas a escribir 4 páginas sobre cómo sería tu método de trabajo ideal pero no das acabado. Mañana no vuelves a tocarlo porque no tienes tiempo, el fin de semana vuelves a trabajar dos horas pero te das cuenta de que te faltan 20 más para acabar. Y al cabo de un mes incluso cuando te reencuentras con el documento lo dejas intacto, porque ya no te motiva algo tan complicado.


Aquí el problema sería apuntar tan alto y querer hacer tantos cambios de golpe, que ninguno nunca llegaría a ver la luz. El proyecto de cambiar de un método a otro es tan grande que da miedo solo de pensarlo. Y obviamente, los que se leen esto y están aprendiendo a organizarse, normalmente, no suelen ser los que más tiempo disponible tienen. ¿Me equivoco? Por eso hay que ser razonable y fragmentar, incluso si nos lleva algo más de tiempo conseguirlo


Máxima complejidad sostenible


El tercer factor es la complejidad máxima sostenible. Una conclusión que me llevó muchísimo tiempo aprender (no descubrir, sino aprender de verdad) es que nuestra cabeza es capaz de gestionar proyectos tan complejos como la frecuencia con la que trabajamos en ellos. Esto quiere decir que cuanto menos practicas algo, más debes simplificártelo. A un cirujano le cuesta infinitamente menos hacer trasplantes de corazón todos los días que uno cada año. Lo mismo pasa organizándote. Un plan muy complicado que visitas poco es muy difícil de mantener.


Medidas para contrarrestarlos


Así que voy a resumiendo rápidamente, si quieres que tu intento triunfe necesitas ser continuista y eso implica:



  • Que pongas mecanismos/recordatorios que mantengan tu aprendizaje vivo (para que no muera mañana mismo)

  • Que empieces por cambios pequeños y vayas aumentando progresivamente tu ambición (cambiar el procesado de emails, instaurar una agenda, etc.)

  • Que no diseñes nunca una forma de organizarte más complicada de lo que puedas recordar


Si aún no se te ha pasado por la cabeza, te recomiendo que te suscribas a este blog (aquí). Es una manera fácil de recordarte la temática regularmente y es una fuente directa de soluciones listas para implementar. Si no te suscribes a este blog, insisto, por lo menos ponte un recordatorio periódico (alarma u otro) que te recuerde seguir en el tema. Es importante sobre todo para que tu intento sobreviva las primeras semanas, que es cuando más frágil será.


Las primeras bases a cubrir


¡Ya estás listo para integrar bloques tú sólito! Ahora lo que necesitas para empezar a organizarte mejor es contenido puro (soluciones a problemas recurrentes concretos). Hemos visto cómo combinarlos y cómo integrarlos para que tengas un avance estable, ahora estamos listos para empezar a asumir bloques de información.


La siguiente selección de artículos, como te anticipaba al principio, pretende darte un nivel mínimo en algunos de los temas esenciales que debería conocer todo principiante. Cada vez que acabes de leer uno vuelve aquí y sigue donde lo habías dejado. Puedes leerlo todo de un golpe o espaciarlo en varias veces, ve a tu ritmo, lo importante es completarlo.


1. Definir tus objetivos


definir objetivos, primera vez


Empezaremos por la base: aún no tienes objetivos. Y son importantes dos cosas fundamentales: que tengas una lista de objetivos y que cada objetivo esté suficientemente bien definido para que sea algo alcanzable. Para responder a eso lo léete directamente el siguiente artículo:



2. Asociarles estrategias


asociara estrategias


Ahora que ya tienes objetivos, la pregunta de ¿cómo los alcanzo? tiene sentido. Para que puedas declinar esos objetivos el primer artículo te enseña de forma muy sintética una primera forma de ponerlo en práctica. El segundo artículo te presenta las bases para coordinar artículos puesto que como tienes más de uno es necesario gestionar esta dispersión de fuerzas.



3. Determinar prioridades y orden


diferencia-urgente-importante


Como avanzaba antes, va a haber un choque inicial entre lo que quieres hacer de verdad y seguir manteniendo lo que hacías hasta ahora. No puedes abandonar de golpe todo lo que haces ni es la vía más sensata así que para empezar a aprender a priorizar el siguiente artículo te clarifica dos nociones fundamentales.



4. Adoptar mentalidades constructivas


actitud desbloqueadora


Ahora que dispones de estrategias hay que llevarlas a la práctica. La voluntad no es lo único que juega, ni siquiera lo más importante, por ello para facilitarte el trabajo a veces debes simplificar saltándote etapas innecesarias y otras veces lanzar una actividad empezando a trabajar en modo degradado. Estos dos artículos presentan sendos conceptos y el cómo implementarlos:



5. Dotarte de las primeras herramientas


trello, organizacion


Todo esto puedes hacerlo a paso lento o aprovechando herramientas que te hagan ir más rápido. No se trata de saltarse etapas sino de ir más rápido y ahí es donde necesitas escoger buenas herramientas y saber usarlas bien. Estos artículos te harán propuestas de qué usar y cómo:



¡Felicidades, ex-principiante! Siguientes pasos


¿Te acuerdas de mi definición de intermedio? Mi definición de intermedio era todo aquel capaz de integrar por sí solo temáticas de productividad y hacer evolucionar su metodología de forma autónoma.


Por lo que, a decir verdad, dejaste de ser un principiante justo antes de leerte el primero de los artículos citados aquí arriba. ¡Ya no eres ningún principiante! ¡Enhorabuena!


Con eso que acabas de leer debes jugar, combinar, probar, montar y desmontar. Nada te enseña más que una experiencia en primera persona y tus conclusiones valen más que lo que lees.


La siguiente etapa es ir ya a las diferentes categorías de este blog que puedes encontrar en el menú superior. Recuerda siempre priorizar aquello donde te veas más débil y por lo tanto la mejora potencial sea mayor. Si además quieres ganar un montón de tiempo te recomiendo encarecidamente que te hagas con una copia de La revolución productiva. Es mi libro-guía para principiantes sobre productividad personal donde se te lleva de la mano desde el ABC de la productividad hasta tener tu primer método de organización operativo. Échale un ojo porque lo he concebido exactamente pensando en gente como tú y sería una pena que se te pasase por alto si puede responder a tus necesidades.


Y ya has completado esta etapa. Te animo encarecidamente a que no te frenes aquí y a que sigas adelante. Si necesitas recomendaciones puntuales, tienes preguntas o te apetece decirme lo que te ha parecido esta guía para principiantes, no dudes en dejarme tu opinión en un comentario (soy mucho más accesible de lo que parece). ¡Bienvenido con todas las de la ley al mundo de la productividad!




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Tecnicas de Organizacion

De Iago Fraga en Técnicas de Organización