A poco que te hayas sentido rebasado alguna vez por la cantidad de cosas que tienes que hacer, seguro has echado mano de papel y bolígrafo para hacer una lista de tareas. Generalmente, el simple hecho de volcar al papel —o a la pantalla de turno— todas esas cosas que revolotean por tu cabeza, produce de inmediato una paz mental difícil de describir. Por desgracia, casi con la misma inmediatez con que llega la paz, la desazón comienza a aparecer de nuevo.
Te das cuenta de que, a pesar de que aparentemente todo está bajo control, la lista se resiste, no consigues tachar tareas, y los compromisos se siguen acumulando uno detrás de otro. Finalmente, como ves que la lista no parece funcionar, dejas de anotar cosas y tratas de seguir adelante como siempre… hasta la siguiente crisis.
Todos los que llevamos tiempo estudiando sobre el tema de la productividad personal hemos oído y leído muchas veces eso de que la mejor herramienta para mejorar la productividad es usar una lista de tareas. De sentido común, ¿verdad? Bueno, deja que te diga que, como casi siempre, pensar que una práctica productiva es de sentido común, ergo “cualquiera puede hacerlo sin pensar demasiado”, es el primer paso para fracasar estrepitosamente. Si bien es cierto que hacer una lista de tareas es algo muy sencillo de hacer, hacerlo bien y que funcione no lo es tanto.
De hecho, la mayoría de lo que la gente llama listas de tareas son en realidad masas amorfas y fragmentadas de deseos, cosas que necesitan, actividades pendientes, recordatorios y compromisos. Tomemos por ejemplo la tarea “prepararinforme de ventas”. Aparentemente está claro qué hay que hacer, ¿no? Tenemos un verbo —la acción—, y un sustantivo —el resultado que queremos obtener—. Todo parece estar listo para empezar… pero te cuesta horrores. ¿Qué está pasando?
Si tu subconsciente se da cuenta de que falta información, o de que no está claro que es lo que hay que hacer, “con peras y manzanas” como en el colegio, se resistirá a hacerlo. Así de sencillo. Y es muy fácil de comprobar: siempre hay tareas de tu lista que, por más que las revisas, te saltas sistemáticamente, una y otra vez, no importa lo urgentes o prioritarias que parezcan.
Para poder desatascar esta situación primero tienes que aclarar qué significa la tarea y cuál es la primera acción física que tienes que llevar a cabo. En el ejemplo anterior, aunque “preparar” es en verdad una acción, no constituye una acción física, concreta, que puedas hacer, y tu subconsciente lo sabe. ¿Qué significa en realidad “preparar”? ¿Se trata de ponerte a escribir el informe? Bien, ¿y ya tienes clara la estructura? Por otro lado, ¿ya tienes las cifras? Y si aún no las tienes, ¿sabes cómo obtenerlas o a quién se las puedes pedir?
Haciéndote las preguntas correctas, lo que parecía una tarea clarísima ahora empieza a tomar la forma de lo que en GTD llamamos un proyecto, o conjunto de acciones físicas orientadas a obtener un resultado. Dicho de otro modo, “preparar informe” no es una acción concreta que te puedas sentar a hacer durante los próximos 30 minutos, sin tener que ponerte a pensar primero qué es lo significa.Se trata de un resultado que va a requerir varios pasos. Por eso es que tu subconsciente se resiste, porque no sabe por dónde empezar.
Estamos acostumbrados a utilizar lenguaje ambiguo para redactar las listas de tareas, por eso es que nos resulta tan difícil atacar muchas de ellas. Para que una lista de tareas funcione, en realidad no debe ser una lista de tareas, sino una lista de acciones visibles, que cualquiera pueda determinar objetivamente cuándo están terminadas, como enviar un email, hacer una llamada, obtener un dato concreto en internet, o escribir un borrador.
Tenemos que aprender a aclarar qué significan en realidad las cosas que anotamos, desmenuzarlas, y encontrar todo lo que realmente debemos hacer, físicamente, para conseguir el resultado deseado.
Así que ya lo sabes: la solución simplista de hacer listas de tareas no funciona, sencillamente porque no estamos teniendo en cuenta los mecanismos psicológicos bajo los que opera nuestra mente. Olvídate de hacer listas de tareas y aprende cómo hacer listas de acciones. Esta es, precisamente, la esencia de GTD. Notarás la diferencia.
Ilustración por azrasta bajo licencia CC
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