Esa “otra” procrastinación…

Por: Berto Pena

Al hablar de procrastinación uno tiende a identificarla con compromisos, proyectos o actividades más o menos grandes, claros e identificables, que se ven venir, y que por pereza o indecisión nos empujan a decir «ya lo haré mañana». Pero, ¿y la “otra” procrastinación?



Esa “otra” es una procrastinación más cotidiana, de todos los días y de cualquier día, la de dentro de media hora o de esta tarde… la que se esconde detrás de tu lista de tareas y de un leve cambio en tu planificación.

Esa procrastinación no hace ruido y pasa desapercibida, pero nos perjudica en silencio, porque progresivamente nos va acostumbrando a trabajar peor y conseguir menos. Es la tentación que te empuja a sustituir una tarea de cierta relevancia por algo mucho más pequeño, insustancial, más divertido seguramente, y que te da satisfacción inmediata.

Me refugio en una tarea menor como excusa para postergar otra de más valor que me resisto a hacer. Y mientras hago la pequeña acallo mi conciencia. No experimento sentimiento de culpa y no veo daño alguno, porque en el fondo ¡estoy haciendo algo!

¿Qué hay en realidad detrás de esta otra procrastinación?

• Dejo de hacer la tarea que tenía que hacer. (En esto es igual que la “clásica” procrastinación.)


• Me refugio en algo pequeño para decirme «eh, ¡que estoy haciendo algo!».


• Pospongo la llegada de resultados porque me pongo a hacer algo menor. En el fondo, no avanzo o avanzo menos.


• Tal vez estoy haciendo tareas pequeñas en un momento de alta productividad, como el inicio del día.


• Me hago creer que hacer o estar ocupado es igual a conseguir y avanzar.


• (OJO aquí) Esta microdecisión, que en apariencia es inofensiva, sienta precedente y me acostumbra a nuevas malas decisiones que vendrán mañana, pasado, y pasado.

¿Por qué le pongo el calificativo de “otra” procrastinación? Porque en el fondo no implica dejar de hacer cosas y caer en la holgazanería u ociosidad. No implica quedarse inmóvil de brazos cruzados mirando a la pared. Tampoco conlleva abrir el navegador e irme a Facebook, Twitter o caer en la navegación inconsciente. Todo eso sería descarado, me daría cuenta. Y sin duda diría: ¡estoy procrastinando!

Esta otra procrastinación es mucho más sutil, porque retraso la tarea pero la sustituyo por otra incluso de mi lista. Estoy haciendo otra tarea que me mantiene ocupado, activo, que me hace llenar tiempo de trabajo. Que me hace creer que por estar liado ya estoy avanzando. Que me hace decir: «Vale, no he hecho esa tarea y la he procrastinado. ¡Pero estoy haciendo otra! Estoy trabajando a tope, estoy avanzando por mi lista de tareas, estoy siendo productivo».

¿De verdad estoy siendo productivo o sólo estoy haciendo?

Somos especialistas en montarnos unas películas elaboradísimas para justificar que hacemos esto sí pero esto otro no, o mejor luego pero en este momento no. Y, eh, no hay nada de malo en decir «no me da la gana de hacer esto ahora», seguramente no matamos a nadie. Pero, lo que sí hay que buscar, es hablar claro y nunca engañarse.

Tú y yo vamos moldeando lo que somos y lo que vamos a ser a base de microdecisiones que tomamos cada día. Dentro de diez minutos, a mediodía, esta tarde, por la noche… Son pequeñas, sí, pero sumadas en conjunto definen cómo vamos a hacer las cosas. Conseguirlas. Construírlas. O no.

SIEMPRE me has escuchado insistir en la importancia de estudiar y ver cómo trabajamos. Y en esto, la “otra” procrastinación, tiene mucho que decir. Porque es facilísimo posponer tareas sustituyéndolas por otras facilonas, y caer en el extendido engaño de que Actividad = Productividad.

Estudio Redes Sociales 2015 – IAB

Por: Carlos Carbellido Monzó

IAB Spain, la Asociación de la publicidad, el marketing y la comunicación digital en España, ha presentado hoy el VI Estudio Anual de Redes Sociales, realizado en colaboración con VIKO. El estudio ofrece un análisis del comportamiento de los internautas en Redes Sociales.

✓ Mi caja de herramientas, edición 2015

Por: Jeroen Sangers

En otoño del año 2013 publiqué una lista de las dispositivos, aplicaciones y servicios que uso para hacer mi trabajo. Siempre estoy afinando mi flujo de trabajo y a veces incorporo nuevas herramientas, así que publico una actualización de mi caja de herramientas.

Aviso importante: Las herramientas de esta lista son muy específicas para mi trabajo, mi experiencia y mi manera de trabajar. No te aconsejo dejar tus herramientas actuales y utilizar las mismas que yo.

Dispositivos

• iMac de 21,5 pulgadas a 2,7 GHz con 16 Gb de memoria y un Fusion Drive de 1 TB.


• iPhone 6 de 64 GB, color plata.


• iPad 2 de 16 GB

(Sí, todos mis dispositivos son de la marca Apple. Creo en los beneficios de optar por una plataforma—Apple, Google o Microsoft—en lugar de dispositivos sueltos)

Administración

• ContaSimple es una aplicación web que uso para la contabilidad. Me permite entrar mis facturas, las facturas recibidas y mis gastos para generar informes y hacer las declaraciones a hacienda. Como alternativa estoy estudiando Quipu.


• Dropbox es una aplicación que no necesita introducción. Utilizo mi Dropbox de muchas maneras diferentes.


• Numbers es la aplicación de hoja de calculo de Apple y la uso, entre otros, para crear un panel de control gráfico para visualizar el estado de mi negocio.


• Plasso es la manera más fácil de poder aceptar pagos con tarjeta de crédito, aunque requiere una cuenta de Stripe.


• Podio es un servicio que te permita crear aplicaciones para tu empresa. Es un híbrido entre un CMS clásico, una aplicación Kanban, una herramienta de colaboración y un intranet. Creo que sólo utilizo una pequeña parte de sus posibilidades para gestionar mi correspondencia comercial y la planificación de campañas de marketing.


• You Need A Budget o YNAB es una aplicación para crear y gestionar una planificación financiera.

Blogging

• Brytenet es el nombre que he dado a mi servidor. No es una empresa de hosting, aunque alojo algunas webs de clientes y amigos allí.


• Cloudflare mejora la velocidad de El Canasto en muchas maneras. Gracias a este servicio todos los visitantes reciben una versión optimizada de las páginas desde un servidor cercano. Además, cuando mi propio servidor no está disponible, CloudFlare continua mostrando las páginas a los visitantes.


• Feedpress es el servicio que uso para los feeds de mis artículos y podcast. Si tienes un blog y todavía usas Feedburner — que va a desaparecer dentro de poco — te aconsejo echar un vistazo a este servicio.


• Google Analytics me permito ser el gran hermano, vigilando los visitantes de El Canasto. Tengo que admitir que no lo consulto mucho — he dejado de preocuparme por las estadísticas hace mucho tiempo, pero de vez en cuando es útil saber qué artículos son populares.


• Hover es la manera más fácil de registrar tu propio dominio. Incluso cuando no tienes un negocio te aconsejo comprar un dominio, al menos para tener una dirección de e-mail que no depende de tu proveedor (gmail, hotmail, …).


• MailChimp es el servicio más divertido para gestionar listas de correo y auto-responders.


• Movable Type fue en su día el CMS más popular. Ahora todo el mundo se ha pasado a WordPress, pero yo sigo con Movable Type—utilizo versión 5, que cuenta con algunas características imprescindibles para mi, como la posibilidad de trabajar con Markdown, editar las plantillas sin tener que saber PHP o generar páginas estáticas.


• Shutterstock es la fuente de los fotos de alta calidad que utilizo en los artículos y en presentaciones.

Consultoría

• Basecamp es mi plataforma de eCoaching, donde comparto discusiones, tareas, citas, documentos y textos con mis clientes.


• Podio (mencionado arriba como CMS) también la utilizo para gestionar los expedientes de mis clientes de consultoría.


• Skype es el servicio de videoconferencia con mejor calidad de audio que uso para comunicarme con mis clientes en las sesiones de consultoría a distancia.


• vCita está sincronizado con mi calendario y ofrece a mis clientes la posibilidad de consultar mi disponibilidad y reservar una hora para las sesiones de consultoría. Además envía recordatorios un día y una hora antes de cada cita.

Escribir

• Byword es un editor de texto minimalista enfocado a escribir en Markdown. Casi todos los artículos publicados en El Canasto han sido escritos en Byword.


• Editorial es una aplicación increíble: es un editor de texto para iOS que es más potente que las herramientas que utilizo en el ordenador. La posibilidad de crear flujos de trabajo personalizados convierte esta aplicación en la más usada cuando estoy de viaje.


• Mindnode Pro es una aplicación para crear mapas mentales sencillos. Habitualmente empiezo cada texto largo con un mapa mental.


• Pages de Apple es la aplicación que uso para dar formato a mis textos. Es fácil de usar, intuitivo, completo y me permite generar ficheros PDF o ePub de alta calidad.


• Scrivener es la mejor herramienta para escribir textos largos. Cuenta con un montón de funciones avanzadas para estructurar el texto, gestionar el material de referencia, etc.


• Simplenote es una aplicación que tengo instalado en todos mis dispositivos para gestionar notas de texto.


• es el equivalente a NVAlt en mis dispositivos móviles. Es rápido al buscar y sincronizar notas, dos características muy importantes cuando tienes muchas notas. Uso etiquetas para distinguir los diferentes tipos de notas, como ideas para posts en El Canasto, listas de restaurantes, tiendas, bares y hoteles por ciudad, listas de control, etc. Actualmente tengo más que 600 notas en Simplenote.

Formación y charlas

• Eventbrite es un servicio que uso para vender mis cursos en abierto y gestionar las entradas.


• Keynote es la tercera aplicación profesional de Apple y es la que uso más. Es genial para crear presentaciones personalizadas.


• Mindnode Pro la uso para crear la estructura de mis cursos y charlas. Una vez creada la estructura, puedo exportar los datos en formato OPML para usarlo en Scrivener o Keynote.


• Shutterstock es mi fuente favorita de material gráfico de alta calidad.

Producción y publicación de vídeos

• Blue Yeti es una bestia de micrófono USB — es mucho más grande de lo que parece — con una muy buena calidad para grabar audio.


• Camstudio , la única aplicación para Windows en esta lista, la uso para grabar screencasts sobre aplicaciones en este sistema operativo. Sé que no es la mejor que hay, pero es suficiente para mis necesidades.


• iMovie es una aplicación que por defecto ya viene instalado en mi ordenador y es genial para montar vídeos. Permite recortar las grabaciones y añadir una introducción y música de fondo.


• Keynote no sólo uso para crear presentaciones, sino también para generar las animaciones de introducción para los vídeos.


• Levelator sirve para normalizar ficheros de audio. Oficialmente ya no está soportada, pero aún la puedes descargar desde Archive.org.


• Patience.io es la plataforma e-learning que utilizo para publicar cursos online.


• Permute es una sencilla aplicación para convertir ficheros de vídeo y audio.


• Piezo es una aplicación minimalista para grabar audio de aplicaciones o del micrófono.


• Screenflow es una aplicación completa para grabar la pantalla. A veces también uso Screenflow para montar el vídeo.


• Sennheiser HD 202 II son unas auriculares sencillas, pero imprescindibles al grabar vídeos.


• Vimeo es dónde aloja los vídeo que quiero publicar en el blog.


• Witcamp es una plataforma dónde tengo algunos de mis vídeocursos más populares.

Productividad

• 1Password gestiona todas mis contraseñas.


• 30/30 es un temporizador para iOS que uso a veces para asegurarme de tomar mis pausas. ¡Muy útil!


• Backblaze hace automáticamente copias de seguridad de todo mi disco duro y los guarde —cifrada— en la nube.


• Basecamp es mi solución preferida para colaborar en equipo —aunque no siempre puedo elegir yo qué herramienta usamos—. En Basecamp puedo centralizar las discusiones, ficheros, listas de tareas y calendarios de los proyectos en que estamos trabajando.


• Beeminder es un servicio para hacer el seguimiento de los objetivos. Actualmente tengo 6 metas configuradas, algunas automatizadas mediante IFTTT. Hay que usarlo durante un tiempo para entender el genio de esta aplicación y sus métodos para evitar que hagas trampas.


• Day One es una aplicación genial para mantener un diario. Lo tengo instalado en todos mis dispositivos (sincroniza vía Dropbox) y además publico automáticamente algunos tipos de eventos (fotos de Facebook y Instagram, tareas completadas de Omnifocus, etc.) gracias a los scripts de Slogger.


• DEVONthink es para gestionar el gran volumen de material de referencia que he recopilado durante todos estos años. Su motor de inteligencia artificial me ayuda cuando clasifico documentos nuevos o cuando busco documentos relacionados.


• Emergent Task Planner es un formulario que imprimo cada mañana para planificar mi día.


• Faber-Castell Ambition es la pluma con la que escribo mis notas e ideas. Es elegante y escribe muy suave.


• f.lux es una pequeña herramienta que adapta la temperatura de color de mi pantalla a la hora actual.


• Hazel es una de estas aplicaciones que son invisibles, pero que echo de menos cuando cambio de ordenador. Hazel permite de forma sencilla organizar los ficheros en mi ordenador. Archiva automáticamente las facturas que descargo, vacía la papelera, mantiene mi escritorio limpio y hace muchas cosas más.


• Calendario viene por defecto instalado en mis dispositivos y tiene todo lo que necesito (y más).


• IFTTT es un servicio que vincula varias aplicaciones web. Lo uso, por ejemplo, para guardar una copia de las fotos de Instagram en mi carpeta Dropbox, para actualizar las estadísticas de Beeminder (vía email) o para añadir suscriptores al newsletter.


• iTunes es una de las aplicaciones más usadas, porque siempre escucho música mientras trabajo. Tengo un sistema demasiado complejo de listas inteligentes que me gusta tanto que difícilmente me cambiaré de aplicación.


• Mail es otra aplicación estándar de Apple que funciona muy bien. Sólo he instalado el complemente Quotefix para que mis respuestas salgan debajo del mensaje original.


• Moleskine es mi libreta favorita para escribir notas más largas. El papel de alta calidad realmente invita a escribir.


• Muji Bloc de notas es un bloc de notas de color marrón claro. Lo tengo en dos formatos: tengo el tamaño más pequeño — A6 — que siempre llevo conmigo para apuntar mis ideas cuando estoy fuera de casa y el tamaño más grande — B4 — para hacer mis mapas mentales.


• OmniFocus es en mi opinión el mejor gestor de tareas y otra aplicación que siempre tengo abierta. También lo tengo en el dock del móvil y tablet.


• Slack es mi cafetería virtual, dónde puedo encontrar otras personas que también trabajan desde casa.


• Soulver es una calculadora moderna, que también admite texto y que sincroniza mis plantillas en mis dispositivos.


• Typinator es como la auto-corrección de los editores de texto, pero en nivel de sistema para que funcione en todas las aplicaciones y pantallas. No sólo lo uso para corregir mis errores de ortografía, sino también tengo snippets para un montón de textos habituales, como mis firmas de correo, respuestas frecuentes, mi número de cuenta bancaria, etc.


• Zapier es un servicio similar a IFTTT, pero más enfocado a aplicaciones profesionales. Uso Zapier para vincular aplicaciones como podio, Patience.io, MailChimp, Eventbrite y Slack.

Redes sociales

• Buffer evita que mis seguidores en las redes sociales reciban un montón de enlaces al mismo momento, cuando estoy leyendo y compartiendo noticias.


• Feed Wrangler es el mejor servicio para reemplazar Google Reader. Las demás opciones han copiado Google Reader, mientras Feed Wrangler ha innovado. No sé cómo he podido trabajar tantos años sin carpetas inteligentes para las noticias.


• Instapaper es mi cola de lectura, dónde guardo todos los artículos interesantes para leerlos en otro momento.


• Mention es dónde puedo ver todos las actualizaciones que hablan de El Canasto o de mi, incluso si no mencionan mi id de Twitter.


• Reeder en iOS es la aplicación que utilizo para leer feeds, utilizando el servidor de Feed Wrangler. Permite enviar artículos a Instapaper para leer en otro momento o a Buffer para publicar en las redes sociales.


• Tweetbot es mi aplicación favorita para interactuar con Twitter. Lo que más me gusta es la posibilidad de esconder tweets con ciertas palabras (#F1) o publicados desde algunas herramientas (Runkeeper).


• Twitterfeed es un servicio para publicar automáticamente todos los artículos desde un feed RSS. Yo paso primero los feeds por Yahoo! Pipes para poder filtrar el feed y sólo publicar artículos realmente interesantes.


• Yahoo! Pipes es el componente más técnico de mi flujo de trabajo para las redes sociales. Lo uso para modificar feeds (filtrar artículos, corregir enlaces, cambiar títulos de posts) antes de publicar enlaces en las redes sociales.

Retocar El Canasto

• BBedit es un editor de texto muy potente (creo que sólo utilizo el 5% de sus capacidades) y lo uso para modificar las plantillas y las hojas de estilo de El Canasto.


• Github es un repositorio con control de versiones dónde tengo mis plantillas almacenadas. Desde allí puedo activar los cambios en la web.


• Pixelmator es mi editor gráfico preferido. Puede editar imágenes bitmap y vectoriales y es muy completo por una fracción del precio de Photoshop.

Admito que la lista no es muy minimalista, simplemente porque como autónomo tengo diferentes tipos de tareas. Además me gustan las herramientas que hacen sólo una cosa, pero muy bien.

NB: algunos de estos enlaces forman parte de programas de afiliación, es decir, yo recibo dinero cuando compras la aplicación.

Imagen «Caja de herramientas» cortesía de Shutterstock

Atando cabos sueltos

Por: Berto Pena

¿Uno de nuestros mayores problemas hoy? Que cada vez intentamos hacer más cosas, y que además cargamos con ellas a medias. Los frentes sin cerrar, los cabos sueltos, son una carga cada vez más pesada. Atarlos y atajarlos siempre es mejorar.



Decimos en los barcos que un cabo suelto en cubierta es un accidente a punto de ocurrir. Siempre hay que recogerlos y aclarar la maniobra para navegar sin sustos…

En la vida real esos cabos sueltos son temas pendientes, frentes abiertos, problemas sin cerrar, detalles sin aclarar y también tareas a medias que no se rematan. Son esas cosas que más temprano que tarde, van a perseguirte para exigirte tiempo, atención y energía, porque un día no quedaron bien atados.

Caminar en tus proyectos con muchos cabos sueltos tiene un efecto (negativo) multiplicador: en lugar de concentrarte en iniciar cosas nuevas, o volcar tus energías en avanzar en ese proyecto importante para ti, tienes que desgastarte en atender cosas que seguramente podrías haber cerrado con un poco de atención, profesionalidad o iniciativa.

Los cabos sueltos son cosas pequeñas que, por no atarse hoy con un pequeño gesto, te van a complicar mañana. Tal vez mucho.

¿La trampa? Casi no se ven…

Esos cabos sueltos suelen ser cosas pequeñas, a veces inapreciables o insignificantes, caso de reparar en ellas. Cosas que consciente o inconscientemente dejamos pasar porque no se ven. Pero están y se suman. Y están debajo de cosas cotidianas…

• Emails no aclarados o incluso aquéllos que no llegan a enviarse.


• Un comentario que se sugiere pero que no se termina de concretar.


• Llamadas de teléfono poco específicas, donde se habla de todo y de nada a la vez.


• Conversaciones de pasillo donde se comentan varias cosas pero en las que no se profundiza lo suficiente.


• Y más cosas: no decir lo que pensamos en una conversación, no dar nuestra opinión e un debate, no aclarar un malentendido, no intervenir para solucionar algo que está en nuestra mano, etc.

Son cosas ante las que uno diría: «hombre, tampoco es para tanto. El proyecto no se va a bloquear por eso». Y es verdad, el proyecto sigue su curso. Pero tú no. Porque muchas veces esos pequeños cabos terminan por atraparte, y aunque te puedas zafar de ellos, cuesta. Y te desgastas de más en algo que podía haberse solucionado mucho antes con menos.

¿Cómo corregir esa tendencia?

Yo no conozco otra manera que armarse de iniciativa y proactividad.

¿Y cómo se lleva eso a la vida real? Estando por encima de las cosas. Yendo por delante de las tareas en lugar de perseguirlas. No perdiendo de vista el objetivo de las cosas. Teniendo claro lo que hay que hacer (y lo que no hay que hacer). Sabiendo que a más cabos sueltos más trampas, más lentitud, menos eficacia.

Si dectectas un cabo suelto, un frente abierto, un problema a medio resolver… justo en ese momento es cuando tienes que parar y anotar. Anota una tarea, una próxima acción para amarrar ese cabo.

Así y todo, aunque uno esté súper alerta y enchufado, los cabos tienden a soltarse (¡las cosas se nos escapan!). Por eso, muchas veces, hay que ir a la caza de cabos sueltos preguntándote: «¿Está todo atado y bien atado?»

• Revisa con regularidad el estado de tus proyectos.


• Comprueba el estado los rincones clave de tu actividad.


• Haz un seguimiento concienzudo de tus clientes estrella o los puntos más calientes de tu trabajo.

Hay que asumir que siempre se quedará algún cabo suelto. Porque entre trabajo, vida personal y familiar cargamos con un montón de tareas y actividades. Esto no va de “hacerlo todo bien”. Va de mejorar.

Lo importante en el fondo es atar cuantos más cabos mejor, e intentar que ninguno de ellos te atrape los pies y te impida ir adelante, o incluso te tire por la borda. Al fin y al cabo, para navegar, hay que avanzar.

Categorías Organizativas en GTD: Material de Referencia

Por: Jose Miguel Bolivar

El material de referencia es, probablemente, una de las categorías organizativas de GTD que mayor número de elementos va a contener, por lo que el impacto de archivar bien o mal es muy significativo.

Cuando procesamos las «cosas» de nuestras bandejas de entrada, una vez definido el significado que tienen para nosotros, es decir, qué son y qué grado de compromiso tenemos o queremos adoptar hacia ellas, una de las posibles situaciones es que se trate de elementos que no requieren acción por nuestra parte pero que sí podrían sernos de utilidad en algún momento. Dicho de otra forma, el material de referencia está integrado por todo aquello que «no requiere acción pero te podría servir».

Un aspecto importante a la hora de diferenciar el material de referencia de las posibilidades, es que la utilidad de las posibilidades está condicionada a que las revises mientras que la utilidad del material de referencia es independiente de que lo revises. Esta es la principal diferencia entre estas dos grandes categorías organizativas de GTD, ninguna de las cuales requiere acción. Lo tienes explicado con mucho más detalle en esta entrada.

Desde el punto de vista organizativo, es un tema sencillo. Lo único que tienes que hacer con el material de referencia es almacenarlo de tal forma que sea fácil y rápido acceder a él si en algún momento necesitas hacerlo. Los principales problemas asociados con el archivado del material de referencia se deben fundamentalmente a dos motivos: haberlo identificado mal o haberlo organizado mal.

Identificar mal qué es y qué no es material de referencia es el error más común. El error consiste en almacenar como material de referencia elementos que, en realidad, sí requieren acción o, al menos, podrían requerir acción en algún momento. Este error supone un problema serio porque, como el material de referencia no se revisa, esos elementos archivados por error difícilmente podrán «activarse» en el momento necesario.

El otro error habitual es archivar mal. A menudo se olvida que el único objetivo de archivar algo como material de referencia es poder acceder a ello de manera rápida y sencilla si en alguna ocasión hace falta. Cuando esto ocurre, en lugar de dar prioridad a la recuperación de lo archivado, se da prioridad a que el archivado sea rápido y sencillo. La consecuencia de este cambio de prioridades es que se complica extraordinariamente la recuperación futura de lo que se archiva, hasta tal punto que un número importante de personas reconoce que su archivo les resulta poco útil, ya que les cuesta encontrar las cosas cuando las necesitan.

Muchos de los sistemas de archivo son aparentemente muy eficientes pero poco o nada funcionales en la práctica. La típica estructura de carpetas, por ejemplo, es mucho menos funcional que un sistema de archivo basado en palabras clave o etiquetas. Es cierto que se tarda más en archivar algo si tenemos que pensar bajo qué palabras clave o etiquetas debemos archivarlo pero también es cierto que, si lo hacemos bien, estaremos asegurando que acceder a ello en el futuro sea rápido y sencillo.

El contenedor organizativo en el que depositamos el material de referencia es el archivo o archivo de referencia. «Archivo» es en realidad un concepto ya que, en la práctica, hay muchos tipos de archivo. El disco duro de tu ordenador o la tarjeta SD de tu dispositivo, las carpetas personales del Outlook, los contactos del móvil o los favoritos de tu navegador son archivos. También lo son las carpetas en la que guardas las garantías de tus electrodomésticos, las facturas o los papeles de Hacienda. Y, por supuesto, los tradicionales archivadores de papel que todavía pueden verse en muchos sitios. En su vertiente más digital, tenemos multitud de servicios de archivo, como por ejemplo Dropbox, Copy, Evernote, Google Drive o OneDrive, por citar unos pocos.

Tanto si tienes uno como múltiples contenedores de archivo, lo importante es que sus contenidos cumplan estos dos requisitos:

• Solo vas a acceder a ellos si se produce una circunstancia que los convierte en útiles o necesarios


• Están archivados de tal forma que acceder a ellos es directo y prácticamente inmediato

El volumen y alcance de lo que almacenes en tu archivo de referencia puede llegar a ser enorme. Si no está bien organizado, afectará al resto de tu sistema organizativo GTD, haciendo que pierda su característica más preciada: la fiabilidad.

Este artículo, Categorías Organizativas en GTD: Material de Referencia , escrito por José Miguel Bolívar y publicado originalmente en Optima Infinito, está licenciado para su uso bajo una Licencia Creative Commons 4.0 Internacional.

Muchas gracias por suscribirte a Optima Infinito.

Entradas relacionadas:

1. Categorías Organizativas en GTD: Material de Apoyo


2. GTD: Cómo Organizar el Material de Consulta


3. Categorías Organizativas en GTD: Resultados

✓ Como manejar el estrés sin fallar en el intento

Por: Tania Sanz

Imagina que estas en una ciudad nueva debido a un viaje de negocios, regresas al hotel exhausto luego de una reunión muy estresante. Tu vuelo de regreso es a las 17:00 y justo después, tienes una cita con un cliente importante. El plan que tienes es, tomar un taxi. Aún no estás seguro de cuando tienes que dejar el hotel para llegar a tiempo. Después de planteártelo, decides tomar el taxi a la 13:00.

Toma I: Situación estresante

Como lo planeado, sales a tomar un taxi a la 13:00, cuando de pronto empieza a llover. Luego de una mañana estresante en la reunión, tu primera reacción respecto a la lluvia es negativa.

La lluvia complica la situación, por lo que luego de 10 minutos aún no hay ningún taxi disponible. Empiezas a estresarte cada vez más por el miedo de perder tu vuelo. Ya es demasiado tarde para cambiar de decisión y tomar el tren rumbo al aeropuerto.

Entras en un espiral de estrés y no haces más que reclamarte constantemente: “¿Por qué no revise el clima antes?”, “¿Por qué esta ciudad tiene tan pocos taxis?”, “¿Por qué soy tan desorganizado?”, etc.

Para contestar esas preguntas, tu cerebro recuerda historias similares, almacenadas en tu memoria. Enfocarte en estas situaciones, solo hace que tu estrés crezca de manera alarmante y además te distrae de tu objetivo.

Unos metros más adelante, alguien mucho más listo que tú, se adelanta a tomar el único taxi libre, que claramente no fuiste capaz de ver debido a tu distracción. Como una reacción obvia, te enojas aún más y le reclamas al conductor desesperado. Justo en ese instante, tienes frente a ti otro taxi libre, que por supuesto, no quiere subir a un pasajero que grita como loco en medio de la lluvia y pasa de largo.

Finalmente estallas de estrés y te das cuenta de que ya es demasiado tarde, pierdes el vuelo y cancelas tu cita. Un final poco agradable.

Si te fijas, cotidianamente atravesamos con episodios similares de estrés. Sin embargo, el final de la historia puede ser cambiado, si aprendemos a manejar correctamente el estrés. Y esto solo se logra con la formación de hábitos.

¿Qué pasa en el cerebro bajo estrés?

Muchas partes del cerebro son parte del proceso de sentir alguna emoción, ya sea enojo, ansiedad, alegría o tristeza.

El sistema límbico, es un conjunto de partes importantes que participan activamente en este proceso. Este sistema, se encarga, entre otras muchas funciones de monitorear la relación emocional que existe entre tus pensamientos y emociones. El sistema límbico, determina cómo te sientes momento a momento¹ .

Para tu cerebro, no existe diferencia entre recordar una emoción o sentirla en el momento real. Es por esto que al recordar situaciones estresantes, creas conexiones similares y tu nivel de estrés aumenta. En el ejemplo, este fue el principal motivo por el que perdiste el primer taxi libre.

Esta relación entre pensamientos y emociones se basa en un principio clave: “Minimizar el peligro y maximizar la recompensa”² . De esta forma somos capaces de sobrevivir en un ambiente lleno de peligros.

Por lo tanto, existen emociones negativas que generan una respuesta de huida ante el peligro y emociones positivas que generan una respuesta de acercamiento ante la recompensa³ . Tenemos la capacidad de clasificar automáticamente una emoción como negativa o positiva.

El estrés es un conjunto de emociones con respuesta de huida y por eso estas emociones se van incrementando cada vez más como en un espiral sin salida. Las emociones negativas son más fuertes que las positivas⁴ , por lo que solucionar un problema o tomar una simple decisión en este estado es prácticamente imposible (tu cerebro solo quiere escapar).

La única solución que existe es cambiar tu comportamiento y salir del espiral de estrés.

¿Cómo puedo cambiar mi comportamiento con estrés?

Claramente ser capaz de regular tus emociones es la mejor ventaja que puedes adquirir. Aun cuando estés en una situación estresante, tienes la capacidad de revertir ese espiral negativo hacia la otra dirección y solucionar el problema de la mejor forma.

Durante una situación estresante, nuestro cerebro, es parecido a una orquesta sin director. En la cual, todos los instrumentos musicales tocan una melodía distinta. Tú, eres el director de la orquesta, por lo que tienes la capacidad de ordenar esos instrumentos para hacer que toquen la melodía que quieres escuchar.

Sabiendo esto, es común que se utilicen estrategias inútiles para controlar las emociones. Una de las estrategias más usadas e incorrectas, para intentar manejar tu comportamiento frente al estrés, es: suprimir la emoción que sientes. Es decir, distraer tu foco hacia otra situación que no te genere estrés para contrarrestar el efecto.

Suprimir tus emociones, es una estrategia que simplemente NO FUNCIONA, por las siguientes razones:

• Es extremadamente difícil de lograr, ya que esta emoción negativa disminuye los recursos disponibles para pensar en algo más.


• Tratar de suprimir la emoción sólo incrementa el estado de estrés.

Existen varios estudios al respecto. En uno de estos, los participantes fueron sometidos a escenas que incrementaban su nivel de estrés. Al probar condistintas técnicas de regulación del comportamiento, los resultados mostraron que cuando se intenta suprimir la emoción, el nivel de ansiedad aumenta considerablemente⁵ .

¿Cuál es la mejor estrategia para controlar las emociones y manejar correctamente el estrés?

Contrario a lo que se piensa, la mejor estrategia para controlar las emociones negativas como el estrés es: DEFINIR LA EMOCIÓN.

Incorrectamente, se ha pensado que al definir una emoción negativa la emoción empeora. Sin embargo, estudios científicos respaldan lo contrario⁶ .

Definir brevemente una emoción negativa en el momento en el que se percibe ayuda a controlarla y disminuir el estrés.

En un estudio del 2003, se les mostró a los participantes imágenes que representaban diversas emociones, mientras se escaneaba su cerebro. Cuando se les mostraba una imagen que representaba una emoción negativa, como era de esperarse, el sistema límbico se veía estimulado. Pero, curiosamente cuando los participantes definían la emoción negativa que se les planteaba en esa imagen, el sistema límbico dejaba de estimularse, activando otras zonas del cerebro, y disminuyendo el estrés ocasionado⁷ .

Recuerda que tú eres el director de la orquesta, tienes el poder de cambiar la situación y disminuir el estrés.

Ponle una etiqueta a tus emociones para aprender a manejarlas correctamente.

Esto es lo que tienes que hacer para lograr controlar tus emociones y manejar correctamente el estrés:

1. Observa tu estado emocional.


2. Si percibes una emoción negativa o un conjunto de estas, inmediatamente define eso que sientes.


3. Convierte esta estrategia en un hábito saludable diario .

Es importante destacar que gozar de una salud plena, involucra también tener una adecuada salud emocional. Esto se lo logra solo a traves de hábitos saludables.

Como ejemplo, vamos a ver, que hubiera pasado en la situación estresante del principio de haber manejado correctamente el estrés.

Toma II: Situación estresante

Son las 13:00, hora en la que sales a buscar un taxi rumbo al aeropuerto. Está lloviendo y todos los taxis a tu alrededor están ocupados. Percibes cierta incomodidad en tu estado de ánimo y lo defines como: “nerviosismo y ansiedad”.

Esto disminuye tu nivel de estrés. Te enfocas en la solución del problema, creando las conexiones adecuadas: “¿En dónde puedo encontrar un taxi?”, “¿Qué posibilidades tengo en este momento?”. Aún tienes un poco de estrés, pero solo el suficiente como para permanecer alerta y ver que a dos cuadras se encuentra una estación de metro. Tu cerebro logra hacer una suposición para solucionar el problema: “Tal vez los taxis estén dejando a los pasajeros en la entrada del metro”, “Puedo encontrar un taxi libre después de la estación de metro”.

Te acercas y efectivamente, una cuadra después logras encontrar un taxi libre que te lleva al aeropuerto en un tiempo adecuado. Resolver el problema te tomo 5 minutos. Tu recompensa: Llegar a tiempo a tu cita con una actitud mental positiva.

La diferencia entre estas dos situaciones es bastante clara ¿no?

En Resumen:

Los puntos que hay que saber:

• El cerebro a través del sistema límbico, tiene la capacidad de minimizar el peligro y aumentar la recompensa. Basado en las emociones percibidas.


• Una emoción negativa puede provocar un espiral de emociones similares, lo que reduce la capacidad de resolución de problemas y te aleja de tu objetivo.

Lo que hay que poner en práctica a partir de hoy:

• Definir brevemente la emoción negativa o el conjunto de estas (como el estrés), tan pronto como sean percibidas, reduce el impacto en el cerebro y ayuda al buen manejo de estas.


• Esta estrategia es un hábito saludable que debe adquirirse para gozar de buena salud emocional.

Si te gusto el artículo suscríbete hoy mismo para cambiar tus hábitos y formar parte de la comunidad de Habitualmente.

1. Joseph Ledoux (1999). The emotional brain: The mysterious underpinnings of emotional life ↩


2. Evian Gordon (2000). Integrative neuroscience: Bringing together biological, psychological and clinical models of the human brain ↩


3. Gordon, E., Barnett, K. J., Cooper, N. J., Tran, N., & Williams, L. M. (2008). An “integrative neuroscience” platform: application to profiles of negativity and positivity bias. Journal of integrative neuroscience, 7(3), 345-366. ↩


4. Dacher Keltner (2009). Born to be good: The science of a meaningful life ↩


5. Goldin, P. R., McRae, K., Ramel, W., & Gross, J. J. (2008). The Neural Bases of Emotion Regulation: Reappraisal and Suppression of Negative Emotion. Biological Psychiatry, 63(6), 577-586. ↩


6. Gross, J. J., & John, O. P. (2003). Individual differences in two emotion regulation processes: implications for affect, relationships, and well-being. Journal of personality and social psychology, 85(2), 348-362. ↩


7. Lieberman, M. D., Eisenberger, N. I., Crockett, M. J., Tom, S. M., Pfeifer, J. H., & Way, B. M. (2007). Putting feelings into words: Affect labeling disrupts amygdala activity in response to affective stimuli: Research article. Psychological Science, 18(5), 421-428. ↩

Imagen «Street Blur» cortesía de Lori Foxworth

Tania Sanz

Soy la autora del blog Habitualmente. El objetivo de este espacio es lograr transformar tus hábitos y mejorar el diseño de tu rutina diaria de forma saludable. Todo esto con información práctica y estrategias útiles basadas en evidencia científica. Suscríbete GRATIS hoy mismo

7 carpetas útiles para tu Email

Por: Berto Pena

Hablar de la organización del Email siempre es algo incómodo cuando me pongo a teclear. Porque cada persona tiene sus necesidades, sus rutinas y también sus manías. Pero este de las carpetas “comodín” es un tema general y muy útil, del que puede beneficiarse cualquier persona.



El título reza «7 carpetas» y de ellas siete voy a hablarte. Pero tal vez sólo llegues a utilizar una, dos, cinco o (sí) todas ellas. Lo importante es que pueda darte alguna pista para hacerlo un poco mejor con esa herramienta diaria.

¿No basta con la Bandeja e de Entrada

Sí y no. Si recibes 10 mensajes al día, pues hombre, no hay que matar moscas a cañonazos. Olvida las carpetas. Pero si como la mayoría de nosotros recibes un número considerable de correos, vivir sólo con el Inbox, es un deporte de riesgo. Porque ahí se distinguen mal las cosas, se ordena mal y, lo digo así: se llena de mierda muy rápidamente.

¿O acaso en tu dormitorio guardas en el mismo cajón las camisas, camisetas, calcetines y jerseys?

¿Organización manual o automática?

Pues las dos, de forma combinada. Si eres lector habitual de esta página sabrás que soy un firme defensor (cada vez más) de la utilización de filtros y reglas . Son una maravilla, y por experiencia propia (lo que veo por ahí) sé que están muy poco aprovechados. En la mayoría de los casos por desconocimiento.

Pero en ocasiones, por muchos y afinados filtros que tengas, llega un punto donde hay que echar mano de la organización a golpe de ratón. Bien para dar salida a esos mensajes y asignar acciones (procesar), bien porque hay mensajes que no han separado de forma automática, o bien porque recibes un altísimo volumen de mensajes cada día, y en último término necesitas separar a mano para “priorizar” mejor.

Si es tu caso, es posible que estas carpetas útiles te ayuden a mejorar tanto tu eficacia como eficiencia. ¡Eso espero!

• «Próximo»
  
  Ahí puedes colocar (recuerda, a mano) los mensajes que exigen hacer algo de manera inminente. Esto es, aquellos mensajes detrás de los que hay una tarea que tienes que hacer hoy, sin ni siquiera llegar a anotar en tu lista de tareas.


• «Espera»
  
  Ahí van los mensajes en los que tú has pedido algo a otra persona y que, tarde o temprano, han de volver. Son, en el fondo, tareas que te “deben” otros y por las que estás esperando para por ejemplo continuar y finalizar algo.


• «Seguimiento»
  
  Muy a menudo tú encargas algo a alguien y tienes que hacer un seguimiento a posteriori. En casos así yo recomiendo sacar esas tareas del Email y anotarlas en una lista de tareas separada. Pero, si no quieres, al menos aíslalas en una carpeta bien identificada.


• «Revisar»
  
  Con relativa frecuencia recibes mensajes largos, complejos, con muchos detalles, que tienes que leer con calma, o bien que exigen cierto análisis o investigación. No puedes hacerlo justo en ese momento, cuando estás procesando, pero sí que debes hacerlo. Haz esto: mueve ese mensaje a esa carpeta y anota la tarea en tu lista («Revisar mensaje X») .


• «VIP»
  
  Ahí pondrás correos de tu jefe, tus socios o los clientes más importantes. Son emails que tienes que atender de un modo especial. En mi caso, yo esta carpeta la tengo automatizada, mediante filtros, pero a menudo encuentro correos en mi Bandeja de Entrada que luego muevo a mano ahí.


• «Archivo»
  
  Una carpeta clásica donde irás guardando correos de temas ya cerrados o resueltos pero que no quieres borrar. Quieres tenerlos ahí para futuras consultas o referencias, y en lugar de archivarlos en el gran “almacén principal”, los tienes más a mano. Especialmente útil en proyectos complejos que siguen curso.


• «Basura»
  
  Así, tal cual. Piensa por un momento en esto: newsletters, anuncios, ofertas, boletines internos, listas de correo, mensajes en los que estás en copia pero que no valen para nada, etc. Hay un montón de mensajes que recibimos que en el fondo son sólo ruido y lastre. Muchas veces no hacemos nada por no tenerlos bien identificados. Muévelos a esa carpeta y cada 10-15 días haz una limpieza eliminando suscripciones, alertas o, sencillamente diciéndole a un compañero: «Gracias pero en adelante no hace falta que me envíes esto».

Siempre que hablo de la organización en el Email me gusta terminar remarcando algo importantísimo: la organización tiene que estar a tu servicio, nunca al revés. Hay que organizar lo justo para ganar eficiencia, pero nada más. Porque en esta vida no dan medallas por ser organizado, sino por lo que haces siendo organizado.

7 claves para eliminar lo que no merece tu atención

Por: Iago Fraga

La razón principal por la que no llegamos a hacer lo que deberíamos estar haciendo es porque estamos haciendo constantemente lo que no debemos.

Distraerse es muy fácil. Basta con tener algo delante y con olvidar puntualmente aquello en lo que deberíamos estar realmente. Por ello, te recomiendo que tengas siempre presentes las siguientes 7 ideas.

Las 7 claves para eliminar distracciones

1. No tienes por qué atender a todo lo que te llega

Emails, cartas, alarmas del móvil, … La mayoría de todo lo que te llega es basura. Haz estadísticas si quieres en tu propio móvil o correo electrónico. Sólo unos pocos de las decenas de mensajes y alarmas que te llegan cada día aportan realmente algo.

Empieza a considerar el estar siempre disponible más como un estorbo a tus aficiones que como una solución para tu aburrimiento.

2. Que se te ocurra una idea no implica que debas hacerla

Lleva mucho menos tiempo pensar en una idea que el completarla. Es más, por regla general pensamos en varias por cada una que deberíamos intentar realmente. Deja pasar algunas, no confundas oportunidades con obligaciones y no te flageles con los fallos. Si te abrumas con tanta exigencia le vas a perder las ganas pronto a realizar tareas.

3. No te interesa vivir una vida ideal, ¡sino la mejor posible!

Entre trabajar 5 minutos en algo que te apasiona y hacer la cama, la decisión debe estar clara: deja la cama sin hacer. Acostúmbrate a aprovechar tu recuso principal (el tiempo) empleándolo en lo más te motiva en vez de gastarlo haciendo lo que “deberíamos hacer” por obligación externa, tradición o manía. Díselo a tu padre, díselo al vecino, díselo a la sociedad, pero sobre todo dítelo a ti mismo. Tu tiempo no está ahí para “cumplir” con nada sino para hacer lo que te apasiona. Tira lastre por la borda.

4. Ten siempre tu lista de objetivos accesible

Si llegas a casa y no tienes como mínimo un objetivo que te motive, lo más probable es que te pongas a buscar alrededor distracciones que te entretengan. Así que, crea tu lista de objetivos si no la tienes ya y asegúrate de que la veas cada día. Y, ¡ojo! Créala marcándote objetivos motivantes, ¡no te disfraces de objetivos las mismas obligaciones asquerosas de antes!

5. Disfruta haciéndolo, escoge cosas que ilusionan

¿Sabes cuál es la mejor técnica para reducir drásticamente el tiempo que malgastamos en Facebook? Disfrutar de algo mucho más emocionante que eso. Un objetivo bien escogido, ilusionante, que haga que te superes y que te divierta engancha más que una serie o que el videojuego más vicioso del mundo.

Lo mejor es que si buscas un objetivo que te enganche estarás disfrutando sin dar oportunidad a ninguna distracción posible. Te aseguro que se puede hacer y que vives una experiencia infinitamente cuando no percibes lo que haces “trabajo” sino como diversión.

6. Dótate de opciones, facilita el cambio

Cuando algo genial se te ocurra y pueda robarle el tiempo a una tarea inútil sería horrible si algo lo impidiese. Por eso tienes que facilitar el contexto cuanto puedas. Ten la mochila de la piscina lista en el coche por si un día tonto de camino te apetece. Copia de vez en cuando notas de proyectos en una aplicación móvil para hacer que 20 minutos esperando fuera puedan seguir la misma reflexión en la que estabas en casa, etc. Facilita que siempre haya una alternativa mejor y productiva a cualquier distracción.

7. Deja de infravalorar lo que vale tu tiempo

Tus objetivos no son para el futuro, son para hoy. No esperes al fin de semana, no esperes al fin del temporal, no esperes a jubilarte. Tres horas de un lunes después de trabajar son una oportunidad. Las crisis, los periodos de cansancio y las incomodidades llegan cíclicamente.

Prepara cuando no puedas hacer, define cuando no sepas por dónde empezar, pero no te pases la vida esperando. No puedes dejar todo para cuando la situación sea óptima porque los momentos óptimos son cortos y poquitos, así que ¡empieza ya! No te exijas tanto como si la situación fuese óptima, pero empieza ya. Mañana tendrás otros objetivos, los de hoy los quieres disfrutar ahora.

¿Distracciones o falta de objetivo real?

No pretendo resumir 7 en 1 porque cada idea cumple su función, pero la clave para no distraerte es tener delante algo que atraiga mucho más tu atención. Busca cuanto antes aquello que te apasiona y márcate un objetivo ilusionante. Ya sé que ese objetivo es difícil de encontrar y definir. Además la prueba es que si fuese fácil lo tendría ya todo el mundo perfectamente identificado.

Lo que hoy intento decirte de un modo diferente es que vale la pena el esfuerzo. Vale la pena tirarte en el sofá, preguntarte qué situación te ilusionaría tanto perseguir que crees que sería capaz de ir comiéndole el tiempo a todos los vicios absurdos que te distraen a diario y ponerte a ello desde hoy. Si ya lo tienes identificado, renueva el enfoque para que tome el sitio que se merece.

¿Y si no lo consigues? ¡Que más da! Tan sólo la esperanza, la motivación y las ganas harían que acabes intercambiando distracciones por avances de verdad. Solo el cambio de actitud ya merece la pena. Aunque, eso sí, si eres capaz de poner estas ideas en práctica, que no llevan precisamente 5 minutos, vete limando tu miedo al éxito también, porque no sería imposible que acabases logrando lo que a veces por dudas tenemos hasta vergüenza de intentar.

» Ver el artículo en el blog





De Iago Fraga en Técnicas de Organización

El impacto de ÓPTIMA LAB como red productiva y CoP

Por: Jerónimo Sánchez

Hace unos días, justo antes de Navidad, tuvieron lugar las II Jornadas de Innovación ÓPTIMA LAB. Esta ha sido la segunda vez que los nodos que componen dicha red se reúnen presencialmente en sesiones de trabajo –la primera vez fue a principios de septiembre–, con el objetivo principal de generar ideas innovadoras en el ámbito de la consultoría artesana y la enseñanza de la productividad.

Así dicho, puede no parecer gran cosa. Incluso alguno debe imaginarse que estas reuniones no son mas que un grupo de frikis, apasionados de la productividad personal, que se juntan para hablar de lo que más les gusta. Pero es mucho más que eso, y su impacto esta empezando a ser profundo, tanto para mí personalmente –como enseguida voy a desvelar–, como estoy seguro muy pronto para toda la comunidad, cada vez más grande, de gente interesada en la mejora de la eficiencia de las organizaciones por medio de las personas.

Para comprender lo que digo, tenemos que echar mano de las palabras de Hiroshi Tasaka, cuando habla de la sociedad del conocimiento. Tasaka sugiere que actualmente se está dando una curiosa paradoja: en la sociedad del conocimiento, la que nos está tocando vivir hoy en día, el conocimiento en realidad no tiene valor. Es decir, hay que olvidarse de una vez por todas de ese viejo adagio que reza “la información es poder”. En un mundo hiperconectado, donde cualquier dato está al alcance de un clic, el conocimiento ya hace tiempo que ha dejado de ser moneda de cambio.

Este hecho contrasta con la actitud de muchos consultores “tradicionales”, organizaciones y grandes sectores de la sociedad, que no habiéndose dado cuenta –o no queriendo darse cuenta– de ello, se siguen comportando como si el conocimiento aún fuera algo valioso. La consecuencia es, y que me perdone el señor Festinger, una especie de disonancia cognitiva organizacional. Es decir, que aún siendo conscientes de la necesidad de aumentar el valor que generan para poder ser más competitivos, su comportamiento va justo en la dirección contraria, anclados en viejos paradigmas que ya no funcionan.

Todo esto viene a cuento porque ÓPTIMA LAB es pionera, al menos en el mundo de la productividad personal, en aplicar el antídoto que el propio Tasaka propone para esta paradoja, y que no es otro que la generación de valor mediante la innovación. Innovación fruto, no de las genialidades de uno o varios individuos especialmente dotados, como solía suceder en el pasado –algo extremadamente difícil de conseguir hoy en día, salvo que tengas los recursos para buscarlos y contratarlos–, sino del aumento de la sabiduría colectiva.

Dice Tasaka que gracias al mundo 2.0, ahora resulta muy fácil poner a trabajar juntos a cualquier grupo de expertos en una materia dada, aunque se encuentren repartidos por todo el mundo. Y la magia sucede cuando pones a ese grupo de expertos a trabajar en un problema: casi siempre, la solución que sale del grupo es superior a cualquiera de las soluciones individuales que puedan ofrecer cada uno de los expertos por separado. O lo que es lo mismo, el todo siempre resulta mayor que la simple suma de sus partes. De esta forma se puede innovar de manera mucho más rápida y eficiente.

Ese es el mérito que tiene ÓPTIMA LAB como CoP –comunidad de practica–, y grupo de expertos trabajando en red. Gracias a estas II Jornadas, las que están por venir –las próximas serán en junio de 2015 en Elche, España–, y a los hangouts de trabajo que mantenemos todos los nodos semanalmente, ya se están empezando a ver los primeros frutos. Tenemos muy avanzada la definición de un proceso para la toma eficiente de decisiones en red, que denominamos toma de decisiones por consentimiento integrativo –espero poder escribir pronto sobre ello–, y actualmente estamos trabajando en el desarrollo de dinámicas y técnicas específicas para la enseñanza de la productividad personal, por no hablar de un par de metodologías avanzadas de productividad, una enfocada en las personas y otra en las organizaciones, que muy pronto darán mucho de qué hablar.

A esto me refiero cuando hablo de generar valor, para las organizaciones y para la sociedad en general. No a atesorar información para venderla al mejor postor –algo que de todos modos es cada vez más difícil en la era de internet–, sino a innovar, arriesgarse y compartir el resultado de nuestro trabajo.

Por eso, este año he tomado una decisión importante, que estoy seguro va a marcar un hito en mi carrera como consultor artesano: después de casi 10 años viviendo en México regreso a España para encontrar nuevas y mejores formas de ayudar a los demás a ser más productivos. No quiero romper mis lazos con México, ni con mis colegas mexicanos, a los que debo tanto. Simplemente siento que es el paso que debo dar en estos momentos, en mi compromiso con el propósito y los valores que representan ÓPTIMA LAB y todos sus nodos.

Regresar a España es mi forma personal de innovar. Y es que, como dice mi buen amigo y colega artesano Antonio José Masiá, “aún está todo por hacer”.

Porqué las listas de tareas no funcionan

Por: Jerónimo Sánchez

A poco que te hayas sentido rebasado alguna vez por la cantidad de cosas que tienes que hacer, seguro has echado mano de papel y bolígrafo para hacer una lista de tareas. Generalmente, el simple hecho de volcar al papel —o a la pantalla de turno— todas esas cosas que revolotean por tu cabeza, produce de inmediato una paz mental difícil de describir. Por desgracia, casi con la misma inmediatez con que llega la paz, la desazón comienza a aparecer de nuevo.

Te das cuenta de que, a pesar de que aparentemente todo está bajo control, la lista se resiste, no consigues tachar tareas, y los compromisos se siguen acumulando uno detrás de otro. Finalmente, como ves que la lista no parece funcionar, dejas de anotar cosas y tratas de seguir adelante como siempre… hasta la siguiente crisis.

Todos los que llevamos tiempo estudiando sobre el tema de la productividad personal hemos oído y leído muchas veces eso de que la mejor herramienta para mejorar la productividad es usar una lista de tareas. De sentido común, ¿verdad? Bueno, deja que te diga que, como casi siempre, pensar que una práctica productiva es de sentido común, ergo “cualquiera puede hacerlo sin pensar demasiado”, es el primer paso para fracasar estrepitosamente. Si bien es cierto que hacer una lista de tareas es algo muy sencillo de hacer, hacerlo bien y que funcione no lo es tanto.

De hecho, la mayoría de lo que la gente llama listas de tareas son en realidad masas amorfas y fragmentadas de deseos, cosas que necesitan, actividades pendientes, recordatorios y compromisos. Tomemos por ejemplo la tarea “prepararinforme de ventas”. Aparentemente está claro qué hay que hacer, ¿no? Tenemos un verbo —la acción—, y un sustantivo —el resultado que queremos obtener—. Todo parece estar listo para empezar… pero te cuesta horrores. ¿Qué está pasando?

Si tu subconsciente se da cuenta de que falta información, o de que no está claro que es lo que hay que hacer, “con peras y manzanas” como en el colegio, se resistirá a hacerlo. Así de sencillo. Y es muy fácil de comprobar: siempre hay tareas de tu lista que, por más que las revisas, te saltas sistemáticamente, una y otra vez, no importa lo urgentes o prioritarias que parezcan.

Para poder desatascar esta situación primero tienes que aclarar qué significa la tarea y cuál es la primera acción física que tienes que llevar a cabo. En el ejemplo anterior, aunque “preparar” es en verdad una acción, no constituye una acción física, concreta, que puedas hacer, y tu subconsciente lo sabe. ¿Qué significa en realidad “preparar”? ¿Se trata de ponerte a escribir el informe? Bien, ¿y ya tienes clara la estructura? Por otro lado, ¿ya tienes las cifras? Y si aún no las tienes, ¿sabes cómo obtenerlas o a quién se las puedes pedir?

Haciéndote las preguntas correctas, lo que parecía una tarea clarísima ahora empieza a tomar la forma de lo que en GTD llamamos un proyecto, o conjunto de acciones físicas orientadas a obtener un resultado. Dicho de otro modo, “preparar informe” no es una acción concreta que te puedas sentar a hacer durante los próximos 30 minutos, sin tener que ponerte a pensar primero qué es lo significa.Se trata de un resultado que va a requerir varios pasos. Por eso es que tu subconsciente se resiste, porque no sabe por dónde empezar.

Estamos acostumbrados a utilizar lenguaje ambiguo para redactar las listas de tareas, por eso es que nos resulta tan difícil atacar muchas de ellas. Para que una lista de tareas funcione, en realidad no debe ser una lista de tareas, sino una lista de acciones visibles, que cualquiera pueda determinar objetivamente cuándo están terminadas, como enviar un email, hacer una llamada, obtener un dato concreto en internet, o escribir un borrador.

Tenemos que aprender a aclarar qué significan en realidad las cosas que anotamos, desmenuzarlas, y encontrar todo lo que realmente debemos hacer, físicamente, para conseguir el resultado deseado.

Así que ya lo sabes: la solución simplista de hacer listas de tareas no funciona, sencillamente porque no estamos teniendo en cuenta los mecanismos psicológicos bajo los que opera nuestra mente. Olvídate de hacer listas de tareas y aprende cómo hacer listas de acciones. Esta es, precisamente, la esencia de GTD. Notarás la diferencia.

Ilustración por azrasta bajo licencia CC

✓ 4 pasos para definir y planificar tus objetivos para 2015

Por: Jeroen Sangers

Antes de todo quiero desearte un feliz Año Nuevo.

Para la mitad de la población, el comienzo de un año nuevo es un buen momento para empezar de nuevo con el intento de mejorar la vida — la otra mitad de la población sigue el año escolar. Técnicamente, yo también pertenezco al grupo que trabajo en años naturales, aunque debido a mi tentación de procrastinar en realidad mi planificación anual siempre comienza en febrero.

La verdad es que no importa cuando haces tu planificación; lo importante es tener objetivos y avanzar cada semana. Este año he acabado mi planificación bastante temprano y en este texto quiero compartir el proceso que he seguido.

La base del plan

Un plan no se construye desde el vacío, habitualmente está basado en datos anteriores. En mi caso, he consultado los siguientes datos:

• El plan del año 2014
  
  Tengo como costumbre evaluar el año pasado en época de Navidad. Analizo mi progreso durante el año: ¿en qué momento del año he conseguido cada objetivo?, ¿en qué momento me he desviado del plan y porque? (si no te has desviado, tu plan seguramente no era suficientemente desafiante), ¿he incorporado nuevos objetivos?, ¿que objetivos aún no he conseguido?, etc.


• Mis objetivos a largo plazo
  
  Idealmente, el plan anual debería estar en linea con tus planes a largo plazo. Es un ejercicio sencillo de extrapolación: si me encuentro en nivel 0 y quiero llegar a nivel 10 en cinco años, mi objetivo para el año que viene será llegar a nivel 2.


• Los compromisos existentes
  
  Aunque a veces parece que con un año nuevo podemos volver a empezar desde cero, en la realidad es más una continuación. En mi caso, tengo varios proyectos en los que estoy trabajando y ya tengo algunos grandes eventos contratados para el año que viene.


• Mi lista ‘Esta semana no’
  
  Esta lista es mi incubadora de tareas y proyectos que quiero hacer en el futuro.

La visión general

El primer paso para crear mi plan anual es analizar el año que viene con vista de pájaro. Para eso utilizo el Calendario Compacto del año 2015 que ya indica los días festivos de Lleida. Marco con un lápiz las fechas de los grandes eventos y las vacaciones para así tener una visión general del año.

Fijar 3 objetivos

Ahora viene la pregunta clave: ¿Cuáles son las 3 grandes cosas que quiero cambiar en mi vida y en mi trabajo durante los próximos doce meses?

Reviso todo el material que tengo para evaluar las diferentes opciones. Habitualmente, hago primero una lista rápida de unos 20—30 objetivos que luego ordeno por prioridad. Finalmente me quedo sólo con los primeros tres grandes objetivos.

Una vez he elegido los objetivos, intento definirlos bien. Ya sabéis, un buen objetivo es medible, específico, definido en el tiempo, asequible y sostenible.

Desglosar en objetivos más pequeños

En mi experiencia, fijar objetivos anuales es importante, pero no es suficiente. Hay que pasar a la acción. He visto demasiados planes que, una vez definidos, no han sido consultados nunca más. Es una gran perdida del tiempo.

En este momento, no se trata de crear un plan muy detallado en forma de una diagrama de GANTT sino simplemente hay que desglosar los objetivos anuales en objetivos por mes.

Para cada uno de los próximos doce meses me pregunto: ¿Qué debería hacer este mes para avanzar lo suficiente hacia mis metas anuales? La respuesta a esta pregunta son mis dos o tres objetivos del mes.

Lo último que tengo que hacer para pasar a la acción es un recordatorio al principio de cada mes para revisar y adaptar los objetivos del mes. Puedes apuntar el recordatorio en el calendario —si realmente te comprometes a revisar tus objetivos el mismo día cada mes— o como una acción repetitiva en tu gestor de tareas.

Te deseo mucho éxito con tus objetivos para este año.

Imagen «Futuro» cortesía de Shutterstock

7 pistas para sacar más de tus llamadas de teléfono

Por: Berto Pena

¿Cuántas llamadas de teléfono profesionales haces al cabo del día? ¿Y del mes? ¿Y del año? El teléfono sigue siendo una pieza clave en tus proyectos, objetivos, resultados… incluso en tu tiempo. ¿Lo utilizas de la mejor manera posible?



Supongo que, como en otro orden de cosas, cada maestrillo tiene su librillo a la hora de hacer llamadas de teléfono más productivas. Estas son mis siete ideas SENCILLAS favoritas. ¡Confío en que te den alguna pista!

1¿Es el teléfono la mejor opción para eso?

Muchas personas buscan el nombre del contacto y llaman de manera impulsiva, irreflexiva, sin valorar si eso que van a preguntar, consultar o tratar debe hacerse por teléfono o no. Tal vez eso se merezca un email, una videoconferencia, incluso una reunión. El teléfono, como el Email, no es la solución para todo.

Piensa antes siquiera de llamar. Elegir mal el canal de comunicación a veces es más dañino que no comunicar.

2Prepara mínimamente la llamada

Ante llamadas medianamente importantes es fundamental hacer un pequeño guión; para tener muy claro qué es lo que hay que decir y qué es lo que hay que callarse. También para no olvidar algún punto, aunque en apariencia resulte menor. No hay nada tan molesto como llamar cinco minutos después porque «oye, se me olvidó comentarte una cosa».

Ah, y yo recomiendo siempre ir al grano grano. Ir casi directamente al punto más importante de la reunión llamada. Muchas veces dejamos el punto gordo para el final, y luego nos vemos obligados a terminar precipitadamente la llamada. Con el consiguiente perjuicio para las dos partes.

3Antes de marcar, “enfoca” la conversación

Antes de soltar el «buenos días», tú ya tienes que tener bien claro y muy presente el propósito esa llamada. Pregúntate qué buscas, qué persigues, para qué es, qué necesitas exactamente de la otra persona. Si incluso recomiendo ponerle un “titular” a la llamada. Eso te ayudará a: 1) acortar el tiempo de la llamada evitando rodeos innecesarios (¡el parloteo es nefasto!); 2) abordar los puntos más importantes como se merecen: centrado y concentrado. La llamada será más efectiva y eficiente.

4Ten una libreta bien cerca

En una conversación de sólo cinco minutos pueden surgir multitud de nombres, referencias, propuestas, ideas, datos… ¿piensas retener todo eso de memoria? Todo se puede hacer más sencillo de lo que lo hacemos: pon una libreta pegada a tu teclado.

Yo sugiero libreta en vez de teclear en el ordenador por una razón: el tecleo genera una actividad y un ruido que distraerá a la otra persona y a ti. Y además, con una libreta no te obligas a escribir de forma lineal: puedes trazar mapas mentales, diagramas, dibujos…

Es con estas cosas sencillas y prácticas con lo que yo he logrado afinar y afilar mi productividad diaria.

5¿Se te va el tiempo? ¡Utiliza un cronómetro!

Hay personas que pierden la noción del tiempo al teléfono. Entonces, ¿por qué no controlarlo con un sencillo cronómetro? Es una medida estúpidamente sencilla que te mostrará de forma permanente cuánto tiempo se escapa con esa llamada. Lo puedes hacer, por ejemplo, con la aplicación de tu smartphone o un cronómetro en tu ordenador.

6Programa y acuerda la hora de la llamada

Si alguno de mis clientes está leyendo esto, sabe bien que yo nunca llamo a cualquier hora, de repente, sin avisar. SIEMPRE acuerdo un día/hora que nos venga bien a las dos partes e inmediatamente lo añado a mi calendario. A fin de cuentas, una llamada de trabajo de este tipo no deja de ser una reunión a distancia.

Ni te imaginas la cantidad de energía que consume el «ah, ¿no está? Bueno… ya le llamo luego». Y luego llamas otra vez, y otra vez, y otra vez. Esa “persecución” podría evitarse con un «dime un día y una hora exacta en el que puedas hablar conmigo. No te robaré más de 10 minutos».

7¡Elimina distracciones antes de llamar!

No es nada raro ver a una persona que, mientras está hablando por teléfono, revisa en la pantalla su Email, echa un rápido vistazo a su Whatsapp, o abre en una pestaña la página web de un periódico. ¿Y eso para qué? ¿Qué ganas exactamente? Te desenchufas de la conversación, te alejas, la llamada se alarga y hasta es posible que no consigas lo que pretendías.

Todo es más sencillo de lo que lo hacemos: elimina todas las posibles distracciones (especialmente las digitales) ANTES de hacer la llamada.

Como muchas cosas que te encuentras en este blog… todo esto es ¡puro sentido común! Que justamente es lo primero que perdemos al empezar a trabajar a la carrera. Algunos lo desprecian dando por supuesto todas estas cosas. ¡Yo lo amo! Porque es con estas cosas sencillas y prácticas con lo que yo he logrado afinar y afilar mi productividad diaria. La cotidiana, la de dentro de doce minutos o esta tarde. Es la que al final del año cuenta.

¡Feliz Año amigo!

Consultoría artesana e innovación

Por: Jerónimo Sánchez

Hace unos días me ocurrió algo bastante revelador. Me encontrada en una reunión de trabajo, compartiendo algunas ideas con mis compañeros sobre cómo enfocar nuestra relación con los clientes. Cuando se me ocurrió mencionar que yo me consideraba un consultor artesano. Las miradas que me echaron fueron dignas de Chucky, el muñeco diabólico. Me quedó claro que algo no estaba bien, y les pregunté cuál era el problema.

En resumen, lo que me vinieron a decir es que no podía ir por ahí diciendo que era consultor artesano, y menos aún a nuestros clientes. Que lo “artesano” es sinónimo de “poca calidad”, y que eso perjudicaría la imagen del equipo. Intenté explicarles a qué me refería, pero no pareció interesarles mucho.

Ignoro si la reacción tuvo que ver con que se trata de un equipo de consultores tecnológicos, o a la idiosincrasia del mexicano, tradicionalmente acomplejado —sin ninguna razón en mi opinión—, y que permanente está luchando por demostrar al mundo que son un país moderno. O a una mezcla de ambas cosas. Pero lo que me quedó claro es que el concepto de “artesanía”, definitivamente, puede tener connotaciones muy negativas según en qué grupos te muevas. Y me da miedo que mi labor como consultor artesano y formador se vea afectado por esta idea.

Como muchos de vosotros recordará, hace un tiempo me uní a la Red de Consultoría Artesana (#REDCA), una red de consultores que compartimos una serie de valores y señas de identidad con las que pretendemos diferenciarnos —obviamente para mejor—, del consultor tradicional, comoditizado y corporativista. Entre esos valores hay tres que tradicionalmente se asocian con el trabajo artesano, y que marcan claramente esa diferencia: 1) nos gusta trabajar con las personas —quienes son las piezas que forman en última instancia las organizaciones—; 2) nos divertimos haciendo lo que hacemos, y; 3) colaboramos de manera abierta, sin atesorar el conocimiento.

Trabajar con personas hace que seamos más conscientes de los problemas y dificultades que aquejan a las organizaciones desde sus bases, algo fundamental para mejorar o dirigir un proceso de cambio, que es lo que finalmente se persigue con cualquier tipo de consultoría. En definitiva, nos hace más eficientes a la hora de conseguir nuestro objetivo, sea formativo o de cualquier otra naturaleza.

Por otro lado, el hecho de que nos divirtamos con lo que hacemos nos permite obtener resultados de calidad superior. A poco que cualquier haya observado cómo se desempeña en su propia actividad se habrá dado cuenta de que la pasión, compromiso y trabajo enfocado son la clave para obtener un buen resultado. Y cuanto más te guste lo que haces, más fácil resulta conseguirlo.

Finalmente, constituir comunidades de práctica, en donde se colabora y se comparte información abiertamente, es la razón por la que continuamente estamos mejorando procesos, técnicas y prácticas. La experiencia y conocimientos del grupo catapulta a cada consultor individualmente, lo que finalmente se traduce en un beneficio para nuestros clientes, en términos de mayor eficiencia y eficacia.

Teniendo en cuenta todo esto, no entiendo cómo el hecho de considerarme artesano puede ser algo malo, estar asociado a poca calidad, o bajo ninguna perspectiva perjudicar la imagen de ninguna empresa o grupo de profesionales.

Mi impresión es que las últimas décadas de industrialización y automatización de la producción ha hecho mucho daño al concepto de artesanía. Y resulta interesante observar como, a pesar de que muchas empresas no están satisfechas con los resultados que obtienen, siguen insistiendo en el modelo tradicional de consultoría, ignorando otros modelos que ya están empezando a dar resultados reales.

Me temo que, al final, el mundo corporativo no deja de ser un reflejo de la sociedad en la que vivimos: están las empresas que se mueven por inercia, en la misma dirección que va la mayoría y que, por la misma razón, sufren los problemas de la mayoría; y las empresas que perciben sus áreas de oportunidad, que tienen un deseo genuino de innovar, y que precisamente por eso son las que marcan tendencias, se diferencian del resto y finalmente consiguen resultados superiores.

La consultoría artesana es un intento de innovar dentro del mundo tradicional de la consultoría. Igual que practicar la productividad personal en general, y la metodología GTD en particular, está marcando la diferencia entre los profesionales modernos, estoy absolutamente convencido de que abrirle las puertas al modelo de consultoría artesana significará un punto de inflexión para las organizaciones que realmente quieran obtener resultados trascendentes y duraderos.

Ilustración por Liga Eglite, bajo licencia CC