Tus hábitos son tan importantes que definen cómo haces las cosas y lo que consigues. Pero es que además condicionan la manera en la que te compenetras con otras personas con las que colaboras a diario. Tu productividad llega a un punto en el que empieza a depender de otros (compañeros, clientes, jefe…). ¿Lo haces bien?
Cada persona que se dedica a hablar de estos temas tiene una forma de encarar la colaboración o el trabajo en equipo. Mi fórmula está basada en mucho sentido común y sobre todo en ciertos detalles (para mí imprescindibles) para engrasar esa colaboración. Porque es algo que tiene que cuidarse y mejorarse. Y además cada día. De lo contrario, en lugar de trabajar codo con codo, terminaremos trabajando a codazos.
Aunque algunas de estas ideas dependen solo de ti, en otras tendrás que buscar la colaboración y (un poco de) compromiso de la otra persona. No es tan complicado, seguro que os pondréis de acuerdo pues al final saldréis ganando todos…
- 1. Fijad momentos para revisar y planificar. Una vez a la semana puede ser suficiente para ver en qué punto están vuestros proyectos, detectar fallos y corregirlos, fijar próximos objetivos y fases, acordar siguientes acciones, etc. Sin una estrategia común, es casi imposible compenetrarse bien.
- 2. Actúa con tiempo y anticípate. No esperes a última hora para pedir las cosas. Si vas a necesitar algo a una hora o en algún día, pídelo YA (y además especifica el cuándo). Estas cosas las identificas mejor cuando planificas y preparas tu trabajo por adelantado.
- 3. Remarca y remacha las fechas y “deadlines”. En todas vuestras comunicaciones (email, reuniones, charlas…) resalta y deja MUY claro cuándo hay que hacer qué. Sé descaradamente explícito a la hora de marcar fechas y plazos.
- 4. Cuéntales tus rutinas de trabajo. Cuando ellos saben cómo trabajas saben cuándo haces qué, por dónde empiezas cada día, cuándo sueles mirar el Email, en qué momento de la semana haces esto otro… Ese conocimiento multiplica la compenetración. Y además, ¡pregúntales tú también a ellos por sus rutinas!
- 5. Haz saber los malos hábitos del otro. Si te ves afectado por los malos hábitos de alguien, no te quedes de brazos cruzados. Házselo saber con tacto e inteligencia, pero también con rotundidad. Porque cuando no “corriges” eso, pasan dos cosas: a) lo seguirá haciendo de aquí a la eternidad; b) tú creerás que no hay otra forma de trabajar con él.
- 6. No asumas nada, no des por supuesto nada. Las asunciones erróneas son una de las mayores enemigas del trabajo en equipo. No creas que «el otro ya lo sabe», que «seguro que se encarga él de eso», que «no hace falta que se lo aclare». Con un email o una llamada extra, puedes atajar una futura urgencia y una bronca entre vosotros. Sé proactivo: aclara y especifica.
- 7. Si hay herramientas comunes, utilizadlas bien. A menudo los atascos en equipo vienen por el uso inadecuado de herramientas comunes (compartir archivos, notas, tareas…). Basta con sentarnos y acordar: a) hábitos y rutinas de uso inteligente para todos; b) aprender técnicas y recursos que todos aplicaremos. Las herramientas no se instalan y ya está.
- 8. Poneros de acuerdo para reducir interrupciones. En lugar de tener una barra libre para interrumpiros en cualquier momento, fijad 2-3 momentos al día en los que os reuniréis para intercambiar consultas, dudas y peticiones, o despachar temas que hayan ido saliendo. Recomendadísimo.
- 9. Subraya claramente las acciones y tareas. Muchas veces a la otra persona le contamos mil cosas antes de decirle qué necesitamos o qué le pedimos. Deja los rodeos para Texas. Sé directo, claro y preciso. Y si te ves obligado a contarle algo antes, al menos sé MUY claro a la hora de decir: «esto que viene ahora es una tarea para ti, toma nota…»
- 10. Establece momentos donde “no estás”. TODO el mundo necesita al menos una hora de calidad al día. Un rato donde hacer tareas de alto nivel totalmente concentrado y enchufado. Si acordáis un momento, o bien se lo haces saber a otros, conseguiréis resultados individuales y colectivos. Y eso es lo que cuenta.
Erróneamente tendemos a creer que trabajar en equipo se limita a meter a un grupo de personas en una sala y decir «hay que hacer esto y hacerlo rápido». La colaboración implica la compenetración de muchas personas con diferentes hábitos (incluídos malos hábitos). Sin unas reglas básicas, lo que tendrás será un conjunto de individualidades que, de vez en cuando, acertará.
¿Lo bueno de todo esto? Que en el fondo es más fácil de lo que parece. Sólo que los humanos muchas veces nos quedamos en «es muy complicado». Tenemos un máster en disculpas. Y otro en no hacer nada.
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