Nos cuesta pensar a largo plazo. Gracias al fenómeno llamado descuento en el tiempo, las tareas a corto plazo parecen mucho más importantes que son en la realidad. Berto Pena nos explica algunos consejos para cumplir tus plazas:
El problema, una vez más, es que ni de pequeños ni de mayores nos enseñan a trabajar con plazos.
∞ Lea el artículo en El Canasto
Tus hábitos son tan importantes que definen cómo haces las cosas y lo que consigues. Pero es que además condicionan la manera en la que te compenetras con otras personas con las que colaboras a diario. Tu productividad llega a un punto en el que empieza a depender de otros (compañeros, clientes, jefe…). ¿Lo haces bien?
Cada persona que se dedica a hablar de estos temas tiene una forma de encarar la colaboración o el trabajo en equipo. Mi fórmula está basada en mucho sentido común y sobre todo en ciertos detalles (para mí imprescindibles) para engrasar esa colaboración. Porque es algo que tiene que cuidarse y mejorarse. Y además cada día. De lo contrario, en lugar de trabajar codo con codo, terminaremos trabajando a codazos.
Aunque algunas de estas ideas dependen solo de ti, en otras tendrás que buscar la colaboración y (un poco de) compromiso de la otra persona. No es tan complicado, seguro que os pondréis de acuerdo pues al final saldréis ganando todos…
Erróneamente tendemos a creer que trabajar en equipo se limita a meter a un grupo de personas en una sala y decir «hay que hacer esto y hacerlo rápido». La colaboración implica la compenetración de muchas personas con diferentes hábitos (incluídos malos hábitos). Sin unas reglas básicas, lo que tendrás será un conjunto de individualidades que, de vez en cuando, acertará.
¿Lo bueno de todo esto? Que en el fondo es más fácil de lo que parece. Sólo que los humanos muchas veces nos quedamos en «es muy complicado». Tenemos un máster en disculpas. Y otro en no hacer nada.
La lista ‘Algún día/tal vez’ es poca conocida. José Miguel explica cuál es diferencia entre esta lista y el Archivador y cómo hay que tratar los elementos en esta lista.
… el Archivo contiene información y la Incubadora contiene posibilidades. Esto es importante porque el Archivo en GTD debe contener únicamente información, del tipo que sea, pero tiene que ser exclusivamente información. Los Favoritos de tu navegador o los Contactos del móvil son ejemplos de información que almacenas, es decir archivas, porque te puede ser útil en un momento dado.
Por su parte, la Incubadora contiene “posibilidades”, es decir, decisiones que aún no has tomado.
∞ Lea el artículo en El Canasto
La semana pasada Google presentó su nueva aplicación para gestionar tu correo electrónico: Inbox. Después de haber visto el video y leído toda la información en la página del producto, me da la sensación que Google va en la misma dirección que Mailbox.
En mi reseña de Mailbox el año pasado escribí:
Aunque muchos expertos, yo me incluyo, insisten que lo mejor es usar e-mail sólo como herramienta de comunicación y no para gestionar tareas, aparentemente para muchas personas resulta demasiado difícil convertir mensajes en tareas.
Entonces, los desarrolladores han pensado que podrían cambiar de táctica: si no es factible pasar correos a un gestor de tareas, ¿porque no añadir una función de tareas a una aplicación de correo?
A diferencia de Mailbox, los recordatorios de Gmail Inbox están mezclados con los correos y se puede gestionar de la misma forma, aplicando reglas, moviéndolos a lo que Google llama Grupos e incluso puedes posponerlos poniendo una fecha de inicio.
Por el momento no veo muy claro como añadir recordatorios a mi bandeja de entrada —que ya está muy llena— me ayuda a gestionar mejor mi vida, pero seguramente Google lo ha estudiado bien.
La aplicación está disponible sólo para invitados en este momento y estoy esperando a mi invitación para realmente poder probar Gmail Inbox.
Qué opinas, ¿puede Gmail Inbox ayudarte a ser más eficaz?
David Sánchez nos explica exactamente lo que todos queremos oír. ¿O quizás las cosas no son así?
te animo a que durante un tiempo trates de conocer y usar GTD como medio para organizarte mejor y ser más eficaz
∞ Lea el artículo en El Canasto
El otro día estaba en una ciudad buscando un restaurante, cuando notaba que uno de los criterios más importantes para elegir el lugar para comer es el número de personas comiendo en el restaurante.
Los restaurantes vacíos dan la sensación que el precio está demasiado alto, mientras los restaurantes llenos son poco atractivo por el tiempo de espera y el nivel de ruido. Personalmente prefiero entrar en restaurantes que estan entre 50% y 75% ocupados. Obviamente, es una cosa muy personal; tu puedes tener otros límites de ‘comodidad’ al elegir un restaurante.
Con el correo electrónico pasa algo similar: hay que buscar un equilibrio y buscar la zona de comodidad.
Si mantienes el inbox vacío en todo momento, seguramente estás dedicando demasiado tiempo a estar pendiente del email en lugar de hacer tu trabajo. Por otro lado, tampoco puedes permitirte abandonar los mensajes de correo y dejar que la bandeja de entrada se llene demasiado.
En mi caso, el punto de equilibrio del email está alrededor de los 20 mensajes. Cuando veo que hay más mensajes pendientes de procesar, empiezo a dudar sobre la eficacia de mis lista de tareas: ¿realmente está completa? ¿hay algo en el email que es de mayor importancia que la tarea que he elegido?
Cuando pasa esto, intento buscar un momento para procesar los mensajes nuevos. El resto del tiempo, me olvido del correo y hago mi trabajo.
¿Tienes un número óptimo de correos en el inbox? Compártelo en los comentarios.
Imagen «Inbox llena» cortesía de Shutterstock
El nivel más alto de perspectiva en GTD, el propósito y los principios, es para muchos el nivel más difícil de definir. Jesus explica en este post cómo definir una parte de este nivel: los principios. Nos explica una técnica mediante preguntas para reflexionar sobre este nivel y además comparte dos ejemplos prácticos — uno de una empresa y uno personal.
Los principios personales son los puntos de referencia emocional, intelectual, espiritual o física que te guían a lo largo de tu vidas e influyen en lo que toleras o no.
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Hasta ahora siempre he impartido mis cursos de productividad personal 2.0 en empresas y para la administración pública, pero he recibido muchas peticiones para organizar un curso abierto para profesionales individuales. En las últimas semanas he estado trabajando para desarrollar exactamente esto.
El resultado es una formación muy completa con una duración de cuatro horas por un precio muy asequible. En una tarde trabajaremos juntos en tus hábitos productivos y explicaré los principios de la gestión del tiempo. Es un taller práctico y dinámico con resultados garantizados en la forma de un servicio de seguimiento para siempre sin coste adicional.
La primera edición del curso Productividad Personal 2.0 - Essentials será el viernes 16 de enero de 2015 en Barcelona. La inscripción ya está abierta en la página del curso.
La semana pasada ya he presentado esta formación a los suscriptores del newsletter y el curso ya se está llenando. Si te interesa participar, te aconsejo inscribirte lo antes posible para no quedarte sin plaza.
Soy consciente de que no todos los lectores pueden venir a Barcelona. Ya tengo planes para organizar otro curso en Madrid (aún no hay fecha) y además estoy recopilando el interés para el curso en otras ciudades. Si quieres que venga a tu ciudad para impartir el curso, deja tu petición en esta página. Cada ciudad tiene un número mínimo de alumnos necesarios para desbloquear el curso. Una vez la barra que indica el número de alumnos necesarios se llene, se organiza el curso.
Erik habla de una encuesta que demuestra que la tecnología no necesariamente nos hace más productivo.
Como ya sabes, vivimos una verdadera explosión de nuevas tecnologías. Apps iOS, Android o web-apps creados para maximizar nuestro rendimiento en nuestras vidas laborales. Pero ¿puede ser que es esa la misma tecnología que nos impide ser realmente productivos en el trabajo? ¿Que esa app que utilizas para completar tus listados más bien te impide ser productivo?
¿Y en tu trabajo? ¿Cuál es el factor que mata la productividad?
∞ Lea el artículo en El Canasto
Una parte importante de ser productivo es desarrollar tus habilidades creativas. Da igual si trabajas como músico, contable, consultor, médico o informático, todos necesitamos la creatividad para poder hacer nuestro trabajo. Solucionar un problema técnico requiere creatividad, escribir un presupuesto o un informe requiere imaginación e incluso en la mayoría de las reuniones de trabajo necesitas tu hemisferio derecho.
En mis cursos de productividad personal para empresas hablo del tema de la creatividad cuando explico el modelo natural de planificación de proyectos. El tercer paso de este modelo consiste en la clásica lluvia de ideas. Aunque estoy hablando de la productividad personal y la planificación de proyectos personales, cuando combinas las palabras ‘proyecto’ y ‘brainstorm’, la mayoría de los participantes estarán pensando en planificar algo grande con todo el equipo. Habitualmente me permito un pequeño desvío del tema principal para hablar un poco del proceso creativo en grupos.
Una lluvia de ideas es básicamente una sesión grupal para generar ideas nuevas. En el Wikipedia lo explican así:
La principal regla del método es aplazar el juicio, ya que en un principio toda idea es válida y ninguna debe ser rechazada. Habitualmente, en una reunión para la resolución de problemas, muchas ideas tal vez aprovechables mueren precozmente ante una observación “juiciosa” sobre su inutilidad o carácter disparatado. De ese modo se impide que las ideas generen, por analogía, más ideas, y además se inhibe la creatividad de los participantes. En un brainstorming se busca, tácticamente,la cantidad sin pretensiones de calidad y se valora la originalidad. Cualquier persona del grupo puede aportar cualquier idea de cualquier índole, la cual crea conveniente para el caso tratado. Un análisis ulterior explota estratégicamente la validez cualitativa de lo producido con esta técnica. En la sesión se debe aportar una idea por ronda. Por lo cual se debe ser claro de lo que se expone. Se elige un tema, se establece un tiempo y se escriben frases o palabras relacionadas con el tema.
Es una técnica desarrollada en el año 1938 y seguramente ha servido para generar muchas ideas muy creativas, pero en la actualidad sabemos que hay problemas graves con este método. El problema es que existen factores psicológicos difíciles de controlar que hacen que nos saltemos las reglas del brainstorm:
Finalmente, hay un componente muy importante de proceso creativo que no tiene lugar en una sesión de brainstorming: la incubación. Las mejoras ideas son el producto de un proceso inconsciente en que desde fuera parece que no está pasando nada. Las mejoras ideas necesitan su tiempo, como enseña muy bien el siguiente video.
Si la lluvia de ideas no sirve para generar ideas en grupo, ¿qué hacer en su lugar?
Como hemos visto, la fase de incubación es la clave para generar buenas ideas. Otro aspecto clave es la preparación en solitario para evitar los problemas mencionados arriba. La sesión grupal viene al final del proceso y tiene como objetivo consolidar las ideas generadas anteriormente y tomar la decisión.
Un ejemplo de un proceso creativo y eficaz es el siguiente llamado ‘Note and Vote’ usado por Google Ventures:
Esto es solo un ejemplo de un proceso creativo en uso en algunas empresas. Existen más maneras de hacerlo, pero lo importante es que el proceso empieza con la generación de ideas en solitario.
Tradicionalmente se utiliza la pizarra y/o las notas Post-it para las lluvias de ideas, pero ahora tenemos herramientas electrónicas que nos pueden facilitar el trabajo:
Candor es una aplicación web gratuita para colaborar en la generación de ideas. La aplicación tiene dos modos de trabajar coincidiendo con las dos fases del proceso: Primero hay que trabajar de forma individual en la fase de generación de ideas y luego durante la reunión podréis entrar en la fase de evaluación de ideas.
La aplicación Groupmap ofrece más posibilidades que Candor y tiene como punto de partida unas plantillas o mapas para compartir las opiniones individuales. Puedes crear, por ejemplo, un mapa para evaluar los beneficios y desventajas de una solución o incluso crear mapas mentales.
¿Qué métodos y herramientas utilizas tu para generar ideas en tu equipo? Explícalo en los comentarios.
Imagen «Creatividad en grupo» cortesía de Shutterstock
Josep Maria Martinez está publicando un mini-curso sobre Getting Things Done en su blog. En esta segunda entrega habla de procesar los elementos en tus bandejas de entrada.
La idea consiste en vaciar todo el cesto del material recopilado, pero cuidado!!! vaciar el cesto, no significa que tengamos que ponernos a hacer ahora mismo todas las tareas.
En este punto, identificaremos y clasificaremos todos los elementos que hemos recopilado, decidiremos que son y qué tenemos que hacer con ellos.
Obviamente, también hay que leer la primera entrega.
∞ Lea el artículo en El Canasto
¿Cómo ser productivo cuando te pasas la vida yendo y viniendo? ¿Cómo sacar tiempo cuando tienes salidas, reuniones, visitas y comidas? ¿Cómo concentrarse en algo si mi oficina está en cualquier parte? ¿Cómo adaptar mis hábitos de trabajo cuando estoy fuera? ¿Es acaso una misión imposible?
Yo, no es que destaque por tener muchas reuniones porque las rehúyo como la peste. Pero sí que tengo muchas salidas, y me toca trabajar “yendo y viniendo”, aprovechando cualquier hueco para hacer incluso tareas de concentración. Así que, ahora que justamente estoy “yendo” (mientras escribo esto voy en un tren), me apetecía contarte algunas rutinas que tengo para trabajar cuando puedo o me dejan.
Uno o dos días antes de cada día (fuera) estudio la foto de la jornada que me espera: horarios de las reuniones, a qué sitios voy y dónde están, tiempo aproximado de desplazamiento (siendo siempre cauto), incluso en qué me voy a mover (si voy en taxi puedo hacer mucho; en metro un poco más complicado).
La idea es detectar huecos entre citas, ya que esos espacios libres son una oportunidad que puedo debo aprovechar. Así que decido por adelantado qué voy a hacer en cada hueco. Por ejemplo: «Entre estas citas tengo media hora libre. Voy a aprovechar ese rato para trabajar desde una cafetería próxima y terminar la propuesta para un nuevo curso in-company».
Para favorecer esos “huecos”, lo que hago es dejar margen entre visita y visita, entre reunión y reunión. Vamos, los fuerzo. De este modo, si pasa algo o la cosa se alarga, podré moverme sin agobios. Y si no pasa nada, podré aprovechar el tiempo.
Siempre bajo cualquier pretexto, evito las salidas a primera hora de la mañana. Principalmente por dos motivos:
Yo recomiendo poner las citas a partir de las 11:00-11:30. De esta manera, seguirás teniendo salidas, visitas y reuniones, pero a una hora donde te harán menos daño.
(Muy relacionado con lo anterior.) Si un día tengo peregrinaje con citas, eventos o recados, da igual si empiezo la jornada en mi casa o en un hotel. Siempre hago dos tareas Clave antes de salir. O una sola, si es que es muy voluminosa o compleja. Porque el tiempo, pausa, creatividad e intensidad que requieren estas tareas, no lo voy a poder encontrar una vez que ponga un pie en la calle. Si mi tiempo de calidad, que cada día necesito encontrar para hacer tareas importantes, lo invierto en ir y venir, ¿cuándo voy a avanzar de verdad en mis proyectos?
El día siempre te regala pequeños espacios de tiempo con los que no contabas en tu planificación original. Ratos de 5, 10 ó 14 minutos que puedes debes aprovechar para adelantar cosas, aunque uno estée alejado de su mesa.
Lo que hago yo en esos ratos es echar mano de una serie de tareas que se prestan para esos rincones: o bien hago tareas para ese día que detecto antes en mi planificación, o bien tareas que repito todos los días. Cosas como:
(Aprovechar y exprimir al máximo los Rincones del Día, es uno de los secretos mejor guardados de la Gestión Personal. Y no sólo para los que trabajan yendo y viniendo. Para todo el mundo.)
Es muy muy raro que termine la jornada con una visita, reunión o salida. De hecho, lo evito tanto como empezar el día con ellas. Para aquéllos que se pasan el día yendo y viniendo siempre recomiendo cerrar el día en una mesa. Reserva la última hora para tener una reunión contigo mismo. De modo que puedas concluir disfrutando de un rato “tranquilo” en el que poder hacer ciertas tareas que en movimiento es más complicado hacer, como por ejemplo planificar el trabajo del día siguiente o preparar las importantísimas tareas con las que empezarás mañana.
Pero, ojo, no a costa de alargar la jornada. La idea no es regresar a las 20:00 y pasarte hasta las 21:30 respondiendo correos. Hay que garantizar el buen descanso. De hecho, el terminar “quieto” en un sitio te permitirá ir rebajando el nivel de actividad, preparándote para el importante descanso que te has ganado.
Aunque explícitamente no he hablado de ello, en todo esto de trabajar yendo y viniendo la Tecnología juega un papel cada vez más determinante. Nos ayuda. Siempre y cuando que tengas unos buenos hábitos. Por eso yo prefiero hablar de ellos. Son el centro del universo productivo.
Parece que la “calidad total” o la “mejora continua” son reliquias del pasado. Modas que tuvieron su momento y después quedaron atrás. Eso estaría bien si hubiéramos agotado su recorrido, pero la triste verdad es que casi ni lo iniciamos.
Este post tiene bastante de “pataleta”. Reconozco estar más que harto de lo mal que, a menudo, se trabaja en España. Puede sonar a tópico, pero no lo es. En todas partes hay gente competente y gente incompetente; gente trabajadora y gente vaga. Nuestro problema, más que las personas, es la cultura. En España estamos mayoritariamente asentados en la cultura del “ya vale”. No es que trabajemos menos ni peor que el resto, es que nuestro umbral de tolerancia a la chapuza es mucho mayor.
Hay mucha gente con mentalidad de mal estudiante. No buscan “sacar nota”, sino simplemente aprobar. El problema cuando tu meta es aprobar, es que estudias lo justo y al final acabas suspendiendo mucho más de lo que te esperabas. Trabajando pasa igual. Muchos van a “salir del paso”, a “cubrir el expediente”. Y esto es mortal para cualquier economía.
Innovar está muy bien, pero sin olvidar que ya hay modelos de negocio contrastados y asentados, negocios que funcionan porque satisfacen demandas reales fruto de necesidades reales. Negocios y empresas que se encaminan en línea recta hacia su desaparición no por falta de innovación, sino porque fallan en lo básico: la ejecución.
Muchas de nuestras organizaciones se han convertido en el caldo de cultivo idóneo para la incompetencia impune. En ellas, hacer las cosas mal sale gratis al que las hace, porque las consecuencias las pagan “otros”. Esos “otros” son compañeros, proveedores o, peor aún, clientes. Y cuando tus clientes se ven obligados a pagar por tu incompetencia, es cuestión de tiempo que te quedes sin clientes y tengas que cerrar.
Voy a ilustrar todo lo anterior con un ejemplo real. Este verano decidí, después de mucho tiempo, acometer una serie de reformas que tenía pendientes en casa.
Tenía que cambiar la caldera. Como la instalación original de obra estaba mal hecha, para poder cambiar la caldera atmosférica por otra estanca tenía que cambiar antes los muebles de la cocina, a fin de dejar paso a las conducciones. Hasta ahí, todo normal. La aventura comienza cuando voy a pedir presupuesto. Para empezar, un pago por adelantado para que vengan a casa a medir, requisito indispensable para que me hicieran un presupuesto del cambio de caldera. Luego, a esperar cinco semanas para que instalen la cocina, un modelo estándar de un catálogo estándar de un fabricante estándar. Vamos, casi “just in time”. Les envío un plano a escala hecho por mí pero parece que no les sirve, así que tiene que venir otra persona a casa a medir la cocina. Bien, esto promete. Parece que somos gente concienzuda…
Pasan las semanas y llega el momento de la verdad. Vienen a instalar la caldera. ¡Vaya! Parece que el “experto en medir calderas” ha cometido un “pequeño” error: falta medio metro de tubo para que la salida de gases llegue al exterior de la vivienda… Me autoengaño diciéndome que será mala suerte.
Llegan los muebles de la cocina y, ¡qué casualidad! También están mal medidos. No cabe uno de los armarios, ya que es demasiado ancho. Instalan el resto pero hay que esperar otras cinco semanas a que fabriquen el que habían medido mal. Además, los tiradores de los armarios no son los que aparecen en el pedido. Hay que llevarse todas las puertas para que les cambien los tiradores.
Cuando acaban de montar la cocina llega otro “experto en mediciones”. Imagino que el montador de cocinas – que hizo un trabajo impecable, por cierto – no sabía medir encimeras… Así que llega el “experto en medir encimeras”, mide y se va. A los pocos días llega la encimera y ¡vaya! También está mal medida. Resulta que el hueco del fregadero ha ido a caer encima de la lavadora… Pues nada, a llevarse la encimera, medir de nuevo y a esperar otros cuantos días a que venga “la buena” y la monten.
Llega el armario que falta y vienen a montarlo. ¡Qué faena! Resulta que lleva dos rieles y uno ha llegado mal medido y es corto, así que el armario se queda a medio montar un par de semanas más hasta que viene la pieza correcta.
Resumen de lo anterior: dos viajes para instalar la caldera en lugar de uno, cinco viajes para montar la cocina en lugar de uno y dos viajes para montar la encimera en lugar de uno. Como yo contraté un precio cerrado, todos estos costes de incompetencia van directamente en contra del margen comercial. La instalación de mi cocina les ha debido resultar ruinosa.
Alguien podrá decir que es mala suerte, simple casualidad. ¿Tres personas distintas que vienen a medir y las tres miden mal? No creo en este tipo de casualidades.
Por desgracia, esto es lo habitual. Unas semanas antes había encargado unos portabicis para llevar las bicis de montaña al pueblo. Los encargué tres semanas antes, a fin de asegurar que no habría problemas. Cuando pedí presupuesto por teléfono me dijeron que no hacían presupuestos telefónicos pero que no me preocupara, que siempre tenían piezas en stock. Cuando al día siguiente fui al concesionario a que me hicieran el presupuesto, me dijeron que una de las piezas estaba agotada y tardaría tres semanas en llegar. Aún así, podría tener los portabicis a tiempo. Si se cumplían los plazos, solo habría perdido unas horas.
Llega el día y dejo el coche en el taller a las 9:00. Me dicen que es una instalación complicada y que tardarán cuatro o cinco horas. A la hora de comer me llaman y me dicen que acaban de descubrir que les falta una pieza. La persona que las pidió olvidó incluirla. Me dicen que si la pido en ese momento, la recibirán al día siguiente y que al otro tendría instalados los portabicis. ¿Dos días más? Les digo que no, que ya veré si lo instalo al año que viene y que los desmonten.
Resumen de lo anterior, cuatro horas para medio montar los porta-bicis y otras tantas para desmontarlos. Yo no pagué nada, evidentemente, así que una jornada entera de un mecánico se fue a pérdidas.
Tengo muchos más ejemplos similares pero no quiero aburrirte. ¿Qué tienen todos ellos en común? Que ni el que pidió mal las piezas para el portabicis, ni el que midió mal la encimera, ni el que midió mal la cocina, ni el que midió mal las conducciones de caldera se han visto afectados por su incompetencia. Todos van a cobrar a final de mes, lo mismo que si su trabajo hubiera sido excelente. Los que “pagan” su incompetencia, además del cliente – que soy yo- son los montadores de la caldera, la cocina, la encimera o el portabicis. Algo falla en estas organizaciones.
Si mañana estas empresas cierran, no será por falta de innovación sino por una lamentable ejecución. Si trabajas mal, no hay negocio que funcione, por muy innovador que sea. Por eso, además de innovar, lo primero es aprender a trabajar.
Este artículo, Además de Innovar, Aprender a Trabajar , escrito por José Miguel Bolívar y publicado originalmente en Optima Infinito, está licenciado para su uso bajo una Licencia Creative Commons 3.0 España.Entradas relacionadas:
Joaquín Peña argumenta que la productividad personal es el camino, no el destino:
Lo importante es seguir dando pasos día a día para acercarnos cada vez más a una vida realmente equilibrada y feliz utilizando las herramientas de mejora de la productividad como una pieza más del puzle a resolver.
No podría estar más de acuerdo.
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Igual que casi todos los consultores y formadores, soy un gran usuario de las pegatinas de Post-It. Es una herramienta versátil para hacer brainstorming, para organizar —y reorganizar— ideas y para colaborar. Por ejemplo, cuando trabajo con una empresa en la implementación de Holacracy, empiezo con un inventario de todas las actividades de los miembros del equipo en Post-Its. Luego organizamos las notas en grupos lógicos para así definir los primeros roles del círculo.
Hasta ahora, siempre he hecho todo el proceso utilizando únicamente el papel. Pero a veces es un inconveniente, por ejemplo porque necesitamos varias sesiones en diferentes aulas para terminar el proceso. Es muy complicado trasladar todas las notas de una sala a otra sin perder información sobre cómo estaban organizadas. Habitualmente hago una foto de la pared antes de quitar las notas para tener esta información en mi archivo.
Ahora hay una aplicación oficial del fabricante de Post-it que puede solucionar mi problema: Post-it Plus. El concepto de la aplicación es muy sencillo — tan sencillo que me sorprende mucho que nadie lo haya hecho antes.
Imagínate que has creado un plan con un montón de Post-its pegados a la pared. Luego buscas la mejor manera de organizar todas las partes del plan reordenando las notas, eliminando algunas y añadiendo algunas otras. Este paso puede costar un poco así que las dejas para otro día. Con la aplicación haces una foto de tus notas y la app automáticamente reconoce y digitaliza cada nota. Lo bueno es que ahora puedes continuar tu tarea de organizar moviendo y agrupando las notas digitales en tu iPad o iPhone.
Para ver cómo funciona os dejo un video de Post-it:
Hay momentos especiales en el calendario de cada año que por razones naturales tienen efectos pre-programados en nuestra productividad.
Probablemente tengas identificado ya Septiembre, Año nuevo y el principio de las vacaciones de verano como momentos importantes. En los dos primeros nuestra productividad suele experimentar un acelerón por la sensación que tenemos de tiempo disponible (el curso o el año respectivamente). En esos días nos creemos los amos del mundo, que esta vez es posible, que vamos a intentar algo que nunca hemos intentado y que esta vez va a ser diferente. Hacemos planes y proyectos, introducimos cambios significativos y “cortamos por lo sano” en temas que tenemos la sensación de venir arrastrando desde lejos.
Al principio de las vacaciones, sin embargo, la predisposición es algo distinta (al menos el efecto mayoritario). El fenómeno se produce más bien en el sentido de “gozar de una tregua”. El subidón de bienestar, la sensación de tranquilidad y de control vienen más bien por el hecho de que podemos permitirnos el ignorar ciertos frentes latentes que no iban tan bien y que algún proyecto se acaba de cerrar definitivamente.
No. Rotundamente, no. Los momentos que acabo de mencionarte son los que percibimos con mayor consciencia y a los que más atención ponemos en parte porque son los positivos.
Pero claro que hay más y de hecho, como mínimo por cada punto positivo, hay su complementario negativo.
En concreto, a todo Año nuevo le llega su 31 de Diciembre. Y ese es el momento en el que lo hayas intentado o no, tu moral cae a plomo a menos que hayas puesto una buena dosis de esfuerzo con la que quedarte tranquilo. De lo contrario, empezaremos a hablar de lo no hecho, lo no intentado, etc. y casi encaminaremos el 1 de Enero con sensación de tener la deuda contigo mismo de deber remediar situaciones sin resolver.
Del mismo modo, a todo principio de verano le llega su final, y con él, el final de la tregua. El fin del verano además es incluso posible que se produzca en dos etapas ya que en un primer momento la tregua se acaba cuando tus vacaciones se acaban, pero el ralentizamiento y el bajón de exigencias de verano hacen de Septiembre (por su reactivación) un mes también inicialmente negativo. Ahora bien, ¿no acabamos de decir hace un minutito que Septiembre era un mes maravilloso?
Septiembre es efectivamente un mes para el optimismo. Quien más y quién menos goza de un ambiente renovado (la gente que nos rodea habla de cambios) y de una actitud reformista (porque tendemos a ser menos transigentes con lo que arrastramos desde el año pasado). Pero el “efecto Septiembre” se acaba.
Octubre es un mes particular porque incluye dos factores negativos:
Cuando hablo de “Septiembre”, “Octubre” o “Año nuevo” no me refiero a los meses en sí sino a los procesos que experimentamos. La productividad tiene ciclos de vida que se repiten a muchas escalas y para ser productivo necesitas tenerlo en cuenta. El mismo ciclo se produce por ejemplo cuando:
Estos ciclos son muy importantes porque no de cualquier situación se puede salir con una solución simple. Cada vez que integras un nuevo proyecto, una nueva metodología o herramienta de trabajo, más importante que hacerla funcionar es que no ponga en peligro el conjunto de lo que ya te funcionaba antes.
Octubre (o el fin de la motivación inicial) es un momento por lo tanto frágil porque requiere resistencia mental, requiere que asumamos que no vamos a resolver algo de modo tan fácil y exige una implicación mayor. Si decides ignorar los pequeños problemas, y pasar de carrerilla, no sólo te van a desgastar cada uno en su medida, sino que el año que viene harán lo mismo.
En mi propia experiencia, he vivido muchos más “fines de la motivación inicial” que el propio mes de Octubre, pero sí puedo dejarte con un par de reacciones concretas para afrontar este mes, ésas son las siguientes:
Los temas de los que te hablo pueden ir desde pequeños desgastes como un planning o una agenda que no te funciona (pero te desgasta), hasta un proyecto personal o incluso tu trabajo. Cada uno debe identificar cuáles son esos desgastes repetitivos y empezar a verlos, no como algo puntual, sino como algo cíclico y por lo tanto un problema a resolver con perspectiva y dónde vale la pena invertir algo de tiempo.
Si dejas que la rutina te coma, estarás negándole su tiempo a tus objetivos más importantes. Así que mantén en mente, que incluso si el día a día puede ser agotador y hasta resulta indignante tener que pasar tiempo arreglando cosas tan básicas, en realidad no podrás empezar con lo interesante hasta que no tengas eso resuelto. ¿Qué opinas? ¿Sufres también un poco del “efecto Octubre”?
Ruben Alzola comparte sus áreas de responsabilidad y explica como utiliza este documento.
La teoría dice que cada acción o proyecto que tengamos entre manos debería caer dentro de alguna de nuestras áreas de responsabilidad. Esto, si bien no debe tomarse al pie de la letra o flagelarnos si en alguna ocasión no es así, tiene todo el sentido del mundo si pensamos en que todo lo que hacemos, debe ser un avance hacia nuestros objetivos a medio/largo plazo, visión y misión (niveles superiores a las áreas en GTD).
¿Cómo organizo mis áreas de responsabilidad?
∞ Lea el artículo en El Canasto
Hoy en el gran día.
Abrimos las puertas de La Tribu.
Te lo cuento todo en este vídeo
Si tienes dudas te invito a consultar las preguntas frecuentes sobre La Tribu.
No te vayas sin darte de alta.
De verdad.
No escuches el diablillo procrastinando en tu cerebro.
Vas a volver a perder semanas o meses, el descuento se habrá ido y tú te habrás perdido aún más de lo que te estabas perdiendo a leer esta oferta.
¡Actúa hoy!
Comprométete de verdad con tu blog, haciendo una inversión muy razonable, ya que sabes que para triunfar como blogger, hay que aprender las praxis blogueras con la mismo seriedad que lo haría un estudiante en medicina, un futuro abogado o un consultor de negocio en un MBA.
Frente a cualquier otra oferta formativa de una universidad o una escuela de negocio, es una inversión inteligente.
Ridículamente barata.
Y te garantizo que aprenderás más en un año en La Tribu que en un máster de la UNED por ejemplo. Máster que te costará 20 veces más.
Tú decides si te quedas en el limbo de los deseos o si prefieres saltar al escenario para no dejarlo ningún otro día de tu vida.
Tu vida,
Tu decisión.
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Algún día, Berto Pena será famoso por esta frase:
No quiero pasarme media vida en el Email. Y mucho menos pasármela escribiendo emails.
∞ Lea el artículo en El Canasto
¿Alguna vez has medido el efecto de retrasar una tarea para mañana? No hablo de la procrastinación, sino del sencillo y habitual gesto de «mejor lo hago mañana». Muchas veces no somos conscientes del precio que hoy se cobran las tareas de ayer. Un precio en forma de la energía, tiempo y más cosas.
En bastantes ocasiones empezamos el día diciendo «hoy tengo que hacer esto» cuando en realidad deberíamos decir «hoy tengo que hacer esto… que no hice ayer». Dejar cosas para mañana es natural. Y, visto con cierta perspectiva, tampoco es un drama.
El problema sobreviene cuando esas tareas son de cierta magnitud e impacto. O cuando retrasamos las cosas por sistema. O porque un mosca pasa delante de nosotros. Porque el retraso de ciertas tareas provoca un efecto dominó en otras de mañana o pasado. Tal vez mucho más importantes.
Pero los retrasos son inherentes al trabajo diario. No siempre se puede cumplir con el plan previsto. A veces porque calculamos mal el tiempo que nos lleva algo. A veces por que ocurren imprevistos o incluso urgencias. Otras veces porque dependemos de otros y no está en nuestra mano terminar algo previsto para hoy…
Hay que entender que no siempre se puede cumplir el plan previsto. Pero SIEMPRE hay que cumplir con una parte (esencial) del plan previsto. Si hay que retrasar cosas, que no sean aquéllas que forman parte de la columna vertebral de tu día y tu trabajo. Porque, ahí, es donde están los resultados de verdad.
Y muchas veces hacemos justo lo contrario: hacemos primero las pijadinas, las tareas chorra, las actividades ligeras, el «me meto en Internet un rato», las rutinas que repetimos con los ojos cerrados, y por inercia vamos arrinconando las tareas importantes planificadas para hoy.
La mejor forma de asegurar que no vas a retrasar tareas Clave para mañana, es empezar el día haciéndolas. Enfocado a ellas porque ellas dan sentido al plan de hoy. Y si luego el día se complica, y te ves obligado a retrasar cosas, podrás posponer las más pequeñas y menos relevantes.
Todo esto lo aplico (o intento aplicarlo) para algo que considero importantísimo en cualquier profesional: evitar instalarme en la cultura del retraso. Como decía antes, un retraso puntual hoy, es una invitación a repetirlo pasado mañana, y así en los próximos días. Y en menos de nada, sin darme cuenta, me veré a mí mismo retrasando cualquier tarea bajo cualquier pretexto que me haga creer a mí mismo.
Hay una excepción, no obstante. Al menos en mi caso. A veces dejo tareas Clave para mañana cuando veo que las circunstancias, el momento o las condiciones son malas para hacer esa tarea tan importante. Dicho de otro modo: si la hago ahora, me va a salir mal.
Este tipo de tareas, no basta con hacerlas y ya está. Hay que hacerlas de manera excepcional: con total concentración, calidad y tiempo. Así que si no tengo margen suficiente, si estoy cansado, bloqueado o muy distraído, la muevo a mañana a primerísima hora para garantizar que nada se interfiere en su camino. ¿Impacto el día de mañana? Problablemente. Pero tomo la decisión de forma consciente y reposada, llevado por una razón que para mí es esencial: este tipo concreto de tareas no se miden ni en número ni al peso. Sino por su calidad.
Somos humanos y el trabajo siempre termina por complicarse. A veces los retrasos son inevitables. Pero no por eso hay que aceptarlos sumisamente hasta convertirlos en hábito. El foco de hoy, siempre tiene que estar en el hoy.
