En el primer post de esta serie hemos visto que las vacaciones también pueden ser una actividad productiva, si la valoramos desde el punto de vista de la productividad holística. En este artículo quiero enfocarme más en el proyecto de ir de vacaciones. ¿Cuál es la mejor manera de planificar y organizar tus vacaciones?
Modelo de planificación natural
Como todos los proyectos en tu vida, inconscientemente estás aplicando el modelo de planificación natural al organizar tu viaje. Cuando no viajas solo, vale la pena aplicar este modelo de forma consciente, especialmente las partes que tratan con el propósito de las vacaciones y los valores. Esto puede evitar problemas durante la vacaciones debido a diferencias en propósito — ella quiere descansar en la playa y él prefiere hacer deporte — y valores: ¿cuánto quieres gastar para conseguir tu objetivo?
El modelo de planificación natural consiste de cinco pasos:
- Definir el propósito y los valores
- Visualizar el resultado
- Generar ideas
- Organizar las ideas
- Identificar las próximas acciones y ejecutar el plan
La lista de control
Cuando preparo las cosas que quiero llevar de viaje, siempre utilizo mi checklist. Tengo una copia de esta lista que guardo dentro de la maleta, para siempre tenerlo a mano cuando salgo de viaje. Habitualmente, dejo todas las cosas en nuestra habitación de invitados y cuando lo tengo todo preparado reviso esta lista de control. Casi siempre encuentro un elemento en mi lista que había olvidado.
Además de la lista genérica, también tengo unas listas más especializadas, por ejemplo, para cuando salimos de camping.
El segundo día de mis vacaciones habitualmente dedico cinco minutos a actualizar la lista de control.
La hoja de viaje
Otro documento útil que uso es la hoja de viaje con todos los detalles del viaje: aviones, trenes, rutas, hoteles, entradas, direcciones, fotos del destino, etc. En el pasado creaba este documento de forma manual en Word, pero en la actualidad prefiero la aplicación Tripit. Simplemente reenvío los emails de confirmación de vuelos y hoteles y Tripit genera automáticamente la hoja de viaje. Además hay la posibilidad sincronizar Tripit con Google Calendar o el calendario de iCloud para que tus vuelos y eventos aparezcan directamente en tu calendario. En lugar de Tripit también puedes usar una solución genérica como Evernote.
Limpiar la lista de tareas antes de salir
Uno o dos días antes de salir de vacaciones siempre reservo una hora para hacer la Revisión Semanal. De esta forma estoy seguro de que mi sistema está completo y actualizado.
Cuando hago esta revisión, tengo en cuenta que no avanzaré en la mayoría de mis proyectos y tareas mientras estoy de vacaciones. Utilizo el campo de ‘fecha de inicio’ en mi gestor de tareas para poner en pausa todos estos proyectos hasta uno o dos días después de las vacaciones, cuando podré retomar el proyecto. Así, tengo una lista de acciones muy reducida durante mis vacaciones que automáticamente se expandirá cuando vuelvo. Ya lo sabéis: GTD es para gestionar las tareas que no haces en este momento.
Durante las vacaciones
Si tengo la intención de hacer alguna tarea durante mis vacaciones, tengo que asegurarme de tener todo el material de referencia disponible. Yo tengo mi material de apoyo de los proyectos almacenado en Dropbox. Cuando viajo a una zona dónde no puedo estar conectado a internet, marco todos los ficheros relevantes con una estrella en la aplicación de dropbox, para que estén disponibles en la memoria de mi teléfono.
Finalmente, también en mis vacaciones llevo mi pequeño bloc de notas y un bolígrafo para capturar mis ideas, porque cuando desconecto es cuando tengo más ideas y además de mejor calidad.
En el tercer y último artículo de esta serie sobre vacaciones productivas compartiré unos trucos para el email.
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