∞ Papá, apúntalo en tu GTD para que no se le olvide a mamá

Por: Jeroen Sangers

Según David Allen, Tu mente es para generar ideas, no para gestionarlas. David Sánchez nos explica de dónde viene esta conclusión y porque GTD tiene la solución en este post:

…no es que la mente haga mal o bien almacenar información, es que, simplemente, lo hace de manera que no nos sirve y no nos ayuda en nuestro medio natural actual: la sociedad del conocimiento. Si la mente hiciese bien su trabajo de recordar, no digo que nos tuviésemos que acordar de todo pero si de aquello que necesitamos recordar, cuando lo tenemos que recordar y como lo tenemos que recordar. Pero no es así.

∞ Lea el artículo en El Canasto

∞ Por qué el trabajo apesta y cómo solucionarlo

Por: Jeroen Sangers

Cada vez más empresas están buscando nuevas maneras de gestionar su organización. Lara Fernández Gutiérrez nos presenta uno de estos nuevas técnicos de gestión, ROWE — abreviación inglés de Ambiente Laboral Orientado a los Resultados, en su reseña del libro ‘Why Work Sucks and How to Fix It: The Results-Only Revolution’, disponible en castellano bajo el nombre Sin Horarios. Los puntos clave de ROWE son:

1. Permisos de albedrío


2. Ausencia de la oficina sin motivos o excusas


3. Suspensión de la asistencia a reuniones


4. Reconquista del resto de tu vida


5. Alteración del cauce comunicativo


6. Lucro de todos

∞ Lea el artículo en El Canasto

Desorganización organizada ¿Cómo?

Por: Berto Pena

La semana pasada escuché una expresión que hacía tiempo no oía: «yo no soy desorganizado. Mi caos está organizado». Me hizo mucha gracia pero sobre todo me volvió a sorprender la convicción con la que se dicen estas cosas. Esa «desorganización organizada» (que no existe), hace más daño de lo que parece.



Para las cosas de trabajo yo antes era bastante desorganizado, y ahora soy todo lo contrario. He cambiado tanto, no porque me den medallas o sienta regocijo interior por contemplar las cosas a punto y en su sitio; sino porque me ayuda a hacer mejor las cosas que me importan.

La organización es un medio, una herramienta, una forma de conseguir algo. La recompensa está detrás.

«Yo me aclaro con mis cosas. Además no es para tanto, y a mi edad ya no voy a cambiar». Pues yo creo que sí es para tanto, que te afecta muchísimo más de lo que crees, que termina afectando a otros (compañeros, familia…), y que te roba más energía y tiempo de lo que crees.

La desorganización tiene más consecuencias de las que observamos en superficie. Pero, el gran problema con los hábitos y rutinas personas, es que uno nunca las ve de forma global, sumando, sino en un momento determinado. Y aquí y ahora, esa desorganización no hace tanto daño. Es cierto. Pero ¿qué pasa con ella cuando suma o multiplica al cabo del año?

Tu desorganización resume lo que eres al cabo del año, no en un momento determinado.

Yo me “volví” organizado el día que me dí cuenta todo lo que podía ganar. O, dicho de otro modo, el día que me dí cuenta todo lo que mi desorganización me quitaba:

• Pierdes eficiencia y rapidez. Cuando las cosas no están a mano, cuando cuesta encontrarlas más de lo necesario, cuando unas cosas se ponen en el camino de otras más importantes, pierdes fluidez, agilidad y ritmo de trabajo. Poco o mucho, es algo que tenías y ahora pierdes.


• Afecta a otros, les contagia. Colaborando junto a otros llega un punto donde tu desorganización deja de ser tuya, y pasa a ser un problema para otros. En proyectos junto a otros unos dependéis de los otros y formáis una cadena que debe estar sincronizada y equilibrada. Todos estáis a tope de trabajo, con fechas límite y mucha presión. ¿Cómo crees que afectará tu desorganización a ellos y al proyecto?


• Consume tiempo, atención y energía. El desgaste de buscar y no encontrar, o de “ponerte a rebuscar”, de no tener a mano en el momento justo, supone un desgaste. En ese momento uno lo percibe como algo inocuo. Y es verdad, no es para tanto. ¿Pero qué pasa cuando eso se suma al cabo del mes o del año? Es tiempo, atención y energía que podrías haber dirigido a cosas muchísimo más importantes.


• Se te escapan cosas. Piensa en el enorme volumen de tus tareas. Llegan por mil sitios: teléfono, Email, de viva voz, se te ocurren a ti, te las piden aquí y allá clientes, jefe, compañeros… Ser desorganizado en ese área supone que, más temprano que tarde, se te olvidarán cosas y te comerás algún plazo. Y eso en equipo es todavía más serio.


• Te distrae, te desenfoca. Justo lo apuntaba en mi último artículo: cuando estás “enchufado” con una tarea, y por tu desorden tienes que ponerte a rebuscar y pelearte con papeles, archivos digitales o navegar por Internet, vas a generar microdespistes o macrodistracciones que te van a alejar de la tarea. Y perderás las ideas y el ritmo de trabajo que tenías antes.

Hay más efectos. Bastantes más. Y además no sólo en el ámbito del trabajo o los estudios. También en casa, en la vida personal y familiar. Pero quería apuntar estos cinco efectos como los más representativos.

¿El quid de todo esto? Que ser organizado no cuesta tanto. No lleva tanto tiempo o esfuerzo como se asegura desde el otro lado. Dos o tres sencillas reglas y rutinas prácticas y, a la larga (recuerda, mira siempre al largo plazo), notarás cómo consigues tiempo, atención y energía para las cosas verdaderamente importantes. ¿Por qué no apuntarte a la organización organizada?

∞ Tareas cortas, otra clave para no estresarnos

Por: Jeroen Sangers

Jordi Sanchez propone dividir las tareas grandes en partes más pequeñas para así evitar la procrastinación:

aunque tengamos una buena capacidad de concentración, no acostumbramos a tener la fuerza de voluntad suficiente para concentrarnos durante mucho rato en una misma cosa, así que si intentamos dedicar más de media hora o una hora a una misma tarea, es muy fácil que nos hayamos distraído varias veces antes de acabarla.

∞ Lea el artículo en El Canasto

✓ Cómo tener unas vacaciones productivas, parte 3

Por: Jeroen Sangers

En este último artículo sobre vacaciones productivas (lea primero parte 1 y parte 2) compartiré unos trucos para mantener el control sobre el email durante las vacaciones.

Aunque tu estás de vacaciones para relajarte, el mundo continúa. Como resultado, mientras tu estás descansando a la playa, caminando en las montañas o visitando ciudades en el extranjero, tu bandeja de entrada del correo se está llenando. Cuando vuelves al trabajo necesitarás al menos la primera mañana para procesar todos estos mensajes y tener alguna idea de lo que ha pasado durante tu ausencia. Pero hay algunas cosas que puedes hacer para disminuir este problema.

Gestionar expectativas

Siempre intento avisar a mis contactos cuando tengo previsto estar con poca conectividad durante un tiempo. Dos semanas antes de salir de vacaciones pego un post-it a mi pantalla con un recordatorio para mencionar mi ausencia en todas las conversaciones que tengo a partir de este momento. Así me aseguro que al menos mis clientes, proveedores y socios habituales saben que estaré fuera. Prefiero hacerlo por teléfono o Skype para así poder contestar directamente todas las preguntas que pueden surgir.

Mensaje automático

Aunque he avisado a la mayoría de mis contactos, esto no significa que no recibiré email durante mi ausencia. Hay algunas personas con quien no he hablado en las semanas anteriores a mis vacaciones, hay contactos que han olvidado mi mensaje y hay personas nuevas interesadas en mis servicios.

Dejo una respuesta automática programada para todos estos mensajes. En este mensaje explico que estoy ausente, indico la fecha en que vuelvo al trabajo y proporciono datos de contacto por si no pueden esperar a mi regreso.

La mayoría de las plataformas de correo tienen la posibilidad de crear estos mensajes automáticos. Yo procuro configurar el mensaje para que cada persona lo reciba sólo una vez a la semana.

Procesar el correo

Cuando tengo la posibilidad de conectarme, clasifico los mensajes nuevos. El objetivo es eliminar emergencias y facilitarme el trabajo cuando vuelvo. Leo rápidamente cada mensaje y decido qué hay que hacer con el correo basado en estas cinco categorías:

• Papelera
  
  Si el contenido del email no tiene ningún valor para mi, simplemente borro el mensaje. Se trata de spam, mensajes duplicados o simplemente algo que nunca más voy a consultar.


• Material de referencia
  
  Estos son mensajes que no requieren ninguna acción, pero que contienen información útil que me gustaría poder consultar en el futuro. Hablo de contratos firmados, propuestas, actas de reuniones, etc. Todos estos mensajes los guardo en una única carpeta llamada ‘Archivo’.


• Respuestas rápidas
  
  También conocido como la regla de dos minutos: si puedo contestar el correo en menos de dos minutos, lo hago en este momento y archivo el correo.


• Tareas y citas
  
  Todos los mensajes que implican alguna acción de más de dos minutos paso a mi gestor de tareas. Simplemente reenvío el email a la dirección especial de mi aplicación para convertir el mensaje en una tarea.


• Desconocido
  
  A veces encuentro un correo de que no sé qué hay que hacer. Habitualmente creo una tarea para analizar el contenido del mensaje, pero cuando estoy de vacaciones no tengo tanto tiempo. Simplemente guardo estos mensajes en una carpeta especial. Utilizo una aplicación llamada Sanebox para automatizar algunas tareas de email. Cuando vuelvo de mis vacaciones, Sanebox mueve todos los correos de esta carpeta especial a la bandeja de entrada.

Auto-corrección

Un último truco que aplico a mi correo cuando estoy de viaje es utilizar la función de auto-corrección del móvil. Escribir textos con el teclado en la pantalla del móvil no es tan fácil que con el teclado del ordenador. Utilizo la auto-corrección no solo para corregir mis faltas de ortografía, sino también para introducir rápidamente fragmentos de texto que utilizo habitualmente: instrucciones de pago de facturas, recordatorios de sesiones de consultoría, etc.

¿Cuáles son tus trucos para dominar el email durante las vacaciones? Explícalo en los comentarios.

GTD: Di no a la planificación

Por: Jerónimo Sánchez

Aviso que voy a tocar fibras sensibles en este post –la mía hubiera sido una de ellas hace unos meses–. Pero tenía pendiente explicar, no sólo porqué no es bueno planificar, en el sentido de planear de antemano qué tareas vas a hacer y cuándo, sino porqué es absolutamente innecesario si practicas GTD.

A lo largo de los años que llevo escribiendo sobre productividad he probado y recomendado muchas cosas. Una de esas cosas es seleccionar 3 TMI –Tareas Más Importantes–, todos los días. La idea detrás de esta técnica es que seleccionar de antemano 3 tareas de valor el día antes nos ayuda a empezar el día enfocados en lo importante.

Durante mucho tiempo he utilizado TMIs, y he de reconocer que funcionan bastante bien en algunas ocasiones, especialmente cuando las rutinas son bien conocidas y no hay mucho espacio para las sorpresas. Sin embargo, me he dado cuenta de que utilizar TMIs no es la manera óptima de trabajar cuando haces trabajo del conocimiento, algo que para mi ha tomado especial relevancia desde que soy consultor independiente.

El problema es que seleccionar de antemano lo que vas a hacer, aunque “sólo” sea con 24 horas de antelación, no deja de ser una forma de planificar. Y planificar si es malo, muy malo.

Cuando planificamos, tomamos decisiones utilizando criterios subjetivos. Es lo que se ha venido haciendo durante muchos años en la mal llamada “gestión del tiempo”, y ha demostrado claramente su ineficacia. Planificar es “jugar a ser adivino”, como diría mi amigo David Sánchez. Es decidir con la esperanza de que, llegado el momento, los astros se alinearán para que podamos cumplir nuestras expectativas.

Y las expectativas son construcciones mentales muy peligrosas. ¿Qué crees que pasará si de las 3 cosas que habías planeado para mañana sólo puedes completar 1? Tu grado de frustració subirá un punto. ¿Y qué pasará cuando la situación se repita día tras día, durante varias semanas o meses? El estrés hará acto de presencia, y empezarás a perder confianza en tu sistema de organización. O en tu propia capacidad de resolver los asuntos, que es aún peor.

Tenemos que ser mucho más humildes: nadie puede saber de antemano qué tiempo disponible o nivel de energía tendrá mañana a las 10, o sí estará en el contexto adecuado para hacer lo que había planeado, o si las prioridades no cambiarán súbitamente debido a alguna urgencia inesperada. Por mucho que nos guste sentir que tenemos control sobre nuestro futuro, la verdad es que tenemos control real sobre muy pocas cosas.

Una de las pocas cosas que sí podemos controlar son nuestras decisiones en este preciso instante. Si practicas GTD y tienes una lista de próximas acciones actualizada y completa –es decir, si capturas, procesas y organizas de forma periódica y consistente–, la decisión de qué es lo más importante que debes hacer a continuación surge de manera natural sin necesidad de revisar la agenda, simplemente considerando el contexto, el tiempo disponible, tu nivel de energía mental y lo que más llama tu atención en este momento, que sí son cosas objetivas.

Esa es la belleza, y al mismo tiempo la potencia, de GTD. Planificar, aunque sea con TMIs, es un obstáculo para tomar las decisiones correctas, que tengan en cuenta las circunstancias particulares de cada momento.

Y es que, al final, no es más productivo el que se obliga a hacer cosas en contra de lo que ducha la realidad, –por muy importantes que sean–, sino el que aprovecha las circunstancias actuales y les saca partido, haciendo el mejor uso de sus recursos en cada momento.

✓ 3 maneras sencillas de aplicar la productividad a nuestra rutina diaria

Por: Juan Esteban Bravo Álvarez

Productividad. Esa palabra que muchas personas escuchan e inmediatamente asocian con algo complejo, distante y ajeno a su cotidianidad. Este concepto tan estudiado en seminarios, en congresos y tan documentado en los libros, tiende a ser asociado con algo sofisticado y con un “concepto del siglo XXI”.

Con esto en mente, suena como un tema que requiere de mucho estudio o al que habría que dedicarle un buen tiempo para ponerlo en práctica o por lo menos para entenderlo.

Lo que no tienen presente estas personas es que es posible entender este concepto y aplicarlo a nuestra vida diaria, sin necesidad de ser grandes expertos en el tema. Es posible aplicarlo a nuestras actividades cotidianas.

¿Cómo lograrlo?

Lo primero es dejar de ver el concepto como algo lejano y ajeno. Hay que dejar de creer que el concepto está reservado para las empresas o para las personas que se han dedicado a estudiarlo. Todos tenemos las herramientas para poner en práctica la productividad. Una vez interiorizada esta premisa, el concepto empezará, cada vez más, a hacer parte de nuestra cotidianidad y será más fácil ponerlo en práctica. Si logramos esto, eliminaremos ese “bloqueo” que tenemos con la palabra y empezaremos a entender que puede hacer parte de nuestra rutina diaria.

La clave del éxito de muchas empresas e individuos radica precisamente en eso, en lograr transmitirle a las personas la simplicidad en los conceptos y que logren aplicarlos a sus actividades diarias y que hagan parte de su entendimiento cotidiano.

Lo anterior será el punto de quiebre para poder explotar al máximo este concepto de “productividad”. Lograr entender que ésta se puede aplicar a todo lo que hacemos diariamente, y ser conscientes de que cualquier actividad o tarea es susceptible de ser medida, y por tanto, de ser mejorada, es lo que nos permite observar que la productividad no requiere de grandes cambios o de grandes actividades para aplicarla.

Ahora que sabemos que cualquier tarea, por pequeña o insignificante que parezca, puede ser medida y mejorada, todo empieza a tomar un nuevo contexto. Es posible ser más eficientes (y por tanto más productivos) cambiando pequeñas situaciones y pequeños hábitos en nuestro día.

Tomemos como ejemplo a las grandes empresas. Éstas se han dado cuenta que muchas veces el ahorro y la eficiencia en recursos y en tiempo no provienen de grandes cambios, sino de pequeñas modificaciones en las rutinas y en los procesos, que al sumarse, pueden hacer la diferencia. Todo en términos de cómo aprovechar mejor nuestro tiempo y nuestros recursos. Un buen manager siempre cuantifica las pérdidas de tiempo y el costo de oportunidad en el que incurre por no tener planes para aplicar la productividad.

Cuando entendí esto, me di cuenta que muchas veces la “parálisis” en que incurrimos al dejar de hacer las cosas y al no hacer lo necesario para emprender los cambios que necesitamos en nuestra vida, es porque asociamos estas mejoras con algo grande, difícil, largo y tedioso. Por ende, nunca terminamos haciéndolos.

Pequeños cambios pueden generar grandes resultados

En el transcurso de este año, he tenido mejoras en mi vida diaria tan sólo por ser consciente de que mis recursos son finitos, por dejar de pensar en el mañana y enfocarme en aprovechar los recursos que tengo disponibles hoy. Mañana no habrá certeza de nada, nunca sabremos si mañana podremos aprovechar esos recursos, de manera que el momento para empezar es HOY.

Con cambios sencillos en la rutina diaria, el paso del tiempo se irá encargando de ir “apilando” y sumando estos cambios que en el largo plazo generarán grandes resultados. Por ejemplo:

• 
  

  Ser consciente de los tiempos muertos. Al igual que en las grandes empresas, la eficiencia se logra cuando logramos estar conscientes que en cualquier proceso que hagamos van a existir tiempos muertos. Una vez detectados, podremos empezar a evaluar cómo optimizarlos, disminuirlos o eliminarlos.

  
  


• 
  

  Ser consciente de las actividades que no generan valor. En el fondo, sabemos que en nuestro día a día hay muchas actividades de las que hacemos que no nos generan valor, pero por una u otra razón, no somos capaces de eliminarlas o no somos conscientes de que existen. La idea es concientizarnos de la presencia de esas actividades, y adoptar modelos y procesos que nos ayuden a detectar esas “fugas” o estancamientos de valor.

  
  


• 
  

  Entender que el recurso más importante no es el dinero sino el tiempo. Los dos recursos son muy importantes, y el buen aprovechamiento del tiempo sin duda aumentará la productividad, lo que a su vez genera mejores resultados económicos.

  
  

Puede que gastar un centímetro cúbico más de plástico en fabricar una botella no haga diferencia. Puede que tampoco haya diferencia cuando se fabrican 50 botellas. Pero las empresas exitosas piensan en el largo plazo, y tienen en cuenta la escala. Muy seguramente, un ahorro de un 5% o 10% en el plástico utilizado al producir 500.000 botellas sí hará diferencia y se verá reflejado en sus resultados financieros.

No subestimes los pequeños cambios. Muy seguramente una pequeña modificación en tu rutina diaria no tendrá ningún efecto notorio en una semana o en un mes. Pero tal vez te lleves una sorpresa luego de seis meses o de un año de haber tomado la decisión de aplicar la productividad en tu vida.

Juan Esteban Bravo Álvarez

Obsesionado con ayudarle a entender a la gente que simple es mejor y que la simplicidad está subvalorada.

Convencido de que el recurso más importante no es el dinero, es el tiempo. Con más tiempo se puede hacer más dinero, con más dinero no se puede hacer más tiempo.

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@nuevageneraxion

¿Conoces bien tus distracciones?

Por: Berto Pena

«Yo es que me distraigo mucho». Ya pero, ¿qué más? ¿Conoces a fondo tus distracciones? ¿Te has parado alguna vez a analizarlas en serio? ¿Tienes bien identificadas con qué cosas o en qué momentos te distraes más? Conocer bien esto es indispensable para poner a punto tu concentración.



En el fondo distraerse es una elección personal. Y una y otra vez, nosotros mismos, nos encargamos de sabotear y dinamitar el tesoro de la Atención (y la Concentración después). Muchas veces no somos conscientes de todo lo que nos perdemos cuando nos distraemos. Y en otras muchas, no tenemos bien claro qué actividades, situaciones o momentos nos hacen más daño.

Ahora que encaramos un nuevo curso, te propongo hacer un ejercicio práctico para identificar y detectar mejor tus distracciones. Pero antes, déjame pararme en otro detalle importantísimo.

Cuando hablamos de Productividad Personal y Distracciones, uno inmediatamente piensa en el móvil, el Email o Internet en general. En las distracciones digitales en definitiva. Y es así. Son las más poderosas y atractivas porque van a todas partes con nosotros, son muy divertidas, y nos ponen en contacto con otros. Pero, y he aquí el corazón de este artículo, hay otras muchas distracciones. Bastantes más.

¿Cuáles son las “otras” distracciones?

Para mí una distracción es cualquier actividad, acción, pensamiento o idea que te desconecta y te aleja de lo que estás haciendo. Y eso que estás haciendo puede ser estar en una reunión, planificar el trabajo de mañana, responder a un email, leer un libro, tomar un café con un amigo, jugar con tus hijos o contemplar una puesta de sol.

Cada año que pasa todo se complica un poco más, y cada vez sufrimos más distracciones de muchos tipos y colores.

Además de las grandes (y clásicas) distracciones digitales, también sufrimos otras. Por mencionar algunas:

• Preocupaciones o Incertidumbre. Nuestra mente se deja llevar por pensamientos pasados y sobre todo futuros. No estamos aquí y ahora preocupados por lo que va a pasar o cómo va a ser eso que se avecina.


• Amigos y Familia. Y no sólo en términos de preocupaciones, sino también actividades, recados, favores, viajes y tiempo que pasamos junto a ellos. Todas esas cosas nos “sacan” de lo que estamos haciendo.


• Desorganización. El desorden en el trabajo y en casa va generando microdespistes en los que caes una y otra vez. Ese desorden cotidiano, que aparenta ser inofensivo, termina por desenfocarte y a la larga roba mucho.


• Sentimientos personales. A menor estabilidad emocional y una madurez personal más frágil, más distracciones. Cosas como el odio, la suspicacia, la envidia, el ego personal, la vanidad, la inseguridad… ¿Habías visto alguna vez estas cosas como distracciones? A base de embotarte la cabeza te alejan de lo que estés haciendo.


• No conocer bien tus herramientas. Cuando no conoces bien las aplicaciones y dispositivos que utilizas a diario, en lugar de estar centrado y hacer, te peleas con la configuración, con la barra de herramientas, con el formato, intentando averiguar cómo hacer esto que quieres hacer…


• Tareas de casa. Cuando trabajas en casa, son una invitación a dejar la tarea que tienes entre manos para poner la lavadora o poner nosequé a remojo. Y cuando trabajas en una oficina te pones a pensar lo que tienes que comprar de camino para la cena.


• Productividad Personal. Pues sí. La propia productividad de uno puede llegar a distraerte si te pasas. Si estás demasiado pendiente de la lista de tareas, pecas de un exceso de planificación o preparación, estás demasiado obsesionado por los objetivos, o abusas de la revisión y el ánalisis.

Ejercicio: ¿y mis distracciones?

Cualquier momento a lo largo del año es bueno para hacer este ejercicio que te propongo, pero ahora con el nuevo curso a tiro de piedra, puede ser el ideal.

Para analizar cuáles son las distracciones que más te afectan, dedica 30-40 minutos al ejercicio. Toma lápiz y papel, porque vas a anotar ideas y hacer listas.

1. Divide el tiempo del ejercicio para recorrer las grandes áreas de tu actividad diaria: por ejemplo tiempo de trabajo o estudios, tiempo personal, y tiempo familiar.


2. Luego, sin prisas, ve recorriendo cada una de esas áreas en busca de cosas con las que te distraes. (En el fondo, tú las conoces. Sólo necesitas pararte un minuto para pensar en ello, reconocerlo y ponerlo por escrito).


3. Dibuja dos columnas. En la de la izquierda pon las mayores distracciones, las que más me afectan. Y en la de la derecha pon cosas que, aun siendo pequeñas, también me roban atención y consciencia.

Naturalmente este ejercicio es sólo el primer paso para empezar a reducir esas distracciones. Pero es un paso cada vez más necesario. Porque cada año que pasa todo se complica un poco más, y cada vez sufrimos más distracciones de muchos tipos y colores.

Si no conoces cuál es tu talón de Aquiles, ¿cómo vas a mejorar?

¡Ojo al Cliente Jefe! o el final predecible de depender de un sólo cliente

Por: Javier Cordero

Éste es un post invitado de Javier Cordero

En este artículo quiero hablarte de uno de los peores enemigos de tu emprendimiento: el cliente jefe.

Lo haré desde mi propia experiencia y avisándote de lo que bajo ninguna circunstancia debes hacer. Sé que tienes que cometer tus propios errores para que aprendas, pero si con este artículo puedo evitar que al menos una persona cometa este gravísimo error, me daré por satisfecho.

¿Cuál es este error?

Trata de no depender nunca de un sólo cliente.

Tienes la ilusión de crear tu propia andadura empresarial y no quiero que nada ni nadie te la robe.

Pero empecemos por el principio.

Mi historia personal con un Cliente Jefe

Cuando empecé mi incursión en el mundo laboral, hace más de 15 años, tras terminar mis Estudios de Ingeniería sentí que quería comerme el mundo.

Me sentía lleno de vitalidad y con ganas de mostrar lo que era capaz de hacer. Pero eso es lo mismo que andar por el desierto y ver agua: puro espejismo.

Sabía mucho de temas técnicos pero nada en absoluto sobre negocios y cómo funcionan las relaciones comerciales.

Comencé a trabajar para una gran empresa con negocios en todo el mundo en la que desarrollaba labores técnico-comerciales. Un trabajo que me fascinaba. Viajaba muchísimo, conocía a muchas personas y tenía una carrera brillante por delante; o eso creía yo.

Los primeros pasos como vendedor

Mi trabajo consistía en asesorar en el diseño y ejecución de espacios comerciales tanto a nivel técnico como comercial, es decir, buscaba clientes, negociaba y cerraba las ventas.

El camino fue lento. Poco a poco fui creándome una cartera de clientes sólida y recurrente. Tenía muchos pequeños clientes que me generaban ventas suficientes para llevar una vida cómoda y desahogada.

Abrazando al enemigo

Un día se puso en contacto conmigo una gran cadena de supermercados que tenían previsto una expansión bastante grande y querían trabajar con la empresa a la que representaba.

Genial, pensé, una gran cuenta que puede generarme grandes comisiones.

Y las comisiones fueron llegando a medida que trabajaba más con ellos. Abríamos muchísimos establecimientos por todos sitios, mis jefes contentos y yo aún más.

¿Qué más podía pedir?

El aviso perdido

Un día uno de los altos cargos de mi empresa quiso reunirse conmigo ya que estaba bastante preocupado:

- A ver, Javier – me dijo – Veo que estás generando un montón de ventas este año y que llevas un ritmo imparable. ¡Enhorabuena!. Estás haciendo un excelente trabajo.

Mi sonrisa no cabía en mi cara. Estaba feliz y orgulloso.

- Pero hay un problema, Javier. Tus ventas dependen más del 80% de este cliente. Y esto es peligroso.

- ¿Peligroso? – pregunto.

- Sí, Javier – responde – muy peligroso. Estás descuidando a tus anteriores clientes, que si bien son pequeños, te dan mucha estabilidad en ventas. Imagina por un momento que esa empresa decide dejar de trabajar con nosotros. ¿Qué harás entonces?

Atrapado y sin poder salirse de la trampa

Por aquella época no me imaginaba el concepto de cliente jefe. Sabía vender pero reconozco que aún me faltaba conocer lo más importante: la base de un negocio de éxito.

Es muy peligroso depender de un solo cliente en tal cantidad de ventas. Imagina por un momento que mañana llega uno más barato o simplemente más simpático que tú y se larga.

Me quedé a cuadros. En ningún momento había pensado en ello, sinceramente.

Por un momento tuve miedo aunque dispuesto a cambiar esa tendencia de cliente jefe. No me podía permitir un cliente que me generara el 80% de mis ventas.

Pero … ¿cómo lo hacía? Este cliente me tenía ocupado casi el 100% de mi tiempo en temas técnicos, viajes y un sinfín de problemas diarios. Además, sentía que tenía que aceptar cualquier condición que me impusiera: tarifas, fechas, …, únicamente por el miedo a no perderlo.

El tiempo pasaba y no lograba cambiar la tendencia. Me era imposible generar tiempo para buscar más clientes. Mis ventas seguían dependiendo en gran parte de ese cliente jefe.

Y un día los cuernos llegaron

En efecto. Un día mi cliente jefe me llamó para que me reuniera con la dirección de esa empresa.

Habían recibido una oferta mucho más económica de la competencia y se estaban planteando cambiar si no bajaba los precios.

Imposible, me responde mi dirección. No podemos bajarles los precios.

Así que los cuernos llegaron y me quedé sin cliente jefe. De repente mis ventas pasaron de excelentes a nefastas.

El único responsable era yo

Porque había dejado todos los huevos en la misma cesta y no había seguido nutriendo mi cartera de clientes. Estaba tan ocupado con este cliente; cómodo, en mi zona de confort, que sencillamente había dejado a un lado alimentar el resto.

Eso significaba la muerte de mi puesto de trabajo.

Necesitaría varios años para ponerme al nivel de mis compañeros que bien no tuvieron tantas ventas como yo pero tenían una cartera muy rica de pequeños clientes que mes a mes iban generándoles ventas y cumpliendo sus objetivos.

La desesperación pudo conmigo, día a día veía cómo mis ventas descendían y no podía hacer nada. Así que decidí renunciar a ese puesto de trabajo por una nueva oportunidad laboral que apareció en mi vida. En este caso tuve suerte pero no siempre sale así de bien. Me sentí como si hubiera fracasado en mi negocio. A fin de cuentas trabajar en ventas es similar a crear tu propia empresa. Sin clientes no hay puesto de trabajo.

Esto te puede pasar a ti

Desde aquí querido lector, querida lectora, te pido que por favor no dependas nunca de un cliente jefe en tu negocio.

Éste te generará ventas, será muy cómodo ya que te acostumbrarás a él y te sentirás seguro. Pero no te equivoques; esa sensación es falsa. Y en absoluto segura, más bien todo lo contrario: muy peligrosa.

¿Cómo puedes evitar caer en las garras de un Cliente Jefe?

Aprende a generar un Flujo Ilimitado de Clientes.

Captar nuevos clientes cada mes.

Cada semana.

Cada día si puedes.

La solución no es otra que grabarte a fuego que el corazón de tu negocio es el Marketing y en particular, tú que eres pequeño como yo, el Marketing Directo.

Da igual que seas Autónomo, Pyme, incluso empleado como lo fui yo en su momento.

El marketing hará que nunca caigas en las garras de un cliente jefe y te permite obtener un flujo constante de nuevos clientes.

¿Y cómo puedo generar un flujo de clientes nuevos y recurrentes, Javier?

Crea activos digitales que te pertenezcan; por ejemplo tu estrategia de contenidos: el Blog.

Con una presencia en Internet activa puedes crear ese flujo de nuevos clientes que harán que tu sistema empresarial esté siempre engrasado.

Es curioso como en épocas de crisis nuestra tendencia natural es ahorrar en publicidad: gran error. El Marketing es la única actividad de tu empresa que genera riquezas y no es un gasto.

Ojo también a los clientes jefes “sociales”

Si te decides o ya has creado tu Blog, bajo ninguna circunstancia puedes permitir que tu presencia en Internet dependa de otro tipo de clientes jefes como las Redes Sociales, Google u otros factores externos que condicionen tu tráfico web y te mantengan subyugado a ellos.

Haz que esas herramientas trabajen para ti y no tú para ellas.

¿Qué pasaría si mañana de repente tu página de Facebook no existe?

Ése es un Cliente Jefe. Si todo tu tráfico proviene de allí éste caerá y tus ventas también.

Toda promoción debe tener un único objetivo: generar tráfico a tu Blog.

¿Qué pasaría si mañana Google te ha borrado del mapa?

Te fastidia, lo sé, pero tú has sido inteligente y has creado tu lista de suscriptores a los que contactarás para anunciar tu próximo lanzamiento de un producto, por ejemplo.

Sé que es mucho más fácil abrir una página en Facebook ya que requiere nulos conocimientos tecnológicos pero eso es un peligro que tu emprendimiento no puede permitirse.

Déjate de excusas y pasa a la acción.

Esto te convertiría en empleado de Facebook. Haz que sea él tu empleado.

Como ves, te he contado una historia muy personal pero que es la pura realidad y aunque creas que vives en el Matrix y que Internet es diferente, te equivocas.

Internet es sólo un medio para llegar a las personas y las dependencias económicas forman parte también de él.

Por eso te pido que pases a la acción: capacítate, compra tu dominio, monta tu blog, alimenta tu lista de suscriptores y aprovéchate del resto de los personajes de esta gran obra de teatro que es Internet, donde tú eres el protagonista y no un mero personaje secundario.

Ante todo eres tú y tus clientes. Nunca me cansaré de repetirlo: tus clientes.

Si mañana Facebook no te interesa sólo tienes que darle al botón: borrar página y punto. Pero tu negocio sigue estando más fuerte que nunca, tu Blog es el que hace el trabajo y permite que seas visible a tus Potenciales Clientes. La libertad no tiene precio.

Y recuerda: sin un flujo continuo de clientes tu negocio morirá antes o después.

¿Tú también has caído en las garras de un Cliente Jefe?

Ya sabes … deja tu comentario y comparte con todos nosotros tu experiencia con un Cliente Jefe, seguro que a más de una persona podrás ayudar con ella.

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∞ Nuevos hábitos productivos para combatir el tiempo basura

Por: Jeroen Sangers

Los grandes avances se hace enfocándote en tus tareas más importantes. No obstante, en la mayoría de los entornos profesionales, con todas sus interrupciones, esto es imposible. David Torné comparte su visión sobre cómo eliminar el tiempo basura:

¿Cómo podemos dejar de consumir nuestro tiempo como si se tratara de un sándwich salido de un vending ?

∞ Lea el artículo en El Canasto

✓ Cómo tener unas vacaciones productivas, parte 2

Por: Jeroen Sangers

En el primer post de esta serie hemos visto que las vacaciones también pueden ser una actividad productiva, si la valoramos desde el punto de vista de la productividad holística. En este artículo quiero enfocarme más en el proyecto de ir de vacaciones. ¿Cuál es la mejor manera de planificar y organizar tus vacaciones?

Modelo de planificación natural

Como todos los proyectos en tu vida, inconscientemente estás aplicando el modelo de planificación natural al organizar tu viaje. Cuando no viajas solo, vale la pena aplicar este modelo de forma consciente, especialmente las partes que tratan con el propósito de las vacaciones y los valores. Esto puede evitar problemas durante la vacaciones debido a diferencias en propósito — ella quiere descansar en la playa y él prefiere hacer deporte — y valores: ¿cuánto quieres gastar para conseguir tu objetivo?

El modelo de planificación natural consiste de cinco pasos:

1. Definir el propósito y los valores


2. Visualizar el resultado


3. Generar ideas


4. Organizar las ideas


5. Identificar las próximas acciones y ejecutar el plan

La lista de control

Cuando preparo las cosas que quiero llevar de viaje, siempre utilizo mi checklist. Tengo una copia de esta lista que guardo dentro de la maleta, para siempre tenerlo a mano cuando salgo de viaje. Habitualmente, dejo todas las cosas en nuestra habitación de invitados y cuando lo tengo todo preparado reviso esta lista de control. Casi siempre encuentro un elemento en mi lista que había olvidado.

Además de la lista genérica, también tengo unas listas más especializadas, por ejemplo, para cuando salimos de camping.

El segundo día de mis vacaciones habitualmente dedico cinco minutos a actualizar la lista de control.

La hoja de viaje

Otro documento útil que uso es la hoja de viaje con todos los detalles del viaje: aviones, trenes, rutas, hoteles, entradas, direcciones, fotos del destino, etc. En el pasado creaba este documento de forma manual en Word, pero en la actualidad prefiero la aplicación Tripit. Simplemente reenvío los emails de confirmación de vuelos y hoteles y Tripit genera automáticamente la hoja de viaje. Además hay la posibilidad sincronizar Tripit con Google Calendar o el calendario de iCloud para que tus vuelos y eventos aparezcan directamente en tu calendario. En lugar de Tripit también puedes usar una solución genérica como Evernote.

Limpiar la lista de tareas antes de salir

Uno o dos días antes de salir de vacaciones siempre reservo una hora para hacer la Revisión Semanal. De esta forma estoy seguro de que mi sistema está completo y actualizado.

Cuando hago esta revisión, tengo en cuenta que no avanzaré en la mayoría de mis proyectos y tareas mientras estoy de vacaciones. Utilizo el campo de ‘fecha de inicio’ en mi gestor de tareas para poner en pausa todos estos proyectos hasta uno o dos días después de las vacaciones, cuando podré retomar el proyecto. Así, tengo una lista de acciones muy reducida durante mis vacaciones que automáticamente se expandirá cuando vuelvo. Ya lo sabéis: GTD es para gestionar las tareas que no haces en este momento.

Durante las vacaciones

Si tengo la intención de hacer alguna tarea durante mis vacaciones, tengo que asegurarme de tener todo el material de referencia disponible. Yo tengo mi material de apoyo de los proyectos almacenado en Dropbox. Cuando viajo a una zona dónde no puedo estar conectado a internet, marco todos los ficheros relevantes con una estrella en la aplicación de dropbox, para que estén disponibles en la memoria de mi teléfono.

Finalmente, también en mis vacaciones llevo mi pequeño bloc de notas y un bolígrafo para capturar mis ideas, porque cuando desconecto es cuando tengo más ideas y además de mejor calidad.

En el tercer y último artículo de esta serie sobre vacaciones productivas compartiré unos trucos para el email.

∞ La (falsa) dicotomía Vida-Trabajo

Por: Jeroen Sangers

No se puede separar el trabajo de tu vida personal. Si intentes buscar el equilibrio entre estos dos partes de tu vida, seguramente has simplificado demasiado el problema. Hay que equilibrar todas tus áreas de responsabilidad.

el trabajo te da de comer, pero debería ser en primer lugar una fuente de valor personal y profesional. Seguramente hay tareas con las que disfrutas mucho (si no es así, yo iría pensando en dejarlo) y otras que no te matan de felicidad. Pero también en tu vida personal hay tareas cotidianas que debes hacer aunque no te gusten demasiado.

∞ Lea el artículo en El Canasto

✓ 6 aspectos que te roban tiempo y cómo eliminarlos

Por: Juan Esteban Bravo Álvarez

1. 
   

   Revisar 5 portales de noticias en internet diariamente
   
   Acéptalo, los 5 portales contienen la misma información y las mismas noticias, pero navegar entre diferentes páginas te hace sentir menos culpable por perder el tiempo. Un agravante es que generalmente lo hacemos en las horas más productivas de la mañana.

   
   


2. 
   

   La televisión
   
   Algunas personas dicen “no tengo tiempo”, pero no están incluyendo en esos cálculos todas las horas semanales que desperdician al frente de la TV. Este tiempo parece intocable, y los días que antes eran de 24 horas ahora se reducen a 20 o 19 de cuenta de todas las horas que nos absorbe esta actividad.

   
   

   Haz una lista de los programas de televisión que ves en la semana y trata de eliminar el que menos te guste o te aporte. Con esa media hora diaria de tiempo adicional para dedicárselo a lo importante, te aseguro que disminuirás bastante la frase “no tengo tiempo”.

   
   


3. 
   

   El celular
   
   La necesidad de estar revisando constantemente las notificaciones y los corres electrónicos en el celular, denota en cierta medida la necesidad de estar ocupado, así no sea en algo importante. ¿Para qué? para evitar pensar en lo que sí es importante pero, como implica incomodidad y esfuerzo, nos da pereza hacerlo. Nuevamente, los cálculos para decir que carecemos de tiempo los hacemos sin incluir ese tiempo que pasamos diariamente revisando el celular, incluyendo las 30 o 40 veces en el día en las que revisamos los correos de la oficina y las notificaciones en las redes sociales.

   
   


4. 
   

   La bandeja de entrada
   
   Cuando no tenemos el celular disponible, utilizamos la bandeja de entrada de la oficina como una distracción (consciente o inconscientemente) para aplazar lo importante. No tiene ningún sentido revisar el correo cada 5 minutos. Evacuar cada correo en el momento en que llega es una de las prácticas más ineficientes que hay, y consume gran parte del tiempo que deberías estar aprovechando en lo verdaderamente importante.

   
   


5. 
   

   La improvisación
   
   La falta de planeación nos hace perder tiempo. Ir improvisando durante el día y confiar en que nuestra memoria no nos fallará para acordarnos de las cosas importantes es una decisión que nos hace perder tiempo. El no tener claro qué es lo importante y qué no, o en qué momento se debe hacer cada actividad, hace que se aumente la probabilidad de dejar todas esas actividades empezadas y nunca terminarlas. Planear la semana y construir nuestros días alrededor de las actividades improtnes que tenemos que hacer, nos ayuda a enfocarnos y a aumentar exponencialmente nuestra productividad y nuestros resultados. Esta es una técnica poderosa para ahorrar y optimizar tiempo.

   
   


6. 
   

   Los tiempos muertos
   
   Hay momentos en que no podemos controlar el tiempo que gastamos en ciertas actividades. Por ejemplo, el tiempo que dedicamos diariamente a transportarnos a nuestras casas u oficinas.Sin embargo, existe una forma para sacar provecho de este tiempo.

   
   

No siempre hay que hacer grandes cambios para obtener resultados. En la cotidianidad es posible hacer mejoras que, a medida que va pasando el tiempo, repercutirán positivamente en varios aspectos. En este caso, tener presente estos 6 aspectos ayudará a que los cálculos de nuestros días vuelvan a ser de 24 horas, y que, en el largo plazo, sean cada vez menos las veces que salga de nuestra boca la frase “no tengo tiempo”.

Juan Esteban Bravo Álvarez

Obsesionado con ayudarle a entender a la gente que simple es mejor y que la simplicidad está subvalorada.

Convencido de que el recurso más importante no es el dinero, es el tiempo. Con más tiempo se puede hacer más dinero, con más dinero no se puede hacer más tiempo.

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@nuevageneraxion

∞ La trampa de los minicompromisos

Por: Jeroen Sangers

Gran artículo de Berto Pena explicando la importancia de decir No incluso a los compromisos pequeños:

Si yo te doy un piedra de diez kilos y te digo que la pongas en la mochila que llevas a la espalda, es muy posible que me digas “no puedo cargar con más peso, ya llevo demasiado”. Pero si pongo una piedrecita de unos pocos gramos seguramente no te importe. Y como es poco peso, mañana pongo otra, y otra, y otra más. Dentro de unos meses el dolor será indescriptible.

∞ Lea el artículo en El Canasto

∞ El efecto de las submetas a la motivación

Por: Jeroen Sangers

Una manera muy gráfico de explicar cómo funcionen las metas intermedios de mano de Rubén Alzola:

Sólo cuando se acerca la fecha de entrega, nuestra motivación es mayor que las tentaciones y, entonces, es cuando nos ponemos a trabajar en ella. En general todos funcionamos así. ¿Quién no se ha trasnochado para estudiar por un examen el último día? ¿Quién no se ha quedado en el despacho o sin dormir para preparar el informe de mañana?

∞ Lea el artículo en El Canasto

Estar no significa producir

Por: Jerónimo Sánchez

Esta semana leí un artículo en un conocido periódico español en el que el autor, además de contar con la intervención más que acertada de mi admirado y respetado Jeroen Sangers, hacía mención a un nuevo software para medir la productividad en las empresas.

Hace ya casi 2 años escribí sobre cómo se podría calcular la productividad personal, donde se generó una interesante discusión que te recomiendo leer. Un comentario reciente de una lectora a ese artículo, junto con la lectura de La ética del hacker y el espíritu de la era de la información, de Pekka Himanen, que he terminado estos días, me han vuelto a hacer pensar sobre el tema.

Por alguna extraña razón que no termino de comprender muy bien, las empresas siguen con la idea metida en la cabeza de que la productividad de las personas va ligada al número de horas que están en su lugar de trabajo. De ahí que tradicionalmente se hayan instalado, y se sigan instalando, relojes checadores en muchas oficinas.

¡Y ahora quieran rizar el rizo, gastándose dinero en desplegar sistemas de software para medir las horas que pasan sus empleados en cada aplicación que usan en el ordenador!

Me niego a pensar que los directores, subdirectores, gerentes y otras personas con responsabilidad sobre los designios empresariales, sean tan ignorantes como para no darse cuenta de que “estar” no significa “producir”. Hasta mi sobrina de 12 años se da cuenta de que pasar 8 horas en la oficina no significa que estás haciendo algo valioso durante ese tiempo; y que tener abierto en la pantalla del ordenador Word , o el ERP de turno, no significa que estás ayudando a la empresa a conseguir sus objetivos.

A pesar de que ellos mismos lo son, tengo la sensación de que muchos de nuestros directivos aún no comprendan muy bien el concepto de trabajador del conocimiento –y eso que Peter Drucker lo dejó muy claro hace ya más de 40 años–. O puede que la inercia de la ética protestante del trabajo que describe Himanen sea demasiado fuerte como para detenerla tan fácilmente.

El caso es que, hoy por hoy, millones de profesionales talentosos, con ganas de hacer mejor las cosas, siguen sufriendo los efectos de esta “ceguera” empresarial, y siguen siendo tratados como recursos, en lugar de como talento.

Señores, dejen de intentar medir la productividad de sus empleados con métodos caducos, inefectivos y que destruyen su creatividad. En su lugar, fijen objetivos claros y dejen que sus empleados se auto gestionen. Quién sabe, es posible que saberse merecedores de su confianza, y con la libertad para cambiar sistemas y procesos de trabajo ineficientes, terminen dándoles mucho más valor del que inicialmente se esperaban.

Eso, señores, sí es productividad.

✓ Cómo tener unas vacaciones productivas, parte 1

Por: Jeroen Sangers

Desde mi punto de vista, las vacaciones tienen todo que ver con la productividad personal.

Si mantienes una goma elástica estirada durante demasiado tiempo, esta goma pierde su elasticidad y finalmente se rompe. Con los humanos pasa algo similar, necesitamos pausas para recuperar nuestra elasticidad y creatividad. Necesitamos algunas micro-pausas durante el día laboral, necesitamos descansar cada noche, necesitamos desconectar al menos un día cada semana y necesitamos vacaciones para volver a cargar las pilas.

Curiosamente, las vacaciones también están vinculadas a los días más productivos del año.

Yo creo en la productividad holística, es decir que opino que no se puede separar la vida laboral de la vida personal. Cuando evalúo mis áreas de responsabilidad, habrá algunas areas profesionales y otros que son de carácter personal. En mis vacaciones, habitualmente pongo mis áreas profesionales en pausa y me enfoco más en mis responsabilidades personales: la relación con mi pareja, mi salud, el desarrollo personal, el ocio… Dedicar durante unas semanas toda mi atención a estas áreas de mi vida es un acto muy productivo.

¿Trabajar en las vacaciones?

Hay profesionales que también en sus vacaciones leen el email de trabajo. Yo soy uno de ellos, pero con moderación. Aunque el objetivo de unas buenas vacaciones es desconectar, personas que están muy implicadas con su trabajo notarán que pueden relajarse mejor si saben que en el trabajo todo va bien.

Yo trabajo como Freelance. Antes de salir de vacaciones procuro siempre dejar el negocio y las comunicaciones más importantes en manos de socios de confianza. No obstante, intento conectarme cada 2—3 días para verificar que todo va bien. Con una inversión de un cuarto de hora gano la posibilidad de desconectar mejor.

Obviamente, si no estás preocupado sobre cómo van las cosas en el trabajo, aún mejor, porque podrás desconectar completamente.

En el próximo artículo sobre las vacaciones productivas explicaré cómo podrás aplicar las técnicas de la productividad personal en la organización de las vacaciones.

∞ Reduce tu lista de tareas… ¡sin hacer nada!

Por: Jeroen Sangers

La lista de próximas acciones es para estas cosas que vas hacer lo antes posible. Si de antemano ya sabes que no harás la tarea en los próximos días, será mejor aparcarla en la lista ‘esta semana no’. Raúl Hernández nos explica cómo lo hace él:

…la lista de “siguientes acciones” sólo debería contener elementos que efectivamente vayamos a hacer, que estén claras, cristalinas, que sean acciones físicas perfectamente definidas, que sirvan a objetivos con los que estemos realmente comprometidos. En definitiva, elementos que no nos generen ni la más mínima duda cuando nos los encontremos. Es entonces cuando la lista de “siguientes acciones” se convierte en una herramienta realmente productiva que nos permite ir una por una, pim, pam, pim, pam, ejecutando lo que previamente hemos pensado.

∞ Lea el artículo en El Canasto

∞ Si vas a hacer multitarea, hazla bien

Por: Jeroen Sangers

Rosa Ortiz explica qué es la multitarea, cuales son las condiciones y en qué situaciones puede ser beneficioso o dañoso.

Si vas a intentar compaginar 2 tareas a la vez, vas a lograr mejores resultados si no son tareas similares. Hazlo con tareas que no requieran aprendizaje, ni mucha concentración o atención continua. Hazlo sólo con actividades rutinarias que simplemente necesiten ejecución y en las que no sea grave cometer errores. Si tus tareas son complejas y no te permiten asumir menores niveles de calidad, seguridad, innovación, precisión y uso de la memoria, enfócate en una sola actividad a la vez.

∞ Lea el artículo en El Canasto

GTD: Primero el hábito, luego las herramientas

Por: Jerónimo Sánchez

Hace tiempo, mucho tiempo, escribí un artículo que reflejaba el principio fundamental sobre el que construí todo lo que he conseguido hasta ahora productivamente hablando. Fue en 2009, y me refería a lo íntimamente relacionados que están los hábitos y la productividad. Porque no hay duda: si uno quiere mejorar su productividad, no importa que método utilice, primero debe realizar un cambio de hábitos.

Pues bien, en este sentido, llevo ya tiempo observando en foros, blogs y el mundillo productivo en general, un auge cada vez mayor de apps, herramientas y servicios enfocados a mejorar nuestra productividad personal. Y no he podido evitar acordarme de aquel artículo escrito en los albores de este blog.

Es posible que sea nuestra naturaleza humana, pero cada vez que enfrentamos un cambio o mejora personal, nuestra tendencia siempre es buscar la solución primero fuera de nosotros. Y sé de lo que hablo. Incluso después de escribir aquel artículo, aún pasé mucho tiempo probando distintos métodos de productividad personal, como seguro los más viejos de lugar recuerdan –y el archivo de este blog atestigua–, desde el Autofocus de Mark Forster, hasta el ZTD (Zend To Done) de Leo Babauta. Y por supuesto, “tuneé” GTD todo lo que me fue posible.

De toda aquella experimentación pude sacar dos importantes conclusiones: la primera, que el único método de productividad personal que verdaderamente funciona de manera holística es GTD, así tal cuál viene en la caja ;-); la segunda, y quizá más importante, que incluso con GTD, no era posible conseguir resultados positivos sin una profunda revisión de nuestros hábitos de trabajo, y un compromiso claro por querer hacer las cosas mejor. No entender esto fue lo que causó que me “cayera del carro” una y otra vez durante el primer par de años de práctica.

En paralelo a mi búsqueda del método de productividad perfecto, inicié la otra gran búsqueda que debe llevar a cabo todo freaky que se precie: la búsqueda de la herramienta de productividad perfecta. Créeme, he probado de todo –o casi–. Al principio utilicé herramientas para Windows. Pasé por uno de los PDAs más populares en su momento, el Palm Pilot –los más jóvenes ni sabrán qué es eso–. También utilicé el rudimentario sistemas de tareas de los BlackBerry, ahora casi extintos.

Después, durante varios años, trabajé en plataforma Mac, con herramientas especializadas como Things. He utilizado sistemas de baja tecnología, Moleskine y mi celebérrima libreta recopiladora ecológica incluidos. A ratos trabajé con las herramientas más cool, todo sincronizado en mi iPad y mi –ya jubilado– iPhone. Incluso durante una buena temporada utilicé herramientas online como el limitadísimo iCloud. Y como no, probé el que, a mi juicio y hoy por hoy, es la aplicación web más completa y fiel al método de David Allen, FacileThings, en permanente desarrollo (desde aquí un abrazo y mi más sincera felicitación a Francisco J. Sáez por este espectacular desarrollo). Y por si te lo estás preguntando, actualmente he vuelto a trabajar en la plataforma Windows, y desde hace un año tengo implementado mi sistema GTD con Outlook y OneNote.

Después de todo este recorrido, de nuevo llegué a una conclusión contundente: no importa la cantidad, diseño, plataforma o precio de las herramientas que usara, nada me iba a hacer más productivo si no cambiaba y desarrollaba ciertos hábitos de trabajo, y me comprometía en serio por hacer las cosas de una mejor manera.

Para ser sinceros, aprendí otra cosa más: que las herramientas deben ser lo más sencillas y fáciles de usar posible, especialmente cuando uno empieza. Y tiene su lógica. Si queremos desarrollar nuevos hábitos, tener que aprender a usar herramientas complejas se va a interponer en nuestro camino más temprano que tarde.

Pero esa no es la cuestión. La cuestión es que, antes de iniciar un viaje como el que nos propone David Allen, o para el caso, cualquier otro viaje que implique la obtención de resultados duraderos –bajar de peso sin rebotar, dejar de fumar para siempre, ahorrar de manera consistente… –, debemos estar plenamente comprometidos con un cambio de hábitos, estar convencidos de que los resultados merecerán la pena, y olvidarnos, al menos al principio, de los medios externos que vamos a utilizar para ello. Si no, el fracaso estará garantizado.

∞ GTD es el moderador de tu diálogo interior

Por: Jeroen Sangers

A veces tenemos miedo a decir no y por eso decimos sí son hacer nada, con la esperanza que la otra persona olvida lo que has prometido. David Sánchez explica cómo GTD ayuda a decir “No”:

el valor que aporta GTD es la “incomodidad” de tener que hacerte preguntas y de obligarte a que las respuestas sean sinceras y claras. Puedes engañarte a ti mismo, pero no puedes engañar a GTD. Puedes mentir al responderte a las preguntas que GTD te plantea, pero lo bueno de GTD es que, antes o después, te dará la alarma indicándote que, por donde dices que vas no es por donde quieres o debes ir.

∞ Lea el artículo en El Canasto