Acciones vs. deseos y recordatorios

Por: Berto Pena

En bastantes ocasiones anotamos cosas en nuestras listas y, aunque queremos hacerlas, pasan los días y se van quedando ahí. Son cosas que tienes (y quieres) hacer pero para las que, o no encuentras nunca el momento, o no terminas de decidirte a empezarlas. Y tus listas no se aligeran.



Uno de los motivos más comunes es que fallamos a la hora de definir y concretar lo próximo que vamos a hacer. Me pasa a mí (aunque cada vez menos) y me lo encuentro bastante en otras personas con las que hablo. Quieres hacer, quieres avanzar, pero te falta capacidad de concreción. Muchas cosas no se rematan y se quedan en el limbo.

Y al revés. Cuando planificas y organizas tu trabajo (y también tu vida personal y familiar) alrededor de acciones concretas, (corrijo) de acciones MUY concretas, lo ves todo antes, actúas antes, terminas antes, consigues antes, y además te cuesta menos.

En tu planificación personal, en tu plan diario y semanal, y en tu forma de trabajar, debes distinguir clárisimamente entre las cosas que tienes que hacer (deseos, recordatorios), y las acciones concretas, precisas y claras que has de tomar. Son dos cosas que, aunque relacionadas, son MUY distintas.

Cuando de tus deseos y recordatorios pasas a las acciones, aterrizas en el mundo real. Y esto entre otras cosas te permite:

• Pasar del «debería hacer» al «hay que a hacer esto».


• Pasar del «me gustaría empezar» al «lo primero que tengo que hacer es esto».


• Pasar del «ya lo miraré» al «si lo empiezo por aquí es fácil».


• Pasar del «a ver si encuentro un hueco» al «voy a hacer esto esta tarde».

Las cosas que no se concretan no se hacen. Y las cosas que no se hacen pesan más con el paso del tiempo.

Porque cuando no defines y concretas bien tus acciones y tareas…

• Nunca encontras el momento de hacer las cosas.


• No avanzas. Estás inmóvil o te ves bloqueado.


• Pasas varias veces por el mismo sitio (ese deseo, ese recordatorio).


• Te agobias porque las cosas no avanzan.


• Gastas más tiempo del necesario en hacer algo.


• Pospones las cosas porque no sabes empezar o no te animas a empezar.

Y al final, si sumas todas estas consecuencias, cada día cargas con más y más peso. Porque las cosas que no se hacen pesan más a medida que pasa el tiempo.

Definir y concretar acciones… ¿en qué consiste realmente esto? Yo lo suelo explicar con una serie de ejemplos que hablan por sí solos. En primer lugar verás las tareas indefinidas (un error en el que todos caemos bastante) y a continuación una acción mucho concreta y clara:

— Llevar el coche a revisión vs. Llamar por teléfono al taller para pedir hora.

— Revisar propuesta para el cliente vs. Comprobar la cifra final y los 3 puntos clave de nuestra colaboración.

— Buscar información en Internet sobre la competencia vs. Anotar 5 puntos que necesito aclarar con información online.

— Profundizar en el estudio de esta técnica vs. Hacer un listado con los 4 mejores blogs sobre esta técnica.

— Elaborar el nuevo modelo para el informe de ventas vs. Elegir el diseño y criterios del nuevo informe de ventas.

— Encontrar un servicio de hosting para mi blog vs. Escribir a mi amigo David y preguntarle cuál utiliza él.

— Empezar a preparar las vacaciones vs. Crear una nota en Evernote con cinco cosas a revisar antes de las vacaciones.

— Reorganizar el escritorio de mi ordenador vs. Dibujar un diagrama con la mejor estructura de carpetas para mi flujo de trabajo.

— Averiguar el estado de mi hipoteca vs. Escribir un email a mi gestor bancario.

— Reforzar la seguridad de mis contraseñas vs. Utilizar esta página web para generar 10 contraseñas súperseguras.

¿Y cómo conseguir esto? En primer lugar mejorando la forma en la que capturamos-anotamos tareas. Y en segundo lugar, planificando acciones más que deseos y recordatorios: asegurándome que lo que me propongo hacer mañana o la semana que viene son cosas bien definidas y concretas.

La inconcreción, la vaguedad, la imprecisión a la hora de definir el trabajo, es algo en lo que caemos con más frecuencia de lo que parece. Acostumbrarte a pensar en términos de acciones concretas en programar a tu mente en «modo avanzar».

✓ Priorizar para freelance zombi

Por: Jeroen Sangers

Una de los aspectos más difíciles de GTD es el tema de priorizar. Según David Allen — y yo estoy de acuerdo con el — no se puede fijar la prioridad, porque es algo que depende de muchos factores y que puede cambiar en cualquier momento del día.

David propone primero limitar el número de opciones disponibles, aplicando filtros de contexto, de tiempo disponible y de nivel de energía. El resultado de estos filtros es una lista breve, con unas 5-20 acciones que encajan perfectamente con los recursos disponibles en este momento. Luego viene la parte mágica: hay que utilizar tu intuición para elegir la acción prioritaria.

Si aplicas todos los aspectos de Getting Things Done, sabes que tu intuición mejora considerablemente si tienes perspectiva; es decir que conoces tu propósito, tienes tu visión a largo plazo bien definida, has establecido objetivos a corto plazo, tienes un mapa completo de tus áreas de responsabilidad y además una lista actualizada de tus proyectos.

Priorizar no es nada más que elegir la tarea que más beneficios da a largo plazo. Cuando mejor conoces tus planes para el futuro, serás capaz de identificar mejor cuales son las tareas que más te ayudan a lograr tus objetivos.

Modo zombi

No obstante, incluso cuando tienes mucha perspectiva habrá momentos en que tu intuición falla. En mi caso, esto pasa habitualmente cuando estoy bajo de energía, lo que yo llamo el modo zombi. Para ser capaz de ser al menos un poco productivo en estas situaciones, he creado una sencilla lista de control que comparto abajo.

Hay que tener en cuenta que he creado esta checklist para establecer las prioridades de un autónomo. En mi empresa unipersonal soy el responsable de todos los ámbitos de la empresa. Si trabajas por cuenta ajena, seguramente tienes diferentes áreas de responsabilidad y, por tanto, diferentes prioridades.

Prioridades de un freelance ‘zombi’

1. Cobrar


2. Facturar


3. Entregar servicios y productos a clientes existentes


4. Buscar y captar clientes nuevos para servicios y productos existentes


5. Desarrollar servicios y productos nuevos


6. Marketing y PR

A partir de punto 2 o 3 vas a necesitar tu creatividad, algo que no dispones en modo zombi. Es recomendable no hacer estas tareas y dejar de trabajar para descansar un poco.

¿Cómo estableces las prioridades cuando estás bajo de energía? Explícalo en los comentarios.

∞ La procrastinación como síntoma

Por: Jeroen Sangers

¿Por qué procrastinas? En este artículo Raúl Hernández González explica cómo puedes descubrir la raíz de tu resistencia al hacer una tarea. Una vez que conoces la causa, la solución queda clara.

la procrastinación no es un problema en sí mismo (aunque nos haga sufrir) sino la expresión de un problema más profundo que es lo que hay que atender.

Procrastinamos porque los compromisos y prioridades que nos marcamos no son reales. Puede ser que nuestra mente racional nos autoimponga hacer algo, o puede ser una imposición externa. En cualquier caso, el problema es que en el fondo de nuestra mente no estamos convencidos de que esa obligación, esa prioridad, lo sea en realidad. Así pues, siempre encontramos la forma de “escaquearnos”. Y además, para evitar quedar en evidencia, nosotros mismos nos encargamos de fabricar nuestras justificaciones (“es que no tengo tiempo”, “es que tenía mucho lío”) que enmascaran la realidad.

∞ Lea el artículo en El Canasto

✓ Combina tus tareas personales y profesionales con Taco

Por: Jeroen Sangers

Mi especialidad es enseñar el mejor sistema de productividad personal. Siempre recomiendo construir un sistema holístico que sirva para ambos tu trabajo y tu vida personal. La razón es sencilla: la mente no es capaz de separar estos dos ámbitos.

A veces, un sistema holístico para todo la vida puede ser un problema, por ejemplo, cuando tu empresa cuenta con una plataforma de colaboración, dónde se gestiona todas las tareas de todas las personas. ¿Qué debes hacer entonces: gestionar tus tareas personales con la herramienta de la empresa — visible para el jefe — o trabajar con dos sistemas separados?

Mi consejo general es que no debes compartir tu lista de tareas con otras personas, porque pierdes el control sobre el contenido y el nivel de detalle de la descripción de las tareas, lo que lleva a una pérdida de confianza en tu sistema. En la mayoría de los casos es mejor duplicar las tareas del sistema corporativo a tu sistema personal.

Trabajar con múltiples sistemas

Hace poco yo mismo me encontré con este problema. Trabajo como freelance y siempre he tenido suficiente con mi gestor de tareas personal para gestionar mis clientes y proyectos. No obstante, últimamente mi trabajo se está haciendo un poco más complejo, con algunos proyectos más grandes y una cartera más grande de clientes. El resultado es que para gestionar mi trabajo ya no depende sólo de mi gestor de tareas, sino además necesito una herramienta para gestionar mis proyectos grandes y un CRM.

OmniFocus todavía es el centro de mi productividad, pero también tengo tareas registradas en Basecamp y Podio.

Taco

Aquí es dónde entra una aplicación que he descubierto recientemente: Taco. Es una aplicación para reunir las tareas desde más de 35 plataformas diferentes: Gmail, Evernote, Github, Asana, Todoist, Remember The Milk, Things, Zendesk, Salesforce…

Gracias a Taco puedo tener una lista enorme con todas mis tareas de OmniFocus, Basecamp y Podio juntas. Obviamente, tener una lista tan grande no es práctico para trabajar. Aunque es posible trabajar desde esta lista, el objetivo de Taco es elegir las tareas que vas a hacer hoy y enfocarte en finalizar estas tareas elegidas. Cada mañana paso mis Tareas Más Importantes a la pantalla principal de Taco, para tener una visión enfocada de mis prioridades.

Mi valoración

Taco no es perfecto. Aunque ofrece filtros para limitar las tareas a importar para la mayoría de las plataformas, no he encontrado ninguna manera de limitar las tareas de OmniFocus a sólo las tareas disponibles.

Después de haber utilizado Taco durante un tiempo, sé que la versión no es suficiente para mi. Lo que realmente necesito no es una aplicación para gestionar mis Tareas Más Importantes — algo que puedo hacer fácilmente en una hoja de papel, sino una forma de trabajar con todas mis tareas. Para esto, hace falta una estructura diferente de presentar las tareas: en lugar de la barra lateral deberían ocupar la pantalla principal. Además es imprescindible poder agrupar las tareas por categoría, etiqueta, contexto y/o proyecto y aplicar más filtros para ver sólo las tareas que quiero ver en este momento.

¿Qué te parece la aplicación Taco? ¿Sería útil para tu flujo de trabajo? ¿Qué servicios utilizas para gestionar tus tareas? Explícalo en los comentarios.

∞ El efecto multiplicador de nuestros hábitos productivos

Por: Jeroen Sangers

Gran post de Montse Vila sobre los hábitos productivos y la perspectiva sistémica:

los hábitos son parte de nuestro sistema de comportamientos. Aunque no nos gusten, están conectados a muchas otras partes de nuestra vida. No es el hábito o la conducta concreta lo que tiene mucha fuerza, la resistencia proviene de todos los demás hábitos y experiencias a los que está vinculado.

∞ Lea el artículo en El Canasto

GTD: Gestionar las tareas periódicas correctamente

Por: Jerónimo Sánchez

Si tuviera que decir cuál es la duda más común que me he encontrado cuando las personas intentan poner en práctica el método de David Allen, el cómo gestionar las tareas periódicas sería sin duda un firme candidato. Para ser honestos, el libro de Allen no menciona expresamente cómo hacerlo, así que no podemos culpar a nadie por ello. Pero las consecuencias son claras: cada uno hace la implementación que mejor le parece, lo que a veces da como resultado flujos de trabajo poco efectivos, cuando no completamente en contra del espíritu de GTD.

Una de las soluciones más comunes es utilizar el calendario –confieso haber pecado–. En este post os comparto porqué creo que no es una buena idea, cuál es la única excepción en que podría hacerse, y cómo debemos gestionar las tareas periódicas sin romper las reglas de GTD.

Empecemos por aclarar cuál es la función del calendario: recordarnos los compromisos que tienen una fecha fija –y posiblemente una hora– para cumplirse. Nada más. Cualquier otro compromiso debe ir a una de las listas contextuales de próximas acciones.

Veamos un ejemplo real: muchos de nosotros tenemos la obligación de presentar la declaración de la renta antes del 30 de junio de cada año –al menos en España–, por lo que parece natural añadir al calendario un recordatorio periódico para esa fecha. El problema con este tipo de recordatorios, y asumiendo que somos diligentes haciendo la revisión semanal de nuestro sistema, es que puede que tomemos acción sólo una o dos semanas antes de que venza el plazo, cuando en realidad es una tarea que podríamos haber empezado desde mucho antes –en España, a partir del 1 de mayo–. La cosa se puede poner más fea si no hacemos revisiones semanales de manera consistente, generando estrés innecesario de último momento, o en casos extremos, incluso incumplir el compromiso.

La forma correcta de gestionar esta tarea sería añadir una próxima acción en la lista “algún día/quizás”, con fecha de vencimiento 30 de junio. Durante nuestras revisiones semanales tendremos ocasión de activar la tarea en cualquier momento, ya sea pasándola a la lista contextual correspondiente o a la lista de proyectos –si es que necesitamos llevar a cabo varias actividades para cumplir con nuestro compromiso–. Si el sistema gestor de tareas lo permite, incluso podemos asignar una fecha de inicio, en este caso 1 de mayo, de manera que sea aún más fácil saber cuándo podemos activarla.

El único caso en que estaría permitido utilizar el calendario para gestionar una tarea periódica es si dicha tarea sólo puede llevarse a cabo un día particular, y no tiene sentido hacerla cualquier otro día. Por ejemplo, felicitar a alguien por su cumpleaños.

Ya sé, alguno estará pensando: “pero esto es demasiado para las tareas rutinarias que debo hacer todos los días, o una vez a la semana”. Bueno, debo reconocer que es cierto. De hecho, yo no soy amigo de añadir este tipo de tareas de periodicidad corta a mi sistema GTD. En su lugar, prefiero integrarlas en rutinas que ya tengo bien establecidas. Como nos enseña la regla de los 2 minutos, debemos dar prioridad a la eficiencia, y no sobrecargar nuestro sistema GTD innecesariamente.

Así que ya sabes: deja de utilizar el calendario para recordar próximas acciones, aunque sean periódicas. El calendario está para recordar compromisos con fecha, no para recordar fechas límite.

∞ El Frankenstein de la productividad

Por: Jeroen Sangers

Aagusto Pinaud nos explica su visión de las herramientas usadas por los expertos de productividad personal:

al parecer la mayoría de estos expertos (así como yo mismo los denomino, aun cuando no me consideró uno) tenemos el equivalente a un Frankenstein para la productividad. No son sistemas puros, ni claros, ni hermosos. Son sistemas de los que han tomado partes de aquí, hábitos de allá, ideas de aquel otro lado y que, de algún modo lo han logrado convertir en algo que no solo les funciona bien, sino que es una de las cosas que los hacen increíblemente efectivos - aun cuando muchos de estos expertos no lo sientan así. No es ningún arte en particular de su propio Frankenstein, es la combinación de estos elementos, lo que crea este Frankenstein, lo que les ayuda a ser productivos.

La herramienta perfecta no existe. Cada uno busca los piezas para crear un sistema que se adapta mejor a su forma de trabajar. No tiene sentido copiar mi sistema, porque no te va funcionar. Lo que sí podrás hacer es revisar mi uso de herramientas como fuente de inspiración.

∞ Lea el artículo en El Canasto

Uniéndome a la Red de Consultoría Artesana (#REDCA)

Por: Jerónimo Sánchez

A partir de hoy me considero oficialmente parte de la Red de Consultoría Artesana (#REDCA), como atestigua el logo que aparece en la barra lateral. La razón es muy simple: comparto plenamente sus señas de identidad, prácticas y valores.

Por desgracia, la profesión de la consultoría, sea de la especialidad que sea, se ha visto muy desvirtuada durante los últimos años, una veces por arribistas y otras por grandes corporaciones que persiguen un beneficio puramente económico. A mi me ha tocado sufrirlo como cliente en varias ocasiones, y ahora como consultor lo vivo desde adentro. Por supuesto, existen muchas y honrosas excepciones, pero reconozco que hay mucho espacio para la mejora.

Estoy convencido que la Red de Consultoría Artesana nos ayudará a aglutinar lo mejor de esta profesión, dando ejemplo, generando confianza y, sobre todo, aportando valor adicional con nuestro trabajo.

Desde aquí y desde ya me pongo a disposición de mis colegas y clientes para cualquier cosa en que pueda ayudar.

Cómo hacer más en menos tiempo

Por: Jerónimo Sánchez

He repetido hasta la hartura que productividad no es el arte de hacer muchas cosas en menos tiempo. Y por supuesto, tampoco es un técnica macabra que usan las empresas para explotarnos como si estuviéramos en la Edad Media. Aun a riesgo de parecer cansino, vuelvo a insistir: productividad es hacer las cosas que importan. Y como corolario, productividad es dejar de hacer las cosas que no tienen valor para conseguir tus objetivos.

Ahora bien, ¿y qué pasa si de verdad lo que quieres –o necesitas–, es hacer más en menos tiempo? ¿Tendrá algo que decir al respecto la productividad personal en general, y GTD en particular?

Estamos acostumbrados a ver en las revistas, la TV e internet a esos “genios” que lanzan empresas exitosas como churros. O que son capaces de generar millones en semanas de 4 horas de trabajo. O que son padres, deportistas y profesionales de éxito sin apenas despeinarse. ¿Serán cuentos chinos?

Bueno, pues como dice mi buen amigo Efraín, te tengo una buena y una mala. La mala es que no es posible conseguirlo de la noche a la mañana, simplemente leyendo un libro y chasqueando los dedos; la buena es que hay 3 hábitos productivos que, aplicados de manera consistente a lo largo de las próximas semanas, multiplicarán significativamente la cantidad de cosas que podrás hacer en mucho menos tiempo que antes.

1. Enfócate. Es muy simple. Emplea una tarde en identificar lo que quieres conseguir a corto y medio plazo, determina los proyectos y acciones físicas que tienes que llevar a cabo para alcanzarlos y… ¡olvídate de todo lo demás! Cuando te levantes cada mañana, selecciona un par de acciones que vas a completar en primer lugar. No hagas concesiones. Antes siquiera de abrir el correo electrónico trata de liquidar una de ellas. Y la otra antes de la hora de comer. Hazlo durante 3 semanas seguidas y verás el resultado.

En épocas de duda y sobrecarga de actividades, enfocarme de esta manera es lo que siempre me ha salvado el pellejo. El enfoque tiene además el beneficio de identificar las cosas que no aportan valor a tu vida, ayudándote a dejarlas a un lado sin esfuerzo, y liberando recursos para las cosas que te importan de verdad.

2. Delega todo lo que puedas. Algunos expertos en productividad dicen que hay que delegar las cosas que otros pueden hacer mejor que uno mismo. Yo digo que, salvo que esa actividad sea crítica y tú puedas hacerla mejor, delegues todo lo que puedas. No importa que no esté hecho con la calidad de que tú eres capaz. Si no es algo importante, delégalo. Y si es importante, busca quien puede hacerlo con la calidad que necesitas.

3. Revisa y da seguimiento. Por último, no asumas que los demás están comprometidos con tus metas de las misma manera que tú. Es natural y no hay que sentirse mal. Por eso es necesario que des seguimiento a las cosas que delegas. Asegúrate de que todos los días dedicas al menos 15 minutos a revisar los asuntos delegados, enviando correos electrónicos, haciendo llamadas o haciendo visitas para interesarte por el avance. Tú te sentirás en control, y los demás sentirán cierta “presión” positiva para cumplir con lo acordado.

En este sentido es muy importante poner fechas de próxima revisión a todas las cosas que delegas. Cada asunto tendrá su propio ritmo de avance, y no todo requerirá de una revisión diaria. No querrás que tu presión positiva termine haciendo que tus colaboradores huyan de ti cada vez que te vean.

Artículo original escrito por Jerónimo Sánchez . Sígueme en Twitter.

Foto por cortesía de Joe Shlabotnik vía Flickr.

∞ Qué es la visión de vida, o cómo no puedes ser productivo sin tener las cosas claras

Por: Jeroen Sangers

Un post interesantísimo sobre el penúltimo nivel de perspectiva en GTD:

La visión de vida debe ser corta y lo más concisa posible, pero no debe dejar de lado nada que sea realmente importante para nuestras vidas. Una visión no es algo concreto, más bien es una definición general de lo que queremos conseguir en la vida. La visión de vida es algo que, en general, no debería cambiar, así que ahí reflejaremos los principios básicos que nos guían en la vida. No pondremos cualquier tipo de afirmación que sepamos que puede ir cambiando a lo largo de los años.

Por lo tanto, sabremos que la misión está bien definida siempre y cuando trate todas las cosas imprescindibles que tenemos o queremos tener en nuestra vida, sin ninguna que pueda cambiar de forma radical. De esta forma, en nuestra visión de vida tendremos escritos en pocas líneas todos nuestros principios fundamentales.

Hay algunos puntos en este conclusión de Jordi Sánchez que yo trato diferente. Primero, no veo la necesidad de mantener la descripción corta y precisa. Como dice Jordi, el futuro es imprevisible y por tanto no puedes esperar que vas a llegar exactamente al punto que has planificado. La función de este nivel es más motivacional. Cuando trabajo con mis clientes de consultoría, a veces les pido escribir una historia sobre un día regular en su vida aquí a quince años.

Tampoco es necesario que sea un texto escrito; a veces les pido recortar fotos de revistas que representan su visión. Justo en este nivel de perspectiva podrás utilizar toda tu creatividad.

∞ Lea el artículo en El Canasto

✓ Contextos en GTD y Trabajo por Lotes. El caso de un abogado

Por: Javier Arnal

En ocasiones constato que la utilización de los contextos tradicionales que propone GTD resulta insuficiente o no se adapta bien a todo el mundo. En este artículo os voy a contar la experiencia de un abogado que utiliza GTD.

Contextos en GTD

Los contextos en GTD son requisitos físicos para hacer una tarea, como puede ser una ubicación (casa, oficina, calle), una persona, una herramienta (internet, teléfono,..), a los que también se ha añadido el tiempo disponible y la energía necesaria.

Los contextos en GTD son criterios que nos facilitan decidir qué tarea estoy en condiciones de hacer de entre todas las tareas que tengo en mi lista de "próximas acciones".

Cuando utilizas un software de gestión de tareas, etiquetas las tareas con el contexto adecuado para su ejecución. Haciendo un filtrado por el contexto en el que te encuentras, el software te presenta las acciones que están marcadas con dicha etiqueta.

El caso de un abogado

El planteamiento que me gustaría explicar en este artículo es el caso de aquellos profesionales, como los abogados, que tienen identificados sus grupos de tareas clave y dedican unos bloques de tiempo a ellas cada semana. Es decir, agrupan tareas en base a un criterio para aprovechar los beneficios del trabajo por lotes. Por ejemplo, un abogado tiene los siguientes grupos de tareas o

Contextos Principales

• Facturación (Billing): son las tareas que cuando las hace conllevan facturar a su cliente. Como preparar y asistir a un juicio, redactar un contrato, asistir a una reunión con su cliente o resolver una consulta.


• Comercial: aquellas tareas relacionadas con captar negocio. Como preparar el contenido de una oferta económica, dar una charla en una jornada empresarial, hacer llamadas para concertar visitas comerciales, o desarrollar un acuerdo de colaboración comercial con un colega de otra provincia o de otra especialización distinta a la mía (mercantil, procesal, laboral, etc.)


• Estudio: son las tareas que implican ponerse al día, principalmente estudiar nueva legislación, interpretaciones, jurisprudencia, sentencias, asistencia a cursos, mejorar un idioma, ...todo ello implica sentarse a estudiar para estar al día o mejorar su especialización.


• Mejora: son actividades de otros proyectos que en su actividad implicarán mejoras como puede ser actualizar la página web o diseñar un nuevo servicio a ofrecer.

He trabajado con abogados que tienen objetivos y se organizan para conseguirlos y una manera de trabajarlo es generar un cuadro horario semanal que contenga de manera equilibrada los grupos de tareas antes mencionados. (De manera equilibrada significa que cada grupo de tareas tiene que tener las horas necesarias para que su negocio de abogado funcione y consiga los objetivos planteados. En lo que he visto, los abogados que funcionan facturan al menos 4 horas al día y están trabajando entre 10-11 horas/día).

A estos cuatro grupos de tareas los podemos considerar los cuatro contextos principales del abogado. Y las tareas que entran en estas cuatro categorías vendrán etiquetadas con su contexto principal.

Subcontextos

Cada trabajo o encargo que tiene un abogado, perfectamente encaja en lo que llamamos proyectos en GTD. Cuando se desglosa un proyecto en acciones o tareas, cada una de esas tareas se etiquetará con su contexto principal y, adicionalmente, se puede etiquetar con el nombre del proyecto y con otras etiquetas que pueden ser subcontextos, como puede ser #mail, #llamada, #oferta, etc.

Por ejemplo: Hacer una llamada a un cliente (Persianas López, S.L) para confirmar una reunión en la que se le presentará una propuesta de contrato que ha encargado, lo podemos etiquetar con los contextos #Facturación, #López, #Llamar

Por ejemplo: redactar el boceto para una oferta económica para Persianas López, S.L. sobre el asesoramiento al realizar un ERE, lo podemos etiquetar con los contextos #Comercial, #López, #Oferta.

Por supuesto, estos abogados también tienen que hacer otro tipo de tareas necesarias para la actividad: gestionar el e-mail, tareas administrativas como las relacionadas con pasar las horas a facturar a cada cliente, reuniones de seguimiento internas del despacho, etc. Este tipo de tareas tendrán su tiempo en el cuadro horario semanal y su contexto correspondiente #Administrativo, #mail, #seguimiento, ...

Concluyendo

Los abogados pueden actuar con eficacia utilizando GTD y los contextos que necesita su profesión. Con ello conseguirá encontrar de manera ágil la tarea adecuada al momento en que se encuentra, conseguirá mejores resultados, reducirá su estrés y aumentará su calidad de vida.

Si eres abogado, ya sabes, GTD te puede ayudar mucho.

Javier Arnal

Ayudo a las personas a que mejoren sus resultados profesionales. Para ello les aconsejo cómo enfocarse hacia aquellas actividades que les producen mayor beneficio económico y emocional, utilizando técnicas de productividad personal.

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Remo pero no avanzo, así que lo dejo

Por: Berto Pena

Son bastantes personas las que, después de intentar un cambio productivo, deciden dejarlo. «Lo probé pero esto no es para mí». «Demasiadas reglas, no valgo para esto». «Mi trabajo es muy complicado, no se adapta a lo que necesito» ¿Por qué “fracasamos” en nuestro intento de mejorar nuestra Productividad Personal?



Al principio de mi cambio productivo personal, cometí tantos errores, tuve tantas dudas, y di tantos rodeos, que más de una y cinco veces estuve tentado de decir «remo pero no avanzo, así que mejor lo dejo». Pero hubo una cosa que me mantuvo en ruta: la idea de volver a lo que tenía antes era terrorífica. Deseaba retomar las riendas de mi trabajo y de mi vida más que otra cosa.

Así que todo lo que te voy a contar ahora lo he vivido en primera persona y en primera línea.

¿Por qué fallamos? O mejor dicho, ¿qué es lo que falla? Ojalá hubiera una sola razón o incluso dos. Sería mucho más fácil de corregir. Pero la realidad es que no mejoramos productivamente por una serie de razones que además suelen encadenarse, actuando en conjunto. Estas son mis “favoritas”:

No tienes motivos de verdad

Mucha gente dice que quiere cambiar y mejorar. Pero lo dicen de boquilla. No hay motivos, ni objetivos, ni prioridades, ni metas, ni sueños detrás. Leen una cita o un tuit, un post o incluso el primer capítulo de un libro, y creen que esa es gasolina suficiente para recorrer todo el camino. O tienes Motivos de verdad, o al primer revés te darás por vencido.

No tienes paciencia

Cambiar hábitos que llevan contigo tantos años no es algo que se hace de la noche a la mañana. No es un «voy a tomarme un café a ver si me despejo». Esto no funciona así. Requiere tiempo, constancia y por el camino mucha paciencia. Paciencia con lo que vas a intentar (hábitos, métodos, cambios…); y paciencia contigo mismo (fallos, dudas, recaídas…). Si vas buscando una pastilla que te cure rápido, busca en otro sitio.

Intentas muchas cosas a la vez

Esto es muy típico. Lees en algún sitio (tal vez en este blog) un montón de ideas y crees que intentando muchas, tal vez sonará la flauta y funcionará alguna. Consecuencia: te desorientas, te agobias, no funciona ninguna, y terminas por dejarlo. Cualquier cambio productivo implica siempre intentar muy pocas cosas o, mucho mejor, una sola a la vez. Primero una, luego otra, luego otra…. Hay tiempo de sobra para cambiar, pero es importante no atragantarse.

No tienes un plan o un método

No se puede cambiar a lo loco, sin saber qué vas a hacer, cuándo o cómo hacerlo. Sin seguir un plan o un método, o un sencillo calendario de cambios es complicadísimo que esas mejoras lleguen a cuajar. Como si de un ejercicio físico se tratase, necesitas un programa para empezar a ponerte en forma. Probar cosas sin ton ni son, o sólo cuando la necesidad obliga (por ejemplo los lunes, o cuando hay muchas tareas), no es una fórmula para alcanzar un éxito duradero.

Estás más preocupado por los demás

«Yo sí quiero ser productivo pero son los demás los que no me dejan». Hay MUCHAS cosas que puedes hacer (poner en marcha, consolidar, hacer crecer) aunque tu jefe y compañeros te hagan la vida imposible, productivamente hablando. Pero muchas veces es más cómodo refugiarte en ellos para justificar fallos personales. Céntrate mejor en los cambios que puedes poner en marcha tú, que controlas tú, que puedes corregir y modelar tú. El cambio personal siempre empieza por ti.

No estás dispuesto a esforzarte

A lo largo de los últimos 6 seis años, son muchísimas las personas que han ido a alguno de mis cursos, se han apuntado a mi curso online o han comprado alguna de mis publicaciones. Y creen que eso ya es suficiente. «Ya estoy en tu curso». ¿Y? ¿Quieres una medalla o que te de un abrazo? Ahora toca EMPEZAR: seguir un plan, trabajar, esforzarte, ser constante, tener una disciplina, hacer cosas que antes no hacías… Cuando no hay motivos, no hay esfuerzo. Y sin esfuerzo no hay resultados. En esto no hay nada gratis.

Buscas respuestas en la Tecnología

Son muchos los que, para solucionar sus problemas de hábitos, instalan cinco aplicaciones, compran tres licencias, o incluso adquieren el tablet último modelo. No hombre no. La Tecnología por sí sola no mejora tus problemas productivos. De hecho, sin hábitos, los va a agravar; va a ser como echar gasolina al fuego. Primero los hábitos, luego esa aplicación chula que has visto por Internet.

No repites lo suficiente

Los hábitos no se ponen en marcha. Tampoco se prueban o se experimentan. Los hábitos (de ahí la palabra) tienen que cuajar, arraigar, quedarse contigo. Uno no puede introducir un cambio, repetirlo un par de veces y decir «ya está, ya me lo sé, dame el siguiente». Hay que repetir, repetir, repetir, repetir y repetir hasta la saciedad (de ahí la enorme paciencia de la que hablaba antes). Que un hábito eche raíces implica repetirlo días, semanas… y tal vez meses. Si tienes motivos, si tienes un método, si tienes paciencia, vas a ver que no es tan difícil.

Bufff, ¿qué agobio no???? Después de leer todo esto la pregunta que me sale a mí es: «¿De verdad merece la pena tanto esfuerzo? ¿No será mejor invertir todas esas energías en trabajar como un burro o echar más horas?» Para las personas que buscamos el Trabajo Inteligente, la respuesta es No.

Las personas que consiguen ese cambio o revolución productiva no son miembros de una súper élite, ni tampoco tienen un gen especial. Son personas como tú y como yo que pusieron esfuerzo, disciplina y sacrificio (ojo, no tanto eh, que esto no es un drama). Al final, como todo, es un tema de elecciones personales. Ser bueno cuesta. Y me alegro que sea así.

∞ La productividad se vuelve negativa a partir de un umbral

Por: Jeroen Sangers

Quiero que este concepto queda muy claro:

Existen numerosos estudios tanto de productividad pura y dura como psicológicos que evidencian la realidad que se resume en este principio, conocido como Ley de la Productividad de Illich.

Tras un cierto tiempo, la productividad del tiempo invertido decrece primero y se hace negativa después.

La Productividad Personal se distingue en un aspecto importante de la productividad personal: no existe la relación directo entre la productividad y el número de horas activas. El cerebro humano sólo es capaz de concentrase durante seis horas al día. Podemos añadir dos horas para trabajo que no require toda nuestra atención, pero queda claro que no tiene sentido trabajar muchas horas más.

∞ Lea el artículo en El Canasto

∞ Porqué lo llamas urgente cuando quieres decir compromiso

Por: Jeroen Sangers

Un pedazo de artículo de la mano de David Sánchez:

La prioridad es un concepto claramente subjetivo, de manera que lo que puede ser urgente para unos no lo sea para otros y, en consecuencia, se genera una disonancia entre las diferentes partes que intervienen en el proceso de relación productiva que sólo puede solucionarse con el establecimiento de una “ejecución mandatoria”, impuesta desde los niveles superiores de la jerarquía organizacional con la frustración que ello genera para las diferentes partes.

Muchos de mis clientes me piden enseñarles cómo tratar con las urgencias. Yo prefiero enseñarles cómo evitarlas.

∞ Lea el artículo en El Canasto

✓ Productividad versus Estrés (I). La historia de Hulk.

∞ Qué hacer con tareas que se nos atragantan

Por: Jeroen Sangers

La descripción que utilizas al apuntar una tarea es muy importante. ¿Realmente es está la acción que hay que hacer? Hablando de esto, ¿tu tarea realmente es una acción, o quizás es un proyecto?

Con la descripción de las tareas, el tamaño importa:

¿Que tu trabajo es de más nivel y consiste en cosas mucho más elevadas? Cada vez que algo se te atragante, prueba a trocearlo en acciones más pequeñas y cuéntanos qué pasa.

∞ Lea el artículo en El Canasto

✓ Enfoque y Concentración

Por: Josep Maria Martinez

¿Qué es el enfoque?

El enfoque consiste en estar presente, y ser consciente de lo que se está haciendo. Ser conscientes de la actividad, o tarea que estamos desarrollando en ese preciso instante, sin distracciones o pensamientos dispersos que interfieran en su realización.

El enfoque y concentración, son la capacidad que tenemos para prestar atención, y por consiguiente, para que nuestra actividad, trabajo o estudio, sean de calidad.

Si nos desenfocamos durante la realización de una tarea o actividad, si nos desconcentramos, es más que probable, que cometamos algún error, y lo que es peor, se estima que la mente humana necesita entorno a 10 minutos para volver a conseguir el estado de concentración anterior. ¿Lo imaginas? ¿imaginas que por dos interrupciones de 5 minutos, necesites 20 minutos para recobrar tu enfoque y concentración?

Por desgracia, no siempre podemos conseguir un estado de enfoque y concentración suficientes, nuestro entorno es agresivo, bullicioso, con múltiples distracciones, ocasionadas por otros o por nosotros mismos. Un entorno hostil, con interrupciones acústicas, nos dificultará mucho conseguir el enfoque y concentración deseados.

Algunos ejemplos de distracciones más comunes son:

Nuestra propia mente

Nuestra propia mente es un foco de distracciones, durante la realización de una tarea o actividad, nuestra mente está pensando en otra cosa, o incluso hace que tengamos diálogos internos con nosotros mismos, con lo cual, físicamente estamos desarrollando una actividad o tarea, pero mentalmente estamos pensando en otra cosa, incluso podemos estar discutiendo internamente con nosotros mismos, que haremos el fin de semana, o en las próximas vacaciones.

El resultado será una tarea o actividad desarrolladas de forma mediocre, porque no hemos puesto todo nuestro enfoque y concentración sobre lo que estábamos haciendo.

Este es a mi entender, uno de los peores motivos de perdida de atención, ya que de nosotros depende no perder la atención, en este caso no interviene ninguna interrupción "externa", somos nosotros mismos y nuestra mente quienes generamos la interrupción.

Compañeros | Clientes | Proveedores | Jefe

Otra fuente de distracciones, son nuestros propios compañeros de trabajo, jefes, clientes, proveedores...

Es frecuente encontrarnos trabajando concentrados en alguna tarea, y recibir una interrupción por parte de un compañero que se acerca a nuestra mesa para preguntar cualquier asunto para el cual necesite nuestra ayuda. Bien sea un tema importante, o una tontería, el resultado será el mismo, la perdida de nuestra atención con la tarea que estábamos desarrollando.

También es habitual recibir una llamada de un cliente o de un proveedor durante el transcurso de una tarea, por el simple hecho de no haber tomado las medidas necesarias para evitarlo.

Y la más habitual de todas, es estar concentrados en nuestra tarea, y recibir la típica llamada o visita de nuestro jefe,...

• Hola, ¿tienes un minuto?


• Necesito comentar contigo unos asuntos

En el caso de recibir una llamada de clientes o proveedores, podríamos haber puesto el teléfono en modo "no molestar" y si el terminal no dispone de este modo, simplemente descolgarlo (teléfono de oficina)

En el caso de que nos requiera nuestro jefe,.... lo más normal seria decirle si puede esperar unos minutos a que terminemos la tarea que estamos realizando. Si es comprensivo lo entenderá y esperará a que terminemos nuestra tarea.

En caso contrario, no nos quedará más remedio que acudir a su llamada, e intentar terminar la tarea después de la reunión con el, si conseguimos recobrar el enfoque y la concentración.

Hijos | Pareja

Para aquellas personas que trabajan desde casa, es habitual tener que lidiar con el enfoque y la concentración, teniendo niños corriendo alrededor, o a nuestra pareja hablándonos cada dos por tres, o mandándonos encargos.

Es muy importante hacer saber a las personas de nuestro entorno, que durante nuestra jornada de trabajo en casa, no podemos ser interrumpidos a menos de que se trate de una urgencia, si disponemos de un despacho, o habitación de trabajo, debemos hacer saber al resto de habitantes de la casa, de que ese es nuestro espacio, y que durante nuestras sesiones de trabajo, no podemos atender a sus peticiones. Es como si no estuviésemos en la casa.

Teléfono Fijo | Móvil

Una gran fuente de distracciones, también son los teléfonos, ya sean fijos o móviles.

Una llamada, un SMS, un Whatsapp, una notificación de Facebook.... la cuestión es que durante el desarrollo de nuestras tareas o actividades, recibimos interrupciones de nuestro dispositivo o del terminal fijo que tenemos en nuestra mesa de trabajo, lo cual nos hace perder el enfoque y la concentración.

Cómo he dicho anteriormente, si el terminal fijo de nuestra mesa de trabajo, tiene modo "no molestar" será buena idea activar este modo, durante la realización de nuestra tarea. Si el terminal no dispone de este modo, otra buena idea es dejarlo descolgado para evitar que entre ninguna llamada.

Con el teléfono móvil, lo tenemos mejor. Podemos poner el móvil en modo "vuelo" con lo cual desconectamos todas las comunicaciones, también podemos apagar por completo el terminal, o bien ponerlo en silencio SIN vibración y boca abajo, para que la pantalla no nos distraiga si entra cualquier mensaje o llamada.

Notificadores | Alarmas | Calendarios

Imagina este escenario:

Te encuentras trabajando en una tarea muy importante, llevas trabajando en ella más de una hora, y has obtenido un nivel de enfoque y concentración muy elevados, disfrutas haciendo la tarea, tus ideas fluyen como el agua de un riachuelo.

Esta sensación, en productividad, se denomina, "Estado de Flujo" o también "Estar en la zona".

De pronto....

• Tu sistema operativo te avisa con una notificación, indicando que se ha actualizado el antivirus.


• Tu aplicación de correo electrónico, te avisa con una notificación de que te han llegado nuevos mensajes.


• Tu teléfono móvil, comienza a sonar con notificaciones de Whatsapp o Facebook.


• Tu aplicación de tareas, muestra una alarma para recordarte que debes realizar otra tarea.


• Tu aplicación de calendario, muestra un aviso para recordarte que esta noche debes asistir a una cena con un cliente.

¿Que ha sucedido? ¿Dónde está el enfoque y concentración que tenias para realizar la tarea que estabas haciendo?

De repente, has pasado de estar en un estado máximo de concentración y atención, a estar disperso, desenfocado, necesitas detener el avance de la tarea y tomar unos minutos para volver a concentrarte. Pero... es demasiado tarde, vuelves a ponerte con la tarea, pero no consigues volver a encontrar el estado de "flujo", ya no estas en la "zona".

No se si alguna vez te ha pasado lo que he descrito anteriormente, pero a mi si que me ha pasado, muchas veces, y la sensación que se me ha quedado, ha sido de frustración, seguido de mal humor, por no poder seguir avanzando en la tarea como antes.

Las alarmas y notificadores, son necesarios en algunas ocasiones, no podemos confiar todos los recordatorios a nuestra mente, la mente no ha nacido para recordar las cosas. Si que es bueno poner recordatorios, sobre todo para eventos del calendario, a los cuales debemos acudir sin falta, lo importante es no abusar de las alarmas y notificadores, si constantemente somos interrumpidos por ellos, nuestro enfoque y concentración, así como nuestro flujo de trabajo, se verán afectados considerablemente. Por lo tanto,... Eventos de calendario: con moderación, notificadores de Facebook, Twitter, Whatsapp... mejor silenciados durante nuestra jornada de trabajo.

Cómo ves, hay muchísimos factores que pueden afectar a que perdamos el enfoque y la concentración. Algunos ocasionados por nosotros mismos, y otros ocasionados por factores externos. En cualquier caso, el resultado será el mismo. Perdida de concentración y atención.

Personalmente, pienso que en las escuelas, desde pequeñitos nos deberían de enseñar a mantener el enfoque y concentración, bueno,... realmente pienso que en las escuelas, también nos deberían de enseñar a ser productivos, porque los alumnos de hoy, son los trabajadores del mañana, pero ese es otro tema. El caso es que también creo que mucho fracaso escolar, viene dado por perdida de enfoque y concentración por parte de los alumnos, a la hora de atender en clase y en sus estudios en general, bien sea por interrupciones de compañeros, o de uno mismo con pensamientos diversos que no tienen nada que ver con lo que se está haciendo en ese instante. Estoy seguro de que si en las escuelas se potenciase el enfoque y la concentración, la tasa de fracaso escolar se reduciría considerablemente.

¿Como podemos potenciar el enfoque y la concentración?

La verdad es que podemos utilizar varios recursos para potenciar el enfoque y la concentración. Recursos que nos ayudarán a mantenernos concentrados y enfocados. Estos son solo algunos de los ejemplos de recursos que me funcionan a mi, si tu tienes otros recursos o trucos que te funcionan para mantener el enfoque y la concentración, puedes compartirlos con nosotros en los comentarios :-)

Planifica tu trabajo el día anterior

Comenzar el día con una hoja de ruta de lo que tenemos que hacer, nos ayudará a mantener el enfoque y la concentración, evitando saltar de flor en flor, o lo que seria lo mismo, de tarea en tarea.

Una buena planificación, nos ayudará a comenzar el día predispuestos a hacer y completar, y por lo tanto, a estar concentrados y enfocados en nuestras tareas planificadas.

Si durante el día, surge alguna interrupción, imprevisto o tarea no planificada, una vez realizada, podremos volver a nuestra planificación y tendremos mayor facilidad para enfocarnos y concentrarnos.

Darle un sentido a la tarea o actividad que vas a realizar

Mentalmente piensa en la primera tarea que vas a hacer. Visualiza su primer paso, dale un sentido a la tarea, no hagas las cosas porque si, por que es tu trabajo y te pagan por ello, encuentra un sentido positivo y motivador para realizar esa tarea, por pequeño que sea. Dar servicio a un cliente que te cae bien, ayudar a un compañero, superarte a ti mismo... lo que sea, pero que te motive a hacer la tarea, a prestarle atención, a esforzarte y a hacerla con calidad.

Evita la multitarea

Wikipedia define Multitarea como: La multitarea es la característica de los sistemas operativos modernos de permitir que varios procesos se ejecuten --al parecer-- al mismo tiempo compartiendo uno o más procesadores.

En el ámbito humano, nuestro cerebro es el procesador, y a diferencia del cerebro de las computadoras, nuestro cerebro es bueno haciendo una sola cosa a la vez. No tenemos dos cerebros, por lo que es mejor no sobrecargar el único que tenemos, con varias tareas a la vez. El resultado seria, tareas a medias y mal hechas.

Apagar los notificadores, teléfonos y alarmas

Ya lo hemos visto anteriormente, notificadores, teléfonos, alarmas, avisos, etc... son distracciones en potencia. Prevenirnos y desactivarlos anticipadamente, nos hará ganar en productividad, concentración y atención. En el caso de los eventos del calendario, es buena idea hacer una pequeña revisión previa, para saber los eventos, citas o reuniones que tenemos durante el día, y así estar más atentos a su vencimiento, sin depender tanto de los notificadores visuales o sonoros.

Pide al entorno que te rodea, que sea respetuoso con tu concentración y atención

Trabajo en una oficina diáfana, sin despachos cerrados, separadores o cubículos. Para colmo, la oficina en la que trabajo, tiene una gran cristalera que da a pié de calle, y se ve pasar a toda la gente y a los vehículos. Además está cerca de una escuela, por lo que en horario de entrada y salida escolar, la afluencia de gente en la calle, todavía es mayor. También está al lado de una oficina de empleo, cosa que hace que la zona sea bastante transitada durante todo el día.

Personalmente, no puedo interferir en la gente de la calle ni en los vehículos que pasan, para evitar distracciones, pero si que puedo hacerlo con otros elementos internos.

Muchas veces, bajo las cortinas durante la primera hora y media de la mañana, para concentrarme y enfocarme nada más llegar a la oficina, y de esta forma no tener distracciones externas, y poder aprovechar bien la energía y concentración de las primeras horas.

Cómo medida disuasoria, utilizo auriculares, para lanzar un mensaje visual a mis compañeros, que diga: "no molestar" estoy en modo "concentración".

Le digo a mis compañeros de oficina, que no me molesten durante un rato, puesto que debo concentrarme para realizar una o dos tareas importantes.

En la oficina, utilizo dos monitores regulables en altura, los tengo ajustados a la altura máxima, de esta forma, cuando las cortinas están levantadas, son los propios monitores los que me impiden ver la calle a no ser que yo levante la cabeza por encima de ellos.

Elige bloques de 3 tareas

Si ves que te cuesta mantener el foco y la concentración, debido al alto número de tareas pendientes, reduce tu lista de tareas, creando una lista alternativa. Yo la llamo: "Lista de desbloqueo", todo y que la idea es original de Berto Pena (La lista B).

La lista de desbloqueo consiste en la creación de una lista de tareas alternativa, en la cual solo vas a poner 3 tareas, y te vas a concentrar única y exclusivamente en esas 3 tareas, lo demás no existe, da igual que todavía tengas otras 20 tareas por realizar. Ahora lo importante son esas 3 y nos vamos a centrar en ellas. Una vez completadas, cogemos otras 3 tareas de la lista principal, y las movemos a la lista de desbloqueo, y así sucesivamente, de esta forma, poco a poco conseguiremos el enfoque y concentración necesarios, a la par que avanzaremos con nuestras tareas.

Descansa

Parece Obvio ¿verdad?, si estamos cansados no podremos mantener el enfoque y concentración necesarios. Si la noche anterior no descansamos lo suficiente, por la mañana, iniciaremos el día desenfocados, desorientados, con somnolencia... Es importante un buen descanso.

Algo tan sencillo, en ocasiones es difícil de conseguir, puesto que cuando nos faltan horas del día, tendemos a robárselas a la noche.

Este es un planteamiento equivocado, porque no le estamos robando horas al día que ha pasado, si no que se las estamos robando al descanso del día que está por venir. La consecuencia, será que por la mañana, no tendremos el 100% de energía, enfoque y concentración, como tendríamos si hubiésemos descansado debidamente.

Define bloques de tiempo

Da igual que utilices la técnica Pomodoro, con sus Pomodoros predefinidos de 25 minutos, como que definas un tiempo mayor o menor en tu herramienta de cronometro. Lo importante cuando se está desenfocado, es trabajar por bloques de tiempo.

Define un tiempo X según tu nivel de energía y concentración, en una herramienta de temporizador. Dale al Start y ponte a trabajar en tu tarea, por el periodo de tiempo que hayas definido. Cuando el temporizador se detenga, haz una pausa, en función de tus niveles de energía y concentración. Si tienes la suerte de haber encontrado el estado de flujo durante la realización de la tarea, sigue trabajando en ella y no te detengas, por mucho que el temporizador se haya detenido. El temporizador, tan solo es una herramienta para ayudarte a enfocarte, si has tenido la suerte de encontrar el enfoque y la concentración, si estás en estado de Flujo, o estás en la "zona", aprovecha el tirón y no pares.

Quizá, tengas problemas para mantener el enfoque y concentración en periodos de tiempo largos, pero te sea más fácil hacerlo en periodos de tiempo cortos. Detectar e identificar que periodos de tiempo se adaptan mejor a ti, y a tu flujo productivo, aprovecharlos para mantener el enfoque y concentración, y tener la capacidad de análisis suficiente para adaptar estos bloques a tu estado de concentración, es el equivalente a preocuparse por tu productividad y por tus resultados.

Utiliza aislantes

Otro recurso que utilizo habitualmente para mantener el enfoque y la concentración, es la utilización de "aislantes" externos. Como he mencionado antes, habitualmente, utilizo auriculares para aislarme del entorno, pero también para escuchar música. Incluso en ocasiones los tengo puestos, sin escuchar nada, simplemente para disuadir.

Cuando escuches música, sigue estos pequeños consejos:

Cuidado! no sirve cualquier música, si te pones a escuchar tu grupo pop o rock preferido, probablemente no ayude a mantener el enfoque y concentración. Tampoco sirve que la música contenga letra cantada, puesto que te puede distraer y no contribuye a mantener el enfoque y la concentración. La música con letra, déjala, para cuando estés haciendo tareas menores, que no requieran de mucha concentración.

Cuando hagas tareas que requieran atención y concentración, lo mejor es música instrumental, sin letra y con ritmo bajo, nada de música dance, rock, disco,....

Mis recursos en este aspecto son tres

• El servicio Web: http://ift.tt/117eHhT


• El servicio Web: http://www.calm.com


• Mi Play List en Youtube con sonidos de relajación y meditación:http://ift.tt/1z4uNNG

En próximos artículos, seguiremos hablando sobre el Enfoque y la concentración.

Puedes contarnos tus trucos para mantener el enfoque y concentración, en los comentarios.

Creditos imágenes: http://unsplash.com | Bajo licencia cc0 | Textos: Productividadygtd.com

Josep Maria Martinez

Asesor comercial TIC, desde hace 9 años, un día decidí que mi productividad debía cambiar.

No gestionaba bien los proyectos, las fechas limite, trabajaba sin rumbo ni orden.

A mediados de 2010, descubrí El Canasto por casualidad, pero en un primer momento, no le di la importancia que merecía, porqué no entendía para que era esto del GTD y de la productividad.

Cuando un tiempo después, decidí que debía mejorar mi productividad y comencé a buscar información, volví a caer en El Canasto.

Eso fue a finales de 2011, esta vez, le di mucha importancia a su autor y a sus contenidos, leí muchísimos posts, muchísimos comentarios de lectores y del propio Jeroen, comencé a tomar en serio la productividad, la organización personal y descubrí una de mis grandes pasiones… Getting Things Done.

Desde entonces, ya no he podido dejar de “aprender” a implementar GTD en mi vida, así como en esforzarme en ser productivo. Disfrutar de mi trabajo y de mi tiempo libre.