Dicen, los expertos de la productividad, entre sus primeras y más importantes consignas, que dejemos de pensar en gestión del tiempo. La gestión del tiempo es un modelo obsoleto. La gestión del tiempo está anclada en el pasado. ¡Viva el nuevo modelo! ¿Pero qué modelo es ese?
Aquí también es importante el integrar, que una gran parte de los trabajadores modernos ya no somos trabajadores físicos sino trabajadores del conocimiento. ¿Qué quiere decir eso? Pues que ya no vale con que vayas un par de horas al trabajo y sigas unas instrucciones predefinidas para que seas productivo, tú te tienes que trabajar la metodología cada día. Antes la gran masa se dedicaba a poner tornillos en una fábrica, limpiar boquerones antes de meterlos en una lata o cargar cajas del punto A al punto B. Esto no es que todavía exista sino que una gran parte de los trabajos tienen una componente mayoritaria de esto y otros lo conservan como una componente minoritaria.
Trabajo mecánico, trabajo del conocimiento
Es muy fácil verlo dando ejemplos. Hoy en día un operario en una fábrica repite sistemáticamente un par de consignas. Así su trabajo se puede medir indirectamente a través del número de horas que trabaja. Pongamos por caso que a Fabricio le lleva 4 minutos instalar la rueda de un camión. Le contratas 8 horas al día, divides entre los 4 minutos de cada rueda y tienes una estimación (ignorando complicaciones y otros procesos) de las ruedas que pone Fabricio.
Ahora piensa en Marcos, empleado de marketing. Su objetivo diario no es poner ruedas sino algo menos concreto, algo que puede ser definido por ejemplo como “aumentar las ventas”. Aumentar las ventas no se puede hacer todos los días igual. En el mismo momento en que una campaña tiene éxito o fracasa, Marcos vuelve a empezar de 0 y además con la complicación de que no debería crear nada, que parezca demasiado a lo anterior para no aburrir al cliente.
El mundo no es binario
Entre Fabricio y el Marcos hay cientos de profesiones. Por ejemplo, ¿dónde se sitúa un médico? Un médico es alguien que en una consulta puede trabajar de manera sistemática. Su primera tarea es identificar a base de preguntas y respuestas hasta determinar qué le sucede al paciente. No obstante, al final de cada día puede que haya encontrado uno o dos casos en los cuáles no haya sabido reconocer los síntomas ya que no corresponden a ninguna de las enfermedades que conoce. ¿Cuál es el tratamiento a recomendar? Imposible de decir, porque no se ha visto nada igual por el momento o puede ser tan raro que no figure entre los procesos típicos.
Las personas productivas: mis cuatro claves
Las personas productivas sin embargo no son las que usan al máximo su tiempo (únicamente). Un médico puede ser horrible si despacha al doble de los pacientes de un compañero pero no acierta en el tratamiento de ninguno. De hecho, si se equivoca en más de un cierto porcentaje debería ya poner en duda su metodología. Pero al mismo tiempo puede ser alguien que le pone a diario esfuerzo y ha estudiado un montón para estar a la altura. ¿Pero cuáles son exactamente entonces los factores claves para ser productivos a diario?
Ahora que te he presentado el modelo del trabajo del conocimiento y el físico espero que puedas a llevar a un mayor nivel de aplicación las cuatro características que te planteo. Para mí la lista a continuación no son 4 términos escogidos al azar sino una lista exacta. Los dos primeros definen la actitud necesaria para trabajar de manera productiva a corto plazo y los dos segundos son los que permiten hacerlo de manera rigurosa y sostenible en el tiempo. Por eso mismo, una persona productiva para mí es alguien:
- Eficaz – Una vez que un proceso está claro no se puede dudar. Si los pilotos de fórmula uno se pusiesen a pensar en cómo van a tomar una curva a cada vez, o no irían tan rápido o acabarían en el muro. Hay un tiempo de pensar, para la estrategia y el raciocinio y hay otro para ser simplemente eficaz. Esto requiere análisis, determinación y a veces hasta habilidad. En cuanto des el plan por terminado, no hay vuelta atrás.
- Consciente de su entorno (Perspectiva) – Todo objetivo o subtarea que te deleguen está siempre mal definida. Como primera limitación piensa, que la definición siempre es insuficiente. Por eso con frecuencia nos convertimos en “Fabricios” y nos limitamos a poner tornillos sin querer pensar más. Te vas a encontrar mil veces en situaciones en las que te dirán lo que hay que hacer y en 999 vale la pena preguntar “¿estás seguro de que es eso lo que quieres que haga?”. Entérate de qué rol juegas en un grupo, entérate de cómo se percibe lo que haces y el efecto que tiene quién lo recibe. La productividad no mide lo que haces sino el impacto de lo que haces y salvo en contadas ocasiones tu cliente no eres tú.
- Convergente – En cuanto lances tu carrera por la eficacia y por ser consciente de tu entorno lo que lloverán son ideas y preguntas a añadir a lo que ya debías hacer de base. Y sinceramente, tú ya tenías una actividad. Por eso hay que ser convergente y cortar las ramas antes de derivar demasiado. Debes pelearte por mejorar a diario pero hay muchas ideas que ignorar o que poner en segundo plano. Las ideas y alternativas no sólo deben ser nuevas y suponer una mejora, sino que además deben de ser rentables (en tiempo y esfuerzo haciéndote converger hacia tu objetivo original).
- Lógico - Resumiendo rápido, el que sabe es por que apoya sus decisiones en argumentos sólidos, la fe ciega conduce a la improductividad. Por eso, no uses GTD si no lo entiendes y haz que te justifiquen todo aquello con lo que debas trabajar. Mide, observa, cuestiona, pon en duda. Es la única manera. Para ser productivo necesitas constantemente proponerte mejoras y la única manera de avanzar rápido es haciendo observaciones claras y razonando en base a una metodología sin lagunas.
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De Iago Fraga en Técnicas de Organización
