∞ En busca de una vida más productiva

Por: Jeroen Sangers

Omar Carreño nos hable de las dificultades para encontrar el equilibrio en la vida. Nos da algunos consejos para fomentar tu creatividad, vivir haciendo aquello que te apasiona y logrando cambios sustanciales que puedan ayudar a los demás.

Tener la oportunidad de dedicar tu tiempo a lo que consideras importante para ti es una de las mayores ventajas que te brinda el ser una persona productiva.

∞ Lea el artículo en El Canasto

✓ La comunidad de práctica de formadores en GTD

Por: Jeroen Sangers

Aún recuerdo perfectamente cómo empezó. Acababa de salir del escenario del Evento Blog España, después de mi conferencia titulada MacGyver 2.0: 20 píldoras de productividad personal en 20 minutos cuando en la zona de networking del congreso encontré a José Miguel Bolivar.

Me explicaba que se había fijado en mi penúltimo consejo, dónde explicaba que las herramientas y los trucos de gestión del tiempo no son importantes. Había sacado la diapositiva que acompañaba este consejo directamente de la presentación que habitualmente uso en mis cursos de productividad personal.

José Miguel me explicaba que está creando una comunidad de práctica con algunos especialistas en la formación en Getting Things Done y me ofrecía formar parte de este grupo.

A partir de aquel momento he tenido el enorme placer de poder intercambiar ideas, información, dinámicas, procedimientos, problemas, soluciones, consejos y algún chiste con los que probablemente son los mejores expertos en GTD en España: José Miguel, Antonio José y Alberto.

Nos vemos una vez al mes en una videoconferencia para hablar de temas variados y además disponemos de una plataforma virtual para discutir y colaborar en los asuntos que surgen a partir de la práctica diaria .

Somos cuatro personas que enseñamos los principios de la productividad personal y cada uno lo hace a su manera. Gracias a nuestra pequeña comunidad de práctica, hemos mejorado la calidad de los contenidos de nuestros talleres. Gracias al trabajo en red hemos podido innovar en formación de calidad. Y gracias a la colaboración hemos podido evangelizar la necesidad de formación en lo que llamamos GTD ‘puro’, sin adiciones ni interpretaciones. Porque Getting Things Done es como una máquina mecánica donde los dientes de cada rueda encajan perfectamente. Si sacas o cambias una rueda es posible que todavía funcione un poquito, pero no es lo mismo.

Seguimos los principios de la consultoría artesanal para conseguir nuestro objetivo: Construir una comunidad sostenible que garantice la formación genuina en GTD.

En los últimos dos años hemos trabajado con un grupo pequeño, pero no somos una comunidad cerrada. Estamos abiertos a cualquier persona que se dedique a la formación de Getting Things Done y que esté de acuerdo con nuestros principios. Para más información puedes consultar la página en El Canasto sobre el GTD Lab.

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Ni la red GTD Lab, ni ninguno de los nodos de GTD Lab, representa, está afiliado, ha sido entrenado o está avalado por David Allen o la David Allen Company. Los nodos de GTD Lab simplemente comparten su conocimiento y experiencia personales en el uso de GTD. GTD y Getting Things Done son marcas registradas de la David Allen Company.

∞ Productividad es gestión de la atención

Por: Jeroen Sangers

Me está gustando mucho el repaso de los principios productivos que José Miguel Bolívar ha publicado es los últimos meses. En este artículo, José Miguel habla de utilizar tu mente para pensar sobre tus ‘cosas’ en lugar de pensar en ellas:

La función de la mente es tener ideas. También lo es pensar sobre ellas: qué hacer, para qué, con quién, con qué, dónde, cómo, cuándo hacerlo… En definitiva, tomar decisiones sobre las cosas.

De todas estas posibles funciones ninguna es almacenar ideas. Como almacén de ideas, la mente funciona realmente mal y por eso, cuando intentamos forzar nuestra mente a que recuerde tantas cosas, sentimos presión. Una vez que liberas tu cabeza de esa presión, te das cuenta de que existen otras muchas cosas en que pensar y que pensar en ellas constituye un tipo de pensamiento mucho menos estresante y mucho más agradable y útil.

∞ Lea el artículo en El Canasto

Activa el “modo avión” al trabajar

Por: Berto Pena

Cada año que pasa es más difícil trabajar. El número de alertas, servicios, avisos, conversaciones, replies, aplicaciones y actividades (divertidas), crece y crece sin parar. Hace sólo unos pocos años, no había tantos y ya era complicado trabajar. Hoy, la Atención-Concentración es un animal en peligro de extinción. Así que, ¿por qué no proteger lo que te hace ser bueno en lo que haces?



Si en nuestros trabajos dependemos tanto de nuestra agilidad mental, de nuestra creatividad, ideas, lucidez y visión, ¿por qué nos empeñamos constantemente en dinamitar todo eso? Aunque lo decimos de boquilla creo que no somos conscientes de todo lo que nos quitamos a nosotros mismos con nuestras distracciones. Sólo nos quejamos de sus consecuencias.

Tu capacidad para conseguir cosas viene dada por tu capacidad para centrarte en lo que haces. Estar distraído todo el día no es una opción para un buen profesional.

Yo ya he aceptado que vivo en un mundo distraído. Incluso yo mismo me considero más distraído que hace, por ejemplo, un año. Pero me niego a estar distraído todo el día. Y sobre todo me niego a hacer mis tareas clave en “modo distraído”. De hecho, hago y te propongo hacer lo contrario: ponerte en “modo avión”.

Si alguna vez has trabajado durante un vuelo medianamente largo, habrás comprobado lo mucho que se puede hacer (aunque ya queda menos para que hasta nos quiten eso). No hay llamadas, no hay notificaciones, no hay “dings” o “prooff”que desvíen tu atención de lo que estás haciendo. ¿Por qué no disfrutar de esos momentos en tierra?

Hay que empezar a desterrar YA ese mito de que “es difícil concentrarse”. Bueno, sí, es difícil cuando no haces nada por ello.

• Elige el momento. Uno no puede estar en “modo avión” todo el día pero sí durante uno o varios momentos al día. Estudia tus rutinas, tu tipo de agenda, tus actividades y tareas. En muchos casos verás que la primera hora del día es la mejor para activar este modo.


• Activa el “modo avión”. Que significa eliminar las distracciones digitales. Son numerosísimas, sugerentes, divertidas y tentadoras. Y tiran de ti. Y ojo que aquí eliminar no significa prescindir, sino posponerlo hasta otro momento en el que sí puedas distraerte.


• Corta el zapping de tareas. Deja de saltar de flor en flor, haz monotarea. Elige una sola cosa, aparta lo demás, céntrate en ello y empieza cuanto antes. Vas a ver que con más facilidad de lo que crees, encontrarás el flujo y la intensidad que necesitas. Hacer una sola cosa a la vez es, hoy en día, un auténtico regalo.

Muchas veces no es el trabajo el que se nos resiste. Sino somos nosotros los que nos resistimos a hacer ese trabajo. En forma de distracciones autoimpuestas. Somos mejores de lo que vemos, sólo que en ocasiones no dejamos sacar a flote nuestra mejor versión.

1. Elige tus tareas clave y prepara el material que necesites.


2. Activa el “modo avión” y disfruta mientras haces.


3. Saborea los resultados de una tarea bien hecha.


4. Repítelo mañana.

✓ ¿Es Holocracia algo para mi?

Por: Jeroen Sangers

Desde que he empezado a publicar artículos sobre la holocracia, he recibido varios comentarios de lectores preguntándome si este método de organización puede servir para ellos.

¿Cuál es el problema?

Siempre les he contestado con la misma pregunta: ¿Por qué quieres cambiar la forma de funcionar de tu organización?. Si quieres saber si la holocracia puede ser la solución, primera hay que conocer la problema.

No vas a conseguir ningún cambio en la cultura de la organización simplemente porque “quieres probar una cosa nueva”. Cambiar es difícil y requiere un gran esfuerzo. Modificar la forma de colaborar en un equipo sólo es posible si los miembros de este equipo están motivados; si ven que sus problemas tienen solución.

Cuando me plantean en una organización cómo implementar Holacracy, siempre empiezo haciendo un mapa de los problemas y puntos débiles actuales. Sólo cuando estoy convencido que se puede solucionar — gran parte de — estos problemas con holocracia comienzo el proyecto.

Criterios mínimos

La holocracia es un sistema operativo que ayuda a las organizaciones a conseguir sus objetivos. Hay dos criterios básicos que — aunque parecen obvios — son necesarios para empezar a implementar esta forma de trabajar:

1. Ser una organización: la holocracia trabaja la forma de colaborar en un equipo. No tiene sentido aplicar el modelo a un negocio freelance.


2. Tener objetivos: la fuerza motriz de todos los cambios en la manera de funcionar son los objetivos de la organización. La única función de una holocracia es optimizar el funcionamiento y la estructura de la organización para realizar sus objetivos. Es imprescindible que la organización cuente con unos objetivos claros y bien definidos.

Factores que mejoran la posibilidad de tener éxito

Además de los criterios básicos mencionados arriba, que yo considero imprescindibles, hay algunos otros aspectos que condicionan la implementación del método:

• Una cultura dirigida a resultados: la delegación de — parte del — trabajo es un punto fundamental de una holocracia. Lo importante no es cómo se hacen las cosas, sino los resultados conseguidos. Esto se puede aprender, pero una organización que ya está gestionada por objetivos tiene una gran ventaja.


• Un responsable con capacidad de dejar temas importantes en manos de los demás: aunque muchas veces la implementación de holocracia es una iniciativa del gerente de la organización o equipo, habitualmente son justo ellos los que más dificultades tienen con el método. Deben confiar plenamente en su equipo y deben ser capaces de pasar gran parte de sus responsabilidades al proceso de holocracia. Los micro-managers que quieren controlar todos los detalles de las tareas de sus trabajadores lo tendrán difícil en una holocracia.


• Miembros del equipo capaces de auto-organizarse: los trabajadores tendrán más responsabilidades y deben conocer cómo gestionarlas. Es imprescindible que utilicen métodos modernos de productividad personal como Getting Things Done para convertir sus objetivos y responsabilidades en acciones y para saber priorizar estas acciones.


• Transparencia: si el equipo tiene más autonomía y la capacidad de tomar sus propias decisiones, también necesita toda la información para poder hacerlo. No todas las organizaciones están acostumbradas a ser transparentes.

Si quieres implementar una holocracia, necesitas tener al menos una organización con los objetivos claros. Además es muy recomendable contar con un ambiente de trabajo orientado a resultados, gerentes que saben delegar, trabajadores responsables y mucha transparencia.

∞ Por qué necesitas descubrir el significado de las cosas

Por: Jeroen Sangers

José Miguel Bolivar explica la importancia de definir lo antes posible qué quieres conseguir y por dónde empezar:

¿Cómo de eficiente eres consiguiendo resultados? ¿En qué medida eres capaz de “jugar al primer toque”? Ten en cuenta que hasta que no controles por completo tu atención, seguirás tomando y dejando las cosas a medias una y otra vez, incapaz de empezarlas y acabarlas todo en uno. Esto se debe a que tu capacidad de enfoque, y por tanto tu eficiencia, es inversamente proporcional al volumen de frentes incompletos que albergas en tu mente. Dicho de otro modo, cuantas más “cosas” tengas por ahí pendientes de aclarar, más te costará centrar toda tu atención en una única cosa hasta terminarla.

∞ Lea el artículo en El Canasto

∞ Curso de GTD

Por: Jeroen Sangers

José María Martínez ha empezado una nueva serie de artículos sobre Getting Things Done en su blog Productividad y GTD.

La primera lección trata del primer paso del flujo de trabajo GTD, Recopilar, y lo explica con todos los detalles.

La mente no nació para recordar cosas. Si la mente hubiese sido creada para recordar las cosas cuando las necesitamos, nos recordaría que tenemos cosas pendientes de hacer, cuando realmente podemos hacer algo al respecto.

Es decir,… tenemos una impresora con los cartuchos de impresión casi vacíos, y la mente nos recuerda que debemos comprar más cartuchos, ¡cuando los anteriores ya se han agotado!

Si la mente estuviese hecha para recordar, nos recordaría que debemos comprar más cartuchos de impresión cuando los viésemos en alguna tienda.

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∞ Gestiona tu atención

Por: Jeroen Sangers

¿Qué tiene tu atención? Rubén Alzola nos explica el efecto Zeigarnik y su influencia a nuestra capacidad de enforcarnos.

Existen diferentes enfoques. Desde sistemas cerrados como GTD de David Allen (que vio la luz con su libro “Organízate con eficacia)” hasta recomendaciones exprés como las realizadas por Tim Ferris en su bestseller “La semana laboral de 4 horas”. No hay receta mágica. Infórmate, experimenta, implementa hábitos productivos contrastados y observa los resultados.

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∞ Estimar el tiempo de una tarea es imposible

Por: Jeroen Sangers

Antonio Parcela admite que le cuesta estimar el tiempo necesario para hacer cada tarea en su lista:

En mi caso, lo que más difícil me resulta, es hacer una buena estimación del tiempo que va a llevar cada tarea. Mayormente de las tareas nuevas que desconozco el tiempo que me va a llevar; pero en el trabajo cotidiano muchas son las actividades que sí conozco el trabajo que conlleva, con lo que puedo hacer una estimación bastante acertada del tiempo a aplicar.

Yo creo que no sólo es difícil, es imposible. Por eso yo simplemente divido mis tareas en dos grupos: tareas grandes y tareas pequeñas. No es ciencia exacta y obviamente hay una gran zona ‘gris’ entre medio, pero funciona para mi.

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✓ Irónicamente, perdemos demasiado tiempo quejándonos de la falta de tiempo. ¿Cómo evitarlo?

Por: Juan Esteban Bravo Álvarez

El eterno dilema del tiempo. Ese recurso escaso por el que algunas veces haríamos lo que fuera, el que deseamos y anhelamos constantemente y por el que pagaríamos todo lo que tenemos sólo por un poco más. El tiempo, ese que otras veces ignoramos por completo, que dejamos pasar, que dejamos perder. Se nos olvida que ese recurso es finito, limitado.

No conozco el primer minero que haya encontrado oro en un río o en una mina y lo haya dejado pasar, que lo deje a un lado. ¿Por qué lo hacemos entonces con el tiempo?, ¿Te has puesto a pensar lo difícil que es conseguirlo? Tal vez por estar acostumbrados a posponer todo lo que se nos cruza enfrente y por estar tan confiados en que habrá infinitos “mañanas” es que nunca lo valoramos. Tal vez por estos motivos se nos olvida que puede llegar a ser tan o más preciado que el oro. A veces ponemos en perspectiva asuntos sin importancia, y olvidamos poner en perspectiva el hecho de que el tiempo es un recurso finito, y por eso, inmensamente valioso y poderoso.

Irónicamente, hablando del tiempo, necesitaríamos mucho de éste para alcanzar a medir la cantidad de veces y de horas que gastamos ideando formas de gastarnos el que tenemos, o por el contrario, inventando excusas y explicaciones de porqué malgastamos el que ya pasó y que no se aprovechó.

Los seres humanos tenemos dos actividades principales relacionadas con el tiempo del que disponemos:

1. Pensar en cómo gastarlo y cómo distribuirlo.


2. Inventar excusas de por qué se desaprovechó el que teníamos. Irónicamente, perdemos mucho tiempo excusándonos y pensando por qué no lo aprovechamos mejor.

Una persona, generalmente, tiene implícitos los dos comportamientos. La clave está en lograr que la balanza se incline hacia el primer grupo: Los que piensan cómo gastar y aprovechar el tiempo y que efectivamente lo hacen.

¿De cuál grupo prefieres hacer parte?

Si ya has leído nuestro blog antes, sabes que somos fanáticos de estudiar los efectos que cualquier situación pueda tener sobre nuestra mente.

En este caso, hemos identificado dos diferentes mentalidades:

Primer grupo — Pensar cómo gastar y distribuir el tiempo

El comportamiento de pensar cómo gastar y distribuir nuestro tiempo tiene un efecto “push” sobre la mente. Somos nosotros los que disponemos de la capacidad de empujarnos y de presionarnos a nosotros mismos a encontrar el tiempo necesario para hacer todo lo que queramos. Siempre disponemos de las mismas 24 horas, pero indirectamente a través de esta presión entraremos en un modo “ahorro” (tal como el que tienen las computadoras) en el que empezaremos a vislumbrar claramente maneras de eliminar tareas innecesarias y a optimizar y reducir los tiempos de algunas en las que estamos siendo ineficientes. Con cualquier actividad que realicemos, sin importar lo banal o pequeña que sea, encontraremos maneras de optimizar el tiempo y de conseguir más y más minutos para esas actividades para las que antes no teníamos tiempo y que nos generan valor. Al mismo tiempo, empezaremos a eliminar o a disminuir los tiempos de aquellas actividades que no nos generan valor o que no son tan relevantes.

Segundo grupo — Excusas por el desaprovechamiento del tiempo

En este grupo se presenta el efecto contrario al anteriormente mencionado. Este es el grupo de los “time dependents”, aquellas personas que viven paralizadas por el minuto a minuto, que nunca encuentran tiempo para hacer lo que les gusta. En este grupo existe la preocupación constante de ser aplastados por la cantidad de actividades, de trabajos y de tareas que tienen que hacer en un determinado periodo de tiempo. Se dejan presionar del entorno y de las circunstancias, y nunca activan el botón de “ahorro y optimización” que tanto conocen los del primer grupo.

La gran diferencia entre los dos grupos radica en la forma como afrontan la escasez de tiempo que en algún momento todos tenemos. El primer grupo lo afronta de manera proactiva, estando conscientes de que cualquier actividad o tarea es propensa de optimizarse en términos de tiempo y de recursos utilizados; Buscan constantemente ampliar el tiempo residual, ese que nos queda luego de llevar a cabo las actividades que recurrentemente hacemos en nuestro día a día, ese tiempo que nos queda para hacer lo que queremos hacer. Por el contrario, el segundo grupo simplemente se adapta y acepta la cantidad de tiempo residual que tenga. No se interesan por expandirlo.

¿Cómo pasar del segundo grupo al primero?

1. 
   

   Olvídate de la costumbre de “contar minutos”. Esta práctica nos predispone constantemente a estar pensando en el minuto a minuto, no nos permite tener una perspectiva más amplia del tiempo y de cómo aprovecharlo mejor. En lugar de esto, ten la costumbre de llevar un calendario semanal o mensual y unos objetivos trimestrales de nuevas actividades que quieras desarrollar. Enfócate máximo en una nueva actividad por trimestre.

   
   


2. 
   

   Empieza a adoptar la mentalidad del “eliminador” o el “ahorrador”. En cada actividad que hagas, sin importar lo insignificante que sea, empieza a pensar en términos de cómo ser más eficiente y cómo optimizar el tiempo que dedicas a ellas. ¿En realidad son necesarios 50 minutos para estar listos antes de ir a nuestros trabajos? ¿Son necesarios los 30 minutos que te gastas leyendo noticias y páginas web en internet antes de empezar a trabajar? La lista de pequeñas actividades que podemos optimizar es interminable.

   
   


3. 
   

   Establece fechas y límites de tiempo. Recuerda, no existen infinitos mañanas. Si no establecemos una fecha concreta, o por lo menos tentativa para nuestros planes, existe un 99% de probabilidad de que nunca se materialicen. Trata de eliminar esa mentalidad de “aprenderé a tocar guitarra cuando me jubile” o “me gustaría aprender a bucear, algún día lo haré”. ¿Estás seguro de no haces estas actividades por falta de tiempo? ¿Será tal vez que te falta distribuirlo mejor? ¿Será tal vez que te da miedo empezar a tocar guitarra y fallar en el intento? ¿Será tal vez que te da miedo salirte de la zona de confort que implica a aprender a bucear? Establecer límites y fechas concretas ayuda a organizar mejor el tiempo y encontrar los momentos específicos para realizar las actividades que queremos.

   
   

Tal vez una buena manera de pedir tu membresía para hacer parte del primer grupo sería que empezaras a aplicar en tu vida estas tres recomendaciones.

Juan Esteban Bravo Álvarez

Obsesionado con ayudarle a entender a la gente que simple es mejor y que la simplicidad está subvalorada.

Convencido de que el recurso más importante no es el dinero, es el tiempo. Con más tiempo se puede hacer más dinero, con más dinero no se puede hacer más tiempo.

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@nuevageneraxion

∞ Empezando a caminar con GTD

Por: Jeroen Sangers

‘GTD es genial, una solución a mis problemas, pero no como ponerlo en marcha’

David Torné empieza su artículo con esta pregunta que yo también he recibido muchas veces. Luego explica paso por paso qué pudres hacer para empezar con Getting Things Done.

Hay una frase en la sección sobre la recopilación inicial que requiere un poco más de contexto:

Antes de comenzar planteado dedicar un día entero a recopilar, Jeroen Sangers del Canasto propone dedicar 2 . Todo para limpiar del todo con los asuntos que tienes colgados.

No se trata de mi propuesta; es el consejo de David Allen. Sé qué hoy en día no es realista, por tanto en mis sesiones de consultoría habitualmente recomiendo hacer una parte inicial y añadir el resto poco a poco. Vivimos en tiempos de métodos ágiles y creo sinceramente que es mejor implementar GTD poco a poco — aunque con un gran esfuerzo al principio.

∞ Lea el artículo en El Canasto

✓ Cómo convertir un e-mail en una tarea en Microsoft Outlook

Por: Jeroen Sangers

La mayoría de los usuarios de Microsoft Outlook que encuentro, utiliza esta herramienta principalmente para gestionar su correo electrónico. No obstante, Outlook es una aplicación muy potente que puede servir perfectamente como tu sistema de confianza para implementar Getting Things Done.

Uno de los beneficios de Outlook es la posibilidad de tener el e-mail, el gestor de tareas y el calendario integrados en una misma aplicación. No obstante, a primera vista no es claro cómo puedes crear una tarea nueva a partir de un mensaje de correo. En este video enseño la manera más eficaz de hacerlo.

Si estás interesado en los vídeos de 2 minutos de productividad, recomiendo que te suscribas en iTunes o en tu podcatcher favorito mediante el feed RSS.

Si ya sigues los vídeos por iTunes, no olvides dejar un comentario o tu valoración en el iTunes Store para que más personas pueden encontrar estos vídeos. Sólo te costará 2 minutos…

10 nuevas ideas para tus filtros de Email

Por: Berto Pena

Hace unas semanas, escribía sobre mi imperecedera pasión por los filtros y las reglas inteligentes del Email. Y como ya hacía tiempo que no publicaba una guía de ideas, he recopilado algunas “nuevas” sugerencias para tus filtros. Mejores filtros = mejor gestión del Email = menos tiempo en el Email.

Antes de zambullirnos a ver esas ideas, no puedo dejar de recordar mis reglas de oro a la hora de crear y gestionar filtros inteligentes del Email:

• Antes de generar filtros a lo loco, planifica. Haz una lista o diagrama de los filtros que de verdad necesitas.


• Empieza en pequeño y poco. Haz 4-5 filtros para empezar y luego ve agregando más.


• Haz mantenimiento periódico. Cada 4-6 semanas revisa, elimina, actualiza y añade si lo necesitas.


• Hazlo simple. No multipliques innecesariamente tus filtros. Pregúntate dos veces si ese filtro que vas generar es realmente necesario. Si no te ayuda a organizarte, entonces ayuda a desorganizarte.

¡Vamos con esas ideas!

1Correos a ti mismo: Recordatorios

Muchas personas se envían a su propio Email tareas, recordatorios o alertas; cosas que tienen que hacer. Es un hábito que desaconsejo rotundamente, ya que para eso se inventaron las listas de tareas. Es cierto que en el Email recibimos montones de tareas, pero NO es una herramienta para gestionarlas. Ahora bien, si aun así lo vas a seguir haciéndolo, al menos hazlo un poco mejor :-)

1. Distingue esos correos-tareas a ti mismo poniendo en el Asunto una palabra clave o acrónimo que vaya en primer lugar, justo antes de lo que es la “tarea”. Por ejemplo: «Tarea», «(T)» o similar.


2. Crea un filtro para redirigir esos mensajes a una carpeta especial (diferente a la Bandeja de Entrada), o asígnales un elemento visual identificativo.

2Correos a ti mismo: Enlaces

A nosotros mismos también nos enviamos páginas web interesantes o enlaces que encontramos, y que queremos revisar después. Vuelvo a decir algo parecido a lo anterior: el Email no es buen lugar para hacer esto. Es mejor gestionar esas cosas “para ver después” con una aplicación para guardar enlaces y revisar después. Tal como Evernote, Pocket o Instapaper.

Si aun así, sigues utilizando el Email para enviarte enlaces interesantes, puedes organizarlo mejor creando un filtro:

1. Incluye en el Asunto de esos mensajes una palabra clave o acrónimo, como por ejemplo: «URL», «link», o (L).


2. Crea un filtro para redirigir esos mensajes a una carpeta especial o asígnales un elemento visual identificativo.

3Notificaciones del Calendario

Muchas aplicaciones de Calendario tienen una opción para recibir en el Email alertas de eventos futuros. También convocatorias de futuras Reuniones. ¿Por qué no separar esos mensajes del resto?

1. Busca uno de las últimas alarmas o convocatorias de reunión que tu Calendario te haya enviado. Fíjate en la estructura de su Asunto.


2. Utiliza esas palabras del Asunto (o algunas) para crear un filtro basado justamente en el Asunto. (También podrías hacerlo con el destinatario.)


3. Asígnale una regla para clasificarlo en una carpeta que podría llamarse «Agenda», o similar.

4Mensajes desde tu blog

Es posible que tengas un blog personal o profesional. Y es muy posible que en él tengas un formulario de contacto por el que recibirás todo tipo de mensajes: sugerencias, peticiones, consultas, propuestas de colaboración, curiosidades, fallos técnicos, etc. Si dejas que tus lectores pongan el asunto que ellos elijan, ya sabes lo que pasa: todos los mensajes se confundirán en tu Bandeja de Entrada, mezclándose además con otros mensajes totalmente distintos. ¿Cómo corregirlo?

1. Modifica el formulario de tu blog y pon un selector con 4-5 asuntos fijos elegidos por ti.


2. Crea una carpeta que se llame «Blog» o «Consultas».


3. Crea uno o varios filtros para clasificar esos mensajes, según su importancia y temática.

5Mensajes sólo para ti

Hay muchos correos en los que estás en copia junto a otras muchas personas y otros en los que tú eres el único destinatario. Cuando un mensaje es sólo para ti, es casi seguro que en él alguien te esté pidiendo algo concreto. Esto es, una tarea. Son, por tanto, mensajes más relevantes que otros pues exigen que hagas algo. Lo ideal es ver esos mensajes antes que el resto.

Aunque no todas las aplicaciones permiten esta opción, puedes crear un filtro específico para separar mensajes en los que tú eres el único destinatario.

6Seguimiento de tareas delegadas por Email

No olvides que en muchas aplicaciones, los filtros no sólo se aplican a los mensajes que recibes, sino también a los que tú envías a otros. Cuando envíes un correo a alguien pidiendo una tarea, puedes separarlo a una carpeta especial para hacer un mejor seguimiento posterior.

Con sólo un pequeño gesto, tendrás en un mismo sitio y organizados de manera automática, todos esos correos. Hacer un seguimiento dentro de una semana o mes, será muchísimo más fácil. (Aunque, una vez más, yo te animo a utilizar listas de tareas para seguir tareas, no el Email :-)

1. Crea una carpeta especial llamada «Seguimiento» o «Delegadas».


2. Cuando envíes una tarea a otra persona por Email incluye en el Asunto alguna palabra o código identificativo. Tal como [Tarea] o [Hacer].


3. Crea un filtro para que automáticamente mueva esos mensajes-tareas delegadas a esa carpeta.

7Mensajes automatizados de servidores y servicios

Muchas personas gestionan servidores y servicios que, de tanto en tanto, envían mensajes automatizados. Cosas como avisos de acceso, alertas por caída, actualizaciones de software, registro de dominios, resumen de estadísticas, avisos de exceso de consumo o cuota, comentarios esperando moderación, y un largo etcétera. ¿Por qué no separar y clasificar esas cosas, y evitar que se mezclen con otras distintas?

1. Revisa tu carpeta de mensajes archivados a la caza de este tipo de mensajes.


2. Separando esos mensajes según su naturaleza (no es lo mismo una alerta que un aviso de actualización), podrás leerlos en el mejor momento del día o la semana.

8Listas de distribución internas

En muchas de las empresas que visito veo que gran parte del volumen de mensajes proviene de listas de distribución oficiosas. En esos mensajes los compañeros se envían de todo: desde noticias, actualizaciones, o novedades de un proyecto, hasta el envío de enlaces divertidos, enlaces de YouTube o «¿cuándo hacemos la próxima cena?». Son mensajes meramente informativos que puedes leer a lo largo del día o en momentos más idóneos, pero desde luego nunca por la mañana donde debes estar centrado en lo más relevante. Separa estos correos del resto con uno o varios filtros.

1. Revisa tu carpeta de correos archivados en busca de estos mensajes.


2. Mira si su asunto tiene un formato, estructura o palabra clave especial. Eso te ayudará a crear el filtro.


3. Si no, fíjate en quién lo envía. También puedes crear tus filtros según los remitentes.

9FYI – «Para que estés al tanto»

En bastantes ocasiones recibimos mensajes que alguien nos reenvía para que estemos al tanto de algo. Aquí suele haber dos escenarios: A) unos en los que dentro del mensaje te ponen el típico FYI (For Your Information); B) cuando directamente te reenvían un correo y por tanto en el asunto tiene delante el “Fwd:”.

Si lo ves de utilidad, puedes crear una regla para ambos casos y desviar esos mensajes a una carpeta llamada “Revisar” o “Info”.

10Separa los archivos especiales

Por tu actividad profesional es posible que habitualmente recibas un tipo determinado de archivos adjuntos. Tal vez PDFs porque te envíen facturas. Tal vez “powerpoints” porque te envíen presentaciones o propuestas comerciales. Tal vez documentos en formato Word porque te envíen notas de prensa o similares. Tal vez “excels” u hojas de cálculo. Puedes separar todo eso fácilmente para luego, sacarlo del Email y volcarlo a tu disco duro. Así encontrarás antes esos archivos y evitarás que sature o ralentice tu aplicación.

Todas ellas son ideas, sugerencias. No tienes que implementarlas todas pero tal vez alguna te de una pista para organizar y gestionar mejor tu Email.

Recuerda: cuanto menos tiempo pases en el Email, más tiempo, energía y atención tendrás para hacer cosas grandes. Lo bueno siempre te ocurre fuera del Email.

∞ Etiquetar y distinguir tus tareas y eventos

Por: Jeroen Sangers

Berto Pena comparte algunos consejos sobre el uso de etiquetas en su sistema de productividad personal:

¿qué pasa si la aplicación que utilizas no tiene esta funcionalidad, o si utilizas papel y lápiz para organizarte? La solución pasa por nombrar de forma inteligente tus tareas y eventos. Utilizando, como primera palabra para todos ellos, un acrónimo o palabra clave que te ayude a identificarlos.

Habitualmente intento evitar el uso de acrónimos, poruq son fácil de generar, pero difícil de leer. Prefiero siempre usar la palabra completa. Hoy en día existen aplicaciones de auto-corrección que insertan el texto completo mientras tu sólo tendrás que teclear la abreviatura.

Además, creo que es mejor empezar la descripción de la tarea con la acción y poner la meta-información usado para buscar y filtrar al final de la descripción de la tarea. Así, cuando ordenas tus acciones por orden alfabético, tendrás las tareas similares juntos en la lista.

∞ Lea el artículo en El Canasto

✓ GTD es para gestionar las cosas que no haces

Por: Jeroen Sangers

Ser productivo significa ser capaz de enfocarte en la mejor tarea posible. No todas las tareas pendientes son iguales. Hay muchas que no aportan mucho valor a tu vida, como contestar correos y responder preguntas ad-hoc de tus compañeros. También hay unas pocas acciones que realmente marcan la diferencia; tareas que te acercan hacia tus objetivos. Es lógico enfocarte primero en estas tareas de alto valor y luego dedicar tiempo a tareas menos importantes.

El problema es que no siempre tienes claro cuáles son estas tareas clave. Tu cerebro da relativamente más prioridad a tareas que dan resultados rápidos y menos a las tareas con beneficios a largo plazo. Además, con el gran volumen de trabajo que tienes, es difícil encontrar la aguja en el pajar.

Lo he dicho muchas veces en este blog, hay más trabajo que horas. Incluso cuando mantienes una lista completa de todos tus compromisos — lo recomiendo — verás que esta lista crecerá, simplemente porque el volumen de tareas que recibes es más grande que las acciones que finalizas.

Dos listas

Tengo un consejo para ti que soluciona este problema. En lugar de trabajar con una lista grande de tareas, es mejor tener al menos dos listas:

1. La lista de tareas activas contiene todas las tareas con un compromiso de finalizarlo en la próxima semana.


2. La otra lista, llamado esta semana no — o Algún día/Quizás en GTD — contiene todas las cosas que quieres hacer, pero de las cuales ya sabes de antemano que no puedes dedicarles tiempo durante la semana que viene.

Revisa las acciones que actualmente tienes en tu lista de tareas y hazte esta pregunta: ¿Realmente voy a tener la posibilidad de hacerlo durante la semana que viene?

Si la respuesta es No, mejor sacar esta tarea de la vista para poder trabajar con menos opciones durante la semana.

La Paradoja de Elección nos ha enseñado que tener más opciones no siempre es mejor, especialmente cuando se trata del trabajo pendiente.

La palabra importante aquí es compromiso. En mi lista de tareas activas sólo quiero ver las tarea que realmente voy a hacer. Todo lo de más, lo aparco hasta más tarde en la otra lista, porque no son para esta semana.

GTD es, más que nada, para gestionar todas las acciones que no hago en este momento.

∞ Otra forma de trabajar en la oficina debe ser posible

Por: Jeroen Sangers

Jason Fried ha dicho que la mayoría de las oficinas modernas están optimizadas para las interrupciones. Hay empresas que prefieren una oficina abierta para estimular la creatividad y la colaboración en equipo y hay profesionales que prefieren trabajar en un espacio cerrado para poder enfocar y reflexionar mejor.

Como siempre, la realidad no es blanco y negro.

Definitivamente, hay otras formas de trabajar. Debe haberlas. Porque son buenas para las personas, pero estoy convencido de que también lo son para la productividad y creatividad. Hay que romper con ese paradigma que implica que todo lo que no sea “estar sentado frente al ordenador” no es trabajar. Pero los primeros que tenemos que romper con ello somos cada uno de nosotros, y creo que es el paso más difícil. Hace años hablaba de la “oficina del futuro”, pero creo que los que tenemos que conquistar ese futuro somos cada uno de nosotros, haciendo evolucionar nuestros espacios de trabajo y nuestras formas de trabajar.

Raúl Hernández habla de trabajar sentado, de separar los horas de trabajo de tu tiempo libre, del diseño de los espacios de trabajo y del tele trabajo. Muy recomendable.

∞ Lea el artículo en El Canasto

∞ Fabrica tiempo de calidad para tu estudio

Por: Jeroen Sangers

Cuando estudias es, por lo general, el primer momento en tu vida que necesitas organizarte. El famoso blog El Rincón del Vago comparto sus mejores consejos para gestionar tu tiempo y atención; consejos que también son muy válidos si ya has dejado de estudiar.

Lamentablemente la productividad eterna es inasible. Nadie es productivo siempre y en todo lo que hace; es algo a lo que hay que tender, pero siempre hay que ir un paso adelante proponiéndonos más lejanía en nuestras acciones. Planifica mejor tu tiempo, optimiza las condiciones para estudiar, y no caigas en zonas de confort.

∞ Lea el artículo en El Canasto

La trampa de los minicompromisos

Por: Berto Pena

«Cada vez tengo más cosas que hacer y menos tiempo». ¿Te suena la frase? A mí me la dicen con bastante frecuencia. Hoy en día, reina el «haz más cosas», el «suma todo lo que puedas», el «prueba todo lo que salga», o el «lo que ya tengo no me llega». Con nuestra descontrolada tendencia a saturar, estamos cavando una tumba virtual.



Nuevos proyectos, nuevos servicios, nuevas aplicaciones, nuevas colaboraciones, nuevas actividades, nuevos compromisos… Cada vez llaman a tu puerta más nuevas cosas, de ahí que saber decir “no” sea cada día que pasa más importante si cabe.

Hay cosas que por su magnitud y exigencia las ves venir. Cosas como grandes proyectos o nuevos compromisos que requieren de ti mucha energía y mucho tiempo. Ante ellos es bastante fácil decir no porque rápidamente comprendes lo que exigen. Pero, ¿qué pasa con los minicompromisos que te proponen o te propones? Ahí tenemos un coladero.

¿Dónde está la trampa?

Si yo te doy un piedra de diez kilos y te digo que la pongas en la mochila que llevas a la espalda, es muy posible que me digas «no puedo cargar con más peso, ya llevo demasiado». Pero si pongo una piedrecita de unos pocos gramos seguramente no te importe. Y como es poco peso, mañana pongo otra, y otra, y otra más. Dentro de unos meses el dolor será indescriptible.

Los minicompromisos son pequeñas actividades o proyectos, enmascarados en forma de minúsculas tareas o rutinas que nos comprometemos a hacer y repetir sin darnos cuenta de lo que representan y lo que nos quitan.

Parece pequeño, sencillo, minúsculo, casi inapreciable. Aparenta ser inofensivo, poco voluminoso y nada exigente. Así que lo aceptas porque hacerlo no supone esfuerzo alguno. Todo se desencadena con un sencillo clic, un rápido «ok», o un «¿por qué no?».

Pero cada “inofensivo” minicompromiso tiene un precio: exige energía, tiempo y atención. Puede que te parezca poco. Pero en el fondo suma y suma y suma y suma y suma. Al final somos la consecuencia de nuestras pequeñas decisiones. De esas a las que cada vez les concedemos menos importancia.

Caemos en la trampa de (tantos) minicompromisos porque actuamos guiados por modas pasajeras. Porque no sabemos lo que queremos, y entonces elegimos mal. Porque creemos que más es mejor, que saturar es el camino para mejorar. Porque tenemos miedo a perdernos cosas. Porque somos impulsivos, caremos de dominio de nosotros mismos. Y porque cada vez corremos más y pensamos menos.

Los pequeños compromisos, por minúsculos que sean, se suman a lo mucho que YA tienes que hacer cada día. La saturación está más cerca.

¿Cómo aligerar peso?

Algo que siempre animo a hacer a los alumnos de mi curso online es revisar de manera periódica todas las cosas que están ahí, muchas veces sin darnos cuenta. Este ejercicio de evaluación y auditoría personal, persigue hacerte consciente de todas las cosas con las que cargas (cada día, cada semana, cada mes), para poner el foco en los minicompromisos, que muchísimas veces pasan inadvertidos. Actividades, proyectos, colaboraciones, tareas… compromisos con uno mismo o bien con otras personas.

Paso 1

Abre y revisa dos herramientas con las que organizas toda tu actividad: a) tus listas de proyectos y tareas; y b) tu calendario, tu agenda.

Paso 2

Recorre estas tres grandes áreas en busca de compromisos y sobre todo minicompromisos:

1. Tu actividad Profesional: proyectos, tareas, colaboraciones, etc.


2. Tu actividad Personal: aficiones, actividades, voluntariado, etc.


3. Tu actividad Familiar: niños y colegio, deberes, actividades de fin de semana, etc.

Así, con todo eso delante, podrás empezar a decidir (elegir) qué compromisos y minicompromisos quieres mantener. Y cuáles necesitas eliminar o reducir. Porque no siempre todo pasa por eliminar, a veces hay que reducir. Ojo, es fácil ver y soltar las piedras gordas. Pon el foco en los minicompromisos. Ahí tienes muchísima carga que aligerar.

Nuestra capacidad para centrarnos y conseguir cosas importantes corre peligro. Esa saturación a la que casi todas las personas tendemos, no sólo hace desbordar listas de tareas y agendas; sino que nos desvía de los objetivos que más queremos y desangra tu energía y tiempo. Mucho. No subestimes estas pequeñas cosas. Yo lo hice durante mucho tiempo y sin saberlo pagué un alto precio.

∞ El secreto de la productividad en un blog

Por: Jeroen Sangers

Si tienes un blog (¡deberías!) te aconsejo leer atentamente este artículo de Franck Scipion con sus consejos de productividad para bloggers:

Secreto nº1 - Deberías dejar de leer blogs. ¡Desde Hoy mismo!

Así es.

Deja de leer blogs HOY, si realmente quieres lanzar tu proyecto MAÑANA.

La verdad es que hay muy pocos blogs que molan

Mi regla personal es que cada día intento producir más información que consumo.

∞ Lea el artículo en El Canasto

Jornada intensiva de Productividad en Madrid

Por: Berto Pena

¿Cansado de pelear con hábitos e improductividad? ¿Buscas un cambio de verdad? ¿Por qué no vienes y te cuento cómo conseguirlo? El próximo 12 de junio imparto en Madrid una jornada intensiva donde te revelaré mis claves de oro para reiniciar tu Productividad Personal. Cara a cara, todo un día de trabajo juntos.



No suelo hacer anuncios de mis cursos porque todos los que imparto tienen lugar en empresas y equipos de trabajo. Son “privados”, por así decirlo. Sólo una o dos veces al año como mucho, doy cursos en abierto a los que cualquier persona puede apuntarse. Esta es una de esas ocasiones :-)

¿Qué te vas a encontrar?

Una jornada intensiva donde te hablaré de la «Productividad para humanos». Hábitos, fórmulas e ideas muy prácticas y comprensibles para empezar a ejercitar al día siguiente. Odio los métodos complejos y las soluciones que imponen otros. Yo hablo para personas normales, como tú y cómo yo; y propongo fórmulas para la vida real. Para aplicar al día siguiente.

Dentro de un grupo reducido, en un ambiente distendido y entretenido, te voy a contar, de tú a tú, todo lo que en los últimos 20 años he aprendido sobre Productividad y Gestión Personal. Siempre desde mi experiencia como profesional, emprendedor, directivo y por supuesto formador.

¿Qué temas trataremos?

Con los años de formación que llevo a mis espaldas (más de 12.000 personas me han escuchado ya) he aprendido lo que funciona y lo que no. Así que no te voy a llenar la cabeza con cosas que no te van a dar lo que buscas. Nos lanzaremos directamente al corazón de tu organización, tus tareas, la planificación y tus resultados diarios. Veremos también cómo potenciar tu capacidad de atención y concentración, o cómo manejar los numerosos imprevistos y urgencias que todos tenemos. Hablaremos también del trabajo en equipo y, por supuesto, nos pararemos detenidamente en la gestión del Email.

¿Más detalles?

Fecha: 12 de junio de 2014.

Lugar: Madrid, en la Ciudad del Fútbol (estaremos junto al despacho de Del Bosque ;-)

Duración: 8 horas. De 9:00 a 18:00

En esta página de Ákoras (empresa de la que soy colaborador desde hace años) tienes el resto de detalles que necesitas.

A pesar de que imparto contadas jornadas abiertas, espero impaciente que lleguen porque lo baso bomba. Creo que descubrir estas cosas juntos es algo entretenido y revelador. Y por descontado utilísimo para tu vida profesional, personal y familiar. Es lo fantástico de la formación: lo llevas contigo toda la vida, y te valdrá para hoy para dentro de diez años. ¿Te animas a venir?

En esta página podrás suscribirte para la jornada intensiva. ¡Gracias!

Take Away digitales Nº 13 – ¿Qué debo saber si quiero posicionar contenidos en Google y no sé nada de SEO?

Por: Franck Scipion

Quieres visitas.

Más visitas.

No tienes dinero para hacer publicidad online.

Entonces ya sabes que tienes que escribir.

¿Y esto es todo?

Quizás no.

Puede que aprender SEO te venga bien, de cara a posicionar contenidos en Google, en la zona orgánica, gratuita del buscador.

¿El SEO lo sabe hacer todo el mundo?

Es algo que no es tan sencillo de hacer. Se trata de posicionar nuestras páginas en la zona gratuita de Google y así conseguir buenas visitas.

Normalmente, los procesos de SEO se hacen en 3 etapas:

La primera etapa siempre es un análisis de palabras clave, porque debes saber que puedes estar escribiendo años en Internet y apenas recibir visitas.

Es fundamental entender cuáles son las palabras que generan mayor número de búsquedas en Google de modo que si conseguimos posicionar nuestros artículos para estas palabras, vamos a recibir más visitas.

No todas las búsquedas tienen el mismo volumen.

Con lo cual esta etapa del análisis de cuáles son las buenas palabras claves es fundamental para estar seguros de que lo que escribimos al final llega a los ojos de los lectores.

¿Cómo sabemos cuáles son esas palabras?

El propio Google nos da información a través de herramientas como el Planificador de palabras claves y el conocimiento que tiene uno sobre el negocio ayuda a saber cuál es la palabra clave más relevante, porque aquí a menudo es cuestión de números pero también es fundamental que atraigamos las mejores visitas posibles. La relevancia es clave. No vale atraer cualquiera visita.

Para hacer esto, ¿necesito alguna formación especial, algún curso especial? ¿Esto es un poquito de intuición y un poquito de dedicación, palabras que no deben perderse nunca en el texto que yo estoy escribiendo?

La verdad es que esta información es pública. Luego, el gran problema es cómo se usa esta información, por lo cual es recomendable acudir a un profesional cuando uno lanza un negocio para conocer cuáles son estas palabras importantes y a lo largo del tiempo, éstas van a ir cambiando.

Pero, por ejemplo, yo estoy escribiendo algo en una página. ¿Es bueno que coloque enlaces? ¿Hay técnicas, hay tácticas más allá de la mera palabra, Franck?

Sí, vamos a hablar entonces de las otras dos etapas del proceso.

Una segunda etapa es una optimización técnica de la plataforma digital y ahí el hecho de que la web sea rápida: la calidad del servicio de Hosting, el tipo de gestor de contenidos (o CMS) y el tipo de temas y plugins que puedes usar afectan directamente a tu capacidad de posicionarte mejor o peor en Google.

También debes saber que Google lee unas etiquetas técnicas que se llaman las Metas y que tienes que proporcionar estos datos y permitir que tus contenidos se compartan fácilmente en las redes sociales porque estas señales cada vez cobran más peso en Google para posicionar alto.

Luego, en la etapa 3 (que sigue siendo la más importante para posicionar contenidos en Google) toca conseguir enlaces entrantes. Es decir otras webs que enlazan con las nuestras y puestos a elegir, es mejor tener pocos enlaces entrantes pero de muy buena calidad.

No es lo mismo que te enlace El País o que te enlace una web apenas conocida.

Este trabajo de conseguir enlaces entrantes es la etapa final de un proceso de SEO y es ahí donde el trabajo de un técnico experto en SEO cobra todo el sentido del mundo.

Parece que a día de hoy, todos tenemos que tener unos conocimientos mínimos de SEO, Franck ¿Eso es así? ¿Deberíamos tenerlos? ¿Debería enseñarse en el cole a los jóvenes a posicionarse en una empresa tan importante como es Google?

Yo creo que no, pero es como todo: si eres un negocio, en función de si tienes presupuesto para acudir a profesionales en este caso puedes elegir.

En este caso, yo creo que Google le está haciendo un favor a los pequeños porque aunque sea más complejo, tú tienes la capacidad de jugar en este buscador al igual que otros que tienen mucho más dinero que tú y eso es interesante.

Se trata de conocer las reglas, de cómo funciona para intentar posicionarse aunque nuestro presupuesto sea inferior…

¿Cómo se consiguen enlaces entrantes?

Los mejores, sin hacer nada. Con grandes contenidos o recursos gratuitos (calculadoras). Los bloggers suelen recibir menciones orgánicas.

Los demás enlaces, hay que currárselos.

Los SEO’s hacen una mezcla de espionaje de la competencia (en busca de enlaces fáciles), RP digitales, y producción de contenidos propios que optimizan. Pagan a quien hay que pagar, aunque no sea lo que Google quiera.

Los más arriesgados juegan a hacer magia con Google (SEO Black Hat), aprovechándose del mal funcionamiento del algoritmo de Google durante un tiempo. A veces basta con unos meses sin que Google se dé cuenta – a menudo en nichos – para hacer mucho dinero.

¿Un buen truco para llevar, para novatos?

1. Preocúpate más por la calidad de tus contenidos que por el SEO. Escribir para tu lector, no para Google. Sobre todo al principio.


2. Conecta tu blog con tu perfil en Google+. Google está haciendo una caza de brujas en contra de los contenidos anónimos (spam). Es una oportunidad para los creadores de contenidos serios.


3. Estrategia de la cola larga: no compitas para palabras demasiada competidas (genéricas 1, 2 o 3 palabras). Empieza primero con palabras más largas. “Trading” NO. “Sistemas de trading con opciones”… ¡mucho mejor!

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✓ El origen holandés de la Holocracia

Por: Jeroen Sangers

Ultimamente encuentro mucha información sobre Holocracy — Holocracia en castellano; es una metodología que está de moda. Lo que pocas personas saben es que, aunque la Holocracia está relativamente joven, tiene sus raíces en un método similar mucho más antigua: la Sociocracia.

¿Qué es la Sociocracia?

La palabra Sociocracia es muy antigua, ya sale en la literatura desde la mitad del siglo XIX. La Sociocracia como la conocemos hoy en día es un poco más joven. Tiene sus raíces en el colegio holandés Werkplaats Kindergemeenschap que desde los años 50 está funcionando de forma completamente democrática. Es decir que los trabajadores y los estudiantes se auto-organizan y toman juntos las decisiones para el bien del colegio.

Más tarde, en los años 60, otro holandés y ex-alumno del colegio Werkplaats Kindergemeenschap, Gerard Endenburg, adaptó la Sociocracia para usarlo en su empresa. Gerard es la persona que definió los tres principios esenciales de la Sociocracia y que también están presentes en la Holocracia:

• Decisiones por consentimiento: se acepta una propuesta cuando todos los miembros del grupo están convencidos que la propuesta no perjudica el objetivo del grupo. No es necesario que los miembros del grupo están de acuerdo con la propuesta, ni que haya consenso ni que sea la mejor propuesta posible. Mientras no haya problemas que perjudican el grupo, se acepta la propuesta. Gracias a este principio, organizaciones sociocráticas pueden tomar decisiones más rápidas.


• Organización en círculos: en lugar de pensar en equipos de personas, una Sociocracia está organizado en círculos con roles. Cada persona dentro de la organización puede cumplir varios roles en diferentes círculos y en diferentes niveles. Es como una organización virtualizada. Cada círculo recibe desde su círculo superior un objetivo y recursos y está completamente libre en buscar maneras de cumplir su objetivo. Un círculo puede decidir delegar parte de su objetivo a un sub-círculo.


• Doble enlace entre círculos: la comunicación entre un círculo y su sub-circulo pasa por dos personas. Por un lado hay el rol de líder, asignado por el círculo superior con el objetivo de representar este círculo dentro del sub-círculo. Por otro lado existe el rol de representante, elegido entre los miembros del sub-círculo para representar los intereses del sub-círculo dentro del círculo superior.

Un requerimiento para una Sociocracia funcional es tener un alto grado de transparencia dentro de la organización. Si todos los miembros de la organización participan en la toma de decisiones, necesitan tener acceso a la información para poder tomar estas decisiones.

La Sociocracia es un modelo de organización que ha mostrado su viabilidad y que actualmente está en uso en docenas de colegios y miles de empresas en todo el mundo.

De la Sociocracia a la Holocracia

La Holocracia es una versión más comercial y más moderna de la Sociocracia. Aunque sus raíces sociocráticas son muy visibles, la Holocracia también incorpora influencias de las metodologías ágiles y de Getting Things Done.

En futuros posts explicaré más sobre la estructura y la forma de funcionar de una Holocracia.