✓ El ABC de la productividad para bloggers o las 11 mejores formas de ser más productivo en la generación de visitas hacia tu blog

Por: Franck Scipion

¿Eres blogger?

Entonces, te gusta la productividad personal. Fijo.

Trabajas o tienes tu propio negocio, tienes familia, quieres disfrutar algo de vida social y…has descubierto lo que realmente cuesta de mantener un gran blog: ¡muchas horas de trabajo!

Así que lees todo lo que puedes sobre productividad personal y tratas de poner en marcha lo aprendido en tu propio proyecto.

¡Genial!

Pero si eres blogger, tu productividad va más allá de cómo estás utilizando tu tiempo, ejecutando tu lista de tareas.

Definiendo la productividad para un blogger

Pues es bastante sencillo, en teoría.

Un blog se nutre de visitas

No conozco a ningún blogger que no quiera ser leído.

Ningún blogger que no quiera más visitas.

Podríamos definir la productividad de un blogger como el arte de escribir lo menos posible y conseguir el mayor número de visitas (cualificadas).

Pero las visitas no son un fin

¿Para qué sirve tu blog?

¿Cuál es su propósito?

Vender un libro, que te contacten, una petición de presupuesto, la venta de un curso.

Lo que sea.

Empieza por ahí, si no, no tienes criterios para medir tu productividad.

No quieres estar ocupado, quieres ser productivo.

Conversión, el acto productivo en tu blog

Si las visitas sólo son un medio, la mejor definición de la productividad para un blogger es que estas visitas realicen en tu blog la acción que habrás definido como objetivo nº1.

Entonces se trataría, mejor, de escribir lo menos posible y conseguir el mayor número posible de conversiones.

Veamos cómo lograr más visitas sin invertir más tiempo en tu blog

#1 - Domina el arte de los titulares que captan la atención

Puede que lleves 20 años trabajando en lo tuyo.

Para las mayores empresas del mundo.

Que te llamen para dar charlas de referencia.

De cara a Google y a sus páginas de resultados, sólo eres uno más.

Luchas contra otros 9 y a menudo, otros 10 anuncios de pago para captar la atención del usuario.

Si no aprendes a trabajar los titulares de tus posts y darle el gancho que requieren para conseguir estos clics, nadie te leerá.

Es el factor de mayor impacto en la generación de visitas.

No seas aburrido por querer ser purista.

#2 - Entiende el poder de la descripción y los rich snippets en las páginas de resultados de Google

¿Te has fijado la poca atención que le presta el 99% de los bloggers a la descripción de su entrada?

Es tu oportunidad para destacar.

Y si además haces aparecer tu foto en el resultado en Google, mejor que mejor. Las fotos humanas atraen los ojos y generan confianza.

No siempre va asociado a calidad, pero Google ha lanzado una cruzada sin retorno en contra de los contenidos anónimos.

Da la cara por las palabras de tus posts.

#3 - Mejora tu entendimiento de las palabras claves útiles para tu blog

He dejado de contar los expertos reconocidos que acuden a mí, desesperados o enfadados por no conseguir visitas.

Se equivocan de términos

Usan un lenguaje demasiado técnico que no es el idioma de la gente, y andan buscando clientes.

Ningún paciente busca “síndrome coronario agudo” en Google; la gente busca términos incorrectos (desde el punto de vista técnico) como “infarto” o “ataque al corazón”.

Se equivocan de competidores (en Google)

La cola larga sigue más que nunca efectiva en Google. Busca palabras claves de 4 o más palabras, que seguramente tendrán menos popularidad pero un nivel de competencia en Google mucho más débil:

• “community manager” es un error. Demasiado genérico, demasiado competitivo


• “contratar a un community manager en Madrid” es más inteligente de cara a la probabilidad de lograr a visibilidad a corto plazo y sobre todo, de cara a la probabilidad de conversión de esta visibilidad

Con el nuevo algoritmo de Google, Colibrí, te recomiendo plantear preguntas completas.

Y responderlas en tus posts.

#4 - Incentiva actos con Call-to-action

Otras de las armas con efecto inmediato muy mal usadas, en general.

Cuando tu lector termina de leer tu post ¿cuál es el próximo paso?

Aunque a ti te parezca natural, no des nada por hecho.

Escribe con palabras lo que quieres que haga tu lector ahora

Se llama Call-to-action:

• Compra ahora


• Reserva tu plaza


• Cuéntame tu historia en el hilo de comentarios


• Comparte a tus seguidores en las Redes sociales


• Etc.

Incentiva la próxima acción en tu blog, de forma natural y con fuerza.

La gente busca un líder que les pueda guiar.

Haz tu trabajo. ¡Guíales!

#5 - Escribe mejor

Es mejor escribir menos y poner más valor en la mesa.

Lo increíblemente bueno se recuerda.

Lo increíblemente bueno llega a la gente y les transforma.

Lo increíblemente bueno se comparte como reguero de pólvora en las redes sociales.

Si sabes que tus entradas son mediocres, entonces no te sorprendas de que pocos lectores te terminen dedicando su tiempo.

La oferta es grande y la calidad está subiendo.

Apúntate también a los contenidos delicatessen.

#6 - Escribe menos en tu blog y más fuera de tu blog

La anti-regla de 20-80

Lo llamo la anti regla, porque la inmensa mayoría de los bloggers suelen hacer justo lo contrario.

20% de tu tiempo disponible en tu blog, 80% de tiempo disponible cultivando conexiones con gente relevante en tu nicho.

Sal de tu blog de una vez. Es la mejor forma de hacer crecer tu audiencia más rápido.

Si sólo puedes escribir una entrada a la semana, escribe una al mes para tu blog y trata de publicar las otras 3 como autor invitado en otros blogs de mayor audiencia en tu nicho.

Ya verás cómo tu audiencia crece más rápido. Escribir como autor invitado es una bendición para tu propio blog.

He aquí un caso de éxito realizado en este mismo blog, hace ya 3 años…

#7 - Haz tu poder de atracción irresistible

Hay bloggers con y bloggers sin.

Sí.

Marca un antes y un después.

De verdad.

¿Y se trata de …?

Tener una lista de suscriptores del blog (por email) e incentivar el alta a esta newsletter con un regalo gratis:

• Híper relevante


• Valioso


• Gratuito

Puedes ofrecer un PDF, un ebook o un mini curso. Lo que quieras.

Pero hazlo.

Y por favor, no te equivoques.

Te estoy diciendo que tienes que regalar algo que deberías estar vendiendo.

A nadie le gusta una chapucilla barata, aunque sea gratis.

Apuesta por un gran imán y la gente vendrá hacia ti atraída por el boca a boca.

#8 - No les dejes sin respuesta. Fidelízalos!

Un buen blogger debe ser el comentarista nº1 de su blog.

Responde a todos los comentarios que puedas. Crearás lectores fieles. Y aprenderás sobre sus necesidades.

Ya que has entendido en el punto nº8 el interés de incentivar el alta a tu newsletter, puedes trabajar con autoresponders para generar más visitas por email, de forma automática.

Yo llevo 6 meses de contenidos gratis preparados en mis autoresponders.

Cada mes viene también una oferta para comprar uno de mis productos.

¿Y sabes qué?

Cuando ofreces, algunos de tus lectores terminan comprando.

#9 - Haz tu marca más sexy

Sí.

Lo sexy se comparte más.

¿Qué hay de tu diseño?

¿Qué hay de tu nombre?

¿Eres único? ¿Tus contenidos destacan?

¿Tienes un manifiesto para que la gente conecte profundamente con tus ideas y tu proyecto?

Sí, lo más sexy se comparte mejor.

#10 - Aporta valor en tu nicho

¿Cómo?

Dedicándole horas de tu tiempo haciendo curación de contenidos y haciendo de conector entre todos los bloggers de tu nicho:

• Envía un post semanal con las mejores entradas publicadas en tu nicho. No me refiero a las entradas que has publicado tú, sino a una selección de las mejores entradas de tu nicho


• Envía esta colección de valiosos enlaces en una newsletter, a tus suscriptores por email


• Mantén un calendario de eventos relevantes para tu nicho


• Coordina un ranking de blogs en tu nicho. Quién es quién, qué visitas tienen estos blogs, etc…


• Saca una encuesta anual y transfórmate en un observatorio de tu nicho

Si te haces útil para los bloggers de tu nicho es probable que te lo agradezcan compartiendo (más) tus entradas, mencionándote cada 2 por 3 en Twitter y proponiéndote entrevistas sin parar.

Reciprocidad. Tú me ayudas, yo te devuelvo el favor.

#11 - No les hagas esperar

Cuidado con tu hoster.

La gente se va para siempre (y con una impresión a priori, muy negativa) si tus páginas tardan mucho en cargarse.

10 segundos es demasiado.

Las páginas cargan más lento aún en un dispositivo móvil.

La velocidad de carga tiene un impacto directo sobre la generación de visitas.

Cuidado. No malgastes tu tiempo

No escribas todos los días. No tiene sentido. No eres un gran medio de comunicación.

No busques visitas, trata mejor de atraer lectores. Personas con cara, personas con quienes conversar.

No cambies de diseño cada 2 por 3.

No toquetees tus plugins sin parar, en busca de un milagro.

No pierdas horas mirando las estadísticas en tiempo real de Google Analytics (ni entrando 7 veces al día a ver las visitas del día).

Deja de conversar en las redes sociales con desconocidos, lejos de tu nicho.

Para todo ello, lo que lees sobre productividad personal y la metodología GTD es realmente útil, una vez que hayas encontrado la variante que funciona mejor en tu propio caso.

Elige siempre la mejor próxima tarea. La que tendrá mayor impacto sobre la consecución del objetivo marcado.

Pero tu actitud y cómo superas (o no) las barreras mentales que tú mismo te impones son fundamentales para el potencial de crecimiento de tu blog.

No seas un obseso del control absoluto

Si trabajas a tiempo parcial en tu blog, deberías deber entender fácilmente que tu tiempo es extra limitado.

Llegar a tener un impacto mayor pasa por la contratación de terceros. Si no el riesgo es ver tu blog moverse a un ritmo tan lento como un caracol en un día soleado.

Ponle precio a una hora de tu tiempo y busca profesionales que te salen más baratos que tu tarifa/hora.

Desde el inicio en mi blog, opté por trabajar con colaboradores Freelance:

• Un periodista para corregir mis textos y transcribir audios que yo le preparaba (¡es súper productivo!)


• Una asistente virtual para atender a peticiones comunes de mis lectores y pre-publicar las entradas en el blog (sólo tengo que revisarlas antes de publicarlas)


• Un diseñador web experto, que puede ayudarme cuando me atasco en WordPress

Hay muchas tareas de bajo valor que consumen mucho tiempo en el día a día de un blogger. Puedes externalizarlas.

Céntrate en tus ideas y en cómo hacer crecer tu proyecto.

Conseguí 102.897 visitas en 12 primeros meses y 2,3 veces más en los 12 siguientes. En “part-time”.

Unos años atrás, en 2010, mi blog superó las 100.000 visitas en sus primeros 12 meses, dedicándole un promedio de tiempo de unas 2 horas por día laboral.

En los 12 meses siguientes, las visitas subieron a 230.607 visitas.

El equipo del blog no cambió y si bien es cierto que Google ayudó a multiplicar las visitas (por su efecto bola de nieve) lo que realmente mejoró de forma notable, fueron mis habilidades como blogger:

• Aprendí a escribir mejor y sobre todo a hacerlo de forma más inteligente, optimizando a la baja mi ratio horas de escritura/visitas logradas


• Aprendí a conectar mejor con mis lectores


• Aprendí a posicionar mejor mis contenidos


• Aprendí a hacer mis posts más sexy para las redes sociales


• Aprendí a reforzar la marca de mi proyecto y mi persona

Sí, es posible lograr ser más visible sin invertir más tiempo en tu proyecto.

Con las habilidades adecuadas y una buena metodología, el potencial de crecimiento en visitas de tu blog, a idéntico tiempo invertido, es enorme.

Franck Scipion

Franck Scipion es el autor del blog Lifestyle Al Cuadrado, dónde comparte estrategias, tácticas y herramientas probadas para ayudarte a diseñar el estilo de vida de tus sueños.

Si estás trabajando en transformar una idea o una pasión en un micro negocio, y lo tuyo es hacerlo tú mismo (DIY), este sito es para ti. ¡Apúntate al curso gratis!

También puedes seguir a Franck en Facebook o twitter.

¿Cómo puedo motivarme para trabajar al máximo?

Por: Iago Fraga

Si en algo hay que darles la razón a los detractores de la productividad personal es en que: da igual lo bueno que sea tu método de productividad que si no tienes la motivación para llevarlo a cabo tus objetivos no se alcanzan.

Cae de cajón, es verdad. Ya puedes diseñar la máquina perfecta para resolver todos los problemas del mundo, que si no le das energía no va a producir ningún cambio.

Y ahora bien, ¿deberíamos abandonar todo lo que hemos aprendido y tirar la toalla tras semejante afirmación? Por supuesto que no. No deberíamos, porque en contra de lo que solemos pensar:

• Tu motivación NO se gestiona mejor organizándote sin método.


• Tu motivación SÍ es algo en lo que puedes influir.

7 ideas para aumentar tu motivación

Es verdad que la motivación es un sujeto bastante incontrolable pero por lo menos tengo 7 técnicas que pueden resultarte útiles. No se trata de usar siempre todas sino de usar la correcta en cada situación:

1. Trabaja tanto como puedas en cosas que te interesan

La primera y mayor razón por la que no trabajamos motivados es porque lo que hacemos no es de nuestro agrado. Es tan simple como eso. La mayor batalla por la motivación se libra decidiendo qué aceptas hacer. Así que primera regla: acostúmbrate a cuestionar lo que haces y lo que te pidan. La triste verdad es que mayoría de la gente ni lo intenta.

2. No tengas miedo de rectificar

Cuando pase el tiempo y te des cuenta de que un de los objetivos que tienes actualmente no es en realidad lo que te interesa no tengas miedo de cambiar. Mucho más estúpido sería seguir haciendo lo que no quieres que admitir el error previo.

3. Mantén siempre en mente el por qué haces algo

En tu cabeza se forman caminos lógicos. Yo quiero irme de viaje, pero para irme de viaje necesito dinero y para ese dinero, necesito trabajar. Si olvido el que me encanta irme de viaje cada hora de trabajo es un absoluto sufrimiento. Moraleja: apúntalo si hace falta, pero prohibido olvidar la razón por la que haces algo que no te apetece. ¿Y si no hay razón? Exacto, lo correcto es no hacerlo.

4. Intercambia lo que se te da bien por lo que no

Hay cosas que te molestan y te cuestan menos que otras. El psicólogo Denis Reagan demostró en 1971 que el hecho de hacer favores a otros crea en ellos una necesidad de devolver el favor, incluso si el favor original no era solicitado (Reciprocity principle, en inglés). Así que ofrece tus capacidades a otros, te crearás con esto una red de entreayuda con mucho potencial.

5. Reorienta un poco tu trabajo si es necesario

El camino de A a B más corto es la línea recta, pero no necesariamente el más rápido. Si algo no te motiva, cámbialo en parte. Puedes convertir, por ejemplo, la redacción de un documento en la excusa para aprender e informarte sobre temas anexos que te interesan. Mayor motivación implica mayor velocidad y acabarás antes a pesar de requerir más trabajo.

6. Crea indicadores y míralos una y otra vez

Las estadísticas enganchan. Especialmente en proyectos a largo plazo, es fácil creer que por perder un día no pasa nada. La solución: contar individualmente el resultado de cada día a través de un indicador bien diseñado. Comienza por lo simple (como monitorizar el peso durante una dieta), pero hazlo cada día y lleva una gráfica. Empezarás a identificar qué contribuye y qué no en seguida, y acabarás por convertir tu reto en un juego.

7. Búscate a alguien que comparta tus problemáticas

No puedes experimentar todo por tu cuenta, pero sí puedes compartir tus resultados con otro (uno o más) que compartan tus objetivos. Intentar resolver algo en comunidad es genial porque algunas soluciones las encontrarás pasivamente.

¿8? ¿9? ¿10…?

Guárdala, imprímela o cópiala en tu agenda, pero asegúrate de que tendrás esta lista delante cuando la necesites.

Ahora que conoces mis 7 técnicas preferidas me encantaría saber cuáles son las tuyas. Si tuvieras que escoger una y sólo una: ¿qué técnica empleas para acelerar tu ritmo cuando una tarea no te apetece inicialmente?

(Por cierto, ¡gracias por vuestros votos en los premios bitácoras! No sólo hemos entrado en el top50 sino que lo hemos ido directamente al número 39. ¡Muchísimas gracias a todos! Aquí explico cómo votar si aún quieres aportar tu granito de arena.)

» Ver el artículo en el blog





De Iago Fraga en Técnicas de Organización

∞ Ser productivo y ser humano (link)

Por: Jeroen Sangers

No somos maquinas; no somos infalibles.

Aunque trabajamos según una metodología establecida de productividad personal, de vez en cuando fallamos. Tenemos la lista de tareas perfectamente organizadas, pero algunas de las tareas en esta lista ya hace semanas están allí, y todavía no las has hecho. ¿Qué está pasando? David Torné nos habla en este post de la procrastinación y de las tareas residentes.

Muchas veces la situación es igual de gris y lamentable como la de cualquiera. La opereta empieza al final de la jornada, o durante la revisión semanal, cuando reviso mi lista de siguientes acciones. Marco las acciones ya finalizadas, pero en un segundo vistazo me percato de aquellas que aún continúan allí después de varios días - o semanas - de ser procesadas, me las miro y después de sentirme culpable suelo decantarse me por una de estas vías de actuación:

• Asumo mi responsabilidad. Intento buscar un porqué y estructurar el trabajo a realizar de otra manera, para darle un nuevo aire, y quizás dar un primer paso.


• Continuo sintiéndome culpable y para solucionarlo me tumbo en el sofá o la cama, a anestesiar me a través de la TV. Lentamente el sentimiento se desvanece …

David Torne nos habla de los problemas de tareas residentes y procrastinacion.

∞ Lea el artículo en El Canasto

✓ Mi caja de herramientas

Por: Jeroen Sangers

A veces, cuando publico una reseña sobre una herramienta, hay lectores que piensan que se trata de una aplicación que uso cada día. La verdad es que he escrito sobre más de cien gestores de tareas en El Canasto y sólo uso alguno de ellos.

Aunque creo que mis herramientas son muy específicas para mi trabajo, mi experiencia y mi manera de trabajar, he pensado que te podría interesar saber qué herramientas utilizo en mi vida personal y profesional.

Observa que el software es para Mac, porque es la plataforma que uso. Las herramientas y las categorías están ordenadas alfabéticamente.

Administración

• Billings . Utilizo esta aplicación para registrar las horas que trabajo para mis clientes y para luego poder facturarlas. Cuenta con unas plantillas preciosas, aunque difícil de personalizar. Tengo la versión anterior — no la versión Pro — que ya no está a la venta.


• ContaSimple es una aplicación web que uso para la contabilidad. Me permite entrar mis facturas, las facturas recibidas y mis gastos para generar informes y hacer las declaraciones a hacienda.


• Dropbox es una aplicación que no necesita introducción. Utilizo mi Dropbox de muchas maneras diferentes.


• Highrise es un CRM muy sencilla. Aunque generalmente trabajo solo, tener todas las notas y conversaciones con mis — futuros — clientes juntas tiene sus beneficios.


• Numbers es la aplicación de hoja de calculo de Apple y la uso, entre otros, para crear un panel de control gráfico para visualizar el estado de mi negocio.

Blogging

• Brytenet es el nombre que he dado a mi servidor. No es una empresa de hosting, aunque alojo algunas webs de clientes y amigos allí.


• Cloudflare mejora la velocidad de El Canasto de muchas maneras. Gracias a este servicio todos los visitantes reciben una versión optimizada de las páginas desde un servidor cercano. Además, cuando mi propio servidor no está disponible, CloudFlare continua mostrando las páginas a los visitantes.


• Feedpress es el servicio que uso para los feeds de mis artículos y podcast. Si tienes un blog y todavía usas Feedburner — que va a desaparecer dentro de poco — te aconsejo echar un vistazo a este servicio.


• Google Analytics me permito ser el gran hermano, vigilando los visitantes de El Canasto. Tengo que admitir que no lo consulto mucho — he dejado de preocuparme por las estadísticas hace mucho tiempo, pero de vez en cuando es útil saber qué artículos son populares.


• Hover es la manera más fácil de registrar tu propio dominio. Incluso cuando no tienes un negocio te aconsejo comprar un dominio, al menos para tener una dirección de e-mail que no depende de tu proveedor (gmail, hotmail, …).


• MailChimp es el mejor servicio que he encontrado para gestionar listas de correo.


• Movable Type fue en su día el CMS más popular. Ahora todo el mundo se ha pasado a WordPress, pero yo sigo con Movable Type, que cuenta con algunas características imprescindibles para mi, como la posibilidad de trabajar con Markdown, cambiar las plantillas sin tener que saber PHP o generar páginas estáticas.


• Stock.xchng es un servicio que ofrece imágenes gratis de alta calidad para acompañar los artículos de El Canasto.

Consultoría

• Mindnode Pro es una aplicación para crear mapas mentales sencillos. Habitualmente empiezo cada proyecto nuevo con un mapa mental.


• Skype es el servicio de videoconferencia con mejor calidad de audio que uso para comunicarme con mis clientes durante las sesiones de consultoría a distancia.


• vCita está sincronizado con mi calendario y ofrece a mis clientes la posibilidad de consultar mi disponibilidad y reservar una hora para las sesiones de consultoría. Además envía recordatorios un día y una hora antes de cada cita.

Escribir

• Byword es un editor de texto minimalista enfocado a escribir en Markdown. Casi todos los artículos publicados en El Canasto han sido escritos en Byword.


• Editorial es increíble: el editor de texto más potente que uso es una aplicación para el iPad. La posibilidad de crear flujos de trabajo personalizados convierte esta aplicación en la más usada cuando estoy de viaje.


• Mientras escribo del autor Stephen King es la mejor fuente de inspiración cuando no me salen las palabras. Los consejos de uno de los mejores escritores no tienen precio.


• NVAlt es una aplicación para gestionar notas de texto. Tengo los notas sincronizadas con la aplicación Simplenote en mi teléfono y tablet, para que siempre pueda capturar nuevas ideas. Uso etiquetas para distinguir los diferentes tipos de notas, como ideas para posts en El Canasto, listas de restaurantes, tiendas, bares y hoteles por ciudad, listas de control, etc. Actualmente tengo entre 250 y 300 notas en NVAlt.


• Pages de Apple es la aplicación que uso para dar formato a mis textos. Es fácil de usar, intuitivo, completo y me permite generar ficheros PDF o epub de alta calidad.


• Scrivener es la mejor herramienta para escribir textos largos. Cuenta con un montón de funciones avanzadas para estructurar el texto, gestionar el material de referencia, etc.


• Simplenote es el equivalente a NVAlt en mis dispositivos móviles. Es rápido al buscar y sincronizar notas, dos características muy importantes cuando tienes muchas notas.

Formación y charlas

• Keynote es la tercera aplicación de iWork y es la que uso más. Es genial para crear presentaciones personalizadas.


• Mindnode Pro , además de para mis proyectos de consultoría, también la uso para crear la estructura de mis cursos y charlas. Una vez creada la estructura, puedo exportar los datos en formato OPML para usarlo en Scrivener o Keynote.


• Shutterstock es mi fuente favorita de material gráfico de alta calidad.

Podcast de vídeos

• Amazon S3 es un servicio de almacenamiento de ficheros de alto rendimiento. Necesito un servicio como este, porque los vídeos de 2 Minutos de Productividad generan varios TB de datos cada mes.


• Blue Yeti es una bestia de micrófono USB — es mucho más grande de lo que parece — con una muy buena calidad para grabar audio.


• Camstudio , la única aplicación para Windows en esta lista, la uso para grabar screencasts sobre aplicaciones en este sistema operativo. Sé que no es la mejor que hay, pero es suficiente para mis necesidades.


• FeedPress , además de servir los feeds del blog, también genera el feed del podcast. Cuenta con estadísticas de descarga por fichero.


• iMovie es una aplicación que por defecto ya viene instalado en mi ordenador y es genial para montar vídeos. Permite recortar las grabaciones y añadir una introducción y música de fondo.


• iShowU HD es una aplicación completa para grabar la pantalla. Viene preconfigurada para la mayoría de los servicios de video en internet.


• KeyCastr es una pequeña herramienta para mostrar en pantalla lo que estás tecleando. Lo uso para enseñar en video cómo funcionan los atajos de teclado de las aplicaciones.


• Keynote no sólo uso para crear presentaciones, sino también para generar las animaciones de introducción para los vídeos.


• Movable Type también es el CMS detrás del podcast. He creado algunos campos personales para poder especificar los meta-datos de cada video.


• OmniDazzle es una aplicación pequeña para añadir efectos especiales cuando grabo los screencasts. La uso más que nada para resaltar una parte de la pantalla.

Productividad

• 30/30 es un temporizador para iOS que uso a veces para asegurarme de tomar mis pausas. ¡Muy útil!


• Basecamp es mi solución preferida para colaborar en equipo (aunque no siempre puedo elegir yo qué herramienta usamos). En Basecamp puedo centralizar las discusiones, ficheros, listas de tareas y calendarios de los proyectos en que estamos trabajando.


• Beeminder es un servicio para hacer el seguimiento de los objetivos. Actualmente tengo 11 metas configuradas, la mayoría automatizadas mediante IFTTT. Hay que usarlo durante un tiempo para entender el genio de esta aplicación y sus métodos para evitar que hagas trampas.


• Day One es una aplicación genial para mantener un diario. Lo tengo instalado en todos mis dispositivos (sincroniza vía Dropbox) y además publico automáticamente algunos tipos de eventos (fotos de Facebook y Instagram, tareas completadas de Omnifocus, etc.) gracias a los scripts de Slogger.


• DEVONthink es para gestionar el gran volumen de material de referencia que he recopilado durante todos estos años. Su motor de inteligencia artificial me ayuda cuando clasifico documentos nuevos o cuando busco documentos relacionados.


• Faber-Castell Ambition es la pluma con la que escribo mis notas e ideas. Es elegante y escribe muy suave.


• Haz Que Funcione es el mejor libro de David Allen para aprender GTD, el método que aplico para organizar mi trabajo y mi vida.


• Hazel es una de estas aplicaciones que son invisibles, pero que echo de menos cuando cambio de ordenador. Hazel permite de forma sencilla organizar los ficheros en mi ordenador. Archiva automáticamente las facturas que descargo, vacía la papelera, mantiene mi escritorio limpio y hace muchas cosas más.


• iCal — en las versiones más modernas de OS X se llama Calendario — viene por defecto instalado en OS X y tiene todo lo que necesito (y más).


• iTunes es una de las aplicaciones más usadas, porque siempre escucho música mientras trabajo. Tengo un sistema demasiado complejo de listas inteligentes que me gusta tanto que difícilmente me cambiaré de aplicación.


• Mail es otra aplicación estándar de Apple que funciona muy bien. Sólo he instalado el complemente Quotefix para que mis respuestas salgan debajo del mensaje original.


• Moleskine es mi libreta favorita para escribir notas más largas. El papel de alta calidad realmente invita a escribir.


• Muji Bloc de notas es un bloc de notas de color marrón claro. Lo tengo en dos formatos: tengo el tamaño más pequeño — A6 — que siempre llevo conmigo para apuntar mis ideas cuando estoy fuera de casa y el tamaño más grande — B4 — para hacer mis mapas mentales.


• OmniFocus es el Rolls Royce de los gestores de tareas y otra aplicación que siempre tengo abierta. También lo tengo en el dock del móvil y tablet.


• QuickSilver es otra aplicación imprescindible para mi. Es la interfaz principal de mi ordenador. Lo uso para abrir documentos y aplicaciones, para redimensionar imágenes, para controlar la música, para buscar información y para muchas cosas más.


• Trello es mi segunda opción para colaborar, después de Basecamp. La visualización de tareas en columnas es especialmente útil para planificar tareas similares, como la producción de vídeos y escribir una serie de artículos.


• Typinator es como la auto-corrección de los editores de texto, pero en nivel de sistema para que funcione en todas las aplicaciones y pantallas. No sólo lo uso para corregir mis errores de ortografía, sino también tengo snippets para un montón de textos habituales, como mis firmas de correo, respuestas frecuentes, mi número de cuenta bancaria, etc.

Redes sociales

• Buffer evita que mis seguidores en las redes sociales reciban un montón de enlaces al mismo momento, cuando estoy leyendo y compartiendo noticias.


• Feed Wrangler es el mejor servicio para reemplazar Google Reader. Las demás opciones han copiado Google Reader, mientras Feed Wrangler ha innovado. No sé cómo he podido trabajar tantos años sin carpetas inteligentes para las noticias.


• IFTTT es un servicio que vincula varias aplicaciones web. Lo uso, por ejemplo, para guardar una copia de las fotos de Instagram en mi carpeta Dropbox, para actualizar las estadísticas de Beeminder (vía email) o para añadir suscriptores al newsletter.


• Instapaper es mi cola de lectura, dónde guardo todos los artículos interesantes para leerlos en otro momento.


• Reeder en iOS es la mejor aplicación para leer feeds, utilizando el servidor de Feed Wrangler. Permite enviar artículos a Instapaper para leer en otro momento o a Buffer para publicar en las redes sociales.


• Tweetbot es mi aplicación favorita para interactuar con Twitter. Lo que más me gusta es la posibilidad de esconder tweets con ciertas palabras (#F1) o publicados desde algunas herramientas (Runkeeper).


• Twitterfeed es un servicio para publicar automáticamente todos los artículos de un web. Yo paso primero los feeds por Yahoo! Pipes para poder filtrar el feed y sólo publicar artículos realmente interesantes.


• Wedge lo uso para acceder a mi red social favorita, App.net.


• Yahoo! Pipes es el componente más técnico de mi flujo de trabajo para las redes sociales. Lo uso para modificar feeds (filtrar artículos, corregir enlaces, cambiar títulos de posts) antes de publicar enlaces en las redes sociales.


• Zapier es un servicio similar a IFTTT, pero más enfocado a aplicaciones profesionales.

Retocar El Canasto

• BBedit es un editor de texto muy potente (creo que sólo utilizo el 5% de sus capacidades) y lo uso para modificar las plantillas y el estilo de El Canasto.


• Github es un repositorio con control de versiones dónde tengo mis plantillas almacenadas. Desde allí puedo activar los cambios en la web.


• Pixelmator es mi editor gráfico preferido. Puede editar imágenes bitmap y vectoriales y es muy completo por una fracción del precio de Photoshop.

Al final, esta lista es mucho más larga de lo que esperaba — y estoy seguro que he olvidado algunas herramientas — pero te da una idea de las qué uso para hacer mi trabajo.

NB: algunos de estos enlaces forman parte de programas de afiliación, es decir, yo recibo dinero cuando compras la aplicación.

Mis tareas de baja intensidad

Por: Berto Pena

Al hilo de uno de mis últimos artículos aquí, quería hablarte de un recurso que puede venirte bien en el trabajo. Yo lo utilizo mucho. Viene fenomenal para esos momentos en los que ya estás cansado pero todavía te queda tiempo de trabajo y quieres aprovecharlo haciendo algo útil.



Imagina esta escena: el día de trabajo toca a su fin. Has completado tu lista de tareas para hoy (¡bien!) y lógicamente estás cansado. Pero ves que todavía te queda un rato antes de cerrar el día. Dejando los Twitters y compañía de lado, te apetece hacer algo productivo.

Es el momento perfecto para echar mano a tus tareas de baja intensidad. Son una serie de cosas que no tienen una fecha de vencimiento (pero que tarde o temprano hay que hacer), que no suponen un gran esfuerzo, y que sin salvar al mundo te permiten hacer algo provechoso en tu trabajo.

A poco que rebusques en tus rutinas vas a encontrar un montón de estas tareas. Comparto contigo algunas de las que hago yo:

1. Ordenar y despejar la mesa de trabajo.


2. Procesar las últimas notas de la aplicación de información personal (en mi caso Evernote).


3. Actualizar y hacer limpieza de feeds (blogs).


4. Hacer un backup de ficheros de trabajo importantes.


5. Revisar la organización de las carpetas sobre las que más trabajo (en mi caso en Dropbox).


6. Revisar mi lista de lecturas pendientes (en mi caso en Pocket).


7. (A veces) dibujo un mapa mental con el plan de trabajo de mañana. Dado que no lo interpretas como una planificación formal, sólo un dibujo, la mente lo hace sin esfuerzo.


8. Pequeñas tareas de la web/blog: revisar visitas, algún rápido backup…


9. Revisar los filtros y reglas del Email para ver si necesitan una puesta a punto.


10. Revisar la lista de aplicaciones instaladas para eliminar alguna que ya no utilizo.


11. Limpio y ordeno el Escritorio de mi ordenador: iconos, archivos antiguos…


12. Limpio la carpeta Descargas. Lugar tradicional donde solemos acumular cosas que ya no nos valen.


13. Escaneo alguna tarjeta de visita que me hayan dado recientemente.


14. Y si no se me ocurre otra cosa que hacer a veces veo algún vídeo-tutorial, una review o una charla que me interese en YouTube.

Hacer estas cosas en esos momentos no sólo te permite hacer algo productivo cuando no tienes muchas ganas. Tiene además otra enorme ventaja: cuando quitas de en medio estas cosas, nunca se interponen luego en el camino de las tareas más importantes. Para mí es otra pieza más del trabajo inteligente.

evernote

Por:

La escritura a mano está aquí para quedarse. Cada trazo transmite emoción y expresión creativa que van más allá de las que se pueden conseguir con el teclado o el ratón, además de que varios estudios han demostrado que la escritura está ligada a la mejora del aprendizaje, la memoria y la generación de ideas. Durante décadas, ha habido diferentes opciones de escritura digital, pero siempre faltaba algo. Esto está a punto de cambiar.

La mejor aplicación de escritura

Hemos dedicado meses a mejorar Penultimate, añadiendo funciones para crear la experiencia de escritura digital más natural que jamás hayamos visto. Si estás tomando notas en clase, perfilando tu próxima gran idea o haciendo un diario de tus pensamientos, nunca habrás visto una solución tan agradable o potente como ésta.

Zoom


Durante los últimos años, el zoom ha sido una de las funciones más solicitadas de Penultimate. Ya está aquí e incluso supera nuestras expectativas. Nos pareció que las herramientas de zoom más utilizadas eran poco naturales y no sacaban partido a los gestos que los usuarios están acostumbrados a hacer con sus iPads.
Para hacer zoom, simplemente pellizca la pantalla y empieza a escribir. Esto te permite escribir en cualquier sitio, en lugar de sentirte reducido a escribir en un cuadro de zoom. Utiliza los dos dedos para deslizarte a la izquierda y cambiar a una nueva línea o usa dos dedos para desplazarte por la pantalla. Pellizca la pantalla de nuevo para volver al modo pantalla completa. Con el zoom activado, verás de fondo el texto que lo rodea para que conozcas el contexto y sepas en qué parte de la página estás.

Función Drift


Después, nos replanteamos el movimiento dentro de la vista con el zoom activado. Empieza a escribir y la pantalla comienza a moverse contigo, ajustándose automáticamente para que coincida con tu velocidad, como si estuvieras escribiendo en un papel. No se necesita ninguna formación, la aplicación se autocorrige al instante.

Consejo: Tu primera experiencia con la función Drift probablemente te sorprenderá. No aceleres la velocidad de tu escritura para alcanzarla, tan solo continúa como lo harías normalmente. Puede que te lleve unos minutos acostumbrarte, pero cuando lo hagas te preguntarás por qué no lo utilizaste antes

Si estás dibujando o escribiendo con caracteres que no son los más adecuados para desplazarte, pulsa el icono del ancla para fijar la pantalla en un lugar.

Protección inteligente para la muñeca

A nadie le gusta tener marcas imprecisas al poner las manos sobre la pantalla para escribir. Sin embargo, creímos que había una manera mejor de solucionar este problema que la de bloquear secciones enteras de la pantalla. Así que, al igual que con el zoom, decidimos volver a pensar cómo debería funcionar la protección para la muñeca. Dinos cómo sujetas el bolígrafo y, en cuanto la aplicación note la punta de tu bolígrafo digital, dejará de registrar otros puntos de contacto.

Disponible ahora

Puedes descargarte la última versión de Penultimate hoy en iTunes App Store. Esperamos que te guste tanto como a nosotros.

∞ ¿Es tan fácil el GTD como dicen? (link)

Por: Jeroen Sangers

Con este post, Amalio Rey ha empezado una de las discusiones más interesantes sobre GTD y la productividad personal. Amalio explica los problemas que tiene con la implementación del método Getting Things Done, algo que he oído muchas veces:

… lo que yo echo en falta es una especie de “GTD por capas”, por niveles, en forma de escalera, que vaya elevando los grados de complejidad, para que cada cual suba según lo cómodo que se sienta. En los primeros escalones estarían los trucos y consejos con el ratio coste/beneficio más favorable, o sea, los más fáciles de usar en relación con el impacto que producen en la productividad, y a partir de ahí, nos vayamos animando a probar nuevos escalones siendo conscientes de que exigen más esfuerzo.

Me ha gustado mucho leer este artículo, pero he disfrutado aún más de los comentarios, donde participan varios maestros de GTD como Ruben Alzola, José Miguel Bolivar, Antonio José Masiá, Alberto Barbera y un tal Jeroen Sangers.

Finalmente recomiendo leer también el segundo artículo de este serie GTD: Haz las cosas y gestiona con perspectiva.

∞ Lea el artículo en El Canasto

✓ Cómo cambiar tus hábitos productivos

Por: Jeroen Sangers

Cuando quieres implementar una metodología de productividad personal, hay que cambiar tus hábitos. En el caso de un método completo como GTD estamos hablando de unos 10-20 hábitos.

Probablemente nadie te ha enseñado cómo hay que organizarte y planificar el trabajo. Nadie te ha explicado cómo utilizar el calendario y la lista de tareas. Has empezado a desarrollar tu propio sistema de trabajo en el colegio. Luego, basado en las experiencias — qué funciona y qué no — has añadido nuevos hábitos y has eliminado algunos otros. El resultado es un patchwork de hábitos que llevas utilizando desde hace mucho tiempo.

Finamente ha llegado el momento en que los hábitos productivos actuales ya no son suficientes; porque quieres mejorar la gestión del tiempo, energía y atención, pero no sabes por dónde empezar. ¿Qué es exactamente un hábito? ¿Y cómo se cambia un hábito?

La anatomía de un hábito

Un hábito consiste de tres partes: un evento que sirve cómo disparador del hábito, la acción y una recompensa.

La mayoría de tus hábitos actuales tienen un ‘trigger’, un evento que hace que empieces con el hábito. Por ejemplo, para muchos fumadores el olor del café es el disparador para fumar, porque siempre combinan su hábito de fumar con el momento de tomar un café. O en mi caso, tenía el hábito de abrir el correo electrónico al sentarme en la mesa del despacho.

Después del evento iniciador, procedes a la acción del hábito: fumar, leer el email, salir a correr.

Finalmente, cada hábito tiene su recompensa. La nicotina hace que los fumadores se sientan mejor, cuando he consultado el correo electrónico tengo la sensación de estar al día y la gente que hacen deporte sienten una satisfacción física. La recompensa es importante, porque refuerza el hábito.

Cambiar el hábito

En general cuando intentas cambiar un hábito, utilizas tu fuerza de voluntad para cambiar la acción. El problema es que la fuerza de voluntad depende del nivel de energía que tienes. Es decir, cuando estás cansado, tienes menos fuerza de voluntad y corres el riesgo de volver a los hábitos antiguos.

En lugar de utilizar la fuerza de voluntad es mejor utilizar el trigger o la recompensa para formar hábitos nuevos. Yo he podido dejar de consultar el correo electrónico al principio del día simplemente cambiando por la mañana el lugar de trabajo al comedor. Allí planifico primero mi día antes de sentarme en el despacho.

Cambiar hábitos es difícil

De todos modos, cambiar un hábito nunca será fácil. Especialmente cuando estás cambiando varios hábitos a la vez. Piensa un momento en las personas que han conseguido dejar de fumar y al mismo tiempo han completado una dieta para perder peso. Yo no conozco a nadie que ha logrado las dos cosas a la vez.

Cambiar los hábitos productivos es importante y complejo, pero si lo haces de forma inteligente — cambiando el trigger o la recompensa — verás que tu también puedes ser productivo.

∞ Planificar lo es todo, el plan no es nada (link)

Por: Jeroen Sangers

Planificar sigue siendo imprescindible. No tanto por el resultado, sino por el proceso. Cuanto más esfuerzo hayamos hecho en planificar, más preparados estamos para “improvisar” cuando el plan original salte por los aires

Este principio es uno de los fundamentos de la productividad personal; necesitas un plan, pero hay que usar el plan con flexibilidad. Cuando salgo de viaje con el coche quiero conocer la ruta, pero si una carretera está en obras, no tengo ningún problema de cambiar mis planes.

∞ Lea el artículo en El Canasto

Las 9 reglas ocultas de Email que aprendí tarde

Por: Berto Pena

Ojalá cuando utilizamos el Email por primera vez alguien nos entregara un manual de buen uso. Pero no, la mayoría de nosotros hemos ido aprendiendo (mal) sobre la marcha, y descubriendo cosas a base de tropezones. Hay unas cuantas reglas ocultas que personalmente aprendí más bien tarde. Pero que a día de hoy me ayudan mucho.

1| No contesto inmediatamente

Si algún día logro hacer algo por lo que me recuerde alguien, espero que no sea por «sí, Berto era muy bueno resondiendo rápido a sus emails». Este mal hábito, con el que viví montones de años, me hizo caer en un montón de errores: multitarea, distracciones, falsa sensación de eficacia, dependencia lo último que entra, comunicación precipitada… y otros muchos.

(Igualmente, no espero ni exijo respuestas rápidas de otras personas cuando envío un correo.)

2| No envío urgencias por Email

Para las urgencias utilizo algo que es mucho más eficaz: el teléfono. No sólo es más inmediato y ayuda a detectar mejor las falsas urgencias e imprevistos, sino que permite a la gente con la que trabajo a no estar chequeando el correo cada cinco minutos.

3| Los temas serios, mejor a la cara

Se producen más malentendidos por Email que en conversaciones cara a cara. En un mensaje no hay entonación, no hay matices, no hay situación… cuando yo escribo en mi cabeza suena de una forma. Pero cuando tú lo lees, en tu cabeza resuena de otra manera. A veces con un significado totalmente opuesto. Si hay un tema gordo, mejor cara a cara. O lo escribo y luego lo hablo.

4| Evito el FYI. Es el diablo

¿Qué me dices de esas cadenas de mensajes que te rebotan con un lacónico FYI? Básicamente significan un «no quiero perder tiempo con esto, piérdelo tú. Arréglatelas como puedas con todo lo que tienes que leer debajo». Si no me gusta que me lo hagan, procuro no hacerlo.

5| Debo estructurar los emails largos

Cuando me veo obligado a escribir un mensaje extenso, procuro estructurarlo con cosas como epígrafes, listas con guiones, o incluso un breve sumario inicial. Es una leve molestia comparado con lo que se gana en la parte que lo recibe: mayor comprensión y mejor organización en lo que hay que hacer.

6| No contesto a todos los mensajes

Antes de responder, pienso: «¿de verdad este correo que estoy leyendo necesita una respuesta?» Hay un punto donde hay que poner fin a una cadena de mensajes, o evitar esa confirmación extra que YA va implícita en el mensaje. Enviar esos correos de más hace que yo y la otra persona perdamos más tiempo en el Email, en lugar de estar haciendo.

7| ¿Firma? Mejor en texto plano

Casi nunca pongo una firma (cargo, datos de contacto…) en mis mensajes. Pero si he de hacerlo, siempre lo hago con un atajo de teclado y en texto plano. Hace milenios que dejé de utilizar esas firmas de colorines y llenas de iconos (ahora más que antes). Son muy molestas, aparatosas, distraen, y cuando respondes tienden a cambiarte el tipo de fuente y colores de tu mensaje.

8| Si el contenido cambia, cambio el asunto

A medida que los mensajes van y vuelven, a menudo el tema de los emails va “mutando”. De modo que el asunto original del primer mensaje ya no tiene nada que ver con lo que se está comunicando. No me duele ser el que tome la iniciativa para editar el asunto y ponerle otro que se ajuste a lo de ahora. Me lleva 15 segundos y nos ayuda a todos.

9| Evito el “responder a todos”

Cuando son muchos, responder a todos los receptores de un mensaje, es una mala decisión: A) Dificulta mucho la comunicación (los posteriores mensajes formarán una inevitable cadena compleja de seguir ). B) Aumenta innecesariamente el volumen-ruido de correos que todos recibimos. C) Fomenta el envío de patatas calientes que nadie quiere asumir (alguien la lanza, todos miran para otro lado). Si puedo, edito la lista de destinatarios o creo un nuevo mensaje destinado a uno o unos pocos.

Es cierto que ya no dependo tanto ni le doy tanta importancia al Email. Pero cada día sigo aprendiendo cosas nuevas de esta herramienta. Si es para mejorar, bienvenidas sean :-)

∞ 25 Trucos para ganar nuevos hábitos de productividad profesional (link)

Por: Jeroen Sangers

Siempre he dicho que es mejor aprender hábitos productivos que aplicar trucos para ser más eficaz. Pero, ¿y si se trata de trucos para aprender hábitos?

No todos los trucos valen (deberían haber publicado sólo los 5 mejores), pero algunos realmente te pueden ayudar:

El mejor tiempo de nuestra vida no es cuando se trabaja, sino cuando se disfruta. Hay afortunados que disfrutan de su trabajo, pero vacaciones es un periodo necesario de desconexión total de las obligaciones laborales.

∞ Lea el artículo en El Canasto

✓ ¿Qué necesito para ser más productivo? (III) Objetivos

Por: Daniel Grifol

Si habéis leído los artículos anteriores de esta serie, recordaréis que comentaba la importancia de, por un lado, mantenerse motivado y, por el otro, de establecer métricas fieles y realistas para medir nuestros progresos.

Teniendo claros los dos conceptos anteriores, lo siguiente que debería deberíamos hacer uso si queremos mejorar nuestra productividad es establecer unos objetivos.

Los objetivos además son geniales porque nos ayudan a mantener nuestra motivación.

Tener una meta nos ofrece la sensación, real o ficticia, de tener un “porque” para todo lo que estamos haciendo. Sin ese porqué, seguramente dejemos de esforzarnos tarde o temprano.

La mera visualización de un objetivo nos ayuda a esforzarnos por llegar a una meta. Aplicar esfuerzo a algo sin un fin es tremendamente ingrato, pero en el momento en el que marcamos hitos a la aplicación de este esfuerzo convertimos la ingratitud en satisfacción personal.

A la hora de establecer tus objetivos, debes tener en cuenta un par de cosas para que funcionen como realmente pretendemos:

Deben estar claramente definidos

Los objetivos difusos sólamente sirven para confundirnos e intentar engañarnos a nosotros mismos. Objetivos como “ser más feliz” no nos llevan a ningún sitio porque ¿qué es realmente ser más feliz? ¿Cuando alcanzamos el objetivo?

Deben ser objetivos realistas

Si te fijas metas imposibles de alcanzar no servirán para nada y seguramente te desmotivarás muy deprisa.

Deben ser difíciles de alcanzar, pero no demasiado

Llegar a una meta solo es satisfactorio si cuesta esfuerzo. Pero si cuesta demasiado esfuerzo, podemos pensar que no merece la pena. Establece un objetivo para el que tengas que aplicarte, pero que puedas alcanzar si te lo tomas en serio.

Deben tener un horizonte a medio plazo

Prever un objetivo a 5 años vista es muy difícil y requiere un compromiso que es realmente complicado de mantener. Debes poder fijar tu objetivo en plazos manejables, como en un trimestre o en un año.

Deben ser el fin último de todo nuestro esfuerzo

A fin de cuentas, puesto fríamente en números, lo que perseguimos al mejorar nuestra productividad personal es mejorar los resultados de las métricas que hemos establecido. Es sencillo fijar objetivos en función a esta mejora. Lo realmente difícil, como comentábamos en el artículo anterior, es establecer las métricas apropiadas.

No hay nada más satisfactorio que marcarse unas metas e irlas cumpliendo poco a poco. La mejora de productividad necesita de objetivos para mantener la ilusión y comprobar que los progresos que realizamos van en la buena dirección.

Personalmente os recomiendo, en general, que establezcáis objetivos en todas las facetas de vuestra vida que queráis mejorar.

Daniel Grifol

Especialista en Desarrollo Web y apasionado de la Productividad Personal. Me encanta aplicar mis conocimientos a la dirección de equipos y la gestión de proyectos.

Blog: danielgrifol.es

∞ El arte de procrastinar: cómo no hacer nada en todo el día (link)

Por: Jeroen Sangers

En contra de la opinión generalizada, dejar para mañana lo que da mucha pereza hacer hoy porque, buf, es que mira, no es una tarea sencilla y requiere mucha fuerza de voluntad, además de formar parte necesaria del proceso creativo.

Genial descripción de cómo es un día en la vida de un procrastinador. A veces he tenido días así :)

∞ Lea el artículo en El Canasto

¿Cómo conseguir visitas en mi web? Mi historia, 6 casos de éxito inspiradores y unos cuantos testimonios

∞ ¿Qué tiene la prioridad? (link)

Por: Jeroen Sangers

Es fabuloso comenzar cada día con tus Tareas Más Importantes (TMIs) bien claras, así que céntrate en ellas (y úsalas para re-enfocarte a medida que surjan las distracciones). Pero ¿cómo sabes cuáles son tus TMIs? ¿Cuál es esa tarea que debo poner de primera en mi lista de prioridades? También sabemos que porque una tarea en especial grite más fuerte no es un buen criterio para priorizarla. Todo depende de qué es lo que tú deseas lograr.

Yolí Sánchez explica que necesitas tener perspectiva para poder priorizar tus acciones. ¿Que tareas ayudan a cumplir tus objetivos?

∞ Lea el artículo en El Canasto

∞ Cómo gestionar la lista de ‘Algún día/Quizás’ (link)

Por: Jeroen Sangers

Quiero compartir un excelente post de David Torné sobre el uso de la lista ‘Algún día/Quizás’ en GTD:

Utilizamos lista Algún día / Tal vez para almacenar todo aquello de lo que no nos podemos ocupar al momento — la rutina se nos come — y lo guardamos, prometiéndonos en voz baja que lo recuperaremos cuando tengamos margen. Creo que se impone un repaso a cómo gestionar la lista más poblada de GTD para no acabar creando un pozo de deseos, en lugar de un repositorio de creatividad, inventiva e ilusiones.

Es muy importante saber que las listas de acciones y la lista Algún día/Quizás forman un sistema de vasos comunicantes. Cuando hay demasiado trabajo en la lista de tareas, puedes pasar acciones al ‘Algún día/Quizás’ y cuando hay más espacio en el calendario puedes activar algunas tareas y proyectos de esta lista.

David Torné nos conseja organizar la lista mediante etiquetas para poder distinguir los diferentes tipos de tareas y proyectos. Además propone dos formas de revisar la lista: durante la Revisión semanal revisa las entradas de las últimas 2-3 semanas y puntualmente hace una revisión a fondo. Yo creo que es mejor siempre revisar todos los elementos en la lista ‘Algún día/Quizás?, sino ¿cómo detectarás la tarea que has capturado hace medio año, pero que debes activarla ahora?

∞ Lea el artículo en El Canasto

✓ 6 pasos para conseguir ‘Inbox Cero’

Por: Jeroen Sangers

¿Cuantos mensajes tienes en la bandeja de entrada del correo? Hasta ahora el número más grande que he encontrado en los sistemas de mis clientes es alrededor de 14.000 emails. Se trataba de un ejecutivo que recibí un CC de la mayoría de los correos de sus empleados a los clientes. Creo que es imposible distinguir correos accionables del resto de los mensajes cuando hay tantos.

Lo que está en la bandeja de entrada, por definición está pendiente. Pendiente de definir qué hay que hacer con el email. Pendiente de decidir si puedes archivar o borrar el correo. Pendiente de contestar o delegar.

Vaciar la bandeja de entrada no cuesta mucho tiempo, pero da mucha claridad. Incluso cuando tienes 14.000 emails en el inbox, es posible vaciarlo en solo algunos minutos. Personalmente intento vaciar mi bandeja de entrada del correo electrónico al menos una vez al día. Si, cuando vuelvo de un viaje o de mis vacaciones, encuentro demasiados emails en el inbox, aplico los seis pasos abajo para vaciarlo rápidamente. Esto es importante porque no quiero pasar demasiado tiempo en el correo electrónico.

Los pasos

1. 
   

   Abre el correo electrónico.

   
   


2. 
   

   Mueve todos los mensajes recibidos hace más de un mes a la carpeta “Archivo”. Es poco probable que todavía hay que hacer algo con estos correos y seguramente puedes borrar muchos de ellos, pero para ahorrar tiempo es mejor simplemente archivar todos. Si en algún caso necesitaras un mensaje, siempre podrás buscarlo.

   
   


3. 
   

   Crea una nueva carpeta llamada “Pendiente de procesar”.

   
   


4. 
   

   Mueve todos los mensajes, menos los recibidos en la última semana, a esta carpeta. Estos son mensajes que todavía hay que procesar, pero que no son urgentes.

   
   


5. 
   

   Finalmente procesas todos los mensaje restantes. Para clasificar los mensajes puedes utilizar el flujo de trabajo de GTD o usar el método de los 4D:

   
   
   
   
   • 
     

     Descartar mensajes sin acción. Si el correo no contiene información que vas a necesitar en el futuro, lo puedes borrar. En caso contrario, guardas el mensaje en la carpeta “Archivo”.

     
     
   
   
   • 
     

     Do en 2 minutos, es decir, si puedes contastarlo rápidamente, es mejor hacerlo ya y olvidarte del tema.

     
     
   
   
   • 
     

     Delegar la tarea si tu no eres la mejor persona para hacer la acción.

     
     
   
   
   • 
     

     Diferir el resto de las acciones al calendario — cuando hay que hacerlo en un día específico — o en tu lista de acciones — cuando hay que hacerlo lo antes posible.

     
     
   
   
   
   


6. 
   

   Cada día debes dedicar un cuarto de hora para procesar los mensajes nuevos en la bandeja de entrada y también algunos mensajes en la carpeta “Pendiente de procesar”. Así mantienes la bandeja de entrada vacía mientras poco a poco también vas vaciando la carpeta de emails pendientes.

   
   

Deja un comentario para explicar cuantos mensajes has podido procesar mediante este procedimiento.

Elegir bien la próxima tarea

Por: Berto Pena

Cuando estás trabajando, ¿cómo eliges tu próxima acción? ¿En qué te basas para elegir la siguiente tarea que vas a hacer? ¿Eliges sin más la siguiente que aparezca en tu lista de tareas? ¿O te apoyas en “razones productivas” para acertar?



En el día a día, casi todo el éxito productivo depende de estas pequeñas decisiones a las que rara vez prestamos atención.

Decidir bien tu próxima acción (y la siguiente, y la siguiente…) hará que a) puedas encajar mejor las piezas de tu puzle diario; y b) que puedas hacer cada tarea en las condiciones más apropiadas para esa tarea (tiempo disponible, frescura mental…).

Elegir en función de…

Dejando a un lado la premura/prisas u urgencia (real) de una próxima tarea, hay dos grandes criterios en los que puedes apoyarte para decidir mejor tu próxima acción: la Energía y el Tiempo. Si has leído alguna vez algo de GTD estarás más que familiarizado con esto.

Yo hace años que no utilizo GTD, pero sigo apoyándome en estos dos criterios para decidir mejor mis próximas acciones. Esto que viene ahora, podrían ser las conversaciones que tengo conmigo un día cualquiera:

• «Estoy fresco y despejado pero sólo tengo por delante 30 minutos antes de la reunión: qué tarea o tareas puedo hacer y completar».


• «Estoy algo cansado y despistado y tengo por delante una hora antes de salir a comer: qué tarea o tareas puedo hacer y completar».


• «Estoy bastante bien de fuerzas pero sólo tengo por delante 20 minutos antes de una llamada de teléfono programada: qué tarea o tareas puedo hacer y completar».

Elijo en función de este momento. Naturalmente siguiendo mi plan de tareas para hoy, pero eligiendo la acción que mejor encaja aquí y ahora, en estas circunstancias, según mis circunstancias.

Elegir en función de Energía y Tiempo es tan útil que algunas aplicaciones de productividad incorporan esta opción al añadir o clasificar tareas (Hightrack es una de ellas). Así, en cada tarea, puedes incluir estos dos detalles:

1. ¿Cuánta energía aproximada requiere esta tarea?


2. ¿Cuánto tiempo aproximado necesita esta tarea?

Añadir esta información extra a cada tarea es algo que de primeras puede parece excesivo, un coñazo. Pero muy pronto vas a ver que merece mucho la pena. Va a hacer que mañana mismo tomes mejores decisiones y tu flujo tenga más dosis de trabajo inteligente. Al final hoy tienes que hacer diez, veinte cosas. Pero el orden y el momento en el que las hagas lo puede cambiar todo.

Muchas veces nos empeñamos en trabajar, cuando deberíamos empeñarnos en trabajar mejor.

∞ 5 tips para balancear tu vida personal y laboral (link)

Por: Jeroen Sangers

Habitualmente no me gusta mucho las listas de X tips para… pero en este caso se trata de consejos bastante útiles.

Definitivamente hay que comenzar por el principio. Tu cuerpo es el “vehículo” que te permite rendir en el trabajo y hacer todas las “maravillas” que haces cada día. Un cuerpo “mal administrado” va a ser un factor muy adverso para que puedas encontrar un balance en tu vida.

Solo queda para añadir que en lugar de balancear la vida personal y laboral es mejor buscar el equilibrio entre tus àreas de responsabilidad.

∞ Lea el artículo en El Canasto

✓ Gestiona tu tiempo con Hightrack

Por: Jeroen Sangers

En diciembre del año pasado, el conocido blogger y experto de productividad personal Berto Pena anunciaba que estaba trabajando en una nueva aplicación para gestionar tareas y citas: Hightrack.

Desde entonces lo he estado siguiendo y probando. He esperado a escribir sobre Hightrack en El Canasto hasta que todas las funciones han estado disponibles. Este momento ha llegado con el lanzamiento del “Focus Track” — luego explicaré qué hace esta función.

Vamos a ver qué podemos hacer con Hightrack.

Lo básico: tareas y citas

Una aplicación de productividad necesita al menos la posibilidad de crear listas de tareas. Hightrack no defrauda, porque cuenta con un módulo de tareas muy potente. Te permite crear hasta 15 listas — aconsejo crear una lista para cada proyecto en que estas trabajando. Además de las listas personalizadas, hay dos listas especiales: una es la bandeja de entrada para las tareas sin clasificar y la otra es para trabajar con todas las tareas en todas tus listas.

La parte principal de la pantalla muestra las tareas en cada lista y enseña la descripción, la fecha final (si hay) y un marcador para resaltar las tareas favoritas. Por defecto trabajas con las tareas activas (tareas que no están finalizadas y que no tienen ninguna fecha de inicio en el futuro), pero mediante los botones en la focusbar puedes cambiar el filtro para ver las tareas que vencen, las tareas favoritas, las tareas programadas mediante una fecha de inicio o las tareas completadas.

Al lado de la focusbar aparecen las etiquetas asignadas a las tareas en la lista actual. Si sigues el método GTD puedes usar las etiquetas para asignar contextos a las tareas. Las etiquetas también sirven como filtros, incluso hay la posibilidad de filtrar por varias etiquetas a la vez pulsando la tecla Mayúsculas.

Al seleccionar una tarea en la lista, saldrá un pequeño menú con cuatro opciones para borrar la tarea, planificar la tarea para hoy, planificar la tarea para mañana o editar la tarea. Esta última opción abre la ficha de la tarea con todas sus características: el título, la descripción, las etiquetas, la fecha de vencimiento, la fecha de inicio, la periodicidad, la lista a la que pertenece, el nivel de energía necesario para hacer la acción y la duración prevista. Observa que no es necesario rellenar todos estos campos.

Además de las listas de tareas, Hightrack también cuenta con un calendario para registrar todos los compromisos que debes hacer en un día concreto. No hay muchas aplicaciones que incorporan un calendario propio, la mayoría muestran datos de otro servicio, como el calendario de iCloud o el Google Calendar. Por cierto, es posible vincular tu cuenta de Google para sincronizar los calendarios. El beneficio de tener las citas con las tareas en una misma aplicación es la posibilidad de ver ambos tipos de compromisos juntos en una sola pantalla.

Igual que en el módulo de tareas puedes crear varias listas de tareas, en el calendario también ofrece la posibilidad de crear múltiples calendarios, cada uno con su propio color. Es posible consultar las citas de todos los calendarios juntos o ver sólo un calendario. Como es habitual, hay vistas por día, semana y mes. Además hay una vista agenda mostrando una tarjeta para cada cita.

Hasta ahora hemos visto las funciones básicas. Un problema que muchas personas encuentran después de usar una herramienta durante un tiempo es que el gran volumen de datos dificulta la toma de decisiones. Cuando tienes más de cien tareas pendientes, ¿cómo puedes elegir la mejor tarea para hacer ahora? Aquí es donde brillan los tracks de Hightrack.

Los ‘Tracks’

Tracks son básicamente diferentes maneras de ver las tareas y citas y son el factor diferenciador de esta aplicación. Hay cuatro tracks disponibles:

• Hoy te permite enfocarte en las cosas que hay que hacer ya. Este track está dividida en dos secciones: Tareas y Eventos. Cada sección muestra las tareas o citas en forma de tarjetas que enseñan toda la información necesaria para poder completar la acción.


• El track Próximo te da una idea de la carga de trabajo en los próximos cinco días. La parte superior de la pantalla muestra para cada día cuántas tareas vencen, cuántas tareas hay marcadas como favoritas y cuantas horas tienes ocupadas en el calendario. Al seleccionar un día podrás ver una lista de las tareas y citas en la parte inferior.


• El tercer track, Informe, es muy parecido al Próximo, pero muestra datos del pasado. El resumen de cada día enseña el número de tareas completadas, pospuestas y retrasadas y en la parte inferior de la pantalla puedes consultar cuáles han sido las listas con actividad y qué tareas han sido completadas o retrasadas. Es un informe muy útil para revisar el trabajo que has hecho.


• El último track es el más interesante: Concentración. Mediante este track puedes consultar sólo una parte de tus datos usando diferentes filtros. Hay modos de trabajo basados en listas (para enfocarte en un proyecto), etiquetas (para enfocarte en un contexto), favoritos, energía y tiempo. El track Concentración debería ser el más usado en el día a día.

Hightrack en el móvil

Hasta ahora he hablado de la aplicación accesible desde el navegador del ordenador, pero los trabajadores modernos ya no estamos todo el día delante de la pantalla. ¡Necesitamos una app en nuestro móvil!

El equipo de Hightrack está de acuerdo con nosotros y han creado una aplicación para el iPhone (la aplicación para Android saldrá dentro de poco). En la aplicación puedes acceder a tus tareas y eventos e incluso hay dos tracks disponibles: Hoy y Próximo. Además, en cualquiera pantalla de la aplicación tienes un campo para poder capturar rápidamente tus tareas nuevas en la bandeja de entrada.

Usuarios de una tablet pueden acceder a la versión web, aunque en mis pruebas en un iPad he notado que los últimos centímetros a la derecha de la aplicación están fuera de la pantalla, bloqueando el acceso a algunos botones.

Hightrack premium

A partir del día 15 de octubre estará disponible la versión premium de esta aplicación. Creo que para muchos usuarios la versión básica ofrece suficiente potencia para planificar mejor el trabajo, pero por sólo 19€ al año (para los primeros 500 usuarios que se apunten) tendrás la posibilidad de crear tracks personalizados, más opciones de sincronizar el calendario, más listas de tareas, la posibilidad de ajustar notas a tus tareas y agrupar tus listas.

Creo que Hightrack es una aplicación muy interesante de alta calidad que vale la pena probar.

Trello: aplicación web para gestionar tareas tuyas o en grupo

∞ Trucos y consejos para usar la lista de tareas (link)

Por: Jeroen Sangers

Rafael Hernampérez ha conseguido meter el máximo número de consejos útiles sobre la lista de acciones en un artículo breve:

La clave para gestionar eficientemente las tareas es adquirir el hábito de la constancia. Si realizas diariamente una planificación, una revisión y una ejecución organizada de las tareas, tendrás todo hecho con menos esfuerzo y con los mejores resultados, siendo productivo y eficiente.

∞ Lea el artículo en El Canasto

✓ Filtros avanzados de gmail que no podrás vivir sin ellos

Por: Luis Miguel Delgado Encinas

Estamos apuntados a decenas de suscripciones, a boletines que a veces nos interesa algún correo, y todo esto hace que se nos acumulen tantos correos que no es suficiente con los filtros avanzados de Gmail . Aunque apliquemos etiquetas a los correos recibidos y luego borremos aquellos que no nos interesen, si tenemos muchos correos llega un momento que esto no es manejable. Gmail ha añadido hace poco las pestañas (que son etiquetas) en la pantalla de la bandeja de entrada, supongo que para mejorar todo el correo que nos llega a nuestras bandejas. Con el filtrado que vamos a ver a continuación, querás desterrar para siempre esta visualización y te enamorarás de la visualización con Priority Inbox.

Una característica que es muy útil del correo de Apple, es que permite crear un filtro basado en el tiempo, permitiendo generar una regla con aquellos mensajes más antiguos que x días. Si esto lo permitiese Gmail, podríamos ver de un vistazo los correos que quisierámos, y el resto se borraría automáticamente. Esto es lo que vamos a ver en este artículo, pero claro los filtros que tiene Gmail solo se aplican a los mensajes que lleguen, por lo que todo lo que he dicho con este tipo de filtros no se cumpliría nunca. Podríamos hacerlo aplicando un filtro a los que lleguen y luego volver a aplicar otro, pero esto no eliminaría la automatización del proceso.

Afortunadamente tienes una opción muy interesante para hacer esto que te he propuesto, y es a través de Google Apps Script. Básicamente creas pequeños scripts (programitas) que basandose en la fecha del correo, moverán, marcarán o aplicarán una etiqueta a tus mensajes sin necesidad de abrir Gmail o tu cliente de correo, como puede ser Thunderbird.

Google Apps Script. Espera … Qué?

Eso mismo dije yo cuando lo descubrí, pero básicamente es una plataforma que tiene Google para programar con javascript y eventos con sus aplicaciones en la nube con Gmail, Drive, Mapas, Calendario … No te preocupes si no tienes ni papa de programar, porque no va a ser necesario, solo te lo explico para que sepas de que va todo este tinglado. Luego verás como tardas menos en copiar el código que en leerlo.

Puedes más adelante intentar realizar tus primeros pinitos programando, ya que la documentación para Google Apps Script es muy completa. Además las funciones que puedes utilizar son realmente útiles (y realmente potentes). Y por último pero no menos importante, es fácil si se te da bien la programación.

Puedes encontrar toda la documentación para Google Apps Script en: developers.google.com/apps-script/

Vale, parece chulo Google Apps Scripts, pero ¿Cómo lo uso?

Para utilizar Google Apps Scripts no tienes que hacer nada del otro mundo, por supuesto tener una cuenta de Gmail, que si estás leyendo esto la tendrás, y luego acceder a script.google.com. Te aparecerá una página donde tendrás que escoger Proyecto en blanco. Una vez que tengas el código que está más abajo, copia y pega, y ejecútalo en el símbolo del play. Google te preguntará tu aprobación antes de que puedas ejecutarlo, y que el script tenga permisos para interactuar con Gmail (esto es una medida de seguridad de Google).

Vamos a ver a continuación un script que borrará todos los mensajes con la etiqueta “Borrarme” más antiguos de 2 días. Recuerda que la etiqueta la puedes cambiar a tu gusto, yo tengo 2 una de Newsletters y otra de Novedades, lo que he hecho ha sido duplicar el script. Recuerda crear un filtro que aplique la etiqueta Borrarme a todos aquellos mensajes que quieras, y por supuesto no te olvides de crear la etiqueta Borrarme.

function cleanUp() {
  var delayDays = 2 // Introduce el número de días para que los mensajes se envíen a la papelera
  var maxDate = new Date();
  maxDate.setDate(maxDate.getDate()-delayDays);
  var label = GmailApp.getUserLabelByName("Borrarme");
  if( label ) {
    var threads = label.getThreads();
    for (var i = 0; i < threads.length; i++) {
      if (threads[i].getLastMessageDate()<maxDate)
        {
          threads[i].moveToTrash();
        }
      }
    }
  }

Una vez que veas como funciona y estés conforme, puedes ejecutarlo periódicamente (por ejemplo, cada 5 minutos) seleccionando un timer (temporizador) del menú Recursos > Current project’s triggers, y ahí seleccionarás la función que hemos definido (aparecerán todas las que añadas), selecciona el tiempo y ya tendrás listo el script de Google Apps.

Si alguno de los mensajes que has recibido quieres guardarlo, solo tienes que quitarle la etiqueta `Borrarme.

Exprime cientos de mensajes en Gmail con estos scripts

También podemos Archivar mensajes pasado un tiempo, simplemente utilizando el filtrado de Gmail. Vamos a ver una función para archivar mensajes:

function archiveInbox() {
// Every thread in your Inbox that is read, older than two days, and not labeled "delete me".
var threads = GmailApp.search('"label:inbox is:read older_than:2d -label:"Borrarme"');
  for (var i = 0; i < threads.length; i++) {
    threads[i].moveToArchive();
}
}

Comprobarás que con solo cambiar la línea “label:inbox is:read older_than:2d -label:”delete me”, podrás crear filtros avanzados muy complejos. Y si en vez de archivarlos, quieres borrarlos, sustituye threads[i].moveToArchive(); con threads[i].moveToTrash();.

Y en el caso de que tengas muchos correos a procesar (más de 100), puedes tener problema a la hora de ejecutar estos scripts. Lo que hacemos en estos casos es ejecutar el script cada 100 mensajes para que aparezcan problemas. El script quedaría así:

function batchDeleteA() {
  var batchSize = 100 // Process up to 100 threads at once
  var threads = GmailApp.search('label:"Borrarme" older_than:2d');
  for (j = 0; j < threads.length; j+=batchSize) {
    GmailApp.moveThreadsToTrash(threads.slice(j, j+batchSize));
  }
}

function batchDeleteB() {
  var mySearch = "'label:\"Borrarme\" older_than:2d'"
  var batchSize = 100 // Process up to 100 threads at once
  while (GmailApp.search(mySearch, 0, 1).length == 1)
  {
    GmailApp.moveThreadsToTrash(GmailApp.search(mySearch, 0, batchSize));
  } 
}

Con estos scripts tendrás siempre tu bandeja de entrada de Gmail, limpia y reluciente, pudiendo recibir cientos de correos al día y no enterarte.

Espero tus comentarios y háblame de tu experiencia.

Luis Miguel Delgado Encinas

Artesano de bits, Bloguero, combino Amazon con Chorizos, Emprendiendo en conocimiento, Pasión por ecommerce y me encanta Ubuntu.

Soy un culo inquieto que desarrolla soluciones tecnológicas aplicando distintos enfoques y puntos de vista.

Cada día está lleno de oportunidades.