✓ Cómo obtener más resultados con menos esfuerzo

Por: Jeroen Sangers

El pasado sábado 20 de abril tuvo el placer de hablar nuevamente en el EBE. Esta vez en la versión local en la Antigua Fábrica Damm en Barcelona baja el lema Vivir en la red. He nombrado mi charla Cómo obtener más resultados con menos esfuerzo y expliqué tres temas que me han ayudado mucho en obtener resultados:

1. Definir bien mis objetivos


2. Pensar antes de actuar


3. Enfocar en la tarea actual

Os dejo la grabación y las diapositivas de la charla:

∞ Planifica tu día para ser más eficiente (link)

Por: Jeroen Sangers

No soy el único insistiendo en la necesidad de empezar el día con un plan:

La planificación diaria es uno de los hábitos más rentables de tu vida, pues sólo requiere de unos pocos minutos y el resultado es una eficiencia real. La planificación permite visualizar de antemano qué debes y quieres hacer hoy, reduce al máximo la procrastinación y la improvisación, y otorga mayor organización y control.

∞ Lea el artículo en El Canasto

∞ A la gente no se le puede enseñar nada si no quiere (link)

Por: Jeroen Sangers

Estoy de acuerdo con Alejandro Vázquez:

Si veo alguien en la audiencia escéptico (el lenguaje gestual es muy traicionero), sencillamente lo abandono. Es imposible que aprenda aquel que no quiere hacerlo y además no estoy dispuesto a poner energía en quien menos interés muestra, habiendo gente que cree que puede mejorar con GTD.

Cuando hablo con empresas sobre la formación de productividad personal, siempre insisto que la participación debería ser voluntaria. Para realmente mejorar la productividad, no basta con la asistencia en la clase. El trabajo de verdad empieza después de la formación, cuando los participantes aplican los consejos en su trabajo y intentan de cambiar sus hábitos. Alguien que no está motivado, no hará este esfuerzo y no tendrá ningún beneficio del curso. Aún peor, ha perdido las horas que estaba en la clase.

∞ Lea el artículo en El Canasto

✓ 2 claves para la productividad en grupo

Por: Jeroen Sangers

He publicado un artículo en el blog de Zyncro que puede interesarte. El texto empieza así:

Cualquier entrenador de un equipo de deporte lo sabe: aunque todos los jugadores sean estrellas, no garantiza que el equipo gane. Seguramente has visto como los grandes clubs de fútbol, que han gastado millones de euros para contratar a los mejores jugadores, a veces acaban la temporada en peor posición que el año anterior. Para que un equipo funcione, necesitamos más que buenos resultados a nivel individual.

Lea todo el artículo en Zyncro Blog

∞ No tengo tiempo (link)

Por: Jeroen Sangers

Quizá lo que queremos decir al decir “no tengo tiempo” podría ser algo así: “de todas las opciones que me ofrece la vida decido priorizar e invertir mi tiempo en estos temas”.

100% de acuerdo

∞ Lea el artículo en El Canasto

✓ Lista de tareas de Muji

Por: Jeroen Sangers

Acabo de encontrar dos productos en la tienda de Muji para gestionar una pequeña lista de tareas: el Bloc de notas de 14 puntos y la Nota adhesiva con lista.

Obviamente, estas listas de tareas no sirven para montar un sistema GTD con docenas de tareas y proyectos, pero pueden ser muy útiles para apuntar tus Tareas Más Importantes del día, como una pequeña lista de compras o para crear tus listas de control.

Muji tiene tiendas en Barcelona, Madrid y Valencia y también dispone de una tienda online.

✓ Wunderlist está mejorando

Por: Jeroen Sangers

6Wunderkinder, la empresa que desarrollo Wunderlist, tomó un gran riesgo cuando lanzó Wunderlist 2 a finales del año pasado.

Aunque la interfaz de la nueva versión es muy similar a la de la versión anterior, detrás de esta interfaz la aplicación está completamente renovada. Durante las primeras semanas después del lanzamiento, Wunderlist tuvo muchos problemas de sincronización debido a problemas de capacidad en sus servidores.

Además, algunas funciones de la versión antigua habían desaparecidas en versión 2. Especialmente la posibilidad de crear tareas nuevas desde un e-mail, algo que considero una función básica y que echo de menos en la nueva versión.

Debido a estos problemas he dejado de aconsejar esta aplicación a mis clientes durante un tiempo. Pero las cosas están cambiando. Desde principios del año, ya no hay problemas de sincronización o de estabilidad de la aplicación. Aún mejor, he notado que Wunderlist 2 es mucho más rápido que su predecesor.

Además, durante el mes pasado han añadido dos funciones para facilitar la creación de tareas nuevas, que hacen que haya vuelto a aconsejar Wunderlist como una buena opción para clientes que todavía no tienen nada para gestionar sus tareas.

Mail to Wunderlist

Mail to Wunderlist es el nombre del nuevo servicio para crear tareas vía e-mail. Como he comentado arriba, desde mi punto de vista es una función esencial, porque hoy en día recibimos gran parte del trabajo en la bandeja de entrada del correo.

Para convertir un mensaje en una tarea sólo hay que reenviarlo a me@wunderlist.com. Casi inmediatamente la tarea está disponible en la bandeja de entrada de Wunderlist, con el asunto del correo como descripción de la tarea y el cuerpo del mensaje en las notas.

Add to Wunderlist

La segunda función nueva de Wunderlist se llama Add to Wunderlist. Se trata de un complemento para los navegadores Chrome, Firefox y Safari que permite crear tareas nuevas a partir de cualquiera página en internet. Además del botón en la barra del navegador, el complemento añade un botón especial a la interfaz de algunos servicios populares.

Si usas Outlook.com, Gmail o Yahoo! Mail para leer tu correo electrónico, verás un botón para crear una tarea a partir de un e-mail.

Otros servicios con una integración con Wunderlist son Amazon y eBay (puedes crear tu lista de deseos en Wunderlist), Twitter, Youtube, IMDb (películas para ver), Asos, Etsy, Wikipedia y Hacker News.

Cuando usas Add to Wunderlist podrás modificar la descripción de la tarea y elegir la lista directamente desde el navegador.

Como podréis ver, Wunderlist está mejorando rápidamente. Tengo curiosidad por saber qué más saldrá de 6Wunderkinder en los próximos meses. Me gustaría conocer especialmente las opciones de pago que tienen pensadas.

∞ La planificación del día: GTD+TMI (link)

Por: Jeroen Sangers

Jero Sanchez explica cómo evita tener el sentido al final de cada día de no haber avanzado en los asuntos verdaderamente importantes.

La solución que he encontrado a lo largo de los años de práctica es dar estructura a mi jornada laboral. ¿Qué es eso exactamente? Muy sencillo: establecer de antemano los tiempos y tipo de trabajo que voy a realizar a lo largo del día, una especie de pan-rutina para mis 8 horas de trabajo. De esa forma me aseguro de que le doy la importancia necesaria a cada actividad, mantengo un buen equilibrio y avanzo en los asuntos importantes de mi “agenda” personal.

Es una estrategia muy similar a mi manera de planificar el día. Además de elegir las tres Tareas Más Importantes, también tengo una planificación semanal con un tema (=Área de Responsabilidad) asignado a cada día de la semana.

∞ Lea el artículo en El Canasto

Evitar el trabajo a deshoras

Por: Berto Pena

Cuando hace más de un año y medio empecé a trabajar en serio en Hightrack y tuve que empezar a compaginar dos trabajos a la vez, uno de mis mayores temores era volver a caer en el mal hábito de trabajar a deshoras.



A deshoras significa los fines de semana, alargar en exceso la jornada, trabajar en momentos de descanso, etc. Te haces una idea. Esto, si se hace puntualmente por picos de trabajo o el lanzamiento de algo, es hasta beneficioso. Si se convierte la tónica general entonces tienes un problema.

En el pasado descubrí que la raíz del problema de trabajar a deshoras (al menos en mi caso) era que apenas tenía estímulos fuera del trabajo: poco ocio, poca vida social, nada de deporte, etc. Eso era la excusa perfecta para decirme “tengo mucho trabajo”.

En esta nueva ocasión, en la que nuevamente me he tenido que enfrentar a cargas de trabajo bastante gordas, puedo decirme que no he caído en el ese viejo hábito. Además de mi voluntad para no caer, me he apoyado en varias sencillas ideas que ido descubriendo por mi mismo o aprendiendo de otros. Son estas:

Reforcé mi planificación diaria y semanal: saber claramente lo que puedo hacer, lo que tengo que hacer y lo que no tengo que hacer, me ayuda a parar a tiempo.

Fijo objetivos claros: «¿qué es lo que quiero conseguir hoy?» “Hacer un montón de cosas” no es un objetivo de trabajo, es la primera piedra para no saber parar a tiempo. Saber lo que busco es esencial.

«Por hoy ya está bien. Mañana sigo»: la mente es como un caballo de carreras al que hay que apretar, apretar y apretar, y luego dejar descansar. Saber parar en este punto me permite continuar mañana.

Tengo un horario de trabajo: aunque los viajes, cursos y proyectos a veces marcan mi ritmo, siempre fijo un horario de trabajo para mañana o esta semana. Fijar unos límites ambiciosos pero contenidos me ayuda a decir «hasta aquí Berto».

Invierto y cuido mi descanso: es ahí donde encuentro las ideas y energía que invierto al día siguiente. Procuro que mi descanso sea entretenido y al aire libre, alejándome todo lo que puedo de tecnología y pantallas.

Decir no a ciertas cosas: no soy una máquina ni pretendo serlo. Así que hacer el doble de cosas sin caer en el trabajo a deshoras a veces implica decir no a ciertas cosas o abandonar otras que antes estaban conmigo. Hay que aceptarlo con naturalidad, los objetivos e intereses van cambiando.

Y si tengo que trabajar a deshoras… hablo antes conmigo. Primero tengo que ver la necesidad para ello, luego pongo límites, después busco un rato extra de descanso (tal vez al día siguiente) para compensar.

Estoy muy contento por dos cosas: (de momento) no he caído en mi viejo mal hábito de trabajar horas extras como si eso fuera lo normal. Y en segundo lugar porque veo que soy yo el que va por delante de mis tareas en lugar de perseguirlos como hacía antes.

evernote

Por:

¡Ayer se celebró en Madrid el primer meet-up sobre Evernote Business en España! Empresarios, emprendedores, bloggers y periodistas se reunieron en GarAJE, sede de la Asociación de Jóvenes Empresarios de Madrid, para conocer un poco más sobre Evernote Business.

El evento contó con la presencia de John McGeachie, Vicepresidente de Evernote Business, que voló desde la sede de Evernote en Redwood City (California) para presentarnos de primera mano las razones que convierten a Evernote Business en una categoría pionera en la industria del software aplicado a la empresa.

John contó a todos los presentes cómo Evernote Business permite a los trabajadores incrementar su productividad en su entorno de trabajo, utilizando la información de manera más efectiva y compartiéndola con sus compañeros de forma sencilla y rápida. También hizo una demostración sobre la mágica función Hello Connect de Evernote Hello que ¡encantó a todos los asistentes!

Por otro lado, el Embajador de Evernote para Pymes en España, Rui Delgado, dio a conocer cómo utiliza Evernote Business para afrontar los desafíos diarios en su trabajo como emprendedor. En concreto, Rui contó cómo Evernote favorece el trabajo en equipo y les ayuda a recordar ideas que contribuyen día tras día al desarrollo de su start-up.

Por último, el público asistió a una demostración en vivo del trabajo colaborativo que Evernote Business hace posible, gracias a Emma Page, que viajó desde las oficinas de Evernote en Zürich para acompañarnos.

Tras una ronda de preguntas sobre los trucos para sacarle el máximo partido a Evernote Business, se hizo una rifa utilizando las tarjetas de visita que los asistentes depositaron en una bolsa al entrar al evento. Dos de ellos ganaron una maravillosa Evernote Smart Notebook ¡que suscitó la envidia de todos los allí reunidos!

Como colofón, todos se animaron a hacer networking mientras disfrutaron de un cóctel. Por supuesto, ¡ninguno quiso perderse esta fantástica tarta decorada con nuestro elefante favorito!

El poder de los miniobjetivos

Por: Berto Pena

Al hablar de objetivos muchos tienden a pensar en grandes cosas que tal vez implican grandes cambios y esfuerzos. Pero los objetivos también pueden ser cosas más pequeñas, menos llamativas, más asequibles pero igualmente importantes en términos de resultados.



Fijarse objetivos encierra más complejidad de lo que parece a primera vista:

• O bien fijamos objetivos inalcanzables.


• O bien fijamos objetivos realizables pero no de la forma que queremos.


• O bien fijamos objetivos a conseguir en plazos demasiado cortos.


• O bien fijamos objetivos etéreos, ambiguos o poco concretos.


• O bien fijamos objetivos que definimos mal o que no tenemos claro.


• O bien fijamos objetivos que al final no se traducen en el día a día.

Con el tiempo he descubierto la utilidad de sustituir los objetivos, los más o menos grandes objetivos, los más o menos ambiciosos objetivos, los más o menos inspiradores objetivos, los más o menos deslumbrantes objetivos, por algo más pequeño-asequible-manejable-concreto: son los miniobjetivos.

El primer gran beneficio de los miniobjetivos es que te lo ponen todo más fácil. Descomponen el gran objetivo en pequeños pasos y te permiten caminar con menos dificultad. Trabajar y vivir con miniobjetivos es caminar hacia grandes objetivos con pasos más cortos. No importa el tamaño de tus pasos, importa que los des. Hacia delante.

El segundo es que te permiten avanzar hacia mayores empresas con cosas que ves y haces todos los días. Son pequeños y cotidianos, los haces y los repites, y tienes sensación real de progreso.

«Nada es particularmente difícil si se divide en pequeñas cosas» — Henry Ford.

Yo puedo proponerme escribir un libro dentro de un año o mejorar la forma en la que me expreso; o bien puedo proponerme escribir 15 minutos… cada día.

Yo puedo proponerme mejorar mi capacidad de concentración o no caer en distracciones digitales; o bien puedo proponerme cerrar el email e ignorar el móvil… al empezar el día.

Yo puedo proponerme mejorar mis habilidades técnicas o dominar una aplicación concreta; o bien puedo proponerme aprender un nuevo truco o técnica… cada día.

Yo puedo proponerme mejorar mi forma física o perder x kilos; o bien puedo proponerme salir a caminar o hacer ejercicio 30 minutos… cada día.

Yo puedo proponerme mejorar mi currículum o aprender un nuevo idioma; o puedo proponerme aprender tres palabras en inglés y una nueva expresión… cada día.

Cuando uno quiere pasar «de la teoría a la práctica», como muchas veces decimos, empezar de una vez sin caer en el clásico «a ver si encuentro un rato», la mejor estrategia es fijándose un miniobjetivo, para hoy mismo, para ahora. Y repetirlo hasta la saciedad.

evernote

Por:

Lo que conocíamos como trabajo ha cambiado. Ya no se trata únicamente de nuestros quehaceres profesionales, esa línea que había entre lo personal y lo profesional ya no existe, simplemente porque en una sociedad permanentemente conectada eso ya no tiene sentido. Pregúntate donde trabajas: ¿En una oficina? o la ubicación de tu trabajo. Lo que produces u ofreces reside en un ordenador, en la nube, en la red… Ya no estás atado a un espacio ni a una jornada de ocho horas, aunque esos contratos sobre papel a los que estamos sujetos se empeñen en decir lo contrario.

Si con lo laboral los límites se desdibujan, con lo personal pasa lo mismo. Nuestras preocupaciones y obligaciones no saben de horarios ni emplazamientos. Siguen en tu lista de temas pendientes, ocupan tu mente en forma de preocupaciones, o se empeñan en quitarte tiempo de tu jornada laboral insertados cómo compromisos familiares ineludibles u otro tipo de recados. ¿Te suena? No me extraña, es una constante, siempre ha sido así. Pero ahora el profesional nose resigna a dejarlo en segundo plano, no es una tarea de estar permanentemente a la espera.

Ya complejo de por sí, ponlo todo en movimiento, en tu entorno real. Lidiaras con todas tus actividades y obligaciones compaginándolas con interrupciones, imprevistos o urgencias que te apremian. Su correcta gestión, junto con la correcta administración de nuestra actividad, marca la diferencia entre un buen profesional y uno que destaca. He aquí donde reside la importancia de cultivar esa habilidad llamada productividad personal.

Productividad personal es planificar, focalizar en el momento sin perder el horizonte hacia el que te diriges, pero también saber encajar los imprevistos e interrupciones, reflexionar sobre lo hecho y gestionar la frustración evitando convertirla en lastre insalvable. Obtener el control de tu flujo de actividad diario, para moldearlo y generar la capacidad de crear espacio - margen - para enfrentar esos cambios imprevistos sin caer en fricciones que acaban en estrés.

No es una nimiedad, hace falta dedicación, formación y persistencia para conseguir una mejora palpable. En este nuevo mundo donde la formación reglada (o formal) no llega a dar respuesta a todas las nuevas demandas, somos nosotros los responsables de buscar alternativas y estructurar nuestros propios planes de formación en red para mejorar y aprender. Buscar unas lecturas sobre el tema es el primer paso, pero si quieres una formación continuada busca un grupo de blogs solventes y una comunidad en la que integrarte para obtener una formación continuada, a través del consumo de contenido y la discusión.

En su día me decante por Get Things Done (GTD) como método rector de mi flujo de actividad. Sencillo de comprender y aplicar, escalable para cualquier tipo de persona y con la capacidad de ofrecer resultados a partir del primer día, no hubiera consolidado sin la malla de conocimiento que ha significado la comunidad que le rodea. A nuevos tiempos, nuevas necesidades, nuevas habilidades y nuevas formas de HACER y APRENDER

David Torné (@davidtorne). Profesional de las TIC, desarrollador y blogger. Interesado en la productividad personal y metodologías de gestión como GTD. Puedes seguirle a través de su blog y conocer más sobre el tema.

evernote

Por:

La semana pasada tuvo lugar en Berlín un genial meet-up de Evernote que contó con la presencia de Phil Libin, CEO de Evernote, y Rafe Needleman, Platform Advocate de Evernote. Más de 100 fans de Evernote y miembros de la comunidad berlinesa de start-up participaron en el encuentro en la Betahaus en Berlín.

Berlín Hackathon

El próximo fin de semana volveremos para celebrar nuestra primera Hackathon en colaboración con Deutsche Telekom del 5 al 7 de abril. Ayúdanos a difundirlo o incluso únete a nosotros y ¡tendrás la oportunidad de ganar un viaje a la sede de Evernote en San Francisco!