Cuando algo no es evidente, desconocemos qué significado tiene para nosotros. Nos enfrentamos a algo desconocido: ¿Una oportunidad? ¿Una amenaza? ¿Algo irrelevante?
Esto es un problema ya que, por motivos evolutivos, nuestro cerebro primitivo siempre se pone en lo peor cuando se enfrenta a algo que desconoce.
Esta reacción instintiva fue sin duda muy útil para nuestros antepasados y ha jugado un papel clave en que hayamos sobrevivido como especie hasta nuestros días.
Ahora bien, ¿hasta que punto sigue resultando útil ahora?
Por qué te agobia tu trabajo
Ante una amenaza, real o imaginada, nuestro cerebro reptiliano se activa y toma el control con un único objetivo: sobrevivir.
Las estrategias de supervivencia son limitadas: huida, parálisis o ataque. Por desgracia, ninguna de ellas es útil en el trabajo del conocimiento…
Solemos creer que el agobio procede de la cantidad de trabajo, pero en realidad el motivo es otro.
Antes comentaba que nuestro cerebro siempre se pone en lo peor. Esto significa que la cantidad «real» de trabajo rara vez es tanta como tememos.
Algo parecido ocurre con las consecuencias (reales) de no llegar a todo. En realidad, de todo eso que tenemos que hacer, la gran mayoría podría renegociarse y una buena parte, incluso podría quedar sin hacer y no pasaría nada.
El verdadero motivo por el que nos agobiamos es el desconocimiento.
Sabemos que tenemos cosas por hacer. Muchas cosas. Sí. Pero no sabemos con exactitud de cuántas cosas está compuesto ese «muchas».
Tampoco sabemos qué carga «real» de trabajo conlleva hacer cada una de esas cosas.
Y, por supuesto, ignoramos las consecuencias «reales», lo peor que podría pasar en cada caso, si quedaran sin hacer.
Ante todo este desconocimiento, nuestro cerebro prefiere «pecar» de precavido a hacerlo de optimista y ello nos conduce a imaginar (y lo que es peor, a vivir como «real») un futuro imaginario que siempre parece peor de lo que realmente es.
¿La solución?
Suponer es cómodo; saber te da tranquilidad
Como dice el maestro David Allen: «solo te puedes sentir bien con lo que no haces cuando sabes qué es lo que no haces».
En otras palabras, «ignorar con comodidad» es precisamente eso, cómodo, pero para nada es gratis. Pagas un alto precio en agobio y en estrés por esa comodidad.
La alternativa es «ignorar con seguridad», es decir, saber todo lo que (realmente) tienes que hacer y la carga de trabajo que (realmente) implica.
A partir de ahí, podrás tener una estimación mucho más fidedigna de lo que (realmente) te va a dar tiempo a hacer y de lo que, por mucho que quieras y por poco que te guste, seguramente se va a quedar sin hacer.
Esto te permite ser una persona proactiva y anticiparte. Por ejemplo, puedes renegociar tus compromisos, que siempre es una opción mejor que incumplirlos.
Así que, en términos prácticos, si quieres evitar que te agobie tu trabajo, solo necesitas seguir estos 5 sencillos pasos:
- Asegurarte de que cualquier compromiso que contraigas (contigo o con otras personas, explícito o implícito, urgente o no, importante o no, a cumplir de inmediato o en un futuro) pase de inmediato a formar parte de un sistema de confianza externo a tu memoria.
- Dedicar tiempo regularmente a analizar todos esos compromisos, identificar con claridad en qué consisten realmente, qué significan para ti y decidir qué hacer o no con ellos.
- Si tienes que hacer algo con ellos, y en ese instante no es el momento de hacerlo, tienes que ponerte los recordatorios adecuados (es decir, lo suficientemente claros como para que en un futuro no tengas que recordar de qué iban) en los lugares adecuados (es decir, de tal forma que te asegures de verlos siempre que tenga sentido verlos y únicamente cuando tenga sentido verlos).
- Revisar tu sistema externo de recordatorios con la frecuencia necesaria para asegurar su fiabilidad y para tener una visión global y actualizada de cuáles son todos tus compromisos.
- Siempre que vayas a hacer algo, en lugar de irte a lo primero que cruce tu cabeza, ir a tu sistema externo de confianza, ver todas las opciones que podrías hacer en función de tus circunstancias, tiempo disponible y energía mental disponible, para elegir lo que tenga más sentido hacer en cada momento (esto te asegura saber qué otras cosas podrías elegir hacer y eliges no hacer).
En otras palabras, si quieres evitar que te agobie tu trabajo, hay una solución de eficacia probada, avalada por la neurociencia y utilizada por miles de personas en todo el mundo. Se llama GTD®.
La Revisión Semanal de GTD® es uno de los elementos clave para garantizar la sostenibilidad de tu sistema a lo largo del tiempo.
